无纸化会议系统设计方案.docx

1、无纸化会议系统设计方案无纸化会议系统建设案XXX软件科技有限公司技术案2015年5月23日4.2无纸化会议交互系统客户端软件功能 4.3.1角色设置 4.4.1会议签到 4.5.1强制签出 5.1保障全面护航 1.项目背景随着公司业务的不断发展，公司外召开的会议越来越频繁，会议材料的印制装订阻碍了效率的提高，会议材料的回收由于需要往往不能重复利用，造成了较大的资源浪费，同时也给工作造成了很大压力。近年来，社会科技水平的快速提高，新型无纸化会议系统现已成为企业绿色发展的迫切需要。2.需求分析通过强大的信息化和组网能力，无纸化会议行业技术里领先企业-XXX，打造无纸化会议系统，实现“四不”保障，提

2、升效率，杜绝浪费。2.1耗材不再浪费每次会议用纸量不在少数，加上油墨使用、打印机等机器折旧，且会议用纸因等因素，会后基本无法再利用，耗材使用、浪费重。无纸化会议系统从源头控制纸、耗材的使用，真正实现绿色、节能、环保。2.2问题不再困扰文件清退、销毁等环节难免，会议上下发的文件资料，在会议结束后没有及时回收，使得纸质文件成为泄密的最大通道。无纸化会议系统让文件的发放、回收简单化，安全性、性大大提升。2.3效率低下不再头疼每次会议，特别是大型会议，往往需要大量人力用于材料的准备、打印、装订、分发、回收、销毁，时间都浪费在繁琐而又“不可或缺”的杂事上。每有投票，更是要花费大把的时间用于选票的制作、发

3、放、回收、统计，效率极其低下。无纸化会议系统解放了大量的人力，解决了人员效率低下的问题，能够快速的完成会议材料的分发和回收，快速完成投票并统计出投票结果，将时间节省出来更多用于会议的保障，也确保了会议的品质。2.4人员不再浪费无纸化会议系统不单解决了效率低下问题，同时也能避免会议会前、会中、会后等各环节大量人力的投入，让会议更简单。3.解决案3.1无纸化会议交互系统功能描述功能名称功能描述会中会议签到选择参会人员，支持密码签到会议信息显示参会人员签到状态、会议详情、会议议题会议文档文件即时更新，显示有权限阅读会议议题和文件，支持ppt、doc、xls、docx、pptx、pdf、png、jpg

4、、txt格式。支持文件阅读权限设置。其它文件支持视频，音频，CAD等文件分发，并支持第三软件打开使用会议通知即时广播多条会议通知呼叫服务叫服务容即时发送给专门的手机端或者PC端的服务人员会议秘书支持同步授权“允/拒绝”和“辅助与会者推送同步”；强制同步、投票流程管理（开始、暂停、结束，发布结果），强制与会者签出，处理呼叫服务，控制其它文件同步文件批注支持圈批文件、多人批注、选择画笔颜色、大小，批注文件自动保存同屏式阅读或批注过程中，可支持向秘书申请同屏，采用DTQ技术触屏跟踪轨迹技术和触屏轨迹仿真技术实现同屏，同屏时每台客户端上下行总流量低于1K/秒。投票表决单选、多选、实名投票、不记名投票；

5、赞成、发对、弃权会前会后首页编辑编辑后台欢迎界面LOGO，系统名称，信息座位设置设置设备、座位号、手动拖拉排序角色设置创建会议管理员、会议秘书、与会者，创建自定义用户组，人事管理考勤设置实时查看、下载全体参会者签到表会议设置创建会议入会议相关信息文件管理文件上传自动转换，批量上传会议文件、设置阅读权限投票管理新建投票项目，设置实名、不记名投票，单选或多选，计分统计会议类型设置是否会议，正常会议自动归档，会议自动清空。管理页面管理员设置管理页面功能权限会议签出会议秘书控制所有参会人员强制签出资料下载下载会议材料、批注材料会议归档会议结束后自动归档，可按会议时间日期、会议名称搜索历史会议管理后台预

6、设多会议，即时开始、暂停、结束会议3.2系统部署无纸化会议室的搭建一般采用如下的软硬件部署：1、安卓平板电脑数台：根据实际参会人数，部署对应数量的平板电脑，供参会人员使用。2、会议控制PC机一台：会议管理员使用，实现对会议的集中控制与管理。3、无纸化会议交互系统软件一套。4、无纸会议交互控制处理器：承载数据的转发，同步信号的处理，利用XXX触屏轨迹跟踪和触屏轨迹仿真技术。5、企业无线路由器：用于会议室无线网络的覆盖。3.3设计原则系统总体设计从节约用纸、经济环保及客户切身利益和期望出发，遵循先进、易用、灵活、可扩展及安全等原则，最大限度满足客户使用需求、保护客户投资。（一）终端配置。为了确保满

7、足与会人员参会要求，建议配备一定数量的统一规格和型号的平板设备。（二）版本。根据系统安全性、易用性、更新便利性考虑选用Android 4.2以上操作系统，微软其中一种作为服务系统。（三）扩展。系统要预留充足的可扩展性，为将来增加更多的功能与模块预留足够的接口。（四）安全。会议设备日常由总经理办公室集中保管，个人凭账号密码登录，用户在遗失终端后，立即通知管理员，管理员可以直接关停该账号，防止信息泄露。用户如果忘记密码，可以通知管理员，经确认本人无误后对用户账号重新修改密码。（五）网络。在本部会议室部署无线网络，确保在会议室终端设备能够稳定、高速、有效的连接系统使用，同时要确保网络连接和访问的安全

8、性。3.4无纸化会议交互系统的后台管理会前准备首页编辑：编辑后台欢迎界面。座位设置：设置设备、座位号、手动拖拉排序。角色设置：创建会议管理员、会议秘书、与会者，创建自定义用户组，人事管理。考勤设置：实时查看、下载全体参会者签到表。会议设置：创建会议入会议相关信息。文件管理：文件上传自动转换，批量上传会议文件、设置阅读权限。投票表决管理：新建投票项目，设置实名、不记名投票，单选或多选，计分统计。会议类型：设置是否会议，正常会议自动归档，会议自动清空。管理页面：管理员设置管理页面功能权限。会后功能：会议签出：会议秘书控制所有参会人员强制签出。资料下载：下载会议材料、批注材料。会议检索：按会议时间日

9、期、会议名称搜索历史会议。管理后台：预设多会议，即时开始、暂停、结束会议。1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 4.无纸化会议交互系统产品介绍4.1无纸化会议交互系统硬件可选案 4.1.1平板电脑无纸化会议交互系统（自选） 支持Android 4.2以上操作系统，或WIN 7，WIN8 操作系统案例效果： 4.1.2超薄升降器无纸化会议终端 产品类型：15.6寸1080P高清LED宽屛+原产投射式电容屏面板尺寸：550955mm 机箱尺寸：52085655mm投射式电容触摸屏材质：G+G两层钢化玻璃，表面硬度为莫式7级以上，感应力度小于10g力，透光度90% 触摸点数：十点运行系统：安卓系统

10、，主板 CPU 4核,Cortex A9,1.6G;RAM 1GB,存8GB显示屏厚度：15mm显示屏结构：前后钢化玻璃+铝边框电机功率：18W 220V 50/60Hz接口设置：VGA/HDMI输入 开门式：下翻门俯仰角度：仰角12度控制式：手动、遥控、485集控中控控制接口：RS485输入输出 4.1.3电容触摸翻转无纸化会议终端 产品类型：含显示屏一体化翻转器，主板 CPU 4核,Cortex A9,1.6G;RAM 1GB,存8GB屏幕尺寸：15.6英寸屏幕分辨率：19201080（16:9）背光类型：LED显示屏厚度：15mm投射式电容触摸屏材质：G+G两层钢化玻璃，表面硬度为莫式7

11、级以上触摸点数：十点触摸反应时间：5ms感应力度/透光度：感应力小于10g，透光度90% 显示屏结构：前钢化玻璃+铝外框翻转角度：0-130度电机功率：18W 220V 50/60Hz整机功率：40W接口设置：电源220AC VGA输入 RS485输入输出控制式：手动、遥控、485集控面板尺寸：5053567mm 4.1.4经济型一体机升降无纸化会议终端 安卓一体机技术参数：CPU 4核,Cortex A9,1.6G;RAM 1GB,存8GB，Android 4.4；10点电容式触摸；15.6全高清LCD屏；1920*1080,全高清；屏幕16：9；配WIFI,RJ45口升降器参数：适用于15

12、寸/17寸/19寸显示器，可定做各种不同型号的显示器。自主研发制造的电路板，芯片自由选择，能满足不同需求；采用新款电机，负载更大，寿命比同类电机长三倍以上；采用带LED灯的触摸式控制面板，款式新颖，控制更灵敏，更有质感；双齿条齿轮爬升系统，升降自如，稳定性强，抗震性好，无噪音；根据人机工程学原理，增加了显示器自动调节角度功能，增加防夹手功能，性能更安全。具有自动开合装饰板和丰富的接口端子，可单机遥控或通过中央控制器实现多台集合控制， 支持RS232，RS485，亦可设置主机控制；采用上等材料，国际标准的铝合金拉丝，可选择橡胶漆喷染,款式多样 4.1.5桌牌无纸化会议终端 8英寸高清显示LCD电

13、容触摸屏，分辨率1080*768，双核心，主频1.5GHz,系统存1GB,存储容量16GB，聚合物锂电池，4400毫安，支持WIFI通信。外侧显示屏可替代传统会议铜质、及LED铭牌功能，背景颜色、字体颜色大小等可自定义编辑，支持参会者的人名、职称、徽标、标题、单位名称、和LOGO等图片显示，绿色环保。侧支架可以外配不同品牌平板电脑，支持无纸化会议系统功能。 2 3 4 1 4.1.6双面电子桌牌 终端采用双面7寸高分辨率（1024*600dpi）LCD液晶屏。外观设计高雅。UI界面极简至尚，人性化直观操作。电容式触摸屏，支持多点触控，让无纸化会议及各项操作更便捷高效。基于千兆会议媒体流技术设计

14、，所有音、视频、控制信号通过一条Cat.6千兆网线传输。支持无线WIFI接入式。终端集成了丰富的会议系统功能。系统可实现会议视频签到、会议资料查看、投票表决、会议通知、会议计时、呼叫服务等会议功能和服务。可订制化的会议功能模块（会议功能可按客户要求订制）。全铝外壳，一次成型，倒角高光处理,无缝隙，稳重、美观。外壳及操作界面颜色可根据用户需求订制。三种供电式：POE供电、置锂电池供电、电源适配器供电。4.1.7无纸化会议交互控制处理器19英寸1U标准工业无纸会议交互控制处理器，可上标准机架，嵌入式CPU处理器，4路USB接口，标准2个RS232控制接口，数字I/O口4in+4out，会议交互VG

15、A视频同步接口板载2个PCI-E GbE（LAN Link/Active LED）PCI-E硬千兆网卡具备支持DTQ系统上电自启动功能，置WINDOWS SERVER 2008操作系统，自动启动维护PHP数据库，自动监测客户终端连接状态，安全涉密性强投影大屏同步自动运行程序，支持外接中控系统管理。系统来电自启功能， 支持特殊130V低电压启动并稳定运行。静电防护：硬件电路设计防护2000V以上雷击和静电冲击。一台处理器最多支持128客户端软件同时在线运行，支持有线无线传输。支持远程/局域网http浏览器访问，会议管理员账号管理，会议秘书设置，新建会议，启动备选会议。增加删除编辑会议信息、议题，

16、更换当前会议。上传下载会议文稿。实时更新会议通知。增加删除编辑会议投票。编辑参会人员，参会人员排座。会议归档普通会议，会议信息自动清空。使用自主研发的触屏轨迹跟踪和触屏轨迹仿真技术处理客户端文件同步管理。 支持与办公OA系统对接，支持多会议管理功能，支持UI界面定制化等。 4.1.8企业级无线路由（支持有线网络交换机） 推荐使用H3C WA2600 i系列无线产品是(H3C)自主研发的新一代基于终端感知型硬件智能天线覆盖技术的超百兆高速无线接入设备(以下简称 AP)，可提供相当于传统802.11a/b/g网络6倍以上的无线接入速率，能够覆盖更大的围。该系列无线产品上行链路采用千兆以太网接口，突

17、破了百兆速率的限制，使无线多媒体应用成为现实。WA2600 i系列AP共分为WA2610(单频)、WA2620(双频)两款型号，该系列产品外型小巧美观，安装式灵活，适用于壁挂、桌面、吸顶等三种安装式，也可根据部署场景配合11n专用定向迷你美化天线实现智能分布式信号部署。24口网络交换机 4.1.9无纸化会议系统拓扑图 4.2无纸化会议交互系统客户端软件功能会议签到：参会人员使用密码或者二维码签到。会议信息：显示参会人员签到状态、会议详情、会议议题。文件加密：所有上传服务器的文档转换成的DTQ格式。会议文件：文件即时更新，显示有权限阅读会议议题和文件，支持ppt、doc、xls、docx、ppt

18、x、pdf、png、jpg、txt格式。会议视频：点播视频文件。会议通知：即时广播多条会议通知。呼叫服务：呼叫服务容即时发送给专门的手机端或者PC端的服务人员。会议秘书：支持同步授权“允/拒绝”和“辅助与会者推送同步”；强制同步、投票流程管理（开始、暂停、结束，发布结果），强制与会者签出，处理呼叫服务，控制视频同步。普通参会者：有权限阅读会议议题文件，申请同步文件，支持异步阅读。文件批注：支持圈批文件、多人批注、选择画笔颜色、大小，批注文件自动保存。同屏式：阅读或批注过程中，可支持向秘书申请同屏，采用DTQ技术触屏跟踪轨迹技术和触屏轨迹仿真技术实现同屏，同屏时每台客户端上下行总流量低于1K/秒

19、。投票表决：单选、多选、实名投票、不记名投票；赞成、发对、弃权。计分统计：设置计分选项、最高分值。呼叫服务：呼叫服务人员、茶水、纸笔，自定义容。4.3会前准备 4.3.1角色设置系统角色分为超级管理员，会议管理员，与会者，会议秘书。可通过清单从外部导入用户列表。明确各个角色的权限、功能及各交互环节的响应机制。 超级管理员：创建会议管理员与普通与会者。 会议管理员：创建会议，编辑会议信息，上传会议文档，发布通知。 与会者：签到会议，查看会议信息，查看会议文档，同步演示，呼叫服务。 会议秘书：签到会议，查看会议信息，查看会议文档，同步演示，处理呼叫服务，强制页面控制，同步演示有“主动同步控制”和“

20、被动同步控制”两种式。 4.3.2考勤设置可以实时查看全体参会者出席情况，能够看到具体席位的出勤人姓名与签到时间。4.3.3资料管理会议资料可以进行分级（议题分类）管理，会议管理员使用管理端上传资料时可以设置资料使用权限，具有上传、下载、删除等操作。参会者可查看、标注有权限的文档资料。4.3.4会议设置会议管理员通过创建会议，录入会议名称、会议议题、会议议程、会议时间、会议通知、与会人员、投票等信息，与会人员签到后均可查看。采用XXX针对网络通信研发的分类混编网络传输技术，实时更新会议简介，会议议题，会议与会者信息，会议议程可通过后台实时编写上传，会议信息功能实时更新，自动更新本次会议的讨论容

21、。与会人员显示当前参加会议的人员的签到信息/状态。4.4会中过程4.4.1会议签到 帐户签到，选择与会者签到，输入密码并可选择性的拍照后，提交验证密码，密码验证成功后签到进入系统。自动识别会议秘书，参会人员帐户。以不同的登录身份进入，所拥有的权限也不同。4.4.2会议秘书 同步演示控制，可以强制所有客户端同步。 签到界面控制，可以强制打开所有客户端签到界面。 推送同步，协助制定某一个与会者自动发起同步演示 同步授权，接受与会者文档同步演示的申请请求处理，允或者拒绝。 呼叫处理，接收其它与会者发过来的呼叫服务。4.4.3会议信息 会议简介 会议议题 参会人员4.4.4会议文件 会议文稿，支持Mi

22、crosoft Office办公软件文档的同步共享演示，包括：Word、Excle、 PPT、PDF等办公文档，支持文档的本地查看和同步演示。同步演示时，可以进行手写批注，并共享到大屏投影等显示设备。 本地浏览文档或者同步演示文档，文档操作支持手势翻页，多点触摸，文档多点放大、缩小。 文档同步演示发起手写批注支持Word、Excel、PPT、PDF、图片同步演示，手写批注的同步。支持任与会者单独批注文件保存，再次调用批注文件，支持同步至投影机同步演示。 手写批注支持多人批注，同步至投影机同步演示 支持快速翻页和快速切换议题文档 一键返回同步，本地浏览界面可以一键返回同步，恢复同会议主讲人的同步

23、界面。会议主讲人同步的批注不会和本地批注发生冲突。4.4.5 呼叫服务 呼叫服务，可以根据个人需求，进行茶、水、纸、笔等需求呼叫服务，会议秘书会响应，及时满足。4.5会后处理4.5.1强制签出会议结束时，秘书角色可以一键强制所有客户端注销签到，是文档的一个保障措施。4.5.2文档处理会议结束后，系统根据会议的密级定义，进行会议文件的处理，会议则会议材料自动销毁，会议管理员可以手工从服务器下载主讲人批注文稿下发学习。4.5.3结果统计 会议结束后，会议信息自动归档，会议管理员可能登陆系统后台查看会议统计结果。5.案优势1 2 3 4 5 6 7 1 5.1保障全面护航XXX强大的品牌、技术、服务

24、、信息化能力优势，无论在案的综合解决能力、售后服务支撑、保障能力等面，都是竞争对手无法比拟的。5.2高性管理无纸化会议系统，会议通信采取MD5&DES加密措施，有效保障会议容的安全性，从根本上杜绝传统会议式下的带来安全泄密等各种隐患。 设备网络密匙比对，每个设备的设备码与密匙配对生成设备连接码，只有正确的设备码成功才能连接到服务器。 所有上传的文件都通过服务器进行文件转换并加密成XXX触屏轨迹跟踪仿真专用的文件包，并把文件包切成文件头和文件体，文件通过加密存进数据库，第三无法获取完整的文件。 文件解密，文件体下载到平板电脑后，需要解密时，服务器把对应的文件的文件头通过加密的比特流传到平板端，平

25、板电脑直接在存中进行文件体和文件头的合成，文件打开结束，文件头自动清除。 服务器与客户端通信传输的信息流全部通过BASE46压缩，并通过DES加密。5.3绿色环保低碳无纸化会议系统被认为是绿色办公的最佳实践者，一面因其将日常办公资料全部电子化，变成可永久存储、随时调用、无需纸质媒介的数字化形式；另一面其全程无纸化、低碳办公，符合环保大趋势。5.4易学易用性界面简单、友好，参会人员无需培训，对照菜单即会使用，也是XXX无纸化会议系统广受客户赞誉的重要原因。5.5提高会议效率通过使用无纸化会议系统，避免了政府、企业部门会议过程中文件的大量打印，避免了人力及时间的过多消耗，由此提高了工作效率，加快各部门决策部署的传达、贯彻、落实。5.6领先技术优势XXX无纸化会议系统采用会议同步演示触屏轨迹跟踪技术、同步演示触屏轨迹仿真技术，流量控制在1K/秒；查看文档处理采用对称加密技术与非对称加密技术进行文件；文档文件网络传输数据具有棒性，保证数据稳定；文件传输利用拥塞控制与流量控制；采用JAVA对象序列化服务；通过TCP/UDP智能混编式通信，减少网络堵塞发生概率；利用高级Java服务分布式计算技术；支持手机文档同步演示遥控器等。在技术、应用和使用感知上均为行业翘楚。