实施SAPCO功能详解.docx

1、实施SAPCO功能详解1.2.3.（实施）SAPCO功能详解4.第一部分 间接费用管理4.1.SAP R/3 系统中的财会子系统财会子系统概况4.1.1.1.企业结构的变化 企业经营管理的全球化和多元化推动了世界范围内企业结构的变化， 并且使业务流程日益复杂。 这种趋势推动了产品和业务流程的革新和对 信息高速公路的应用。 所有这些都要求以更短的反应时间来进行更多的 协调与控制工作。 有时效性的决策必须基于不断地提供的实时的信息。 SAP R/3 系统提供包括所有领域的业务处理流程的集成的解决方案。4.1.1.2.管理手段 由财务会计、 管理会计和金库三个模块组成的财会子系统是整个解决 方案中重

2、要的部分。 通过财会子系统内不同的模块之间的联系和与其他 应用模块如后勤和人力资源模块的集成， SAP R/3 的财会子系统就成为 公司所有部门的管理工具。 与后勤供应链中从采 购到销售的数据接口能 够优化经营管理业务流程， 而包括与客户、 供应商以及金融机构的策略 性业务伙伴在内的功能则更进一步强化了 SAP 的解决方案的有效性。4.1.1.3.决策的基础 除了提供财会数据， 财会子系统必须首先为公司的战略决策处理经营 数据。 对经营状况的计划、 控制和监测功能都已经加入到文档和管理功 能中。 SAP R/3 系统的财会子系不受公司规模的局限。 小到一个销售代理办 事处， 大到一个跨国集团公

3、司均可以应用其功能。 该系统同时也能适应 不同行业和国家的需要。 预先设定的系统可以直接用于不同的行业， 例如特别设置的会计科目 表等4.1.1.4.国际性的应用系统对于跨国公司， R/3 系统提供了可塑性很强的可应用于不同国家的功 能。 R/3 系统能够 满足一些主要的工业化国家在多语种、 多币种以及那 些在税收政策、 报表和支付方式方 面的特殊需求。 运用 SAP R/3 系统可 以构筑一个能够对不同国家和地区的子公司进行法 定会计合并的会计系 统。4.1.1.5.主要功能模块 SAP R/3 财会子系统向您提供一整套强有力的应用模块。 财务会计 (FI)： 由总分类帐、 应收帐款和应付帐

4、款、 固定资产、 法定 合并以及特殊统计会计功能组成； 金库模块(TR)： 由现金管理、 金库管理和基金管理组成；管理会计(CO)： 由一般费用成本核算、 生产成本核算和获利能力分析组 成； 以上模块提供了处理经营管理业务的基本功能， 并且满足了基于决策 需求的报表功能。SAP R/3 系统还针对您的业务提供了一些集成的、 强 有力的附加功能。投资管理(IM)： 该模块允许用户在整个公司范围内对资产投资项目作计 划， 并且对每一项具体的投资进行控制。业务计划与控制(EC)： 包括管理合并和利润中心会计核算。4.2.管理会计中的组织结构在集成化的R/3系统中， 内部会计和外部会计之间有直接的联系

5、。 在 管理会计的组织结构和财务会计的组织结构之间显然也有关系。 4.2.1.财务会计中的组织单位4.2.1.1.会计科目表会计科目表是会计定义的一个结构计划， 用于记录价值和价值流， 以 便有序地列出科目。 会计科目表由财务会计和成本及收入 要素会计共同 使用。 会计科目表中的项目可以同时是财务会计中的费用/收入科目和成 本及收入要素会计中的费用/收入要素。 4.2.1.2.公司代码公司代码是法定会计中最小的组织单位， 处理全面的财务会计。 包括 记录所有必须记帐的事项， 以及为各个合法的科目结算创建全部审计线 索， 如资产负债表和损益表。 4.2.1.3.业务部门 业务部门是集团公司内部按

6、业务区分的组织结构， 如业务范围、 利润 中心或地区集团等。 在业务部门层次可以生成资产负债表和损益表。业务部门是外部会计的一个组织单位， 它相应于一个单独的业务范 围， 或者企业中的经营部门， 输入财务会计中的凭证可以分配给它。 4.2.1.4.功能范围职能部门按销售管理会计的要求将营业成本划分成若干职能， 如像管 理、 销售、 市场动作、 生产、 或研究开发。 4.2.2.管理会计核算中的组织单位与对象在R/3系统中， 成本及收入要素会计是由同一个成本控制范围来处理 的。 根据企业的要求， 可将一个或多个公司代码分配给这个成本控制范 围。 分配几个公司代码是有意义的， 例如， 在使用集中化

7、管理会计核算 的大集团公司中就是如此。 在与管理会计有关的科目设置的情况下， 用户不但要指出成本或收入 要素， 还要指出成本是在何处产生的， 或者为何产生。 由于这个原因， 或为了将成本分配给收入部门， 就引入了若干科目设 置对象： 成本中心、 定单、 工程业项目、 成本对象、 等等。 价值被复 制入成本及收入要素中的各个对象， 它们相当于财务会计中的科目。 4.2.2.1.成本控制范围成本控制范围是大企业集团中的一个组织单位， 对它可以进行完整的 全面的管理会计。 一个成本控制范围可以包括一个或多个公司代码， 如果需要， 它们可 以使用不同货币。 相关的公司代码必须全都使用同一个会计科目表。

8、 所有内部分配事务都只涉及同一成本控制范围中的对象。 4.2.2.2.成本要素成本要素是会计科目表中的一些科目， 在一个成本控制范围中用于记 录生产要素中的有关费用。 4.2.2.3.收入要素收入要素是会计科目表中的一些科目， 在一个成本控制范围中用于记 录经营活动的总量。 4.2.2.4.利润中心利润中心代表一种面向管理的 （即用于内部控制的） 企业部门。 将销 售管理会计核算或期间会计核算出的收入转给利润中心。 4.2.2.5.投资中心通过显示有限的资产， 一个利润中心可以扩大成一个投资中心。 投资 中心在SAP系统中表现为带有相应标记的利润中心。 根据这个标记， 即 可分配固定资产或流动

9、资产的不同项目。 4.2.2.6.成本中心成本中心是成本控制范围内的组织单位， 它代表成本发生的部门。 可 以按不同的观点来实行划分， 如按功能分、 或按责任分。 建立成本中心是为了能有差别地将直接成本分配给销售业务 （成本计 算功能）， 和能对企业中产生的成本作有差别的控制(成本控制功能) 。 4.2.2.7.作业类型作业类型即将成本中心内的业务按成本分配的观点加以分类。 价值被 指定一个作业价格， 这个价格是从市场的观点计算的。 一个成本中心分配给一个或几个作业类型， 也可以不分配。 成本规 划、 成本控制、 和成本分配等功能是在成本中心/作业类型的层次上， 或 在成本中心的层次上执行业的

10、。实际成本的输入则是在成本中心的层次上 进行。 4.2.2.8.定单定单指成本控制范围中的一项简单任务。 它支持面向作业的成本规 划、 监测、 和分配、 以下的定单类型是按它们的业务目的来区分的： 估算费用 （CO） 一般费用定单 （CO） 投资定单 （CO） 收入定单 （CO） 维修定单 （PM） 生产定单 （PP） 装配定单 （PP） 运行计划标题 （PP） 业务流程定单4.2.2.9.生产项目项目描述复杂的、结构性的任务。 它用来控制和监测日程、资源、 生 产能力、 成本、 收入， 并找出可行性。 工作分解结构 （WBS） 反映了项目的层次结构。 WBS 要素是工作分 解结构的单一结构元

11、素。 它们描述一个具体任务， 或者一个还可以进一 步分解的子任务。 WBS 元素可以赋给一个科目， 而项目则不能。 4.2.2.10.成本对象成本对象是生产中的作业单位， 成本可按其来源分配给这些单位。 成本对象是预核算、 实时核算、 及最终核算的主要对象。 除了不同 的“成本对象”实体之外， 在 SAP 系统中还可以集成后勤模块中的下列 项目用作成本对象： 采购定单物料生产定单、 装配定单、 运行计划标题、 业务流程定单、 网络销售定单、 工作分解结构要素4.2.2.11.业务流程业务流程将企业内跨成本中心的程序结合起来。 使用业务流程就能够 以面向业务的方式构建这种程序。 4.2.2.12

12、.经营领域经营领域表示大集团公司的一个部分， 往往根据企业的市场来定义。 对于那些可以用特征来分类的部分， 如产品范围、 客户组、 国别和销售 渠道等， 可以比较成本和收入。 因此这些部分被称作获利能力段。 几个 成本控制范围可以分配给一个获利能力段。 4.2.2.13.获利能力段获利能力段是获利能力分析中科目指定的术语。 对于一个获利能力 段， 可以比较成本和收入。 获利能力段由若干特征值的结合来定义。 它可以作为 R/3 系统中已有的特性和术语 （例如客户、 产品、 销售 部门） 来使用， 由用户自定义 （例如， 定单大小等级） 。 4.2.2.14.对象分类对象分类将 CO 中的对象分配

13、给共同的成本控制范围。 一般费用管理 （例如成本中心） 生产成本管理 （例如成本要素） 投资管理 （例如投资定单） 销售管理 （例如获利能力段） 虽然某些对象类型一般是赋给一个分类。 （例如成本中心可赋给一般 成本管理） 。 但对于其它对象如定单和工程业项目， 分配则是在相应的 主记录中进行。 4.3.一般费用管理间接费用间接费用是不直接赋给成本对象的各种成本。 间接费用分为实际一般 成本和人为的一般费用。 虽然人为的一般费用原则上说可以分配给成本 对象， 但由于输入困难一般并不这样做。 近年来间接费用在总成本中所占的比例急剧上升。 结果， 在间接费用 部门工作的人员所占比例也从 50 年代的

14、 2530 上升到 1984 年的 50 以上。 这不但影响到间接费用开支较高的服务行业， 而且也影响到制造 业。 在美国作的一项调查表明， 在机械工程业和电子工业， 间接费用的 比例达到了 80。 在制造业企业， 间接费用比例的升高通常是由于业务 结构变化， 这种变化一般会导致成本结构的偏移。 例如， 增加使用自动 化技术导致于按比例的间接费用， 而这是以可直接分配的生产成本作为 代价的。 类似地， 制造深度的减少， 可使成本移向间接费用部门， 因为 发生了大量采购业务。 4.3.1. 一般费用管理一般费用管理的任务就是计划、 分配、 控制、 和监控间接费用。 计划间接费用允许定义标准， 这

15、些标准使得对内部作业的成本控制和 分配得以进行。 所有间接费用都归集到发生业务活动的成本中心中。 许多凭证都能用 于记录附加费用。 利用这些凭证， 间接费用可以归集到其来源。 在会计期间末， 所有分配都已完成之后， 计划成本 （目标成本） 经 过用开工率调整， 同相应的实际成本加以比较。 目标与实际之间的差值 可以由其产生的原因来分析， 以便今后管理会计中继续加以控制。 在这本小册子中， 一般费用是按下列的方法来构造的： 4.3.2.成本和收入要素会计成本和收入要素会计表示了成本和收入。 其定义基于费用的支出成本 和机会成本。 作为成本要素会计的一部分， 它也为管理会计和财务会计 对帐。 4.

16、3.3.成本中心会计有了成本中心会计就能够决定， 在企业中哪一种成本发生在什么地 方。 成本被分配给企业中成本可受到影响的那些部门。 4.3.4.内部作业分配在间接费用部门， 按来源进行分配特别困难。 有一个对这个任务很适 宜的工具就是内部作业分配， 其中， 由成本中心产生的作业被用作成本 的参考数额。 4.3.5.一般费用定单和项目一般费用定单可用来计划、 监控以及分析实际任务的费用， 如准备一 个展览会的费用。 此外， 有了一般费用定单， 就有可能详细得多地控制 成本中心。 4.3.6.基于作业的成本核算不同于面向责任和功能的成本中心会计， 基于作业的成本核算为涉及 几个成本中心的作业提供

17、了一个基于作业的和跨功能的视角。 基于作业的成本核算在另一本小册子中说明。 4.3.7.管理会计方法R/3 的管理会计模块可以描述所有共同的管理会计核算业务。 不同的 业务流程并不一定要按它们的纯粹形式来实施。 根据企业各部门的要 求， 有可能在单一管理会计系统中并行地实施不同的业务流程。 系统根据不同的成本核算方法提供了所有计划和分配成本的功能， 用户通过选择不同的计划类型和功能， 决定在企业的每个部门中使 用哪一种业务流程。 4.3.7.1.业务导航器SAP 提供一系列实施工具， 以一种结构化的方式完成 R/3 项目的实 施。 这些工具之一是 R/3 参考模型， 它包含以图形说明 SAP

18、R/3 系统各 应用组成部分业务活动的范围和 R/3 系统所支持的业务流程。 R/3 的参 考模型可以用业务导航器来显示成组成部分图或者业务流程图。 在一般费用管理模块， 业务流程图用实例表明， 下列经常用的成本 会计程序如何转换到 R/3 系统中。 分摊程序分摊程序表现在总体成本核算的基础上操作的计划与实际核算。 并 不将成本分解成固定的和按比例的组成部分， 间接费用则用分摊程 序按一定的标识符“分配”给成本接受方或者产品。 一般附加费计算一般附加费计算实际上与分摊程序， 即总体成本核算基础上的计划 与实际管理会计相似， 在此情况下同样不将成本分解为固定的和按 比例的组成部分。 只决定劳动成

19、本， 即使用成本中心计划中规定的 计划小时生产率， 用以估价作业的数量结构。 其余间接费用则越过 一般费用计算而转到成本接收人或产品。 静态标准成本核算与上述两种业务流程不同， 静态标准成本核算开始就将成本中心结 构分为分配基础或作业类型和作业分配。 在此情况下成本也不分解 为固定的和按比例的的组成部分，计算的作业价格作业计划转入计 算评估作业的数量结构。 用生产成本核算计算出的产品成本可用于分析获利能力， 以便在全 面成本核算的基础上评估已销售的产品的成本基于边际成本的灵活的标准成本核算与静态标准成本估计不同， 这个程序开始就将成本分解为固定的 和按比例的组成部分。 用作业价格计算得到的计划

20、作业价格从工作 计划转入成本评估中， 有分析的成本计划和由它计算出的按比例 成本改进了基于边际的决策， 例如在需要确定短期产品价格价格 下限时的情况时。 同时， 成本对象控制则在全成成本核算的基础 上决定产成品的成本。 用产品成本核算算出的产成品的成本可以用于获利能力分析， 以便 在边际成本核算或全面成本核算的基础上评估已售出的产品。 此 外， 将成本划分成固定的和按比例的组成部分首次使得实际的分摊 边际要可以获利能力分析的边际成本核算中看出来。 用这样的方式， 业务导航器表现了管理会计的方法如何被移植到 R/3 系统中。 4.4.成本要素会计成本要素会计一般理解为管理会计的一部分， 其中，

21、特定结算期内发 生的成本被记录和分类。 因此， 管理会计较少地基于会计， 而是较多地 基于有组织的记录。 在一个集成的会计系统， 如 R/3 中的这种系统中， 绝大多数成本并不 需要专门记录， 因为有关数据可以从其他模块获得， 如物料、 销售等模 块的业务， 能通过特殊的科目指定， 自动地将有关数据传送到成本核算 模块中， 甚至不需要通过总分类帐模块的记录。 记录的任务可以局限在费用成本和机会成本这一部分， 例如说， 资产 折旧金额可以从资产管理模块中复制， 然而承包商支付这一部分的成本 核算则必须出现在管理会计之中。 此外， R/3 系统的管理会计还有一个任务， 即指出哪些成本是产生于 企业

22、的哪些部门， 以及产生了何种成本流动。 这里， 所有类型的科目指 定对象 （如成本中心、 任务、 工程项目、 等等） 都能显示。 在跨公司代码或跨业务部门的管理会计的情况下， 管理会计中的成本 流动会导致需要在内部和外部会计系统之间进行对帐， 这种对帐要求也 是成本要素会计的任务。 4.4.1.成本要素计划建立成本要素是为了要在成本核算的基础上记录、 划分、 和分配企业 的各种运行费用。 初级成本要素是核算那些发生在管理会计之外的要素， 而估算成本要 素则仅仅与成本核算有关。 4.4.1.1.初级成本要素为了按期间审计完整的管理会计， 在管理会计中除财务会计的记帐数 据之外， 一般还需将初级成

23、本要素包括进去。 R/3 的管理会计模块提供 多种方法来计算估算成本。 其目的在于在成本核算基础上记录一个期间 内的总经营费用， 并且在需要时将它们和来自财务会计的运行费用对 帐， 并且加以分配。 4.4.1.2.次级成本要素成本要素计划也包含次级成本要素。 在 SAP 的管理会计模块中它们只 能在管理会计中创建和管理。 它们用于描述内部的价值流动， 例如内部 作业分配、 一般费用计算、 以及结算业务流程等情况。 4.4.1.3.主数据下列各项在成本要素主数据中说明： 成本要素类型。 成本要素类型决定它是初级还是次级的成本要素， 或者是收入要素。 该成本要素的名称和说明对以于初级成本要素， 科

24、目指定对象可以用为缺损值存储。 是否管理数量以便用成本要素记帐。 在 R/3 的管理会计模块中， 成本要素主数据可随时间变化。 有效日期 内可对主数据作某些特定的变更， 如关闭或创建一个成本要素等。 所有 输入均被记录下来。 4.4.2.成本要素的分类成本要素类型决定了对于某个成本要素， 何种分配方法是有效的。 以下列出某些成本要素类型作为例子： 成本要素估算成本要素收入成本要素销售扣除额外部定单结算的成本要素内部定单结算的成本要素分摊成本要素内部作业分配的成本要素4.4.3.成本要素组为了评估、 计划、 和分配的目的， 有必要将成本要素合并成组， 例 如工资、 津贴等等。 一个成本要素组可以

25、包含任意数目的成本要素。 按 不同的目的再把成本要素组作不同的组合就能产生成本要素的层次结构。 单个的成本要素可以并入不同的层次， 层次的范围和分类可按要求决 定。 每一层次又可包含任意数量的子层次， 例如， 除了基于成本要素的 层次之外， 还可以按面向对象 （人工成本等划分） 或面向功能 （采购 等） 的不同准则来分组。 4.4.4.为总分类帐和明细分类帐会计中的数据记帐4.4.4.1.实时处理在集成的 R/3 系统中， 所记录的同管理会计有关的数据都立即转入管 理会计模块， 这就确保了对成本的实时控制。 已产生的成本从其它模块转入管理会计， 并被记帐到管理会计中的科 目指定对象。 在传送处

26、理中， 记帐数据被检查， 并加上定义的附加特性。 4.4.5.检查和特性偏差4.4.5.1.参考检验每次对管理会计中的科目指定对象记帐时， 都会启动参考检验。 这不 仅检查对象是否存在， 同时还会锁定输入。 4.4.5.2.有效性检验除了参考检查， 还可以将某些检查指定为有效的用户可以定义检查的 逻辑规则， 这些规则可涉科目指定时 R/3 系统已知的所有数据。 此外用 户也可以设置检查结果是产生警告还是错误信息。 4.4.5.3.系统数据来源实际值可以从以下模块的结算数据中得到， 并传送到 CO 模块中： 财务会计 （FI） 物料管理 （MM） 销售和分销 （SD） 资产管理 （AM） 人力资

27、源 （HR） 4.4.5.4.辅助科目指定管理会计模块从财务会计中收到它的基本数据和总分类的科目记帐。 同时， 记帐凭证中的科目指定条款被扩大到不同的辅助科目指定。 例 如， 科目可赋给创建的成本中心， 或赋给一个任务。 如果一下指定了多 个目标科目指定， 则管理会计模块就使用检查规则来确保， 只有一个影 响到成本的对象被记帐， 其余的则作统计管理。 除了初级成本之外， 也能够记录相关的条目性质 （数量、 时间、 单 位等） 。 即使用外部会计系统， 所有记帐业务流程同它们的初级成本要素一起 都能通过 SAP 数据接口传送到管理会计模块中。 结果是一个数据组包含了行项目层次上与管理会计有关的所

28、有信息。 用这种方式， 数据就可以独立保存， 而与总分类帐和明细分类帐的归档 期间无关。 在保存的期间内， 管理会计模块中的信息系统可以获取 FI 模 块中的原始凭证。 4.4.6.估算成本计算财务会计记录一个期间内实际发生的费用， 而管理会计则是面向期间内与来源有关的业务费用审计线索。 为了达到这两个目标， 成本要素应作如下的区分： 在财务会计中和在管理会计中均相同的记帐数据在财务会计中与管理会计不同的业务费用， 也就是说， 在管理会 计中记帐是按不同的期间、 或不同的数量或评估比率来进行的。 相应费用未在财务会计中记帐的成本后两种成本要素就是估算成本。 这些成本必须是应计的， 这样， 与成

29、 本核算相对应的生产要素消耗才能考虑成一种计划和控制的手段， 而与 商业及税务法规无关。 必须在管理会计中有时限的费用的典型例子就是员工的福利成本， 如 圣诞节奖金， 为了防止成本在管理会计中随时间波动， 圣诞节奖金可以 分摊到全年各期间。 估算成本计算可用两种不同方式进行： 估算成本作为一个再发生条目记帐到财务会计， 然后再转到管理 会计， 在这种情况下， 估算成本的计算在财务会计中而不是在管 理会计中处理的。 估算成本在管理会计中用记帐于其中的成本计算。 为此目的可用以下步骤： 藉助附加费来计算估算成本用计划分配实际分配来计算估算成本藉助目标分配实际来计算估算成本如果使用在管理会计中计算估

30、算成本的步骤， 那么， 为了要在财务会 计中看到这些估算成本计算的记帐， 财务会计中的记帐必须重新记帐。 4.4.6.1.成本要素的百分比方法任意多个成本要素都可以结合到一个追溯因子 （TracingFactor)中， 由 这个追溯因子可以算出一个总的百分比值。 这个计算的结果可以在应计 的成本要素之下看到。 例如： 工资单上的一项附加费可以在一个成本要素下看到， 该成本要素用于 分配称为“预估假期/圣诞节红利”的估算成本。 也可以有多层次的附加费计算， 这就是说， 追溯因子可以将分配估算 成本的成本要素也包含进去。 4.4.6.2.计划实际的步骤保险分摊是不适于用附加费步骤的一个例子。 但是

31、， 它们可以用计划 实际的步骤来计提。 分配估算成本的成本要素的计划成本被用于实际 折旧。 4.4.6.3.目标实际的步骤目标实际的步骤适用于计算与用途相关的成本。 按此步骤计算估算成 本的一个例子就是对资产的在管理会计领域的折旧处理。在这种情况下， 适于该用途的成本中心计划估算成本被转换成实际成本， 按此种步骤计 算估算成本的一个例子则是资产折旧的管理会计折旧。 估算成本可以与总分类帐和明细分类帐中实际费用的形式、 范围、 及 时间均无关。 4.4.6.4.估算成本计算的对象管理会计应与财务会计保持一致， 就是说， 在余额中不应出现在财务 会计中看不到的成本。 因此， 对于每一个借项， 例如成本中心计算估算 成本的借项， 都应将一个估算成本计算对象记入贷方， 这个对象就是专 为这种用途而设的。 当费用实际发生时 （例如， 与时间有关的估算成本计算中的圣诞节红 利支出） ， 它就作为一个借项记帐流入选定的估算成本计算对象中。 有些是用户职责， 譬如说到了年末， 要通过分摊或重新记帐之类方 法， 将结果分析对象的余额转入获利能力分析， 或将它们在成本中心会 计加以分配。 价格差异实际成本金额