档案管理办法.docx

1、档案管理办法第一章 总则第一条 为规范公司档案管理工作， 更好地为公司生产建设和经 营管理服务，根据国家档案工作法规及中国联合网络通信公司档案管 理规定，特制定本规定。第二条 档案是指公司在通信生产建设、 经营、管理等各项活动 中形成的对国家、社会和本公司具有保存价值的各种文字、图表、声 像等不同形式载体的文件材料。第三条 档案工作是企业管理工作的重要组成部分， 各部门、分 公司应加强对档案工作的领导， 把档案工作纳入纳入本部门、 分公司 的工作流程当中，纳入分管领导的岗位责任和管理人员的岗位职责 中，切实做好这项具有历史意义的工作。第二章 档案管理体制及职责分工第四条 公司在综合部设档案室，

2、 负责全公司各门类档案的管理 工作，并对公司各部门、各分公司档案管理工作进行指导、监督和检 查。、公司各部门设兼职档案员，负责本部门档案资料的收集、整理和移交归档工作。 各工程管理部门的项目管理员负责将自己负责的 工程项目档案收集、整理后，交本部门兼职档案员统一归档，并对档 案内容的真实性、准确性、完整性负责。二、各分公司在综合部设档案室， 并指定专人负责统一管理本分 公司全部档案资料。三、档案部门工作人员负责按照公司档案管理要求， 做好档案的 接收、编目、保管、提供利用、统计、鉴定销毁等工作。第三章 档案资料的形成、积累和归档第五条、公司综合部根据国家法规和集团公司档案管理工作相关 规定，结

3、合本单位实际情况，建立健全文件材料形成、积累、整理和 归档制度，并监督实施。第六条、 各部门兼职档案管理人员负责收集、 整理本部门需要归 档的文件材料，在规定时间内向公司档案管理部门移交。第七条、 档案部门必须参加本单位组织的产品定型鉴定、 设备仪 器开箱、科研成果鉴定、基本建设项目（工程）竣工档案验收工作。在鉴定或验收证书上，必须有档案人员签字。第八条 归档范围：各种活动中形成的具有保存价值的不同形 式、载体的文件材料均应列入归档范围（具体内容参照中国联合网 络通信集团有限公司档案分类规则 ）。第九条、归档时间料归档。理立卷，并由财务部门保管一年后向档案部门移交。四、电子文件：逻辑归档时时进

4、行，物理归档按纸质载体形式归 档要求归档。五、磁带、光盘、照片、胶片、实物等形式的档案资料应在工作 结束后及时归档，或与相应内容的其他载体一并归档。六、更新、补充的文件材料；企业内部机构变动和职工调动、离 岗时留在部门或个人手中的文件材料；企业产权变动过程中形成的文 件材料；其他临时活动中形成的文件材料等，应做到随时归档。第十条归档要求、归档的文件材料应齐全、完整、准确、系统，其制成材料应有益于长久保存。二、归档的文件材料应为原件。因故无原件的可将具有凭证作用 的文件材料归档。三、非纸质文件材料应与其文字说明一并归档。外文（或少数民 族文字）材料若有译文的应与汉译文一并归档， 无译文的要译出标

5、题 后归档。企业档案部门对归档的文件材料的质量进行检查， 凡不符合 归档要求的应重新整理。任何人不得拒绝归档。四、归档文件材料一般一式一份。重要的、利用频繁的和有专门 需要的可增加份数。第一条文件材料归档时，交接双方必须填写移交清册并清点 核对，履行交接手续。第四章档案的管理第十二条 建立档案管理各项制度，具体包括：档案保管制度、 档案保密制度和档案借阅制度等（见附件）第十三条 档案的分类按照中国联合网络通信集团有限公司档案分类规则 进行分类见附件）。第十四条 档案的保管、公司及各分公司档案部门应根据保存档案的数量， 设置必要的档案库房和档案专用设备。二、应做到库房、办公室、阅览室三者分开。库

6、房要安全适用， 有防盗、 防火、防光、防高温、 防潮、防尘、防虫鼠、防磁化等措施。三、档案库房应由专人负责管理， 建立检查和清点制度， 做到帐、 物相符。对破损和变质的档案应及时修补、复制和做其他技术处理。四、库房应保持卫生清洁。坚持温湿度登记，温、湿度应符合各 类载体的保管要求。定期检查库房设备运转情况，及时排查隐患。定 期清理核对库藏档案 ,做到账物相符。库藏档案发生变化时应记录说明。第十五条 档案的鉴定重庆市分公司档案鉴定小组由公司分管档案工作的领导任组长， 成员由档案管理部门、 档案形成部门组成， 负责对文件材料价值和到 期档案的鉴定。档案保管期限如下：文书档案：分为永久、定期 30

7、年、定期 10 年工程档案：分为永久、长期、短期会计档案：分为永久、定期 25 年、定期 15年声像、实物等档案保管期限的划分参照文书档案进行管理。档案鉴定组织对已满保管期限的档案进行鉴定，对已无保存价值 的档案进行审核，需继续保存的应重新划定保管期限。保管期限已满且确无保存价值的档案应登记造册，经相关领导批 准后进行销毁。 销毁清册须永久保存。 档案销毁必须实行两人以上监 销。第十六条档案的统计档案部门对档案管理、 利用、档案人员等有关情况进行日常统计， 并按要求填报有关报表。第五章 档案的利用第十七条 档案管理部门应积极主动向档案利用者提供服务， 最 大限度地发挥档案资料在公司生活经营等活

8、动中的作用。公司各部 门、各分公司根据档案借查阅制度的要求对公司档案进行利用。附件）借查阅公司档案可采用直接查阅、电话调阅、传真等方式，可提 供利用原件、复制件、缩微件和电子版本档案等。第十八条 档案的开发与利用工作， 必须严格执行保密制度， 凡 属带有密级的文件资料，未经批准不得对外提供，不得出版发行。在档案利用工作中，如发现有对档案的损毁、泄密、丢失等行为，档案 部门负责人及当事人都要受到严肃的处分， 如果触犯了国家法律，则 要追究有关当事人的刑事责任。第十九条档案部门可根据本单位的档案特点及工作需要，积极 开展档案编研工作。重点编写具有参考价值的资料，如：全宗介绍、 组织沿革、大事记、专

9、题介绍、科研项目及成果简介、企业年鉴等。第六章奖惩第二十条公司对在档案管理工作中做出突出贡献的单位和个 人给予表彰和奖励。第十一条对不按规定归档而造成文件材料损失的，或对档案进 行涂改、抽换、盗窃、隐匿和擅自销毁而造成档案丢失或损坏的直接 责任者，依法进行处理。第七章附则第二十二条本规定由公司综合部负责解释。第二十三条各分公司请参照本办法执行。附件1* 公司档案分类表一级类目名称与标党 群 工 作 类二级类目名称与标识基本范围01党务工作业务综合管理，党组（委）各种会议，党员 代表大会，党（委）办公室其它业务性工作 等文件材料。02组织工作业务综合管理，党的组织建设，党员和党的 干部，党费，统

10、战管理工作等文件材料。03宣传工作业务综合管理，理论教育，宣传活动，政治 思想工作，精神文明建设管理工作等文件材 料。04纪检监察工作业务综合管理，党风廉政建设，党纪检查， 政纪监察，违犯党纪、政纪案件审理，检举 管理工作等文件材料。05工会工作业务综合管理，改革方案，政策调研，合法 权益，组织建设，员工代表大会，会费管理， 劳模会议，劳动竞赛，民主管理，技术革新， 劳动福利，女工工作，文体活动，权益保障 工作，国际父流工作等文件材料。06共青团工作业务综合管理，组织建设，政治思想教育， 团员代表大会，团员及团费管理工作等文件 材料。07协会工作业务综合管理，各专业协会，协会工作，其 它管理工

11、作等文件材料。01政务工作业务综合管理，企业设立，企业章程，总经 理办公会，工作会议，调研报告，题案，文 秘，档案，机要，保密，信访，信息，新闻 管理工作等文件材料。02企业策划业务综合管理，发展战略，重大改革方案， 对策，管理体制，运营机制，董事会，股东 会，监事会，市场开放，涉及香港、澳门、 台湾电信政策管理工作等文件材料。03法律事务业务综合管理，法律宣传教育，法律纠纷， 公证裁决，企业登记，合同协议，营业执照 管理工作等文件材料。04人事管理业务综合管理，人事制度改革，领导班子建 设，员工招聘、录用、调配，干部考核、任 免，专业技术职称评聘，智力引进，员工培 训，员工奖惩，出国政审，劳

12、薪福利待遇， 人事档案，员工离退休管理工作等文件材 料。05劳薪管理业务综合管理，机构设置，定员定额，员工 晋升、岗位设置、岗位资格、劳动合同，技 能鉴定，劳薪计划，劳薪，劳动保护，安全 生产，社会保险，退休，附业、辅业管理工 作等文件材料。06教育工作业务综合管理，职业教育，技术培训，在岗 培训管理工作等文件材料。07后勤管理行政管理综合管理，员工生活福利，房屋资 产，餐管，医疗卫生，计划生育，办公设备、 用品，交通工具，物业和社区协调管理工作 等文件材料。业务综合管理，经济效益，基本建设，经营审计工作责任，离任经济责任，专项资金，内控审计管理工作等文件材料。业务综合管理，国际合作交往，合资

13、企业机外管理工作等文件材料。业务综合管理，经营策划，发展规划、计划、股权及分利决策管理工作等文件材料。业务综合管理，业务经营发展策略，经营战C经 营 管 理 类02经营业务管理略、目标，国内电信业务经营，经营计划，业务成本，业务规章、服务标准，市场营销，市场预测、分析工作，业务宣传工作，网间互联互通，大客户业务和需求，新业务、新产品开发推广，业务资费，资费优惠政策，国际电信业务经营，对外合作组织，国际电 信业务组织，国际业务海外拓展，国际资费， 国际及港、澳、台电信业务管理等工作文件 材料。03服务质量管理业务综合管理，服务质量，服务质量考核，用户意见征询评价，服务质量投诉管理工作等文件材料。

14、04计划管理业务综合管理，中长期发展计划，年（季） 度计划，各项专业发展计划，固定资产投产 计划，建设资金计划，重大投资项目计划， 建设项目计划，技术引进计划，进出口计划， 各种统计报表管理工作等文件材料。05财务管理业务综合管理，财务政策，财务计划，资金， 资产，收支、成本，固定资产投资，境内投 资，境外投资，融资，贷款，产权，会计， 财务清算，收益分配企业效益考核， 基本建 设项目费用，税务，控购，行政开支，财务 检查管理工作等文件材料。06股票管理业务综合管理，股份上市，股票发行，股票 管理等工作文件材料。01生产综合管理业务综合管理，通信生产组织调度，网络资 源组织调度，网络与通信的安

15、全保卫防范， 查处重大事故、案件和安全生产，号簿，卡 号，环保，能源管理工作等文件材料。D生产技业务综合管理，网络的运行维护管理方式，管理流程，维护指标，业务规程，维护作业协调，网络设备质量评价，设备运行，设施防护，网络资源维护，网络运行监控，控制信，党政专用通信网，专用会议电视网运行维护，应急通信，数据通信，移动通信，卫星通信，宽带通信，信息安全管理工作等文件材料。业务综合管理，基建项目（工程）管理工作，理工作等文件材料。业务综合管理，技术发展战略策略及证策，科研计划，新技术开发应用，技术体制，软量、科技情报、专利，科技成果鉴定与推广 管理工作等文件材料。05质量管理业务综合管理，国际标准，

16、国家标准，行业 标准，质量认定，通信（产品）质量监督， 质量控制，电信（产品）质量创优、评优管 理工作等文件材料。E基 本 建 设 类01综合工程基本建设类档案按综合工程项目、 通信工程 项目、建筑工程项目、采购项目档案设置。同一项目档案包括工程依据性、 基础性、可行性研究、设计、勘察、开发、实施、施工、 监理、竣工验收、审计、决算、工程创优等 全过程形成的文件材料。02通信工程同上03建筑工程同上04采购项目包括采购申请及批准、招投标、评标、中标、 合同等文件材料。F设 备 仪 器 类01生产设备设备仪器档案三级及三级以下类目按设备种类设置。同一设备仪器内，含设备购置、 安装测试、设备使用维

17、护、设备管理的全过 程中形成的文件材料。02非生产设备同 上G电 信 产 品 类01电信产品产品档案二级及二级以下类目按产品种类（型号）设置。同一产品（型号）内，包括 产品从开发、设计、工艺、工装、加工制造、 检验、包装、商标、广告和产品评优全过程 形成的文件材料。02通用产品同 上03其它产品同 上H科 学 技 术 研 究 类01电信基础理论研究科研档案三级及三级以下类目按科研课题 性质设置。同一种研究课题项目内， 包括科 研课题立项、研究准备、研究实验、总结鉴 定、成果报奖、推广使用等项目研究和管理 的全过程形成的文件材料。02电信技术研究同 上03软科学研究同 上I案会 类计档01账簿总

18、账、明细账、日记账及辅助账簿。02凭证原始凭证、记账凭证、汇总凭证。03报告年度财务报告。04其它会计移交清册、会计档案销毁清册等。J员 工 档 案 类01管理人员按干部档案工作条例有关规疋执行。02生产人员按企业职工档案管理工作规定执行。03退离休员工同 上04死亡员工死亡员工档案由人事部门保存五年后， 移交档案部门保存。附件 2文件材料归档范围和保管期限表1 本级党的代表大会、职工代表大会、共青团代表大会 的文件材料1.1请示、批复、通知、名单、议程、报告、领导人讲 话、选举结果、讨论通过的文件、决议、纪要、公报、主席 团会议记录、重要的照片、录音1.2大会发言，职工代表建议和意见、提案、

19、议案及办 理结果， 简报， 快报 永久1.3重要的贺信、贺电，筹备工作、选举过程中形成的30年文件，小组会议记录2 本级党委、纪律检查委员会、共青团、工会常委会、全体委员会会议文件材料2.1决议、决定、记录、纪要、议程、领导讲话、讨论4 本单位召开的工作会议、 专题会议的文件材料4.1 请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总5 本单位联合召开会议的文件材料5.1本单位为主办的5.1.1请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、5.1.2典型材料、代表发言材料、交流材料、简报 30 年5.2本单位为协办的5.2.1请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、5.2.210年典型材料、代表发言

20、材料、交流材料、简报的复制件或副本6 本单位承办的国际性会议、大型展览会的文件材料6.1请示、批复、申办和筹办组委会主要活动安排、议6.2程、名单、主报告（原文及译文） 、辅助报告（原文及译文）6.3委员会、分会会议和学术会的讨论记录，会议代表 登记表、接待安排 10 年7上级单位、上级领导检查、视察本地区、本单位工作时形成的文件材料7.230年一般的8业务文件材料8.1本单位制定的方针政策性、法规性、普发性业务文8.28.2 本单位的请示与上级单位的批复、 批示8.3 同级单位的来函、 下级单位报送的文件材料8.4 本单位代上级单位起草并被采用的重要法规性文8.5联合行文的文件材料8.6本单

21、位主办的8.5.1本单位协办的8.7本单位编辑、编写的文件材料8.8行政管理、 执法活动中形成的文件材料8.7.1行政管理工作制度、程序、规定等文件材料永久8.7.3行政管理工作中形成的审批、审查、核准等文件8.7.3.1管理、验收固定资产投资、 科技计划等项目的审批 （核准）、 评估） 等文件材料永久8.7.3.2不动产、自然资源的所有权、使用权确认的文件材料永久8.7.3.3 20 年（含）以上有效或未注明有效期的许可证、执照、资质证、资格证等的审批、管理文件材料永久8.7.3.4 20 年以下有效的许可证、执照、资质证、 资格证等的审批、管理文件材料30年8.7.4行政管理工作中形成的备

22、案文件材料10年8.7.5行政处罚、处分、复议、国家赔偿等工作中形成文件材料8.7.5.1 重要的永久8.7.5.2 一般的30年8.8.2 年度以下的计划、总结、统计材料10年8.8.3 重要活动的总结、重要专题的调研材料永久8.8.4 一般活动的总结、般问题的调研材料10年8.9 出国或出境访问考察、参加国际会议，接待来访等 外事活动形成的文件材料8.9.1签订的协议、协定、备忘录，重要的会谈记录、纪要等 永久8.9.230年出国审批手续、执行日程、考察报告、一般性会谈记录9本单位机构编制、干部人事、党、团、纪检、工会、保卫、信访工作文件材料9.1机构设置、机构撤并、名称更改、组织简则、人

23、员9.3永久人事任免文件9.4先进单位、劳动模范、先进工作者的文件材料9.5对本单位有关人员的处分材料9.5.230年受到警告处分的9.5.3职工录用、转正、聘任、调资、定级、停薪留职、永久永久9.8职工调动工作的行政、工资、党团组织关系的介绍信及存根9.9职工名册9.10.3党团员、工会会员名册，批准加入党团、工会组 织的文件材料 永久永久30年9.11 纪检、监察工作中形成的综合性报告、调查材料9.11.1重要的9.11.2一般的9.13 本单位处理人民来信来访的文件材料10行政事务管理文件材料10.2 与有关单位签订的合同、协定、协议、议定书等文件材料10.2.1 重要的永久10.2.2

24、 一般的10年10.3 接待工作的计划、方案10.3.1 重要的30年10.3.2 一般的10年10.4 本单位财务预算30年10.5 物资（办公设备及用品、 机动车等） 采购计划、 审 批手续、招标投标、购置等文件材料，机动车调拨、保险、 事故、转让等文件材料 30 年10.6 国有资产管理（登记、统计、核查清算、交接等） 文件材料10.6.1 重要的永久10.6.2 一般的10年10.7 职工承租、 购置本单位住房的合同、 协议和有关手永久10.8 职工住房分配、 出售的规定、 方案、 细则，职工住 房情况统计、调查表、职工住房申请 30 年11 上级单位制发的文件材料11.1 上级单位制

25、发的属于本单位主管业务的文件材料11.1.1 重要的永久11.1.2 一般的10年11.2 上级单位制发的非本单位主管业务但要贯彻执行的文件材料10年11.3 上级单位制发的关于本单位机构设置、领导人任免、人员编制等文件材料永久12 同级单位制发的非本单位主管业务但要贯彻执行的文件材料10年13 下级单位报送的文件材料13.1 重大问题的专题报告30年13.2 年度和年度以上的计划总结、统计材料10年附件三立卷归档制度一、公司各部门、各分公司在工作活动中形成的，经过 办理完毕的，具有保存价值的公文、电报、发文底稿、会议 记录、电话记录、书信、日记、图表、簿册、出版物原稿、 印模、照片（底片）

26、、影片、录音、录像等各种门类和载体 的文件材料，都必须由各单位、各部门专（兼）职档案员进 行收集、整理，于次年 2 月底前向档案部门移交归档。单位 领导人和经办人员不得保存应立卷归档的文件材料。二、科研课题、试制产品、通信工程、基建工程、技术 改造或其他技术项目，在竣工 3 个月内或告一段落后，必须 将所形成的所有科技文件材料加以系统整理，按科技档案资不准确、不系统、料归档范围和立卷要求由课题、工程、项目的具体责任人统 一按照档案案卷有关要求装订成卷，经主要负责人审查后， 移交公司档案部门归档。 文件材料不完整、 不能进行鉴定验收。三、每年形成的会计凭证、会计帐簿和会计报表等会计 核算专业材料

27、，由财务会计部门按照归档要求，负责整理立 卷、装订成册。当年的会计档案在财务部门保管一年。期满 之后，由财务会计部门编造清册， 经财务部门负责人审定后， 向公司档案部门移交。四、公司领导和员工因公外出参观学习、考察和参加各 种会议，收集获得的文件材料要按照归档范围的规定，及时 由各单位、各部门专（兼）职档案员要及时收集公司领导和 员工因公外出参观学习、考察和参加各种会议，收集获得的 文件材料要按照归档范围的规定，及时向档案部门移交。五、 文书档案、科技档案、会计档案及特殊载体档案的 归档范围，可参照公司档案分类表，根据文件材料的形成特 点来确定。六、 档案室在接收档案时，要检查归档文件材料是否

28、齐 全，分类、目录设置是否规范，装订是否符合质量要求，对 不合要求的案卷应退回责任单位返工整理。七、档案交接双方应根据移交目录清点核对，并履行签 字手续。附件四档案保管制度一、各分公司要根据库存档案数量及档案年入库量、设 置必需的档案专用库房，库房要坚固，并有防盗、防光、防 高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫等设施。二、 档案柜架应力求标准化，既要坚固耐用，又要轻便 灵活，并能够满足特殊载体档案的存放要求，档案柜架的排 列要充分利用档案库房的空间，也要便于工作和有利于档案 的通风；不同载体、具有不同保管要求的档案，应尽可能分 开保管。三、 档案部门应根据工作需要，配置温、湿度计、加湿 机、吸尘

29、器、灭火器和电子计算机等设施和档案装订工具。 档案管理现代化应与办公自动化系统同步发展，以提高科学 管理水平和服务效率。四、 档案部门应定期对档案保管状况进行全面检查，并 做好记录，发现问题及时向分管领导汇报，采取积极有效措 施，保护档案的安全。五、 档案库房发生水、火灾或出现档案有遗失、被盗和 虫蚊、鼠咬、霉烂等特殊情况，档案人员要及时进行检查， 并向分管领导汇报。对破损或变质的档案应及时修补、复制 或做其他技术处理。附件五档案借阅制度一、本公司员工查阅本人经办业务范围内的档案，填写 借阅单后即可借阅。查阅非本人主办业务范围的档案，须经 公司领导或主管部门领导批准后，履行借阅手续。二、非本公司员工借阅档案时，须持所在单位正式介绍 信，经公司领导和档案部门主管领导批准后，方可（查）借 阅。三、借阅的档案一般只限在档案阅览室内查阅，确因工 作需要借出使用，须经档案部门领导批准，出借时间最长为 五天。如需续借，需重新办理出借手续。四、 借阅密级的文件，必须经档案主管部门领导批准后, 方可查阅。五、 借阅档案必须保证档案的完整与安全，不得转借、 拆散、涂改、抽换和加注批语，损坏、丢失和泄秘者要追究 责任，后果严重者直至追究刑事责任。六、