对我国企业档案管理困惑的思考.docx

1、对我国企业档案管理困惑的思考对我国企业档案管理困惑的思考由于教学研究及主持国家社会科学基金项目现代企业制度下的企业档案信息管理研究和北京市档案局科技研究项目企业档案管理与知识管理课题的需要,近几年笔者和课题组的同仁利用各种机会对我国企业档案工作进行了较广泛的调查研究.在调研的过程中,我们获得了许多有启示意义的企业档案管理好的做法和经验,但时常也会听到一些对企业档案管理现实问题的困惑.笔祷萤琶鬣言一档案部门移交档案之外,自身也留存了电子档案.各业务部门对档案部门的依赖越来越少,现行档案管理模式已经很难适应企业发展的需要.各级档案行政管理部门则为企业档案管理这几年日新月异的变化忙得不可开交,我们可

2、以从这些年档案行政管理部门以及档案学界关注的企业档案管理热点问题中可见一斑.我国企业建立现代企业制度,给企业档案管理带来了诸多的新问题,诸如企业改制后档案所有权问题.档案是否资产及如何评估问题,股权变化,企业兼并,我们访谈过的企业领导几乎异口同声地表达出档案对于企业的重要性,一些企业主管档案工作的领导甚至能举出利用档案为企业创造经济效益的生动案例来证明这一点.但是,隐约之中他们会流露出一些对现有企业档案管理现状的不满和更多的期待.比较集中的问题主要是与整个企业体制改革和经济发展的步伐相比,企业档案工作改革和发展的步伐显得有些迟缓:与整个企业的信息化发展相比,档案部门的信息化似乎成效不大:企业很

3、多业务部门已经采用了较先进的管理理念和方法.而档案部门的管理理念和方法似乎变化不大.言下之意.档案部门对企业各项工作的支持力度在逐步下降,企业领导层对档案部门在企业中地位的认识也在发生一些变化.较多的企业档案工作者往往对自身的工作现状有一些不满甚至是抱怨.他们认为,档案工作处于领导说起来重要,做起来次要,忙起来不要的尴尬地位.档案工作责任重大,事务繁杂,劳动强度大,并非一般人或某些领导认为的是一份清闲的差事.相对其他业务部门来说,档案部门的工作人员薪水较低,在企业的地位也较低.更有一些档案工作者抱怨每次企业进行体制,机构改革之时,档案部门往往是首当其冲,他们时常处于濒临下岗的焦虑之中.一些档案

4、工作者表达了对企业档案部门边缘化的担忧,因为在电子文件时代,各业务部门除了向企业北京档案:2007年第2期破产后档案移交,处置问题,档案行政管理部门,专业主管部门和企业档案管理的关系问题,外资,中外合资企业档案管理问题,中国驻境外企业档案管理问题,非公企业档案管理问题,民营企业档案管理问题,等等.随着企业档案信息化进程的加快,许多企业把解决电子文件管理等现代化管理问题的希望还是寄托在各级档案行政管理部门的身上,这又无疑增加了档案行政管理部门的工作压力.使档案行政管理部门更加困惑的是,随着计划经济向市场经济的逐步过渡,原有的政府机构对企业的管理方式也发生了深刻的变化.最明显的变化体现在政府不能再

5、像过去那样直接,微观地管理企业,而是进行宏观,间接的管理,更多地体现政府对企业的监督,指导和服务.在这种新形势下,档案行政管理部门到底扮演怎样的角色?怎样做到既要代表国家履行档案法赋予的权利和义务,又不能直接干预企业正常的经营管理活动?档案行政管理部门到底要不要对企业档案管理活动负责,如果要负责,究竟要负什么样的责任?这些问题确实需要我们回答.还有一些经济学,历史学研究者,新闻媒体或感兴趣的公民对获得反映经济活动的档案抱有一定的期望.这种情况在国外也很常见,我们从维也纳第15届国际档案大会国际档案理事会企业与劳工档案委员会提交的研究报告中可以看到类似的需求.众所周知,由于种种原因.圜笔昝誊耋巷

6、_l甍jt.芝一一一一一一十_.II一一一;一我国各级国家综合档案馆保存的档案绝大多数是党政管理档案,一些专业,专门档案馆保存了一些科技档案和专门档案,虽然这些馆藏中不乏反映国家经济发展的规划,政策,法规等宏观信息,但是反映我国社会经济发展的很多生动的,丰富的微观信息却大量地,分散地保存在各类企业档案机构中,这些档案能否留存后世还是一个未知数.从理论上即从国家档案全宗理论角度来看,我们的档案种类是齐全的,完整的,能够系统,完整地反映历史面貌.但是,实际上从我们可以传承给后人以及今人能利用的档案而言,还是存在着较多的遗憾.也许我们给后人的档案遗产像一本历史教科书,仅仅勾画了历史的大致脉络,而缺乏

7、鲜活,丰富的微观景象.即使对于今人而言,我们能否利用现存的这些企业档案以及怎样利用,也是一个有极大争议,似乎难以解决的问题.想利用企业档案的人诉苦说企业不愿对他们开放可以开放的档案,企业常常抱怨社会,公众对他们的要求太高,因为企业毕竟是企业以追求盈利为目标的组织.维护其核心竞争力是重中之重,特别是非公企业更有充足的理由拒绝他人的档案利用要求.我国企业管理和企业档案管理正处于一个巨大的改革时代,我们曾经习惯和熟知的环境,模式和方法已经悄然发生了重大变化,而我们的思想,观念的转变却显得有些迟缓,或者即使迅速转变也来不及认识和诠释这种纷繁的变化.要想厘清我国企业档案管理面临的一系列问题,不是一件很容

8、易的事情.我们发现,在之前所做的研究中,迫于尽快解决企业档案管理面临的实际问题的需要,我们习惯于步入就事论事的研究套路,很少有人静下心来专1,研究并反思为什么企业要管理其形成的文件档案?是企业自身的需要还是政府或社会的要求?企业档案管理与其他组织的档案管理到底会有什么样的区别?这种区别又在多大程度上影响了企业档案的管理理念,模式和方法?企业档案管理的本质又是什么?笔者认为,企业档案管理的本质决定了企业档案管理的形式,对企业档案管理本质的探究有助于我们认清和解决当前企业档案管理面临的问题.如何寻找企业档案管理的本质,也许是一个仁者见仁,智者见智的问题.以前笔者曾对档案学中一直在研究档案的起源等基

9、础理论问题不甚理解,认为研究这些问题有现实意义吗?后来却觉得其最大的价值体现在我们对档案学科自身的肯定,对档案管理事业的肯定.对档案起源的研究实际上就是对档案这种事物存在价值,本质的认识.按照前辈的这样一种研究思路,我们同样可以去圜寻觅企业档案管理的本质,即从企业成立档案管理机构入手,探寻为什么企业要专门建立档案管理机构来管理它们自身所形成的文件档案,而这种原始的企业需求更能说明企业档案管理的本质.企业档案馆最早出现在20世纪初的德国.1905年,德国克虏伯公司成立档案馆,这是我们知晓的世界上第一个企业档案馆.1907年,德国西门子公司也成立了档案馆.除此之外,德国还出现了区域性的经济档案馆,

10、用于保存该区域内各企业的档案收藏品.1906年,莱茵威斯特伐利亚经济档案馆,萨尔经济档案馆相继出现:1908年,汉堡世界经济档案馆成立.企业档案馆出现在20世纪初并非偶然.它是世界经济发展到一定历史阶段的产物.企业档案馆产生的根本动力来源于企业经济发展的需要.现代经济档案事业的开端追溯到经济的考虑,人们认识19世纪工业革命的原始来源不在行政的档案之内,而是首先要在经济企业的收藏品里去找.从19世纪下半叶到20世纪初,世界已处在第二次产业革命时期,自由竞争的资本主义正向垄断的资本主义即帝国主义转变.德国和美国的经济发展相继超过英国,法国等老牌资本主义国家,成为这一时期垄断资本主义的代表.以德国为

11、例,生产的发展形成集中,由集中又形成垄断,德国许多工业行业都形成了卡特尔,辛迪加等垄断组织.钢铁业中有代表性的巨头是克虏伯,曼斯曼,蒂森几个家族,德国生产的铁在1866年只占世界产铁总量的1/27,到19世纪末已占到1/6,1914年前居然占到1/4;1893年出现的莱茵威斯特伐利亚煤业辛迪加,产煤量约占全鲁尔区的90%,超过全德国产煤量的1/2以上;电器工业被西1子公司和电气总公司垄断,1913年德国在电器制造方面处于世界领先地位,产品占世界总额的35%.垄断组织的产生形成了具有现代意义的大型企业,在第一次世界大战前夕,西1,子公司雇有工人82000名,电气总公司雇用工人69000名.由此可

12、见,当时德国一些垄断企业规模很大.这些企业在生产,销售等经营管理活动中必然产生大量的档案文件.企业规模和档案数量是企业档案馆产生和形成的重要条件之一,这些规模巨大的企业和数量庞大的档案为企业档案馆的产生奠定了坚实的基础.从企业的组织形式来看,一些垄断企业采用了股份公司的形式.随着各种类型的股份公司占有重要地位.康采恩和利益共同体得以建立,大多由个别企业家(克虏伯,蒂森,施廷内斯)任命的经理和同事们组成的董事会就起着越来越大的作用.股份公司是具有现代企业特征的企业组织形式,它使企业决策机构,执行机构和监督机构相互区分又相互联系,企业内部机构设置日趋合理.(dE京档案)2007年第2期内部管理日臻

13、完善.由此可见,这些企业已摆脱小生产的方式,采用了现代化大生产管理方式和明确的分工.大机器工业化生产和社会分工协作,改变了过去那种生产技艺的传播,交流依靠口传身授,不形成文件和图样的小生产方式,要求建立相应的档案机构,对档案实行集中统一管理.企业档案馆的出现,是近代科技生产和社会分工协作的产物.王传字教授在研究科技档案工作的形成时,也曾指出:集中统一管理科技档案,是社会化生产和专业分工的客观要求.在大工业生产条件下,科技,生产的个体劳动方式,已经为集体劳动,合作研究的方式所取代,组织管理的专业分工与协作明显地发展起来.这必然要大量地形成科技文件,又要求积累这些科技成果,留给日后生产和科研等工作

14、查考,满足人们相互借鉴和研究的需要.过去那种靠口传身授传播,交流生产技艺的小生产方式,已经不能适应社会发展的需要,科技档案的管理便逐渐从科技,生产者个人或部门的分散管理,走向科技档案工作者和科技档案部门的集中统一管理.这是科技,生产发展和社会分工协作的产物,适应了现代化科技生产方式的需要.从企业的竞争来看,为获取超额利润,国内各垄断组织之间的竞争,本国垄断组织与国外垄断组织之间的竞争日趋加剧.这迫使各大垄断企业必须对自己形成的档案进行科学管理,能够为本企业更好地服务.严守生产,经营和科技秘密,不能让档案文件随意外散.因此,各垄断企业必须建立相应档案机构,收集并妥善保管自己的档案文件企业家们也逐

15、步意识到提高本人及企业知名度的重要性.他们雇佣史学家和经济学家,利用档案为其编写企业史,地区经济发展史,工商名人传记等宣传企业经济和企业文化,宣传企业家自身.这种需求也促使企业必须保存自己的档案,建立档案馆,并把档案馆作为保存企业发展史的宝库.如科隆经济档案馆第一任馆长斯万教授.根据甘普豪森公司的档案全宗写成莱茵河工业史;西门子公司档案馆15名工作人员中,就有2人专门担任西门子家族史的编写工作.企业自身经济发展和各项工作对档案文件的需求是企业档案馆形成的根本动力.企业一方面在生产,销售等经营管理活动中产生大量的文件档案,另一方面这些活动又必须依据和利用文件档案.企业规模越大,各项工作对档案的利

16、用需求就越多,不建立相应规模的档案机构是无法满足这些利用需求的.本质上说,企业档案存在的价值就是企业档案管理存在的价值,它决定了企业档案管理的本质所在.从上述北京档案2007年第2期:萼昝藿国德国企业档案馆形成原因的分析,我们可以看到,由于档案对现代意义的企业具有重要的多重价值,因此企业建立相应的机构来管理这些档案成为企业生存和发展的内在需求和动力,而不是来自企业外部的某种力量的影响.如果撇开档案管理的共性,企业档案管理还有其独特的内在规律性,而这种内在规律性却没有引起我们足够的重视,或者我们也发现了一些规律,但在实际工作中却没有很好地遵循和运用.企业不同于其他组织的最大特点就是它是以追求利润

17、为目标的经济组织.企业是依法设立的以盈利为目的的从事生产经营活动的独立核算的经济组织.企业的一切管理工作,上至企业战略管理,下至企业的基础管理,都是以是否有利于企业获得利润为目标的.企业档案管理的存在和发展必须来自其内在的,本质的需要.如果企业档案管理能够满足企业的这种内在需要,它就能生存和发展.企业档案馆不同于公共档案馆和专业档案馆,虽然企业档案馆在一定程度上具有档案馆的某些共同特性,即具有保存历史的功能,但是作为企业档案馆生存的根本动力主要体现在它对整个企业经济发展的基本保障力和积极推动力.因此,我们在管理企业档案时,必须充分考虑企业的这种内在需要.我们不能用一般档案馆的管理理论来指导企业

18、档案馆管理工作,也不能用行政机关档案室管理理论和方法来要求和衡量企业档案管理工作.不同企业的档案管理具有其独特性或个性.不同类型的企业的管理模式不同,所处领域不同,规模不一,地域不同,这些都会给整个企业管理包括企业信息管理,文件档案管理带来制约和影响.由于长期受计划经济的制约和影响,我国企业档案管理模式存在着大一统的现象.我们经常会看到这样的现象,不管是工业企业,商业企业或者金融企业,其档案管理模式和形式几乎是干篇一律,看不出太大的差别.这种情况在西方发达国家企业档案管理中是少见的.西方许多企业往往会根据本企业的特点来确立企业档案管理模式和机构设置.以美国为例,一些企业的档案管理机构设置是不尽

19、相同的,美国电信公司档案馆设在公共关系部,摩托罗拉公司档案馆隶属于人力资源部,IBM公司档案馆则附属于秘书室.因此,有必要加强对不同类型企业的档案管理工作的分类研究,探讨和建构不同行业或专业的企业档案管理模式.企业档案及其管理工作是提升企业核心竞争力的重要保障,是企业核心知识的保护神.企业档案是企业生产,经营活动的真实的历史记录,不仅记录了企业发展的历史,而且记载了企业所形成和积累的知识,是企业重要的知识资源.企业档案管理本身就是对知识的一种管理活动和过程.在知识经济时代,知识成为社会生产最核咀.j誊i;t心的要素和资源,一个国家或企业是否掌握最先进的科学技术和拥有大量的知识产权,将直接关系到

20、国家和企业的生存能力和持久的竞争力.美国着名的未来学家托夫勒曾指出:知识是打开21世纪经济霸权大门的钥匙.随着经济全球一体化进程的加快和科学技术的迅猛发展,知识管理越来越成为众多企业适应新经济时代要求的一种获取和保持竞争优势的重要选择.一方面,企业要善于保存和积累企业在经营管理和科技发展过程中已经形成的知识.做好知识储备,不让知识流失.另一方面,企业还要善于学会运用已有的知识,建立学习型企业,并鼓励和促进知识共享.笔者在对数十家企业调研的过程中发现,一些企业根本不知道自己的知识到底有哪些,应该怎样积累和保护.甚至有一些企业在经营管理方面遭受重大损失时,还不知道症结所在.企业知识不仅涵盖了大家熟

21、知的显性知识如文件,档案等,还包含了更重要的很多不被注意的隐性知识如员工的经验,技能以及各种社会关系等.笔者曾经走访过一家知名的物流企业.该企业有一段时间客户资源急剧流失.严重影响了企业的经济效益.究其原因.是企业营销部门的一个副总跳槽.自己创立了一家公司,他联系的原公司客户大多数都随他走了.一家咨询公司曾经对全球200家成长最快的公司进行调查.当问及让老板们睡不好觉的事情是什么?时.结果排在第一.位的答案竟然是如何留住主要雇员?和如何吸引高素质的人才?人是知识的最重要的载体,在知识经济时代,拥有广博知识的高素质的人才是企业生存和发展的不可或缺的条件.留住主要雇员就是留住和保护企业的知识,不让

22、企业知识流失.聚集和吸引高素质的人才.就是对科技和知识的积累和储备.在调研过程中,笔者发现许多企业非常重视文件,档案等显性知识的收集和管理,文件档案信息资源储备数量巨大,但企业各部门和人员对文件档案的利用却很少.一些企业在进行经营管理重大决策时,决策层甚至没有想到要去查一查文件,档案,分析和研究过去企业在遇到类似问题时是怎样决策和处理的.一些企业无视已有的知识宝库,不吸取前人和他人的成功和失败经验,走了很多冤枉路,浪费了宝贵的时间,造成了重大的经济损失.因此,有了知识积累还要充分,合理,及时地利用这些知识.要在企业创造一种学习的环境,让所有的员工不断更新自己的知识.要营造企业知识共享的氛围,让

23、技术骨干和主要雇员的知识能够有条件地,最大程度地在企业共享.员工的经验知识往往是企业一笔重要的财富.在这个崇尚高学历的社会中,我们还有必要反省并重新评估经验知识的价值.笔者调研的一家着名高科技企业的案例值得我们分析和研究:该企业有一个重大田产品开发研究项目,参加该项目的科研人员都是近年来毕业于国内外知名大学高素质的博士,博士后.产品开发研究进行得似乎很顺利,在规定的时间内完成.在即将进行项目鉴定的时候,主管项目开发的领导突然想起来征求企业几位快退休的高工们的意见.几位高工看完项目材料后,一致否决了项目的整个设计思路和方案.他们认为,项目设计从理论上可能是成立的,但是从该产品的生产或工艺的角度来

24、看,存在着重大的缺陷,即产品生产的可行性有问题.问题很清楚:这些国内外知名大学高素质的博士,博士后虽然经受过良好的高等教育,掌握了最新的专业理论知识,但是缺乏实践的磨砺,经验知识匮乏.这就意味着整个项目组一年来的辛苦白费了.企业浪费了巨大的时间和经济投入.如果该企业理解并实施了知识管理,建立了知识管理体系,能够让几位高工的知识被项目组共享的话,这种损失完全是可以避免的.从知识管理的角度看,我国企业档案管理还存在较大不足.特别是对企业核心知识资源的控制力与国际一流的企业相比还有很大的差距.档案部门的知识管理职能依然没有体现.因此.我们应重新审视我国企业文件档案知识管理职能,适时提升文件档案管理工

25、作的战略地位.加入WTO之后,我国企业必须面对国外一流的企业竞争对手.如前不久我国承诺今年人民币业务全面向外资银行开放,国外金融企业对中国本土金融企业的这种威胁将越来越明显.中国企业如何增强自主创新能力和拥有自主知识产权,提升自身的核心竞争力便成为一个非常紧迫的战略问题.增强自主创新能力和拥有自主知识产权不是一句空洞的口号,只有我国企业都能意识到知识管理和知识创新的重要性.通过不断地进行知识积累和运用来提高自主创新能力,我们才会拥有自主知识产权的科技和产品,我们的企业才会在世界企业之林具有核心竞争力.注释:(德)布伦内克:档案学欧洲档案工作的理论与历史,中国人民大学档案系1985年油印本.第521页.夏炎德:欧美经济史,上海三联书店.1991年版.第483页.(德)卡尔?艾利希?波恩等着:德意志史第3卷(下册),商务印书馆1991年版,第641页.,王传宇:科技档案管理学(修订本),中国人民大学出版社1998年版.第5556页.中国人民大学档案系档案史教研室:世界档案史讲义.第102页.张斌:企业档案管理与知识管理,档案学通_>2oo2年增刊.作者单位:中国人民大学信息资源管理学院a京档案)2oo7年第2期