大学档案分类编号方案WORD10页.docx

1、大学档案分类编号方案WORD10页大学档案分类编号方案(试行)一、体系结构 根据规则和分类法的要求，结合我校原分类方案以及学校档案产生的领域范畴和档案记述的内容性质，采用“年度问题保管期限”分类法。即归档文件整理先按自然年度分开，年度下按问题分类，问题下再按保管期限区分。 （一）档案类目的划分和标识 1、一级类目的设置和标识 我校档案确定为十三个一级类目，类目代号采用类目名称主词汉语拼音的第一个字母标识，其名称、标识符号和主要内容如下： DQ党群档案 主要是学校党委各部、委、办及群众组织在工作中以各种载体形成的，有保存价值的材料。XZ行政档案 主要包括学校行政职能部门（教学、科研、外事、基建、

2、财务、资产管理、校办产业除外）在工作中以各种载体形成的，有保存价值的材料。 JX教学档案 主要是教学管理和教学业务部门（含学院）以各种载体形成的，有保存价值的材料。 KY科研档案 主要是学校在科学研究管理和科研实践活动中以各种载体形成的，有保存价值的材料。 WS外事档案主要是外事管理工作和外事活动中以各种载体形成的，有保存价值的材料。CB出版档案主要是出版管理和出版活动中以各种载体形成的，有保存价值的材料及各种出版物。JJ基建档案主要是基本建设管理和基建项目建设中以各种载体形成的，有保存价值的材料。CK财会档案 主要是财务管理和会计核算活动中以各种载体形成的，有保存价值的材料。 SB仪器设备档

3、案 主要是仪器设备管理和仪器设备申请购置、开箱验收、安装调试、管理使用、维修改造、申请报废等各个环节中以各种载体形成的，有保存价值的材料。 SX声像档案 主要是学校在教学、科研、党政管理和其他重大活动中形成的具有保存价值的各种以声音、图像为记录方式的专门载体及其与之相配套的材料。 DZ电子档案 电子档案，是指经过鉴定，具有保存价值和利用价值的，按一定格式存储在磁带、磁盘和光盘等介质上，并可在网络上进行传递的代码序列及其相应的支持软件产品和软、硬件说明。 RW人物档案 人物档案是经学校确定为人物档案收集范围的个人在国内外教学、科研以及社会活动中形成的、有保存价值的各种载体的文字、图表、声像、电子

4、、实物材料，均属人物档案。 SW实物档案 学校在教学、科研、党政管理、外事活动中产生或获得的纪念品、奖品、奖状、礼品、赠品、证章等物品。 2、二级类目的设置和标识 二级类目是对一级类目的细分，其标识采用“两位”阿拉伯数字，依次标识为11、1299，但不用带“0”的数字，如10、20、等。 3、三级类目的标识、扩展和类目的连接 三级类目的标识采用“自然数序列”。即依次标识为1、2、3，以区分不同的档案内容。类目之间：一级与二级类目之间直接相连；二级与三级类目之间用连接号“”连接。 （二）档号的编制 1、档号的结构 档号的编制采用阿拉伯数字和汉语拼音相结合进行编码，即由“全宗号、年度号、类目号、保

5、管期限、件号”五个部分组成。 （1）全宗号：由阿拉伯数字组成。我校档案馆现有2个全宗。一个是云南大学全宗（用“1”表示），另一个是原云南政法高等专科学校全宗（用“2”表示）。 （2）年度号：采用公元纪年，由四位阿拉伯数字组成。 （3）类目号：由一、二级（档案内容多时扩展到三级）类目标识符号组成。 （4）保管期限：采用两种方式表示，第一种是在录入计算机时，采用名称主词汉语拼音的第一个字母录入，即永久为“Y”，长期为“C”，短期为“D”；第二种是在手工填写档案盒时，直接采用名称汉字主词，即“永久”、“长期”、“短期”。 （5）件号：采用阿拉伯数字标识，按“件”的顺序编写流水号。各部分标识之间用连接

6、号“”连接。归档文件进馆以后，由档案馆统一对档案盒编盒号。 2、档案实体排列：编定盒号后，按永久、长期、短期顺序排列上架。 二、分类主表 本分类主表仅按现有归档单位列出，新成立的单位依次按类编入。 DQ党群 11党务综合 12纪检 13组织 14宣传教育 含学生思想政治工作 15统战 含民主党派材料 16工会 含妇女工作 17团委 含学生会、研究生会、学生社团工作 18新闻中心 XZ行政 11行政综合 12人事 13监察审计 14公安（含武装、保卫） 15后勤管理 16档案管理 17离退休工作管理 18 “211”工程管理 19资产管理(科技文化开发园区管理) 21北校区综合管理 22图书管理

7、 23现代教育技术中心管理 24网络与信息中心管理 25玉溪校区管理 26附中福保校区管理 27海埂校区管理 JX教学 11综合主要为教学管理性材料，各教学部门排列顺序为：（1）研究生部（2）教务处（3）学生处（4）体教部（5）人文学院（6）法学院（7）外国语学院（8）公共管理学院（9）职业技术学院（10）成人教育学院（11）数理学院（12）经济学院（13）工商与旅游管理学院（14）信息学院（15）化学与材料工程学院（16）国际文化学院（17）国际现代设计艺术学院（18）滇池学院（19）附属外国语学校（20）附属中学（21）软件学院（22）资源环境与地球科学学院（23）生命科学学院（24）艺术

8、学院（25）国际关系学院（26）云南大学旅游文化学院（丽江）（27）大学外语教学部（28）网络教育学院（29）高等教育研究院 12学科与实验室建设、专业设置 13招生（博士、硕士、本专科、成人） 14学籍管理（含学生奖惩） 15课堂教学与教学实践 16学位（可扩展到三级类目） 1博士学位 2硕士学位 3学士学位（排列顺序与综合类相同） 17毕业生情况（就业指导、毕业跟踪调查）18教材 KY科研 11综合 含科研经费管理、学术活动材料 12科研项目根据项目设置，可扩展到三级类目，按科研机构排列顺序为：（1）社科处（2）科技处（3）科技开发处（4）重点实验室（5）微生物研究所（6）实验中心（7）发

9、展研究院（8）药学院（9）云南澄江动物群研究中心（10）单克隆抗体研究中心（11）西南边疆少数民族研究中心 WS外事 11综合 12出国（境） 13来校（访问、讲学、研究） 14国际合作与会议 15外国留学生工作 CB出版（含出版社、校刊编辑部、思想战线和学报编辑部） 11综合 12校报 13刊物 JJ基本建设 11综合 12基建工程项目（可根据项目扩展到三级类目） CK财会 11综合 12会计报表 13会计帐簿 14会计凭证 15工资清册 奖金、奖学金入此 SB仪器设备 11综合 12仪器设备项目（可根据具体项目扩展到三级类目） SX声像 11照片（含底片、文字说明） 12录音带 13录像带 14缩微胶片 15影视胶片 16幻灯片 SW实物 11文物、校史 12礼品、赠品 13奖品（状） 14其它 DZ电子 11磁盘 12光盘 13磁带 RW人物