办公软件如何使用.docx

1、办公软件如何使用常用办公软件办公软件是最常用的应用软件，是我们处理日常信息的一种重要手段。本章概括介绍常用的办公软件，简要介绍Microsoft Office 2000的组件、安装以及如何使用“Office助手”，着重讲解Microsoft Office 2000中的Word 2000和Excel 2000的基本使用方法。7.1 概述7.1.1 什么是办公软件办公软件属于应用软件，是软件开发商组织专业的软件人员设计编写出来的，是专门用于现代办公日常事务处理的软件。随着版本的更新，办公软件的功能越来越强大，除了文字处理、电子表格制作、演示文稿的创建，还涉及关系数据库的处理，以及桌面信息管理、网页

2、制作等。许多办公软件的开发商把多种用途的常用办公软件集成起来，组织成办公软件包的形式。这样，一方面简化了使用方法；另一方面提高了各组件之间的“组合能力”；当然也提升了产品的市场占有率。例如，美国Microsoft公司的Office系列和中国金山公司的WPS系列。随着计算机使用的普及和现代网络技术的发展，许多单位、部门已经实现了无纸化办公，国际化大公司已经采用远程办公模式，虚拟办公技术也已经接近成熟。因此熟练使用办公软件是当代大学生必备的素质。7.1.2 常用的办公软件电视棒 从WordStar到Office组件，从WPS到永中Office，二十多年来，办公软件的发展帮助我们有效地提高了办公效率

3、。WordStar（简称WS）是一个较早的文字处理系统。它是由MicroPro软件公司在1979年研制的，并且很快成为畅销软件。在20世纪80年代，汉化的WordStar（CWS）在我国非常流行。1989年香港金山电脑公司推出的WPS（Word Processing System），是完全针对汉字处理开发设计的，在当时我国的软件市场上独占鳌头。1990年Microsoft公司推出了Windows3.0是一种全新的图形化界面的操作系统，受到软件开发者的青睐，英文版的Microsoft Word for Windows因此诞生。其后，Microsoft公司对Word的功能不断改进，先后推出Word

4、 5.0、Word 6.0及相应的中文版。在电子表格软件方面，1982年IBM发布了Lotus 1-2-3。Microsoft公司自1987年推出Excel 2.0，1992年发行Excel 4.0，1993年推出畅销软件Excel 5.0。1993年，Microsoft又把Word 6.0和Exce1 5.0集成在Office 4.0套装软件内，使其能相互共享数据，极大地方便了用户的使用。其后，又相继发布了涵盖更多功能的Office 95、Office97办公软件。1999年8月30日，Microsoft Office 2000中文版正式发布。2003年11月13日，Microsoft Of

5、fice 2003中文版在北京正式发布。我国自主研发的办公软件除了金山公司的WPS Office之外，主要还有无锡永中科技有限公司的Office系列。2002年10月26日，永中科技在北京正式推出永中Office个人版集成办公软件V1.0正式版，2003年8月28日，永中科技宣布其最新产品永中Office2003正式上市。7.1.3 Microsoft Office 2000Microsoft Office 2000全面面向Internet设计，强化了Web工作方式，运用了突破性的智能化中文处理技术，是第三代办公处理软件的代表产品。Microsoft Office 2000包含了8个最常用、功

6、能最强大的应用软件：Word：基于Windows平台的文字处理软件；Exce1：功能强大，简单易用的电子表格程序；PowerPoint：漂亮而直观的演示文稿工具；Access：Windows平台下真正的桌面关系型数据库；Outlook：便捷的桌面信息管理器；FrontPage：实现网站创建和管理的工具；Publisher：高质量的桌面出版系统；PhotoDraw：强大的商业图片编辑和图表说明工具。Microsoft Office 2000中最突出也是最有意义的改进是与网络的紧密结合，把HTML作为标准文件格式，便于文档在Web上发送和接收。Office 2000中文版针对汉语的特点，增加了许多

7、中文方面的新功能，如添加汉语拼音、中文校对、简繁体转换等。7.2 文档编辑软件Word 20007.2.1 Word 2000概述7.2.1.1 Word 2000基本功能微软从WordStar身上看到了文字处理软件拥有的广阔市场，开始了文字处理软件开发。比尔盖茨将微软的这款文字处理软件命名为MS Word。Word 2000是Microsoft Office 2000组件之一，是文档编辑软件。它充分利用Windows良好的图形界面的特点，将文字处理和图表处理功能结合起来，实现了真正的“所见即所得（What You See Is What You Get，WYSIWYG）”。7.2.1.2 W

8、ord 2000启动和退出1. 启动(1) 从开始菜单启动(2) 从桌面快捷图标启动(3) 由Word数据文件启动方法一：在Windows的浏览器中双击Word文档。方法二：鼠标单击桌面左下角的“开始”按钮，在随之出现的菜单中单击“新建Office文档”项，在“常用”选项卡下选择“空白文档”。2. 退出因为Word 2000是应用软件，所以退出Word 2000的方法与关闭应用程序窗口的方法完全相同。可以使用下面的方法之一退出Word 2000。(1) 在Word 2000窗口中，执行“文件”菜单的“退出”命令。(2) 在Word 2000窗口中，双击左上角的程序控制按钮。(3) 单击Word

9、 2000窗口左上角的程序控制按钮，在弹出的控制菜单中选择“关闭”命令。(4) 单击Word 2000窗口右上角的“关闭”按钮。(5) 使用组合键“Alt+F4”。退出Word 2000时如果有文件还没保存，Word会显示一个对话框，提示是否保存文件。如果有多个文件没保存，则在对话框中可选择“全是”按钮，此时所有文件都被保存，不再一一提示。退出时如果Word文件还没命名，会出现“另存为”对话框，用户在此对话框中键入新名字后，单击“保存”按钮即可。7.2.1.3 Word 2000窗口组成启动Word 2000之后，即打开Word 2000应用程序窗口，并在应用程序的工作区中显示一个新的文档，文

10、档的默认名字是文档1（默认的文件名是Doc1），如图7.1所示。图7.1 Word 2000窗口1. 标题栏窗口最上端是标题栏，用于显示当前正在编辑的文档的名称。标题栏的最左端是程序控制菜单图标。2. 菜单栏标题栏下方即为菜单栏，包括文件、编辑、视图、插入、格式、工具、表格、窗口和帮助等9个菜单。3. 工具栏工具栏位于菜单栏下方，是Word将一些常用的功能做成按钮形式并将功能相近的按钮组合在一起形成工具集。单击“视图”菜单的“工具栏”命令，或在菜单栏、工具栏上右单击，弹出工具菜单列表框，用户可以对工具栏进行选择，决定打开关闭哪些工具栏。用户也可以通过拖动各个工具栏，决定工具栏在应用程序窗口中的

11、位置。4. 标尺标尺的作用首先是显示当前页面的尺寸，同时它在段落设置、页面设置、制表、分栏等方面也发挥着作用。标尺分为水平标尺和垂直标尺。Word 2000标尺的度量单位是一个中文字。水平标尺有首行缩进标志、左缩进标志、右缩进标志。要显示或隐藏标尺，通过“视图”菜单的“标尺”命令前有无“”来控制。5. 编辑区编辑区占据了屏幕的大部分空间。编辑区就像是一张白纸，用户就是在这张白纸上进行文字、图形、表格的输入、排版等文档编辑工作。6. 滚动条滚动条分为垂直滚动条和水平滚动条，分别位于文档窗口的右侧和下方，用来将文档窗口之外的文本，移动到窗口可视区域中。滚动条一般有三个操作点，分别为两端的按钮、滚动

12、块和按钮与滚动块之间的空间。7. 状态栏状态栏位于应用程序窗口的底部，用于显示文档的有关信息（如页码、行号、列号等）。7.2.2 编辑Word2000文档7.2.2.1 文档的基本操作在Word中进行文字处理工作，首先要创建或打开一个文档，用户输入文档的内容，然后进行编辑和排版，工作完成后将以文件形式保存，以便今后使用。一个Word文档就是一个Word文件，其默认的扩展名为“.doc”。1. 建立文档Word 2000在第一次启动时，自动打开一个名为“文档1”的临时文档，可在其中录入文本，也可以再创建一个新的文档，步骤如下：(1) 单击“文件”菜单，选择“新建”命令，打开“新建”对话框。(2)

13、 选择默认的“空白文档”图标，单击“确定”按钮，则显示名为“文档2”的新文档。如果需要新建一个基于默认模板的文档，单击“常用”工具栏上的“新建”按钮。2. 文档的输入用户可以在插入点处输入文档内容。录入文本后，插入点自动后移，同时文本被显示在屏幕上。当用户输入文本达到右边界的时，Word会自动回车，插入点移到下一行头，用户可继续输入，当输入满一屏时，自动下移。要输入各种中文标点，只需切换到中文输入法，直接按键盘的标点符号。表7.1列出了智能ABC输入法，中文标点在键盘上的位置。表7.1 中文标点（智能ABC输入法）中文标点 对应的键 中文标点 对应的键 、 顿号 。 句号 . 实心点 破折号

14、_- 连字符 - 省略号 左引号 （单数次） 右引号 （双数次）“ 左双引号 （单数次）” 右双引号 （双数次） 左书名号 ！ 感叹号 ! （ 左小括号 ( ） 右小括号 ) ， 逗号 , ： 冒号 : ； 分号 ; ？ 问号 ? 左大括号 右大括号 左中括号 右中括号 ￥ 人民币符号 $ 如果要插入一些符号或特殊字符，可以通过“插入”菜单的“符号”命令实现，方法如下：(1) 插入点定位在要插入处；(2) 选择“插入”菜单的“符号”命令，显示“符号”对话框；(3) 选择相应的选项卡和符号，单击“插入”按钮。此外，许多中文输入法的软键盘也提供特殊符号的输入功能。在输入文本时要注意：(1) 为了排

15、版方便，各行结束不要按回车键，开始一个新段落才按回车键。在Word中，回车键是段落结束标志。(2) 对齐文本不要用空格键，用以后讲的缩进等方式。（参见7.2.3.2）(3) 使插入点重新定位有三种方法： 利用键盘（、Home、End、PageUp、PageDown等）； 利用鼠标移动或移动滚动条，然后单击； 利用“编辑”菜单的“定位”命令或直接在状态栏双击“页码”处，再输入所需定位的页码。(4) 如果发现输入有错误时，将插入点定位到错误的文本处，按“Delete”键删除插入点右边的错字，按“BackSpace”键删除插入点左边的错字。(5) 如果需要在输入的文本中间插入补加进去的内容，可将插入

16、点定位到需要插入处，然后输入内容。要注意当前应处于“插入”状态，此时状态栏中“改写”框状态以浅灰色显示，如果是“改写”框状态以黑色显示，为改写状态。按键盘上的“Insert”键，切换这两种状态。(6) 反复按“Ctrl+空格”键进行中西文的切换，或单击输入法进行输入法选择。3. 保存文档第一次保存文档时，应为文档分配文件名，并在本机硬盘或其他地址为其指定保存位置。以后每次保存文档时， Word将用最新的更改内容来更新文档内容。(1) 保存未命名的新文档图7.2 “另存为”对话框 单击“文件”菜单中的“保存”命令，弹出“另存为”对话框，如图7.2所示； 在“保存位置”列表中，选择希望保存文档的驱

17、动器和文件夹； 在“文件名”框中，键入文档名称； “保存类型”默认为“Word文档”，即.doc，也可以根据需要选择其他类型，例如Web页等； 单击“保存”按钮。(2) 保存已有文档单击“常用”工具栏的“保存”按钮。(3) 保存文档副本 打开需要制作副本的文档； 单击“文件”菜单中的“另存为”命令； 在“文件名”框中，为文档键入一个新名称，或在“保存位置”框中选择一个不同的驱动器，或在文件夹列表中选择一个不同的文件夹名称； 单击“保存”按钮。4. 打开已有的文档(1) 单击“文件”菜单中的“打开”命令，或单击“常用”工具栏的“打开”按钮；(2) 在“查找范围”列表中，单击包含所需文档的驱动器、

18、文件夹或FTP地址，然后找到并双击包含有该文档的文件夹；(3) 如果要打开的文档的扩展名不是.doc的，那么要在“文件类型”处选择“所有文件”；(4) 双击需要打开的文档。5. 文档的显示处理完一份文档后，希望将其显示，以观效果。Word提供了多种显示文档的方式。各种显示方式之间的切换，可在“视图”菜单中选择有关的显示命令。对于“普通视图”、“Web版式视图”、“页面视图”、“大纲视图”四种显示方式的切换，可单击水平滚动条左端的有关显示按钮。无论何种方式显示，都可以对文档进行修改、编辑以及按比例缩放尺寸等操作，而不同的显示方式又各有侧重。(1) 普通视图主要用于快速输入文本、图形及表格，进行简

19、单排版。(2) Web版式视图便于联机阅读，左边显示文档层次结构，单击某一主题，可以立即跳转到相应的部分。(3) 页面视图具有“所见即所得”的显示效果，便于图文混排，以及页眉页脚的设置。(4) 大纲视图显示文档的框架，便于进行大块文本的移动、生成目录等操作。(5) 打印预览可以观看文档的全貌，通过文件菜单的“打印预览”命令或常用工具栏“打印预览”按钮来查看。(6) 全屏显示将菜单栏、工具栏、标尺、状态栏等隐藏起来，在一屏可以看到更多的文本。7.2.2.2 选定、删除、移动和复制文本1. 选定文本Windows环境下的软件，其操作都有一个共同的规律，即“先选定，后操作”，在Word中，主要体现在

20、对文本的选定。在选定文本内容后，被选定的部分变成反相显示（黑底白字），选定了的文本，用户能够方便地对其进行删除、移动、复制、替换等操作。(1) 使用鼠标选定文本将鼠标指针移到欲选定的文本的首部（或尾部），按住鼠标左键拖动到欲选定的文本的尾部（或首部），释放鼠标，此时被选定的部分变成反相显示，表示选定完成。常用选定操作如下： 选定单个字：鼠标指针移到该字前，双击鼠标左键。 选定一句：鼠标指针移到该句子的任何位置，按住“Ctrl”键，单击鼠标左键。 选定一行：鼠标指针移到文本选定区（文本区左侧空白处，此时鼠标箭头指向右上方），并指向欲选定的文本行，单击鼠标左键。 选定多行：鼠标指针移到文本选定区，

21、按住鼠标左键，垂直方向拖拽多行。 选定一段：鼠标指针移到文本选定区，指向欲选定的段，双击鼠标左键。 选定整个文档：鼠标指针移到文本选定区，按住“Ctrl”键，单击鼠标左键。(2) 使用键盘选定文本利用光标移动键将插入点定位到欲选定的文本首部，在按表7.2的组合键，完成选定。表7.2 常用键盘选定组合键的功能说明组合键说明Shift+Shift+Shift+ PageUpShift+ PageDownCtrl+A上一行下一行上一屏下一屏整个文档若要取消选定的文本，将鼠标指针移到非选定的区域，单击鼠标或按箭头键即可。2. 删除文本(1) 选定欲删除的文本；(2) 按“Delete”键，或单击常用工

22、具栏上的“剪切”按钮，或选择“编辑”菜单“剪切”命令。注意：当发生误删除时，可单击“撤销”按钮，将刚才删除的内容复原。3. 移动文本将选定的文本移动到另一位置上。具体操作如下：(1) 选定欲移动的文本；(2) 单击常用工具栏上的“剪切”按钮，或选择“编辑”菜单“剪切”命令（快捷键为Ctrl+X），此时选择的文本已经从原位置处删除，并将其存放到剪贴板中；(3) 将插入点定位到欲插入的目标处；(4) 单击“粘贴”按钮，或选择“编辑”菜单的“粘贴”命令（快捷键为Ctrl+V）。如果想短距离内移动文本，更简捷的方法是利用“拖拽”特性，将选定的文本拖拽至新的位置。具体做法是：(1) 选定欲移动的文本；(

23、2) 把鼠标指针移动到已选定的文本，直到指针变为指向左上角的箭头；(3) 按住鼠标左键，鼠标箭头处就会出现一个小虚线框和一个指示插入点的虚线；拖动鼠标指针，直到虚线到达插入的目标位置，释放鼠标左键。注：剪贴板是内存中的一块存储区域，专门用来存放“剪切”、“复制”命令操作的对象，以备“粘贴”命令使用。4. 复制文本复制文本与移动文本操作相类似，只是复制后，选定的文本仍在原处。操作时与移动不同的是：只要将“剪切”按钮改为“复制”按钮，或“剪切”命令改为“复制”命令（快捷键为Ctrl+C）即可。使用“拖拽”特性也可以复制文本，其做法是：先选定要复制的文本，按“Ctrl+拖拽”，鼠标箭头处就会出现一个

24、小虚线框和一个“+”符号，将选中的文本拖拽至目标位置，释放鼠标左键。5. 所做工作的撤销与恢复(1) 撤销操作过程中，如果对先前做的工作感到不满意，可利用常用工具栏的“撤销”按钮，恢复到原来的状态。在Word 2000中，可以撤销最近进行的多次操作。单击工具栏上“撤销”按钮边的向下箭头，打开允许撤销的动作表，该动作表记录了用户所作的每一步动作，如果想撤销前几次动作，可以在列表中选中该动作并单击。(2) 恢复常用工具栏的“恢复”按钮允许恢复一个“撤销”动作。同样。允许恢复上几次“撤销”操作，单击“恢复”按钮旁的向下箭头，打开允许恢复的动作表，选择前几次的“撤销”动作，实现多级“恢复”。注：以上的

25、所有编辑操作，都可以通过以下四种方式之一实现： 选择“编辑”菜单中的相应命令。 命令快捷键，例如，“剪切”命令的快捷键为Ctrl+X，“复制”命令的快捷键为Ctrl+C，“粘贴”命令的快捷键为Ctrl+V。 工具栏的相应命令按钮。 单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中，选择相应的命令。7.2.2.3 查找、替换Word提供的查找、替换功能不仅能查找、替换字符串，还能对带格式的文本或特殊字符进行查找和替换，该功能给用户修改文档提供了极大的方便。1. 替换如果想把文档中所有的“编排”要替换成“排版”，不必一个一个去替换。可以使用打开“编辑”菜单的“替换”命令，弹出“查找和替换”对话框。在“查找内容”文

26、本框中输入要替换的内容“编排”，在“替换为”文本框中输入“排版”，单击“查找下一处”按钮，Word就自动在文档中找到下一处使用这个词的地方，单击“替换”按钮，即可替换该词；如果单击“全部替换”按钮，可替换文档中或选定区域中全部使用的该词。2. 查找在Word中，用户可以使用查找命令查找任意字符串。单击“查找”选项卡，在“查找内容”输入框中输入要查找的内容，单击“查找下一处”按钮，就可以找到文档中的该内容了。单击“高级”按钮，可以选择搜索选项“区分大小写”、“全字匹配”、“使用通配符”、“同音”、“查找单词的各种形式”以及“区分全/半角”前的复选框，进行查找的高级设置。在Word 2000中，也

27、可以使用快捷键打开“查找和替换”对话框：Ctrl+F（查找）；Ctrl+H（替换）；Ctrl+G（定位）；也可以通过单击垂直滚动条上的“选择和浏览对象”按钮，单击面板中的望远镜图标，打开查找和替换对话框。7.2.2.4 项目符号和编号在Word中，可以快速地给多个段落的文本添加项目符号和编号，使文档更有层次感，易于阅读和理解。1. 添加编号对已有的文本，可以方便地通过“编号”按钮自动转换成编号列表。选定要设置编号的段落，单击格式工具栏的“编号”按钮，就在这些段落前加上了数字编号。若要改变编号的格式，单击“格式”菜单的“项目符号和编号”命令，选择“编号”选项卡，选择所需的编号。当对上图中的编号不

28、满意时，可以选择“自定义”按钮，根据“自定义编号列表”对话框进行设置。2. 添加项目符号编号与项目符号最大的不同是：前者为一组连续的数字或字母，而后者每个段落前都使用相同的符号，操作方法相同。同样，对Word提供的项目符号不满意时，可单击“自定义”按钮，在“自定义项目符号列表”对话框中单击“项目符号”按钮，选择所需的符号。当用户想将编号改成项目符号，只要选中需要改变的段落，按工具栏“项目符号”按钮，反之亦然。注：在某个段落输入文本前，输入“1.”、“a)”、“（一）”等格式，然后输入文本，当回车时，Word将该段和下段自动转换为编号。如果用户不需要这个自动的编号，单击“撤销”按钮即可。7.2.

29、2.6 插入文本框、图片1. 文本框的使用所谓文本框，就是用来输入文字的一个矩形方框。插入文本框的好处在于文本框可以放在任意位置，还可以随意移动。在Word 2000中，用户可以插入横排文本（即文本横向显示），也可以插入竖排文本（即文本竖向显示）。插入文本框的具体操作步骤如下：(1) 单击绘图工具栏上的“文本框”按钮，或“竖排文本框”按钮，也可以选择“插入” 菜单“文本框”命令“横排”子命令，或选择“插入”菜单“文本框”命令“竖排”子命令；(2) 在需要添加文本框的位置单击或拖动鼠标，就可出现一个空文本框。如果插入的文本框大小不合适，或者插入的字显示不出来，可通过拖动其8个控制点至合适大小。此

30、外，用户还可设置文本框的属性，只需将鼠标在文本框上双击即可在弹出的“设置文本框格式”对话框中进行设置。2. 插入图片在Word 2000中，系统自带了一些图片，用户可以执行命令插入。另外，也可以从文件中选择图片插入。(1) 插入Word自带的图片 将光标放到要插入图片的位置； 单击“插入”菜单的“图片”命令“剪贴画”子命令，或单击绘图工具栏上的“插入剪贴画”按钮，打开“插入剪贴画”对话框； 在“图片”选项卡中，单击图片的种类，打开所包含的剪贴画； 选择要插入的剪贴画，单击就会出现一个快捷工具栏； 单击工具栏上的“插入剪辑”按钮，就可在光标处看到该图片了。(2) 插入文件夹中的图片 将光标放到要

31、插入图片的位置； 选择“插入”菜单“图片”命令“来自文件”子命令，打开“插入图片”对话框， 要“查找范围”框中选择图片所在的位置； 选定文件夹中的图片，在对话框上可以预览效果； 单击“插入”按钮，即可在插入点位置插入图片。(3) 设置图片格式如果要设置图片的属性（如大小、位置等），可以双击该图片，或选定图片后单击“格式”菜单中的“图片”命令，或选定图片后，右单击，在弹出的快捷菜单中，选择“设置图片格式”命令，打开“设置图片格式”对话框，来设置图片的格式。也可以利用“图片”工具栏上的按钮，对插入的图片进行缩放、移动、裁剪、文字环绕等设置图片格式操作。7.2.2.7 表格在一份文档中，经常会用表格或统计图表来表示一些数据，它可以简明、直观地表达一份文件或报告的意思。1. 创建表格下面介绍三种创建表格的方法：(1) 利用按钮创建表格