1、秘书实务实训秘书实务实训模块一 办会 案例一 会前准备如何做 【职业情景】 波扬公司准备在本市的黎明大厦召开大型的新产品定货会。参加的有本单位、外单位的人员。总经理让秘书部门负责安排,会上要放映资料电影,进行产品操作演示。而公司没有放映机。租界放映机的任务交给了总经理秘书刘小姐。会议召开的时间是8月9日上午十点整,而资料放映的时间是十点十五分。刘小姐打电话给租聘公司,要求租聘公司在9日上午九点四十五分必须准时把放映机送到黎明大厦的会议厅。 9日上午,会议开幕前,波扬公司的秘书们正在紧张到做着最后的准备工作。刘小姐一看表,呀,已经九点五十分了,放映机还没有送到。刘小姐马上打电话去问,对方回答机器
2、已送出。眼看着各地来宾以陆续进厂,刘小姐心急如焚 思考题: 1、 假如你是刘小姐,对节下区可能发生的各种情况,应该如何处理? 2、 假如放映机在十点十分还未送到,你将马上向总经理报告还是擅自决定调整会议议程? 3、 向总经理报告后,你还应该做些什么? 4、 召开大型会议前各种准备工作,包括印象、电子类装置应提前多少时间安排? 案例二 会务准备要细致、周密 【职业情景】 一次某地当代表大会的开幕式上,会务人员未能按大会主持人宣布的程序播放国际歌,虽得到补救,但终是一件憾事,并受到批评。 事情发生的过程是,会务组会前起草的“大会开幕式程序(送审稿)”中列有“奏(或播放)国际歌”的一项。大会秘书处一
3、位负责人审稿时,拟把此项放在大会闭幕式进行,于是把此一项目在开幕式的程序中删掉了。后来大会秘书处主要负责人定稿时,又把该项圈了回来。会务组的同志凭印象只记住已删掉奏国际歌此项程序,而对后来又被圈了回来一事,未家注意,因此对于在大会上宣布“奏国际歌”时无法奏出,一时形成了冷场。幸好会务组长急中生智,立即上台挥拍领唱,这样才圆了场。会后领导同志捉,这一事故该给予批评,吸取教训。但在关键时刻能得到即使不久,这是好的,这一点值得表扬。 思考题: 本案例中,会务准备方面存在哪些问题? 案例三 “时装秀”方案 【职业情景】 某服装集团为了开拓夏季服装市场,拟召开一个服装展示会,推出一批夏季新款时装。秘书小
4、李拟了一个方案,内容如下: 1会议名称:“XXxx服装集团夏季时装秀”。 2参加会议人员:上级主管部门领导2人;行业协会代表3人;全国大中型商场总经理或业务经理以及其他客户约150人;主办方领导及工作人员20名。另请模特公司服装表演队若干人。 3会议主持人: xx集团公司负责销售工作的副总经理。 4会议时间:XX年5月18日上午9点30至11点。 5会议程序:来宾签到,发调查表。 展示会开幕、上级领导讲话。 时装表演。展示活动闭幕、收调查表,发纪念品。 6会议文件:会议通知、邀请函、请柬。 签到表、产品意见调查表。 服装集团产品介绍资料。 订货意向书、购销合同 7会 址:服装集团小礼堂。 8会
5、场布置:蓝色背景帷幕,中心挂服装品牌标识, 上方挂展示会标题横幅。 搭设t型服装表演台,安排来宾围绕 就座。 会场外悬挂大型彩色气球及广告条幅。9会议用品:纸、笔等文具。饮料。照明灯、音响设备、背景音乐资料。 足够的椅子。 纪念品(每人发x x服装集团生产的t恤衫1件) 10会务工作:安排提前来的外地来宾在市中心花园大酒店报到、住宿。 安排交通车接送来宾。 展示会后安排工作午餐。 问题讨论: 小李的会议方案有无改进的地方? 案例四 请柬发出之后 【职业情景】 某机关定于某月某日在单位礼堂召开总结表彰大会,发了请 柬邀请有关部门的领导光临,在请柬上把开会的时间、地点写得一清二楚。 接到请柬的几位
6、部门领导很积极,提前来到礼堂开会。一看会场布置不像是开表彰会的样子,经询问礼堂负责人才知道,今天上午礼堂开报告会,某机关的总结表彰会改换地点了。几位领导同志感到莫名其妙,个个都很生气,改地点了为什么不重新通知? 一气之下,都回家去了。 事后,会议主办机关的领导才解释说,因秘书人员工作粗心, 在发请柬之前还没有与礼堂负责人取得联系,一厢情愿地认为不会有问题,便把会议地点写在请柬上,等开会的前一天下午去联系,才知得礼堂早已租给别的单位用了,只好临时改换会议地点。 但由于邀请单位和人员较多,来不及一一通知,结果造成了上述失误。尽管领导登门道歉,但造成的不良影响也难以消除。 问题讨论: 这个案例告诉秘
7、书在会议准备时应注意什么问题呢? 案例五 会议方案制订 【职业情景】 中迅显示器有限公司是我国主要的电脑显示器生产基地之一,去年实现销售额8亿元人民币,产品30出口海外,并不断保持产量连年递增的势头,质量管理也达到了同行业的先进水平。为适应生产规模的进一步扩大,去年底,该公司又扩建了1万平方米厂房,增加了3条国际先进的生产流水线,使显示器年生产能力达到了100万台。 产量增加了,销售必须跟进。目前,中迅显示器有限公司在全国设有300多个代理商,为了让代理商更多地了解公司的发展,同时展示其即将推向市场的新产品的优势及性能,研究如何扩大产品销售等问题,公司领导决定8月8日一10日在上海市召开一次全
8、国代理商会议,由公司总经理介绍企业的基本概况及发展远景;研发部经理介绍、演示新产品的性能、核心技术及测试结果;生产部总监介绍目前企业的生产能力及生产情况;销售部总监介绍公司产品的销售情况;公司主管副总经理就下一步销售策略、销售政策及开展销售竞赛评比等事项做专题发言。同时,选择东北、华北、华南三位销售代表介绍各自的经验,最后表彰50家优秀代理商。会议期间,还要组织与会代表参观企业,利用一个晚上的时间举办一场联欢晚会,安排代表游览上海市内的几个景点。 为保证会议的成功举办,公司还决定会议地点安排在上海国际会议中心,食宿也在上海国际会议中心。同时各部门抽调10人组成大会筹备处,由张副经理负责,具体工
9、作包括准备会议所需文件、材料,寄发会议通知,接待,安排食宿,布置会场,联系上海国际会议中心及旅游景点,预订返程车、船、机票,邀请新闻媒体,组织联欢晚会,购置礼品等。总经理还特别强调,要在保证会议隆重、热烈、节俭的前提下,尽量让代表们吃好、住好、玩好。 根据公司领导的意见,张副经理立即从各部门抽调了10位同志成立了大会筹备处,并召开了会务工作会议,对会议准备工作进行了部署和分工。 实训要求:1为中迅显示器有限公司代理商会议拟定一份会议方案。 2根据会议的规模、层次和主题,会议筹备处应具体划分哪几个小组展开准备工作。 3以筹备处的名义提交一份本次会议经费预算方案报总经理审批。 4 请根据会议的内容
10、制作一份会议日程表(要有日期、时间、内容安排、地点、参加入、负责人、备注等项)。 5请根据会议内容拟写一份会议通知。 6制作一份会议签到单。 案例六 会场布置 【职业情景】 菁菁饲料工业总公司是一家国有老企业,年产200万吨“龙”牌系列全价饲料,工艺设备先进,技术力量雄厚,饲料产品系列配套,特别是公司采用国际先进配方后,生产的“龙” 牌系列全价饲料含有畜禽生长所必需的各种维生素、氨基酸、微量元素、抗菌素及营养素,具有营养全、饲料省、长得快、防疾病等特点,为不同品种、不同生长阶段的畜禽提供充足的营养物质。产品经公司下属的大壮猪场试验饲养,外贸出口猪优良品质率名列全国前茅,产品还被认定为全国优质产
11、品。 再过一个月,就是企业成立50周年。为此,公司已决定举办一系列纪念活动,一方 面回顾总结企业50年来走过的历程,继承和发扬当年艰苦创业的优良传统和精神,另一方面是研究确定下一步企业发展战略,寻求新的发展机遇。 在系列纪念活动中,安排了4次会议: (1)庆典大会。邀请市领导、行业协会领导、新闻记者、有关专家、客户代表、退休老职工,以及企业员工代表约300人出席。根据会议方案,主席台将安排3位市领导、2位行业领导、2位专家、1位客户代表、1位退休老职工和企业总经理、副总经理共11人就座。(2)报告会。请2位专家讲授饲料行业的发展状况、新技术及国外发展现状等。会议规模为100人。 (3)企业发展
12、战略研讨会。邀请研究院所、高等院校及行业机构的专家、学者以及金融界人士20人与15名企业中层以上领导干部,共同研讨企业下一步的发展战略,请专家为企业把脉,为企业开出处方。 (4)劳动模范座谈会。拟邀请企业内各级劳动模范11人,与企业4位党政领导及工会主席进行座谈,回顾创业历程,听取劳模对企业发展的意见和建议。 本着节俭办会的原则,根据公司的安排,4次会议的会场布置均由公司秘书小武负责。 实训要求: 1、实训分小组进行,每个小组确定一名负责人。 2、每个小组在四个会场中任选一个会场进行仿真布置。 要按真实会场布置的要求进行实训,并达到: 1布置庆典大会会场要热烈、隆重。 2布置报告会会场要庄重、
13、美观。 3布置研讨会会场要庄重、舒适。 4布置座谈会会场要轻松、和缓。 案例七 会务服务 【职业情景 】 滨江市商业糖酒批发公司是一家由全民企业改制的股份制企业,公司经济实力雄厚,主营糖、酒、副食品、非酒精饮料、滋补品、粮油及制品、食用香精及添加剂,兼营日用百货、针纺织品、文化用品、?五金、交电等。公司营销方式以调拨、批发为主,辅以零售、代购、代 销,薄利多销为该公司的一大特色。 该公司目前已与国内150多家厂商建立了直接的业务关系,以互惠互利为合作之本。各厂商通过商业糖酒批发公司反馈的信息,在管理和经营上都获益匪浅,也使商业糖酒批发公司得到了更多的信赖,相互合作更加紧密。 适逢滨江市商业糖酒
14、批发公司投资兴建的商业大厦竣工暨商场开业,为进一步加强工商合作,滨江市商业糖酒批发公司决定召开商品供货商业务恳谈会,邀请年供货1000万元以上的30家企业老总莅临滨江市共谋发展,同时为滨江市商业大厦商场开业剪彩。剪彩后,30家厂商的老总还将举行购物签名活动。 在公司办公室主任夏雨的精心准备下,上午的业务恳谈会议在友好、热情的气氛中开始。由于大家相互间都很熟悉,又有一段时间没有见面,因此会议开始很长一段时间大家都在相互问好,谈论对近期国家大事的看法。期间还有很多传接电话。作为会议召集人的夏雨,很想控制会议的进程,但她不知道怎样说。 事后,公司老总批评了办公室主任夏雨,认为本次会议没有达到预期的效
15、果。 实训要求: 1、模拟演示做好会议开始前的签到工作。 2、模拟演示会间奉送茶水。 3、模拟演示会议记录。 4、模拟演示正确处理会间找公司老总和会议代表的来电。 5、针对会议出现下列情况,模拟演示协助会议召集人控制会议进程: (1)与会者偏离议程; (2)会议决定片面; (3)与会者沉默,没有气氛; (4)会议决定与现行政策或规定相抵触。 案例八 会见与会谈的安排 【职业情景】 南方职业技术学院是一所以培养文秘类、计算机类和商贸旅游类为主要特色的全日制高等等职业技术学校,学校占地10万平方米,建筑面积6万平方米,设有公关文秘、电脑文秘、涉外文秘、计算机应用、计算机网络技术、电子技术、电脑美术
16、设计、幼儿教育、外资企业管理与服务等10个专业,在校生4 500余人,每年除有500名毕业生对口报考高职外,约有1000名毕业生走上就业岗位。为此,该校专门设立了就业办公室,负责学生的就业指导,搜集用人单位信息,向用人单位推荐应届毕业生。 又到了毕业生推荐的时节。由于南方职业技术学校近年来每年均向x x工业园区的外资企业输送600多名毕业生,而且通过毕业生跟踪调查,毕业生对就业去向普遍反映很好,用人单位也对该校毕业生多有青睐。为此,学校决定邀请x x工业园区管委会领导来校会谈,一方面征询用人单位对人才培养的意见和建议,另一方面了解今年工业园区对应届毕业生的需求,向工业园区推荐毕业生。 4月上旬
17、,苏州工业园区管委会主管人力资源的副主任、人力资源部经理、办公室主任和秘书共4人莅临南方职业技术学校,与学校校长、副校长、就业办主任及秘书在学校会议室举行了会谈。会谈期间,双方领导分别介绍了各自的情况,并就今年7月中旬南方职业技术学校向x x工业园区5家外资企业输送800名应届毕业生达成了意向。 实训要求: 拟设职业情景,模拟演示会谈的程序(标明宾主双方的座位安排与合影布置图)和秘书做会议记录。 案例九 签字仪式 【职业情景】 江海学院是一所省直属重点职业学校,学校占地1000亩,设置中、高职15个系,开设35个专业,专任教师700多人,其中高级职称教师占全体教师人数的30,现有在校生5000
18、多人。江海学院原是专门以培养水利、渔业、海洋作业等专业人才为主的学校。为进一步整合办学资源,拓宽学校办学空间,学校确定了“将学校建成一所省属重点综合性学校”的战略目标,在学校设施、师资、专业建设上投入了很大的资金。因学校坐落于全国知名的化工城,学校拟发展地方特色专业,利用现有资源,对学校的专业进一步拓展,决定筹建化工系。 兴华化工集团是化工城中规模最大的一家国有企业,以前曾人选“全国十大化工企业”。现有员工10000余人,企业每年产值近20个亿。兴华化工学校就是该企业直属的一所中等专业学校,是国家级示范中专,学校的化工专业为示范性专业,办学水平一流。这几年来,很多地方的中专学校都已升格高职院校
19、或被高校合并,中等专业学校的办学空间越来越狭窄,他们了解到江海学院正在筹建化工系,马上与江海学院进行了联系。江海学院领导经过分析,认为合并兴华化工学校对加快学校建设化工系有着积极的意义,学校在师资队伍、实习基地建设、 专业办学经验、专业拓展、学生就业上将更具实力?,有利于加快学校向综合性大学迈进。随后,双方进行了多轮的协商谈判,最后达成了一致意向。 一个月后,兴华化工学校师生员工喜气洋洋,江海学院与兴华化工集团的签字仪式在该校多功能厅隆重举行。本次仪式由兴华化工学校办公室何主任负责筹备,参加的领导有兴华化工集团总经理、人力资源部经理、办公室主任、兴华化工学校校长、副校长,江海学院参加的有院长、
20、教学副院长、学院办公室主任、教务处处长及化工系主任,同时还邀请了当地的新闻媒体记者参加。签字仪式上,大家举杯庆祝,共同祝贺这次合作的成功。 实训要求: 1、草拟一份签字仪式的准备方案。 2、布置模拟签字厅。 3、模拟演示签字仪式。 4、参加实训的双方须简单演示见面礼仪,在着装上适当修饰。 案例十 庆典活动 【职业情景】 成功职业中学创建于1955年,原来是一所农业类学校,起初只有200多名学生,20余名教职工和50万元固定资产。建校以来,学校历经3次撤并后,学校将培养第三产业的初中级技术人才作为办学新的目标,逐步减少“农字号”专业,陆续开设了公共关系、文秘、礼仪服务、市场营销、美容美发等新兴专
21、业。经过几年的发展,学校的文秘专业被评为省级示范性专业,学校被升格为国家级重点职业学校,目前学校拥有近3000名在校生、200余名专任教师,固定资产近亿元。“成功”办学走过了50年,是一部“成功人” 自力更生、开拓进取、励精图治、艰苦创业的创业史。 今年是学校建校50周年,学校领导经过研究,决定举办50周年校庆活动,并确定了“以成功人为荣,做成功者”的活动宗旨。学校对内增强全体师生员工对学校的自豪感和荣誉感,对外显示学校的实力和发展前景。学校早在一年前就成立了校庆筹备委员会,下设秘书组、新闻组、接待组、信息组、联络组,每组的组长都由学校的中层以上干部担任,筹委会给予他们充分的权力和空间,自主设
22、置校庆项目及相关事宜,重大项目须由校庆筹备委员会讨论审核。 秘书组主要负责庆典仪式活动的筹划,制订议程,拟定邀请重要来宾的名单,并撰写相关文书,直接接受筹委会领导、协调、监督。 新闻组负责庆典活动新闻发布会的筹划及新闻采访活动安排。接待组的主要工作由该校的文秘教师负责筹划,具体工作由文秘专业的学生承担,要求统一着装,负责迎接宾客、来宾签到、赠送纪念品、茶水服务、活动迎导、参观解说,并要求在大门口列队迎送客人。信息组负责组织编写校史、校友录及学校宣传册。 联络组主要负责联络各界校友,组织校友会。 对于50周年校庆,学校领导非常重视,制订了一整套方案,专门拿出80万元经费用于筹划庆典。在庆典仪式上
23、安排了剪彩活动,校庆日晚上还将举行盛大的庆祝晚会。同时,为使校庆活动更具学术气氛,校庆期间还将举行“学校发展战略研讨会”和“职业教育学术报告会”,既体现隆重热烈,又让人觉得意蕴深刻,更能展现“成功人”气度非凡。 实训要求: 1、 编制一份校庆活动庆典仪式的程序。 2、模拟演示庆典仪式的大会场景。 3、重要领导和来宾名单的单位、职务、姓名可由学生自己拟定。 4、校庆活动庆典仪式的程序应结合情景内容,但不包括庆祝晚会、学术报告会、学校战 略研讨会等内容。完成后,由全班学生集体讨论。 5、庆典仪式场景模拟由全班学生完成。 案例十一 新闻发布会 【职业情景】 北国商品城坐落在经济强市m市繁华商业街上。
24、该商城总投资2亿元,总建筑面积20万平方米,拥有1000多间铺位,是一个集物流、小商品批发、生活娱乐、电子商务等各项功能为一体的大型批发市场,年交易额50亿元以上,现已成为m市的采购中心、物流中心、商贸中心。 为了进一步打响北国商品城的品牌,商城邀请五圣瓤策划公司进行策划设计。五圣髓策划公司为其设计了“热情、豪放、超越”的企业理念,并形成了系统的ci规划体系,充分体现了商品城领导的高瞻远瞩和策划大手笔。 XX年12月25日,北国商品城在名都大酒店举办新闻发布会,向社会隆重推出ci识别系统。到会有市、局级主管商业的领导、社会知名人士、业主代表。在新闻发布会上,北国商品城的吴总经理介绍了商城的情况
25、及今后的经营规划,公关部经理孔丽小姐向与会人员宣读了ci宣言,并展示了部分vi设计,m市程副市长莅临到会祝贺,他对北国商品城所取得的成就充分地予以肯定,五圣ci策划公司首席设计师张娜对设计意图进行了说明。新闻发布会上,记者提问十分活跃,就商城领导人和前景发展进行了采访。本次新闻发布会,由北国商品城行政部经理洪瑶主持。 与会人员相信,随着商城ci的导入,北国商品城将更具知名度,而且能为更多的业主带来“钱景”,达到“共赢”的目的。 实训要求: 1、请列出该商城新闻发布会的程序。 2、根据职业情景提示的资料模拟演示新闻发布会的场景。 3、要求每位发言人都以相对应身份角色的发言,每位记者都应提问。 4
26、、新闻媒体的名称由同学自拟,采访用的话筒、身份牌由学生自行准备。 5、发言材料及提问根据情景材料设计,允许在此基础上做适当的延伸和扩展。 6、将新闻发布会录像,待实训结束后,在班里播放,进行评价。 模块二 办文 案例一 文书处理 【职业情景】 中国维行保险公司是一家全国性、综合性保险公司,经营范围包括各类财产保险、人身保险、信托业务等。公司总部设在广州,主要股东包括:广州市投资管理公司,招商局佛山工业区有限公司、中国远洋运输集团公司、摩根亚洲投资有限公司、广盛有限合伙集团公司等。 中国维行保险有限公司在自身发展的历程中,坚持管理创新和技术创新的发展策略。十分注重学习、借鉴外国经验,积极引进技术
27、人才和管理经验,先后与国外多家知名保险公司建立了合作关系。为了适应经济全球化和知识经济时代的挑战,增强公司的国际竞争力,公司聘请了国外著名专业顾问公司担任专业管理顾问,借以提高自身经营管理水平,中国维行保险有限公司将继续勇于开拓,提升公司的核心竞争力,力争在两年内业务规模进入世界500强,业务品质进入全球400优为响应总公司号召,早日实现维行进入“规模500强,品质400优”的目标,该公司准备开展“扎实基础、提升品质”的活动,主要形式是主题演讲会、合理化建议征文。各部门必须在近期内上报活动开展情况。按照活动方案要求:演讲会每月一个主题,全体员工必须参加,合理化建议活动每月评选出三篇优秀征文上报
28、,定期上报活动组织和进行情况。 发文处理: 根据上述内容,制发一份通知。发文工作分4个场景。 1、公司经理将秘书刘某叫到办公室,对她说明了此次活动的目的和要求,让她们马上写一份通知。刘某将经理的话记录下来,回到自己的办公室,开始拟写通知。 要求演示领导交拟和秘书撰写通知的过程,并制作出通知的初稿。 2、初稿完成后,刘秘书将此通知写在统一的发文稿纸上,拿给经理看,经理经审核签字同意发出。 请演示领导审核签字的过程。 3、刘秘书将此份通知编上发文字号,写在发文稿纸相应的栏目中,然后检查拿到文印室,交给打字员小郭打印成正稿,打印份数为30份。 请演示秘书编号印制文件的过程。 4、第二天上午,刘秘书将
29、打印好的通知从文印室取回,逐一盖章,并在发文登记表上填写好有关内容,再分别封好。 请演示秘书发文登记的过程。 案例二 邮件收进的程序 沈小姐是某公司总经理的秘书,一清早进入办公楼,就到公司租用的信箱中把邮件取了出来,用专用信贷装好,提着走进了自己的办公室。略微整理了一下,就坐在自己的办公桌前开始工作了。 沈小姐数了下信件的数量,一共21件。她先把公函和私人信函分开,把有密级要求的、标有“某某亲启的信件分开。然后她根据收件部门的名称分类:有5封信是人事科的;7封信是销售科的;1封是财务科的;1封写着教育科的,但公司没有这个部门,她把这封信归到培训部去了;1封信上写总经理亲启;另2封是总经理办公室
30、的;剩下的4份是报纸杂志。 沈小姐拿出邮件登记簿,边登记边分检。所有的来函和邮件都登记在册了,也按部门分检归类了。接着沈小姐把总经理亲启的那封信放在总经理的办公桌上,把其他信放在各个部门的专用信格里,留下了2份报纸,2封总经理办公室的信。 在拆信前,她先把信拿到光亮地方照了下,一封信的信纸拆得几乎与信封一样大小,沈小姐只好把信在桌上磕了十几下,尽可能使信纸沉落下去,然后取出剪刀,小心翼翼地剪开了信口。把信封内的信纸一一站开,盖上日戳,再用回形针把信纸和信封一一别住。一封信写名有三份附件,但沈小姐仔细检查,只找到二分附件,她用红笔在信纸上写下:“缺少一份附件”,然后签上了自己的姓名。她想,这封信
31、让总经理来处理吧。 另一封是对本公司提出业务方面意见的客户来信,按照惯例,沈小姐决定立即复信。她写到: 郭思源先生: 非常感谢您对我公司的关心。您所提到的服务质量和态度问题,我们正在研究改进,希望在不久之后,您看到的将是新的面貌。希望我们继续合作。再次向您致谢。敬请安好。 奇斯公司敬上 XX年5月6日 拟写复信搞,本已坐到电脑前的沈小姐想了一下,还是拿出了钢笔,手写誊抄了一遍,并写好了信封,填好了发函登记。思考题: 1.、沈小姐的收件程序是否正确?每一个细节是否都符合秘书的要求? 2、“缺少一分附件”的那封信为什么要有总经理自己处理?这封信有可能是什么内容的信? 3、沈小姐最后为什么不用电脑打信,而要手写发出? 案例三 误拆信笺的处理 小王是某外资公司秘书。一次,他不小心误拆了法国总经理的私人信件。而且信里写的是总经理极其不愿他人知晓的隐私,这可如何是好呢? 小王当时想,事情既然已经发生了,就要勇于面对,不可藏匿不交,更不
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