车展2.docx

1、车展2附录1：2011上海车展现场管理计划一、会展开幕式现场管理：（1）展会现场布置 ：布展工作一般在展览会开幕前几天举行，时间长短依展览会的不同规模和主题而定。我们根据车展对于布展的要求在展前划出十天作为布展时间。本公司将在此过程内应主办方委托进一步对展览会现场环境进行规划，对参展商、搭建商、运输商等的有关工作进行协调和管理，从而为展览会正式开幕作好筹备工作。在举办开幕仪式之前，首先要将开幕现场布置好，以便为展会开始和观众参观做好充分的准备。（2）VIP（very important person) 接待：对于重要贵宾还需要事先制订接待计划，上报有关负责部门和相关人员审定后执行。（3）媒体的

2、接待和管理 ：展会开幕前，办展机构要与有关媒体取得联系，为召开新闻发布会或邀请媒体记者对展会开幕现场和展览现场进行采访和新闻报道做准备。（4）展会开幕 开幕时间和地点。 开幕式讲话稿和新闻通稿。 开幕方式的确定。 （5）开幕酒会服务策划 开幕式酒会是展会的一项重要的公关活动，它可以很好的促进办展机构与参展商、行业领导和其他有关方面的关系。办展机构要事先策划安排好就会举办的地点、时间、酒会的方式、出席酒会的人员范围、酒会的标准等。 开幕酒会是展会联络各方感情，与各方进行面对面沟通交流的一种非常好的方式，因此需要精心筹划以达目的 。 二、会展布展与现场管理：（1）办展机构现场管理 1、展会现场布置

3、 2、展会注册及入场管理 3、展会证件与门票管理 4、展会设备设施管理 5、展会现场的安全管理 6、展会现场的知识产权保护工作 7、展会现场的相关活动管理8、展会现场的其他服务9、应急处理小组（2）参展商的现场管理工作：展前，主办单位在推广会展项目的同时对参展企业进行宣传，在广泛派发邀请函以及签约的网站上都添加部分参展企业的名册；编制含有参展企业名册的会展快讯，派发给专业观众、专业市场；在展会的介绍网站上开辟了供求平台，企业在展前、展中、展后都可以在网上注册，发布产品供应信息和采购信息，为买卖双方搭建平台。 展中，主办单位为展商提供增值服务，有站家现场答疑会和各类研讨会，帮助企业解决生产管理中

4、的难题；有产销对接洽谈会，为买卖双方牵线搭桥，提升买卖双方的贸易成功率；有新技术推介会，推介新技术工参展商学习引进；除此之外，还将举行参展知识培训会，对参展商进行“如何让展位更吸引人”“如何更方便撤展”“参展手续”等方面知识培训。同时，现场还安排专门人员协助展商进行报到、进馆等各项服务。 展后，主办单位对参展企业即使走访，听取意见，是下一界的增值服务做得更完美，同时进行企业展后成果的跟踪报道，提高展会和企业的知名度。1、布展 2、配备展台的工作人员 3、展台接待 4、贸易洽谈 5、情况记录 6、其他相关宣传推广活动 7、信息收集工作8、细节管理注意事项9、应急处理小组（3）观众登记和入场管理：

5、观众登记处的主要任务之一就是维护展览会入口的良好秩序，确保每一位专业观众都能畅通、便捷地进入展览会现场。为了提高工作效率，我们将预先登记的观众和现场注册的观众分开，并进一步将现场注册的观众分为两类，即有名片和无名片的，前者只需凭名片在观众登记处办好相关手续就可以换取胸卡，后者则要在主办方人员的指导下填写登记表，然后再登记处办理手续。科学的观众登记，不仅能保证观众迅速入场，还有利于会展主办单位日后建立营销数据库，由此可见观众登记和入场管理的重要性。另外，我们在还在入口处设置了展览活动及论坛议程牌，这样可以便于人们，尤其是现场注册的观众预先了解展览会的总体结构和主要活动安排。1、预登记2、现场登记

6、3、信息收集4、导引与通道维护5、告知观众展会日程6、现场服务管理（商务中心，问讯处，紧急事务处理等）7、应急处理小组 （4）撤展管理 1、展位的拆除 2、参展商租用展具的退还3、参展商展品的处理和回运4、展品出馆控制5、展场的清洁 6、撤展安全保卫（5）参展观众的统计1、依据观众办理登记手续的内容进行统计2、根据门票进行统计3、参展商的客户统计三、会展现场风险与安全管理：（1）会展现场的风险类型 ：1、从是否可控的角度分类可分为自然威胁和人为威胁2、从风险的内容可分为物质损失风险、财务损失风险、法律责任风险、人员损失风险四类（2）会展风险管理 ：1、对场地进行安全分析2、同当地相关部门建立良

7、好的工作关系。3、确定会展活动的利益相关者具有相应的风险意识4、制作安全小册子/标牌以及其他交流方式 5、制定一个媒体管理计划 6、预防“闹展” （3）重大紧急事件管理：为应对在展会过程中可能发生的重大安全问题，我们与消防、公安、卫生等部分取得联系，以便在此类事件发生后的最短时间内解决问题。四.其它管理：（1）现场广告管理 在一次大型会展活动中，主办单位获取广告收入的渠道很多，如展览快讯、会展会刊、户外广告牌、气球、标语等，但无论采取什么样的广告载体，会展主办单位都必须指定明确、统一的广告政策，做到对所有参展商一视同仁。即使制定有相应的优惠措施，也应该让所有参展商都了解，而不应简单地根据参展企

8、业的规模大小来决定是否给予其优惠。1、广告载体分类与统一管理2、广告的规范与招标3、秉承公平公开的原则（2）交通、物流管理：对现场物流和交通的控制是展览活动全面控制的至关重要的部分。会展是一个庞大的系统工程，从组展到展品运输、展台搭建，知道撤展，任何一环脱节，会展都无法顺利进行。在整个流程中，展品、宣传资料以及展具、道具等相关设备的运输是一项重要工作，而且专业性很强。在本次展会中，我们委托XX运输公司来负责展品运输工作。（会展主办单位申请会展批文并在海关备案时，会同时将运输代理在海关备案。主办单位委托哪家运输公司，海关就受理哪家公司的报关业务。国际展览会的参展商有海外参展商和国内参展商之分。其

9、中，海外参展商通常由一些国际性的运输公司代理。）1、展品运输（分为主办方签约物流公司与自行运输）2、撤展运输3、现场联络点4、线路规划5、对展品抵达时间的掌握，6、撤展管理与撤展物品监控7、紧急事件处理（3）餐饮管理： 会展现场的餐饮服务要根据会展主办单位和场馆之间所签订的协议内容而定。1、指定餐饮服务商，提供现场餐饮服务。（主办方指定XX餐饮公司作为本次展会的餐饮供应商场馆常设的餐饮服务设施也能提供一定的服务。）2、同时、我们推荐场馆及周遍餐饮设施。，并详细介绍和推荐场馆及周边的餐饮情况。 （4）证件管理 为了便于会展现场管理，同时出于统计的需要，我们对展览会实行证件管理，即拥有会展主办单位

10、认可的证件才能进入场馆。在本次展会中，主办方印制六种证件，分别发放给参展商、专业观众、工作人员（包括主办机构、承办机构和协办机构的相关工作人员）、筹（撤）展人员、媒体记者及与会嘉宾（包括领导和讲演嘉宾）。另外，为了保证参展商、专业观众和嘉宾的停车位，场馆管理方还会使用停车证。主办机构将加强对展览会证件，尤其是门票的管理，以避免出现混乱的局面，从而影响展览会的安全和形象。由于本次展会出售门票，主办单位已事先向税务部门报告，并征得税务部门同意。（5）新闻管理本次展会在现场设立新闻中心或新闻办公室，以便参展商和主办单位能及时发布各种信息。新闻中心的硬件设施和人员配备请详询。另外，本届展会主办会安排A

11、S公司的总经理洪进先生作为新闻主管，负责统一发布展览会的官方信息，并接受媒体的采访。（6）酒店、旅游服务 酒店服务是会展主办单位参展商提供的基本配套服务项目。本次展会的相关节点旅游服务指定XX旅游公司为旅游代理商。由XX旅游公司与目的地旅游社或管理公司（DMC）合作，承揽相关旅游考察业务，协助预定酒店，协调活动中涉及的各级目的地、各部门的接待工作，保证参展商或专业观众旅行活动的顺利进行。（7）会展资料的采集与编写印发宣传资料。印发宣传资料是展览物资管理工作的组成部分，同时也是展台贸易工作的组成部分，对展出效果有直接影响。宣传资料主要用于展览会之前向目标观众和新闻界寄发，我们也将在展览会期间在展

12、台上散发。参展商资料。参展商需要编印一些自己的宣传资料，由我们统一整合刊印。基本资料有展台小册子、公司介绍、产品目录、产品介绍、价格单等。展台小册子是参展商的主要资料。资料编印。选产资料具有广告作用，为了给潜在客户和新闻界留下良好和深刻的印象，必须注意其质量。会议材料的印刷与制作。我们印发了相关宣传品及会议资料，以告知展会信息、会议的信息以及会议期间提供与会者开会所需的相关资料。建议在会后留存建档、参考使用。（8）会展设备管理 1会议所需视听设备 本次展会及会议对视听设备方面的要求较为严格，对音响、麦克风、放映机、银幕等都要有一定的质量要求，并由专业人员协助规划。放映设备。放映设备是指在会议室

13、内演讲时所用到的辅助器材，如幻灯机、投影机等。音响设备。音响设备对会议的质量具有相当大的影响，会议经理人将对一下方面进行负责。麦克风录音特殊视听系统。2视听设备与会场布置的关系会议厅的容量、座位与舞台的安排都与视听设备有直接的关系。本次会议的会议室设计与不知将由本公司的首席设计师徐大鸟先生负责统筹策划。相关方面包括：视听设备的安排影响会议室座位的容量。座位安排对视听的影响。会议场地视听设备的调查。附录2：展会赞助商方案展会赞助商，在此次“2011上海车展”及同期举办的“2011上海车展高峰论坛”活动、“设计师之夜”、“汽车用品十大评选颁奖活动”、“2011汽车用品行业趋势发布会”系列技术会议中

14、，将与4000多家国内顶级采购商CEO、500多家汽车装备供应商CEO零距离的接触，企业和个人将取得极高的曝光，同时在会前和会后的大量宣传中作为赞助商被广泛提及；同时还可将公司的品牌和形象展现在知名汽车制造业者面前，可以从此次活动中得到最大的曝光度一、 金牌赞助商赞助费：16万RMB（仅限六家)赞助商收益包括： 1、赠送展位36平方米、门票广告（宽105mm高215mm）5000张 2、赞助公司LOGO和标识将作为金牌赞助商加入展会广告、会议及活动现 场的主背景板； 3、2011上海车展高峰论坛名额2人、4个汽车用品十大评选活动名额及每项会议2名； 4、5人以赞助商的名义出席设计师之夜酒会；

15、5、赠送2块广告牌广告：汽车表演场地主广告牌（高1米长3米）1块、展览馆广告牌（高3米长6米）1块。广告牌被策略性的部置在会展中心的周围，使您给过往的参展人员留下深刻的印象。6、赠送展会等印刷、电子广告（国内外相关媒体）；印刷、电子广告是扩大您参展效应 的最佳机会，您可以在展会各类的媒体宣传中展示您的公司和产品。通过印刷品和现场广告,贵司可以充分展示您的企业形象,吸引更多的观众和买家前往贵司展台洽谈和采购； 7、赠送会刊和书签广告：会刊（宽140mm高210mm）是展览会的永久纪念，也是专业买家的采购手册和指南，充分利用展览会会刊的长期宣传作用，投放广告，将会起到意想不到的良好效果 8、赠送2

16、011上海车展前讯广告半版（高1750mm宽2350mm），2011上海车展前讯将在开展前几周直接寄给数千位注册观众和潜在的车展与会代表。 9、赠送5000张参观指南（高3600mm宽2350mm）广告：参观指南是一本可以使您更好的安排您在展会期间如何合理分配时间的指南。参观指南包括：展会时间表、展会主题、技术会议、展馆平面图、展馆地图和交通方式等。参观指南将发放给每一位现场观众，在参观指南上投放广告将极大地有助于贵公司对现场观众的组织，吸引所有观众来到您的展台。 10、赠送5000张观众胸卡（高75mm宽105mm）广告：每个进入展会现场的人都需要胸卡。所以您可以利用这一点在胸卡上做广告，直

17、接向您的潜在买家宣传您的公司。您可以在胸卡上标上您公司的Logo，或是显目的标出您展台的位置。除了在胸卡上做广告，您还可以在胸卡吊绳上放上您公司的Logo或写上您公司的名称。11、赠送5000份官方展览纪念品广告（高200mm长3000mm）：将广告做在例如像展览资料袋（高4200mm宽70mm长3000mm）这类观众可以直接带回家的纪念品上，将是一个使观众留下深刻印象的好机会。如果您需要这方面的广告投放，请直接联系我们，我们将告诉您更多有关这方面的广告机会。 12、赠送所有参观展会记会议VIP的详细联系方式，便于进一步的业务沟通。二、银牌赞助商赞助费：8万RMB赞助商收益包括：1、赠送展位3

18、6平方米、门票广告5000张 2、贵司的LOGO和标识将作为银牌赞助商加入展会活动现场的主背景板； 3、2011上海车展高峰论坛名额2人、4个汽车用品十大评选活动名额及每项会议2名。4、展览会广告牌广告1块。 5、赠送2011上海车展前讯广告半版 6、赠送5000张观众胸卡广告： 7、以赞助商的名义出现并将其LOGO链接到2011上海车展主页。 8、赠送8000名参会者详细联系方式。附录3：展会同期活动一、2011上海车展高峰论坛为提升上海车展的国际化和品牌化水平，开拓市场，扩大需求，上海车展主办方将会同中央电视台经济频道和中国商报，于4月30日14:30-17:00在上海国际会议中心举行“国

19、际金融危机后的汽车业的发展趋势与前景展望2011上海车展高峰论坛”。届时，将邀请中央有关部委和上海市领导、国内主要汽车集团和跨国公司CEO等出席并演讲，增强中外汽车界进一步的交流与合作，共谋行业发展大计。二、设计师之夜4月30日19:00，主办方邀请各国的汽车设计师汇集于上海埃弗顿酒店参加名为“设计师之夜”的主题酒会，交流设计理念与心得。三、开幕式5月1日8：00，上海车展主办方将在新国际博览中心南广场上举行隆重而热烈的2011上海车展开幕仪式，让您身临其境的感受本次展会的氛围。四、2011汽车用品行业趋势发布会 2011年，汽车用品如何走向国际化？ 2011年汽车用品行业将更加成熟？2011

20、年汽车用品行业火爆之势将堪比整车市场？2011年汽车用品行业电子企业将更有利可图？2011年汽车用品市场将更加规范？2011年汽车用品行业将2011年想知道汽车用品行业走向如何？请关注，12届汽车用品展2011汽车用品行业趋势发布会。时间：5月1日13:30-15:00 地点：E1-M19五、2011第七届中国改装汽车评选大赛获奖者表演展会同期，我们邀请到第7届中国改装汽车评选大赛获奖者进行漂移表演、改装贴纸展示、音响改装展示、汽车彩绘展示、摄影展示等，相信能够吸引到更多的媒体和观众。时间：5月2日14:30-16：00 地点：W馆与E馆中央空地六、2011新品发布会90%年度新品，将现场呈现

21、，近百家企业，首次现场解析新品来源、设计经过并演示使用方法等，让你在短时间之内了解、掌握全年度的汽车用品详情，成为走在汽车用品前沿的潮流人物。时间：5月3日13：00-15：00 地点：E4-M27七、汽车用品十大评选活动由慧聪汽车用品网主办，行业(商)协会指导，2011上海车展支持的，主题为“品牌演绎经典，创新成就未来！”的2011年度(第七届)中国汽车用品行业十大评选颁奖活动在展会现场举办。奖项内容：十大优秀经销商、十大优秀服务机构两大奖项进行合并，推出十大优秀流通服务企业奖项，另外增设“2011年度产品大奖”，十大风云人物，十大知名品牌，十大新锐品牌，十大潜力品牌奖项保持不变。时间：5月

22、4日10：00-12：00 地点：E1-M19八、“无界限”爱车试驾与动态展示（贯穿整个展会）你不能享受期待已久的自驾游？你不能驾驶爱车在公路上驰骋？你不能在几款心仪的车款中取舍？那么，您还在等什么？在展会期间，我们将开辟2.5万平米的室外试驾与动态展示区，您将进一步形象地了解各款车型的具体性能并有机会与心爱的车型零距离接触！九、我付款，你买车！展会期间，我们将每日从预登记观众中随机抽取一名幸运观众，若此观众有意向现场购车，将赠予15万元人民币作为购车款，若幸运观众并无购车需求，我们将赠予该观众三万元现金奖励。十、闭幕式闭幕式将宣布整个展会圆满结束，届时有中国汽车工业协会会长，中国国际贸易促进

23、委员会代表，中国汽车工程协会会长等国内汽车行业代表人物出席。时间：5月4日15:10-16:00附录4：2011上海车展应急预案一、展会应急保障部应急安保小组、现场医疗小组、消防小组、高层处理组二、展会筹备前期的突发风险状况1、参展商突然撤展：联系参展商,尽量说服参展商不要退出；若无法协商，通过合同要求参展商付60%的退展费。（1）将该区域的展位重新设计，再搭建展位前敲定；（2）尽快招有意向参加的参展商2、展位没有搭好：查看推迟原因若是施工方的原因，要求施工方加班；若是承办方主观因素，如展位装修材料没齐而影响进度，就要付施工方加班费。3、运输的展品没有到：联系物流公司,查运输单，存库单。若是遗

24、留在仓库内，尽快从仓库调运出来；若是没有入库，查货物入库前的动向，寻找责任方；若展品无法及时到达，要求参展商准备新展品。4、展位没有搭好：查看推迟原因若是施工方的原因，要求施工方加班；若是承办方主观因素，如展位装修材料没齐而影响进度，就要付施工方加班费。5、展具不全：在尽量不超过预算的情况下先看看有没有可以代替的剩余展具；若没能代替的,在预算范围内尽快购买缺少的展具展具、展品被破坏：看破坏程度，按折旧费计入成本若破坏程度不明显，且没有安全隐患的，继续使用； 若破坏严重的，按赔偿标准进行赔偿 若展品破坏，及时通知展览小组，调用可替换的展品，要求保险赔偿。6、展台搭建施工过程中人员受伤：查看伤势大

25、小尽快治疗，寻找责任方。三、展中存在风险处置火灾事故应急预案 风险指数： 1、报警程序： （1）根据火势灵活处理，如火势大，需要报警则立即就近用电话报告消防中心（电话119），如火势较小根据现场情况利用现有的消防器材进行及时的扑灭。（2）迅速向展会应急保障部报告。2、组织实施：（1）事故发生后应立即疏散人群并向上级报告。（2）要迅速组织人员有序逃生，防止发生踩踏等事故。原则是“先救人，后救物”。（3）开通备用安全通道，组织人员撤至安全地带，调查是否有人困在火场。 （4）消防车到来之前，所有工作人员均有义务参加扑救，消防车到之后要听从消防人员的指挥，做好配合工作。3、注意事项：（1）火灾事故首要

26、的是保护人员安全，扑救要在确保人员不受伤害的前提下进行。（2）火灾第一发现人应将火灾发生的准确位置和火灾情况告知监控值室，如是电源引起，应立即切断电源，电话展会应急保障部电话。（3）发现火灾后应掌握的原则是边救火，边向上级报告。（4）人员在逃生时应组织有秩序的撤离。（5）展会应急保障部应维持现场秩序，防止有人乘机捣乱和展品受到损失。（6）各部门的所有人员都必须支持、配合事故救援，并提供一切便利条件。疾病事故应急预案 风险指数：看当时的现场情况灵活处理，及时与展会应急保障部现场医务小组取得联系听从医务人员的安排。如病情严重需立即送往医院则：1、以最快的速度将人员送往医院，情况紧急时经请示拨打急救

27、中心电话“120”请求救助。2、立即组织工作人员组成陪护人员队伍，进行陪护，稳定患者的情绪。3、应急小组组长就事态发展情况迅速向当事者家属取得联系。 4、要采取迅速果断的措施，把影响缩小到最小。 5、组织安保，展览部等各方面的工作人员最短时间内恢复展览的正常秩序。争议升级暴力事件应急预案 风险指数： 1、执勤人员、工作人员立即劝解无效可采取强制手段，将争执双方带离现场移交展会现场公安执勤点处理。 2、迅速报告应急小组，保护在场的人员及展品安全。 3、在事情得到解决之前要将当事者双方稳住在现场，防其事后逃跑，并保护好现场。 4、受伤即使送往医院或医务室。 5、组织安保，公安等各方面的工作人员最短

28、时间内恢复展览的正常秩序。发生偷盗（展品、人员）等事件时 风险指数： 1、第一个接到报警的工作人员及时与安保人员取得联系由安保人员带领受害者到展会现场公安执勤点报警备案。 2、调出闭路电视的图像资料，积极配合警方的案件侦破工作。 3、财产损失严重时，配合警方对出馆人员进行一一核查。争取在最短时间内弥补损失。展位安全事件预案 风险指数： 1、参展时发生展台坍塌事件，第一时间与取得联系，疏散人员。若有人员受伤，立刻送医院；2、及时清理展位，找到责任方，处理赔偿事项人流量事件预案 风险指数： 1、分普通观众日和特殊观众日，岔开普通人流高峰。 2、若部分展位人流量过大,可以有礼仪公关人员进行引导，平衡展位观。 3、若整体人流量过大，进行有效监控，避免发生纠纷。 4、若人流量过少，及时去场外发传单，吸引更多路人过来。供电保障预案 风险指数：1、包括展会期间的日常供电保障和临时供电保障，由供电公司负责组织实施，其他部门协助开展工作。2、发生个别停电现象，查看线路，及时恢复供电。3、发生全部停电，检查原因，以最快的速度恢复供电。设备维护预案 风险指数： 1、用到计算机展示的参展商遇到电脑病毒而影响展览的,找电脑维护人员立刻进行维修。 2、相关展览设备，如投影仪等出现故障，及时进行维修。经费保障预案 风险指数：由展会主办方设立展会应急预备款，保障展会突发公共事件应急处置所需经费。