财务开支授权审批与报销制度.docx

1、财务开支授权审批与报销制度V1.0颁发部门财务中心分发部门文件编码SD通2013号 原文件编码：无编写人审核人批准人日 期2012年月日日 期2012年月日日 期2012年月日1 目的1.1 明确财务开支的审批、审核流转环节。1.2 规范财务开支的报销要求。2 适用范围2.1 总部、海外分公司的财务开支，但不含商品采购付款事项及加纳房地产公司的业务。3 核心条款3.1 管控办法3.1.1 预算管理：通过费用预算的编制、审批、执行、检查和考核奖罚，来实现费用管控。3.1.2 授权审批管理：所有的费用开支在预算管理的同时，实行授权审批管理，一切开支必须经授权审批人审批同意后支付，严禁未经授权或超授

2、权审批支付。3.1.3 限额管理：费用开支在预算管理、授权审批管理的前提下，应在一定的标准额度范围内控制使用，如差旅费用、手机话费、福利费等。3.1.4 归口管理3.1.4.1 审批归口：建材线、快消线、五金线、财务线的开支报总部各职能中心总监审批。各分公司MD不对建材线、快消线、五金线、财务线的财务开支承担审批职责。分公司的清关、仓库、行政、HR由MD承担职能审批职责。3.1.4.2 管理归口：根据部门职责，对部分费用项目进行归口管理，如员工培训费归口到培训部、车辆使用费归口到行政部，详见“附件1-费用报销单”中“科目”工作表H列。3.1.4.3 报销归口：当事人的费用回到其编制所在公司报销

3、，不得在非编制所在公司报销费用（如出差地公司）。对于由公司垫付的费用（如机票），则在垫付公司入账，再转入承担费用公司入账。3.1.5 人员借款管控要点3.1.5.1 原则上不办理个人因私借款，如确有特殊情况的因私借款，经授权审批后，借款金额原则不超过其当月基本工资额的70%。3.1.5.2 因公借款应专款专用，严禁公款私用。3.1.5.3 前款不清后款不借：因公借款在事务处理完毕后7天内报销归还借款，否则，财务人员有权停止其下笔借款手续的办理。3.2 开支审批3.2.1 开支审批原则3.2.1.1 分级审批原则：公司根据财务开支事项的性质、金额设置审批级次，审批人在各自权限内的审批为有效审批。

4、3.2.1.2 先职能后财务原则：财务开支事项审批按“先职能审批，后财务审核”的原则执行，其一般流程是：3.2.1.3 严禁拆分原则：属于同一事项的费用，应按照单笔费用报销，严禁拆分“化整为零”，规避已设置好的分级审批权限。3.2.1.4 费用经办人与审批人分离原则：费用经办人与审批人不能为同一人，即自己无权审批自己经手的支出、必须由其直接上级审批。3.2.1.5 费用报销经手人适用从高原则：多人一同发生的费用，应由其中最高级别的人员作为费用经办人来报销。3.2.1.6 实名审批原则：审批、审核签名必须是相关人员的亲笔手写签名或OA审批，不得以印章代替。3.2.1.7 共同审批原则：费用发生部

5、门与费用承担部门不一致，费用发生部门报销费用时，需由费用承担部门共同审批。3.2.2 分公司分线审批流程：3.2.2.1 对于营销线：报销人分公司营销线负责人分公司财务经理3.2.2.2 对于财务线：报销人分公司财务经理3.2.2.3 对于清关仓储线：报销人分公司清关经理分公司MD分公司财务经理3.2.2.4 对于人事行政线：报销人分公司MD分公司财务经理3.2.3 财务开支事项的审批流程分为两级：分公司授权业务和授权金额内的审批流程、超出分公司授权业务和授权金额的审批流程。3.2.4 分公司授权业务和授权金额内的审批流程直接由分公司按3.2.2审批流程处理；超出分公司授权业务和授权金额的审批

6、流程，首先由分公司在3.2.2审批流程中财务审核，之后报总部审批。3.2.5 分公司授权业务和授权金额内的审批流程、超出分公司授权业务和授权金额的审批流程详见“附件2-财务开支授权审批表”。3.3 开支报销3.3.1 开支报销需要有相应的单据作为支持凭据，单据包括三类：粘贴单、支出原始单据（以下简称“原始单据”）、费用报销单或差旅费报销单。3.3.2 粘贴单与原始单据3.3.2.1 粘贴单是用来粘贴原始单据的纸张，其作用是汇总原始单据，保证原始单据不丢失。3.3.2.2 费用报销所需要的原始单据见“附件1-费用报销单”中“科目”工作表I列。3.3.2.3 原始单据的粘贴（1） 单据粘贴要便于装

7、订归档 报销的原始单据必须从右到左整齐有序地用胶水粘贴在粘贴单上（如没有粘贴单，可用相同大小的其他纸张替代），不能一大叠单据粘贴在一块儿，厚度要做到均衡、适中，每张粘贴单原则上粘贴的原始单据不应超过20张，粘贴不能超过装订线（以其他纸张替代的，要在纸张左边保留约0.5厘米的边）。 对于超出粘贴单的原始单据，应以粘贴单大小为限折叠整齐，并保证其装订后仍能展开查阅。 单据粘贴应牢固，即粘贴好后，拿起粘贴单轻轻晃动，不应有单据掉下。（2） 单据粘贴要便于审阅复核 按照原始单据重要性程度，将重要的原始单据（发票）粘贴在第一张。 原始单据粘贴时，必须是单据的正面面向审阅者，单据粘贴不能掩盖单据上的各内容

8、项目（如发票台头、开票日期、发票号码、发票内容、金额等）。 对于差旅费单据，应按照出差时费用发生的先后顺序粘贴。（3） 白条与发票分开粘贴：白条与发票（发票上有税务局监制章）不得混合粘贴在同一张“粘贴单”上。有财政局监制章的行政事业单位收费票据、银行收费单、据视同合规发票。（4） 原始单据粘贴好后，要在粘贴单右下角注明单据张数和金额。3.3.3 费用报销单、差旅费报销单3.3.3.1 支付商品供应商货款、未取得发票而需要预付款项、支付前期已报销未付款，填写“付款通知单”；已取得发票的费用报销，填写统一的费用报销单或差旅费报销单作为粘贴单的封面。3.3.3.2 按照“谁经手，谁报销”的原则，费用

9、报销单或差旅费报销单由费用经手人按照费用的实际发生情况填写。费用报销人必须是公司员工（公司登记在册并与公司签订正式劳动合同的人员）和劳务派遣人员（公司登记在册并与劳务派遣公司签有正式劳动合同的人员）。3.3.3.3 费用报销单填写注意事项：（1） 费用（不含差旅费）报销使用“附件1-费用报销单”中“模板”工作表。（2） 费用承担部门、费用入账科目均通过下拉框选择。由不同部门承担的费用，分别填写费用报销单，费用入账科目不同的费用需分行填写。（3） 报销人需在摘要栏清晰写明费用具体内容，特别应写明费用所归属日期。（4） 在“收款单位或个人编码”位置输入收款单位或个人的编码，则收款人名称、开户行、账

10、号由公式自动从“收款人”工作表引用。（5） 根据需要选择对应的付款方式。（6） 经手人、领款人打印后亲笔签字，不能电脑打印。3.3.3.4 差旅费报销单填写注意事项：差旅费的报销填写差旅费报销单、出差人无须填写差旅费报销单上出差补助金额、差旅费报销总计金额（均由财务填写）。3.3.3.5 费用报销经手人（含出差人）必须在费用报销单或差旅费报销单上真实签名，其对报销单据（含报销附件）的真实性和合规性负责。3.3.3.6 费用报销单或差旅费报销单的统一规范填制模板见“附件3-费用报销单_差旅费报销单_借款单”。3.3.4 部门审批3.3.4.1 审查该项开支的必要性、合理性和真实性。3.3.4.2

11、 审查付款对象的正确性。3.3.4.3 审查报销金额的正确性。3.3.5 财务审核3.3.5.1 流程合规性审核：报销单据的审批流程是否符合财务开支授权审批表的规定。3.3.5.2 真实性审核：报销单据能否证明经济业务真实发生，开具的发票是否符合要求，报销所必须的附件是否完整。3.3.5.3 报销额度审核：对于有文件规定有报销额度的，需审核本次报销或累计报销是否超出规定的报销额度。3.3.5.4 价格合理性审核：商品或服务的价格是否合理，与以往价格相比有较大变化的，需要了解其变化原因。3.3.5.5 合同条款完备性审核：对附有合同的报销单据，需审核合同条款是否完备、各条款内容是否具体、明确、切

12、实可行，避免因合同条款不全和过于简单、抽象、原则，给履行带来困难，为以后发生纠纷留下隐患。3.3.5.6 正确性审核：报销单据的摘要和数字是否填写清晰、正确，金额计算有无差错，大小写金额是否相等。报销金额不能大于批示金额，不能大于发票、合同金额。3.3.5.7 及时性审核：费用应在经济业务结束后一个月内或回国后15天内报账，超期报销的，应扣减报销金额5%作为处罚。3.3.5.8 对照预算进行审核：支付的款项是否已在预算内列支，是否超出预算指标。3.3.5.9 借款审核：查询报销人是否有借款，凡借款经办业务的，其报销应首先用于归还借款。3.3.6 款项支付3.3.6.1 公司各类费用原则上应采用非现金方式结算。对于应付给员工的费用，采用网银直接付款至工资账户；对于应付外部单位及个人的费用，采用网银直接付至其指定账户，不允许先支付员工由其转交。3.3.6.2 对于合同签订单位与实际收款单位不一致的，合同签订单位需要书面授权我司付款给其指定的收款单位。4 附表4.1 附件1-费用报销单4.2 附件2-财务开支授权审批表4.3 附件3-费用报销单_差旅费报销单_借款单第 5 / 5 页