金碟K3财务软件问题解决方案.docx

1、金碟K3财务软件问题解决方案 金碟财务软件 ，让管理更简单1）：购进商品应填写入库单 ，结转成本应填写出库单 。2）：有销售无购货发票时，结转成本时先暂估商品入库，待发票开出后 ，应先红冲暂估 ，再做成本结转 。3）：本年利润统一在年末一次性结转到未分配利润。4）：入库核算时，各种核算功能之间区别 外购入库核算注意核算钩稽期间在本期、已审核、未记帐的采购发票；存货估价入帐主要核算本期、已审核、未记帐、未与发票钩稽或者钩稽期间不在本期的外购入库单；自制入库核算主要核算本期、已审核、未记帐的产品入库单、盘盈入库单；其他入库核算主要核算本期、已审核、未记帐的其他入库单。5）：月度结账主要事项： 在每

2、月要结帐前，请先全面检查仓存系统中的单据有没有审核，以及数量为零等异常情况。方法是进入“单据序时簿”，以“入库业务”、“出库业务”分别筛选出未审核的单据、数量为0的单据，然后加以修改审核。对于已审核而有错误的单据，要先进行“反审核”，然后修改，再进行“审核”。 进入存货核算系统，按左列内容分别进入核算。第一步：入库核算。1）：外购入库核算：并非一般意义上的外购入库单所生成的外购入库业务，而是指经由采购系统来的开出采购发票的那部分业务。原外购入库单生成的外购入库业务，在这里是“存货估价入帐”。根据目前天博现状，外购入库核算没有必要做，可略过这一步。直接进行“存货估价入帐”。2）：存货估价入帐：主

3、要是检查一下在仓存系统中审核过的外购入库单有没有进入存货核算系统。注意在选择红蓝字时选择“全部”，才能选出全部单据。如果正常，可直接退出。3）：自制入库核算：可分别根据“产品入库实际成本”、“产品入库计划成本”、“盘盈”、“盘亏”进行过滤，进入主界面。请注意在菜单“工具”中选择“计划价更新无单价单据”，对没有单价的“暂估入库”、“其他入库”、“自制入库”、“委外加工入库”、“红字出库单”、“本期不确定单价单据”等进行处理，将所有无单价单据以计划价替代。方法是选中本期核算单据项目后，直接按“更新”，系统会提示有多少条单据被更新。然后，在自制入库单据中按“核算”按纽。系统提示成功后，退出。4）：其

4、他入库核算：类似于存货估价入帐。5）：委外加工入库核算（核算委外加工入库单的单价、金额）1.材料发出操作：委外加工发出录入 单据：委外加工出库单。加工单位：选择相应的供应商或其他；单位成本，加工项目，注：单据头与单据体都有发料仓库保存后审核2.加工完毕，产品收回操作：委外加工入库录入单据：委外加工入库单加工物料编码：选择加工完成后的物料编码。单位单位材料费（总的材料金额除以总的发出数量，相当于平均单价）加工单价，加工费保存后审核3.进行委外结算，即收到发票操作：采购管理-结算单据：购货发票，业务类型，按F7,选择委外加工入库，源单类型可以选择很象加工入库单。4.有相当的运输费用的也可以输入相应

5、的费用发票。操作：采购管理-费用发票5.对等核销操作操作：委外加工管理-委外加工管理-委外加工入库核算-选择相应的委外加工入库点核销-输入本次的核销数量-核销成功6.钩稽操作：操作：委外加工管理-委外加工管理-委外加工入库核算-选择相应的委外加工入库点钩稽-使委外加工入库单，委外加工出库单，购货发票，费用发票进行钩稽。7.核算：7.1在核算前先进行费用的分配。选择相应的费用分配方式，点分配7.2点核算第二步：出库核算1 首先请进行“不确定单价单据”：查看有没有不确定单价的单据，如果有，请进入仓存系统修改。在这里不确定单价的单据一般是单据本身错误，因为前一步进行的“计划价更新无单价单据”已经替换

6、了大部分无单价单据。 材料出库核算：点击材料出库核算按纽，进入“结转存货成本”界面，首先，请按“查看”按纽，看本期有没有已审核但没有单价的入库单，有没有没有审核的单据，以及不能确定单价的单据，如果有，请进入仓存系统进行处理。然后，点击“下一步”，选中“结转本期所有物料”，再点击下一步，选中“只写结转有误的物料”、“写错误日志”、“详细到每一条分录”，然后点按“下一步”，系统会进行材料出库核算，如果中间出错误停止，请查看错误日志寻找出错原因，针对性地进行修改。然后按上列步骤再进行一次，直至成功。 产成品出库核算：类似于材料出库核算。 红字出库核算：点按进入，查看单据是否齐全，直接退出。第三步：计

7、划成本管理 如果本期有“录入调价单据”，则注意有无审核，可在“调价单据查询”中查看。第四步：记帐凭证管理 按工作要求设置好凭证模板。按“生成凭证”，按“暂估冲回”、“外购入库”等等事务类型进行过滤，选择“未生成凭证”，系统会显示符合要求的单据，可选择“汇总”或“按单”生成记帐凭证，这是存货核算系统与总帐系统的接口，所以凭证模板一定要设置正确。如果在生成凭证过程中出现错误，请返回检查凭证模板。如果总帐系统尚未启用，则按“汇总”更方便些。依次对有业务的事务类型进行选择，生成凭证，完成后退出。 在记帐凭证查询中对生成的凭证进行审核。 第五步：期初末处理 期末结帐：进入期末结帐界面后，点按“查看”按纽

8、，先查看本期有没有不符合要求的上述现象，如有，请处理完毕后再进行结帐。如果没有，则按“下一步”，系统会进行期末处理。如果不正确，请查看错误提示，如果正确，则系统会提示成功，状态栏中的会计期间会自动更新成新的会计期间。2 结帐完成。注意点：在每月要结帐前，请先全面检查仓存系统中的单据有没有审核，以及数量为零等异常情况。方法是进入“单据序时簿”，以“入库业务”、“出库业务”分别筛选出未审核的单据、数量为0的单据，然后加以修改审核。对于已审核而有错误的单据，要先进行“反审核”，然后修改，再进行“审核”。 年度结转的注意事项：一、为符合财务要求，在进行年度结账前，请将本年利润的所有余额结转至利润分配-

9、未分配利润科目中，使本年利润科目在年末时余额为零。 二、年结时，遇到最多的，就是当结帐进度条进行一段时间后，系统提示错误，如年结失败，数据操作错误！或提示运行时错误3052 ，file sharing lock count exceeded (error 3052)。或者，有年结时，提示：年终结帐错误，操作失败。等等。造成这样的原因，基本相同，那就是：帐套数据量太大，超出了OS系统记录限制所允许的数据交换记录数量；或帐套中存在过多碎片需要进行碎片整理解决的思路： 1、备份帐套 2、确保年结的帐套结构上是完整的。可通过标准帐套和相应的check工具来对需要年结的 帐套进行检查，如果有不正确的，则

10、请修正。 3、年结前建议对帐套进行一次帐套碎片整理，然后再利用相应的access 97或access 2000对数据库进行一次压缩。没有access 条件的，也可以利用软件提供的帐套压缩功能进行数据压缩。 4、修改注册表，把OS系统设置的默认的数据交换值改大更改系统注册表的键值的操作如下：在注册表中,将HKEY_LOCAL_MACHINESOFTWAREMicrosoftJet3.5EnginesJet 3.5MaxLocksPerFile键值的十进制值更改为大于10万的值，如500000，然后重启系统。 5、进行年结。年结时，一定要注意数据备份，尤其是在年结的过程中，一定要按系统提示做好年终

11、帐套数据的独立备份。年结数据建议做双备份，以备特殊原因造成的数据恢复。 6、在年结过程中，要进行大量的数据交换，程序需要较大的系统资源在程序进行年结时，如果进行操作其他的事项，有可能出现类型假死机的现象。因此建议在程序进行年结的过程中，不要运行其他的程序或进行其他的操作，以免影响程序运行。根据帐套数量的大小，需要的时间长短不一，如果有固定资产数据和存货数据，耗时可能更长一点。建议在系统空闲时进行年结。在系统维护-帐套选项-高级-结账中，有一选项：在年结时不采用事务机制。（如下图所示） 建议不要选择该选项。事务机制的作用是：在年结过程，一但年结失败，程序将把数据还原来原始的状态。如果不采用事务机

12、制，由于年结过程中程序将进行一系列数据的转移和删除，如果年结失败，那么当前帐套中保留的将只是出现错误时剩余的数据，而不会将数据还原，请谨慎选择。 如果是实在无法年结，建议在年结前，最好要做独立备份。 同时，建议对HKEY_LOCAL_MACHINESOFTWAREMicrosoftJet4.0EnginesJet 4.0下的3.x和4.0分支下的MaxLocksPerFile也作同样的修改。记得，修改后，一定要重启系统。然后选择“在年结时不采用事务机制”选项，一般可以顺利年度结账。月末结帐要点：结帐在系统中的功用可用四个字来阐述，就是“承上启下”。 月末结帐在系统中主要做四件事情，分别为结转当

13、期损益、结转期间费用(包括营业费用、管理费用、财务费用)、结帐当月应纳税额、结帐预提费用与待摊费用等等。后面的月份的业务数据都是通过月末结转数据的基础上进行计算的。所以说，月末结帐在财务系统中，起的时一个“承上启下”的作用。不过，由于手工结帐与系统结帐有稍微的差别，系统月末结帐比手工结帐要严格的多。具体的来说，在月底结帐的时候，需要注意以下几方面的内容，或者说一些限制条件。一、 上月未结帐，则本月不能结帐无论在实际工作中，还是在财务管理系统中，结帐都需要一个月一个月的来。若中间跳出一个月的话，则这个承上启下的链条就会断掉。所以说，当上个月没有结帐的时候，则本月也不能结帐。一般来说，当财务管理人

14、员熟悉财务管理系统后，按月结帐应该不会有多大的问题。这主要的问题在于系统刚上线的时候，会遇到一些问题。因为从系统实施上来说，系统一上线后，财务人员就需要按月进行结帐。但是，由于刚上线的时候，可能数据出入比较大，所以，实际结帐也没有多少意义。为此，我们在实施财务管理软件项目的时候，系统上线初期用户一般都不结帐。等到系统稍微稳定之后，再把以前的几个月，如三个月的数据进行结帐。此时，也不能直接对第三个月进行结帐。而是仍然需要从第一个月开始进行结帐。到最后一个月把相关的数据调整准确之后，就把最后一个月帐结掉。以后各个月的话，就需要按时进行月底结帐。二、 上月未结帐，则本月不能记帐，但可开立凭证在财务管

15、理软件中，一般都有期间管理的概念。只有当这个期间打开的，才能够在这个月份进行一些记帐的动作。而在财务管理软件中，可以通过月末结帐作业，对这个期间进行控制。如当月的期间是打开的，而下个月的期间一般是关闭的。当月底结帐作业运行之后，系统就会自动关闭上个月的期间，而打开下个月的期间。如此的话，用户就可以在下个月中开立凭证。这里要注意一点，就是不同的财务管理软件在这方面有不同的限制。如有些财务管理软件，在期间没有打开的情况下，仍然可以进行一些操作，如可以开立凭证;而有些则不可以。这主要是各个软件厂商出发意图不同所造成的，不会影响财务管理软件的实质性功能。不过有一点它们是共同的，也就是说，当期间没有打开

16、的话，不能够在系统里进行记帐作业。更确切的说，在上月还没有进行结帐之前，在财务管理软件中不能够进行记帐作业。因为，本月记帐的数据是在上个月结帐之后的数据之上进行的。这就好像造房子，你第三层的墙一定要在第二层的梁弄好后才能够砌。另外需要注意，虽然也可以手工打开期间，但是，在实际操作中，我们实施顾问往往不建议用户如此操作，因为期间是一个很好控制结帐的工具，它可以督促相关人员及时进行结帐。所以，在操作财务管理软件中，企业最好能够通过财务管理软件的月底结帐功能来打开期间与关闭期间，而不要通过手工来进行管理。三、 已结帐月份不能再填制凭证上面我们说过，当运行完结帐作业之后，已结帐月份的期间会自动进行关闭

17、，如此的话，就不能够在已经结帐月份填制凭证，或者做其它相关的修改。一般来说，已经结帐的月份，用户不能够做如下的操作。一是对凭证进行作废或者撤销审核的动作。当企业财务人员发现凭证有错误时，若所在的月份还没有结帐，则可以通过撤销凭证审核或者作废凭证的方式来进行更改。但是，若所在的月份已经结帐，则就不能够进行这些操作。若真的遇到这些情况，一般就需要在当月开一张红字凭证进行反冲，然后再作相应的修改。无论如何是不能够对已经结帐月份的凭证进行撤销审核或者作废等的操作，这些都是系统程序中写死的。二是已结帐的月份不能再填制凭证。如果在当月，系统还没有结帐之前，发现月初有一张凭证漏了录，则还可以把这张凭证补进去

18、，甚至利用系统的相关功能对凭证进行重新编号，这些都是可以的。但是，若当月已经结帐，在下月用户才发现上个月中有凭证忘记录了，则此时就不能够再把凭证的日期改为上个月的日期了。在凭证保存与审核的时候，都会进行相关的校对，当凭证所在的日期已经结帐了的话，则凭证将不能够被保存或者审核。不过，在已结帐的月份，可以做一些不会影响系统金额的操作。如可以多次生成相关的报表，如月末资产表、月末损益表等等，还可以多次的打印凭证。因为这些操作对已经结帐月份的数据不会产生实质性的影响，所以，用户可以操作。简单地说，在结帐月份，一些基于查询的操作都可以做。四、 若总帐与明细帐对帐不符，则结帐会失败在结帐的过程中，系统会对

19、当前月份的相关数据进行核对，若发现错误的话，则系统就会提示相关的错误信息，并拒绝对当月的会计处理进行结帐作业。如最常见的审核动作，就是系统会在结帐的过程中，判断总帐与明细帐是否相符，若两者金额由差异的话，即使只差一分钱，则系统也会拒绝结帐，并且给出错误信息。此时，用户只有回去进行调整，把错误的地方找出来并修改准确，才能够继续结帐。这跟手工会计处理是一致的。利用手工对当月帐务进行结帐的时候，也需要财务人员核对当月总帐金额与明细帐金额。不尽要看最后的金额是否一致，而且还需要核对一些科目的余额是否一致，等等。只要一个地方有错误的话，则系统就会觉得对当月的帐务进行结帐。我认为，这个控制是非常必要的。因

20、为我们都知道，当结帐之后，就不能够对这个月的帐务进行调整，如此的话，在月末结帐之前，让系统先判断一下，当月的帐务是否有明显的差错，就显得非常的实用。而且，我们在处理帐务时，若能够保证每个月的帐务准确，则在年底的时候，进行年底业务结转也就比较轻松了。当发现总帐与明细帐不符合的时候，虽然可以通过相关的调整单进行调整，但是，这往往是不得已而为之的方法，最好还是需要找到问题的根源。找到有问题的相关凭证，然后利用一定的方法，无论是凭证撤销审核还是对冲，又或者是作废凭证，总之是要把它改正过来。而只有在金额比较小，如只有几分钱的情况下，才可以直接通过相关的调整单调。不过这也需要有严格的审批程序，这只能作为一

21、种例外处理，而不能成为企业财务管理的常态。五、 结帐需要有权限管理月末结帐在财务管理系统中是一个比较重要的作业。虽然在财务管理系统中，也提供了反向结帐的功呢功能，但是，这也是一个限制使用功能，会对系统产生比较大的影响。所以，我们一个从源头管起，对于结帐作业设置相关的权限，让特定的人来完成这个作业。一般来说，结帐作业需要财务部门经理来完成。也就是说，在一家企业，只需要有一个人员就有这个权限即可。如此的话，就可以最大限度的保障这支作业的安全性，让其在适当的时候、适当的人的适当的操作下，顺利完成月末结帐作业。六、 要保证当月的帐务没有错误后才能够结帐上面我们多次强调，结帐后就不能够再对已经结帐月份的

22、帐务进行调整。即使后面发现帐务有错误，我们也只好将错就错，在本月的帐户中通过调整单来调整。所以，在月末结帐之前，保证当月帐务的准确性是非常有必要的。故笔者在项目的实施过程中，往往多次建议用户，在运行这支作业之前，需要对当月的帐务与交易记录进行一一核对，只有相关信息都准确了，才能够进行结帐动作。即使这个核对导致月末结帐不能够在规定的时间内完成，我们也必须坚持这个原则。8）：会计科目的修改操作注意事项:一、一级科目有发生额之后原则上不可以添加他的下级二级科目，如果强行添加，一级科目的数据会自动传递到添加的第一个二级科目中。二、挂明细的科目原则上不可以挂核算项目，否则会引起数据错乱，例如“应收帐款”

23、不能下设“A客户”，又挂有核算项目“客户A客户”三、在新增一个明细科目或者核算项目的时候，最好检查以前是否存在，可以使用查找工具，确保不存在的前提下再新增，如果重复添加，会导致明细分类帐的错误。例如“应收帐款”下设“客户”核算项目，已经存在“金蝶软件有限公司”，不可再添加“金蝶软件”。（是同一单位） 四、会计科目已经使用就不可删除，即便删除相关的凭证也不可删除，可以禁用此科目。五、在原有系统预设的科目上进行一级科目的删除和添加会计科目操作可能会导致“资产负债表”和“利润表”的错误（表中预设的公式需要相应修改）六、会计科目中有两类特殊科目，一是损益类科目，损益类科目结转到本年利润科目是软件自动完

24、成的，相应的凭证不可进行凭证录入；二是固定资产科目，如果使用固定资产模块，不可以在固定资产科目存在明细科目，且计提折旧等固定资产的凭证操作不需要手工录入。9）：月末结帐与总帐对账注意事项进入核算系统后，单击【与总账对账】，可进行核算系统的存货余额及发生额，与总账系统存货科目余额及发生额进行核对。当选择系统参数的选项，则在对账时业务数据会包括调拨单的数据，当不选择该选项时，则对账的业务数据不包括调拨单的数据在内。若对账不平，用户可从以下几个方面查找原因：1）：还有仓存单据未生成2）：凭证模板设置不正确，存货收发未与存货科目借贷相对应。3）：总账中有直接录入的涉及存货科目的凭证。4）： 暂估冲回后

25、未继续暂估或生成外购入库凭证。 采购日常处理：1填写采购订单点采购管理-采购订单-增加-填写信息点保存-审核（只有审核过的订单才能流转生成入库单）-流转后面小三角-可以生成采购入库单，采购发票。2 填写采购入库单采购入库单可以在采购订单中直接流转生成也可以到采购入单中填写点采购管理-采购入库单-增加-可以填写入库单内容保存。（如有订单，可以点上面选单后面三角，参照订单生成）3 采购发票的填写点采购管理-采购发票-增加-填写内容保存。也可以点选单后面三角有订单或入库单参照生成。如果点复核的话，则生成应付账款。如果想结算，点结算，选择日期供应商等确认，确定提示结算完毕。点现付的话选择结算方式，结算

26、金额则本张发票现付完毕。4 采购结算方法点采购菜单-采购结算-自动结算（电脑自动结算所有符合条件的入库单和发票点确认即可）点采购菜单-采购结算-手工结算-选择日期等确认-选择需要结算的入库单和发票点确认-结算。5 取消结算点采购菜单-采购结算-结算单明细列表-选择日期确认-双击需要取消结算的结算单据，点删除。6 付款结算点采购管理-付款结算-选择供应商-点增加-填写结算方式金额等，点保存点核销后面三角同币种核销-点上面的自动（自动核销）点保存。如果不选择自动核销则在下面填写本次结算金额点保存。如果付款金额大于应结算金额，点自动保存之后会自动生成预付账款。点代付-新增，输入供应商及金额确认。代供

27、应商付的款。点预付则本次付款单变成预付款。7 取消操作（可以对核销的单据，应付单等进行取消操作）采购菜单-供应商往来-取消操作-选择供应商和操作类型确认-选中-确定可以对核销的单据，应付单等进行取消操作。8 采购退回采购结算后退回：采购订单可以流转生成红色入库单，红色入库单流转生成红色发票。然后红色入库单和红色发票手工进行结算。采购未结算全部退回：生成红色入库单和蓝色入库单进行红蓝结算。采购未结算部分退回：生成红色入库单和蓝字发票进行手工结算销售日常处理：1 销售订单点销售管理-销售订单-增加-填写信息保存-审核 审核后可以流转生成发货单或发票。2 发货单销售管理-发货单-增加-显示-选中-确

28、认输入内容-保存-审核 审核后发货单可以流转生成发票3 销售发票销售管理-销售发票-增加-选单后面小三角可以由发货单或销售订单生成-显示-选中-确认填写内容-保存复核：销售发票只要复核完毕，自动生成应收账款。代垫：代垫的运费等 代垫的运费单可以审核，核销，生成凭证支出：发生的差旅费等。不能生成凭证，在总账里面手工录入凭证现结：现收款。填写结算方式，金额等确定。先代垫，支出，现结，后才复核。4 收款结算销售管理-收款结算-选择客户-增加-填写内容-保存核销：核销收款单和销售发票，点核销后，在下面输入本次结算金额，如有折扣输入本次折扣点保存即可。如果本次收款是预收则填写内容保存后点预收。5 取消操

29、作点销售菜单-客户往来-取消操作-选择客户操作类型确认-选择单据点确定。6 先开票后发货填写销售发票复核后，会自动生成发货单，此发货单不能修改删除。如果销售发票弃复则发货单自动删除。库存日常处理：1 采购入库单审核库存管理-采购入库单审核-选择需要审核的单据点审核2 产成品入库单库存管理-产成品入库单-增加-输入内容保存-审核3 其他入库单库存管理-其他入库单-增加-输入内容保存-审核4 销售出库单生成/审核库存管理-销售出库单生成/审核-生成-刷新-选择单据确认-审核5 材料出库单库存管理-材料出库单-增加-选单（也可直接输入出库材料）-保存-审核6 其他出库单库存管理-其他出库单-增加-输入内容保存-审核7 库存盘点库存管理-库存盘点-增加-选择仓库-点盘库-进行盘点数量核对保存-审核对于盘点数量不同的存货会自动生成其他入库单其他出库单，进入其他入库单其他出库单进行审核。8 库存调拨单库存管理-库存调拨单-增加-填写转出转入仓库等保存。（会自动生成其他入库单和其他出库单）核算日常处理1 正常单据记账核算管理-正常单据记账-选择仓库单据类型确定-选择单据-记账特殊单据记账和暂估成本处理一样操作2 取消单据记账核算菜单-核