礼仪文书的特点教学文稿.docx

1、礼仪文书的特点教学文稿礼仪文书的特点 篇一：礼仪12 常用礼仪文书 课题：常用礼仪文书 课时：1时 课型：新授课 教学目标： 1、了解礼仪文书的概念、分类、特点； 2、礼仪文书的作用 教学重点： 1、礼仪文书的概念、特点； 2、掌握掌握礼仪文书的作用。 教学难点：认识到礼仪文书的重要性，端正写作态度。 教学方法：讲授法 教学过程： 一、组织教学：考勤 二、导入课题：复习提问：计划三要素 三、讲授新课：礼仪文书写作概述 1、礼仪文书的概念 礼仪是礼节和仪式的总称。我国是文明古国，是世界上有名的礼仪之邦，人们的社会交往活动和思想感情的交流，有许多都是通过一定的礼仪形式和一定的文化活动方式来进行的。

2、礼仪文书就是人们在各种礼节中使用的文体。 2、礼仪文书的适用种类 礼仪文书的种类较多，按内容性质来分，主要包括以下几类： 邀聘类：如聘请、聘书 庆贺类：如贺电、贺信 迎送类：欢迎词、欢送词 祭吊类：悼辞、讣告 演说类：演说词、开幕词 题赠类：题词、寄予 3、礼仪文书写作的基本特点 （1）礼仪文书的写作目的具有实用性 礼仪文书较多地用于日常交际、应酬，既可以处理私务，也可以涉及公务。礼仪文书主要以实用为目的，如书信、请柬、名片、启事、电报稿等，有直接的应用性。写请柬就必须突出“请”的目的；写启事就应突出“启”的目的，把所启之事说明，让大家知道此事该不该自己办以及怎样去办。所以，礼仪文书的写作者必

3、须注意：只要有用可以写，而且只有有用才能够写。在写作时应注重每一种礼仪文书的不同用处，即使同一类别，也应明确其中的细微差别，比如写书信，在称谓、敬语上应根据不同的目的与要求而有的放矢，切忌张冠李戴。 （2）礼仪文书的写作内容具有针对性 由于目的实用，必然要求内容为其服务。礼仪文书写作时要有明确的对象，要注意对象的性别、年龄、职业、身份、学识、爱好、习惯、辈分等，如对书信、柬帖、题词等，一定要弄清所写给的对象的详细情形，甚至于情感、打算及喜好。只有有针对性地进行写作，才能使内容名副其实，写得恰到好处，贴切、确切、亲切、关切，并适当运用语气，像题词还要注重音韵节律，从而使整体内容达到谐调一致，烘衬

4、文内主旨与直接目的。 （3）礼仪文书的体式约定俗成 一般说来，礼仪文书虽不如公文那样有严格的体式规定，但在漫长的写作实践中逐渐形成了一套基本的定式、体式与款式，各种礼仪文种都有自身的规范化体式。由于这些规范，我们在写作时已把它当成基本的定式。如书信先要有问候，后要有祝愿语；名片一般先写服务机关及头衔，再写上姓名，然后写自己的地址、电话号码、邮政编码等。每一种基本体式，都是社会约定俗成的，一般就应以社会的变动与否为转移，在写作时既不能太随便，也不应墨守成规；既要熟识各种规范陈式，又要跟上时代步伐，适当地推陈出新。 （4）礼仪文书的书写形式具有文化色彩 礼仪文书既讲究礼仪内容，同时也要能体现出它的

5、文化内涵。书写时不仅在文辞上，而且在书法款式、用笔用墨、书写印刷材料上要很有文化意蕴。措辞要符合对象、场景、时令及情谊深浅等；书写款式要大方、自然、得体；用纸用料、笔墨颜色也很有讲究，既美观又符合实效用，并能从中体现出有关交际中的礼节、礼貌要求。像写信函，以黑色笔墨为宜，不要用其他颜色，否则会不严肃，若以红色写信，就意味是绝交信。在制作时，一般都比较讲究质地与硬度，还配以一定的装饰，以反映礼仪文书内在的文化涵养。 4、礼仪文书的作用 （1）传递信息 （2）促进文明 5、礼仪文书写作的基本要求 （1）表达方式灵活多样，不拘一格 礼仪文书没有其他如公文、专用文书那样在语言表达方式上正规，大多只注意

6、在称呼、语气、祝颂语方面的礼貌、礼节就可，具体写作中可用多种手法来表达，真是心之所思、兴之所至，均可自由发挥，叙事、明理、抒情、描写、评赞、议论任其使用，只要能准确、真诚地表达自己的感情即可。 （2）使用语体自由多样，心到笔随 礼仪文书的语体不受公文语体的束缚，白话、文言、文白相间均恰当。礼仪文书是一种最能体现和反映作者个性与才情的文书。 （3）运用语言简洁精炼，顺畅得体 礼仪文书的用语比公文要高，讲究语言的技巧。用词要简洁明了，言简意赅，用语应精炼、准确，词意应通顺流畅、明快得体。不论是称谓、敬语还是文内用语，都必须能以礼相待，文雅得当，彬彬有礼，不能放任、太随便。要适合所述对象、所表之情、

7、所达之意，起到相互沟通、相互交流、相互理解与体谅的作用。 （4）反映情感真挚恳切，情溢文中 礼仪文书大多是从心底深入进行交谈，加深情谊，处处体现出相互之间的感情。“无情不是好文章”。动之以情才能使交往变得真诚、因此，礼仪文书的字里行间就处处洋溢着作者的真挚情感。常常一篇好的礼仪函电或致词，欢快时喜形于色，悲恸时催人泪下，庄重时令人肃然。情溢文中是礼仪文书的根本要求。 四、课堂小结： 本节课重点理解礼仪文书的概念、三个主要特点，掌握礼仪文书的四个写作要求。 五、布置作业 简述礼仪文书的书写格式 板书设计：礼仪文书写作概述 篇二：礼仪文书概述 第一节礼仪文书概述 一、礼仪文书的含义 礼仪是礼节和仪

8、式的总称，它主要是用来调整人与人之间的关系的。礼仪活动中使用的各类文书统称为礼仪文书， 二、礼仪文书的分类及其写作特点 礼仪文书包括请柬、祝辞、题词、仆告、悼词等常用文体。请柬，是请客用的通知书。祝辞，是对人、对事表示的言辞或文章。题词，是为留作纪念而体协的文字。卟告，是一种报丧的文书。悼词，是指向死者表示哀悼、缅怀与敬意的一切形式的悼念性文章。 礼仪文书的写作要求切姓氏、切时日、切年龄、切身份、切情感，必须根据一定的场合或一定的条件加以运用，决不可混淆。邀请，要言词恳切；哀悼，要哀伤情真。在写作这类问题时，一定要自然而有分寸地表达出来。 第二节请柬和祝词 一、请柬 （一） 请柬地含义与特征

9、请柬，也称请帖。它是单位或个人邀请有关人士出席会议、参加某项活动而发出地通知书。 请柬是在不同社交场合经常使用地一种礼仪性专用书信。它虽属书信类，但又与书信有所区别。一般书信通常是在双方不便或不宜直接交谈时使用的。请柬则是逢重大事情或在庄重场合才使用的。即使被邀请的对象近在咫尺，也须用请柬，以示对被邀请者的尊重，表明邀请者的诚意和郑重态度。请柬比一般书信更具有庄重性。 （二） 请柬的写法和要求 1. 请柬的写法 请柬一般要写明一下几个方面的内容。 （1） 封面：请柬的封面要写明“请柬”或“请帖”字样。不用封面的请柬，就在第 一行的中间写“请柬”二字。 （2） 被邀请者的名称：第一行顶格写被邀请

10、者单位名称或个人姓名。 （3） 正文：写明邀请参加的活动内容，如座谈会、展览会、婚礼、生日宴会等。交 待举行活动的时间、地点及其他应知事项。正文末尾要写上“敬请参加”、“敬请届时光临”、“敬请光临指导”等敬辞。 （4） 结尾：请柬的结尾要有“具礼”，在正文后或下一航空两格写“此致”，另起一 行顶格写“敬礼”，或写其他礼貌用语。 （5） 签署：在正文的右下方，写明邀请单位的名称或邀请者的姓名，下一航再写上 发出请柬的时间 另有一种写法，是在柬帖的正中写“请柬”二字，下一行空两格直接写正文，再正文下一行空两格写“此致”，在“此致”下一行顶格写被邀请的单位名称或个人姓名。2请柬的写作要求 （1）严谨

11、、准确：请柬的文字很少，务求严谨、准确，一定写清被邀请者的姓名，身份，邀请的事由及应注意的事项等内容。特别要初一核对时间、地点和人名等项内容，做到清晰明了，绝对避免差错。 （2）语言达雅兼备：“达”就是通顺、明白，不至于让被邀请者产生歧义；“雅”就是讲究文字美，根据具体场合、内容、对象，采用得体客气的措词，要求做到优美、典雅、热情、庄重、友好，使被邀请者感到愉快和温暖，切忌使用乏味及浮华的语言。 例1：正面例2： 二、祝词 （一） 祝词的含义和作用 祝词，是泛指对人、对事表示祝贺的言辞或文章。祝词和贺词在某些场合可以互用部分，但两者的含义并不完全相同。祝词一般的对象是事情未果，表示祝贺、希望的

12、意思；贺词一般的对象是事情既果，表示祝贺、道喜的意思。 祝词用于喜庆场合当众宣读，直接表达祝愿的情感和希望。凡是在值得庆祝、纪念的会议、活动或举行的宴会、酒会及其他仪式上，单位或个人都可以发表表示祝颂、希望的讲话，用以增添喜庆、友好、热烈的气氛。 （二） 祝词的种类 根据不同的祝颂对象，祝词大体上可分三种： 1事业祝词 这是常用的一种祝词，多用于祝贺会议开幕、工程竣工、剪彩、新年伊始，以及某社团、机构、报刊或节日纪念日等。 2寿诞祝词 寿诞祝词的对象主要是老年人。祝词的主要内容，一是庆祝、祝愿某人幸福、健康、长寿；二是赞颂其品性、功德。 3祝酒词 祝酒，将酒作为人们交往中的一种媒介，是以祝酒来

13、表达的形式。 （三） 祝词的写法和要求 1 祝词的写法 祝词一般不必写标题，结构主要由称谓、引言、主题、结尾四个部分组成。 （1） 称谓：祝词的成为视不同的对象而定。祝贺个人的，按一般书信称谓书写；祝 贺集体的，常用泛称，如“各位来宾、各位同志”，“各位女士、各位先生”，“同志们、朋友们”。（2） 引言：简要地说明祝贺的对象、祝贺的原因，一般要先表达致词者的心情。 （3） 主体：具体陈述祝贺的内容，主要视根据不同的祝贺对象，或肯定工作中取得 的成绩，或赞颂品德，或指出被祝贺之事的意义、作用等。 （4） 结尾：书写表示祝愿、希望之类的言词。 2 祝词的书写要求 （1）语言要简练并富有感情色彩，遣

14、词造句要满含鼓励、希望、褒扬之意，力求典雅大方，自然得体，切忌使用辩论、谴责的词句和语气。 （2）感情要热烈，体现真情实感，要让听者感到温暖和愉快，受到勉励和鼓舞。 （3）颂扬和祝贺要恰如其分，避免瞎吹滥捧，浮言巧语。 第三节 题词和仪式程序 一、题词 （一） 题词的含义 题词是指为留作纪念而题写的简短精炼的文字。从题词中，一般能看出一个人观察事物的角度和艺术表现的特色。 （二） 题词的种类 根据题词的适用范围、对象，可分为人、事、物三大类。 就人来说，又可分为长辈、平辈、晚辈、先进模范人物等。就事、就物题词，细分起来更多。 （三） 贺幛题词 1 贺幛题词的含义 贺幛题词就是题写在布上或绸上的

15、用来祝贺喜庆事，表示祝贺、奖勉之意的简短、精炼的文字。 2 贺幛题词的写作格式 （1）竖式：贺幛题词的竖式写法式从右向左，即在幛的右上方从上到下竖写受幛者的姓名、称呼及所贺之事，中间竖写贺词。幛的左侧下方写送幛者的姓名、称呼等。，最后再写“贺”、“敬贺”等字样。如有两人以上同送的，写上“共贺”或“同贺”。 （2）模式：贺幛题词的横式写法式从左向右，即在幛的左上方写受幛者的姓名、称呼及所贺之事，中间横写贺词，右下方写送幛者的姓名等。 例1：竖式 贺朋友乔迁之喜例2：横式 贺表哥娶媳 3 贺幛题词的写作要求 （1）弄清关系，正确称呼：写贺幛题词首先要明确送幛者与受幛者之间的关系，称呼要正确，切忌不

16、懂装懂，胡乱下笔。 （2）题词要确切：在贺幛上题写什么词，要根据受幛者所办的喜庆事的性质而定，即办什么事题什么词。 （3）署名注意长幼顺序：送幛者署名有两辈以上人员的，应将长辈名字写在前面，晚辈名字写在后面，不能长幼颠倒。若是平辈，年长的在前，年少的在后。 （4）文字要端正清楚：贺幛题词的文字要端正秀丽，整齐美观。写在中间表示庆贺的词句，字体要大于上下左右的字。 4各类贺幛题词常用词语 （1）贺结婚 百年好合缘结同心 比翼双飞天作之合 珠联璧合花好月圆 新婚燕尔玉树生枝 （2）贺新居 辉生画栋 地杰人灵 喜气绕楼 福地呈祥 艳阳悬顶 日映华堂 碧宇生辉 紫气东来 （3）贺开张 广辟财源 顾客盈

17、门振兴经济 万民便利 近悦远来 利市三倍 千有庆 筹算无遗 贺嫁女 佳偶天成 永结同心 云天比翼 于归之喜 花开连理 妙选东床 凤仆归昌 贺生子 驎趾呈祥凤毛济美 兰阶添喜 饴座腾欢 雀唱春枝 瑞气盈门 虎跃龙腾 人杰地灵 贺生女 绿柳迎春艳如朝霞 花迎淑女 兰惠吐芳 彩鸾新舞女界增辉 彩风新稚 明珠弄掌 （7）祝男寿 寿如南岳 青松增寿 鹤语春秋 爽朗康强 南极星辉 硕德高年 椿庭日永 春秋不老 （8）祝女寿翠竹标芳 金萱映日 玉树盈秀 古稀逢春 报蝥生辉 紫媛金章 萱堂日永 慈竹风和 （四） 挽幛题词 1 挽幛题词德含义 亲友去世，为了表示对死者的悼念，具幛吊丧，成为挽幛。写在挽幛上表示哀

18、悼或称颂死者的简短词语或对联等，成为挽幛题词。 2 挽幛题词的写法和要求 挽幛题词的格式和写法于贺幛词基本相同，可分为竖式与横式两种。 挽幛题词的上款写在死者的性姓名称呼之后，要写上“千古”、“安息”等词语；下款送幛者署名之后要写“挽”、“敬挽”或“泣挽”等词语，以表示哀悼之情。 例1 挽岳父例2 挽战友 3.挽幛题词常用词语 （1）挽男丧： 化鹤归真 南极星沉 高风亮节 英魂常在 典范共仰 音容永别名流千古 吾将安仰 挽女丧 宝嫯星沉 淑德常昭 母仪千古范犹存 女界典型 慈竹风凄 彤管流芳 慈容宛在 （3）挽男女老年丧 福全德备松柏节操 硕德流芳 福寿全归 老成凋谢 典型尚在 洪福齐天 桃树

19、果落 篇三：6第五章 文书礼仪 第五章 文书礼仪 学习目标 能力目标：能够按照文书礼仪用的基本要求正确传递交流信息。 知识目标：了解一般书信的格式；把我书信的礼仪；掌握致辞的种类和礼仪特点；了解商务信函的礼仪要求。 现代社会，随着科技的进步，人与人之间的沟通和联络的方式越来越多，尽管电话、传真、电子邮件都十分便捷，但书面交往仍然扮演着不可替代的角色。书面交往传递的不仅仅是简单的文字，而是组织的形象，体现作者的素质。它比电话更能传递个人情感，比网上交流更亲密、更真实。书面交流的形式较多，书写时都有各自的规范，也就是文书礼仪。文书礼仪涉及的内容很多，本章简单介绍一些常用的文书礼仪。 案例导入 日本

20、奈良的一家旅馆，不但环境优美，服务也热情周到，很受旅客欢迎。但旅馆也有一件烦心的事：每逢春天，总有不少燕子光临此处，在旅馆的屋檐下营巢筑窝并随便排泄粪便，尤其是雏燕。粪便溅赃了房间的玻璃窗和走廊，虽然服务员经常擦洗，但前擦后拉，总有那么一点 渐渐，旅客有了意见。旅馆经理也为此苦恼。突然，他想出一计，提笔写了一封信： 女士们、先生们： 我们是刚从南方赶到这儿过春天的小燕子，没有征得主人的同意，就在这儿安家，还要生儿育女。我们的小宝宝年幼无知，我们的习惯也不好，常常弄脏您的玻璃和走廊，致使您不愉快，我们很过意不去，请女士们、先生们多多见谅。 还有一事恳请女士们、先生们，请您不要埋怨服务员小姐，她们

21、是经常打扫的，只是她们擦不胜擦，这完全是我们的过错，请您稍等一会儿，她们就来了。您的朋友：小燕子 客人看了以小燕子名义写的信，都逗乐了，怨气也随之消散。每当客人回到自己的房间，看到窗上点点燕子粪，不由想起“小燕子”那亲切、有趣的话。此后客人总带着美好的回忆，依依不舍的离开这家美丽的奈良旅馆。 简评：奈良旅馆在于旅客进行沟通时，运用“书信”这一方式，不仅消除了客人的怨气，还收受到柳暗花明的效果。 第一节 文书礼仪概述 礼仪文书是人们在交往中，适应交际应酬而产生，并随社会中人际交往的发展而发展的一种礼节性的、增加感情的文书。随着社会的不断进步和发展，礼仪文书的应用虽然在其形式和文字内容上发生了很大

22、的变化，但仍是人们之间表达情谊的桥梁。在人际交往中必须掌握文书的礼仪。 一、礼仪文书的涵义 1、文书概念 “文书”一词在我国出现甚早。史记.秦始皇本纪载：秦始皇“焚文书而酷刑法，先诈力而后仁义。”汉书.刑法志记载：“文书盈于几阁、典者不能遍睹。” 文书是指组织或个人在社会生活中进行管理、联络事项、记载情况、表达意图所形成的体式完整、内容系统的文字材料总称。 2、礼仪文书概念 礼仪文书是指在社会交往、礼仪活动中用来调整、改善、发展人与人之间、人与组织群体之间、组织与组织之间相互关系的书面材料与文字。 礼仪文书是在社会人际交往的基本方式之一。在现代社会中，个人之间，机关、企事业单位及社会团体之间时

23、常发生各种交往，有时要用书面形式进行沟通、联络，如邀请出席招待会、开业典礼、座谈会、宴会、交易会、学术研讨会的柬帖；迎来送往、欢送告别、喜庆场合的欢迎词、答谢词、欢送词、祝酒词；向有关单位和公众宣布事项的启事；还有书信、题词和婚丧寿诞方面的文书等。 二、礼仪文书的种类与写作要求 1、礼仪文书作为一种实用的文书，可以从多角度进行分类。 （1）礼仪文书的文体种类。 根据文体写作的基本要求，文书大致可以分为礼仪函电类（包括一般函电和专用函电）、柬帖类、名片与贺卡类、题词与启事类、讣告与悼词类等多种类型。 （2）礼仪文书的适用种类。礼仪活动涉及到广泛的社会交往，礼仪文书据此可分为日常交际应酬类（如问候

24、、拜访、邀约、馈赠、请托、论事、介绍、推荐、建议、辞行、申请、致歉、申明等）、庆典礼仪类（如节日、事务）、人生礼仪类（如生辰、寿诞、婚嫁、丧葬、祭奠）等几种类别。 2、文书礼仪的基本要求 （1）表达方式灵活多样，不拘一格 在语言表达方式上，礼仪文书没有公文那样正规，但也要注意在称呼、语气、祝颂语方面的礼貌、礼节，具体写作中可用多种手法来表达，可自由发挥，叙事、明理、抒情、描写、评赞、议论任意使用，只要能准确、真诚表达情感即可。 （2）使用语体自由多样，心到笔随 礼仪文书的语体不受公文语体的束缚，白话、文言、文白相间均可。礼仪文书是一种最能体现和反映作者才情与个性的文书。 （3）运用语言简洁精练

25、，顺畅得体 礼仪文书的用语比公文丰富，讲究语言技巧。用词简练、准确，词意通顺流畅，明快得体。无论是称谓、敬语，还是文内用语，都必须能以礼相待、文雅得当、彬彬有礼。 （4）反映情感针织恳切，情溢文中 礼仪文书大多是从心底深入进行交谈，加深请谊，处处体现出相互之间的感情。常常一篇好的礼仪函电或致辞，欢快时喜形于色，悲恸时催人泪下，庄重时令人肃穆。情溢文中是礼仪文书的基本要求。 三、文书礼仪 文书礼仪是指人们在运用文书进行交往中所遵循的礼仪规范。作为社会交往、礼仪活动的文体，礼仪文书主要体现交际双方的愿望、喜好、情感，反映的是一种“双边”关系，只不过使用书面的形式来进行相互接触、互通信息、交流情感，

26、以便达到相互了解、增进友谊、加强合作的作用。掌握文书礼仪的要求，主要是格式及语言的运用要求，对于成功交往及商务合作有重要意义。 文书礼仪具有礼节性和规范性的特点。礼节性要求礼仪文书在写作中注重“以礼相待”，在对人生的各种美好祝愿上，多以全社会通行的重大礼仪方式进行，如婚嫁礼仪、寿辰礼仪、节日庆典礼仪等。在日常交际中的小礼，如迎来送往、宴请聚会、答谢辞行等，多是用书面的文字材料加上礼仪活动，来充分展示丰富的礼仪内容。规范性要求礼仪文书按照规范的格式和用语行文。比如书信，不仅称谓语、开头结尾的问候祝颂语有很多讲究，而且也要注意行文书写的款式。 本章主要介绍书信类、致辞类和商务信函类常用的文书礼仪。

27、 第二 书信类文书礼仪 一、一般书信 一封信，从信封、信纸的选择到格式、语言的表达都要注意礼仪。 （一）信封与信纸 信封和信纸的纸质很重要，必须精心选择，不能过于随意，它是给人的第一印象。过于随意，随便用一张皱巴巴的白纸，软软的信封，会让人感觉不被重视。如果是代表公司，最好有专门用于书面交流的信封和信纸，并使它们在色彩、标志、格式上统一起来，就像配套的衣服一样，是单位形象独具魅力。 信纸又称信筏，一般选择16开大小，有横条或者隐条的稿纸，底色可以为白色，也可以为乳白色或者淡蓝色。正式的公务活动中的信函最好不带彩色镶边。一般的单位有专用的心筏纸，右下角由本单位的地址、单位电话和邮编等信息。信纸切

28、忌打格子，除非需要通过表格说明什么问题。 （二）填写信封 信封上应依次写上收信人的邮政编码、地址、姓名及寄信人的地址、姓名和邮政编码。收信人的地址要准确无误，字迹工整清晰。一般来说，发给机关、团体或单位的信，要先写地址，再写单位名称。收信的地址如是在外省市，一定要写清楚省份。收信人的姓名应写作信封的中间，字体要略大些。姓名要写全，如“王先生收”、“张校长收”的写法容易引起不必要的差错。在姓名后空二格，写上“先生”“女士”等通称，后加上“收”、“启”、 “鉴”等字。尊称一般不写在封面上，因为信封一般是写给无关的第三者（邮递员）看的。若是寄交给旅居某地或者旅馆的人，要写上“请留交”；当需要转交时可

29、写“烦交”或“转交”。如直接由第三者转交，则无需写邮编和地址等，直接在信封上写明“烦交张明先生收”或是“转交李娜女士收”。寄件地址写在信封下方靠右的地方，尽量写详细些，让收信人一看就知道是谁寄来的，同时也便于地址有误或者投递出错时退回此信。最后填好寄信人的邮政编码。 海外信函的信封正面的中间写收信人的姓名地址。第一行写收信人的姓名，姓名前加称呼；第二行写门牌和路名；第三行写城市名和邮政编码；最后一行写国名。可以各行对齐，也可以每行外后缩五个字母。用英文或机到过通晓的文字书写。寄件人姓名和地址写在信封正面左上角，顺序同收件人姓名地址，出了我国国名必须写“CHINA”外，其余用中文书写。航空标签应

30、贴在信封正面右下角。印刷了单位名称的信封不能用来及国际及港澳台邮件。 （三）普通信文的规范格式 信文由称谓、正文、敬语、落款和时间组成。 1、称谓。应在第一行顶格写，后加冒号，以示尊敬。称谓应当遵循长幼有序、礼貌待人的原则，选择得体的称呼。 2、正文。正文是信函的主体。可根据对象和所述内容的不同，灵活的采用不同的文笔和风格。一般包括以下四方面的内容： （1）问候语。问候语要单独成行，以示礼貌。有“您好”、“近好”、“节日好”等； （2）询问对方近况并谈及对方有关的情况，以表示对对方的重视和关切； （3）回答对方的问题和谈及自己情况和打算； （4）简短的写出自己的希望、意愿和再联系之事。 3、敬语。是写信人在书信结束时向对方表达祝愿、勉慰之情的短语。多用“此致”、“即颂”、“顺祝”等词语紧接在正文末尾，在下一行的定格出，用“敬礼”、“近安”、“安康”等词语与前面呼应。 4、落款及时间。在信文的最后，写上写信的姓名和写信日期。署名应写在敬语后另起一行靠右的位置。一般写给领导或不大熟悉的人。要属上全名以示庄重、严肃；如果写给亲朋好友，可以只写名不写姓；署名后可酌情加上禀词，对长辈用“奉”、“拜上”，对同辈用“谨上”