采购流程管理规范.docx

1、采购流程管理规范采购流程管理规范采购流程管理文件编号: NW607103 生效日期: .3.20受控编号:密级:秘密版次:Ver1.0修改状态:总页数14正文6附录8编制:李晓锐审核:韩冬梅批准:孟莉 股份有限公司文件修改控制修改记录编号修改状态修改页码及条款修改人审核人批准人修改日期1. 目的2. 适用范围3. 术语和缩略语4. 规定内容4.1 供方的评定4.2 采购活动的触发4.3 采购实施4.4 采购验收5. 引用文件5.1 NW6071015.2 NW6071045.3 NW6071056. 质量记录6.1 NR607103A”东大阿尔派自用设备申请表”6.2 NR607103B”设备

2、采购通知单”6.3 NR607103C”合同执行本地采购申请单”6.4 NR607103D”送货验收单”6.5 NR607103E”设备直发(自采)验收单”6.6 NR607103F”产品返修单”附录 :购货合同1. 目的规范采购流程,明确采购责任,对采购过程进行控制,确保本公司所采购的产品/服务满足规定的要求。2. 适用范围2.1 适用于本公司各部门在软件产品和软件项目开发过程中所需要的,且影响软件开发质量的产品/服务(以下简称内部自用品)的采购。2.2 适用于根据软件及系统集成合同为客户采购的产品/服务。3. 术语和缩略语3.1 直发:为缩短交货期和节省运费,采购部门按照合同执行员申请将设

3、备直接从供应商处发给用户或分支机构。3.2 自采:为缩短交货周期,当地采购价格合理,并能得到更好的服务,驻外分支机构在当地进行的采购行为。3.3 购货合同:采购部门就采购内容与供方达成的协议。合同文本包括购货合同、采购订单、及对方提供经我方认可的合同。4 规定内容4.1 供方的评定4.1.1 批准采购的产品/服务应从合格供方采购。采购部门负责按照NW607101对供方进行评定,只有经过评定合格的供方才能成为我们的合格供方。4.1.2 常见产品采购部门应按照比质比价原则,评定两家以上合格供方。4.1.3 为合格供方建立档案。进行动态管理,监督检查,对不合格供方及时通报。4.1.4 将评定结果及时

4、反馈给供方,以便更好地培养和确定供方,与其建立良好、稳固的关系。4.2 采购活动的触发4.2.1 总部采购1） 内部自用品的采购:采购员根据设备管理部门提交的并经主管负责人审批的”东大阿尔派自用设备申请表”,进行内部自用设备的采购;2） 合同采购:根据公司与用户签定的合同中有关采购产品/服务的规定,由合同执行员负责填写”设备采购通知单”,经其部门负责人批准,直接向采购员申请采购。4.2.2 自采 对于自用及合同中的设备,驻外分支机构能够根据需要向合同执行员提交”合同执行本地采购申请单”,由其组织相关部门进行评审,并将评审结果反馈给采购部门及申请部门。采购员接到合同执行员反馈的同意自采的”合同执

5、行本地采购申请单”后方可执行。4.3 采购实施4.3.1 采购员根据已批准的”东大阿尔派自用设备申请表”或”设备采购通知单”进行采购。4.3.2 实施采购时,采购部门应与合格供方签订书面购货合同。购货合同须经采购部门负责人审查后,由法定代表人或其授权代理人签字生效。合同金额在10万元以上,由公司总经理或授权主管副总经理签字;合同金额在10万元以下,由采购部门负责人签字;不允许XX及超越权限在合同上签字。4.3.3 采购员依据购货合同跟踪采购活动。采购的执行情况与购货合同要求不一致时,采购员应及时与供方协调解决,并反馈给合同执行员以采取适当的措施。4.3.4 采购部门接到设备直发申请后安排发货,

6、并将”设备直发(自采)验收单”传真给用户及分支机构,然后凭”设备直发(自采)验收单”及NR607105C”商品出库单”办理入库手续。4.3.5 采购部门收到合同执行员已经评审并批准的自采申请后,区分不同情况付款。1)金额 元以下,由办事处从备用金中支付,待发票返回后,报销付款。2)金额 元至50000元之间,区分情况付款给办事处或供应商。3)金额50000元以上,由采购部门直接与供应商签订合同,并直接付款给供应商。4.4 采购验收4.4.1 采购产品到货,可先将其放入库房收货区待检,采购员填写”送货验收单”通知检验员对所购产品进行验收。4.4.2 检验员按照NW607104负责采购产品的到货验

7、收,并将验收结论填写在”送货验收单”上。由库房管理员负责保存和管理”送货验收单”。4.4.3 验收经过后,采购员办理产品入库手续。4.4.4 验收不合格的采购产品,检验员应将该产品存放在库房的不合格区,并及时将该产品的”送货验收单”交采购员备份。采购员负责按购货合同中的约定处理。4.4.5 产品返修需经检验员/采购员故障确认,由采购员负责按购货合同中的约定处理,同时保证产品的及时返回并加以记录。4.4.6 直发(自采)设备验收由驻外分支机构负责,验收经过后,将”设备直发(自采)验收单”提交采购员,由采购员转交检验员签署处理意见。5. 引用文件5.1 NW6071015.2 NW6071045.

8、3 NW6071056. 质量记录6.1 NR607103A”东大阿尔派自用设备申请表”6.2 NR607103B”设备采购通知单”6.3 NR607103C”合同执行本地采购申请单”6.4 NR607103D”送货验收单”6.5 NR607103E”设备直发(自采)验收单”6.6 NR607103F”产品返修单”附录:购货合同东大阿尔派自用设备申请表记录编号:NR607103A-申请部门:采购期限:联系电话:申请采购清单设备名称配置及性能描述申请数量备注用途说明 申请人签字/日期:部门负责人意见部长签字/日期:主管领导意见主管领导签字/日期:采购仓储部执行情况经办人签字/日期:1. 本页不足

9、记述设备配置及性能要求时,能够有附页,格式自定。总页数包括本页与所有附页。 第 页/共 页设 备 采 购 通 知 单记录编号:NR607103B- 通知时间: 年 月 日销售合同编号:合同名称:项目名称:签定部门:签定人:联系方式:项目负责人:项目所属行业:采购部合同管理员:接到日期:合同采购清单序号采购产品/服务名称/型号(A)数量(B)采购期限(C)出厂价(D)交货日期(E)交货地点(F)采购人(G)购货合同号(H)执行情况说明:合同执行部: 采购仓储部:1. 清单左侧A、B、C项由销售合同执行员填写,右侧D、E、F、G、H项由采购人员填写。2. 如客户有特殊需求,销售合同执行员须在”说明

10、”中注明。 第 页/共 页合同执行设备本地采购申请单记录编号:NR607103C- 通知时间: 年 月 日销售合同编号:合同名称:项目名称:签订部门:签订人:办事处负责人:设 备 采 购 清 单序号采购产品名称/型号数量采购期限自采单价供应商名称合计发票类型: 一般发票 增值税发票合同执行部: 签字/日期:自采原因: 采购部: 签字/日期:主管领导: 签字/日期:说明:特殊合同需本地自采,先填写此表传给销售合同执行员,领导批准后方可执行。送 货 验 收 单 记录编号:NR607103D- 日期: 年 月 日 厂商名称:商品编码货物名称数量描述单价采购通知单编号备注 验收标准:条款环境确认: 硬

11、件 正常 不正常 软件 正常 不正常 方法和结论: 处理意见:采购员: 库房管理员: 检验员: 第 页/共 页 设备直发(自采)验收单记录编号:NR607103E- 检验日期:购货合同编号: 通知日期: 供应商名称:电话:联系人: 到货地点:预计到货日期:商品编码(A)货物名称(B)预计数量(C)实到数量(D)箱号(E)单位(F)单价(G)采购通知单编号(H)备注 验收标准:条款环境确认:硬件 正常 不正常 软件 正常 不正常 验收方法和结论:1.外包装及设备外观是否完好 是 ( ) 否 ( ) 2.随机资料是否齐全 是 ( ) 否 ( ) 3.型号配置是否正确 是 ( ) 否 ( ) 4.自检经过 加电 ( ) 不加电 ( ) 经过 ( ) 未经过 ( )验收机构印鉴或负责人签字: 验收机构检验人: 处理意见: 库房管理员: 采购员:1. 该通知单A、H项,由采购仓储部填写。B、C、E、F、G项,直发时由采购仓储部填写,自采时由申请部门采购人员填写,D项由收货人填写。2. 该通知单必须在设备到后第