档案学考研复习.docx

1、档案学考研复习档案学概论和档案管理学考研复习专题讲义说明： 此讲义以专题的形式，对档案学概论和档案管理学两书进行简要梳理，作为第二轮复习的一种思路，主要记忆模式在上课时作引导式讲解，听课者课后自行总结。资料内容书本上都有，关键是看掌握方法和技巧的运用，望听者将所讲模式与自身记忆规律而用，时间所限，恕不能对知识点一一梳理。第一节：术语概念整合 1 第一节：术语概念整合第一组：实体性术语一：档案、文件、电子文件档案: 国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。文件: 国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务中形成的各种形式的信息记录。电子文件: 以数码形式

2、记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理并可在通信网络上传输的文件。记忆模式：二：公务档案、私人档案、公共档案、历史档案、现行档案公务档案：法人或法人代表在公务活动中形成的档案，其形成主体主要是公务机关或其他社会组织。私人档案：人们在私人生活中形成的档案，其形成主体主要为私人个人。公共档案或官府档案：国家公务(政权性)机关形成的且被保存在各级国家机构中的档案。历史档案；形成时间较早，离现在较久远且主要丰收历史文化作用的档案。现行档案：形成时间较晚，离现在的时间距离较近且主要起现时性查考作用的档案。记忆模式：三：文书档案、科技档案、专门档案、音像档案文书档案: 反映党务、行政管理等

3、活动的档案。科技档案 : 反映科学技术研究、生产、基本建设等活动的档案。专门档案: 反映专门领域活动的档案。音像档案: 记录声音或影像的档案，包括照片、影片、录音带、录像带等。记忆模式：四、甲骨档案、金石档案、简牍档案、缣帛档案甲骨档案：将文字刻在龟甲和兽骨上来记录事情的档案。商代甲骨文的发现是迄今我国大量发现的最早的较为系统的文字和古代档案。金石档案：将文字刻在金属器皿或石头上的档案。简牍档案：是指用笔墨书写在竹木等质地较硬材料以及刻画在竹木上的档案。简牍档案、继殷墟甲骨、居延汉简、敦煌艺术、清朝大内档案被称为五大发现。简帛档案：缣帛作为文书和档案的载体材料，比起竹木简牍显然更为进代。五：档

4、案馆、数字档案馆、档案室、档案信息中心、文件中心、档案事务所档案馆: 集中管理特定范围档案的专门机构。档案室: 国家机构、企事业单位或其他社会组织内部设置的集中管理本单位档案的专门机构。档案信息中心 : 集中管理若干档案馆、档案室特定范围档案资料目录并提供检索服务的专门机构。文件中心: 介于文件形成机构和档案馆之间的中间性或过渡性文件管理机构。数字档案馆：利用网络技术，将分布于不同档案机构的数字化档案信息资源，以网络化方式加以互相连接，提供及时利用，实现档案信息资源共享，形成一个有序的信息空间和资源共享的信息环境的一种虚拟机构。记忆模式：六：专门档案馆、综合档案馆、部门档案馆、企业档案馆、档案

5、行政管理部门。七：原件、复制件、文稿、手稿、文种、文本文本: 可分为正本、副本、试行本、修订本、各种文字文本等。第二组：操作性术语一、档案整理环节：档案整理、来源原则、全宗原则、档案分类、立档单位档案整理:按照一定原则对档案实体进行系统分类、组合、排列、编号和基本编目，使之有序化的过程。来源原则:把同一机构、组织或个人形成的档案作为一个整体加以管理的原则。全宗:一个国家机构、社会组织或个人形成的具有有机联系的档案整体。联合全宗:由两个或两个以上立档单位形成的互有联系不易区分全宗而作为一个全宗对待的档案整体。汇集全宗:由若干个文件数量很少且具有某些共同特征或联系的小全宗组成的作为一个全宗对待的档

6、案整体。全宗群:由若干个具有时间、地区、性质等共同特征的全宗组成的群体。档案实体分类:根据档案的来源、形成时间、内容、形式等特征对档案实体进行的分类。立档单位:构成档案全宗的国家机构、社会组织或个人。案卷:由互有联系的若干文件组合成的档案保管单位。立卷:将若干文件按形成规律和有机联系组成案卷的过程。卷内备考表:卷内文件状况的记录单，排列在卷内文件之后。档号:以字符形式赋予档案实体的用以固定和反映档案排列顺序的一组代码。二、档案鉴定环节：鉴定:判定档案真伪和价值的过程。保管期限:对档案划定的存留年限。保管期限表:规定档案保管期限的文件 。销毁:经过鉴定对失去价值的档案作毁灭性处置的过程。销毁清册

7、:登录被销毁档案题名、数量等内容并由责任人签署的文件。三、档案保管环节保管:维护档案的完整与安全的活动。保护:防止档案受损，延缓档案退变和抢救、修复受损档案的活动。全宗卷:由说明全宗历史和现状的有关文件材料组成的专门案卷。档案馆建筑:档案馆专用的的内设档案库房、工作用房和利用服务场所的建筑物。档案库房:收藏档案的专门用房。档案装具:用于存放档案的器具，包括档案柜、档案架、档案盒等。密集架:为节省空间而设计的可在轨道上水平移动的活动存储装置。退变:档案记录材料因理化或生物作用而逐步老化变质直至损毁的过程。修复:使受损或退变档案恢复或接近原有特征，或对其进行加固的过程。加固:将某种材料附着在档案载

8、体上，以提高其强度和耐久性或使字迹得以保护的技术。修裱:使用粘合剂把选定的纸张修补或托裱在已破损的档案上，以恢复或增强其强度和耐久性的技术。适宜性原则:档案修复工作应遵循的原则之一，即所用修复材料必须有最适宜的强度和特性。相似性原则:档案修复工作应遵循的原则之一，即所选用的修复材料必须与被修复件具有相类似的厚度、颜色和结构等。可逆性原则:档案修复工作应遵循的原则之一，即档案在修复处理后，如有必要可通过再处理恢复到处理前的状态。加湿:a) 增加档案库房内相对湿度的方法。 b) 将过去干燥和易碎文件放在蒸气室或有潮湿空气的容器内，使之逐步吸收水分以增加柔性的方法。脱酸:为去除或降低纸质材料中的酸，

9、用弱碱对其进行处理的技术。熏蒸:在密闭环境下，将档案置于易挥发物质或有毒化学物质产生的气体中以杀灭害虫和菌类的方法。防灾规程:为防止或减少灾害对档案造成破坏而制定的应对方针和工作程序。复制:利用复印、缩微摄影、磁盘拷贝、复写、印刷等手段生成内容与档案原件相同的复制品的技术和方法。档案缩微品:含有档案缩微影像的各种载体（通常是胶片）的通称。四、档案利用环节：利用:利用者以阅读、复制、摘录等方式使用档案的活动。开放:档案馆将达到一定期限、无需控制使用的档案向社会公开提供利用的活动。公布:将档案或档案的特定内容通过某种形式首次公布于众。咨询服务:档案馆 、档案室答复询问，指导和帮助利用的活动。档案证

10、明:依据档案的记载出具的凭证性文件。档案展览:按一定主题展示档案的活动。阅览室:档案馆、档案室内供利用者阅览档案的专门场所。密级:档案文件保密程度的等级。降密:降低档案文件的原有保密等级。解密:解除已失去保密价值档案文件的保密限制。编纂:按照一定的题目、体例和方法编辑档案文献的活动。大事记:按照时间顺序简要记述一定范围内发生的重大事件、重要活动的一种档案参考资料。组织沿革:系统记述一个机构（地区、行业）体制、职能等基本状况变迁过程的一种档案参考资料。基础数字汇集:以数量特征反映一个地区（机构、行业）基本情况的一种档案参考资料。专题概要:简要记述某一特定的社会事物或自然现象产生、发展、变化情况的

11、一种档案参考资料。档案出版物:以档案、档案工作、档案学为基本内容的出版物。五、档案检索环节：档案检索、检索效率、档案著录、档案标引、档案目录中心第三组：理论性性术语一：档案工作、档案管理、档案信息化建设、档案事业、档案学档案学: 研究档案的形成规律、性质、特点以及档案工作方法与发展规律的科学。档案管理: 档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用等活动。档案信息化建设：是指运用信息技术提高档案工作现代化水平，重新思考档案管理的新情况、新原则与新理论，确立网络环境中档案管理与档案服务的基本框架与基本方法，实现档案信息的社会化服务。二：社会档案意识、档案价值、档案作用社会档案意识：人们对档案的认

12、识水平以及社会上对档案的普遍认识程度可称为“社会档案意识”。社会档案意识是一个国家、一个地区文明程度的标志之一, 既取决于社会文明程度, 反过来又对其产生正面或负面的影响。档案价值: 是指档案这一客体对从事社会实践活动的主体所具有的凭证和情报作用，而表现出的有用性及有用程度。档案作用：档案价值关系在社会活动中的具体体现就是档案的作用。档案的作用通常是指档案对人们所从事的社会实践活动的影响。三：档案工作法律、档案职业道德、档案工作标准、档案事业管理体制档案工作法律：简称“档案法律”，是指由国家最高权力机关制定的档案事业规定性文件，包括全国人民代表大会和全国人民代表大会常务委员会制定的各种关于档案

13、和档案工作的法律行为规范。档案职业道德：是指档案工作者在从事档案行政、档案保管和利用服务等项职能活动中，应当遵守的基本行为准则，它是整个社会职业道德体系中的一个重要组成部分。档案工作标准：是以档案工作领域中的重复性的事物和概念为对象而制定或修订的各种标准的总称；它是档案工作中有关单位和个人应当遵守的共同准则和依据。档案事业管理体制：是指档案事业管理的体系和组织制度，包括档案行政管理部门的设置及其隶属关系、权限划分等。从世界范围看，按照中央、地方档案机构之间的关系，档案事业管理体制一般可分为分散式和集中式两种基本类型。第二节：模块专题整合第一组：规律专题整合规律一、档案价值实现的规律一、档案价值

14、的扩展律由于档案具有原始记录性，内容和版本唯一性，档案价值是可以扩大和发展的，具体表现为两种形式：（一）由于价值主体扩展而导致档案价值的扩展。指随时间推移，可能与档案发生关系的人群扩大，利用者及其需求范围扩展。（二）由于档案作用性质的变化而导致价值扩展。具体表现为两方面：1）、一般而言，档案形成之初主要发挥行政或业务作用，而随时间推移，作用便会扩展到科学文化教育司法及休闲等方面； 2）、档案作用性质的扩展表现为档案不仅可以用于与其相应的活动（如行政，房屋结构图），同时也可发挥多重作用，有些甚至超乎档案形成者的想象（如行政管理活动的档案可用于人口研究的数据，技术纸图可作为谈判的证据等）。了解价值

15、扩展律的意义：了解档案价值扩展律，对于处理好档案管理中当前和长远，局部和整体，保密与开放的关系具有科学指导作用。具体表现为：第一：正确认识单位内部档案机构和公共档案馆的服务方向和职能定位。第二：确定合理的档案归档，移交时间，建立合理的馆藏结构，以适应不同时期档案价值实现的特点和要求。第三：在档案鉴定工作中以全面的，历史的，发展的观点来分析档案的价值，避免片面性。第四：坚持正确的保密观念，对具有保密要求的档案采取相应的保密措施，同时制定和实施降密解密制度据客观情况而调整其机密度，扩大利用范围。第五：树立服务观念，依法积极开放档案，促进档案工作由封闭半封闭型想开放型转变，更合理，更广泛的开发档案信

16、息源，为社会各方面服务，研究不同时期档案的作用领域，适时推进档案价值的合理扩展。二、档案价值的时效律档案价值的时效性：指档案对社会的有用性是有时限的, 某些档案在一定时期内对利用者是有价值的, 超过这个时间限制则降低或丧失了价值。这一规律可称为档案价值的时效律。档案价值的时效律主要表现在两个方面:档案与利用者需求之间关系的时效性；档案价值形态的时效性。三、档案价值的条件律在一定的条件下, 档案被利用者有效利用并产生社会效益或经济效益时, 它的潜在价值才能转化为现实价值。各种条件对于价值实现的影响被称为档案价值实现的条件律。这些条件涉及的因素很多, 主要概括为以下几个方面:社会环境；社会档案意识

17、；档案管理水平。规律二、档案工作的发展规律 一、档案工作的分化与整合规律 从档案工作的发展历史来看，在相当长的时间内，档案工作与文书工作是不分的，档案工作与图书资料工作也是不分的。 （一）文档管理一体化 “文档管理一体化”，是指将目前机关中的“文书处理”和“档案管理”工作，整合成为一个既统一又分工、既有联系又有区别的管理过程。 （二）档案、图书、情报管理的一体化 从一般属性来看，档案、图书、情报都属于人类的知识财富，都具有信息属性和知识属性，它们在管理的基本方法上有许多相似之处，如果将其综合管理并进行联合开发，可以发挥三者在功能上的互补，实现信息资源共享的目的。 二、档案工作的智能化发展规律（

18、一）运用电子计算机实现档案管理的自动化（二）运用计算机及其相关技术和现代通讯技术，实现文件与档案信息资源的数字化及档案信息传递的网络化（三）档案缩微化与档案保护技术水平的提高三、档案工作发展与社会环境变化的互动性规律 档案工作与社会环境有着普遍的、密切的联系。档案工作与社会环境变化的互动性规律主要表现在：一方面，社会环境状况影响和制约着档案工作的生存与发展。另一方面，档案工作在参与社会事务的过程中，也对社会环境变化，特别是社会精神文明与物质文明的建设做出贡献。 （一）影响档案工作生存与发展的社会环境因素1、社会物质生产与档案工作 2、社会经济政治制度与档案工作3、科学文化事业与档案工作 4、社

19、会档案意识与档案工作四、档案工作的社会化发展规律 档案管理的社会化：档案是全社会的共同财富，档案管理是一种社会各级各类组织、机构和个人的共同行为，其目的在于把全社会的档案以不同形式分层分类集中控制起来，形成一个社会性的开放管理系统。档案工作的社会化发展规律主要表现为：随着人类社会活动领域的扩大、社会分工的细化和社会文明程度的提高，档案的来源与形式日益广泛和多样，档案信息服务逐步社会化，档案管理越来越具有广泛的社会意义。第二组：特点专题整合特点一：电子档案的特点其特征归纳起来主要包括：信息的非人工识读性、系统依赖性、信息与特定载体之间的可分离性、信息的可变性、信息存储的高密度性、多种信息媒体的集

20、成性以及信息的可操作性等。特点二：企业档案馆的特点1、综合性：它是保存本企业档案的基地。企业管理工作中形成的档案种类繁多，其馆藏内容具有综合性。2、专业性：企业档案馆主要围绕专业性突出的科技档案开展工作，其专业性特色因企业类型的不同而有区别。 综合性与专业性并存的特点，决定了企业档案馆不同于国家综合档案馆、专业档案馆。它在档案收集范围、服务方向和工作方法等方面都有一定的独到之处。特点三：数字档案馆的主要特点1、存在方式上的特点 2、运行方式上的特点3、功能定位上的特点特点四：档案法律的本质和特点1、直接性 2、具体性 3、综合性特点五：档案职业道德的特点1、鲜明的职业性 2、存在方式的具体性

21、3、形成过程的连续性和继承性特点六：档案学的学科特点 档案学的学科特点是档案学基础理论研究中一个需要探讨的重要方面。它对于我们确定档案学的研究取向，及时修正档案学研究中的一些不利于学科整体建设与发展的倾向，具有积极意义。 一、综合性和社会性 档案学的研究对象、研究内容和研究方法都具有一定的综合性特征。科学的发展过程存在着分化与综合两种趋势，就现代科学的发展特点而言，综合化的趋势处于主导地位。 二、实践性和理论性 一般来说，实践经验为人们提供了认识的可能。只有实践才能提供认识所必需的信息，同时也只有实践才能使人们获得并不断发展对信息加工的能力(即思维能力)。 三、技术性和实用性 档案学研究的许多

22、内容具有技术性和实用性的特征，也就是说，档案学一方面具有科学认识的作用，另一方面又具有很明显的职业技能性特征。 四、开放性和包容性档案学的理论体系的建设需要不断地创新和发展。恩格斯曾言，任何一种社会哲学，只要它还把某几个论点奉为最后结论它就远不是完备的。特点七：编研特点1）研究性 2）政策性 3）成果共享性特点八：计算机检索特点1）检索速度快；2）检索点多，检出率高；3）能满足多元检所需要，检索效果好；4）利于实现资源共享；5）服务方式灵活多样。特征九：档案法的属性特征(一)档案法具有所有国家立法的共同特征社会性 档案法不只是针对国家机关和档案部门的立法，而且是针对整个国家和社会的立法。 (二

23、)档案法具有一定的纲领性和创建性 1996年修改后的档案法所做出的有关规定简明扼要、内容翔实，且富有创建性。 (三)档案法的民主性 该法律是在科学地总结档案工作历史经验和理论成果的基础上创制出来的，也是在改革开放的社会环境中创制出来的。 (四)档案法的强制性 档案法是需要社会共同遵守的法律行为规范，是国家通过强制力来保证施行的。记忆模式：第三组：原则专题整合原则一：档案信息数字化的原则1、规范化：所有档案信息必须按照规定的技术要求、文本格式和工作标准进行数字化，并尽可能采取通用标准；2、安全性：在数字化过程中要确保：1）档案原件的安全、2）数字化档案信息的内容与档案原件相吻合、3）档案信息内容

24、不泄密。3、效益性原则：档案信息的数字化工作面广量大，耗时耗财，要讲究效益。原则二：档案法的施行原则 在社会实践活动中，贯彻执行档案法必须坚持 1、施行档案法要以事实为依据，以法律规定为准绳 2、必须坚持法律面前一律平等的原则原则三：档案法的修改原则1、慎改原则 2、原则性与操作性统一的原则 3、系统性原则原则四：鉴定档案价值的原则P48 档案价值鉴定原则是必须从国家和人民的整体利益出发，分析主体与主体本身的需要，用全面的、历史的、发展的、效益的观点，判定档案的价值。（一）从国家和人民的整体利益出发去衡量档案的价值（二）分析主体与主体本身的需要。（三）全面的观点 1、鉴定时，不仅要看到局部，也

25、要看到整体，既要考虑到本单位的利用，也要考虑到社会的需求。机关档案的鉴定存在的问题，往往只顾到本机关的利用。 2、鉴定时，还要看到全宗之间及全宗群的联系，甚至要考虑到国家全部档案。 3、要从把档案移交到档案馆的角度来考虑，既要考虑到进馆档案的完整性，也要考虑避免馆内档案的过多的重复。重复在档案馆是不可避免的和必要的，允许少量的重复、必要合理的重复。 （四）历史的观点 档案本身就是历史的记录，它是在一定的历史条件下产生的，因此鉴定时应当用历史唯物主义的观点来分析档案的价值。根据档案产生的时代背景、具体的事件、本身的历史作用等方面来预测档案的历史价值、反对狭隘的实用主义观点。（五）发展的观点 社会

26、不断向前发展，这决定了档案的价值不断发生变化。在鉴定时，不仅要看到档案在当前的作用，并要估计和预测档案在将来的作用，为子孙后代利用档案着想。（六）效益的观点 当前人们认为，在分析档案价值时要考虑到收益与付出之比，只有当档案发挥的作用超过因保存档案所付出的代价时才判定其具有保存价值。原则五：档案整理工作的原则P119 档案整理工作的原则是：充分利用原有的整理基础，保持文件之间的历史联系，便于保管和利用。三个层次是互为一体的，三者不可偏废。 （一）充分利用原有的整理基础 1、 充分地重视和利用先前的整理基础，以确定档案整理的任务和要求，不要轻易打乱重整。2、 在整理过程中，应该充分研究和利用原来整

27、理的成果，不要轻易破坏以往整理和保存的历史状况。（二）保持文件之间的历史联系 文件之间的历史联系主要表现在来源、时间、内容和形式等方面。保持文件之间的历史联系，应从两方面辩证的去看待：一是要善于找出和保持文件之间最紧密的联系，并尽量从多方面保持联系；二是不能离开实际整理的文件材料，简单的确定某种整理方法和评说优劣。（三）便于保管利用 保持文件之间的历史联系，不是整理档案的主要目的，所以不能为联系而联系，便于保管和查找档案，才是档案整理工作的基本出发点和最终要求。原则六：档号编制原则1)唯一性原则；2）合理性原则；3）稳定性原则。原则七：档案开发原则（一）馆室藏基础原则（二）信息有序化原则（三）

28、信息激活原则 1）信息的分解与析出；2）信息的浓缩和提炼；3）知识的综合归纳。（四）充分利用原则（五）全面效益原则原则八：档案主题词的选词标引规则标引必须持客观态度；标引的核心要揭示文件或案卷的主要问题；选定的主题词必须是正式的主题词；必须使用此表中最专指的主题词标引；当词表中找不到最专指的主题词时，则应选用最直接相关的两个或两个以上的主题词进行组配标引。原则九：档案开放理论依据1)档案价值在一定意义上是一种客体满足主体需要的关系及其程度，档案价值的实现，决定了档案必须向社会开放。2)随着时间的推移和条件的变化，档案机密性的弱化趋势，决定了档案最终可以开放。3)档案是重要的信息资源，只有使其走

29、向社会供人民群众利用，才能把深藏于档案馆中的档案信息变成精神的和物质的财富，造福于人类，决定了开放档案的必要性。4)档案是“知识之源、文化之母”，内容丰富，可以满足各行各业的利用，决定了档案开放的广泛性。5)社会民主化进程促进了档案的开放。记忆模式：第四组：作用专题整合作用一、档案室在形成文件与组织归档工作中的作用P97 (一)机关档案室对形成文件的作用 为了保证归档文件的完整齐全，便于保存和利用，机关档案工作者不仅要通过归档工作力求把已形成的文件收集齐全，而且还应关心文件的形成和办理活动中的相关情况。 (二)档案室对归档工作的超前控制档案室对归档工作的超前控制，可以通过监督与促进文件质量标准化、文书处理制度化，协助和督促有关部门做好立卷归档前的准备工作以及加强对立卷工作的指导和检查等三方面工作而得以实施。(三)指导和督促文书部门或业务部门做好归档组织工作 （四）临时性的文件收集工作 （五）对散失文件的补充收集