Word长文档编辑说明.docx

1、Word长文档编辑说明word长文档编辑(一)(2008-07-16 23:39:31) 实验目的 1. 了解篇幅较长的Word文档的排版技巧。 2. 掌握大纲视图的使用方法。 3. 掌握设置大纲级别的方法。 4. 掌握长文档目录的创建方法。 5. 掌握多级符号的设置方法。 6. 掌握Office公式编辑器的使用方法。 7. 掌握流程图的制作方法。 8. 了解撰写毕业论文时的一般方法和技巧。实验内容 本实验我们以撰写文档“毕业论文(草稿).doc”为例，练习用Word制作毕业论文，掌握编辑长文档的方法和技巧。论文的格式我们以“青岛大学硕士论文规范”为要求。 首先了解一下大纲视图： 1. 大纲视

2、图用缩进文档标题的形式代表标题在文档结构中的区别，也可以使用大纲视图来处理主控文档。 2. 大纲极别：用于为文档段落指定等级结构的段落格式，分为1级9级。 一、页面设置 1. 单击【文件】【页面设置】，打开“页面设置”对话框。 2. 在“页边距”选项卡中，设置上边距：3.5cm；下边距：2.6cm；左边距：2.6cm；右边距：2.6cm；装订线：0.5cm。 3. 切换至“纸张”选项卡中，在“纸型”下拉列表框中选择“A4”。 4. 切换至“版式”选项卡中，设置页眉2.5cm，页脚2cm。 二、利用样式创建纲目结构 因为毕业论文篇幅较长，所以首先应该完成的工作是确定各部分的主要内容，然后创建文档

3、的纲目结构。我们首先创建一个空白的Word文档，文件名“毕业论文.doc”。 1. 定义各级标题样式 在论文中，共有三级标题，而这些标题的格式与Word的内建标题样式不同，所以我们修改以下三个内建标题样式和内建正文样式。 样式名 格式 标题1小三号、黑体、段前段后0.5行、居中对齐 标题2 四号、黑体、段前段后0.5行 标题3 四号、黑体、段前段后0.5行 正文 小四号、宋体，标准字间距、1.25倍行间距、首行缩进2个字符2. 定义多级符号列表 多级符号列表是为文档设置层次结构而创建的列表。文档最多可有9个级别。在本例中，我们定义三级符号列表。 (1)单击【格式】【项目符号和编号】【多级符号】

4、，如图3-1所示。图3-1 “多级符号”选项卡 (2)选择任一种多级符号样式，单击“自定义”按钮，打开如图3-2所示的“自定义多级符号列表”对话框。图3-2 “自定义多级符号列表”对话框 (3)设置第1级别符号 1)在级别列表中单击“1”。 2)在“编号格式”文本框中输入“第”。 3)从“编号样式”下拉列表框中选择“一,二,三”。 4)在“编号格式”文本框中输入“章”,“编号格式”文本框中显示“第一章”。 5)单击“字体”按钮，打开字体对话框，设置字体黑体，字号小三号。 6)在“将级别链接倒样式”下拉列表框中选择“标题1”。如图3-2所示。 (4)设置第2级别符号 1)在级别列表中单击“2”，

5、删除“编号格式”中的内容。 2)在“前一级别编号”下拉列表框中选择“级别1”，“编号格式”文本框中显示“一”（带有灰色域底纹）。 3)在“编号格式”文本框中“1”后单击鼠标，输入“.”。 4)从“编号样式”下拉列表框中选择“1,2,3”，“编号格式”文本框中显示“一.1”（带有灰色域底纹）。 5)单击“字体”按钮，打开字体对话框，设置字体黑体，字号四号。 6)在“将级别链接倒样式”下拉列表框中选择“标题2”。 7)单击选中“正规形式编号”，“编号格式”文本框中显示“1.1”（带有灰色域底纹）。 (5)设置第3级别符号 1)在级别列表中单击“3”，删除“编号格式”中的内容。 2)在“前一级别编号

6、”下拉列表框中选择“级别1”，“编号格式”文本框中显示“一”（带有灰色域底纹）。 3)在“编号格式”文本框中“1”后单击鼠标，输入“.”。 4)在“前一级别编号”下拉列表框中选择“级别2”，“编号格式”文本框中显示“一.1”（带有灰色域底纹）。 5)在“编号格式”文本框中“一.1”后单击鼠标，输入“.”。 4)从“编号样式”下拉列表框中选择“1,2,3”，“编号格式”文本框中显示“一.1.1”（带有灰色域底纹）。 5)单击“字体”按钮，打开字体对话框，设置字体黑体，字号四号。 6)在“将级别链接倒样式”下拉列表框中选择“标题3”。 7)单击选中“正规形式编号”，“编号格式”文本框中显示“1.1

7、.1”（带有灰色域底纹）。 3. 输入文档的纲目结构 将计划好的文档纲目结构输入到文档中。如图3-3所示。 图3-3 输入的文档纲目 4. 调整纲目级别 (1)选中全文，单击【格式】【项目符号和编号】【多级符号】，选择我们定义好的多级符号，单击确定，文字格式如图3-4所示。图3-4 应用了第1级编号的文档 (2)选中“摘要”和“英文摘要”两行，单击“格式”工具栏上的“编号”按钮，取消编号。 (3)选中其它各段落，使用“格式”工具栏中的“增加缩进量”按钮（提升级别）和“减少缩进量”按钮（降低级别）调整纲目级别。 设置完毕后的纲目结构如图3-5所示。图3-5 设置完毕后的纲目结构word长文档编辑

8、(二)三、输入文档内容 1. 使用“公式编辑器”输入公式 在论文撰写中，需要输入各种复杂的公式，我们可以用公式编辑器完成。我们以论文中的公式(2.2)为例，练习公式的输入。 (1)单击【插入】【对象】命令，从“新建”选项卡下面的“对象类型”列表中选择“Microsoft 公式3.0”，然后单击【确定】按钮。 (2)在如图3-6所示的“公式”编辑框中输入“S(X)=”，然后在“公式”工具栏中选择“分式及根式模板”，从中选取如图3-7所示的分式模板，输入分子和分母。 图3-6 “公式”工具栏和“公式”编辑框 图3-7 分式及根式模板 图3-8 积分模板 (3)在分号的右边单击，然后在公式工具栏中选

9、择“积分模板”，从中选取如图3-8所示的积分模板，输入积分的上下限及积分函数。用类似的方法，选择所需的模板和符号。 2. 插入流程图 在论文中，可以使用“自选图形”来制作流程图。我们以“毕业论文(草稿).doc”中(2.6)节中的流程图为例，练习制作流程图。 (1)单击“绘图”工具栏上的【自选图形】【基本形状】【矩形】命令。 (2)Word会在当前光标所在的位置创建一个绘画画布，移动鼠标指针到画布中，当指针变为“十”字形时，拖曳鼠标绘制矩形，如图3-9所示。图3-9 绘制矩形 图3-10 “添加文字”命令 (3)用右键单击矩形，从弹出的快捷菜单中选择“添加文字”命令，如图3-10所示。当矩形框

10、中先是闪烁的光标时，在矩形中就可以输入文字“读取图像”。 (4)用类似的方法制作流程图中其它的箭头、菱形等其它图形。 (5)添加连接符。 流程图中的每一个图形都需要与其它图形相连，连接线可以是直线，肘形或曲线等多种。我们可以使用“自选图形”中的连接符来制作连接线。方法是 1)单击图形，选取【自选图形】【基本形状】【连接符】。图3-11拖曳鼠标绘制连接线 图3-12 绘制完成的连接线 2)鼠标指向初始图形，此时该图形四周边框会自动出现四个蓝色的控点，在适当的控点处单击，拖曳鼠标绘制连接线到达目标图形的控点位置，如图3-11所示。释放鼠标，连接符的绘制便完成了，如图3-12所示。连接符会随所连接的

11、图形的位置改变长度和方向。 四、设置页眉和页脚 论文要求页码由正文起用阿拉伯数字连续编排，5号宋体字，页脚居中排列。页眉也由正文起设置，“引言”或 “第XX章 XXXX”等大标题与 “五邑大学硕士学位论文”交替出现，5号宋体字，居中排列，页眉底下划一条线。 1. 分节 根据论文格式要求，页眉和页脚从第一章开始。摘要和英文摘要部分，不加页眉和页脚。所以从每一章开始将整个文档分成两节。 (1)鼠标在“第一章 引言”前单击。 (2)单击【插入】【分隔符】【分节符】【下一页】。 此时，全文分成两节，可以设置不同的页眉和页脚。 2. 设置奇偶页不同的页眉和页脚 (1)单击【文件】【页面设置】，打开如图3

12、-13所示的“页面设置”对话框。 (2)切换至“版式”选项卡中，设置页眉2.5cm，页脚2cm。 (3)选中“奇偶页不同”选项。 (4)单击【确定】按钮。 图3-13 “页面设置”对话框 3. 设置页眉与页脚 (1)将光标移至“第一章引言”后，单击【视图】【页眉和页脚】，打开“页眉和页脚”工具栏，同时页眉与也叫处于编辑状态。因本节页眉与上一节不同时，因此要保证“页眉与页脚”工具栏上的“同前”按钮未被按下。 (2)设置第2节的奇数页页眉为“第X章 XXXXX”。 a)单击【插入】【域】，在打开的“域”对话框中选择“链接和引用”类别。在“域名”列表中选择“StyleRef”。在“域属性”列表中选择

13、“标题1”。选中“域选项”中的“插入段落编号”复选框。如图3-14所示。单击【确定】按钮。至此可以插入编号部分“第X 章”。如图3-15所示。 图3-14 “域”对话框 图3-15 奇数页页眉的编号部分 b)在“第X章”后输入两个空格，再单击【插入】【域】，在打开的“域”对话框中选择“链接和引用”类别。在“域名”列表中选择“StyleRef”，在“域属性”列表中选择“标题1”。但不要选中“域选项”中的“插入段落编号”复选框。单击【确定】按钮。至此插入了标题文字。如图3-16所示。 图3-16 奇数页页眉 c)设置页眉的格式为5号宋体字，居中对齐。 (3)单击“页眉和页脚”工具栏上的“下一项”按

14、钮，显示第2节“偶数页页眉”，输入“青岛大学硕士士学位论文”。格式为5号宋体字，居中对齐。如图3-17所示。 图3-17 偶数页页眉 (4)单击“页眉和页脚”工具栏上的“在页眉和页脚间切换”按钮，开始编辑页脚。单击“页眉和页脚”工具栏上的“页码”按钮，在页脚中插入页码。5号宋体字，居中对齐。单击“设置页码格式”按钮可以选择页码的样式。word长文档编辑(三) 五、生成文档目录 1. 设置要在目录中显示的文字 可以显示在目录中的文字包括3部分： 样式：应用了标题1标题9样式或基于这9个样式的自定义样式的文字。 大纲级别：被设置为19级大纲级别的文字。 目录项域：使用目录域项(TC域)标记的文字。

15、 (1)将文档中的标题段落应用各级标题样式。这一步我们在建立文档纲目时已经完成了，可以再检查一下有无遗漏或错误。 (2)切换到大纲视图，保证将要显示在目录中的文字设置为正确的大纲级别。已经应用了内建标题样式的段落的大纲级别已自动设置，也可以将没有应用内建标题样式的文字设置为需要的大纲级别，以显示在目录中。 (3)若不能应用内建标题样式，也不能设置大纲级别的文字位置，若需要显示到目录中，可以使用目录项域。 例如，我们需要在目录中显示“英文文摘”，但文中并无这4个汉字，我们可以使用目录项域标记英文文摘的位置。方法是： a)在英文文摘题目前单击鼠标，然后按下快捷键Alt+Shift+O，打开如图3-

16、18所示的“标记目录项”对话框。 图3-18 “标记目录项”对话框 b)在“目录项”文本框中输入“英文文摘”，将“级别”设置为1，单击【标记】按钮。这样便在光标处插入了一个TC域代码，如图3-19所示。默认情况下，TC域代码是隐藏的，我们看不到，可以单击“常用”工具栏上的“显示/隐藏标记”按钮进行切换。 图3-19 插入的TC域代码 c)插入TC域也可以单击【插入】【域】，从“域”对话框中选择“索引和目录”类别中的TC域。 d)同样，我们也可以在第一页的“摘要”前插入一个TC域。 2. 插入文档目录 (1)在文档开头单击鼠标，输入“目录”，并设置为规定的格式。 (2)回车另起一行。单击【插入】

17、【引用】【索引和目录】。打开如图3-20所示的“索引和目录”对话框。图3-20 “索引和目录”对话框 (4)将“使用超链接而不使用页码”选项取消。选中“显示页码”和“页码右对齐”选项。显示级别设置为3。 (5)单击【选项】按钮，打开“目录选项”对话框。如图3-21所示，将“样式”、“大纲级别”、“目录域项”都选中。并选择有效样式。若文中没有插入目录域项，则可不选该选项。 图3-21 “目录选项”对话框 (6)单击【确定】按钮，返回“索引和目录”对话框。单击【确定】按钮，生成的目录如图3-22所示。 图3-22 生成的文档目录 (7)若文档内容更改，产生页码或目录项的变化，可用右键单击目录，从快

18、捷菜单中选择“更新域”命令。 至此，一篇较长的毕业论文，我们就编辑得差不多了。在长文档的编辑中，还有许多需要注意的问题，同学们可以在实际使用中继续加以掌握。 Word编辑长文档的方法与技巧Word是目前应用广泛的文字处理软件，功能十分强大。其中一些用于编辑长文档的功能具有很高的实用价值。试想一下，在编辑一些长达几十或是几百页的文档时，如不掌握一定的方法和技巧，那你将花大量的时间在翻动滚动条上，这样的文档在结构上层次不清，在内容上难于查找，从而使编辑效率大大降低。笔者在此针对长文档的编辑，并以Word97为例，介绍一些方法和技巧，来提高组织和管理文档时的工作效率。一用大纲视图使文档层次结构清晰化

19、用大纲视图来编辑和管理文档，可使文档具有象文件菜单一样能逐层展开的清晰结构，能使阅读者很快对文档的层次和内容有一个从浅到深的了解，从而能快速查找并切换到特定的内容。首先，新建一文档，并单击“视图”菜单中的“大纲视图”选项或按文档左下方工具条上的“大纲视图”按钮来切换到大纲视图。分别输入各级标题的名称（在每个标题前都有一个“”记号）。其次，分别向左或向右拖动“”记号可使对应的标题升级或降级（也可选中某一标题后，点击大纲工具条上的“升级”或“降级”按钮）。经升/降级后，各标题之间的关系就像一般文件夹那样逐层相套。若某标题以“”标示，则表示该标题下是有内容的（即是可以展开的）；若某标题以“”标示，则

20、表示该标题下是没有内容的（即不可以展开）。另外，可用大纲工具条上的按钮对各标题进行上移、下移、展开和折叠。最后，在某个标题按回车，将光标移至下一空行的开头，用“复制”、“粘贴”的方法将特定的内容插入到文档中。在选定这整篇文章内容的前提下，按下大纲工具条上的“降级为正文”按钮，可将其转换成正文内容（即非标题）。如此类似地插入各篇文章的内容，进行整理、编辑后存盘即可。二.利用书签功能进行迅速查找Word97中可将选定的文件、图形等标识为书签，从而可以通过定位功能迅速切换到长文档中书签所在的位置。例如要将“利用书签功能进行迅速查找”这段文字标识为书签，可先将其选中，再单击“插入”菜单中的“书签”选项

21、，在出现的对话框中输入书签的名称后按“添加”即可（在此对话框中也可对已有的书签进行删除）。此时，若“工具”-“选项”-“视图”中的“书签”项被选定，则文中“利用书签功能进行迅速查找”这些文字会被方括号括出，表示是已被标识为书签。在长文档中按自己需要将一些关键项标识为书签后，可在“编辑”-“定位”中的“定位”选项卡中对某一书签进行定位，从而使文档迅速切换到被标识为此书签的地方。此外，在该选项卡中还可对页、节、行、批注、图形、公式等13个项目进行定位，若灵活运用，可大大提高查找、编辑文档的效率。三.创建超级链接，实现快速切换上过网的朋友们都知道，超级链接是指一个计算机文档（页面）的特定区域能引入其

22、它文档或程序。鼠标放在超级链接上会变成手形，点击后即可切换。Word97中也有相类似的超级链接功能，可将文档中的文字、图像等与本机硬盘或因特网上所设置的相关信息链接起来。首先，打开一个文档，选择要作为超级链接显示的文字。其次，单击“插入”菜单中的“超级链接”选项弹出对话框。在“链接到文件或URL”中输入待链接文档（目标文档）的路径。此路径可以是Internet地址（URL）或本机硬盘上的文档。最后确定退出，就完成了一个超级链接的创建。说到这里，我们可以知道，用超级链接组织文稿时，是在多个文档间建立链接关系，这与在大纲视图中组织文档只形成一个文档是有所区别的。在用超级链接查看、切换文档时，还能用

23、工具条上诸如IE中的“前进”、“后退”按钮，十分方便。四.使用多窗口,查看长文档的不同部分用多个窗口来显示同一长文档的不同部分，可以使查找、编辑工作变得较为方便。方法有两种：1.打开文档后，单击“窗口”菜单中的“新建窗口”，再单击“窗口”菜单中的“全部重排”，可打开上下两个窗口来显示文档。2.将鼠标放在文档右端滚动条的最上方，当鼠标变为“拆分窗口”的记号时双击，可将当前窗口拆分为两个子窗口。上下拖动拆分条可调节这两个子窗口的大小，双击拆分条可取消拆分。五.用自动滚动功能浏览长文档像某些读书软件一样，Word也提供了对文档页面的自动滚动功能，以方便用户阅读文档，免去了用PageUp、PageDo

24、wn手工翻页的麻烦。要实现自动滚动功能，只要选“视图”“工具栏”“自定义”命令，在弹出的“自定义”对话框中，选中“类别”为“所有命令”，再将“命令”项中的“Autoscroll”拖拽到工具条上即可。以后浏览长文档时，只需点击工具条上的“自动滚动”命令，并使鼠标位于右边滚动条中心位置的上方或下方即可实现上下滚动，鼠标离中心位置越远，滚动越快。要取消自动滚动功能回到正常编辑状态，只需右击鼠标即可。看了上述关于编辑长文档的方法和技巧，大家是不是有了一点心得？亲自动手试试吧，相信一定会有所收益。 1. 普通视图 在Word 2000中，普通视图是默认的视图方式，普通视图简化了页面的布局，这样可快速键入

25、或编辑文字。普通视图的重新分页和屏幕刷新速度在各种视图中是最快的，在普通视图下有些信息诸如页眉/页脚、图形标注等都不显示，若要在普通视图中进行页眉/页脚操作，则需要从“视图”菜单项中选择“页眉和页脚”，打开页眉/页脚窗口。普通视图下的自动分页符以点线表示，人工分页符以带有“分页符”字样的虚线来表示，分节符以带有“分节符”字样的双点线表示，如图1所示。如果要在普通视图下进一步提高Word 2000的显示和处理文档的速度，可以从“工具”菜单中选择“选项”，在打开的“选项”对话框中单击“视图”标签，选中“草稿字体”，“确定”即可。 2.Web版式视图 Web版式视图是Word 2000中新增的用以取

26、代Word 97的联机版式视图来满足用户需要的。Web版式视图主要用于HTML文档的编辑，HTML（*.htm）是Web网页格式文件，在Web版式视图方式下编辑文档，可以更准确地看到其在Web浏览器中显示的效果。此外，在该视图方式下还可以应用Word 2000创建和编辑Web页面。 3.页面视图 在页面视图中，可以看到对象在实际打印页面的位置，在该视图中可以查看和编辑页眉和页脚，只需用鼠标双击页眉/页脚区，Word 2000就会自动显示“页眉/页脚”工具栏，还可以在该视图中调整页边距，以及处理分栏、图形对象和边框。屏幕顶端和两边的暗灰色背景就是对应于所设置的打印纸张类型之外的区域，如图2所示。

27、在页面视图中可以显示或隐藏非打印字符，这些非打印字符不会被打印出来，只是作为控制字符显示在屏幕上，以便于查看或编辑文档，例如回车符、段落标记、制表符、空格等。这样就可以很容易地看到是否在单词之间添加了多余的空格，键入的是空格还是制表符。Word使用箭头代表制表符，圆点代表空格。如果在文档中绘制图形或加入标注时，Word 2000将自动切换到页面视图模式。 4.大纲视图 大纲视图显示文档的层次结构，如章、节、标题等，这对于长文档来说，可以让用户清晰地看到它的概况简要。在大纲视图中，可折叠文档只查看到某级标题，或者扩展文档以查看整个文档，还可以通过拖动标题来移动、复制或重新组织正文。进入大纲视图时

28、会自动出现大纲工具栏，其中就包括有关主控文档的按钮，主控文档用来组织和维护一个长文档，主控文档视图可以将多篇Word文档组成一篇主控文档，然后对长文档进行修改编辑。在浏览或编辑文档中相距较远的两部分信息可以使用屏幕拆分方式，将显示窗口拆分成两个窗口，拆分后的上下两个窗口可以使用不同的视图。在Word中同时编辑长文档的多个部分(2006-09-25 10:22:23)每年快要毕业的大学生，总是苦于写论文。论文这东西是需要经常修改的，如果要在一篇论文中同时编辑多个部分。如果用滚动条来回移动会好麻烦，其实处理长文档时可将文档的不同部分同时显示出来以供编辑，这里有两种方法实现该功能。方法一：利用不同的

29、窗口显示同一文档的不同部分，首先打开需显示的文档，然后单击“窗口”菜单的“新建窗口”菜单项，这样屏幕上就会产生一个新窗口，显示的是同一文档，你可以通过窗口切换和窗口滚动技术，使不同的窗口显示同一文档的不同部分。方法二：用同一窗口的子窗口显示同一文档的不同部分，即单击“窗口”菜单的“拆分”菜单项，将当前文档窗口分割为两个子窗口，且两个子窗口都是激活的，你可以对任何一个子窗口独立地进行操作。要想结束这种子窗口状态，可以单击“窗口”菜单的“取消拆分”“菜单项”。最后同时保存或关闭多个文档就可以了。Word 2007编辑长文档的技巧 当我们在编辑一个很长的Word文档时，在文中的导航是一个非常棘手的问题。比如，我们要返回到某个特定的位置进行编辑，要在这么长的文章中找到这个位置是非常不容易的，往往要花上不少的时间去寻找，即耗时间又增加工作量。那么有什么好的解决办法呢？在Word2007中提供了一种书签功能，可以让我们对文档中特定的部分加上书签，这样一来，我们就可以非常轻松快速地定位到特定的位置。下面就将讲述如何利用书签功能使我们的工作更轻松。