办公设施及管理制度4篇.docx

1、办公设施及管理制度4篇办公设施及管理制度一、目的。为了保证公司办公设备正常的运转，提高办公设备的工作效率和使用寿命，特制定本制度。二、适用范围。本制度所指办公设备主要包括台式电脑、打印机、复印机、电话、传真机、笔记本电脑等。三、相关职责。1、人力行政专员，主要负责办公设备的采购申请提交、采购、保管、配发、设备调换等事宜。2、在总经理批准的情况下，一些常用设备及耗材也可购买。如打印纸、砸鼓、网线水晶头等。3、部门这专人负责办公设备的使用、保管、维修保养等事宜。第一章办公设备日常管理一、办公设备的申请和购买。1、部门工作人员根据需要提出办公设备的购买申请，制定采购计划并填写办公设备需求单，报人力行

2、政部主管领导审批，购买设备金额大于_元的还需报公司总经理批准。2、经公司领导审批后由人力行政部专人购买。二、办公设备的领用。1、设备需求人员根据审批的办公设备需求单到人力行政部处领取。2、对领取的设备进行编号，以便盘点。三、办公设备的使用和保养。1、使用设备前应详细阅读操作手册，严格按照操作规范操作使用，由部门主管及人力行政部门负责监督检查。2、公司各类设备的保养和维修，员工应参照规范，正确使用，注重平时保养。3、人力行政部对部门内办公设备运行、保养情况进行监督检查，对设备的维修，更换零件要进行登记备案。四、办公设备维修管理1、设备发生故障无法使用时，设备使用人应报人力行政专员并协同技术人员处

3、理；技术人员无法处理的可报部门主管领导联系供应商统一报修。2、在报修期内的设备，人力行政专员应联系供应商进行维修；保修期外的设备，按照最经济可行的保修方案进行维修，由人力行政部或指派专人负责送修并按照维修的真实情况，填写设备维修单。五、建立维修档案1、所有设备的维修都必须建立完整的维修档案。由人力行政专员统一管理，主要包括设备名称、维修日期、故障现象、故障原因、维修内容、维修费用、维修单位等。2、人力行政专员应定期统计、汇总维修情况，针对各类故障产生的原因提出预防与克服的措施，通报并加以防范。六、办公设备使用监督1、人力行政部负责对办公设备的使用进行不定期的检查。2、人力行政专员对违规使用办公

4、设备人员有提醒处罚的权力。七、办公设备的盘点及赔偿1、人力行政专员负责对部门所有办公分类，并建立办公设备管理台账，每半年盘点清查一次，做到账物相符。2、在规定的使用年限期间，因个人原因造成办公设备毁损、丢失、被盗等，所造成的经济损失由个人承担。八、办公设备的报废处理1、报废审核。对于各部门提交的报废物品清单，要认真审核，确认不能再次利用后，经人力行政部、部门主管领导审批，报总经理签字后方可作报废处理。2、对决定报废的办公设备，人力行政专员应做好登记，在报废处理册上写清用品名称、价格、数量、及报废处理的其他有关事项。3、报废品由人力行政专员集中存放、集中处理，不得随意丢弃。第二章办公设备分类管理

5、一、电脑的使用管理1、专人收管(1)每台电脑指定专人上机，负责日常操作，非操作人员不得随意使用。(2)电脑使用人员设_管理，_属公司_，未经批准不得向任何人泄露。2、电脑的操作规定(1)严禁在电脑从事于本职工作无关的事项，严禁使用电脑玩游戏。(2)不得使用未经病毒检查的u盘，防止病毒入侵。(3)严禁私自拷贝，泄露涉及公司有关_的文件资料。3、病毒防护(1)未_杀毒软件的电脑一律不得使用。(2)对于联网的电脑，任何人在未经批准的情况下，不得从网络复制软件或文档。(3)对于电脑软件的_由使用部门自主决定。(4)任何电脑不得_游戏软件。(5)软件使用前要确保无病毒。(6)任何人未经他人同意，不得使用

6、他人电脑。4、硬件保护(1)未经办公室批准，任何人不得拆卸所使用的电脑设备。(2)拆卸电脑设备时，必须采取防静电措施。(3)硬件维护后，必须将所有设备复原。()各部门负责人必须认真落实本部门电脑以及配套设备的使用和保养责任。()各部门负责人必须采取必要措施，确保本部门的电脑以及配套设备始终处于整洁和良好的状态。()对于关键的电脑设备应配备必要的断电，继电设施以保护电源。、电脑的保养()保持电脑的清洁，严禁用手，锐物触摸屏幕，使用人在离开前应退出系统并关闭电源。()定期对电脑内的资料进行整理，做好备份并删除不需要的文件，保证电脑运行的速度和存储，备份的光盘由部门保管。二、电话的使用管理、电话由办

7、公室统一负责管理，各部门主管负责监督并控制使用。、每次通话以五分钟为限，通话应简洁扼要，以免耗时占线，浪费资金。、长途电话的使用需经部门主管的批准。、禁止私事拨打长途电话。、电话出现故障的及时报电话公司维修。三、打印机、复印机的管理、为确保复印机的安全运转，每天开机的时间不宜过长。、打印或者复印完成后，必须及时取走文件，防止失密。、禁止打印或复印私人资料。四、传真机使用管理、不得使用传真传达个人资料。、使用传真传送_文件需要领导批准。、每天下班后，传真设置由自动接收改成手动接收，防止广告传真造成的办公资源浪费。五、其他办公设备的使用管理、专管专用，公司所有办公设备都要指定专人管理，其他人员使用

8、必须经设备负责人同意。、办公设备要定期进行养护，以免老化影响使用。、办公设备的使用人员要保证设备的安全，如果因使用人员的过失造成丢失，要追究责任。第三章附则、本规定由长治中燃源长清洁能源有限公司法律事务部制定并负责解释。、本规定适用于长治长治中燃源长清洁能源有限公司所有员工，公司其他部门员工使用规定由公司另行规定。管理制度及工作规则一、部门职责：、负责公司天然气输配系统的安全、平稳供气；、负责本部门工作计划的制订、各种运营原始记录与台账的建立和存档管理；、负责战场、管网线路及装置设备的操作运行、巡视检查、日常维护保养、维修抢修等管理工作；、负责天然气管网的更新改造计划编制与监督实施。二、文秘办

9、职责范围制度：1、根据总经理要求，_总经理办公室及执行副总的专题会议，做好会议记录，起草印发_，督办、检查会议决定事项的贯彻落实情况；2、_制定公司年、季度工作计划，指挥调度公司生产经营工作，协调处理执行过程中出现的问题，对公司生产经营活动中各种信息数据收集、整理、统计，并经分析汇总形成生产月报、双周报、周报、日报，为经营决策提供依据；3、_制定公司的各项规章制度、工作标准、工作流程等，监督检查执行情况；4、负责公司公文起草、公文、资料的收发、传递、审批、督办、立卷、归档及公司印鉴、介绍信的使用与管理；5、负责公司的内部安全、车辆调度、维修保养、管理和办公用品的计划、保管、发放工作；6、负责_

10、企业内部控制制度的建立。三、法律服务部职责：负责公司法律诉讼与非诉讼法律事务纠纷的处理、法律咨询工作，对合同的进行法律把关。四、党群办职责：负责公司企业文化的建立、对外宣传及内部简报的编辑。五、公司总经理工作职责1、主持公司全面工作；2、主持公司工程建设管理、生产经营管理工作，_实施股东会决议；3、_实施公司年度经营计划和投资方案；4、拟订公司内部管理_方案；5、拟订公司的基本管理制度；6、制定公司的具体规章；7、主持召开安全生产工作会议、公司年度、季度总结与表彰会议；8、负责公司高层管理人员调配及考核及决定员工的聘用、任免、奖惩、薪酬、调配；9、负责财务管理；10、提出公司经营理念，主导企业

11、文化建设的基本方向；11、加强员工思想道德教育；12、全面负责公司安全生产管理工作，认真贯彻落实国家有关安全生产的方针政策、法律、法规；13、股东会授予的其他职权。六、公司执行副总工作职责1、协助总经理抓好全面工作；2、协调好各副总之间分管工作的分工合作；3、重点抓好安全工作和人员管理工作；4、监控财务实行情况及时向总经理及股东会汇报。七、公司副总经理工作职责1、协助总经理、执行副总抓好分管工作；2、分管文秘科，负责办公室日常工作的落实；3、分管人事部，做好人员的筛选工作；4、分管法律部，负责协调公司所有的涉及工作；5、分管党群科，负责做好党群工作；6、分管安全科，责任重大，负责公司所有生产经

12、营环节的安全问题；7、主持分管部门工作例会，检查会议执行及落实情况；8、负责部门之间的协调、沟通与协作；9、总经理交办的其他临时性工作。八、公关科职责1、负责编辑或_编制全公司开发项目的立项文件(项目建议书或是可行性研究报告)；2、负责规模较小的建设项目设计文件的编制工作；3、负责规模较大的建设项目的委托设计，并提供设计条件，配合完成设计工作；4、负责技术标准的编制和推进工作；5、为相关部门提供技术支持与服务；6、按时完成公司安排的其他工作。九、技术部职责1、负责协助总工办做好各项技术管理、审核技术文件；2、全面负责本部门日常管理；3、负责部门员工的绩效考核；4、负责_行业内与其他相关单位的技

13、术交流；5、负责落实重大技术问题的攻关工作；6、健全技术管理档案机构，做到有序、完整、准确统一；7、负责项目方案、概(预)算的审核、检查方案实施情况和参加项目的竣工验收工作；8、负责实施新建、改建项目的设计或委托设计工作；9、对用户发展提出参考意见；10、完成执行副总交办的其他工作。十、项目部职责1、负责公司建设项目可行性研究报告(项目建议书)的编制；2、负责公司规模建设项目施工文件(施工图)的编制工作；3、负责公司规模较小的建设项目概算文件的编制；4、负责现场技术支持，解决施工现场的技术问题；5、完成领导交办的其他工作。办公设施及管理制度（二）第一节办公设施管理一、办公设施分类：(一)办公设

14、备。包括电脑、打印机、扫描仪、复印机、传真机、电话机、相机、服务器、软件等物品。(二)办公家具。包括办公桌椅、文件柜、会客桌椅等物品。二、办公设施采购：(一)办公设施的采购，由办公室负责购买，其他相关部门协助。(二)各使用部门如需添置办公设施需提出书面报告，报告中需特别说明购置的理由，经分管副总批准后报办公室，办公室根据公司整体需求提出相应意见，报行政副总裁审批，方可实施采购。三、办公设施的管理：(一)办公设施编号1、办公设施实行编号管理，由办公室在办公设施交付使用的当天，进行登记并统一编号。2、编号办法：编号形式为：公司英文标识+分类符号+数字代码。(1)办公设备编号(hg-sb-_；包括。

15、电脑，打印机，扫描仪，复印机，传真机等物品)。(2)办公家具编号(hg-jj-_；包括。办公桌椅，会议台，洽谈台，文件柜等物品)。(二)办公设施的标牌：为即时贴，办公室在办公设施交付使用的当天，进行登记并贴上标牌。办公设施的使用权属各部门使用人，各部门负责人对办公设施的可使用性负完全责任。四、办公设施的异动管理：(一)办公设施的出租、出借、报废等，必须由使用部门提出书面报告，经分管副总批准，办公室根据公司整体情况提出相应意见，报行政副总裁审批，方可办理相关手续。(二)办公设施的内部转移，由使用部门或使用人提出书面报告，报经办公室审核同意后，办理移交手续。(三)按规定程序发生的办公设施异动，办公

16、室应在手续完成后的当天作相应的登记，办公室应在三天内将情况上报财务部作相应的账务处理。五、办公设施的维修：由使用部门提出书面维修申请，办公室根据设施的综合价值提出维修意见，_元以下的维修费用，办公室直接送至维修处维修，_元以上的维修费用报副总裁批准。六、办公设施的原始_复印件、保修卡、说明书等由办公室妥善保管。七、因管理或使用不当造成办公设施毁损、丢失的，由直接责任人承担直接经济损失。八、办公室会同财务部门每年对办公设施进行一次全面的核对清理，清理时应做到标牌与清单相符、清单与明细账相符、明细账与总账相符，对于不符的，应查明原因，并在次月_日前，将办公设施清理情况报告公司领导，同时对办公设施的

17、变动情况提出处理意见或建议。第二节电脑管理一、日常管理(一)公司办公电脑的_、调试、维护、保养由公司企划部指定专人负责。(二)公司电脑由各使用人负责保管。二、使用需求申请(一)硬件需求由使用人所在部门提出书面申请，分管副总裁批准，办公室审核，报行政副总裁批准后方可购置。(二)软件需求由使用人根据工作、业务需要提出书面申请，分管副总裁批准，办公室审核，报行政副总裁批准后方可购置。三、注意事项(一)公司电脑原则上专人专用(未配备电脑人员，不是使用他人电脑)，使用人应妥善设置和保管好开机、屏保_，不得将_泄露他人。(二)不得在办公电脑上玩游戏，无特殊需要上下班必须将电脑关闭。(三)不得私自将公司电脑

18、外借或交外单位人员使用。(四)电脑内存储的涉及公司信息的资料均需公司财产，员工必须保证资料的完整性，严禁随意删除。四、其他公司电脑因人为因素造成损坏的，由使用人负责赔偿，特殊情况以书面形式报公司领导，视原因酌情处理。第三节复印机、打印机管理一、日常使用管理(一)复印机由办公室负责管理。(二)复印机统一由办公室指定人员负责操作、保管，其他人员无故不得进入文印室自行操作复印机。(三)各部门需复印的文件资料必须经登记、签名，登记表内载明使用部门、内容、数量等主要内容。文员有权阻止非公司资料的复印。(四)各部门文字资料打印连接前台打印机，图纸或特殊规格打印连接文印室打印机，打印资料同样需要登记，签字后

19、方可拿取。(五)其他各部门内部打印机由各使用人自觉做好管理工作，禁止打印私人文件。二、注意事项：(一)文员应严格遵守保密制度，不得将文件材料的内容向外泄露。废纸应及时收集、销毁。(二)文员要定期检查、保养设备。出现故障要及时通知维修，保证设备处于良好状态。(三)保持文印室的卫生、整洁，自觉维护文印室良好的工作环境。第四节传真机管理传真机的使用注意事项：(不得把下列稿件传入传真机)1、涂改液未干或稿件有涂层；2、稿件有皱纹、折缝或严重卷曲；3、破裂的稿件或稿件过厚；4、炭纸或背面有炭的稿件。第五节其他设备管理所有设备均是公司的财产，各使用人必须保管好使用的设备，有问题应及时通知办公室协助解决。办

20、公设施及管理制度（三）第一章总则一、目的。为了保证公司办公设备正常的运转，提高办公设备的工作效率和使用寿命，特制定本规定。二、适用范围。本规定所指的办公设施包含公司所有办公设备及办公家具。第二章职责l使用部门：负责设备日常使用保养及设备的及时报修，发现办公设备及设施存在故障时，应及时填写办公设备维修申请单向行政部提出维修申请；l行政部：负责办公设施采购的统一申请，设备的日常检查及设备的简单维护，并及时处理有关申请，如简单维护仍不能解决问题，协调科技信息部进行设备维修或发外维修；l物资管理部：负责办公设施及设施维修所需部件的采购；l科技信息部：接到协调工作申请后，由科技信息部负责协调完成工作；l

21、计划财务部：对办公设施的采购、维修费用进行审核批准，及需报废物品的残值核算工作；l总经理。负责办公设施的采购、规模较大维修等费用的审批。第三章办公设施管理第一节办公设施日常管理一、办公设施分类：(一)办公设备。包括电脑、打印机、扫描仪、复印机、传真机、电话机、相机、服务器、软件等物品。(二)办公家具。包括办公桌、椅、文件柜、会议桌、会客桌等物品。二、办公设施采购：(一)各使用部门如需添置办公设施需提出书面报告，报告中需特别说明购置的理由，经分管副总批准后报行政部，行政部根据公司整体需求提出相应意见，报总经理助理审核，总经理批准后方可实施采购。(二)按上述流程完成采购申请的审批手续后，由物资管理

22、部负责统一购买。办公设施采购到货后由行政部办理登记、建账、发放等手续。三、日常管理：(一)办公设施编号1、办公设施实行编号管理，由行政部在办公设施交付使用的当天，进行登记并统一编号。2、编号办法：编号形式为：公司名称缩写+分类符号+数字代码。(1)办公设备编号(-sb-_；包括。电脑，打印机，扫描仪，复印机，传真机等物品)。(2)办公家具编号(-jj-_；包括。办公桌椅，会议台，洽谈台，文件柜等物品)。(二)办公设施的标牌：为即时贴，办公室在办公设施交付使用的当天，进行登记并贴上标牌。使用权属各部门，各部门负责人及办公设施的使用人对办公设施的完好性负责。(三)台账管理所有办公设施的管理应登记造

23、册建立台账、规范管理。四、办公设施的异动管理：(一)办公设施的出租、出借、报废等，必须由使用部门提出书面报告，经分管副总批准，办公室根据公司整体情况提出相应意见，报总经理助理审批，方可办理相关手续。(二)办公设施的内部转移，由使用部门或使用人提出书面报告，报经行政部审核同意后，办理移交手续。(三)按规定程序发生的办公设施异动，行政部应在手续完成后的当天作相应的登记，行政部应在三天内将情况上报财务部作相应的账务处理。五、办公设施的维修：1、发现办公设备及设施存在问题时，由使用部门到人事行政部填写办公设备维修申请单(见附件)；2、行政部接到申请单后，由部门经理进行审批，如属于本公司办公区域内的设备

24、立即派人进行检查维修，如属于物业公司管理，立即联系物业公司处理；3、如果待维修设备有部分零件破损需要更换，人事行政部应协调物资部进行采购；4、简单维修未能解决问题，由行政部协调科技信息部进行检修，或联系外部专业公司进行维修；5、联系外部公司所需费用需由行政部做出预算，报计划财务部及总经理审批；6、达到报废年限和无法进行维修的设备可由使用部门申请报废；7、如设备是人为原因损坏，人事行政部核查后将进行报废处理及处罚相关责任人，设备按评估后价值按价赔偿；8、属于物业公司负责的办公设备维修由人事行政部联系物业公司解决。六、办公设施的原始_复印件、保修卡、说明书等由行政部妥善保管。七、因管理或使用不当造

25、成办公设施毁损、丢失的，由直接责任人承担直接经济损失。八、行政部会同财务部门每年对办公设施进行一次全面的核对清理，清理时应做到标牌与清单相符、清单与明细账相符、明细账与总账相符，对于不符的，应查明原因，并在次月_日前，将办公设施清理情况报告公司领导，同时对办公设施的变动情况提出处理意见或建议。第二节电脑管理一、日常管理(一)公司办公电脑的_、调试、维护、保养由公司企划部指定专人负责。(二)公司电脑由各使用人负责保管。三、注意事项(一)公司电脑原则上专人专用(未配备电脑人员，不是使用他人电脑)，使用人应妥善设置和保管好开机、屏保_，不得将_泄露他人。(二)不得在办公电脑上玩游戏，无特殊需要上下班

26、必须将电脑关闭。(三)不得私自将公司电脑外借或交外单位人员使用。(四)电脑内存储的涉及公司信息的资料均需公司财产，员工必须保证资料的完整性，严禁随意删除。四、其他公司电脑因人为因素造成损坏的，由使用人负责赔偿，特殊情况以书面形式报公司领导，视原因酌情处理。第三节复印机、打印机管理一、日常使用管理(一)复印机由行政部负责管理。(二)复印机统一由行政部指定人员负责操作、保管，其他人员无故不得进入文印室自行操作复印机。(三)各部门需复印的文件资料必须经登记、签名，登记表内载明使用部门、内容、数量等主要内容。文员有权阻止非公司资料的复印。(四)各部门文字资料打印连接前台打印机，图纸或特殊规格打印连接文

27、印室打印机，打印资料同样需要登记，签字后方可拿取。(五)其他各部门内部打印机由各使用人自觉做好管理工作，禁止打印私人文件。二、注意事项：(一)文员应严格遵守保密制度，不得将文件材料的内容向外泄露。废纸应及时收集、销毁。(二)文员要定期检查、保养设备。出现故障要及时通知维修，保证设备处于良好状态。(三)保持文印室的卫生、整洁，自觉维护文印室良好的工作环境。第四节传真机管理传真机的使用注意事项：(不得把下列稿件传入传真机)1、涂改液未干或稿件有涂层；2、稿件有皱纹、折缝或严重卷曲；3、破裂的稿件或稿件过厚；第五节其他设备管理所有设备均是公司的财产，各使用人必须保管好使用的设备，有问题应及时通知行政

28、部协助解决。办公设施及管理制度（四）办公设备及生活设施管理制度第一节办公设施管理一、办公设施分类办公设备。包括电脑、打印机、复印件、传真机、服务器、软件、等物品。办公家具。包括办公桌椅、会议桌、沙发、文件柜等物品。二、办公设施采购(一)办公设施的采购，由综合部统一购买。每月月未由各部门提出下_月份购买需求，提交综合部汇总并编制下_月份办公设施购置计划和预算，经分管领导和项目经理审批后，再由综合部统一采购，采购时应“货比三家，择优而取”。(二)根据月度办公设施购置计划，由使用部门提出书面报告和采购计划表，经综合部审核，报分管领导和项目经理审批，归口综合部购置。计划外的办公设施购置，除办理以上手续

29、外，需特别说明购置的理由，经分管领导和项目经理审批同意方可购置。三、办公设施的管理(一)办公设施编号1、办公设施实行编号管理，由综合部会同财务部，在办公设施交付使用的当天，进行登记并统一编号。2、编号办法：编号形式为：品牌+名称+型号。办公设备编号(如：联想-e_号；包括：电脑，打印机，软件，服务器，传真机等物品)。办公家具编号(办公桌-120cm_60cm-_号)；包括：办公桌椅，会议台，洽谈台，文件柜等物品)。四、办公设施的异动管理(一)办公设施的租赁、出租、出借、抵押、担保、调入、调出、报废等，必须由使用部门提出书面报告，经综合部与财务部会审，超过_元的，由综合部、财务部、物资部会审，由

30、分管领导审核确认并报项目经理批准后，可办理相关手续。(二)办公设施的内部转移，如果转移其他项目，由使用部门或使用人提出书面报告，经综合部与财务部会审，超过_元的，由综合部、财务部、物资部会审，由分管领导审核确认并报项目经理批准后实施。(三)按规定程序发生的办公设施异动，综合部应在手续完成后的当天作相应的登记，并填写办公设施转移通知单，财务部应在手续完成后的三天内根据办公设施转移通知单作相应的帐务处理。超过_元的，由物资部填写设备转移通知单，并及时报财务做相应的账务处理。(四)个人自带设备(如。电脑)，维修费用由项目部承担，如果个人保存不善丢失，项目部不承担任何损失。五、办公设施的维修由使用部门提出维修计划并填写办公设施维修申请单，经行综合部审核，_元以下维修费用，报分管领导批准;_元以上报项目经理批准。六、重大办公设施的原始_，财务部妥善保管，综合部留复印件，做好台账登记。七、因管理或使用不当造成办公设施毁损、丢失的，由直接责任人承担直接经济损失。八、综合部与财务部应每半年对办公设施进行一次全面的核对清理，清理时应做到账实相符。对于不符的，应查明原因，并在次月_日前，将办公设施清理情