PMIS合同管理操作手册V00.docx

1、PMIS合同管理操作手册V00CPECC-PMIS 二期合同管理操作手册版本号起草审核日期V0.0CPECC-PMIS项目组2011年12月 目录第一章：登陆PMIS 41.1数据库配置 41.2登录POWERON 5第二章:POWERON通用操作介绍 62.1系统主界面介绍 62.2修改登陆密码 72.3登录项目窗口 72.4打开业务功能 92.5功能界面公共操作介绍 102.5.1 功能界面构成如下 102.5.2菜单栏介绍 112.5.3快捷功能按钮区 112.5.4业务数据操作功能区 122.5.4.1业务数据操作功能区（非树形数据） 132.5.4.2业务数据操作功能区（树形数据）

2、132.6修改记录（非树形数据） 14第三章：合同管理模块 143.1合同管理范围 143.2进入合同管理 163.3合同功能描述 173.3.1合同文件管理 173.3.1.1合同文件查阅 173.3.2组织结构与职责 193.3.2.1合同组织结构与职责 193.3.3分供方管理 203.3.3.1供应商管理 203.3.3.2分包方管理 203.3.4清单管理 213.3.4.1清单分类定义 213.3.4.2清单明细定义 223.3.5主合同管理 233.3.5 1 主合同评审 233.3.5 2 主合同会签 243.3.5 3 主合同信息 253.3.5 4 主合同变更 283.3.

3、5 5 主合同索赔 293.3.5 6 主合同关闭 313.3.6 分包合同管理 323.3.6.1 分包合同评审 323.3.6.2 分包合同会签 333.3.6.3 分包合同信息 333.3.6.4 分包合同变更 343.3.6.5 分包合同索赔 343.3.6.6 分包合同关闭 353.3.7 其他合同管理 353.3.7.1 其他合同 353.3.7.2 其他合同结算 363.3.8合同报告管理 373.3.8.1 合同月报 373.3.9 保险管理 383.3.9.1 投保单 383.3.9.2 索赔单 393.3.9.3 保函单 403.3.9.4 保函处理单 413.3.910查

4、询统计 423.3.10.1 合同关闭情况分析 423.3.10.2 合同结算情况查询 43第一章：登陆PMIS 1.1数据库配置登录到POWERON之前，首先要进行数据库连接的设置，在登录窗体中选择数据库配置后的打开数据库连接配置窗口.如图1-1-1所示:图1-1-1这里将会显示用户配置的所有数据库连接配置，在登录POWERON 的时候可以很方便的切换数据库连接配置以连接到不同的数据库：选中配置好的数据库连接，点击，这样POWERON 将会依照所选择的数据库连接信息连接到指定的数据库。点击可以创建一个新的数据库连接。在弹出的连接配置窗口中填写名称（数据库连接设置的标识名称）然后作如下设置（设

5、置中任何疑问请咨询公司PMIS系统管理员）：选择或输入服务器名称：可以从下拉框中选择服务器名称，如果下拉框中没有则手动填入（通常为服务器的IP地址）。输入用户名和密码：选择第二项使用指定的用户名和密码，然后在输入数据库访问用户名和密码。在服务器上选择数据库：点击下拉框可以看到在第一步中选择或输入的服务器上的所有的数据库，选择需要链接的库然后点击完成配置。也可以选中一个已有的数据库连接，点击重新配置该数据库连接。请参考内容设置1.2登录POWERON根据公司PMIS系统管理员分配的用户名和密码登录POWERON.如图1-1-3所示。若要对登陆密码进行修改，可以在登陆以后进入到平台工作中心，点击菜

6、单【设置】=【修改密码】来进行密码修改。如果用户忘记密码无法登录POWERON ，请联系公司PMIS系统管理员将重设密码。输入好用户名和密码，在选项中选择进入平台后打开上次退出时的项目还是企业级数据。点击登录窗体上的，登录到POWERON。 图1-1-3 登陆图示 登陆系统后修改密码图示第二章:POWERON通用操作介绍2.1系统主界面介绍 “工程中心”是您登录后的第一个窗口，是您在PMIS的工作平台。在这儿，您可以：1) 方便的知道和处理自己的相关事项，包括责任事项，启动/起草的记录，告示等。2) 1也可以通过链接进入您有权限的模块。654321：标题栏 2：菜单栏 3：功能按钮栏4：主要模

7、块入口区 5：当前项目、用户显示 6：责任事项 2.2修改登陆密码位置：【菜单栏】【设置】【修改密码】2.3登录项目窗口POWERON可实现企业与项目及项目之间的自由切换。在“工程中心”通过【打开项目】按钮进入项目选择组窗口，如图1-1-4，选择要进入的项目，如“系统测试项目”。点击确定切换项目。 图1-1-4提示：系统会在界面当前项目处显示您访问的项目2.4打开业务功能在主界面（工程中心界面）的“主要模块入口区”，点击要进入的模块名称，打开该模块。如下图，点击，打开“合同管理”模块进入业务模块后，在窗口“业务功能”中找到要进入的功能，点击并打开。如下图，点击，打开“主合同评审”功能2.5功能

8、界面公共操作介绍2.5.1 功能界面构成如下1：菜单栏2： 快捷功能按钮区3：业务数据区显示4：业务数据操作功能区 2.5.2菜单栏介绍菜单栏为Windows 操作风格，各子菜单内容参考如下（打开具体功能时，各子菜单内容可能不同） “文件”子菜单 “显示”子菜单 “视角切换”子菜单 “工具”子菜单 “帮助”子菜单2.5.3快捷功能按钮区2.5.4业务数据操作功能区业务数据主要分树形和非树形两种，树形数据的功能界面显示方式参考如下。2.5.4.1业务数据操作功能区（非树形数据）2.5.4.2业务数据操作功能区（树形数据）2.6修改记录（非树形数据）可通过两种方式进入记录修改界面 主界面双击要修改

9、的记录。 或者选中要修改的记录后，点击按钮。备注： 只允许修改“新增”、“审批不通过”状态的数据。 不能再修改“已审批”的数据。 若要修改“审批中”的数据，可通知审核人驳回审批中的数据。第三章：合同管理模块合同管理包括对合同的分类管理、合同记录管理、合同评审、合同变更管理。系统可以对合同进行分类，实现不同合同按照分类进行归类管理。系统同时支持合同的在线会签及会签单报表输出。同时可以对合同内容、文本、合同变更等记录进行维护和管理。3.1合同管理范围 合同文件管理 合同文件查阅 组织结构与职责 合同组织结构与职责 分供方管理 供应商管理 分包方管理 清单管理 合同清单分类 合同清单定义 主合同管理

10、 主合同评审 主合同会签 主合同信息 主合同变更 主合同索赔 主合同关闭 分包合同管理 分包合同评审 分包合同会签 分包合同信息 分包合同变更 分包合同索赔 分包合同关闭 合同报告管理 合同月报 保险管理 投保单 索赔单 保函单 保函处理单 查询分析 合同关闭情况分析 合同结算情况查询3.2进入合同管理用户在工程中心打开项目，选择【主体模块】=【合同管理】按钮，如图2-1所示进入合同管理模块，如图2-2所示。图2-1图2-23.3合同功能描述3.3.1合同文件管理3.3.1.1合同文件查阅1）功能描述该模块对来源于文件管理文档配置中已配置的合同文件提供查阅的功能2）操作方法 a 文档管理中的已

11、配置的文件图示（由于权限原因文档配置和合同管理操作可能不是同一操作员，本图只阐述合同文件数据来源）b 进入合同管理合同文件管理合同文件查阅 如下图所示，合同部管理人员可点击【新增】录入合同相关的文件（点击【查看】可查阅该文件并发起流程），同时在文档管理中相应的目录中也会查看该文件。3.3.2组织结构与职责3.3.2.1合同组织结构与职责1）功能描述合同组织结构是合同部内部组织结构以及岗位人员的记录行功能，通过【新增】增加岗位（方向键调节层级），在“人员名称”标签页中可增加该岗位的岗位人员。2）操作方法a 进入合同管理合同组织结构与职责合同组织结构与职责，如下图3.3.3分供方管理3.3.3.1

12、供应商管理1）功能描述 合同部门可通过“供应商管理”业务查看本项目所有采购部输入的当地供应商的相关信息，合同部只有查阅权限，没有修改权限。2）操作方法a 进入合同管理模块供应商管理当地供应商管理，操作流程如图示3.3.3.2分包方管理1）功能描述分包方管理是合同部对项目上的分包单位进行集中管理，统一输入的窗口，通过【新增】按钮增加一条单据，根据“通常”页中信息提示输入相关信息。2）操作方法3.3.4清单管理3.3.4.1清单分类定义1） 功能描述对主合同的费用计价项分类的定义和维护，是合同费用组成的基础数据。2）操作方法 a 进入合同管理清单管理合同清单分类，进行合同清单分类定义。【操作方式见

13、3.3.2.1】 备注：计价项“类型”字段必须层层选择，如建立主合同计价项则选择“Main Contract”。3.3.4.2清单明细定义1）功能描述对主合同的费用计价项分类及明细项的定义和维护，是建立合同、合同变更、合同结算的基础数据。2）操作方法进入合同管理清单管理合同清单定义,通过【新增】可 增加数据，而后通过“内容”标签页内容提示输入信息。 在“费用科目”标签页中，可将输入的计价项明细与费用科目（成本管理中输入）进行关联，后续费用统计的基础。 3.3.5主合同管理3.3.5 1 主合同评审1）功能描述主合同评审是指对已起草主合同进行会签和评审的过程，在系统中将起草的合同文本上传附件，通

14、过主合同评审单进行流转会签，会签人可以签署意见、驳回修改等，最终系统自动输出合同会签单。2）操作方法 a 进入合同管理主合同管理主合同评审,如下图参考流程操作，3.3.5 2 主合同会签1）功能描述 主合同会签是指主合同经领导和专家评审通过后，由主合同经办人填写会签单，填写完毕发起主合同的会签流程流转，各部门领导签署意见和签字确认，会签完毕后，经办人可通过系统打印出会签单，包括会签日期、收到日期、各领导电子签名等信息。2）操作方法a. 进入合同管理主合同管理主合同会签，参考下图进行操作 b 完成后关闭保存3.3.5 3 主合同信息1）功能描述主合同信息按照合同分类属于进项合同，是总包与业主签订

15、的合同，记录合同基本信息：合同编号、合同名称、甲方、乙方、签署日期、生效日期、履行日期等。同时在系统中录入合同计价内容：计价项编号、名称、单位、单价、数量、币种等；合同计价方式一般为：综合工程量计价、总价等方式。2）操作方法a，合同管理主合同管理主合同信息，填写合同信息 页面公式：变更后费用 = 合同总价 +累计变更费用 合同清单总价= 计价项折合主货金额之和 其他费用= 其他费用明细向上汇总 变更后费用= 合同总价+累计变更费用b 合同信息页签c 其他费用向上汇总 d 预付款相关信息填写e 点击查看，查看来自合同管理主合同管理主合同变更与合同相关联的合同变更单（详见2.2.5.4） f查看来

16、自成本管理合同结算主合同结算与合同相关联的合同变更单（详见成本管理操作手册相关章节）g.附件上传。审批流程介绍此处略去（如需要请参考手册其它章节）h.在合同台账界面中，合同管理人员需要根据合同的执行情况随时维护合同的履行状况。3.3.5 4 主合同变更1）功能描述主合同变更是主合同在执行过程中会因某些原因发生变更，包括范围变更（计价项范围增减）、单价变更（单价增减）、数量变更（数量增减）及综合变更，同时变更发生的费用会自动记录在主合同信息中，合同管理人员根据合同变更执行情况维护“目前状态”。2）操作方法a. 进入合同管理主合同管理主合同变更，通过【增加】新增一条合同变更记录，根据变更界面信息提

17、示后输入相关信息，如变更单号、变更类型等，主合同号可通过点击选择相关合同。a.单价不变数量变：只变更计价项的数量。注：【增加（合同内）】选择合同内计价项变更 【增加（合同外）】选择合同外计价项变更b.单价变数量变：可变更计价项的价格和数量c 变更信息按货种统计计价项，并向上汇总变更费用d 其他费用记录合计3.3.5 5 主合同索赔1）功能描述主合同索赔是指分包合同在执行过程中，因变更未获批准而提出索赔的记录，由合同管理工程师填写索赔记录，包括合同编号、名称、索赔日期以及索赔资料等信息的记录2）操作方法进入合同管理主合同管理主合同索赔，参考下列图示填写索赔单据 a.索赔相关资料，可通过【增加】从

18、“文档管理”中相应的文档分类中选择或者以附件形式挂接。 b.在合同索赔执行过程中，合同管理人员可在索赔台账界面中维护“目前状态”3.3.5 6 主合同关闭1）功能描述主合同关闭是记录主合同执行到收尾阶段，主合同关闭情况的信息记录，通过关闭状态可展示合同是否关闭以及有哪些尾项需要处理2）操作方法进入合同管理主合同管理主合同关闭，参考下列图示填写变更单 a.合同关闭检查清单页签对合同关闭的信息确认，点击【增加】按钮，在弹出框中可将检查清单全部选择过来。 b.在合同关闭台账界面中可以手动维护“关闭状态”。3.3.6 分包合同管理3.3.6.1 分包合同评审1）功能描述分包合同评审是指对已起草分包合同

19、进行会签和评审的过程，在系统中将起草的合同文本上传附件，通过分包合同评审单进行流转会签，会签人可以签署意见、驳回修改等，最终系统自动输出合同会签单。2）操作方法（请参考手册 3.3.5.1节，注：总包和分包除合同类别不同操作相似）3.3.6.2 分包合同会签1）功能描述分包合同会签是指分包合同经领导和专家评审通过后，由分包合同经办人填写会签单，填写完毕发起分包合同的会签流程流转，各部门领导签署意见和签字确认，会签完毕后，经办人可通过系统打印出会签单，包括会签日期、收到日期、各领导电子签名等信息。2）操作方法（请参考手册 3.3.5.2节，注：总包和分包除合同类别不同操作相似）：3.3.6.3

20、分包合同信息1）功能描述分包合同信息按照合同分类属于进项合同，是总包与业主签订的合同，记录合同基本信息：合同编号、合同名称、甲方、乙方、签署日期、生效日期等。同时在系统中录入合同计价内容：计价项编号、名称、单位、单价、数量、币种等；合同计价方式一般为：综合工程量计价、总价等方式。2）操作方法（请参考手册 3.3.5.3节，注：总包和分包除合同类别不同操作相似）3）分包合同“内容”标签页中左侧“计价项分类”，会根据“合同类别”的选择不同而显示不同，如选择“Design Contract”则该合同为设计分包合同，计价项分类只显示设计计价项，若在“清单分类定义“（3.3.4.1）中没有定义设计计价项

21、，则可以从主合同计价项中选择。3.3.6.4 分包合同变更1）功能描述分包合同变更是指设计合同在执行过程中，因某些原因发生变更，包括设计范围变更（范围增减）、技术变更（技术难度增加）、工作量变更（数量增减）等诸多变更，其均以计价的形式体现出来，并自动记录主合同中。2）操作方法（请参考手册 3.3.5.4节，注：总包和分包除合同类别不同操作相似）3.3.6.5 分包合同索赔1）功能描述分包合同索赔是指分包合同在执行过程中，因变更未获批准而提出索赔的记录，由合同管理工程师填写索赔记录，包括合同编号、名称、索赔日期以及索赔资料等信息的记录2）操作方法（请参考手册 3.3.5.5节，注：总包和分包除合

22、同类别不同操作相似）3.3.6.6 分包合同关闭1）功能描述主合同关闭是记录主合同执行到收尾阶段，主合同关闭情况的信息记录，通过关闭状态可展示合同是否关闭以及有哪些尾项需要处理。2）操作方法（请参考手册 3.3.5.6节，注：总包和分包除合同类别不同操作相似）3.3.7 其他合同管理3.3.7.1 其他合同1）功能描述其他合同是指项目在执行过程中合同部会签订一些小的开口的单价合同，该合同执行期短、合同额小，合同管理人员可在“其他合同“业务节点处输入。 2）操作方法合同管理其他合同管理其他合同， 如下图示3.3.7.2 其他合同结算1）功能描述其他合同执行中或执行完毕后，合同管理人员就可以在“其

23、他合同结算“业务节点中进行合同结算。2）操作方法合同管理其他合同管理其他合同结算 如下图示3.3.8合同报告管理3.3.8.1 合同月报1）功能描述合同月报是指项目部合同管理人员每月上报的合同月报而做的记录，合同管理人员通过系统固化的合同月报业务单据进行填报，填报完毕后发起审批流转，项目领导、分公司领导、公司领导均可通过流转进行查阅，同时合同管理人员将合同月报归类到文控管理中相应的分类中。2）操作方法a. 合同管理合同报告管理合同月报 如下图示 b 添加模板到附件后操作后，如下图，之后可进行分发对象操作3.3.9 保险管理3.3.9.1 投保单1）功能描述 投保单是记录项目所投保的所有类型保单

24、的信息，方便相关人员查阅。2）操作方法进入合同管理模块保险管理投保单，点击【增加】按钮可新增一条投保单，根据单据中信息内容进行填报。a.在投保台账界面中可以手动维护保单目前状态，如“结束与否“，”延期与否“，延期期限”。3.3.9.2 索赔单1）功能描述索赔单是针对投保单提出的索赔的记录，当投保单发生索赔后，相关管理人员可在索赔单中记录相关信息。2）操作方法进入合同管理模块保险管理索赔单，点击【增加】按钮可新增一条保单，根据单据中信息内容进行填报。a.在索赔台账中，相关人员可以手动维护索赔单“索赔结果“信息。3.3.9.3 保函单1）功能描述保函单是记录项目所有合同相关保函的信息，方便相关人员

25、查阅。2）操作方法进入合同管理模块保险管理保函单，点击【增加】按钮可新增一条保函单，根据单据中信息内容进行填报。3.3.9.4 保函处理单1）功能描述保函处理单是将保函单发生的处理情况进行记录，当保函单发生状况后，相关管理人员可在保函处理单中记录相关信息。2）操作方法进入合同管理模块保险管理保函单处理单，点击【增加】按钮可新增一条保函单处理单，根据单据中信息内容进行填报。3.3.910查询统计3.3.10.1 合同关闭情况分析1）功能描述公司领导通过合同关闭情况分析可查看公司所有项目的关闭情况，那些合同已经关闭，那些未关闭，未关闭合同中尾项的执行情况等信息2）操作方法a. 合同管理查询统计合同关闭情况分析，提供合同关闭检查清单的信息3.3.10.2 合同结算情况查询1）功能描述合同结算情况查询是对项目执行过程中，某一时间段项目的成本和进度的绩效分析。2）操作方法a. 合同管理查询统计合同结算情况查询，可根据合同的状态和编号对合同检索