稽核九大循环固定资产循环.docx

1、稽核九大循环固定资产循环 文件名稱: 固定資產循環文件編號: JH004制定單位: 管理部核准會簽審核 提案版 本：A管理部財務部龐賢文原 版 日 期2009/12/15換 版 日 期 固定資產循環目錄1、 流程圖2、 作業說明1.固定資產預算作業2.固定資產取得作業3. 工程管理作業 a.工程設計 b.工程發包與訂約 c. 工程進度管制及監工 d. 工程估驗 e. 工程驗收4. 固定資產之處分作業 a. 報廢 b. 遺失災害 c. 出售5. 固定資產之保管記錄6. 固定資產之投保7. 固定資產之維護與盤點8. 固定資產之差異分析 固定資產循環固定資產之取得作業使 用 單 位管理單位 財 會

2、單 位工程發包與訂約作業工程小組合 格 承 包 廠 商工程進度管制及監工作業施 工 單 位 工程小組監工人員工程估驗作業工 程 小 組 會 計 課固定資產之處分作業管理單位財 會 單 位作業項目作業程序及控制重點依據資料固定資產之預算作業作業程序：1. 固定資產管理單位應配合年度預算，於每年第四季彙總整理出各單位當年度設備運用情形，預估下年度之設備增添或淘汰之數量與金額，並編製下年度固定資產購置預算表。2. 固定資產管理單位應將經權責主管核准之固定資產購置預算及各單位現有設備之數量、耐用年限、購買日期等資料送交財務處彙總年度預算。控制重點1.固定資產之預算是否合理，所依據之資料是否合理。2.各

3、單位所提供之資料是否完整。1.預算報表2.固定資產明細表3.機器設備一覽表 作業項目作業程序及控制重點依據資料固定資產之取得作業請購作業作業程序1.固定資產之請購，必須配合公司年度資本支出預算辦理。2.請購單位填具請購單時，須備妥詳細之規格、圖樣、型錄、施工說明，或其他可資參考之文件，由權責主管核示。3.請購之固定資產不在年度預算范圍之內時，應組織相關單位進行專案性檢討並填寫評估報告，需購買生產設備時，填寫生產設備購置分析表。4.請購之設備據所需資金大小，金額較大者應由財會審核預算確認資金來源，並由固定資產管理單位查詢是否有無閒置資產可供流用及采購之規格。控制重點1.固定資產之請購是否依照核決

4、權限辦理。2.固定資產之請購是否依據預算辦理，超過預算時，是否經過公司相關部門進行專案檢討並經（副）總經理核准。1.預算報表2.請購單 3.機器設備購買評估單4.固定資產購置分析表作業項目作業程序及控制重點依據資料固定資產之取得作業訂購作業作業程序1.採購單位依核決權限核准之請購單之設備進行詢價工作，除因特殊情形外，原則上應取三家以上供應商報價。2.採購單位於詢、比、議價後，將所有廠商之報價單附於采購單之後，依核決權限核准後辦理採購事宜，如需先洽會辦部門者應先會辦後再呈核。3.購置進口機器部份應通知關務確定進口報關各項事宜後進行，如有異常時是否及時通知需求單位。4.確定采購廠商後應根據請購單位

5、需求時間進行跟催，以保證請購單位之需求。5.達到一定金額之資產應與廠商簽訂合約，合約應考慮到付款時間、交貨時間、保固、試產期限等相關事項, 付款應以分期為宜。6.采購人員應配合驗收單位確認設備之相關保固手冊及相關操作手冊是否齊全。7.如為專業設備時，采購人員應該尊重請購單位之采購意見，再進行議價作業。控制重點1.比議價作業是否取得三家以上供應商報價。2.采購單位是否及時進行跟催並知會需求單位。3.采購合約簽訂是否合理。4.新購設備之資料是否齊全。1.請購單2.采購單3.比議價表4.合約 作業項目作業程序及控制重點依據資料固定資產之取得作業驗收作業程序1.廠商交貨，收貨單位應指示廠商卸貨地點，卸

6、貨完畢後，收貨人員應即核對物品種類、數量等，若有任何不符時則應要求廠商處理。2.資產點收後，收貨人員應填具驗收單送請購單位及相關管理單位驗收。3.需試產之設備需按合同進行試產作業，如試產期間發生異常時，采購需聯繫廠商處理。4.驗收合格後，采購單位將驗收單連同送貨單、發票或收據等轉送財會單位辦理付款。5.財務應查核每筆驗收單或已驗收證明之請款單，及廠商發票、辦理付款作業，上述單據資料如有任何遺缺者，則不予付款。6.驗收至安裝試車完成期間成本之歸屬及轉列完工時點須參考一般會計原則及合約內容予以合理成本歸屬。7.管理部根據資產編碼原則編碼，財務入賬。控制重點1.驗收不合格時，依批示結果辦理換退貨、扣

7、款貨索賠手續。2.國外採購貨品抵達時，若數量不符貨損毀，是否應即通知保險公司理賠，須經過試車驗收者，是否依合約書行之。4.固定資產取得後，應由管理部編訂固定資產編號，並予設置財產標簽，登錄財產清冊。5.對各固定資產之號碼應作成標籤並貼於固定資產上面。6.各資產取得後，應將有關資料交財務入賬，財務根據使用年限設定折舊相關參數。1.采購單2.驗收單3.收貨單4.入庫單5.合約6.機器設備一覽表7.固定資產明細8.折舊明細 作業項目作業程序及控制重點依據資料固定資產之取得作業受贈與抵減作業程序1.若有捐贈資產，須經總經理核准後始可接受，受贈資產由設備課會同使用單位執行領取點收編碼及市價估價手續，並將

8、相關資料轉知財務完成入賬手續後，由設備使用單位登錄財產清冊及固定資產明細，黏貼財產標籤。2.投資抵減或免稅設備須於資產清冊上面中予以適當註記。3.根據公司及相關法令進行固定資產重估價作業。控制重點1.捐贈之固定資產是否經總經理核准後方接受。2.固定資產估價是否合理。3.捐贈與抵減之固定資產是否適當備注。1.機器設備一覽表2.相關法令3.固定資產明細表作業項目作業程序及控制重點依據資料固定資產之取得作業折舊計提及記錄作業程序：1.視使用狀況決定其殘值、使用年限及定期維修周期。2.固定資產項目之折舊由財務會計人員每月提列，並編製財產目錄及製作傳票入賬。3.資產管理單位應視取得固定資產新增或減少金額

9、及條件是否達本公司所規定之標準，若已符合者，應會同財務檢具交易之相關資料。控制重點： 1.固定資產之分類、編號、殘值、耐用年限折舊計算等是否正確。2.已重估資產是否依重估後價值計提折舊。3.固定資產如已發生報廢或出售，其賬面總值已減少，計算折舊時，是否依據減少後之數額計算。4.固定資產新增或擴充，計算折舊時是否依據增加後之數額計算。1.固定資產明細表2.財產目錄3.固定資產折舊明細 4.機器設備一覽表作業項目作業程序及控制重點依據資料工程管理作業工程設計作業程序：1.工程興建必須配合公司年度資本支出預算。2.廠房設計，須符合政府核准施工標準，並參照建築師等專業人員之建築圖說或設計圖說，會同相關

10、單位檢討修正並經政府機關報建核可。3.工程的設計應以實用化及成本最低化設計。控制重點1.工程興建是否符合公司年度資本預算。2.工程設計是否符合國家相關建築法令規定，有無因為違反而導致罰款之情形。1.預算報表2.設計圖3.建築相關法令4.費用明細表作業項目作業程序及控制重點依據資料工程管理作業工程發包與訂約作業程序1.工程發包應簽訂工程合約書，合約條款承包方式、工程造價、施工期限、及付款辦法、工程延續、責任分配、投保營造工程險（含僱主責任險、第三責任險等）及違約處理等事項。2.工程發包應經詢價、議價、比價或招標程序，並要求承包廠商提供具體之估價資料，憑以審核；另需填具經核決權限核准後方可執行。若

11、因考量嚴格控制工程品質，營造工程發包得委由關係企業承作，其議價過程亦應循一般程序呈核。3.合約簽訂後由工程小組通知承包廠商施工日期、地點及施工期限。4.工程進行中若發現有工程應追加或追減之情形時，工程小組應和承包商檢討追加和追減之原因並分清責任歸屬，追加時比照前述請購、採購發包程序辦理。控制重點1.工程合同簽訂是否合理，有無對公司不利之處。2.工程的發包是否嚴格按照采購程序作業，比議價或招標是否在合法、公正的前提下進行。3.工程中發現需要追加工程時，追加是否合理，有無查明追加原因，若屬於承包商責任時，費用是否由該廠商承擔。1.工程合約2.相關法令3.工程款項明細 作業項目作業程序及控制重點依據

12、資料工程管理作業工程進度管制及監工作業程序1.工程施工前應要求承包商提報施工計劃，經工程小組確認後，呈(副)總經理核准執行。2.承包商於開工前，應根據工程施工計劃之需要每月排定預定工程施工進度表，送(副)總經理審核。3.承包商依據建築圖說、設計圖說等規範資料辦理工程施工。4.公司應指派現場監工人員。5.每月底，承包商依實際施工情形，排定次月份施工之進度表，作為次月施工進料、人工計劃之依據。6.監工人員負責工程施工進度與用料控制、施工品質查核、工程異常協調。7.監工人員應要求承包商依照預定進度施工，並督促廠商逐日詳載於施工日報表，並每日口頭報告單位主管知悉工地現況。8.工程小組應定期與承包商召開

13、工務協調會議，協調各項工程進度、料材品質、工地安全、設計問題及其他現場各項障礙之協商。9.監工人員應依施工需要，適當管制工地水、電、人員防護、環境維護等事項。10.監工人員每日做監工日志，將每日工地之情形報告工程小組。控制重點：1.工程施工之進行，是否依照預定進度，當與計劃出現差異時是否與承包商協商處理。2.監工人員是否依照工務指示作好工地管理，當承包商出現違規作業時是否及時制止並協調處理。1.工程合約2.工程施工計劃表3.設計圖4.施工日報表5.監工日志6.施工進度表7.進料明細作業項目作業程序及控制重點依據資料工程管理作業工程估驗作業程序1.承包廠商依合約之約定按期估驗請款時，應要求工程小

14、組根據實際完成項目，填寫驗收請款單，註明工地名稱、工程名稱、承包人、估驗期別、估驗日期、估驗項目、以前完成、本期完成、累計完成之數量、金額及其他相關資料，並附請發票送工程小組主管申請估驗。2.工程小組應參考相關資料、實地了解施工情形以估驗進度及用料情形，並勘驗是否依據施工圖說完成施工。3.工程主管核對工地轉來文件對於工程品質、進度、數量核對無誤後，轉財務核對發票、工程合約等，並核算應付金額無誤後，編製傳票入賬，並由出納組辦理付款事宜。4.監工人員於施工期間若發現承包商有違反施工規範，用料未依合約規定或違反工務單位規定，經口頭通知仍不改善者應照相存證，並立即透過工務單位正式要求（或發文）請承包商

15、限期改進，其未於限期改進者應於工程估驗請款時扣款，並追究工程延誤及可能之損失。控制重點：1.工程施工是否依照施工進度表進行，存在差異所導致的相關賠償是否按合約進行扣款。2.工程估驗是否依照工程合約規定進行，有無提前或推後之情形。3.工程安全是否適當防護。1.工程合約2.施工進度表3.工程請款單4.發票 作業項目作業程序及控制重點依據資料工程管理作業工程驗收作業程序：1.工程小組依據公司與承包商簽訂之工程合約，定期查驗工程之施工進度及施工品質。2.對於承包商之用料，應進行抽驗，以確保工程材料品質及工程安全。3.建廠小組應委派專業人員根據工程合約及各項施工說明圖說會同承包商進行工程查驗，並作成記錄

16、。4.建廠小組查驗若發現不合格者，應將工程名稱、事由、處理對策發文，要求承包商限期改善。5.工程驗收需作試車或專業檢驗者，應另附試車報告或專業檢驗報告。6.工程完工後工地未清理或餘料未辦退料或繳庫時，不予辦理完工查驗。7.因查驗不合格再行施工而逾完工期限者，依據工程合約予以罰扣工程款並責期改善。8.驗收完成後，須請領使用執照者，應於領到使用執照後，由承包商開具保固書連同發票轉財務辦理尾款請款作業。9.工程查驗完成後，由工程小組並會同財務計算工程支出，並檢討實際與預算差異原因。10.工程完工後，有關合約、施工記錄、查驗記錄及結算等資料應有系統整理存檔備查。控制重點：1.工程結構是否符合工程合約之

17、規定,不符合項是否符合法令規定，不符合時是否進行工程修正，修正費用是否由廠商承擔。2.工程是否如期完成並取得使用執照。3.相關工程資料是否保管完整。4.相關保固書保固范圍是否合理，保固書是否有其公司印章。1.工程合約2.工程驗收單3.試車報告4.專業檢驗報告5.保固書6.工程款明細 作業項目作業程序及控制重點依據資料固定資產之處分作業報廢與出售作業作業程序1.若為部份報廢，先辦理分割手續，再依規定辦理之，分割部分統一由設備課列賬保管。2.需報廢作業時如屬保稅品須將報廢申請單送保稅人員會簽。3.報廢資產悉依財產管理辦法之規定辦理，若報廢時尚未達耐用年數，應填製報廢申請單呈報主管核准並函報稅捐機關

18、勘查後執行，報廢時由使用單位填製報廢申請單經核准後交由財務編製傳票入賬，完成報廢後，轉交設備課於固定機器設備一覽表及固定資產明細表上註明報廢。3.欲擬出售資產，由固定資產管理單位會同相關部門依招標、議價、比價程序，決定採行何種方式，經核准後始可辦理出售手續。4.資產出售後，資產管理單位將出售資料在機器設備一覽表及固定資產明細表列入記錄編檔。5.財務會計人員編製傳票時，除詳細核對出售資料外，並依財產目錄核算出售固定資產損益之正確性，確定無誤經核准後入賬。控制重點1.分割之固定資產保管是否合理，有無優先利用2.報廢之固定資產未達到使用年限時，是否經過稅捐機關勘查後執行。3.固定資產出售是否合理，有

19、無出售的必要性。4.固定資產報廢及出售後是否及時更新固定資產資料，有無繼續計提折舊之情形。5.固定資產處分之損益核算是否正確，有無及時入賬。1.報廢申請單2.固定資產明細表3.機器設備一覽表4.折舊明細表作業項目作業程序及控制重點依據資料固定資產之處分作業固定資產轉移作業程序1.資產因公司內部轉移使用而產生保管責任之移轉時，移出部門須填具財產內部轉移單，由移出部門及接收部門主管簽核後送交資產管理人員辦理資產保管權責移交手續，並備注到機器設備一覽表及固定資產明細表。控制重點1.固定資產發生異動時是否由固定資產管理單位填列財產內部轉移單，並依核決權限辦理。2.固定財產內部轉移單配佈財務，使固定資產

20、折舊計提合理性。遺失災害作業程序1.固定資產有盜失之情形由使用或保管單位匯報其主管後通知設備課並通知總務報案處理。2.總務應視情況之需要，向公安部門取得報案遺失清冊或向稅捐機關辦理報備手續，並取得核報文件。3.設備課依資產失竊之相關資料，在財產登記卡上註明失竊，並將失竊之相關資料轉交財務部編製傳票並入賬，並將有關文件抽出另卷保管。4.若資產有追回時，通知聯絡設備課和財務經核可後重登載入機器設備一覽表及固定資產明細表。5.資產因水、火災而受損失時，資產管理單位應向稅捐機關報備，取具核准函，並填具財產內部轉移單送交財務作為入賬憑證。控制重點1.因竊盜或災害而報損之固定資產，應查核有無失職疏忽之責，

21、日後如何防範、是否已有改進對策。2. 因竊盜或災害而報損之固定資產,有無及時報告相關政府機關，以獲得合理證明向稅捐機關核准後送交財務作為入賬憑證。1.折舊明細2.機器設備一覽表3.固定資產明細表4.財產內部轉移單作業項目作業程序及控制重點依據資料固定資產之維護1、 作業程序：1.固定資產之定期維修，由使用部門應根據機器設備使用書及保養說明結合公司環境排定年度固定資產保養維修計劃表，經主管簽核後實施，設備課應定期對機器設備保養情形進行檢查。2.固定資產保養狀況之檢查，依下列各款辦理：(1) 定期檢查：依固定資產保養維修計劃表執行。(2) 緊急檢查：重大災害立即辦理。(3) 不定期檢查：遇必要時，

22、隨時辦理。3.固定資產不定期之修護，若金額達資本化標準時，由財務將成本計算入賬及填列財產目錄，並登錄固定資產明細。4.若修護金額未達應資本化之標準時，財務應以費用科目入賬。5.設備課、工程小組或使用單位，發現固定資產需修護時，或固定資產經驗收後，如發現損壞或必須加以修理者，應填具設備制作(維修)申請單，經權責主管核准後方可執行。6.總務在聯繫維修廠商時，應按采購流程並根據按料品性質聯繫廠商，非指定廠商時應聯系多家廠商並要求其報價後，擇優從之。7.固定資產維修前需確認該固定資產是否還在保固期內，並與廠商協商是否屬於保修范圍。8.公司若有規定應資本化支出之金額時，從其規定，若無，則依稅法之規定。9

23、.若固定資產目前使用情形不佳，須做重大增添改良以增進使用效益時，設備課通知總務應依固定資產取得請購程序辦理，並由財務進行資產增值。控制重點：1.固定資產之保養及檢查應按規定辦理。2.固定資產如有損壞，應即時報請修理，固定資產在修復前是否確認保固期，修理費用是否支付合理。3.有無將支出依會計准則合理列為費用支出或資本支出。4.對固定資產未善盡保管之責任者，應深入追究責任。1. 設備制作(維修)申請單2. 固定資產明細3. 固定資產保養維修計劃表4. 保固書5. 請購單6. 固定資產折舊明細7. 費用明細作業項目作業程序及控制重點依據資料固定資產之投保作業投保作業作業程序：1.應根據資產類型及公司

24、條件確定是否辦理保險及保險種類應以以下為參考：(1) 機器設備及廠房建築設備、存貨投保火險。(2) 運輸設備投保綜合險。(3)內陸運貨品投保內陸運輸險（或由特約運輸公司自行負責投保）。(4)國外交運貨品投保全險。2. 保險公司之擇定(1)經比較結果條件最優厚者。(2)以往與公司承保，服務績效及信譽良好者。3.投保金額應與現值相當。4.保險之中止公司各種資產因標的物拆除、減損或責任解除等原因而無繼續投保需要時，應洽保險公司停保並按日數比例退還已付之保險費。6.工程部份於合約中，亦須要求承包商於施工期間投保。7.保單應由專人管理，保單應與財產編號對應保管。控制重點：1.財產管理單位應定期複核固定資

25、產之狀況，以評估其保險金額及項目是否適當。2.保單到期是否已辦妥續保手續。3.是否明瞭各種保險之權利義務。4.投保費用有無異常情形。1.保單2. 固定資產明細作業項目作業程序及控制重點依據資料固定資產之投保作業出險辦理作業程序： 1.投保之財物發生損毀或遺失時，資產管理人員應立即以電話通知保險公司（必要時須向警察單位報案），並於出險日起一週內以書函申請理賠。2.保險出險現場，在保險公司未派員勘查前，盡量維持現場。保險公司人員或公證人員進行現場調查時，有關部門應會同到現場製作筆錄。3.索賠資料包括損失賠償清單、出險狀況報告書等，承辦單位應於規定時間內檢齊送達保險公司。如因案情重大，無法在期限內檢

26、送時，應先徵得保險公司同意。4.投保財物出險後有殘餘物者，應等保險公司清償損失後交其自行處理，保險公司委託本公司代為標售處理時，應予協助。5.對於保險公司所提之損失金額有爭執時，應儘速接洽商議，必要時交付司法機關或具有公信力之機關公斷。控制重點1.資產管理人員是否及時申請理賠。2.理賠的申請是否按保險公司程序申請。1.保單作業項目作業程序及控制重點依據資料固定資產之盤點作業作業程序：1.資產管理單位應會同財務及會計師每年執行固定資產年中及年終盤點。2.財務及總務單位根據固定資產保管權責，擬訂各單位固定資產盤點清冊。3.將固定資產盤點清冊分發給各單位盤點負責人。4.各單位盤點負責人應根據固定資產

27、盤點清冊，就各區域現有財產逐步盤點。5.財務及總務單位接到各盤點負責人收回之盤點清冊應詳加檢核，若有遺漏，即通知使用部門清查，經檢核完成後，進行相關的賬務處理。6.充分掌握各單位對本單位固定資產之了解程度。7.年底盤點時應將閒置固定資產提報出來並分開保管。控制重點：1.確定賬載與實體之固定資產是否相符。2.固定資產是否有不當之閒置，造成資源之浪費。3.固定資產損益調整是否符合會計准則及公司之利益。4. 固定資產管理單位是否充分掌握實體固定資產之異動情形。1.固定資產盤點清冊2.固定資產明細賬作業項目作業程序及控制重點依據資料固定資產之差異分析作業作業程序：1.購置之各項資產其使用狀況是否符合要

28、求,資產是否達到充分利用。2.資產使用後之維修費用是否合理。3.投資效益與原預期是否有重大差異，差異原因是否合理。4.財產管理是否完善，有無造成浪費或滅失。5.實際工程支出與預算差異原因是否合理。6.實際工程支出有無浪費或損及公司權益。7.各期工程分段完工應分別考核預定及實際支出差異。8.對於原預定效益過高無法達成者，應及時依實際情況重行修正。控制重點：1.有無高估投資效益。2.資產管理與保全是否適當。3.完工工程之使用與原擬計劃是否相符，有無中途變更、閒置或廢棄者。4.有無施工延後或設計錯誤、施工不當、不合實際需要而發生損失或浪費事宜。5.是否采用適當措施以有效降低工程風險及支出。1.預算報表2.固定資產明細表3.機器設備一覽表4.維修費用明細