单位档案数字化加工项目合同书.docx

1、单位档案数字化加工项目合同书单位档案数字化加工项目采购合同书甲方（ 采购人）： 单位 乙方（ 成交供应商）： 公司 甲乙双方本着平等互利的原则签订本合同。 甲方根据有关法律、 法规、 规章、 制度， 通过公开招标， 委托乙方开展单位档案数字化加工项目 的档案数字化加工工作， 为使工作顺利开展， 明确双方职责， 特制作以下协议。 一、 采购合同内容数量及要求 采购合同内容： 单位档案数字化： 62万页左右的单位档案数字化加工，具体页数按实际为准。 数据制作成符合国家档案局和省局标准的一套成品数据光盘和三套相对应的硬盘数据备份保存。 1、 采购合同数量及单价： 事项分项内容加工数量单价（ 元）备注

2、说明档案数字化加工单位档案万页元/页费用预算费用金额： （ ￥ ）。 备注： 最后总结算按实际完成工作量计算。3、 合同计费标准： 数字化扫描按 A4 页计费， A3 幅面折合成 2 页A4 页数计费， A3 以上图纸 3.5 元/张。 档案数字化加工范围、 数量、顺序按照瓯海区档案局的实际需求进行。 4、 合同履行时间： 自合同签订之日 起， 15 日 之内进场， 3 个月 内完成档案数字化加工及整理， 交付用户使用。 5、 服务质量： 符合国家档案局、 浙江省档案局和单位等相关行业标准和规定， 暂无标准的按甲乙双方协商的标准执行， 以联系单为准。 6、 合同总金额： （ ￥ 元）。 7、

3、加工地点： 单位 二、 数字化技术要求 （ 一） 档案交接 档案进出库交接严格执行档案进出库管理制度。 双方联系人当场清点案卷数量， 填写“档案交接登记本” ， 有缺少、 破损等情况注明， 完成交接。 此项工作由项目 实施负责人完成。 （ 二） 档案整理 在档案扫描之前， 对待加工档案实体进行前整理， 根据甲方要求对不规范的档案案卷包括对案卷内情况进行登记、 拆卷、 分件、 排序；档案案卷级和文件级条目 著录、 目 录数据校对、 补录、 目 录打印和建库； 档案卷盒更换、 盒内卷内目 录和备考表制作打印及目 录册打印装订等工作环节。 （ 三） 档案扫描： 1、 扫描设备要根据档案幅面的大小（

4、A4、 A3 等） 和纸张状况，选择相应规格的扫描仪或专业扫描仪进行扫描。 扫描方式原则上采用平板扫描仪或专业不拆卷非接触光源扫描仪扫描， 禁止采用滚筒式或搓纸型扫描仪进行扫描。 大幅面档案可采用大幅面数码平台， 也可以采用小幅面扫描后的图像拼接方式处理； 同页有两个以上文件（ 例如文件中的夹条）， 需分别标页码和扫描。 照片扫描设备必须采用专业照 片（ 纸制和底片） 扫描设备和专业扫描加工软件及照片管理软件。 2、 扫描模式， 要求对所有纸质档案均采用彩色模式进行扫描。 照片档案扫描按档案原色进行扫描， 保持照片档案的原版原貌。 3、 扫描分辨率要求， 全文字档案扫描分辨率为 300dpi，

5、 特殊情况， 如文字偏小、 密集、 清晰度较差等， 可适当提高分辨率。 照片档案扫描采用 600dpi 分辨率， 底片采用 800dpi 分辨率， 保持原档方向。 4、 根据前处理单， 认真填写纸质档案数字化转换过程交接登记表单， 核对每份文件题名、 实际扫描页数与档案整理时填写的文件题名、页数是否一致， 如有不一致情况应注明具体原因和处理办法。 （ 四） 图像处理 1、 对扫描后的图像进行逐页纠偏、 去污、 去装订孔、 图像拼接、裁黑边（ 不许裁档案图像内的白边）、 排序等处理， 不许去除页面上所有字迹， 包括数字和文字； 确保扫描件页面内容居中， 大小与原件一致， 档案原貌信息完整、 不变

6、、 可读； 扫描图像字迹清晰、 颜色恰当，图像整体倾斜小于 3 度； 对大幅面档案进行分区扫描后形成的多幅图像拼接完整、 正确、 无拼接痕迹， 拼接后原图像应予保留； 所以数字化产品封装前后页面大小一致， 前后两份文件大小一致； 所有数字化产品背景色一致； 文件排列顺序正确。 2、 除手写稿外， 应采用“尚书” 、“清华文通” 、“汉王”等先进的文字识别软件， 将扫描合格的印刷体文件（ 正式发文） 电子图像,进行全文 OCR图像识别和双层 PDF 数据的制作。 双层 PDF 数据的图像版式必须保持和档案的原貌一致,双层 PDF 文本数据应无乱码和非法字符，能形成规范的 DOC 文本文件,文本识

7、别准确率要求达到 95%以上。 3、 照片档案必须按照照片档案管理规范 要求， 建立照片档案 目 录数据库和相关联的图像数据库。 照片档案在修复前应建立照片原档文件夹， 修复时必须在档案局工作人员的指导下进行。 要求采用专业技术手段保证照片电子图像的色彩深度、 色彩饱和度与原版照片保持一致。 其他技术要求参照文书档案扫描标准。 （ 五） 图像存储 1、 存储格式。 所有档案(包括纸质、 照片、 底片)形成的图像文件采用单页 TIFF 彩色格式存储， 采用无损压缩模式。 纸质形成的 TIFF格式电子图像文件经 OCR 识别后再形成对应的双层 PDF 文件并用此格式挂接到档案管理软件内， 方便提供

8、利用。 照片在形成 TIFF 格式文件的同时， 生成 JPEG 格式文件。 2、 图像文件命名。 每一份双层 PDF 文件以相对应的档号命名， 单面 TIFF 的命名， 是以文件夹命名， 文件夹命名应与文件级目 录中的档号命名相一致， 文件夹内单页图像应以 8 位流水号命名。 图像命名排序不得出现颠倒、 缺页、 重页或错页等情况， 命名差错率控制在万分之三以内。 要求档号（ 数据编号）、 扫描页码与电子目 录页号的一致性和扫描图像的排序与档案原件的准确率达到 100%。 （ 六） 目录建库 1、 根据档案著录规则（ DA/T18）、浙江省综合档案馆电子目录数据库结构与交换格式（ 浙档【2002

9、】 43 号）、浙江省民生档案信息基础数据库结构与交换（ 推荐） 格式（ 试行） 的要求， 建立案卷级目 录、 文件级目 录、 全文电子图像、 档案实体、 硬盘备份之间的有效关联， 并形成案卷级、 文件级和专题目 录数据库。 民国档案需全部重新拟定， 并见名就录； 建国后档案已有目 录数据库， 只对错误和漏录， 需录人名的进行修正、 补充， 完善， 要求条目 著录合格率达到 95% 以上。 2、 为保证著录数据的准确率， 做到目 录数据著录的同时做好校对和图像挂接的准备工作， 并按照档案局的要求进行各类卷皮、 案卷目录和卷内文件目 录的排版、 打印， 建立档案目 录数据库， 著录条目 与对应图

10、像文件挂接正确率要求达到 100%。 著录字段最终由档案局确定。 3、 目 录数据在图像文件夹外单独存储， 成品数据能导出 DBF、EXCEL、 XML 和 TXT 格式进行保存。 按档案局要求， 负责将数据导入档案馆综合业务管理系统。 4、 为保证目录数据的正确性， 建立目 录数据库管理系统日 志， 记录旧数据修改与新增过程， 并向档案局提交一份纸质或机读著录清单，标明与原有馆藏电子/纸制目 录修改的项目 及内容， 以备数据验收时查验。 5、 档案装订时， 按照档案整理规范验收后的成品目 录（ 原纸制目录仍保留） 打印卷内目 录， 加工完成验收后， 应向档案馆移交光盘电子目 录两套（ 含案卷

11、级目 录和文件级目 录） 和纸质目 录册两套。 纸质目 录册制作要求纸张挺括（ 用 120 克铜版纸打印）， 排版规范,字迹清晰。 打印采用黑白模式。 纸质目 录册案卷封面按照档案局要求设计制作， 并用 120 克以上铜版纸印制。 (七) 后期整理装订 1、 在完成扫描后,拆除过装订物的档案应按档案保管的要求重新装订。 在恢复装订时， 按照档案原有的装订方向进行， 不可更换装订位置（ 如改右装订为左装订）； 遵循“两对齐”要求， 即装订线一侧边缘对齐， 档案内页以下边缘对齐； 装订需采购专装订线进行装订（ 装订线 由加工单位提供）， 不可使用金属或塑料装订物， 如原始档案中发现金属或塑料装订物

12、的应予以剔除； 保持档案的排列顺序不变， 不倒页、不得漏页、 错页， 不得压字， 装订牢固、 不掉页， 做到安全、 准确、无遗漏。 同时， 案卷备考表上要详细记录案卷内出现的漏号、 缺号、重号、 重页、 空白页等增删改情况， 要求用黑色档案专用水笔进行书写， 字体要求工整、 清洁， 不准出现涂改的现象。 2、 对不符合规范的档案卷盒， 在档案局确认的情况下进行更换，并按档案局要求在档案卷盒封面上填写相应内容。 对档案中所有不合格的案卷卷皮进行重新打印和更换。 (八) 数据挂接 数字化转换过程中形成的目 录数据库与图像数据库,通过质检环节确认为合格后， 按照档案局所采用的档案综合管理系统的技术要

13、求，通过专业批量挂接软件， 比对、 剔除重复件， 实现图像文件与案卷级、文件级目 录数据库的批量、 快速挂接； 实现目 录数据对相关联的数字图像的自动搜索， 并加入对应的电子地址信息等。 要求档号、 数据挂接准确率、 图像完整性达到 100%。 (九) 数据备份 加工数据验收合格后，采用在线和离线相结合的方式对数据进行备份。 1、 在线备份。 数字化加工后的档案数据， 需完全符合档案局档案综合管理系统的业务要求， 做到与档案局档案综合管理系统的无缝衔接， 并将档案数据完整准确地装载到该系统中。 数据经测试运行正常后， 中标单位应将目 录数据和数字化加工成品数据导入到磁盘阵列等存储介质载体， 以

14、双层 PDF 数据格式实现在线存储备份， 保证档案的 安全利用。 2、 光盘备份。 每完成一个全宗的电子成品数据验收后， 要制作一套单页 TIFF 格式/JEPG 压缩格式光盘。 所有数字化加工成品数据光盘在验收后移交一份给档案局备份。 要求每片光盘包装盒内及盘片上附光盘标签和光盘目 录， 光盘目 录要求有索引信息、 编号、 档案的分类信息以及所对应的硬盘编号。 同一份文件不能跨越两张 DVD。 光盘应使用符合要求的 JVC 国际档案级光盘或 SONY 单盒单片装刻录光盘。光盘刻录后必须封口， 确定光盘不能再添加其他数据。 3、 硬盘备份。 移动硬盘采用单个 1T 以上容量的正版爱国者或朗科品

15、牌。 每完成一个批量的数据验收后， 要将单页 TIFF 格式/JEPG 压缩格式数字化加工产品、 已封装的双层 PDF 数字化加工成品以硬盘备份方式移交二套给档案局保存。 4、 数据管理。 加工人员要认真填写数字化备份管理登记表单， 对于所有光盘和硬盘进行管理与记录。 每批加工数据移交档案馆验收后三日 内， 加工企业服务器上的已经移交档案馆验收合格的电子数据必须在档案局工作人员的现场监督下销毁， 同时移交该批数字化加工在监管系统上的监控记录。 5、 数据检验。 乙方必须使用的“数字化成果质检软件”对所有数字化成品数据（ 目 录、 图像、 路径、 光盘、 硬盘） 进行成品检测， 检测结果必须与档

16、案局数字化加工技术标准相符合。 中标单位经过自检后认为成品数据质量符合规定要求后， 递交档案局进行每批最终审核验收并出据书面验收报告。 （ 十） 档案归还 在数据验收合格后， 乙方必须对档案实体进行逐卷清点， 按档案 数量、 卷内文件目 录、 页数与顺序、 文件状况、 装订要求等进行检查，如发现丢失、 损坏、 圈划或涂改等将追究法律责任； 顺序错误、 卷间文件颠倒等情况， 乙方要重新进行处理和无条件整改。 归还每批实体档案时， 乙方应提供每批档案扫描加工流程汇总报表和工作日 志表，并随同实体一起交接。 同时应配合档案局（ 馆） 指定的专人一起做好实体的清点交接工作， 并做好移交记录。 三、 双

17、方的权利义务 1、 甲方提供办公场地及室内电源、 灯光、 空调、 监控等义务。 2、 乙方的项目 加工人员工作时间为： 8:00-17:00， 每周 5-6 天，法定假日 除外。 3、 甲方按合同规定的条款按时付款。 4、 乙方对甲方形成的文件材料进行整理、 数字化扫描工作， 是在甲方收集齐全前提下开展档案加工。 5、 乙方保质保量按时完成档案服务工作， 本合同保质期一年（ 从合同生效日 起计算）。 在质保期内发现服务质量缺陷， 乙方负责返工或者采取补救措施， 但因甲方使用、 保管不当引起的问题除外。 6、 甲乙双方均不得向第三方泄露有关本合同的其他细节， 否则追究相关责任。 7、 乙方应保证

18、提供服务过程中不会侵犯任何第三方的知识产权。 8、 本项目 作业过程中提供的或涉及的所有数据属甲方拥有， 乙方无权在技术要求规定之外自行处置数据， 不得自行删除、 复制、 修改、转移数据， 不得以任何形式向第三方提供。 9、 甲方标有密级且未经解密的涉密档案， 不得交由乙方整理、 数字化。 10、 乙方在加工过程中不得下载、 留存、 持有任何档案信息， 违者承担法律责任并予严厉经济处罚。 11、 甲方对乙方工作人员进行身份审查和登记备案，并签订保密协议。 12、 乙方在甲方场地工作时， 应遵守卫生、 消防、 安全等相关的规章、 制度。 四、 验收方式 （ 一）档案前处理质检。 档案局对中标单位

19、经过自检认为质量已经符合规定要求的成果， 每批以抽检 10%-20%之间的方式对档案前整理质量进行验收， 合格率达到 95%以上（ 含 95%） 予以验收通过， 抽检合格率在 95%以下， 提交验收的档案前整理成果全部发回重检， 直至达到验收要求。 连续三个批次不合格， 在退回自检期间， 档案局（ 馆）将不再提供扫描实体。 （ 二）图像扫描和目 录建库数据质检。 档案局对中标单位经过自检认为质量已经符合规定要求的图像扫描和目 录建库数据成果， 在中标单位无偿提供的客户质检管理终端上， 每批以抽检 10%-20%之间的方式对图像扫描和目 录建库数据进行验收， 其中： 档号（ 数据编号）、选择扫描

20、的页码与电子目 录的张页号的一致性和扫描图像的排列顺序与档案原件的准确率要求达到 100%， 如发现一条错误,图像数据全部退回重检。 条目 著录合格率要求达到 95%以上（ 含 95%） 予以验收通过， 如抽检合格率在 95%以下， 提交验收实体和数据全部发回重检。其它数据抽检合格率要求达到 95% 以上（ 含 95%） 予以验收通过,如抽检合格率在 95% 以下，提交验收实体和数据全部发回中标单位全面自检， 直至达到验收要求。 以上质检连续三个批次不合格， 在退回 自检期间， 档案局（ 馆） 将不再提供扫描实体。 (三) 档案数据挂接验收。 档案局对中标单位经过自检认为质量已经符合规定要求的

21、档案数据挂接成果， 每批以抽检 20%的方式进行数据验收。 要求档号、 数据挂接准确率、 图像完整性达到 100%， 如发现一条数据错误即视为“不合格” ， 退回重检。 其他数据项合格率达到 95%以上（ 含 95%） 予以验收通过， 如抽检合格率在 95%以下， 提交验收数据全部发回中标单位全面自检， 直至达到验收要求。 （ 四）档案局对中标单位经过自检认为质量已经符合规定要求的档案实体， 每批以抽检 20%的方式进行验收。 档案实体验收必须按档案数量、 文件状况、 卷内文件目 录、 页数、 顺序、 备考表、 装订等进行逐卷检查和清点， 如发现丢失、 损坏、 圈划或涂改等将追究法律责任；顺序

22、错误、 卷间文件颠倒、 装订不符合要求等均作为差错， 要求重新处理， 合格率要求达到 100%。 检验合格率在 95%以上给予验收通过。抽检合格率在 95%以下， 提交验收档案全部发回中标单位全面自检，直至达到验收要求。 （ 五）以上每个环节的成果检验均要做好验收记录，并认真填写 档案数字化质量验收登记表 一式三份。 验收“通过”的结论， 必须经中标单位项目 负责人和质检人员审查签字， 并提交档案局（ 馆） 审核确认后方有效。 五、 质量保证及后续服务 1、 质保期 1 年。（ 自验收合格之日 起计） 2、 乙方在收到中标通知书需向甲方提供中标总金额的5%款项为履约保证金， 计人民币壹万元整（

23、 ￥ 10000.00）。 履约保证金在甲乙双方签订合同前递交。 履约保证金自提交之日 起至整个项目 最终验收前有 效。 3、 乙方应按招标文件规定向甲方提供服务。 4、 乙方提供的服务成果在服务质量保证期内发生故障， 乙方应负责免费提供后续服务。 对达不到要求者， 根据实际情况， 经双方协商，可按以下办法处理： （ 1） 重做： 由乙方承担所发生的全部费用。 （ 2） 贬值处理： 由双方合议定价。 （ 3） 解除合同。 5、 如在使用过程中发生问题， 乙方在接到甲方通知后在 48 小时内到达甲方现场。 6、 在服务质量保证期内， 乙方应对出现的质量及安全问题负责处理解决并承担一切费用。 7、

24、 项目 评审、 预检和验收 乙方在全部完成工作量并提交工作成果， 经甲方初验后， 由甲方组织相关部门向上级主管部门申请验收， 地点在甲方现场。 费用由乙方承担。 六、 款项支付 第一期甲方支付乙方合同总金额的20%款项，时间为乙方制定详细的操作流程规范和工作计划， 经过业主方和评审通过后， 乙方技术人员进场， 设备到场进行开发10天内。 第二期甲方支付乙方合同总金额的40%款项， 时间为完成工作量50%， 经过甲方测试通过后10天内。 第三期甲方支付乙方合同总金额的40%款项，为完成总体工作量经过甲方验收通过后10天内。 第四期履约保证金转为质量保证金， 质保期（ 1年） 期满后5个工作日 内

25、甲方一次性支付。 七、 违约责任 1、 甲方无正当理由拒收接受服务的， 甲方向乙方支付合同款项百分之五作为违约金。 2、 甲方无故逾期验收和办理款项支付手续的,甲方应按逾期付款总额向乙方支付每日 万分之三违约金。 3、 乙方逾期提供服务的， 甲方应按逾期天数向乙方支付每日 万分之三违约金。 逾期超过约定日 期 10 个工作日 不能交货的， 甲方可解除本合同。 乙方因逾期交货或因其他违约行为导致甲方解除合同的， 乙方应向甲方支付合同款项百分之五的违约金， 如造成甲方损失超过违约金的， 超出部分由乙方继续承担赔偿责任。 八、 不可抗力 1、 在合同有效期内， 任何一方因不可抗力事件导致不能履行合同

26、，则合同履行期可延长， 其延长期与不可抗力影响期相同。 2、 不可抗力事件发生后， 应立即通知对方， 并寄送有关权威机构出具的证明。 3、 不可抗力事件延续 120 天以上， 双方应通过友好协商， 确定是否继续履行、 部分履行或不履行合同， 双方对此不提出赔偿责任。 九、 其他 1、 双方在执行合同中所发生的一切争议， 应通过协商解决。 如协商不成， 可向人民法院起诉。 2、 本合同自双方签字盖章之日 起生效， 合同执行期内， 甲乙双方均不得随意变更或修改合同。 3、 未尽事宜， 双方友好协商解决做出补充规定， 补充规定与本合同具有同等法律效力。 协商不成由甲方所在仲裁委员会提出仲裁。 4、 本合同一式六份， 甲方叁份， 乙方叁份。 5、 其他未尽事宜， 按照中华人民共和国合同法 的有关规定执行。 6、 合同附件， 下列文件与本合同具有同等法律效力： 1） 采购人的招标文件与招标补充文件； 2） 成交供应商报价文件； 3） 询标纪要和承诺书。 4） 成交通知书 双方签字盖章 甲方： 乙方： 采购人(盖章)： 中标供应商（ 盖章） 法定代表人： 法定代表人： 日 期： 年 月 日 日 期： 年 月 日 附： 甲方银行开户信息 开户银行： 户名： 帐号：