耗材医疗机构日常操作流程.docx

1、耗材医疗机构日常操作流程耗材医疗机构日常操作流程耗材医疗机构日常操作流程浙江省医用耗材采购系统医疗机构日常操作流程浙江省药械采购中心2015年03月欢迎使用浙江省医用耗材采购系统123常用采购流程122.1登陆系统耗材采购系统登录后的界面如下图所示：医疗机构操作员进入耗材采购系统后，应尽快修改登录密码。请注意妥善保管登录密码，确保密码不要遗失或泄露。（注：在平台进行操作时，如需翻页操作，请在翻页前保存对当前页面的操作，否则翻页后将导致当前页的数据丢失。）2.1.1修改密码：对登录的用户密码进行修改。可点击系统右上角字体()修改密码。用户请妥善保管登录密码，确保密码不要遗失或泄露。子用户初始密码

2、后建议第一次登录立刻修改密码！2.1.2安全退出：对整个系统进行退出操作。也可点击系统右上角字体（）退出。2.2交易目录管理2.2.1交易目录查询进入耗材采购系统，选择上方菜单栏“交易栏目公布” “交易目录查询”，显示交易目录查询页面，可查看耗材交易产品，如下图所示： （注：除产品代码和下拉式查询外，其余都支持模糊查询。）产品代码是产品填报时系统按序赋予的唯一产品标识码，无具体意义。来源是指交易产品的来源，一般有中标目录、遴选（重点监控）等。是否撤废是指产品的使用情况，有两种状态：已撤废和正常使用。已撤废表示该产品因某种原因不可使用；正常使用表示该产品可以正常交易。资质预警提示医疗器械注册证的

3、情况，共有四种状态：未提供、即将过期、已经过期、正常使用。未提供表示投标企业未提供注册证；即将过期表示注册证的有效期将在半年内到期（按从登陆时间算，下同）；已经过期表示注册证已过有效期。也可点击该页面【导出Excel】按钮，导出耗材交易目录表（支持Microsoft Office Excel 2003）。点击产品名称可查看产品的具体信息，如下图所示：2.3采购目录管理用于管理医疗机构的采购目录。在医院采购产品时，若从交易产品中选择产品，使用起来非常不方便。因此针对每家医疗机构都设置了一个常用采购目录，医院可以根据自己的需要从交易产品中勾选常用采购产品目录。采购时，从采购目录中勾选耗材，大大简化

4、医疗机构操作。2.3.1勾选采购目录 选择上方菜单栏“维护采购目录” “勾选采购目录”，显示勾选采购目录页面，可查看各个产品的配送企业及可勾选的交易目录，如下图所示：点击【查看配送企业】，可查看该产品的配送企业及配送企业的基本信息和资质信息，如下图所示： 勾选常用产品，点击下方【勾选采购目录】按钮，即可，到“维护采购目录”下的采购目录页面中可查看采购目录产品，如下图所示：（注：逐页勾选采购目录。即勾选采购目录时，要在查看下一页产品之前，先将本页已选产品加入采购目录。）2.3.2维护采购目录选择上方菜单栏“维护采购目录” “维护采购目录”，显示采购目录页面，查看已勾选的采购目录，并针对每个产品选

5、择默认配送企业，如下图所示：（注：未选择默认配送企业时，该页面的配送企业列为空；选择完默认配送企业后，配送企业列显示的是默认配送企业名称。）点击【设置配送】按钮，显示设置默认配送企业页面，可为每个产品设置默认配送企业，可简化以后每次新建采购单时选择配送企业的操作。如下图所示：选择默认配送企业，点击【设置默认配送企业】蓝色字体，即可保存此企业为配送企业。 阳光采购项目的产品可设置默认采购价，如下图所示:设置好默认采购价后，在维护采购目录页面的采购价列将显示已设置的价格，如下图所示：在采购目录页面可点击【删除采购目录】按钮，可删除已经选择的采购目录产品，如下图所示：2.3.3维护组套产品新增组套步

6、骤：在【维护组套产品】页面上点击新增按钮跳转到子窗口【新增组套】页面填写组套名称(组套名称不能与已有组套名称重复)-点击新增按钮，详细步骤如下。步骤一：选择【维护采购目录】菜单下的维护【维护组套产品】，如下图所示：显示组套列表，如下图所示：步骤二：点击【新增】按钮，跳出子窗口【新增组套】页面，如下图所示：请填写填写组套名称，注意组套名称不能与已有组套名称重复。步骤三：填好组套名称点击【新增】后，提示添加成功，如下图所示：请点击【关闭】返回到组套列表页面。步骤四：找到新增的组套名称，点击【编辑】按钮，跳出子窗口【维护组套产品】页面，如下图所示：请点击【添加】跳转到产品列表，在需要添加的产品中维护

7、采购数量和采购备注，如下图所示：选好后，请点击该页面下方的【添加】按钮，若提示添加成功，则可以继续添加或返回到组套详情页面，如下图所示：若选择返回到组套详情，可维护配送商和阳光采购产品的采购价，以及可修改采购数量和采购备注，如下图所示：修改后，请点击【保存】。2.4采购单管理用于新建采购单、管理采购单、查看采购单明细及跟踪采购单等操作。2.4.1新建采购单选择上方菜单栏“采购单管理” “新建采购单”，制作新的采购单，弹出新建采购单页面，如下图所示： （注：“补单”指产品已配送，但还未下采购单，则需要进行补单操作，即勾选上是否补单选项。“要求企业配送截止时间”指若企业未在该时间段内配送，则该订单

8、过期作废，目前默认为7天，可修改。若采购备案产品，则需“新建备案采购单”。）1、该新建采购单页面上的采购单编号是用于标识采购单的唯一码，由医疗机构编号和采购单建立时间组成，是系统自动生成的，无法修改。（若产品已配送到货，则医疗机构需进行补单操作，请勾选补单选择框，便于企业识别。）2、要求企业配送截止时间指若企业未在该时间段内配送产品，则该产品订单过期作废。单击文本框，即可选择日期和时间，不可直接输入时间，如下图所示：3、该新建采购单页面上的订单配送地址指医疗机构需要配送企业将产品配送的地方。点击【维护配送地址】，显示维护配送地址页面，可以维护多个地址，如下图所示： 填写地址，点击【添加】按钮，

9、即可添加到送货地址列表，如下图所示：也可进行删除送货地址。在地址列表中选择要删除的地址，然后点击【删除】按钮，即可实现删除功能，如下图所示：4、该新建采购单页面上的备注栏可以填写需企业注意的信息。点击【新增】，进入选择耗材页面，如下图所示：在选择耗材页面需四步操作：填写采购数量（只可填写数字）；选择是否急需（默认为一般，即非急需）；勾选此产品；加入采购单或完成采购单（加入采购单指将已选产品加入该采购单，并需继续添加其他产品；制单完成指完成建单，进入采购单维护）。（注：逐页勾选添加产品。即勾选产品时，要在查看下一页产品之前，先将本页已选产品加入采购单。）若需修改默认配送企业，可点击【设置配送】，

10、重新选择配送企业。若需修改采购价（只有阳光采购项目的产品可做此操作），可点击【设置采购价】，修改默认采购价。2.5采购单跟踪选择上方菜单栏“采购单管理” “采购单跟踪”，显示订单跟踪页面，用于查看某产品的目前采购环节，如下图所示： 选择要跟踪采购单的产品，单击【订单跟踪】，进入采购单产品明细页面，查看该产品在该采购单的情况，如下图所示： 若该产品未提交，则配送数量和入库数量都显示为0,且下方的采购单流程图也只显示到未提交环节，如下图所示：若该产品已提交，但配送企业还未确认该采购单，则采购单流程图显示到未确认环节，如下图所示：若该产品所在的采购单已提交，配送企业无法配送，则采购单流程图显示到无法

11、配送环节，如下图所示：以此类推，若该产品所有环节都完成，则采购单流程图如下图所示：【复制采购单】功能，用于复制已采购产品，要注意采购备注和配送企业，如下图所示：注意不要勾选重复产品，若勾选重复产品则自动合并该重复产品，采购数量和规格型号备注都自动合并，请谨慎操作，并注意配送企业是否变更。【申请撤单】功能，用于撤消未入库的产品，若撤销企业还未处理的产品可直接撤销成功；若企业已处理，则提出撤单后需企业同意才可撤销成功。如下图所示：（注：若企业在处理中或已处理，则医疗机构提出撤单后需企业同意才可撤销成功。）2.6验收入库配送企业对医疗机构采购的产品进行配送处理，实际到货后，医院可进行验收入库。选择上

12、方菜单栏“采购单管理” “验收入库”，显示验收入库页面，用于记录产品的到货情况，如下图所示： (注：若已申请撤单，则不可确认入库，需企业拒绝撤单才可做此操作。)查看产品的发票号和批号，填写好入库数量，若与实际产品符合，则点击【确认入库】；若未到货，则点击【未到货】。 所有已验收入库的产品在入库详情页面都可进行查看采购量、配送量和入库量，如下图所示：2.7发票管理发票管理用于对于配送企业填写的发票信息进行核对操作。2.7.1发票管理选择上方菜单栏“发票管理” 发票管理”，显示待审核发票页面，用于审核配送企业填写的发票内容，如下图所示：可单击上方的已审核发票图标，查看已审核的发票信息，如下图所示：

13、若已通过发票审核错了，则可以点击申请发票修改，填写正确的发票号和原因，并上传发票扫描件，提交后等待浙江省药械采购中心工作人员复核，如下图所示：2.7.2发票申请修改记录选择上方菜单栏“发票管理” 发票申请修改记录”，显示申请修改审错发票的页面，如下图所示： 若申请还未提交，则可删除；若申请已提交，请等待工作人员核对。第一章 部分功能操作指南1备案采购管理备案采购申请包含两种：一种是临时备案，另一种是长期备案。临时备案采购申请流程：长期备案采购申请流程： 备案采购申请通过后，建备案采购申请单，其采购操作与中产品采购操作一致。1.1备案采购申请选择上方菜单栏“备案采购管理” “备案采购申请”,进入

14、备案采购申请页面，如下图所示：（注：“申请次数”指：该医疗机构提交的备案采购申请次数；“备案次数”指：该医疗机构提交的备案采购申请审批通过的次数。）点击产品名称可查看该产品详细信息。医疗机构查询需要备案采购申请的产品，在“备案申请”栏目中点击“临时”进入填写备案采购申请表页面，如下图所示：医疗机构填写完申请表点击“保存”。临时备案采购5次后方可申请长期备案采购。（注：该步骤只是“保存”备案采购申请，但是还未“提交”到相应的监管机构。）1.2备案采购申请单选择上方菜单栏“备案采购管理” “备案采购申请单”，可查看已保存未提交的产品列表，也可查看本医院备案采购申请审核情况，如下图所示： 该页面显示

15、所有已提交、未提交和未审核、审核通过和审核不通过的备案采购申请产品列表，“打印”的备案采购申请表经相关人员签字和盖章后，可上传到备案采购申请页面，并将申请表递交到所管辖的监督管机构。点击“详情”可以再次核对填写信息，如下图所示：（如果备案采购申请表不能及时递交给监督管理机构审核，可以上传备案申请扫描件。信息核查无误后点击“提交”按钮提交给监管机构审核，提交的同时系统会自动发送短信提醒相关审批人员。注：请认真核查申请表，提交后不可以修改信息。）（注：点击“提交”时同时发送短信给相应监管机构，但是因现大部分手机都为智能手机且装有管理软件，很可能会屏蔽此短信。）（备案采购的配送企业的选择有两种形式，

16、一种是所要备案产品的生产企业原中标其他产品，那么医疗机构从生产企业已选择好的所在地市下的配送企业中进行选择；另一种是所要备案产品的生产企业无中标品种，那么医疗机构从所有配送企业中勾选配送企业。）点击【新建备案采购单】按钮可进入采购单新建页面（也可直接点击上方菜单栏“采购管理” “新建备案采购单”进行操作），如下图所示：备案采购单制作的流程和日常采购相同。1.3备案采购挂网公示选择上方菜单栏“备案采购管理” “备案采购挂网公示”，可查看本省所有医疗机构备案采购申请审核通过的产品列表，如下图所示：点击“查看详情”可看到该医疗机构的备案采购申请信息。2退货单管理选择上方菜单栏“采购单管理” “退货单

17、管理”，显示退货单列表页面，如下图所示：单击退货单编号可以查看退货单详情页面。退货单两种状态：未提交和已提交。未提交的退货单可点击退货单名称，进入退货单详细页面，对退货单进行添加、修改、删除操作。对确认好的退货单进行选择，点击提交按钮确定提交。 选择退货时间及相关备注，点击【新增退货单】按钮进入添加退货产品页面，填写要退货的产品、数量、退货理由，如下图所示：（请按历史采购明细选择需退回的产品。）选择需要退货的产品并填写相应的信息后，点击【加入退货单】按钮，则将药品加入退货单中；点击【制单完成】按钮，则完成退货单的建立，弹出退货单详情页面，如下图所示：（注：处于退货处理中的产品无法再次退货。）3

18、采购单维护3.1采购单修改选择上方菜单栏“采购单管理” “采购单明细”，显示已制定的采购单，用于采购单的维护，如下图所示：（注：此页面为未提交页面，若需要查看已提交或已结束采购单，请选择上方的对应标签，如图所示：）单击【修改配送截止时间】，可修改采购单的确认配送时间，修改时间后，单击【更新】，即可更新确认配送时间，如下图所示：3.2采购单删除与复制单击【删除】，可删除该条采购单。选择要维护的采购单，单击该采购单编号，显示采购单基本信息页面，如下图所示：采购单基本信息页面上，【添加产品】按钮是跳转到选择耗材页面添加产品；【保存修改】按钮是用于修改采购量后进行保存操作；【删除产品】按钮是用于删除该

19、采购单上选择的产品；【提交采购单】按钮是用于确认采购单信息无误后提交给配送企业的操作（若提交时间与确认配送时间相距不足一天，则弹出提示框，务必点击【取消】按钮，更改确认配送截止时间）。 在已提交页面，可以查看已提交的采购单信息或复制已提交的采购单，但是不能删除。如下图所示：选择要查看的采购单，单击该采购单编号，即可查看该采购单信息。 若复制采购单，点击【复制】，页面跳转复制采购单页面，如下图所示：填写相应的信息，点击【下一步】按钮，提示复制成功，如下图所示： 点击【返回】按钮，页面跳转到未提交页面，可以维护该复制的采购单并提交。已提交页面显示已提交但还未结束的采购单。已结束页面显示入库后发票审

20、核完成的、未到货的、企业拒绝配送的、企业无货的、撤单的或过期未响应的采购单，即交易已截止的采购单。采购耗材汇总信息查询选择上方菜单栏“采购单管理” 采购耗材汇总”，显示耗材采购汇总页面，用于对医疗机构所有采购过的产品集中汇总，如下图所示：产品信息下方显示总采购数量、总采购金额、总配送数量、总配送金额、总入库数量和总入库金额的汇总。选择某条产品，单击【详情】可查看该产品采购详情，如下图所示：12345省市联动5.1地市交易目录选择上方菜单栏“省市联动” 地市交易目录”，显示省市联动交易目录信息查询页面，如下图所示：该目录目前仅供参考。123455.15.2地市交易数据选择上方菜单栏“省市联动”

21、地市交易目录”，可查看各地市已交易的信息，如下图所示：6系统管理6.1医院信息管理选择上方菜单栏“系统管理” 医院信息管理”，显示医院信息修改页面，可以对医院信息进行修改，如下图所示：输入需要修改的内容（联系电话和手机均为数字形式）点击【保存设置】按钮进行保存。6.2子用户管理选择上方菜单栏“系统管理” 子用户管理”，显示子用户列表页面，医疗机构可以分权限增加子用户，如下图所示： 默认显示所有子用户，可以对这些用户的信息进行修改，删除该用户以及设置该用户的权限，添加子用户，批量锁定子用户（即设置用户不能登录，帐号不可使用），批量解锁（解除对子用户的限制，容许登录和正常使用）和初始化子用户密码（

22、修改子用户密码请记得通知该用户，避免影响该子用户的正常登录）。编辑：单击操作列表的编辑链接（蓝色字体显示），就可以修改子用户的用户昵称，修改完毕，单击更新链接（蓝色字体显示）提交修改，撤销修改单击取消链接。删除：单击操作列表的删除链接（蓝色字体显示），确认删除就单击提示框的确认按钮，即返回显示页面，取消单击取消按钮即可。权限设置：单击操作列表的权限设置链接（蓝色字体显示），跳转到用户权限设置页面，列表显示所有模块的操作权限，可以全选所有的权限，也可只选择其中一部分。设置完毕点击【保存权限】按钮保存，点击【返回】按钮返回子用户列表页面，如下图所示：添加子用户：在子用户列表页面中，点击【添加子用户

23、】按钮，跳转到子用户添加页面，用户名为医疗机构账号加“_”加所填写的内容，初始化密码为999999，如下图所示：批量锁定：指关闭子用户的使用权限。在子用户列表页面中，选择要锁定的用户，勾选用户对应的复选框，然后点击【批量锁定】按钮，单击提示框的确定按钮提交，单击提示框的取消按钮撤销操作，如下图所示：锁定后在是否启用列可以看到为锁定的图标（）。批量解锁：指开启子用户的使用权限。在子用户列表页面中，选择要解锁的用户，勾选用户对应的复选框，然后点击【批量解锁】按钮，单击提示框的确定按钮提交，单击提示框的取消按钮撤销操作，如下图所示：解锁后在是否启用列可以看到为锁定的图标（）。初始化密码：指把选中的子

24、用户的密码设置为999999。在子用户列表页面中，选择要初始化密码的用户，勾选改用户对应的复选框，然后点击【初始化密码】按钮，单击提示框的确定按钮提交，单击提示框的取消按钮撤销操作，如下图：7信息查看医疗机构可对各个医院、企业及各经办机构发送与接收即时消息77.1新建反馈 选择上方菜单栏“信息查看” 新建反馈”，显示新建消息页面，如下图所示：医疗机构可对各个医院、企业及各经办机构发送即时消息。 选择收件人，单击需要接收信息一方的按钮，进入收件人选择页面，如下图所示： 勾选收件人后点击【确认选择】按钮，弹出窗口则自动关闭。收件人文本框不能手动输入，如果收件人有误，请点击按钮清空文本框，重新进行选

25、择。输入标题和消息内容（标题不可以为空）后，单击按钮发送消息。 7.2消息列表消息列表分为公告列表和消息列表2个选项卡。公告列表显示已接收所有公告，消息列表显示已接收所有的消息。选择上方菜单栏“信息查看” 消息列表”，显示公告列表页面，如下图所示：公告列表页面：显示已接收所有公告和发送方及发送时间，单击公告标题（蓝色字体显示），可以查看公告详细信息。收件箱，信息分为三种状态：未阅读、已阅读和已回复；发件箱，信息分为三种状态：已阅读和未阅读。点击标题查看消息详细信息，可对消息进行相应的操作。 7.3短信接收人信息维护用于短信接收省药械采购中心发布的重要通知公告。选择上方菜单栏“信息查看” 短信接

26、收人信息维护”，显示接收人信息维护页面，如下图所示：第二章 常见操作问题解答1已经提交的货单可以修改吗 未提交的货单仍然可以修改和删除。已提交的订单在已提交页面，可以查看已提交的采购单信息，但是不能删除，且只能修改配送截止时间。如下图所示：选择要查看的采购单，单击该采购单编号，即可查看该采购单信息。 2部分产品无法设置配送单位一些生产企业在部分地区未与配送企业建立配送关系，需要生产企业先在该地区与配送商建立配送关系才能配送产品。3如何分类将省标产品用Excel导出例如把省标平台的输液器这个类别导成EXCEL的操作：在交易目录界面分类名称选高分子材料，二级目录输入输液器，再导出Excel4骨科组套产品如何收费，是按组套收费还是单项收费省平台上的产品是按照部件（即单个产品）销售的。5关于骨科类材料阳光采购的合同问题阳光采购的合同由医疗机构或市级经办机构与生产企业签订并将扫描件由生产企业上传至耗材采购系统；集中采购的部分在中标目录公布以后由我中心代表各医疗机构与生产企业签订合同。6勾选采购目录时翻页后之前的操作就没有了为了防止翻页后遗忘之前的操作，所以在勾选采购目录时翻页前要先进行勾选采购目录的操作再翻页。于此相同，维护采购目录时进行删除采购目录的操作也需要在翻页之前进行删除采购目录的操作