内部控制制度《薪工循环》.docx

1、内部控制制度薪工循环內部控制制度薪工循環文件管制等級：管制文件非管制文件文件履歷紀要頁文件發行單位文件管制等級管理代表管制文件非管制文件文件履歷紀錄版次修訂內容核准權責編撰日期0第1版（新發行）1. 總則1.1. 制定目的為促使本公司內部控制（Internal Control）之薪工循環（Wage）程序，能有所遵循，特訂定本文件，俾利各相關單位遵循。1.2. 適用範圍凡本公司有關內部控制之薪工循環作業程序與控制重點，悉依照本文件之規範辦理。1.3. 權責單位管理、財會單位為本文件之權責單位，權責單位主管經承認單位授權，負責本文件之管制，並確保依據本文件之規範作業。2. 薪工循環2.1. 循環圖

2、【見】（資料1）薪工循環圖。2.2. 循環作業本循環之各項作業：1) 人力資源規劃作業（CW101），另訂之。2) 招募徵選作業（CW102），另訂之。3) 任用作業（CW103），另訂之。4) 訓練研習作業（CW104），另訂之。5) 考勤考核作業（CW105），另訂之。6) 獎懲升遷作業（CW106），另訂之。7) 薪資作業（CW107），另訂之。8) 福利作業（CW108），另訂之。9) 離職資遣退休作業（CW109），另訂之。3. 附則3.1. 制修廢與頒布實施本文件屬於管理文件，經經營會審議後，呈請董事長核准承認後，交由權責單位頒布公告實施；修訂或廢止時亦同。3.2. 編號、版本、日

3、期、頁次頁數本文件之項類、標題、編號、版本、實施日期、公司名稱、文件頁次頁數等項，見本文件之頁首與頁尾。3.3. 附件3.3.1. 相關資料（資料1） 薪工循環圖（資料1） 薪工循環圖CW101人力資源規劃|CW109CW102離職資遣退休-招募徵選-|CW103CW104-任用-訓練研習-|-|CW105CW107CW108|考勤考核-薪資-福利|CW106|-獎懲升遷-第2節 作業程序1. 人力資源1) 規劃應依據目前公司目標、經營計劃、整體發展，並考量政府之勞工政策及目前之勞工問題，以訂定本公司之人事政策。2) 對內部各項工作進行分析，以計算各工作所需之人數，並列明其特性及必須具備之能力

4、、條件。3) 分析本公司目前及未來之人力資源需求狀況，預測職工退休、升遷、調職及流動率等情形。4) 分析本公司內部及外部人力資源供給之狀況，並預測未來之趨勢。5) 規劃各單位之人力資源需求，並據以作為公司人員職業前程規劃之參考。6) 根據規劃預算訂定各項人力取得、訓練與培養計劃。2. 職業前程1) 對內部職工作職業前程規劃。2) 對職工之職業前程規劃須以公司的整體人力資源規劃為前提，並考量職工之個人興趣與能力，以及職工個人對自我的認知與對未來的規劃。3) 應讓職工了解公司對個人所做之職業前程規劃，以激勵其工作熱忱。4) 對職工未來之晉升應有明確之標準。5) 可透過職業訓練以培養所須之職工。第3

5、節 控制重點1) 人力資源計劃須每年、每季更新。2) 人力資源規劃是全面性的，須考慮升遷、教育、訓練、薪資、激勵、福利等項目。3) 達到所需可用人力前之前置時間，在做人力資源規劃時應予顧及。4) 人力資源如有冗員，會造成員工勞逸不均與挫折感，應極力避免。5) 員工職業前程規劃之訂定，應考慮個別員工間之能力、個性等差異，且具有前瞻性；必要時可採納員工之意見，以使其對公司產生認同感。第4節 作業程序1. 需求1) 各單位有人員離職或因工作需要，須增補人員時，應詳填增補人員申請表，呈請核准後辦理增補。2) 用人單位提出增補人員申請時，可建議增補方式係由內部晉升或採對外招募。若建議由內部晉升，可推薦合

6、適之人選。3) 用人單位對所需增補人員之條件、資格等資料應詳予說明。2. 招募1) 各單位有人事出缺或因工作需要須增補人員時，依規定手續申請核准後辦理增補作業。2) 權責單位依據公司人力資源規劃以及公司實際人力資源狀況，決定是否對外招募。3) 公司內部有空缺或有新職而產生人力需求時，以內部晉昇或調遷為原則，有下列情形時則採對外招募：(A) 公司內部無適當人選。(B) 需求量大，內部人力不足時。(C) 須具備特殊技術或專業知識人才時。(D) 期望藉對外招募方式招收不同組織文化背景之人力，以改變公司的組織氣氛時。4) 由人事單位負責招募作業，並可經由下列方式進行：(A) 刊登報紙人事廣告。(B)

7、向就業人才市場登記求才。(C) 向學校登記求才。(D) 張貼求才佈告。(E) 透過人員介紹。3. 甄選1) 人員之甄選，大專以上之人員由人事單位統一招考，基層作業職工由各用人單位自行辦理，人事單位協助之。2) 對應徵者的各項資料進行初步的審核，檢閱應徵者學經歷是否符合所需，初步淘汰資格不合者。3) 對初審合格者進行各項測驗，測驗項目包括：(A) 性向測驗。(B) 智力測驗。(C) 專業技能測驗或專業科目測驗。4) 用人單位主管對測驗合格者進行面試，透過各種面談技巧以進一步了解應徵者各方面的綜合表現。5) 應透過各種方式查詢應徵者各項資料之可靠性。例如查詢應徵者過去工作之上司或學校的師長等，以輔

8、助書面資料之不足。6) 應要求應徵者檢具醫院之體檢證明，以避免錄取身心不適者。7) 應徵者不論錄取與否，應於一定時間內通知其是否錄取及錄取者報到時間。8) 錄取人員，應依本公司相關規定辦理報到及試用核薪手續。第5節 控制重點1) 招募與甄選的基本目的是增加選擇適當人員之成功機率，因此招募與甄選方式的選擇，要視其個別情況及應用此項方式之可信度及有效度而定。2) 員工均須經審核或甄試合格後，方得依規定聘用。3) 人員之甄選，除注意學歷及經歷外，應測驗其學識、專業技能，並重視操守品德及身體健康。此外，亦可函詢應徵者過去服務單位主管之評語意見，作為取捨參考。4) 新進人員招募甄選作業程序應依公司規定辦

9、理，應徵應繳之文件表格須齊備，各階層人員之任用應依規定之核准權限辦理。5) 甄選時，避免主觀印象及給予規定外之承諾，雙方均應坦誠相向。6) 辦理招募甄選之方式，務求客觀公正，為公司遴選最優秀人才，招募甄選之條件，須保持適當彈性，當市場人力供應不足時，不妨稍為放寬，人力剩餘時，條件不妨稍嚴。第6節 相關資料增補人員申請表等。第7節 作業程序1) 人員報到時，應先辦妥下列各項手續後，始分發至工作單位：(A) 繳交身份證影印本（正、反面）二份。(B) 繳交最近二吋半身正面相片三張。(C) 繳驗全戶戶口名簿。(D) 繳驗學經歷證件。(E) 繳交公立醫院體格檢查表一份。(F) 填寫人事資料表二份。(G)

10、 填寫試用同意書。(H) 填寫切結書。(I) 填寫保證書。2) 新進人員試用期間，得由用人單位詳列考核意見表，考核未合格者或品行欠佳者，得終止試用。3) 經終止試用者，僅支付試用期間之薪（工）資，不另支付任何費用，亦不發任何證明。4) 正式任用人員須於試用及格後，填寫僱用契約書。5) 本公司職工依下列權限任用之：(A) 總經理、副總經理、室主任、協理、總工程師、特別助理，由董事長提請董事會聘任之。(B) 各部正、副主管及、工程師、專員，由董事長室提請董事長聘任之。(C) 課級正副主管、課文員等，由各部室主管提請董事長任免，部課間之調動亦同。(D) 組長、組員，由各部室主管提請董事長任免，部課間

11、之調動亦同。(E) 各部課室之組長級以下人員（不含組長級），由各部廠室主管任免，並向董事長報備。6) 有下列情形之一者，不得僱用為本公司職工：(A) 被褫奪公權尚未復權者。(B) 受禁治產之宣告者。(C) 通緝及列管有案者。(D) 身體衰弱不堪從事工作者。(E) 患有傳染病或長期性疾病者。(F) 患有精神病者。(G) 吸食毒品或其他代用品者。(H) 虧欠公款處罰有案者。(I) 其他本公司認為不宜任用者。7) 任用職工敘薪依人事相關規定核給，人事單位核薪前，應與用人單位主管討論敘薪級數等。8) 若試用不通過退回原職或辭退之職工，應妥善處理，以免造成不必要之損失。第8節 控制重點1) 經管財、物人

12、員必須經覓取保證，且對保相符。2) 按規定辦妥一切手續，並建立員工基本資料。3) 敘薪標準依規定辦理。第9節 相關資料體格檢查表、人事資料表、試用同意書、切結書、保證書、僱用契約書。第10節 作業程序1. 職前訓練1) 新進人員均須參加職前訓練，訓練合格後再予試用。2) 職員試用三個月，工員試用60天，試用期間，所有新進人員（含服役期滿復職者）均應按本公司所訂教育訓練相關規定參加訓練。3) 各級新進人員均不得未經職前訓練而上任。4) 職前訓練內容包括本公司文化及理念之介紹，並著重於幫助新進人員早日熟悉工作環境，以及早進入狀況。2. 在職訓練1) 各單位依實際需要於每年預算編列前擬定教育訓練需求

13、計畫，送人事單位審核彙整。2) 教育訓練計畫包括有：(A) 新進人員之教育訓練。(B) 基層從業人員之教育訓練。(C) 專業技術人員之教育訓練。(D) 各級幹部之教育訓練。(E) 高階管理人員之教育訓練。3) 人事單位於每年預算編列前，審核及綜合協調各單位之教育訓練需求計畫，並依據公司之人力資源規劃，訂定全年度之教育訓練，呈董事長室核准，作為訓練實施之依據。4) 各項教育訓練之主辦單位應依教育訓練計畫實施，並負責該項教育訓練之全盤事宜。5) 教育訓練之實施方式可採用：(A) 主管人員利用會議、面談等機會向部屬施行機會教育。(B) 由公司統一辦理教育訓練或由公司其他單位個別辦理教育訓練。(C)

14、參加國內訓練單位所舉辦之教育訓練。第11節 控制重點1) 職前訓練須能幫助新人明確瞭解公司組織體系、各單位職掌、各項管理規章、公司文化，進而迅速適應工作環境，熟悉作業程序，發揮工作效能。2) 訓練內容應充實、生動，任何課程均有充份準備。3) 負責安排、設計訓練課程之人員或單位必須適當。訓練可提昇員工之生產力，訓練必須具有前瞻性，應與公司各項人事政策相互配合。4) 訓練研習計畫必須與人力規劃密切配合，同時視業務需要，設計適當課程。訓練期間尤須重視考核，並將受訓成績列入人事紀錄，作為派職升遷之重要參考依據。5) 管理人員對部屬受訓表現予以指導及協助。第12節 作業程序1. 考勤1) 出勤(A) 職

15、工每日正常工作時間不含休息時間為八小時。(B) 職工應按規定時間準時上下班，並親自打考勤卡。(C) 因公不能打（考勤）卡或忘記打（考勤）卡者，須由單位主管證明，向人事單位辦理補打（考勤）卡。(D) 職工上下班託人頂替打（考勤）卡者，代替人及其本人均以代他人打卡論處，予於從嚴處分。(E) 遲到早退者，依出勤管理相關規定處理。2) 請假(A) 職工因事必須親自處理時，須事先申請事假。(B) 職工因傷、病須治療或休養時，得申請病假。一天以上之病假須檢具醫院證明。(C) 婚、喪、產假等依職工給假相關規定之天數給假。(D) 職工因執行職務受傷時，應檢具縣級以上醫院之診斷書申請公傷假。(E) 職工因參加召

16、集訓練、會議等應給予公假。(F) 職工請假應填請假卡呈主管核准，並送人事單位登錄，作為職工薪資考勤資料之依據。(G) 人事單位應將請假卡與職工打卡出缺勤紀錄核對，如有差異應查明原因並予更正。2. 考核1) 人事單位應就獎懲、考勤及教育訓練紀錄，再配合用人單位的績效評估紀錄，登錄於職工考績。2) 職工考績係作為晉升及薪資與獎金給付之參考。3. 績效評估1) 確定目標及建立政策與程序。2) 分析工作。3) 設計或選擇績效的評估或計算的方法。4) 向職工宣佈績效的標準。5) 觀察職工的績效成果。6) 記錄績效與成果。7) 評估績效與成果。8) 與職工討論評估結果。9) 追蹤。10) 考評列入人事資料

17、作為升遷、獎懲及人力資源規劃之依據。第13節 控制重點1) 上班及下班時間，應按時考核。如有遲到、早退或曠工情形，均依公司規定適當處罰。2) 員工請事假、病假、婚假、喪假、分娩假、公傷假、公假、其他休假，均依規定辦理。3) 員工請假手續、限制天數、證明文件、扣薪辦法等，均依規定確實執行。4) 績效評估之目的，係為協助人力資源決策之制定及員工發展。5) 評估標準與計算方式應事先告知員工。6) 主管與員工討論評估結果時，雙方均有準備。主管對員工的評估回饋，應具有建設性，同時對員工應充份了解。7) 各級主管為辦理員工考績，應設有考評紀錄，考核方式應客觀公平。第14節 相關資料考勤卡、請假卡等。第15

18、節 作業程序1. 獎懲1) 依據職工獎懲相關規定，對職工表現應予以適當獎懲。2) 獎懲理由及方式應記入人事資料，並列入考績。3) 獎懲案件得隨時或定期公佈。2. 晉昇1) 績效優異，有具體事實確證可勝任高職者。2) 上階有缺時。3) 報請升級條件符合下列任一項者：(A) 記大功滿二次者。(B) 考核優異，有具體事實佐證者。(C) 非常事故冒生命危險搶救悻免於難，或使人、物之損害程度降至最低者。4) 符合上列條件但無缺可資晉昇時，將其資料存記，遇有缺時優先辦理。5) 依職工管理相關規定處理。3. 調職擬調職時應考慮：1) 是否確為工作需要2) 個別申請者原職務（工作）是否確不合宜。第16節 控制

19、重點1) 各單位主管申請獎勵員工案件，應依規定簽報，同時具充份條件及佐證，並定期發布。2) 各單位主管申請懲罰員工案件，亦依規定簽報，必須經過慎重審議，考慮各項因素後再作適切決定。3) 報請升級人員應符合公司晉級條件，按規定程序報請核定，並依權責發布。4) 現行晉級規定必須確具鼓勵作用，有助於公司提拔人才，提高工作士氣。5) 獎懲升遷必須做到公平、公正、公開之原則。第17節 作業程序1. 薪資核計1) 新進職工由人事單位及用人單位主管研商敘薪級數後，列入職工資料卡核薪。2) 若有調薪，應由用人單位填調薪申請書，附具體佐證，經主管核准後，通知計薪人員，列入職工資料卡，並據以調薪。3) 依職工資料

20、卡之核薪、津貼、加給項等，由計薪人員編製薪資表。4) 依出勤紀錄計算加班費、值班費，遲到早退扣款等。2. 代扣款項1) 依勞工保險及健康保險投保金額代扣勞保費、健保費。2) 依扶養親屬申報表及扣繳標準，代扣薪資所得稅。3) 有關職工代扣款及福利金等款項，應依規定扣除。3. 薪資發放1) 薪資表經主管核准交由會計登帳後，轉出納發放。2) 若為直接匯入職工帳戶，則由出納填妥轉帳單，核對無誤後送銀行轉帳。3) 薪資單及代扣款收據等，依職工別裝入封袋，交給職工。若為發放現金，則由出納點妥金額，連同代扣款之憑證、借據等裝封袋中，由職工點收無誤後，在薪資領取登記簿蓋章簽名。第18節 控制重點1) 底薪、津

21、貼、加給、加班費、值日夜費、各項扣（罰）款及各項代扣款，應依公司標準及相關法律規定計發。2) 代扣員工薪資所得應依下列規定辦理：(A) 依扣繳率標準表按月代扣。(B) 代扣繳率逐期報繳。3) 代扣暫住、勞工保費應依下列規定辦理：(A) 依員工所得投保之金額按保險金額表列之等級每月代扣。(B) 代扣保費逐期繳送相關單位。4) 薪資按上、下兩期如期發放，薪資表經主管簽章才辦理發放作業。5) 採發放現金者，員工必須親自領取薪資袋，並在薪資領取登記簿上簽名蓋章，未領之薪資須作適當處理。第19節 相關資料職工資料卡、調薪申請書、薪資表、轉帳單、薪資領取登記簿等。第20節 作業程序1) 依相關法令及公司政

22、策，擬定職工福利規定。2) 成立職工福利委員會，做為制定職工福利辦法及執行之組織。3) 職工福利辦法於董事長核准後實施。4) 職工如有福利建議，交由職工福利委員會通過後，呈請董事長審核。5) 職工福利委員會對各項福利規定應確實追蹤執行。6) 福利委員會組織工作內容包括：(A) 推動及規劃各種職工福利計劃。(B) 公司提撥福利金及職工自繳福利金帳務處理。(C) 各項支出設帳處理。(D) 定期或不定期召開大會，並製作保存會議紀錄。(E) 其他有關職工福利事項。7) 福利措施包括：(A) 餐廳環境、炊具、餐具之清潔衛生。(B) 伙食之營養、衛生、安全之了解。(C) 環境之整潔與舒適之維護。(D) 水

23、電衛生設備之完善。(E) 休閒活動之安排。(F) 福利活動之舉辦（人車安全之注意）。第21節 控制重點1) 各項福利措施應合乎公司負擔能力，並讓員工滿意。2) 福利工作應確實依照規定執行。3) 福利金收支、帳務、出納必須控制良好。4) 職工福利委員會應定期向員工報告福利金收支情形。5) 福利金支用避免浪費或不必要之支出。6) 各項福利項目應符合員工需求。7) 各項活動之員工參與度應予加強。第22節 作業程序1. 離職1) 職工提出辭呈或退休時，應視其職務性質考慮是否應予慰留。2) 用人單位主管應充分了解職工離職理由，作為日後改進參考。3) 職工若無法慰留，則用人單位應考慮是否向人事單位提出申請

24、招募人員。4) 應依相關法令之規定給予離職人員資遣給付或退休金。5) 核准離職後，通知人事單位計算應發放薪資。6) 職工離職單應經各有關單位簽章，證明各項保管文件已點交清楚，並將工作職務交接完畢後，始可算完成離職手續。7) 職工離職單簽章完全後，轉人事單位開出離職證明，並將職工資料抽出，列入離職職工檔案內。8) 離職人員薪資給付，迄離職手續完成後再發給。2. 資遣1) 資遣條件(A) 歇業或轉讓時。(B) 虧損或緊縮時。(C) 遇不可抗力之事故，停止工作在一個月以上時。(D) 營業性質變更，有減少勞力之必要，而又無適當工作供安置時。(E) 職工對於所擔任之工作確不能勝任時。(F) 不適用於有定

25、期契約期滿之職工，及因違反廠規而被除名與自行辭職之職工。2) 資遺時間之預告(A) 在職繼續工作三個月以上未滿一年者，於三日前預告之。(B) 在職繼續工作一年以上未滿三年者，於五日前預告之。(C) 在職繼續工作三年以上者，於十日前預告之。3) 資遣費計發標準(A) 在職繼續工作每滿二年，發給相當於一個月基本工資之資遣費。(B) 以後每滿一年，加發相當於一個月基本工資之資遣費。3. 停薪留職1) 符合下列二項，且辦妥離職手續者始能生效：(A) 久病不癒達六個月以上者。(B) 其他因特殊情形呈請核准者。2) 停薪留職期間年資不予併計。4. 退休1) 合乎自請退休(A) 工作十五年以上而年滿五十五歲者。(B) 工作二十五年以上者。2) 限齡退休年齡滿六十歲者。3) 命令退休(A) 心神喪失者。(B) 身體殘廢不堪勝任工作者。4) 限齡退休人員健康良好且應工作需要，可仍予留任，另按約聘人員辦理。5) 退休金依勞動法計算及給付。第23節 控制重點1) 員工離職、資遣、退休，應查明有關規定審慎處理。有關員工自動要求離職者，應個別查明原因，採取適當措施，以減少不必要之人員流動率。2) 員工離職退休，應依公司規定時間內提出申請，辦妥手續，並作好工作交接。3) 符合資遣條件時，應先查明是否已無其他可供選擇之途逕，始可資遣。第24節 相關資料職工離職單等。