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1、秘书学复习资料1秘书学期末复习资料平时作业一一、名词解释1. 秘书活动 就是秘书人员为领导着进行有效决策与管理所采取的辅助行为。2.秘书人员泛指从事秘书工作或秘书性工作的各类人员，如领导着的个人秘书、秘书机构中的集体秘书，以及为领导工作和机关工作服务的非专职秘书人员。3.秘书方法 是秘书活动得以运行的媒介，亦指秘书人员在认识、表达和处理各种事务时所采取的途径、方式、手段和程序等的总称。4.秘书业务是指秘书人员或秘书机构的专业工作。5.秘书技术 秘书人员用于处理事务的方法、手段和技能。它同秘书业务能力相比，具有更强的实践性、灵活性和可操作性。6.狭义领导意图是指领导者对完成某项任务的意见、倾向和

2、企图。7.秘书环境 是一个相当宽泛的概念，它包括秘书活动的地域环境、人文环境、组织环境和办公环境等内外部环境。其中以组织环境与秘书活动的关系最密切、办公室次之，其他再次之。8.公务秘书就是在国家机关、国有或集体企事业单位，以及官办社团中担任秘书工作的公职人员。二、简答题1. 秘书学的学科对象是什么？秘书学的对象，即秘书学的学科对象，应为秘书活动。2. 秘书活动的本质属性是什么？辅助性是秘书活动的性质，即秘书活动区别于其他职业活动的本质属性。3. 秘书活动的辅助性有什么特点？1、辅助的直接性，即秘书活动直接受命并服从于领导活动，又直接对领导活动负责。2、辅助的全面性。3、辅助的非独立性。4. 秘

3、书活动的重要特征有哪些？1、文牍性 2、秘密性 3、事务性 4、受动性 5、随机性 6、补偿性 7、潜隐性5. 简述我国秘书活动产生的条件。一、 社会管理组织的出现是秘书活动产生的前提条件二、 文字和公文的出现是秘书活动产生的必要条件6. 简述我国古代秘书活动的基本特征。1、秘书活动历史悠久 2、秘书机构变动频繁 3、秘书人员选拔较严 4、秘书制度比较完备。7. 秘书的层次是怎样划分的？1、从组织级别上区分 2、从辅助功能上区分 3、从职位分类上区分。三、选择题1.秘书活动：（D）A.领导布置的活动 B.参与决策的活动 C.参与管理的活动 D.辅助行为2.秘书人员：（ C ）A.领导的下属人员

4、 B.秘书性工作人员 C.秘书工作的专门人员 D.机关工作的服务人员3.秘书方法：（ A ）A.秘书活动运行的媒介 B.处理事务的方式途径 C.秘书手段 D.秘书活动运行的方式、途径、手段及运行程序4.领导意图：（ B ）A.领导为实现组织目标的意见 B.领导为实现组织目标的想法C.领导为实现组织目标的倾向 D.领导为实现组织目标的行为5.秘书环境：（ B ）A.秘书活动的条件 B.秘书活动的内外部环境C.秘书活动的场所 D.秘书活动的空间6.秘书活动的基本要素：（CD）A.领导者 B.秘书修养C.秘书人员和方法 D.秘书环境和领导意图7.秘书人员：（ CD ）A.秘书活动的中介 B.秘书活动

5、的内在因素C.秘书活动的主体要素 D.秘书活动的主导要素8.秘书工作：（ BC ）A.秘书活动的中介 B.秘书活动的客体要素C.秘书活动的载体要素 D.秘书活动的外在要素9.秘书方法：（ AB ）A.秘书活动的中介要素 B.秘书活动效率的保证C.秘书活动的客体要素 D.秘书活动的辅助要素10.领导意图：（ AD ）A.秘书活动的潜在因素 B.秘书活动的内在因素C.秘书活动的主体要素 D.秘书活动的准绳和尺度四、论述题1.试述新时期秘书工作的内涵和发展趋势。 工作内容：文字工作、文书工作、信息工作、协调工作、督查工作、信访工作、议案和提案工作、机要工作、会议工作、接待工作、随从工作、值班工作、印

6、信工作、通讯工作、其他工作。发展趋势：1、指导思想上的发展2、工作方式上的发展3、工作内容上的发展4、管理模式上的发展5、办公手段上的发展1、延展化趋势2、智能化趋势3、高效化趋势4、社会化趋势2.我国秘书机构的组织模式有哪几种？各有哪些优点和不足？答：1、因人公设制。优点：便于领导者的直接指挥与调遣，有利于领导工作的需要，特别是分管领导者的工作需要。不足：增加了管理层次，容易产生推诿现象，为官僚主义提供了可能。2、因事分设制。优点：便于秘书机构的科学化管理，有利于秘书工作的规范化建议，有助于秘书工作质量的提高。不足：不便于直接为领导工作服务。如：协调不当，会发生工作失调。3、混合分设制。优点

7、：便于为领导工作服务，便于提高。不足：辅助的重点不突出，工作内容易于相互交叉和重复。五、案例分析题 运用辅助决策的原则分析下面的案例 鉴定评估并非多事 川生化纤有限公司的涤纶丝生产设备及配件，是由台商朱先生以实物作价投资入股的，报价为213.8万美元。市商检局经认真检查、询价，发现35台设备中，主要设备无品牌，无出厂日期，其技术水平低，所报价格与国外同类产品的市场价差距很大。最后，市商检局评定这批设备为52万美元，台商朱先生对此亦无异议。合资双方重新签订了协议，为中方挽回损失161.8万美元。事后，知道内情的人认为，这功劳有总公司办公室焦主任一份。原来，公司大部分人认为，我方向市商检局申报价值

8、鉴定，会被对方认为对其不信任，影响以后合作关系；同时认为，价值鉴定要付出一笔鉴定费，不划算。为了说服大家，焦主任找出了市政府转发的关于加强外商作价投资和进口设备鉴定工作的报告，千方百计说服川生公司主要领导人，这样做完全是按国际惯例办事，是维护双方的合作权益，不存在信任与否的问题，台商是会理解的。最后焦主任又列举本市某大型企业的事实：该企业第一次从日本购进一批设备，经市商检局专家鉴定，价值减少90%，引起了公司重视，并掌握了主动权；第二次对方的报价降低了30%，大大减少了设备支出，为公司挽回了巨大损失，也为公司的发展作出了贡献。川生公司总经理最后采纳了焦主任的建议，这才有以上的结果。（略）平时作

9、业二一、名词解释1.广义的秘书 我们统称为秘书人员，一般由四部分人组成：一是秘书，即由组织或人事部门正式任命的，具有某种职务的秘书人员，如秘书局局长、处长、科长和科员等。二是秘书工作者，即虽无秘书职务，但实际上从事秘书工作，或秘书性工作的秘书人员。三是机要人员，即由保密工作部门和用人主管部门审批的，经管国家和集体秘密事项的人员。四是秘书首长，即拥有决策权、指挥权，又主管办公厅（室）工作的负责人。2.广义的秘书工作是指秘书人员为完成辅助领导工作和机关工作的任务而在一定业务范围内的劳动。3.秘书制度主要是狭义的制度，即秘书工作制定和秘书管理制度，其中有成文的，也有不成文的（即惯例）秘书制度。4.秘

10、书机构（广义）是指凡具有参谋助手、沟通协调、督促检查等功能，并为领导工作和机关工作服务的办事部门，如办公厅（室）中的秘书、文书、机要、信息、调研、督查、信访、接待和值班等业务部门。5.机构是组织的组成部分一般为组织中的内设单位。6.管理职能是管理人员在完成管理任务的过程中所具有的职责与功能。7.中枢机关是在决策管理系统中起总的主导作用的机关，在一级组织中能够统揽一切。8.秘书职能 是秘书活动的作画、职责、作用和交通的统称。二、简答题1. 秘书有哪些方面的工作？ 答：1、文字工作。文字的撰拟，文稿的校核。2、文书工作。发文、处文处理。3、信息工作。信息的搜集、加工提供。4、协调工作。部门关系协调

11、、工作协调。5、督查工作。6、信访工作、办信、接访。7、议案和提案工作。8、机要工作。9、会议工作。10、接待工作。11、随从工作。12、值班工作。13、印信工作。14、通讯工作。15、其他工作。2. 秘书工作的原则有哪些？ 答：1、准确原则，是对秘书工作的质量要求。2、及时原则，是对秘书工作的效率要求。3、严谨原则，是对秘书工作的作风要求。4、同步原则，是对秘书工作的态势要求。3. 秘书机构的作用有哪些？ 答：1、组合作用2、枢纽作用3、过滤作用4. 如何进行秘书队伍的建设？ 答：1、保持相对稳定2、提高综合素质3、优化队伍结构5. 简述辅助决策的过程。答：1、决策准备阶段。发现问题，确定目

12、标，拟定方案。2、决策制定阶段。分析评估，方案选优。3、决策审定阶段。决策审批，立法认定。4、优化队伍结构。试验证实，普遍实施。6. 协助管理的原则有哪些？ 答：1、服从原则。服从领导工作的需要。2、沟通原则。管理过程的各项职能，特别是计划职能和控制职能，都高不开信息沟通。3、合作原则。管理活动从本质上说，就是众人通力合作以实现共同目标的群体活动。7. 秘书协调工作的方法有哪些？答：基本的协调方法有以下四种：1、行政方法。依靠行政组织，通过行政渠道，运用行政手段进行协调的一类方法。2、经济方法。依靠经济规律，运用经济手段和经济形式进行协调。3、法律方法。依靠现行的法律、法令和法规运用经济法和行

13、政法进行协调。4、疏导方法。依靠思想教育运用各种疏导性措施进行协调。具体的协调方法如联席会议法、联合行文法、现场办公法、非正式沟通法、感情投资等。8. 简述保密工作的纪律。答：1、不该入的机密，绝对不说。2、不该问的机密，绝对不问。3、不该看的机密，绝对不看。4、不该记录的机密，绝对不记录。5、不在非记录本上记录机密。6、不在私人通信中涉及机密。7、不在公共场所和家庭、子女、亲友面前谈论机密。8、不在不利于保密的地方存放机密文件、资料。9、不在普通电话、明码电报、普通邮局传达机密事项。10、不携带机密材料浏览、参观探亲、访友和出入公共场所。三、选择题1.秘书环境：（ BC ）A.秘书活动的内在

14、条件 B.秘书活动的组织保证C.秘书活动的外在因素 D.秘书活动的主导要素2.秘书活动的本质属性：（ A ）A.辅助性 B.灵活性C.自主性 D.被动性3.秘书活动辅助性的特点：（ AD ）A.辅助的全面性 B.辅助的独立性C.辅助的时效性 D.辅助的非独立性4.秘书活动的重要特征：（ AD ）A.随机性 B.服务性C.直接性 D.潜隐性5.秘书活动的重要特征：（AB ）A.文牍性 B.受动性C.随意性 D.独立性6.秘书活动的重要特征：（ BC ）A.非独立性 B.事务性C.秘密性 D.主动性7.秘书活动的重要特征：（ AD ）A.补偿性 B.间接性C.辅助性 D.受动性8.秘书活动的受动性

15、：（ B ）A.一切按领导意图办 B.以领导活动为中心C.领导的参谋助手 D.受动中求主动9.秘书活动的补偿性：（ AC ）A.知识与能力的补偿 B.积极性与创造性的补偿C.经验与精力的补偿 D.文化与快乐的补偿10.秘书业务包括的内容有：（ AB ）A.文字工作 B.文书工作C.后勤工作 D.保卫工作四、论述题1.新时期秘书工作在工作方式上、工作内容上、管理模式上、办公手段上有哪些发展？答：新时期的秘书工作，在工作方式和工作方法上出现了“四个转变”，即从偏重办文办事转变为既办文办事又出谋献策，从收发传递信息转变为综合处理信息，从单纯老经验办事转变为实行科学化管理，从被动服务转变为力争主动服务

16、。工作内容上，突出表现在“四个强化”上，辅助决策的强化，信息工作的强化，协调工作的强化，督查工作的强化。管理模式上，开始由老经验向科学型转化，秘书工作的“三化”：规范化、制度化、科学化。办公手段上，把计算机技术，现代通讯技术，系统科学，信息科学和行为科学知识应用于办公室的工作，使办公业务处理实现电子化、机械化、自动化。2.为什么秘书必须具备良好的心理素质？答：秘书的工作绩效不仅取决于他的学识才干，也取决于他的心理健康状况。良好的心理状态，是秘书发挥才能的基础条件之一；反之，不良的心理因素则会妨碍秘书积极性、主动性和各种能力的发挥，导致工作效能的低下。秘书处于个组织系统的枢纽，地位的特殊，事务的

17、繁重，角色的复杂，都常使其心理处于紧张状态，若不予以重视并及时调整，就会造成心理失调甚至引起心理疾病。秘书工作的特点对秘书的心理健康提出了很高的要求，秘书人员要清楚地认识到这一点，在实践中不段增强心理素质，提高心理健康的水平。五、案例分析题 亿斤沙梨愁销路 湖北省枝江县有这样一个事情 1994年6月，县委办公室在全省沙梨大乡百里洲乡调查时发现：该乡3万多亩沙梨于八九月份成孰，近亿斤沙梨愁销路。百里洲乡近万户梨民为此忧心如焚。县委办公室将上述情况编成“急情要事”的信息，迅速送给省办公厅、市委办公室和县委、政府领导。很快，省委办公厅专门编发了专题信息，市委办公室也将百里洲亿斤沙梨愁销路的信息反馈给

18、市领导和市直有关部门。信息发出第二天，县委书记就解决这一问题作了批示，并决定县委直接在百里洲乡召开县有关部门负责人参加的现场办公会，现场解决问题。7月上旬，在百里洲乡召开了有关公安、工商、财税、外贸、银行、交通等部门负责人参加的沙梨销售现场办公会议，落实敲定由县直有关部门在销梨现场办理边境证（因大批沙梨销往广东、深圳）、检疫证，增设外销窗口，开展有关沙梨对外宣传等28个具体问题。 7月下旬，县委办公室又连续抓了十多次信息反馈的督办催办，督促有关部门在13个沿海城市和其他大中城市设立外销窗口80处，建立销售信息网点110处，增加汽车、船只72辆（艘），包装箱2万多个，储备可供随取随用的销售专用资

19、金300多万元等。由于提早做好了沙梨销售的前期准备工作，今年，百里洲仅30天就销完4千万公斤沙梨，比往年提前一个月销完，平均每亩比去年增收500元，仅销售沙梨一项全乡人均增收150元。以往销售秩序不好等问题没有发生。百里洲党委书记说：“县委办公室一条信息促进了4千万公斤沙梨销售，百里洲乡要给这条信息记功。” 要求：1运用相应的理论进行分析。2结合案例内容分析。 3600字以上。秘书机构的信息沟通，对于领导者进行决策与管理，发挥着十分重要的作用。具体而言，一是先导作用。没有县委办公室沙梨愁销路的信息，市县领导也就不会有这一次的决策；也正因为沟通了这一信息，在沙梨销售的管理过程中，才做到了科学地计

20、划、组织、指挥和管制。这说明信息的沟通在决策与管理中是不可缺少的。二是枢纽作用。如果没有县办的信息沟通，也就不会有县委书记的批示和现场办公室的决定，也就没有这次沙梨销售的成功。因此说，信息沟通是领导机关正常工作秩序和工作的有效运转的可靠保证。三是协调作用。正是这样一条宝贵的信息，才使得领导认识一致，各有关部门行动上的一致，也才使沙梨的销售顺利完成。(5分)这条信息对县政府的经济管理具有指导意义，它是此次管理活动的基础。它不仅是计划与决策的前提，而且是执行的粘合剂，是沟通组织整体的媒介。由于深入到了经济领域，使得信息工作不再处于悬浮状态。秘书部门是上传下达的枢纽和桥梁，是机关各种信息的集散地。准

21、确无误而又迅速地传递和反馈信息，就成为它的一项重要职能。秘书部门的信息沟通的确起到了枢纽和桥梁的作用；（5分）秘书部门的信息沟通究意有哪些特征呢？其特点概括地说有：双向性、中介性、保真性、时效性和连续性的特征。这一案例中对信息的处理，也符合这几个特征。（5分）启示：一条信息促进亿斤沙梨销售，我们可以从中得到三点启示：一是信息工作的视点要着眼于改革开放，经济搞活。不应只是虚浮的扫描，而应是为各级政府，为人民群众提供及时、优质、高效的服务。（5分）二是信息工作应积极争取领导的重视。调研、编写、送报信息是开发转化增值的超前性工作。只有领导重视，才能引起连锁反映。（5分）三是要坚持调研、信息、督办三位

22、一体。调研是前提，信息是基础，督办是根本，三者互为依存，相互作用，缺一不可。（5分）作业三一、名词解释1. 会议 是指有组织、有领导的召集人们商议事情的行为过程。2. 会议预案 是会议的筹备方案。在会议如开之前，必须周密、细致地制定会议预案，以保证会议的顺利进行。3. 商务谈判 买卖双方为了促成买卖成交或解决双方争议，与争端，以取得各自经济利益而进行的磋商活动。4. 直接调查法 即由谈判人员通过直接接触来搜集有关情况。5. 谈判议程 就是谈判的程序，这是影响谈判效率高低的重要一环。6. 信访工作 是各级领导机关的一项重要的经常性的工作，它是领导机关同人民群众瓮中捉鳖信息沟通的有效途径，也是维护

23、人民群众的民主权利，为人民群众排忧解难的重要手段。7. 礼仪 是人们在长期的生活实践中约定俗成的种种行为规范，它是社会文明的标志，也是人际交往的准则。8. 接待规格 就是对来宾的礼遇规格。9. 事务（广义） 是指行政管理中除政务以外的，具体的，一般的日常公务活动。如办会、值班、接待、印信管理等。广义的事务还包括机关后勤服务的内容，如车辆、财务、房产、食堂、物品、环境等管理。二、多项选择题1.会议的功能（ AC ） A.决策功能 B.领导功能C.协调功能 D.支配功能2.按会议的内容划分，会议可划分为（ AD ） A.综合性会议 B.工作会议C.大型会议 D.专题性会议 3.商务谈判按谈判的正规

24、程度划分，谈判可分为（ BC ）A.双边谈判 B.非正式谈判C.正式谈判 D.公开谈判4.商务谈判准备阶段中的主要秘书工作（ AD ）A.广泛收集资料 B.深入调查研究C.多方试探 D.拟定谈判方案5.谈判方案的主要内容有（ BC ） A.谈判的人员 B.谈判主题和目标C.谈判议程 D.精神准备6.信访工作的原则（ AB ）A.调查研究、实事求是的原则B.按政策、法规办事的原则C.谈判、协商的原则D.原地解决原则7.信访工作的要素（ BD ）A.联系群众 B.信访人C.广开言路 D.信访方式8.信访工作应遵循的基本方针是（ BC ）A.认真记录 B.联系群众C.广开言路 D.如实汇报三、简答题

25、1.良好的会议组织工作可以实现哪些功能?答：1、决策功能。会议是广开言路、集思广益的重要形式，通过会议进行决策，是实现决策科学化、民主化的重要手段。2、执行功能。通过会议，可以传达上级的政策和指令，可以部署本组织的中心工作和重大行动，可以责成所必单位统一行动步调，可以解决工作进行中的某些问题。3、沟通功能。任何会议都是某种信息的输入、传递、输出的过程。4、协调功能。对于工作中的矛盾和冲突，运用座谈，对话，协调等会议形式，往往会收到事半功倍的良好协调效果。5、监督功能。决策的实施离不开检查、督促，而监督等功能的实现往往离不开会议。2.秘书人员应如何拟定接待方案？答：凡事预则立，重要的接待都应拟定

26、接待方案，作为接待工作的依据和指南，合理的接待方案来源于对于来不开会议诸情况的收集和处理，来源于对来访者用意的正确分析和判断。接待方案的主要内容有：接待方针、接待规格、接待日程、接待形式、接待经费、生活安排等。接待方案拟出后，要呈报主管领导者审批，必需时，还要征询来宾的意见。四，案例分析 阅读三秦都市报有关报道，试从会议的重要作用（功能）及端正会风的角度评析“延安千余干部逃会”这一现象。（要求：结合案例内容分析，500字左右。） 延安千余干部逃会 据三秦都市报 应延安市有关方面邀请，2001年3月20日下午，中科院研究员颜教授来延安作题为生态建设的理论和方法的报告，不料报告在延安遭受冷遇，前来

27、听报告的上千名科级以上干部大多中途“逃课”，最后剩下不足百人。 颜教授是多年从事生态学研究的专家，在国内外享有盛誉。这次报告会，他除了讲解有关生态建设的重要理论外，还针对延安的实际提出了当地发展生态产业的一些建设性意见，对延安贯彻落实江总书记、朱总理的指示精神、建设秀有美山川具有非常重要的指示意义。 报告会在下午2时30分准时开始，延安大礼堂座无虚席，市委领导介绍说当天听报告的有1000多人，可是开讲不到10分钟，就有人开始退场。到3时40分，会场人数只剩下约一半，3时50分左右，会场总人数不足百人。会场外，停了许多小轿车，一些人聚在一起拉闲话、晒太阳，一些人钻进汽车抽烟、睡觉，他们说不走的原

28、因是怕报告会结束后查人，可以后来这些人还是溜了。 市委一领导中途插话说，颜教授的思想很前卫，能帮我们花小钱办大事，希望大家认真听讲。可是，在现场的人还是显得不安分，有人在说悄悄话、有人在抽烟、有人在看报纸、有人在现场游走，会场充满了嗡嗡声。5时20分，报告会在稀稀拉拉的掌声中结束。 1会议是社会民主的表现方式，是领导活动的有效手段。（5分） 2延安请中科院颜京松教授作报告，对当地发展生态产业提出建设性意见，建设秀美山川具有非常重要的指导意义，即起到实现会议的决策功能、执行功能、沟通功能、协调功能及监督功能。（5分） 3但延安上千名科级以上干部大多数中途逃课，最后剩下不足百人，就是会风不端正的典

29、型表现。（5分）开会不到10分钟就有人开始退场，会场外聚在一起拉闲话、晒太阳、钻进汽车睡觉。他们说不走的原因是怕会结束后查人，可这些人还是溜了。会场内的说话、抽烟、看报、游走。最后不足百人。（5分） 4可见端正会风十分必要，必须采取切实措施改进会风。（2分） 5改进会风的途径包括： （1）树立正确的会议观念，提倡开会中的务实精神和负责精神；（3分） （2）建立健全会议的法规制度，破除形式主义，力戒官场习气，注重会议实效，实现会议工作的科学化，规范化和制度化。（3分） （3）变革会议的方式和手段。从方式上可多采用现场办公会、对活会、午餐会、限时发言开会、站着开会等方式；从手段上，可多借助广播、电

30、视、电话、计算机等现代通讯手段开会。（2分）作业四一、名词解释1. 值班指在固定的时间、岗位和场所所从事的日常事务工作。2.会谈 是指双方或多方就某些共同关心的问题交换意见。3.庆典仪式 是庆祝典礼和各种组织仪式的合称，是社会组织开展公共关系活动的一种重要形式。4.企业 是从事生产、流通等经济活动，为满足社会需要并获得盈利，进行自主经营，自负盈亏，实行独立经济核算，具有法人资格的基本经济单位。5.私人秘书 指为私营企业、民办机构、个人或家庭所雇佣，提供秘书性服务的社会职业人员。6.秘书职业 是指具有秘书知识和技能的人，受聘于单位或个人，协助领导者或主事者处理日常事务，提供综合性服务，并收取报酬

31、的一种社会职业。二、多项选择题1.接待工作的一般程序有（ BC ）A.安排好汽车和客房 B.收集来宾情况C.拟定接待方案 D.筹备礼品2.接待工作的作用（ AB ）A.代表作用 B.联络作用C.传播作用 D.互惠作用3.交谈的礼仪要求是（ CD）A.主动鞠躬礼 B.出示名片C.态度要真诚 D.倾听要认真4.秘书处理事务的特点是（ CD ） A.政务性 B.全局性 C.重复性 D.智能性5.秘书值班的主要功能有（ AB ）A.过滤 B.应急 C.调查 D.协商6.领导者事务活动的特点有（ AD ）A.繁杂性 B.突出性 C.双向性 D.临时性7领导者事务活动安排的原则有（ AB ）A.力戒排场，求真务实 B.围绕中心，突出重点C.视察现场 D.设置签字簿8.党政秘书工作的特点（ AB ）A.政务性 B.从属性 C.公务性 D.协调性9.党政秘书工作的基本原则有 （ AC ） A.服从原