综合办公室管理制度.docx

1、综合办公室管理制度制度会签表制度编号版本编号生效日期密级程度 普通 秘密 机密 绝密目 的为了规范公司管理，有效进行监控，维护工作的正常秩序，保证公司各项业务的正常开展，特制定本规定。适用范围 版本优化说明优化原因无优化内容无传达对象应知应会一般了解部门/区域岗位部门/区域岗位总公司总公司分公司分公司上级流程或制度下级流程或制度类型: 岗位职责 操作规程 管理规定 其他制订： 财务中心 拟稿：资金管理部会签： 运营中心 人力资源中心 综合中心 企划中心财务中心 资讯科技中心 审计监察中心 培训中心中融信 客户服务中心 市场研发中心 企业发展中心批准：本中心副总裁 总裁 其他： 综合办公室管理制

2、度一、综合办公室工作职责1.1负责项目部日常工作和联系。1.2负责项目部党群、工会、纪检监察工作及政治理论学习的组织。 1.3负责项目部日常行政管理工作，具体包括以下内容： 131做好宣传报道和信息工作，收集、整理工程建设的有关影像资料和相关信息，整理、编发项目部各类工作动态、信息并及时上报和转发。 132做好公文（函、电）管理。公文(函、电)的收发、登记、呈批、传阅、催办、审核工作。对公文(函、电)进行分类、立卷、归档。133做好各种证件的办理、发放和管理工作。134做好会务组织工作。组织或指导其他部门进行会议筹备、会议记录以及相关文件整理等工作。135做好项目部办公用品的购置、发放和日常维

3、护管理工作。136做好项目部生活后勤保障和车辆的管理、调度工作。137负责安排大型检查的接待工作，会议记录整理，汇报材料的拟稿工作。138负责外聘用工的在册登记管理等工作。139催办和检查重要事项的落实、执行情况。1.4负责项目部信息系统建设和日常维护、管理工作。1.5制定相应的管理制度。1.6完成交办的其他工作。二、办公用品管理办法办公用品为消耗材料，本着节约、环保的原则，爱护办公用品，节约每一分钱，为正常办公和节约、降低管理费用特制定本办法。21办公用品购置前需填写购置申请表，申请表需注明名称、数量、估计单价等，经办人签字后报项目总工签字批准；然后安排人员购买。22办公用品购回后首先登记建

4、账，然后再签字发放。23登记建账时还需登记实际购置时每件物品的实际单价、合价，每月进行一次统计，将统计的结果于1日报项目经理，以便比较、控制和管理。24打印、复印纸尽量双面利用，打印纸尽量不做草纸、使用信纸做草纸。25办公尽量使用电子文件，少用纸张。三、会议档案管理制度项目经理部会议是指为传达上级精神、业主要求、工作需要而适时召开的会议。根据项目部的实际情况，项目经理部会议分为项目经理办公会、生产计划会、生产碰头会、交班会和专题会议。3.1 项目经理办公会参会人员为项目经理部领导，以及项目经理要求参会的相关人员，办公室有关人员列席会议。会议主要议题为：通报有关情况，由副项目经理、总工程师或相关

5、部门和单位汇报有关工作的完成和落实情况，研究提交办公会议的各专项议题，部署下一步工作的计划和安排。根据会议需要由办公室形成会议纪要，由主责部门负责落实，并及时向办公室反馈承办结果。3.2 生产计划会每月28日召开，参会人员为项目经理部领导、各部门负责人，所属各工区经理、书记、总工，以及根据项目经理要求，由办公室通知相关人员到指定地点参加。会议主要议题为：传达上级及业主有关精神和要求，通报本月任务完成情况及生产中存在的问题，安排下个月生产计划。3.3 生产碰头会每月14日召开，参会人员为项目经理部领导、各部门负责人，各工区经理、总工、主管生产的副经理及其他需参会人员。通报前半月工程进度、存在问题

6、，各部门汇报工作安排及需上会解决和协调的问题。3.4 交班会定于每周一召开，参会人员为项目经理部各部门负责人。会议议题为:总结通报上周主要施工进展情况，分析不足和原因，安排本周的主要工作任务。3.5 专题会议由分管领导或部门根据需要，自行安排召开。会议签到、服务、记录、纪要由相关召开会议部门负责。会议应坚持短时、高效原则，相关责任部门在上会前，要明确商讨、解决的问题，不召开无准备的会议。需要成文下发的会议纪要，由相关责任部门及时整理成电子文档，待分管领导审批后，发给办公室按照规定印发。减少会议召开数量，尽量利用电话通知即时解决问题。3.6 会议资料的保管、存档会议资料应包含会议通知、会议签到表

7、、会议记录，如会议上有形成的决议、纪要也应包含在内。会议结束后，负责记录的部门应在3个工作日内将会议资料整理完成，并移交办公室。办公室在会议资料移交后应及时建立会议台账，并及时存档。四、文书档案管理制度4.1 文书处理严格执行国家行政机关公文处理办法，公文处理必须规范化、制度化。项目部来文、来函，由办公室统一拆封、登记，并根据来文单位统一编号。登记后的文件，由办公室人员提出拟办意见，送呈有关领导批阅或有关部门办理；领导的批示意见要登记备查。送部门传阅或承办的文件，通知有关部门及时取走，文件交接要认真仔细，签收备查，确保文件去向清楚；急件必须尽快办理交接，避免误事。阅毕或办结的文件要及时送回办公

8、室，需继续传阅的由办公室送有关领导或部门。办结的文件或传阅完毕的文件由办公室整理、归档。联合承办的公文由主办部门与协办部门主动做好协商，做好文件的传递和交接；办结后，由主办部门将文件送回办公室归档。有时限要求的文件，办公室应在文件上注明，并在期限前予以催办。4.2 立卷归档4.2.1项目部在工作活动中形成的各类文件材料（施工、会议、接待、宣传、声像等）均应及时收集、立卷归档。4.2.2立卷工作要做到每月一清，不得借故拖延和积压。4.2.3坚持平时立卷和专题立卷，每办一件事，每开一个重要会议或每搞一个中心工作，要及时做好文件材料的收集整理、立卷归档工作。4.2.4立卷归档的基本要求：卷内文件的排

9、列，必须保持文件之间的联系。归档的文件正件、原件要齐全。卷内文件的排列应坚持先近后远、先重要后次要、先批复后请示的原则。案卷标题要简明确切，符合“三要素”（作者、内容、文种）要求，并注明保管期限。4.3 档案保密4.3.1档案工作人员必须有严格的保密观念。4.3.2文件、档案、资料要专人专柜保管，离开档案室要随手关灯、关窗、关门，钥匙随身携带，做好安全保卫工作。4.3.3档案库房门窗要坚固，保管设备要符合保密要求。4.3.4严格执行档案查（借）阅制度，档案内容一律不得外传。4.4 档案借阅4.4.1档案室要积极主动地开展档案资料的提供利用工作，同时严格借阅手续保证室藏档案资料的绝对安全。4.4

10、.2查（借）阅档案，必须填写档案查（借）阅登记簿，查（借）阅档案要在档案室或办公室进行，一般不外借。需要外借或查阅重要档案，必须经主管领导批准，严格履行借阅手续。阅后一律退还本室，不得损坏和遗失。4.4.3借阅档案不得擅自转借，不得折叠、剪贴或抽页、拆封档案，严禁在档案上勾画、图抹、添加文字等。4.4.4借阅者未经档案室人员允许，对查阅的档案资料不得擅自摘录、拍照、复制等，凡经允许摘录、复制的必须经档案人员审查和核对。4.5 档案鉴定销毁4.5.1档案鉴定工作应坚持全面、历史、发展的观点，全面地考察档案的价值，正确地制定档案保管期限，确保档案质量。4.5.2销毁失去保存价值的档案要编制销毁清册

11、，由档案鉴定小组核定，经单位领导批准后，方可销毁。4.5.3销毁文件档案须按规定在指定地点进行，必须有两人以上监销，防止丢失泄密。4.5.4监销人监销后应在销毁档案清册上注明销毁日期和方式，并签字盖章。4.6 档案移交4.6.1严格执行档案材料统一管理的原则，凡在工作活动中形成的具有保存价值的文件材料，都应交办公室归档保存。4.6.2在项目结束时，要按立卷类目将文件材料收集齐全向公司档案科移交。4.6.3移交材料时，必须填写档案材料移交清单一式两份，双方各执一份。4.6.4办公室应积极配合档案馆的接收工作，做好档案的移交。4.6.5人员变动时，要做好档案的移交工作，认真办理交接手续。4.7 档

12、案存放管理4.7.1必须严格执行档案保护管理办法，认真做好保密和防盗、防火、防潮、防光、防尘等“八防”工作。4.7.2非档案管理人员未经允许不得取阅。4.7.3必须配备空调设备、去湿设备和灭火器材，并定期检查其效果。 4.7.4不得存放易燃物品，严禁吸烟。4.7.5门窗必须保持坚固，以确保安全。4.7.6适时做好通风、除湿工作，并经常打扫，保持清洁卫生。4.7.7禁止放置食物和杂物，以防虫害。档案柜内应放置防虫剂，发现虫害立即处理。五、电话机、传真机、复印机使用和管理办法51电话由办公室管理，负责每月的电话费缴纳、电话费报销、电话费登记和统计。52电话为办公室联系设置，尽量不做私人使用。打电话

13、尽量言简意赅，不要长时间占用电话谈与工作无关的事情。53传真机由办公室管理，对内不对外用于工作联系。传真机的复印纸由办公室提报计划，经项目总工签字批准后购买。54复印机由办公室管理，用于工作需要；复印纸尽量节约使用，不得浪费。55以上电话机、传真机、复印机日常维修、保养均由办公室负责，保证正常办公需要。六、印章管理办法61项目部公章和部门印章由各部门专人管理并加锁，不得随意将印章放在任何地方，建立印章使用登记签字制度。62对于业主、监理、分公司往来文件盖章经各部门负责人同意可直接盖章；除此之外的盖章必须慎重，须经项目经理书面同意方可盖章，否则由此造成的一切后果由盖章人负责。七、办公场所考评内容

14、71对营区合理规划，制订详细的营区制定图，整齐大方，满足施工需要，在大门或醒目地方悬挂单位铭牌； 72办公室干净.卫生整齐，职工宿舍达到通风.明亮.保暖。个人要求，室内地面要求，设施摆放整齐； 73食堂干净，食物卫生，餐具做好消毒且有防“四害”和通风.保暖措施，面积满足所用职工就餐要求； 74营区生活垃圾设专门堆放场地，定期处理，无乱倒.乱弃现象，生活污水回处理后排放；75厕所保持干净、卫生； 76营区内设有专用接待室和会议室； 77营区内各职能部门要做到主要制度、图表等上墙，包括施工组织网络图、现场总体平面布置图、工程进度图等； 78营区的环境卫生、绿化有专人管理，设有文化、体育设施，做好安

15、全保卫工作。八、车辆管理办法为加强车辆使用和管理，进一步提高工作效率，提高管理水平，特制定本办法。本办法所指车辆管理包含办公室车辆管理职责、驾驶员管理、车辆维修保养、各种费用管理、交通安全教育管理等。8.1 办公室车辆管理职责811认真贯彻国家有关政策、法令和公司、项目部有关规章制度，落实相关措施，严守交通法规，确保行车安全。812搞好车辆调度，及时传达领导安排的电话派车，为项目部办公用车提供服务。813负责驾驶员的政治思想、职业道德、遵纪守法和行车安全教育，保证车辆运行及管理工作正常运转。814执行车辆日常保养、维修制度，做好年审、年检工作，保证车辆始终处于良好状态。815负责落实领导交办的

16、车辆配置、使用决定。816负责人员、车辆、物资、设备及车库等设施的管理工作。817负责车辆的管理及对驾驶员进行安全教育。818完成领导交办的其他工作。819项目部车辆主要为生产指挥和部门办公活动服务。8110项目部车辆由办公室根据工作需要统一调配。8111车辆调度统一实行派车单制度。派车单由办公室负责签发，驾驶员负责收回并核准车辆返回时间。8112需要使用车辆的部门应提前一天（出京车辆提前两天）持填写完整的派车单到办公室，由办公室根据情况安排车辆并签发派车单。出京车辆要从严管理，要经项目经理批准。8113项目部领导用车由办公室直接安排，并于事后补填派车单。8114各部门在市内办理公务，可以采用

17、其他交通工具的，原则上不予派车；优先保证现场生产用车。 8115对有特殊要求的用车，如携带沉重行李、巨额现金或运送重要文件的，办公室可根据情况予以安排。8.2 驾驶员管理821驾驶员必须认真学习党的路线、方针、政策，不断提高思想政治觉悟，热爱本职工作，遵守劳动纪律。822努力钻研驾驶技术，熟悉所驾驶车辆的构造、性能，掌握各种条件下驾驶操作要领和排除各种常见故障的技能。823爱护车辆装备，按时完成规定的保养及车辆年检、年审工作，保证工具、附件无损坏丢失。824提高服务意识，遵守职业道德，保持车辆清洁，做到言行文明，安全、守时、保密、周到地提供用车服务。车内禁止吸烟、吐痰；驾驶员不允许和其他人长时

18、间说话，驾驶员不允许穿拖鞋；任何时候时速不得超过80km/h,确保行车安全。825认真学习并自觉遵守交通安全法规，服从指挥，确保行车安全。826由办公室签发的派车单是驾驶员出车的唯一有效凭据，是驾驶员工作量、车辆行驶里程和各部门用车量的统计依据。遇有特殊情况，接到办公室通知，驾驶员应先行出车，并于收车后到办公室补填派车单。827在未征得办公室主任同意前，驾驶员一律不得擅自用车。828出车和值班期间，严禁驾驶员饮酒，并不得以任何理由将汽车交由他人驾驶。829每天24小时驾驶员必须保证联络工具畅通。8210在完成工作时间内的工作后，要服从企业经营大局，积极应对突然出现的经营接待工作。8211驾驶员

19、请假在一天（含一天）以内的，首先应征得办公室主任同意。超过一天的，由办公室根据情况报项目经理，经批准后方可休息。8.3 车辆维修保养831车辆的维修保养，统一由驾驶员负责，办公室负责车辆维修质量的监督检查。必须在指定的专业厂家维修、保养。832车辆需要维修、保养时，由驾驶员提前向办公室申请，报经办公室主任同意后，方可进行。驾驶员不得擅自进行车辆维修和保养。833车辆的维修、保养费用将作为驾驶员工作成绩的考核依据之一。对费用节约明显的驾驶员，经研究后，给予奖励。834每年车辆维修、保养的费用计划，由驾驶员提出，办公室进行统计、监督。8.4 各种费用管理841杂费管理：杂费包含养路费、过路过桥费、

20、停车费、车位费、保险费、各种税费等。车辆的养路费、保险费和各种税费由办公室主任按有关规定，办理缴纳报销手续。过路过桥费、停车费、车位费等由办公室统一负责报销。每台车辆和每位驾驶员所发生的费用，由办公室建立登记台帐，报销费用由驾驶员签字确认。842燃油费管理驾驶员必须科学驾驶车辆，努力做到节油降耗。严禁在北京地区使用现金加油，特殊情况，须经办公室同意。燃油费和车辆行驶里程每月由办公室主任统计核算，核算结果作为驾驶员节油降耗考核奖励依据。8.5 交通安全教育851交通安全教育是办公室主任的经常性工作，驾驶员要自觉学习并掌握交通安全法规，确保行车安全。852安质部负责驾驶员的安全教育和思想政治工作，

21、并做好交通安全教育和学习纪录。九、考勤管理办法为公平、合理的体现多劳多得，不劳不得的原则，鼓励多劳、为项目部多作贡献的原则，特制订本办法。91考勤人员每天早上点名时实施现场在考勤表上做好记录，不得后补。92人员离开工地必须请假，将经项目经理签字批准的请假条送给考勤员，否则按旷工处理。请假条在考勤员处领取。93请假休假回来后，请假人到考勤员处销假、互相确认；每月月底考勤员将附有请假条和考勤员签字规范的考勤表送项目经理签字，签字后再宣传栏公示三天，没有问题于4日送财务部作为工资的原始依据。94严格考勤制度，中午12：00前离开，当天不计考勤；12：00以后离开，当天考勤计半天；19：00以后离开当

22、天计一天。十、宿舍管理制度101宿舍内布置要整洁,床铺、地面保持干净,不得乱丢杂物果皮。衣服、鞋帽、酒瓶、工具不得乱放。102室内外周围要经常打扫,随时清除垃圾杂物,做到门前“三包”,剩饭剩菜倒入指定桶内,垃圾务必倒入指定垃圾箱内。103严禁赌博或变相赌博,违者罚款2000元。104非本宿舍员工不得留宿。105严禁聚众斗殴、酗酒闹事、打人、骂人等不文明行为。106宿舍内不准贮放汽油、油漆等易燃易爆物品。107宿舍内的照明线路,应有专业电工架设、安装、维修,非电工不得乱拉乱接、维修电源线路。108宿舍内严禁使用电炉、煤油炉、电热器等自行烧煮各种食物的电器，严禁卧床吸烟。109宿舍轮流值班,上班、

23、睡觉前进行一次防火检查,注意关灯。1010广大员工必须做到互相关心、互相爱护、互相帮助,做一个讲公德、讲文明、讲卫生的合格员工。对于违反上述行为者,项目部将处予罚款。十一、员工宿舍卫生管理及卫生检查评比制度11.1 员工宿舍卫生管理制度1111员工在宿舍内严禁私拉乱接电线。1112严禁使用电热毯、电热水器。1113严禁宿舍内打架斗殴、喝酒闹事。1114严禁任何人、任何时候在宿舍内吸烟。1115为了大家的身体健康，自觉保持室内卫生和个人卫生，并做好室内通风、透气工作。1116每天每个作业队的安全员、必须对宿舍的安全卫生进行一次检查。1117员工在外出前必须关闭室内电器。1118严禁在墙上乱涂、乱

24、写、乱贴东西和随意损坏公共设施。1119坚持宿舍轮流值班制度，项目部将在每月的检查中对每个宿舍进行考评。对保持好的宿舍给予奖励，对做的差的给予处罚。11.2 卫生检查评比制度1121宿舍卫生执行每日轮流打扫制度,各宿舍排值日表,每日在上班前对宿舍卫生进行打扫,保持室内清洁,讲究个人卫生。1122加强宿舍内文明建设,定期对宿舍内务卫生进行检查评比。1123每周一由综合办公室对各宿舍进行卫生检查，并将检查结果张贴公布，不符合卫生检查评比标准的要其进行整改。十二、工地卫生防疫制度12.1 施工区卫生管理1211环境卫生管理的责任区 为创造良好的工作环境，养成良好的文明施工作风，增进职工身体健康，施工

25、区域和生活区域应有明确划分，把施工区和生活区分成若干片，分片包干，建立责任区，从道路交通、消防器材、材料堆放、垃圾、厕所、厨房，宿舍、火炉、吸烟都有专人负责，使文明施工保持经常化。1212环境卫生管理措施 施工现场要天天打扫，保持整洁卫生，场地平整，道路畅通，作到无积水，有排水措施。施工现场零散材料和垃圾，要及时清理，垃圾临时存放不得超过三天，如违反本条规定处罚工地负责人。 办公室内作到天天打扫，保持整洁卫生，做到窗明地净，文具报告摆放整齐，达不到要求。对当天卫生值班员罚款。 职工宿舍铺上、铺下做到整洁有序，室内和宿舍四周保持干净，污水和污物、生活垃圾集中堆放，及时外运，发现不符合此条要求，处

26、罚当天卫生值班员。 冬季办公室和职工宿舍取暖炉，必须有验收于续。合格后方可使用。 食堂必须办理食品卫生许可证，炊具经常洗刷，生熟食品分开存放，食物保管无腐烂变质，炊事人员必须办理健康证。 楼内清理的垃圾，要用容器或小推车，用塔吊或提升栏运下，严禁高空抛撤。 施工现场的厕所，做到有顶、门窗齐全并有纱，做到天天打扫，每周撒白灰或打药一二次，消灭蝇蛆，便坑加盖。 为了广大职工身体健康，施工现场必须设置保温桶和开水(水杯自备)，公用杯子必须采取消毒措施。 1213环境卫生定期检查记录 施工现场的卫生要定期进行检查，发现问题，限期改正.12.2 生活区卫生管理 1221宿舍卫生管理规定 职工宿舍做到天天

27、打扫，保持室内窗明地净。 宿舍内铺上、铺下要做到整齐美观，被子叠放整齐，提包和鞋，按规定码放，不得到处乱放。 宿舍内保持清洁卫生，清扫垃圾倒在指定的垃圾站堆放，及时清理。 生活废水应有污水池，做到卫生区内无污水，无污物。废水不得乱流。 1222宿舍卫生值班记录 宿舍值班人员负责当天的卫生工作，禁止其它人员乱扔废纸、废物，不准随地吐痰。 1223宿舍冬季取暖炉安装验收合格证 冬季取暖炉的防煤气中毒设施必须齐全、有效，建立验收合格证制度，经验收合格发证后，方准使用。 1224办公室的卫生管理规定 办公室的卫生由办公室全体人员轮流值班，负责打扫，排出值班表。 值班人员负责打扫卫生、打水，做好来访记录

28、，整理文具。文具应摆放整齐。做到窗明地净，无蝇、无鼠。冬季负责取暖炉的看火，落地炉灰及时清扫，炉灰按指定地点堆放，定期清理外运，防止发生火灾。12.3 食堂卫生管理制度 根据食品卫生法规定，依照食堂规模的大小，入伙人数的多少，应当有相应的食品原料处理、加工，贮存等场所及必要的上、下水等卫生设施。要做到防尘、防蝇，与污染源应保持一定的距离，并保持内外环境的整洁。 12.3.1采购运输 采购外地食品应向供货单位索取县以上食品卫生监督机构开具的检验合格证或检验单。认为必要时，请当地食品卫生监督机构进行复验。 采购食品用的车辆，容器要清洁卫生，做到生熟分开，防尘、防蝇，防雨、防晒。 不得采购制售腐败变

29、质、霉变、生虫、有异味或食品卫生法规定禁止生产经营的食品。 食堂采购的食品原料及成品，必须色香味形正常，不采购腐败变质、霉变及其它不符合卫生标准要求的食品。特别是肉类食品必须新鲜，绝不能购买变质、腐烂的生鲜食品。食堂每天采购回的物品由办公室验收核对，并由办公室建立每日采购物品登记表，内容包括物品名称、价格、优劣、供货商。采购人员要熟悉业务，深入市场，了解供求信息，做到货比三家，相同价格比质量，相同质量比价格，严把价格质量关，不得购进劣质物品。食堂厨师及办公室主任定期去市场考察，把握市场行情，做到物美价廉。采购结束后凭所有参与采购的人员、卖方、综合办公室签字的采购单方可到财务处报销、入账。12.

30、3.2贮存、保管 根据食品卫生法的规定，食品不得接触有毒物，不洁物。建筑上用的防冻盐(亚硝酸钠)等有毒有害物质，各施工单位要设专人专库存放，严禁亚硝酸盐和食盐同仓共贮，要建立健全管理制度。 贮存食品要隔墙、离地，注意做到通风、防潮、防虫、防鼠，有条件的单位应设冷藏设备。主副食品、原料、半成品，成品要分开存放。 盛放酱油、盐等副食调料耍做到容器物见本色，加盖存放，清洁卫生。 操作间、仓库生熟食品分开存放，制作食品生熟分开，对腐烂变质食品及时消除，炊具定期消毒清洗。伙房内外整洁，炊具清洁，操作间、盆、案板等炊具生熟分开，食品有遮盖，有存放炊具的封闭式柜棚。原料加工必须先洗后切，减少营养成分损失，水池荤素分开。出售直接入口食品必须使用专用工具。不得滥用食品添加剂，加强食品的采购、运输、保管、管理，严格控制食盐采购，加强食品检验严防食品中毒事件发生。食堂采购的食品原料及成品，必须色香味形正常，不采购腐败变质、霉变及其它不符合卫生标准要求的食品。特别是肉类食品必须新鲜，绝不能购买变质、腐烂的生鲜食品。食堂每天采购回的物品由办公室验收核对，并由办公室建立每日采购物品登记表，内容包括物