如何加强物资采购过程中关键环节的管理与监督.docx

1、如何加强物资采购过程中关键环节的管理与监督如何加强物资采购过程中关键环节的管理与监督【摘要】 物资采购过程牵涉面广、 权利与责任高度交织、 多种技术经济因素交互作用。在公司快速发展时期，如何对 物资采购过程关键环节强化监督管理，这是课题组本着多年 以来从实践到理论再到实践的总结与探讨，本文就物资采购 过程关键环节风险及其监督管理进行论述，其目的在于立足 制度建设，强化物资采购关键环节的职能交叉监控，使物资 采购过程的监督从他律走向自律，最大程度上减少和避免不 廉行为的发生。物资采购过程管理是一门系统科学。物资采购过程关键 环节的监督与管理的目的在于使各职能部门职权明确、分工 清楚、协调有序，从

2、而实现工作的目标化、程序的规范化和 管理的科学化，并减少物资采购工作中的随意性和盲目性， 一方面有效的防范和控制物资采购风险，可以规范采购程 序，促进公平竞争、使有限的资金购买到更多的质优价廉的 产品，得到高效、优质的服务，实现货币价值的最大化 , 达 到节约采购成本，有效提高资金使用效率。另一方面，在实 践中不断地完善物资采购制度，优化物资采购程序，加强过 程监督与控制，卓有成效地规避不廉行为和不良后果。本文 就物资采购过程值得特别重视和把握好的关键环节进行分 析和论述。一、物资采购计划的制定物资的采购计划 , 是根据各单位生产经营所需原材料、 基建工程项目、维检修项目、技措技改等项目的实际

3、需求制 定的, 又细分为年度计划、月度计划、零时计划，是经物资 管理部门核定后制定的物资需要计划。据此确定物资采购渠 道, 组织物资采购工作。采购计划的准确与否，直接关系到 企业成本的控制、库存物资的控制。风险因素分析：1、物资采购计划数量与实际需求数量不符；2、物资采购需求计划未经有效审批；3、用户单位提交需求计划中存在错误，导致对到货不 认同；4、使用单位主观上以特定的技术指标需求，导致招标 范围狭窄，缺乏市场竞争。监督管理重点措施：1、用户单位、业务主管部门主管及领导、物资管理处 业务主管及领导对物资采购需求数量、型号、规格、材质、 产地、技术参数、要严细审核把关。杜绝未经审批计划物资

4、采购。为杜绝产品在选型中成为独家生产供应商，各单位和相关部门如选择独家生产供应商必须说明理由。确保准确、 严密、合理的物资采购计划；2、制定严格采购计划审批制度，对于因计划造成的超 储积压物资，要与惩罚考核相挂钩；3、对于业务人员在主观上具有针对性、倾向性物资采 购计划，物资管理处要特别注意甄别其行为动机，与业务主 管部门、监督职能部门共同把关和处理，有效规避采购风险 的形成。二、物资采购招标前供应商的推荐备选 如何推荐备选资质齐全、资信程度高、质量过硬、价格 合理、及时供货的供应商是物资采购关键之关键。 通用物资， 目前属于在买方市场下，绝大多数物资品种数量多、产品质 量参差不齐、供应商资信

5、等级有较大差异，有较大的选择余 地，并可能成为牟取私利的空间。按照什么原则择优推荐备 选供应商，由谁来最终决定等问题是监督的突出点。风险因素分析：1、缺乏科学的推荐备选方法，随意性较强；2、选择余地小，缺乏有效竞争；3、对供应商信息缺少了解，选择缺乏针对性；4、个别供、需人员不操守职业道德，以权谋私，相互 窜通，损害企业利益。监督管理的重点措施：1、在对供应商进行综合评定的基础上，建立科学的推 荐备选方法，根据项目类别及项目特点，首先确定在哪一等 级的供应商中推荐。对采购金额大、技术要求高的项目，通 常在等级较高的供应商中推荐，反之，则在等级较低的供应 商中推荐。在同等级的供应商中选择时，应包

6、括以下几种情 况的供应商：（1）在以往采购中有中标经历，且履约情况良 好的；（2）在以往采购中虽未中标，但有一定竞争实力的； （3）从未参与过采购竞标的。在个别采购项目中，对由基 层单位推荐的供应商，在确定供应商具备竞标资格的前提 下，也可适当考虑，但不能超过被邀供应商总数的 20%。通过这种方式，既可减少了人为因素的影响，体现公平性，同 时又可以不断提高竞争力，满足采购项目的实际需求。2、不断完善对供应商的绩效实施年度动态考核、评估、 评价体系，不断的择优劣汰。3、及时与同行业纪检及司法系统广泛沟通交流，获取 不法供应商资源，将其列入黑名单，剔出其供应商备选投标 资格。4、加强关键岗位的警示

7、案例教育和不相容关键岗位职 能分离及其要害岗位人员定期轮换原则，有效杜绝物资采购 人员假公济私、收受回扣、谋取私利行为发生。三、技术协议的签订 在物资装备采购中，技术协议是对商务合同中技术内容 的详细而又具体的约定，是商务合同不可缺少的补充和重要 组成部分，买卖双方对于技术协议的商榷签订将直接关系到 所采购物资及其装备的本质质量，其内容（ 1、设计引用标准规范、 2、性能保证、 3、技术参数范围、 4、所需工况条 件、 5、检验、试验及验收、 6、特殊材料及部件具体要求、 7、外协件、外购件外协工序分包方及其质量的控制、 8、安装、调试、售后服务、人员培训、 9、备品备件清单、专用 工具清单、

8、 10、防腐、包装、运输、交货状态、 11、资料、 图纸、双方认定的偏差及未确认事项说明等等）都需要双方 在技术协议中一一澄清并签字认定，未定事宜都要有双方共 同协商并就解决的意向加以说明。上述这些内容都必须以等 同于合同的附加同等条件（条款）予以确认。买卖双方对于 技术协议交流确认的优劣，不但事关物资装备质量、安全、 性能、而且又事关招标价格合理性，是物资装备采购管理和 监督重点关键环节。风险因素分析：1、草率签订技术协议，所供物资及装备质量、性能、 效率不能保证；2、在协议中 , 没有对技术细节进行必要的描述和确认；3、技术谈判和交流不充分，技术参数选用不当；4、协议中没有明确和细化双方的

9、权利义务以及违约责 任，无法维护采购方的合法权益；5、技术协议中供货范围及技术指标对几家投标单位要 求不一致，定标后对技术协议进行修改的，存在影响价格的 风险。6、在技术交流时不注意维权，有意或无意涉及商务内 容，损害公司利益。监督管理的重点措施：1.技术协议签订的程序：必须严格按照在招标申请（含 谈判申请）经过公司领导审批通过后签订。重要且技术含量 高的物资装备在物资管理处组织进行充分的技术交流的基 础上签订（各项技术参数） ，其它物资装备由物资管理处通 知供应厂商并协调公司主管单位技术负责人签订。2.技术协议时限要求：物资管理处相关采购管理岗人 员应在接到物资需求计划后三个工作日内提交招标

10、申请。负 责技术协议签订人员收到采购管理人员通知后应在 10 个工 作日内完成技术协议的签订工作；重要且技术含量高的物资 装备技术协议在技术交流后 10 个工作日内完成。3.为了保证技术协议文本内容符合公司要求，提高技术交流及技术协议签订的效率， 在技术交流、 技术协议签订前，物资管理处相关采购管理人员应事先将订货数据表、协议文本格式及内容要求发给相关供应厂商，并督促供应厂商按需 方的要求将技术协议的草稿通过传真和电子邮件发给负责 技术协议签订的人员，提前进行认真的确认。4.技术协议的语言要求精炼，书写格式、名词、术语、 图式、符号、计量单位、顺序等，都要做到规范化、通用化 和标准化，不得出现

11、理解上的歧义。5.技术协议中的买卖双方负责人，要求逐张签名或姓； 外贸合同的技术协议要用中文或中英文两种语言。6.公司各单位、部门技术负责人在签订技术协议时，有 关条款、 文本格式、 字体、 字号应严格遵照附件的模板撰写， 特别关键物资及设备可附加备注条款。7需要供应厂商提供的相关设计资料，协议中应注明。 8最终技术协议由物资管理处相关采购管理岗人员对 其规范性进行审查后在封面上签字生效。9、凡是在技术协议谈判及交流的过程中绝对不能涉及 商务招标的任何内容，并且不得透露参加同类物资装备供方 的任何信息，对分别签订技术协议的供方要一视同仁，要有 效规避串标、陪标行为发生。10、物资管理处审查技术

12、协议的要坚持一致性和公平性 原则，技术协议修改后由物资管理处审查修改内容不得影响价格，要有效规避技术协议签订中的不良行为。四、招标（框架协议）及其价格的确定 为了适应市场经济发展的需要从根本上打破物资采购 过程中存在的权力过分集中或者条块分割、政出多门、职能 交叉冲突、效率低下局面，增加采购透明度，防范和避免暗 箱操作，防范和避免物资采购过程的违规违纪不廉洁行为的 发生，确保生产建设所需原材物料，有效控制和降低采购成 本和生产成本。风险因素分析：1、招标书中公告的采购需求的提出不合理、不正确和 不全面，出现漏项；2、标书中实质性响应条款不符合实际，最具实力的投 标人由于主客观等原因，判断有误或

13、理解不清最终没能中 标；3、各类评标标准是否全面、合理和明确，评标标准是 否量化和科学；4、评委组成业务结构不合理；5、招标前因各种原因的泄密，致使投标方相互串通， 哄抬物价；6、内外相互串通舞弊；监督管理的重点措施：1、对公司物资招标采购工作的监督和管理，采取“业 务职能归口把关、关键环节和要害岗位权力分解”措施，使 “计划制定、 供应商备选推荐、 技术协议签订、 评标、 定标” 相分离，有效地促进公司在物资招标采购上内部权力的制 衡，有效规避风险和不廉行为的发生。2、招标岗位发放招标文件和通知评委工作环节中，关 键风险点在于泄露参加投标单位的数量和名称，泄露参与评 标的评委名单。3、制定严

14、格的开标纪律，严禁参与开标过程的所有人 员随意走动，不能在开标期间离开开标现场，禁止打电话和 接听电话，关闭手机等通讯设备；禁止投标人员在开标现场 附近走动，避免其听到评标的相关内容。监督人员在每次评 标会开始前严肃宣布评标纪律，防止泄露秘密。4、制定规范制度约束评标的随意性，规定除一般的常 用的普通物资之外的项目应必须实行技术、商务分开按比例 制定评分标准，进行评标推荐的原则严格实施。为避免打分 出现偏差过大的现象，规定去掉一个最高分和一个最低分。5、规范并细化评分标准的内容，严格规定负责制定评 分标准的人员范围，在开标前只能有制定评分人员一个人经 手，减少中间传递的环节，对评分标准制定过程

15、中采取保密 措施。6、对参加评标的人员尽量从评标专家库中随机抽取， 设定专人进行通知。7、非专业技术人员一律禁止参与技术评分，防范个别 人员违反招标程序在开标会场之外进行评标打分，监督部门 应不定期对评标记录和监督记录进行比照，发现问题严肃处 理。8、对于供方攻守同盟哄抬物价、虚高报价行为，发现 一起，立即以废标处理，并取消其投标和准入资格。9、对于内外勾结，以工作之便舞弊谋私行为，严肃查 处。招标原则是：1、必须符合数量需求少，又必须长期使用的物资属性；2、必须根据市场行情和以往使用情况，进行招标前的 评估调研；3、必须选择资质、信誉好的，产品过硬、价格合理的 供应商；4、必须通过招标确定合

16、作对象及合理的价格而签订的 协议。对于在框架协议期内由于市场价格的变化，考虑到对产 品的性价比产生影响实际情况 , 如原材料价格上升时 , 所供 物资成本增长 , 另当原材料价格下降时 , 需方会间接增加成本，因此 ,应该制定以下措施 : 一是设臵市场价格管理岗位 , 随时了解市场信息 , 并根据市场价格变化情况与协议方协商 调整协议价格 . 二是加强协议物资到货的质量检验 , 对于产品存在的问题及时反馈到物资管理处，并及时处理和解决。 总而言之，物资采购系统是腐败行为高发领域，从严把握以 上八个采购环节，还需建立高素质专业队伍，为切实加强采 购人员的思想道德建设，要抓教育，就是要教育采购人员

17、常 念“廉洁经” 、常敲“警示钟” 、常打“预防针” ，做到“常 在河边走，就是不湿鞋” 。积极组织开展荣辱观教育，举办 各类业务学习培训班中还要增设预防职务犯罪课程，要举办 预防职务犯罪知识竞赛。开展“以案释法” 、“以案评法”等 活动，教育党员干部自觉抵制“灯红酒绿”的诱惑。要大力 弘扬正气，使大家学有目标，赶有方向，真正地提高采购人 员的道德素质和精神境界。要建立行之有效的制度，不断根 据新形势、 新任务和新要求， 建立完善物资采购管理规定 、 采购人员职业道德规范 等一系列规定， 逐步建立完善 “采 购、使用、审核、支付”四分离制度，以制度堵塞漏洞；要 抓监督，严把采购招标监督关、投标

18、商资质审查关和公开评 标关，按规范程序运作。坚持做到“四个严格” ，即严格编 制预算、严格招投标、严格定标评标、严格质量审查。从项 目的确定到招标单位的筛选以及发标、定标、开标等环节，都要按招标项目的要求严把质量关，对大的项目建立专家评 审小组，坚决杜绝“人情标” 、“关系标”、“贿赂标”的出现。 对采购人员，还要坚持把紧关口、持证上岗、严格管理、定 期考核，不参加岗位培训不具有采购资格，不能进行采购业 务。对选聘的评委严格进行资格审核，凡政治、业务素质不 达标的，必须取消评委资格。要以切实有效的措施遏制腐败 行为，杜绝职务犯罪的发生。五、合同签订合同本身是设立、 变更、终止民事权利义务关系的

19、协议， 其最根本的作用就是变“不确定”为“确定” ，明确双方的 权利与义务。物资装备采购的供应商选择、技术协议签订、 招标都是为签订合同奠定扎实基础工作的，合同一旦签订， 甲乙双方就必须以法律关系去完成合同规定所有条款，合同 签订至关重要，不仅是确保物资装备采购质量性能的文书， 而且是在出现纠纷下维护公司利益的唯一法律文本文件（技 术协议具有同等效力） 。风险因素分析：1、合同条款模糊不清，盲目签约（责任、义务约束简 化）；2、以虚假的合同主体身份与他人订立合同；3、当事人主体不合格或超越经营范围而无效；4、签订空头合同，而供货方本身是“皮包公司” ，将骗 来的合同转手倒卖，从中谋利，而所需的

20、物资或其质量则无 法保证。5、供应商设臵的合同陷阱，如供应商无故中止合同， 违反合同规定等可能性及造成损失。6、是合同行为不正当（卖方以为改变在市场竞争中的 不利地位，往往采取一系列不正当手段，如对采购、管理人 员行贿，套取采购标底及相关信息；给予虚假优惠，以某以 些好处为诱饵推销其假冒伪劣产品；有些采购管理人员则贪 求蝇头小利，牺牲公司利益，不能严格按规定签约） 。7、合同日常管理不规范。监督管理的重点措施：物资管理处和企管法规处是合同签订执行和职能管理 部门，对于合同签订和执行必须严格审查，严格执行，严格 落实；审计处和纪委监察处作为监督部门，必须定期或者不 定期的对合同签订及管理实施跟踪

21、审计和效能监察。确保合 同执行合法有效。1、审查签订经济合同当事人是否具有主体资格，是否 具有民事权利能力和行为能力。2、审查经济合同当事人意思表示是否真实。3、审查经济合同主要条款是否符合国家的法律和行政法规的要求4、审查经济合同主要条款是否完备，文字表述是否准 确，合同签订是否符合法定程序。5、及时发现和纠正在合同订立过程中出现的不合理、 不合法现象；提请当事人对缺少的必备条款予以补充；对显 失公平的内容予以修改；对利用合同进行违法活动的要坚决 予以制止，从而减少和避免经济合同纠纷的发生。6、做好对合同台帐、合同汇总及向相关职能部门提供 及时准确、真实的反馈信息，着力加强合同管理，控制合同

22、 风险发生。7、加强对物资采购合同执行中的检查，着重审查合同 的内容和交货期执行情况，是否做好物资到货验收工作和原 始记录，是否严格按合同规定付款。8、对于因主客观因素引起不能按照原定合同履约的情 况，供需双方及时联系，在维护了公司利益的情况下尽可能 变更合同，减少损失。9、对合同的严密性、规范性、合同条款的逻辑性加以 认真的研究，强化合同管理意识，订立合同时特别应把风险 范围约定清楚，凡是招标文件中发现的可能导致的风险问 题，如外部条件不足产生的风险，究竞应由谁来负责；业主 指定分包商的价格确定和违约责任等，可以通过投标致函提 出正当要求，或者在协商签约阶段，通过修改、补充合同中 有关规定条

23、款来解决，力求按对等权利和义务的原则与业主 分清责任，从而达到降低合同条款风险的目的。10、对于在签订合同过程中违规、违纪、违法行为，纪 委监察处应认真严肃查处。六、验收物资的数量及质量为了确保所购买的产品完全符合设计规范和安全、质 量、性能保证等要求。就必须建立健全物资检验标准，物资 储运中心作为公司专业管理基层单位，就必须着力进行专业 培训，提高员工的质量意识，使物资装备采购的检查验收做 到规范化、程序化、标准化、制度化。验收是确保物资和装 备的质量性能的最重要的一道关口，不得马虎草率，否则将 前功后弃。风险因素分析：1、在职检验的人员没有进行专业培训上岗，没有必要 的资质；2、物资或装备

24、在质量上鱼目混珠，以次充好；3、物资或装备在品种规格上货不对路，不合规定或不 符合合同要求；4、物资在数量上缺斤少两；5、采购物资没有经过有效的验收6、入库记录不准确、不完整，验收单与实际收货不一致7、入库存货数量计量不准确8、退换货质量未检验或检验不准确9、仓储部门没有按规定进行数量核算10、出入库记录不完整、不准确12、对需要现场监造重大设备及部件无法有效监督，设 备及配件质量无法按要求保障。监督管理的重点措施：1、物资储运中心要严格按公司克拉玛依石化公司物 资检验通则和物资储运中心物资质量验收细则执行， 建立物资验收问题反馈制度，并对质检人员认真进行专业培 训，做到持证上岗。2、物资储运

25、中心保管岗及时对到货物资名称、规格、 外观、数量、资料等初步验收，并填写物资入库验收检验 表，通知物资储运中心质检岗位，对于存在问题，立即发 聩给物资管理处，并及时填写不合格物资处臵单并按要求处 臵。3、物资储运中心质检岗委托具有相应资质的检验单位 进行专业检验，对于存在问题，立即反聩给物资管理处，及 时按规定处臵。4、物资储运中心保管岗根据退换货清单的规格型号、 厂家、数量、相关资料等进行验收，保管员在确认退换物资 实物后且相应资料齐全后，立即与供方联系退换货。5、保管员根据退换清单的规格型号、厂家、数量、相 关资料等进行验收，保管员在确认退换物资实物与发放时质 量一致且相应资料齐全后，通知

26、物资管理处采购管理岗办理 退换货凭证6、物资管理处、物资储运中心在实施物资采购过程中， 对涉及采购、验收与相关会计记录的岗位须实施职责分离。7、定期检测计量器具，确保计量器具准确。收货前保 管员按照合同核对发货人、收货人是否正确，保管员根据合 同附件及质量验收程序点验物资数量或进行专业性计量，确 认后办理入库。8、对需要监造重大设备及配件的采购的管理要采取以 下措施 :1 ）考虑到重大设备对炼油生产的重要性，供应商的 选择以质量和可靠性为主， 采取定向采购的方式， 确保质量 2）、安排有较高资质的专业监造机构现场监造，并与其签订 监造服务合同。 3）、重大合同的签订，特别要重视质量和技 术标准

27、的明确和细化，对需要外协的配件和辅助设备，要明 确制造厂家和标准，避免主造方任意选择造成辅助设备和配 件质量低劣。 4）、单独签订售后服务及质量保证合同，对安 装使用中的服务有明确和详细的约定，并承诺质量保证期限 和责任约定。 5）、组织专业技术人员联合检验，尤其是对制 造过程的质量控制、技术资料进行检查。七、货款结算 是物资管理处和财务处在物资采购实施过程按照合同 及其甲乙双方约定经济结算行为。必须依照财务有关货款结 算办法严格执行，必须严格按照采购资金大小经过相应逐级 审批程序进行。通过这种控制制度来约束应收帐款的不合理 形成，预防坏帐和应收帐款被长期占用的出现。风险因素分析：1、结算时对

28、供货方主体法人资格身份没有验证，随意 付款；2、未建立完善的预付帐款内部控制制度；3、在原材料供应紧张，特别是价格不断上涨的情况下， 为了取得紧缺的原材料或避免价格不断的上涨，降低信用条 件，以预付账款的手段签订合同，为规避价格不断上涨地风 险和希望优先获取急需的原材料。降低信用条件可能会取得 竞争的优势、得到急需商品的优先保证，但也带来了预付账 款的风险。监督管理的重点措施：1、在 釆 购结算业务循环中，有关财务方面的舞弊风 险主要集中在应付账款确认和货款支付两个环节中。供应商 签订了合同，最关心的就是能否及时收回货款。由于竞争的 关系，特别是当企业因为各种原因处于资金相对紧张时期， 供应商

29、会对收款问题尤为关注。为了及时拿到销售货款，供 应商通常会 釆 取各种措施对相关业务人员展开公关活动。腐 败舞弊问题也就此产生，物资管理处对此必须实行关键岗位 上全力实施过程业务职能的交叉制约和监管，避免问题的出 现。2、在买方市场条件下，一些管理不善的企业人员就会 利用负责供应商销售上账的条件和支付到期货款的权利从 事舞弊活动。一些资金短缺的企业，反而成为个别财务人员 谋取个人利益的有利条件。为此公司内部应当对使用供应商 货物上账过程（主要是ERP系统的数据录入）做出程序规定。 事先确定上账的前提条件和登记入账的时间规定。在确定应 付供应商货款时，应当制定付款计划。付款计划将根据企业 的实际

30、现金状况，采购合同规定以及供应商重要性等若干因 素制定。付款计划通常由财务部编制，然后经过个业务职能 处室审核后按金额大小由公司主管领导和总经理批准执行。 公司应该从规定上对物资采购人员介入 釆购付款做出明确 的规定，严格禁止采购业务人员为供应商联系催促货款。支 付货款业务由财务部按照付款计划安排支付。3、建立和配备专门信用管理组织，进行预付账款风险 评估。公司在决定预付账款前必须先对对方的信用状况作一 深入了解和评估，做到胸中有数。而对信用的了解，信用管 理组织应由分管领导、法律顾问、企管人员、财务人员、供 应人员、纪检审计人员等组成。因为信用风险管理是一项专 业性、技术性和综合性较强的工作

31、，由多方专业人员组成的 专门机构或组织来把关，在实施预付账款前首先进行风险评 估，作为预付账款的前提条件，方可预防风险。4、建立和调查供应商信用档案，防止预付账款上当受 骗。在市场经济条件下，供货商的情况比较复杂，因此公司 必须建立完善供应方的信用、信誉、业绩档案，制定完整的 历史信用记录，对新的供应商进行信用调查评估。如果公司 不注重信用调查研究便进行盲目付款，会增加公司的财务风 险。社会上确有一些企业和人员以经营为幌子实行诈骗，屡 屡得逞的原因正是由于企业不注重信用调查，轻信对方所 致。因此在向供货商预付账款之前，必须严格调查其信用状 况，经集体风险评估、按章授权批准后方可实施，防止预付

32、款后上当受骗。5、加强内部控制制度，监督预付账款的实施。有了信 用评估和信用调查，并不等于万无一失。严密的内控制度才 是避免风险的重要保证。特别是对预付款金额较大的，以及 新的合作方，必须经过严密的内部控制程序和集体决策确 认，或者由收款方提供担保后才可付款。同时严格制定、审 查合同条款，如风险一旦发生，能使己方占主动地位，有利 追索；在实施付款时， 应有采购人员根据合同提出付款请求， 经部门负责人审查同意，报分管领导审核，再经单位主管负 责人根据集体评估决策授权财务部门予以付款。实行内控制 度可有效防止预付账款单位负责人长官意志、或者某些人员 钻制度不严的空子而造成的风险。6、建立预付账的跟踪和责任考核制度。预付账款一旦 付出，公司应当落实责任人并全程跟踪，责任人应及时了解 掌握对方的信息，深入现场善于发现问题，一旦发现有欺诈 行为，应当及时采取措施或通过法律途径进行追索。在建立 责任人跟踪制度的同时，实行