存货管理制度.docx

1、存货管理制度存货管理制度第一章 总述第1条 目的。为了使存货具有合理库存，减少存货损失，提高存货质量，规范存货管理，特制定本办法。第2条 采购计划提出及实施。外购时，首先由用料部门提出用料计划，由分管领导和公司负责人审批，供应部门负责实施采购。第3条 验收管理制度1. 质量管理部门和相关使用部门对所购货物或劳务等品种、规格、数量、质量和其他相关内容进行验收，并出具验收证明。2. 验收人员对验收过程中发现的异常情况，应当立即向采购部或有关部门报告，采购部或有关部门应查明原因，及时处理。3. 货物的验收由质量管理部门主导，会同仓储部门、使用部门和采购部共同验收，对收到货物的数量和质量进行检验。第4

2、条 收货准备。1货物验收人员在采购部门转来已核准的“订购单”时，按供应商、货物交货日期分别依序排列，并于交货前安排存放的库位以方便收货作业。2对于需要按重量、长度、体积等方面计量的物资，应借助称重仪器、检测工具、容器等进行试测验收，不得虚估。第5条 待验货物处理。已经到货、等待验收的货物，必须在商品的外包装上贴上货物标签并详细注明货号、品名、规格、数量及到货日期，并且应与已验收的货物分开储存，并规划出“待验区”以示区分。第6条 实施验收。1货物到货后，货物验收人员应会同使用部门根据“装箱单”、“订购单”、“合同”等采购文件核对货物名称、规格并清点数量或过磅、测量重量，并将到货日期及实收数量填入

3、“订购单”。同时，验收人员填写验收报告单并在上面签字。2质量管理部门应当使用按顺序编号的验收报告，对那些没有对应采购申请的商品或劳务，一律不得签收。3质量管理部门验收完毕后，对验收合格的商品或劳务应当编制一式多联、预先编号的验收证明，内容包括供应商名称、收货日期、货物名称、数量和质量以及运货人名称、原购货订单编号等，作为验收商品或劳务的依据，并及时报告采购部门和财务部门。4验收过程中如发现所载的货物与“装箱单”、“订购单”或合同所载内容不符，应通知办理采购的人员及相关部门进行处理。5验收过程发现货物有倾覆、破损、变质、受潮等异常情况而且达到一定程度时，验收人员应及时通知采购人员联络公证处前来公

4、证或通知供应商前来处理，并尽可能维持其状态以利于公证作业。6公证单位或供应商确认后，验收人员开立“索赔处理单”呈部门负责人核实后，送财务部门及采购部门办理。第7条 超交处理。1交货数量超过订购量的部分应退回供货商。2属于自然溢余的，由物料管理部门在收货时在备注栏注明自然溢余数量或重量，经请购部门主管同意后进行收货，并通知采购人员。第8条 短交处理。交货数量末达到订购数量，以要求补足为原则，由验收人员通知采购部门联络供应商进行处理。第9条 急用品验收。紧急货物到货后，若尚未收到“请购单”。验收人员应先与采购部核对，确认无误后，按收货作业办理。第10条 货物验收规范。质量管理部门应当根据货物的重要

5、性及特性等，适时召集使用部门及其他有关部门，按照所需货物制定“货物验收规范”作为采购及验收的依据。第11条 货物检验结果处理。根据不同检验结果可做以下两个方面处理。1检验合格的货物，检验人员于外包装上贴上合格标签，仓库人员再将合格品入库定位。2验收不合标准的货物，检验人员应贴上不合格标签，并于“材料检验报告单”上注明不合格原因，经负责人核实后通知采购部门送回货物，办理退货。第12条 退换货作业。1检验不合格的货物退货时，采购员应开立“货物交运单”并附有关“货物检验报告单”呈采购经理签字确认后办理退货。2货物需要更换的要与供方协商解决，需要增减货款的要在付款前或有效承付期内通知财务部门。3对于已

6、付款但货物在保修期或保质期出现质量问题的要负责联系维修或索赔，索赔收入连同赔偿物品清单及赔偿原因说明等全部上缴财务部门。第二章 入库管理第1条 购进原材料等存货，入库前必须办理入库手续。1核对实物规格、型号，生产单位与采购合同一致。2观察包装完好程度，并清点实物数量。3进行实物质量检查。4填制“入库单”一式三份。第2条 存货入库按实收数量计算，并在实物账卡上进行记录。 第3条 仓库工作人员对所有入库货物的质量进行严格检查和控制。 第4条 仓库工作人员全面掌握仓库所有货物的贮存环境，堆层、搬运等注意事项，以及货品配置（包括礼品等）、性能和一些故障及排除方法。第5条 对于已售产品退货的入库，仓储部

7、应根据销售部填写的产品退货凭证办理入库手续，经批准后，对拟入库的商品进行验收。因产品质量问题发生的退货，应分清责任，妥善处理。对于劣质产品，可以采取修理、报废等处理措施。第6条 搬运人员在货物搬运完毕后，不得在仓库逗留。 第7条 同类型的货物，不同批次入库要注意分开摆放。 第8条 贮存在仓库的货物，按照货物的品牌、型号、规格、颜色等分区归类整洁摆放，在货架上作相应的标识，并制作仓库货物摆放平面图，张贴在仓库入口处。 第9条 入库储存商品、材料、物资等应按指定的货位（地点）分类、分品种堆放，并标明品名、规格、型号、款式、尺码、数量、质量（等级）、产地、单位，要求堆放整齐，便于清查、取货。第10条

8、 存货的存放和管理应指定专人负责并进行分类编目，严格限制其他无关人员接触存货，入库存货应及时记入收、发、存登记簿或存货卡片，并详细标明存放地点。第11条 仓库工作人员根据原材料、半成品、成品的出入库情况、包装方式等规划所需库位及其面积，以有效利用库位空间。第12条 库位配置应配合仓库内设备（例如消防设施、通风设备、电源等）及所使用的储运工具规划运输通道。 第13条 根据销售类别（如成品储存区与退货区）、原材料类别对仓库存货进行分区存放，收发频繁的成品需在进出便捷的库位存放。 第14条 将各类存货依品名、规格、批号划定库位，标明于“库位配置图”上，并随时显示库存动态。相同规格品名的存货不能放在两

9、个仓库内。第15条 存货堆放根据不同存货的包装形态及质量要求设定堆放方式及堆积层数，以避免存货受挤压而影响质量，存放高度不能超过米。第16条 存货应于每一库位设置货卡标示牌，标示其品名、规格、单位包装量、库位数量。每次进出货，及时更改存量，做到卡账货相符。依配置情况绘制“库位标示图”，悬挂于仓库明显处。第17条 对不良品设专区摆放整齐，每箱装有清单，载明产品数量、名称、收回原因及经办人，待销售部批准后予以处置。第18条 仓库禁止无关人员进入，所有入库人员均需按照规定履行审批程序，必须在仓库工作人员的陪同下进出仓库，并遵守仓库管理制度。第19条 所有人员不得携带能够容装手机或配件的包装物品（如手

10、提包、纸袋等）进入仓库，确需带入的，须允许仓库工作人员进行检查。第20条 库房设施必须符合防火、防盗、防潮、防尘标准，货架应达到安全要求。第21条 仓库工作人员应定期或随时检查存货的防水、防火、防盗安全设施。检查时，发现易燃、易爆危险存货，应立即采取措施，存放到安全场所，予以隔离。第22条 保持仓库环境卫生和过道畅通，并做好防火、防潮、防盗等安全防范的工作，学会使用灭火器等工具，每天下班前须检查各种电器电源等安全情况。第23条 任何人员不得在仓库内吸烟、用餐，不得将水杯、饭盒、零食等带入到仓库。第24条 严格遵照存货对仓库的贮存环境要求（如温度、湿度等）进行贮存保管，定时对存货进行清洁和整理。

11、第25条 仓库工作人员按照财务要求及时记录所有货物进出仓账目情况，每天做好盘点对数工作，保证账目和实物一致。第26条 仓库工作人员不得挪用、转送仓库内的任何物品，其他人员需要到仓库借用货物的，必须经本部门负责人批准。第27条 仓库、贵重物品的钥匙由仓库工作人员专人保管，不得转借、转交他人保管和使用，更不得随意配制。第28条 仓库物资必须严格按照规定存放，每种存货应挂卡片，标明品名、规格、型号、产地、单位等，并标明现存数量。第29条 保管员应随时检查存储的存货是否过期变质、残损、超储积压、短缺、包装破损，如有发现，保管员应及时报告主管人员，会同有关部门进行处理。第30条 存货账目的范围包括入库单

12、、出库单、存货明细账以及台账等。第31条 所有出入库物资，均需按品种登记入库单和出库单，并将收、发数量登记后结出余额，随时与实存数量进行核对，并做到卡实相符。如有不符，应查明原因，及时纠正处理。第32条 仓储部对入库存货建立存货明细账，详细登记存货类别、编号、名称、规格型号、数量、计量单位等内容，并定期与财务部就存货品种、数量、金额等进行核对。第33条 存货明细账记录应有合法依据，凭证必须完整无缺，记账时应遵守以下记账规则。1入库单记“收入”，出库单记“发出”，相关资料作为其附件，分别顺序编号，作为记账索引号，按月装订成册，以便日后查询。2账页不准撕毁，遇有改错，可以划红线加盖私章订正。账面记

13、录，严禁挖、补、刮、擦和使用涂改液。3账面记录采用“永续盘存制”，每次发生增减变动，及时计算结存余额。4启用账簿，应在账簿封面载明企业名称、年度，在启用页内载明账簿名称、启用日期，由记账人员签名或盖章，并加盖公章。5调换记账人员时，应注明交接日期，并由移交人、交接人签名或盖章。第34条 存货明细账是记录实物的收入、发出、结存情况的重要账册，必须按品种、规格登记，妥善保管，年终装订成册，至少保存五年。第35条 存货明细账不得随意修改，如确需修改存货明细账，应当经有效授权批准方可进行。第36条 仓库工作人员应每日及时登记台账，并于次日11：30前将库存日报表交财务等相关部门。第37条 仓库工作人员

14、每月定期同财务部会计核对出、入库单和明细账、台账，确保账实相符、账账相符。1商品入库前应做好准备工作，例如安排货位、准备苫垫用品和搬运工具、检验度量衡器具，组织好收货人力等，还要准备好商品标签。2按实际质量认真填写入库单，对入库单的外购地、入库时间、物资名称、规格型号、数量、单价、金额、交货人、承包人和验收入库等应逐一填写，不得漏项。3对于外购物资数量短缺、品种质量不符合要求者，由采购人员负责更换。4拟入库的自制存货，生产部门应组织专人对其进行检验，只有检验合格的产成品才可以作为存货办理入库手续。5由生产车间发出至客户、实物不入库的产成品，以及采购后实物不入库而直接发至使用现场的外购存货，应当

15、采取适当方法办理出、入库手续。6对于已售商品退货的入库，仓库部门应根据销售部门填写的产品退货凭证办理入库手续，经批准后，对拟入库的商品进行验收。因产品质量问题发生的退货，应分清责任，妥善处理劣质产品，可以选择修复、报废等措施。7保管员应设置各种存货保管明细账，并根据出入库单进行账簿登记，经常与财务核对账目，实地盘点实物，保证账账相符，账实相符。物资要堆放整齐，标签清楚，存放安全，保管员对存货的安全和完整负责。第三章 存货领用管理制度第1条 为了对存货领用过程进行规范和控制，特制定本制度。第2条 本制度适用于企业各类原材料和辅助材料仓库存货的领用管理。第3条 企业材料使用部门负责本部门所需材料的

16、领用。第4条 生产部等材料使用部门领用材料，须填写领料申请单并办理相应的审批手续，并凭借经过审批的领料申请单到仓库领料。超出存货领料限额的，应当经过特别授权。第5条 领料申请单应填明材料名称、规格、型号、领料数量、图号、零件名称或材料用途，并经车间负责人签字。属计划内的材料应有材料计划，属限额供料的材料应符合限额供料制度，属于必须审批的材料应有审批人签字。第6条 仓库工作人员对领料申请单进行审核，审核内容包括材料的用途、领用部门、数量以及相关的审批签字信息等，审核无误后，才能发料。第7条 领用材料时，领料人必须同发料仓库工作人员办理交接手续，当面点交清楚，并在领料申请单上签字。第8条 材料仓库

17、按“先进先出，按规定供应”的原则发放材料。发料应坚持核对单据、监督领料、汇总剩余材料库存量的原则。对由于违规发放材料造成材料失效、霉变、大料小用、优料劣用以及差错等损失，仓库工作人员除承担全部经济损失外，还要接受行政处分。第9条 材料仓库工作人员根据材料领用情况，编制材料出库单，并在出库单上加盖“材料发讫”印章，同时需由仓库库管员签章。第10条 仓库工作人员应妥善保管所有发料凭证，避免丢失。第11条 仓库工作人员及时将材料领用的单据交财务部。第四章 存货发放管理制度第1条 为了规范存货发放管理，确保存货发放秩序和授权审批流程的执行，特制定本制度。第2条 本制度适用于企业成品仓存货的发放管理。第

18、3条 成品仓库工作人员在接到销售部开列、财务部确认并加盖财务印章的出货单或调拨单后，首先明确产品规格、型号、等级、数量等客户对产品的要求，凭出货单或调拨单到仓库核对产品是否齐全，是否符合发货要求，确认无误后方可组织发货。第4条 成品仓库工作人员根据调拨单、领料单等发货指令发出存货之前，必须填制出库单，出库单是报告仓库已按发货指令将存货发出，并办妥交接签字手续的程序性凭据。凡未办理出库单手续者，一律不得发货。第5条 出库单的运作程序1本单一式四份。2完成出库单全部内容，确属不必填的内容，需盖章确认。3发货并经清点完毕，应及时加盖“存货已全部发出”章。4仓库内所有存货，没有调拨指令，均不准出库，禁

19、止以白条抵库。第6条 数量不确定产品的发放1若客户要求出货数量以实际装车数量为准，由销售部开具无产品数量项目的出货通知单，并由销售部经理签字确认，仓库工作人员接到出货通知单后组织发货。2产品全部装车完毕后，仓库工作人员签字确认并填写装车数目，交由销售部开发货单。第7条 成品仓工作人员需现场跟踪存货的发放过程，严格按照出货单或调拨单发货，严禁仓库工作人员随意改变产品的型号、编号、等级等不符合客户要求的信息，严禁不符合质量、包装等要求的产品装车发出。第8条 产品装车时，成品仓工作人员必须协同客户对产品数目、质量清点确认，核准后应经两名发货人员与客户同时签字确认。第9条 成品仓工作人员在装车过程中应

20、尽力避免人为原因造成的产品损失，对于确已发生的损失，由责任人按出厂价照价赔偿。第10条 由于客户领货人员工作不当造成的产品损失，由仓库工作人员通知销售部由责任人或客户照价赔偿。第11条 在产品发货过程中，若因破损数量多需要生产车间补充产品数量时，必须由成品车间主任签字后方可予以补损。第12条 若客户因特殊原因进行“先开单，后提货”，提货有效期为7个工作日。但提货不得跨月进行。每月26日结账日成品仓工作人员应及时与销售部联系并提请客户注意发货单的时效。第13条 禁止非成品仓库人员在未经许可的情况下进入成品库翻拿成品，成品库内所有在库成品需办理出库手续后方可发出；否则，所造成的一切后果由责任人自行

21、负担。第14条 成品仓工作人员对存货发放过程进行记录，及时将出库单等表单送交财务部，并于次月5日前汇总交到财务部，并抄送销售部。第五章 仓库调拨管理规定第1条 为了规范企业总仓和各分仓之间的存货调拨业务，确保调拨有序、合理，节约调拨成本，特制定本规定。第2条 本规定适用于企业所辖不同成品仓库之间存货的调拨管理。第3条 分仓库必须从总仓调货，不得直接从其他供货单位采购商品，分仓与分仓之间不得直接调货，分仓与分仓之间调货必须要有总仓调货指令方可进行。第4条 企业统一拟订调拨申请单格式，分仓库根据商品库存量及市场销售形势，填写调拨申请单（一式两联），一联由分仓库保存，一联传真到商务。第5条 分仓库调

22、入商品时应及时清点并办理入库手续，在调拨单上签字确认。每隔一星期与总仓库核销调拨清单。第6条 分仓库销售商品时手工填写销售预算清单和出库单，每星期汇总出库单和销售发票，报企业仓储部和财务部记账，滞后上报出库单、销售发票，造成仓库管理混乱的，企业将予以处罚。第7条 企业总仓库根据分仓库提供的销售出库单补输销售订单，并关联生成发货单和出库单，报企业财务部入账。第8条 各分仓库应严格按照要求及时、准确记录库存商品账。第9条 分仓库每日应盘点库存商品并向总仓库报送库存日报表。第10条 总仓库不定期对各分仓库进行抽查盘点，账实不符的予以通报处理。第六章 存货盘点。第1条 目的为加强企业内部管理，及时掌握

23、企业存货、财务及财产的准确数量，保证企业各项资产的安全、完整，同时也使盘点工作规范化，特制定本制度。第2条 原则1真实：盘点所有的点数、资料必须是真实的，不允许作弊或弄虚作假，掩盖漏洞和失误。2准确：盘点的过程要求准确无误，无论是资料的输入、陈列的核查、盘点的数目，都必须准确。3完整：所有盘点过程的流程，包括区域的规划、盘点的原始资料、盘点点数等，都必须完整，不要遗漏区域、遗漏商品。4清楚：盘点过程属于流水作业，不同的人员负责不同的工作，所以所有资料必须清楚，人员的书写必须清楚，货物的整理必须清楚，才能使盘点顺利进行。5团队精神：盘点是企业全体人员都参加的核查货物的过程，为缩短盘点时间，企业各

24、个部门都必须有良好的协调配合意识，保证盘点工作的顺利进行。第3条 职责划分1总盘人：由总裁或仓库部经理担任，负责盘点工作的统一领导和督查盘点工作的有效进行及盘点异常事项的处理。2主盘人：由仓库部经理或主管担任，负责盘点工作的推动及实施。3盘点人：由仓库部门人员担任，负责盘点工作。4会点人：由财务部门指派专人担任，负责盘点记录工作。5协点人：由经营部门担任，负责盘点材料物品的搬运及整理工作。6监点人：由总裁室派人担任，亦可根据实际情况由总盘人授权专人担任，监督盘点工作。7协调人：为配合盘点工作的有效进行，各有关部门应指派专人负责盘点工作，盘点工作结束后，其职责自然消失。第4条 存货盘点存货盘点主

25、要指原材料、辅助材料、燃料、低值易耗品、包装物、在制品、半成品、产成品的清查核点。第5条 盘点的方式存货盘点一般包括四种盘点方式，具体如下表所示。盘点方式一览表盘点方式相关说明从时间上划分定期盘点主要是指在月末、年中、年底的固定日期盘点，它能够对库存的货物进行全面的盘点，盘点准确性高，但是盘点时必须停止仓库作业。根据所采用的盘点工具不同，可以分为：盘点单盘点法、盘点签盘点法、货架签盘点法等临时盘点可以根据企业的需要随时进行从工作需要上划分全面盘点对柜组全部商品逐一盘点部分盘点对有关商品的库存进行盘点第6条 年中、年终盘点1年终、年中盘点原则上应采取全面盘点方式，如因特殊原因无法全面盘点时，应呈

26、报总裁核准后，可改变其他方式进行。2盘点期间原则上暂停收发物料，对于各生产单位在盘点期间所需用料的领料，经相关领导批准后，可以做特殊处理。3盘点应按顺序进行，采取科学的计量方法，每项财物数量应于确认后再进行下一项盘点，盘点后不得更改。4盘点物品时，会点人应依据盘点实际数量作详实记录。盘点人应按事先确定的方法进行盘点，协点人应大力配合盘点工作，监点人要做好监察工作。5盘点结果必须经各有关人员签名确认，一经确认不得更改。6盘点完毕，盘点人应将盘点统计表汇总并编制盘存表，盘存表一式两联，第一联由经管部门自存，第二联送财务部门，供核算盘点盈亏金额。第7条 月末盘点对月末的存货，由经管部门及财务部门实施

27、盘点。第8条 临时盘点1临时盘点由总裁视实际需要，随时指派人员抽点。2临时盘点原则上不应事先通知经营部门，组织工作可适当简化。3盘点的技术要求同年终、年中盘点。4抽查盘点工作结束后，盘点小分队应出具抽查盘点报告，同时对盘点中注意事项的内容和库存管理中存在的其他问题及隐患进行文字阐述。5盘点小组的报告经分部财务部审阅后，根据盘点报告反映问题的重要程度分别采取上报总部领导审批、自行组织调整或账务处理。第9条 盘点时应将相应的记录填在盘点单据上。第10条 盘点票面不得随意更改涂写，更改需用红笔在更改处签名。第11条 初盘完成后，将初盘数量记录于盘点表上，将盘点表转交给复盘人员。第12条 复盘时由初盘

28、人员带复盘人员到盘点地点，复盘人员不应受到初盘的影响。第13条 复盘与初盘有差异者，应与初盘人员一起寻找差异原因，确认后记入盘点表。第14条 抽盘时可根据盘点表随机抽盘或随地抽盘。第15条 盘点工作必须统一领导，事先制订计划，做好组织工作。第16条 负责盘点的有关人员在进行盘点前要明确自己的职责及工作任务，事先做好准备。第17条 盘点工作要连续进行，原则上负责盘点各有关人员不准请假，若有事需离开，应事先请假，获准后方可离开，各有关人员不得擅自离开岗位。第18条 所有盘点事项都以静态盘点为原则。第19条 盘点应精确计量，避免用主观的目测方式，应于确定每种商品的数量后再继续进行下一项，盘点后不得随

29、意更改。第20条 盘点使用报表内所有栏目若有修改处，须经盘点有关人员签认后生效，否则应追究其责任。第21条 盘点数据必须真实、可靠，盘点方法必须科学，程序必须规范。第22条 盘点开始至工作结束期间，各组盘点人员均受盘点负责人指挥监督。第23条 盘点过程中发现问题或遇到困难，需及时汇报。第24条 盘点时，会点人均应依据盘点人实际盘点数，详实记录于盘点统计表，并于该表上互相签名确认无误，对于差异较大的商品必须进行复盘；盘点完毕，盘点人应将盘点统计表进行系统录入。第25条 盘点结束后由各组负责人向主盘人报告，经核准后才能离开岗位。第26条 盘点报告必须及时完成。第27条 在盘点各项工作结束后，相关部

30、门需打印出盘点盈亏报告表一式三联，并填写数额差异原因的说明及对策后，呈报总裁签核，第一联送财务，第二联呈报总裁室，第三联相关部门自存作为库存调整的依据。第28条 在盘点过程中，盘点人员应忠于职守，切实履行严格的盘点程序，表现优秀者予以奖励。第29条 在盘点过程中，对玩忽职守、隐瞒事实、不遵从盘点程序、表现恶劣者予以惩罚。第30条 资料整理。将盘点表全部收回，并加以汇总。第31条 计算盘点结果。报表中应计算出盘盈、盘亏数量。第32条 根据盘点结果找出问题点，并提出改善对策。第33条 财务部会计参与每年不少于两次的实地盘点，并做好记录。对于盘盈的存货及盘亏或毁损的存货应分清责任，及时向企业财务部做

31、出书面请示，批复后按规定进行账务处理。第34条 仓库负责人根据批准处理的盘点报表进行调账，实现账物一致。第七章 存货盘点报告第1条、盘点基准日 年 月 日。 第2条、盘点时间 年 月 日。第3条、抽点时间 年 月 日。第4条、盘点范围 公司的所有存货。第5条、盘点实施情况（一）盘点人员1总盘人：由采购部门负责人担任，负责盘点工作总指挥，督导盘点工作的进行及异常事项的裁决。2主盘人：由各经管部门主管担任，负责实际盘点工作的推动及实施。3复盘人：由总盘人视需要指派及各经管部门的主管，负盘点监督之责。4盘点人：由各经管部门指派，负责点计数量。5会点人：由财务部门指派（人员不足时，间接部门支援），负责会点并记录，与盘点人分段核对、确实数据工作。6监点人：由总经理派员担任。（二）盘点方式全面盘点。（三）盘点结果账面数额与此次初盘的实际数量存在差异。1初盘结果： 略。2账面数额：略。第6条、盘点差异分析及处理（一）盘点差异分析1盘点中商品编码记录有误，