数字档案资源的开放存取.docx

1、数字档案资源的开放存取数字档案资源的开放存取档案1001张培培 指导老师：肖强摘要：随着电脑的普及、网络技术的快速发展，档案资源数字化已成为一种必然的趋势，然而人们呼吁一种更加方便快捷的档案利用方式的运用，所以以“自由、开放、共享”为特征的“开放存取”受到广泛关注，在此基础上，数字档案资源的开放存取应运而生。本文从开放存取的简介、数字档案资源开放存取的意义与影响以及数字档案资源开放存取存在的问题与对策这三方面，具体阐述数字档案资源的开放存取。关键词：数字档案资源 开放存取 问题与对策上个世纪90年代末期，开放存取（Open Access）运动在国际科学界、出版界、信息传播界和图书情报界如火如荼

2、的展开。其初衷是为了解决当时的“学术期刊出版危机”和“获取危机”，以期将研究成果利用因特网这个媒介自由传播从而达到共享的目的。但随着时代的发展、技术的进步，开放存取在我们的生活中扮演着越来越重要的角色，可以毫不夸张的说，我们每天上网浏览信息也间接地利用了开放存取资源，下面我们就来具体了解一下开放存取。一、开放存取简介（一）开放存取的概念及发展1.开放存取的概念所谓“开放存取”，就是用户可以通过Internet免费阅读、下载、复制、传播、打印和检索作品,实现对作品全文的链接,为作品建立索引,将作品作为数据传递给相应软件,或者进行任何其他出于合法目的的使用。而这些使用方式除网络本身的物理障碍和出于

3、对作者著作权保护的考虑外,不应受经济、法律和技术的任何限制。”简单来说，就是用户可以在合法范围内免费利用共享资源，但必须建立在尊重版权的基础上。可以说，著作权保护是超越经济、法律和技术等其他一切要素的重要存在。2.开放存取的起源与发展 开放存取的思想诞生于科学期刊发行的早期。自1665年皇家学会会刊哲学会刊发表以来,科研工作者如果发表论文，那么他们是不需要支付费用的,“而是将期刊论文交换为另外一种无形的利益,比如标志着他们比其他科研人员更早地研究同一问题的发表时间证明、学术声望、引文率以及提升他们的职业影响力。”这些看不见的财富更加有利于他们的学术创作。但是伴随着学术出版商业化趋势的明显加剧,

4、学术期刊的价格出现了较大的涨幅,于是出版商垄断了信息,学术信息的交流变得日益困难,人们对这种学术交流机制强烈不满，在全世界范围内展开了广泛讨论，针对“期刊危机”(serials crisis)和“获取危机”(permissions crisis)的这种现状，产生了开放获取。此后，有关开放存取的活动紧罗密布的开展了起来：2001年12月，在匈牙利的布达佩斯举行的国际研讨会上讨论通过了“布达佩斯开放存取倡议”（简称BOAI）；2003年6月,一群学者在美国马里兰州的贝塞斯达召开会议,并发表了Bethesda开放获取声明, 根据开放存取专家彼得萨伯所做的研究可知这是开放存取的第一次正式出现；2003

5、年，在柏林会议上，德国马普学会在继承布达佩斯开放获取宣言和Bethesda开放获取声明精神的基础上，又加入补充了一些新观念，一致通过了柏林宣言（关于自然科学和人文科学资源的开放使用的柏林宣言）；2004 年，中国科学院院长路甬祥、中国国家自然科学基金委员会主任陈宜瑜分别签署了柏林宣言，这标志着“开放存取”引起我国科研、学术领域研究者的关注，而且对此开展的讨论、研究日益深入；2009年，在米兰召开的第75届国际图联大会上,中科院国家科学图书馆提交了题为国家科学图书馆开放存取实践的论文，由此可见开放存取由理论到实践的发展进程在国内外都取得了长足的进步。（二） 开放存取的特点1.尊重版权。用户可以通

6、过网络免费阅读、获取所需要的相关文献资料，也可以在自己的学术著作中自由使用获取到的开放存取资源，但所有这一切都要在尊重版权的基础上进行，在Bethesda开放获取声明中有特别的提到了尊重版权这一点。只有以尊重版权为前提，才能使更多的学术研究者愿意提供开放利用资源，才能使开放获取的网络环境更加的清明，也才能使开放存取运动更加蓬勃发展。2.依托先进的网络技术。首先，资源数字化、网络化的过程必须要依托先进的计算机技术、互联网技术的发展，也就是说必须具备一个技术先决条件；其次，数字资源必须至少存储在一个稳定、可靠、安全的网络服务器中，这样才能确保信息安全以及随时取用，这是实现开放存取的前提，比如由美国

7、麻省理工学院图书馆和惠普公司共同建立的Dspace知识库、由Arizona大学提供支持的DLIST知识库、英国南安普敦大学知识库以及法国INRIA知识库等，这些先进的数据库都依赖于可靠网络服务器。3.所需存储空间小。与传统的纸质资源相比，开放存取资源一个明显的特点就是都是经过数字化了的资源，它存储在网络空间上，不需占用实际空间，最多也就是存放一些开放存取资源的接收转换设备，诸如计算机、打印机等，这些设备的体积都比较小巧，大大节约了存储资源所需的物理空间。4.传播迅速、学术影响力大。首先要明确的是，开放存取是通过网络进行服务的，以往点到点的传输方式被信息的网状传播所取代，网上信息以其开放性的、互

8、动式的新型信息传播结构，拓展了信息传播范围，提高了传播效率。我们通过与传统传播方式的对比研究可以发现，网络传输在提升速度、降低成本的同时，还弥补了时间和空间的限制，比如档案，就突破了因孤本形态保存而无法进行实体传输对档案信息传播所带来的极大限制，使长期以来人们期望档案信息资源共享的美好愿望有了成为实现的可能。信息传输攻克了时空的天堑，因而信息的传递变得十分的便捷。效率高、扩散快的特点显而易见，所以信息在传播的过程中极易被捕获、利用，为学术研究服务；其次，通过网络，一方面，可以及时了解最新的学术信息，阅读最新的网络期刊文章，及时了解学术动态及研究活动，为自己的学术研究提供帮助，另一方面，也避免了

9、自己创作的文章面世时才发现早有人创作出来的情况的发生；这些都体现了开放存取传播快、影响大的特点。（三）开放存取的实现方式及其类型“开放存取的实现方式，实际上是指在互联网上基于开放存取理念，用以向用户免费提供信息所采用的各种方式。”开放存取期刊和开放存取仓储是目前为止最常见、最权威的两种开放存取实现方式。但具体到现实生活中，还包括个人电子书、Web站点、邮件列表服务、博客、论坛、维基（wikis）等多种形式。我们将开放存取的实现方式大致分为两大类型：即单纯获取型、在线交流型。单纯获取型，就是用户可以通过计算机操作间接获取开放存取资源，并不与信息提供者进行直接交流的一种实现方式，主要包括个人Web

10、站点、开放存取仓储和开放存取期刊。在线交流型，就是用户可以直接与资料提供者进行交流以获取资源的一种实现方式，它包括维基、博客、邮件列表服务、P2P的文档共享网络以及论坛。开放存取实现方式的具体情况如“表1”所示。表1：开放存取实现方式单纯获取型个人Web站点是指拥有独立域名，有较大的存储空间的互联网个人站点。很多站点的主人会把自己的研究成果共享，用户可以自行免费使用。其文章质量得不到把关；但是会是一种有潜力的方式。开放存取仓储包括基于学科和基于机构两种开放存取仓储；作者自行决定是否对用户收取费用；质量的衡量主要通过看学科范围，学校和作者水平，较可靠。是最主要的开放存取方式之一。开放存取期刊实行

11、的是作者付费模式。依靠同行评审，质量比较可靠、权威，也是最主要的开放存取方式之一。在线交流型维基是一种多人协作的写作工具。它主要是针对同一主题作内涵式或外延式的扩展而进行的协作写作，因而就其内容来说具有较强的关联性。具有完整性、权威性的特征。博客分为个人博客和主题博客两种。作为开放存取方式的主要是主题博客，它是博主针对某一主题申请的博客，研究人员可以在这个平台上存取大量有价值的信息和资料。邮件列表服务是一个作为特定系统组件的电子邮件系统。类似于局域网系统，特定用户可以通过电子邮件共享信息，也可以下载和使用别人信息。P2P的文档共享网络是指运行在互联网上的动态变化的逻辑网络。P2P用户可以直接交

12、流而不通过服务器，以此将大量信息进行无障碍的共享。论坛论坛是互联网上分布最广、内容最多的交流平台。虽然我们可以海量获取信息，但是信息质量并不能得到保证。二、 数字档案资源开放存取的意义与影响（一） 数字档案资源开放存取的意义对于数字档案资源开放存取的意义，我们主要从对内、对外两个方面来阐述。1.对内，有利于优化档案馆数字档案馆藏结构。数字档案资源开放存取的初衷就是为了提供利用，而提供利用必须了解用户需求。所以在了解用户需求的基础上，可以针对档案馆的实际馆藏，确定可进行开放获取的数字档案资源的类型和重点，调整档案馆数字馆藏资源的结构，做到针对性强，从而有利于优化数字馆藏资源。2.有利于进行学术交

13、流。由于在开放存取的模式下，特定的可开放的数字档案资源一旦形成就很快能够形成链接，被挂接到网络上，用户可以及时的捕获并利用，这在一定程度上促进了信息的传播，扩大了档案信息的影响力，有利于科研人员有效的获取并利用于科研工作上，从深层次上来讲，有利于促进学术交流和传播。（二）数字档案信息开放存取的影响1.对传统档案的影响。在数字档案资源开放存取的环境下，普通阅档者只需要在网络上搜索所需的档案即可，而不再需要亲自到档案馆去调阅传统档案。而传统的档案仍然需要档案人员的管理与定期维护，但是利用率却大大降低，从某种程度上来说，传统档案的价值受到了冲击，越来越多的人开始质疑传统档案存在的必要。另一方面，从物

14、质层面上来说，档案人员对传统档案的管理与维护，极大的浪费了人力和财力。2.对档案人员的影响。一方面，我国学术界对开放存取的研究还不够深入，另一方面，国际档案界对数字档案资源的开放存取的实践也处于初级阶段，在这个大背景下，档案馆的工作人员对开放存取的起源、发展、现状等了解的较少。然而随着开放存取运动的深入开展，档案馆对档案人员的素质要求更高，传统型的档案人员逐渐跟不上时代发展的脚步。传统的档案人员，只需要了解如何维护纸质资料的整洁等问题即可，但在开放存取运动的影响下，档案人员必须要了解开放存取的基本概念，并能熟练使用文献检索系统，还要知道如何搜集、更新、检测、维护开放存取资源。故而，档案界应有组

15、织、有计划的对档案馆工作人员进行培训，使他们能够及时了解数字档案资源开放存取的动态、掌握相关技术。目前，我国数字档案资源开放存取进展缓慢，相关的文章少之又少，即使有文章，也只是粗略涉及皮毛，这会阻碍档案人员知识的完善和提高、技能的学习和掌握。3.对档案馆的影响。一方面，随着开放存取进程的推进，档案馆的角色定位发生了细微的变化。在传统的角色定位过程中，档案馆的作用主要是搜集、整理、鉴定、保存和提供档案信息利用，在信息传播中充当中介角色。然而，在档案资源开放存取的环境中，由于用户能够在不通过档案馆的情况下充分的访问、获取和使用特定信息，使得档案馆的信息中介地位被大大削弱。另一方面，在对数字档案资源

16、进行开放存取的过程中，档案馆的收入减少，这在一定程度上增加了档案馆的财政负担。4.对档案用户的影响。传统的档案用户，按照“我需要什么”“档案窗口借阅”“获得所需档案”这一固定模式获取所需档案，然而，随着数字档案资源开放存取的推行，档案用户就需要自己学习获取相关档案的技术。同时，随着技术创新和档案馆工作的拓展，提高档案用户的道德水平和促进用户保护开放资源的主动性变得非常有必要。再者，用户可以用较少的成本获得所需的资源，有利于进行科研活动，推进科研进程的发展。三、数字档案资源开放存取存在的问题（一）质量问题。数字档案资源的开放存取是基于互联网络的，在快捷方便的传递信息的同时，也带来了很多的问题，尤

17、其是质量问题。诚然，现有的开放存取的实现方式多种多样，诸如上面提到的开放存取期刊、博客、论坛等，但就提供的开放存取资源而言，质量良莠不齐，比如通过博客等途径流传出的家谱等非保密性质的档案，都是用户自己共享的，是真是假都是值得商榷的，而且没有经过同行评审这些环节，缺乏行之有效的评估机制，所以档案资源的质量很难保证。（二）技术问题。数字档案资源的开放存取，极大的依赖着电子和网络技术。数字档案资源开放存取的过程中，需要涉及大量的数字档案资源，那么在筛选中会不会出现遗漏或失真的情况？在大量用户同时使用的时候，会不会因负荷过大而导致系统崩溃？有没有组织人员编写维护数字档案资源的软件？这些都是推进开放存取

18、需要深入研究的技术问题。（三）经费问题。在维护数字档案资源，长期保存档案信息的问题上，数字档案资源所需的经费大大超过传统档案信息。除了涉及环境控制费用这种保存传统档案信息也需要的费用外，还涉及其他类型的费用，比如计算机硬件、软件的更新维护费用，我们知道，软件的设计维护所需的费用是庞大的；而且媒体格式的转换与读取、迁移中的也会产生各种可能费用。那么到底费用由谁承担，哪些机构能为数字档案资源的开放存取提供物质支持成为亟待解决的问题之一。（四）管理问题。在对数字档案资源进行开放存取的过程中，必然会将庞大数量的数字档案资源收录进来，要对这些数字档案资源进行相应的筛选，毕竟并不是所有的档案资源都是可以公

19、开使用的，可是有没有具体的档案开放的标准？哪些档案可以进行开放存取？另外，传统的档案管理制度必定是不适用于档案资源开放存取的管理，那么，如何制定行之有效的管理办法、如何落实管理措施也是一个很大的难题。（五）规范问题。数字档案资源的组织利用方式缺乏统一的规范。从文件格式上说，除了常见的.doc、html格式外，还有pdf、caj、exe、pdg等格式，各种数字档案资源的存储格式有较大差异，需要不同的阅读软件来读取，各格式之间互不兼容，这些都给数字档案资源的开放存取带来了困难；从使用平台上说，目前许多档案馆档案数字资源虽然比较丰富，但却因管理软件的不同会有不同的检索界面、身份认证和使用方法，使得用

20、户无法获得全面的档案信息，同时也为开放资源和馆内信息的整合带来了困难；从参与开放存取的各个环节的机构来说，包括档案馆、数字化的软硬件提供商、各档案协会等，各个机构如果没有统一的规范，各环节之间就很难做到完美对接，对数字档案的开放存取进程必然产生不利影响。（五）资源问题。虽然目前的数字档案资源已经很多了，但是相比于海量的其他类型的资源，数字档案资源的数量真的可以用九牛一毛来形容了。首先是因为我国档案事业发展缓慢，其次是因为开放存取在全球范围内来说还是一个新事物，普及程度低，大多数人甚至没有听说过“开放存取”。而且数字档案资源的链接是很少的，由于维护缓慢，很多链接还存在打开速度慢或者打不开的情况。

21、虽然数字档案资源的开放存取正在蓬勃发展，我们也相信必将会成为未来的一种趋势，但不可忽略的社会现实是档案利用还是以纸质档案使用，档案馆窗口查阅的服务模式为主。四、数字档案资源开放存取实现策略（一）数字档案资源的建设原则1.系统性原则。在数字档案资源的开放存取建设中，对档案资源的数字化，档案馆要做到系统、全面的收集档案信息，这样才能保证数字档案资源的系统性、成套性。如果不能系统收集，打乱档案全宗，就会大大削弱数字档案资源的使用价值。2.规范化原则。数字档案资源开放存取的内容，即数字档案资源，需要按照某种科学的标准进行规范化操作。只有规范化的数字档案资源，才能让资源共享成为可能，也才更加利于数字档案

22、资源开放存取的推进。3.针对性原则。任何档案数据库都不可能把全部的档案信息囊括在内，所以每个数据库的制作要有相应的针对性，要有自己的特色。如第一历史档案馆和第二历史档案馆如果要推行数字档案资源的开放存取的话，就要体现本馆特色，前者可以主要针对明清档案，后者可以主要针对民国档案。这就需要执行者能够明确自己所拥有的档案资源类型以及特定阅档者的需求。专门的在线期刊网站的开放存取建设同样也要遵循这个原则。4.学术性原则。建设数字档案资源开放存取的初衷，是为了实现档案信息资源的共享，是为了学术交流和传播服务，因此在选择开放存取的数字档案资源时，要首选有深度、有质量、有学术价值的档案资源，以便使档案信息资

23、源能够得到充分的利用。（二）数字档案资源开放存取的具体策略1.提高档案部门的认知与投入，制定相关政策。档案部门是开发数字档案信息资源的主导者，因此档案部门首先应该认清自己的责任，树立主动出击的意识，努力协调好各方的利益关系，营造一个清明的环境，建立一定的资源准入标准，保证展现在公众面前的数字档案开放存取资源的质量，积极推动数字档案信息资源的开放存取；其次从用户角度出发，改进服务技术，简化检索利用的程序，使更多的人使用开放存取资源；再者技术环境是进行数字档案资源开放存取的前提和基础，所以国家应该加大对技术的投入力度，为我国的数字档案资源开放存取创造良好的技术环境；最后，就政策而言，要立足我国国情

24、，参考借鉴其他国家的开放存取实践，制定出符合我国发展现状的政策。2.利用开放存取资源开展档案信息增值服务，解决部分资金不足的问题。一方面，可以与同行学术机构进行合作，诸如研究所、大学之类的机构，添设会员机制收取会费；另一方面，档案馆可以创新服务模式，对开放存取资源进行深层次的组织、加工和揭示，建成专门档案信息数据库提供给特殊需求的档案用户，如名人数据库、珍贵的音频与视频数据库、具有地方特色的民族文献等，收取一定的费用，实现数字档案信息的增值，这样在解决资金问题的同时，也增加了档案的利用率，更好的科研事业服务。3.建立科学、完善、实用的数字档案标准体系。图书情报届有开放文库计划（OAI），也被称

25、为开放档案先导。“档案部门应建立一套适应协议的标准，使得档案信息网络数据库的建设遵守OAI标准，加强与其它学科数据库的标准化与互操作性。”该标准体系应该是成熟完善的，具有较强的可操作性，能随着社会的发展具有灵活性、动态性和可扩充性。通过互操作机制实现数据的共享、交换、整合，提供信息集中服务与便捷高效的数字档案资源的检索与利用服务。4.利用多种方式扩大资源量。首先要提的就是数字存档仓储的问题。和以往的数字档案资源开发利用相比，数字存档仓储可以最大限度的实现档案的开放利用与共享，是开放存取的一种比较好的方式。所以档案部门应该加强本馆的数字存档仓储建设，在鼓励专业人员以标准化格式上传研究成果，提供免

26、费查询的同时，要做好对数字档案资源的维护工作，并尽可能的实现与其他数字存档仓储的互操作性；其次，依靠现有手段和能力，最大限度的收集各大档案馆网站的优质信息资源、学术和科研成果。最后，建立健全立法体系，依照有关规定充分开放到期档案。目前，有的行政组织把保密的标准设定的过宽，极大的限制了档案的公开，不利于数字档案信息资源的开放存取，所以，充分开放到期档案，可以丰富档案开放资源，更加有利于档案资源的开放存取建设。5.积极开展开放资源与馆藏资源的整合工作。由于各档案馆的开放资源所用检索软件的不同，每个检索系统都有着不同的检索界面以及使用方式。用户很难一次获取各种数据库信息，这就需要档案馆对开放数字档案

27、资源与本馆馆藏资源进行有机整合。同时结合本馆实际，建设具有特色的数字档案开放存取资源库，最终形成一个资源高度关联的有机整体。6.倡导高度合作的精神。“开放存取”依托网络平台，各方通力合作，对数字档案资源进行资源整合，在资源共享方面开展得较为成功。因此，“档案界有学者提出，应该组建一个包括所有开展数字化档案信息共享服务的档案机构、各级档案学会和协会的内部联盟机制，在内部达成共识的基础上，加强与数字化服务研究关系密切的图书情报、软硬件开发商、网络信息服务提供商的外部合作，”这样才能真正实现以用户为中心的档案信息资源开放存取服务网络。五、结束语总而言之,目前我国的开放存取在整体上而言处于发展初期。但是，在网络时代，各个档案馆对数字档案资源实行开放存取以期可以尽可能地满足广大研究人员的需求，最大程度的利用数字档案信息的使用价值，可以说，数字档案资源的开放存取改变了学术信息的交流与利用模式。从目前的发展趋势来看，“开放存取”利用方式将逐渐成为档案利用方式的主导。虽然开放存取模式目前还有着很多的问题，但由于当前它得到了大多数研究人员的拥护与支持，所以它拥有强大的生命力，只要大家积极不断地完善，各个档案馆都能从用户的角度加快开放存取资源的建设步伐，有效的指导、帮助用户利用开放存取资源，数字档案信息的开放存取活动就可以不断地为信息的交流做出贡献。