职工档案管理机构资格备案方法.docx

1、职工档案管理机构资格备案方法 关于印发企业职工档案管理机构资格备案办法的通知各市档案局、劳动和社会保障局、省（中）直企业：为进一步规范全省企业职工档案管理工作，保障劳动者和企业的合法权益，省档案局与省劳动和社会保障厅联合制定了企业职工档案管理机构资格备案办法。现印发给你们，请认真遵照执行。 档案局 劳动和社会保障厅二00七年九月二十日企业职工档案管理机构资格备案办法一、为规范企业职工档案管理工作，保障劳动者和企业的合法权益，更好地为企业发展服务，根据中华人民共和国档案法、中华人民共和国劳动法、企业职工档案管理暂行规定和有关法律、法规，制定本办法。二、本办法适用于本省行政区域内的各类企业、企业化

2、管理的事业单位、劳动保障代理机构、失业保险经办机构、社会保险经办机构及企业退休人员档案管理机构等单位。上述单位保管职工档案的部门，统称为职工档案管理机构。三、职工档案管理机构接受劳动和社会保障部门领导与指导，同时接受各级档案行政管理部门的监督和指导，并经上述管理部门备案，方可从事职工档案的管理工作。四、按照企业职工档案管理机构资格检查标准（附件一）和企业职工档案管理机构资格检查表（附件二）计分，检查标准总分100分，分数达85分以上的机构，具备职工档案管理资格。发生职工档案丢失的机构，不予备案。五、备案工作的机构与权限（一）各级档案行政管理部门、劳动和社会保障部门应成立企业职工档案管理机构备案

3、组。备案组由档案局与劳动和社会保障厅（局）共同组成（成员为35人），负责本级企业职工档案管理机构资格备案工作。备案组办公室设在各级档案行政管理部门。（二）备案工作实行统一管理、分级负责的原则。省档案局、省劳动和社会保障厅负责省（中）直企业及年销售额亿元以上民营企业等单位的备案工作；各市档案局、劳动和社会保障局负责市级各类企业、市级职工档案代理机构及退休人员档案管理机构等单位的备案工作；县（市）区档案局、劳动和社会保障局负责所属的各类企业、县（市）区职工档案代理机构及退休人员档案管理机构等单位的备案工作。六、备案工作的程序（一）企业职工档案管理机构应在开展自检的基础上，形成职工档案管理工作自检报

4、告，填写企业职工档案管理机构资格备案登记表，向备案组办公室递交备案申请。（二）备案组办公室受理申请后，应对职工档案管理机构的工作进行指导。（三）备案组对申请单位资格进行检查。根据检查情况做出结论。对符合条件的机构颁发职工档案管理资格证书（有效期3 年）；对不符合保管条件的机构提出改进意见，限期整改。（四）企业职工档案管理机构资格备案登记表一式二份，由备案组办公室和被备案单位各存一份。（五）各市档案局、劳动和社会保障局应有计划地开展备案工作，每年要形成工作总结，并填写企业职工档案管理机构资格备案情况年报表，报至省档案局、省劳动和社会保障厅备案。七、不具备职工档案管理资格的企业，其职工档案应交由劳

5、动和社会保障部门设立的具有职工档案管理资格的劳动保障代理机构托管。八、已经通过企业科技事业单位档案工作规范化管理等级评估的单位，同时发放企业职工档案管理机构资格证书。九、备案组每三年要对备案合格的单位进行复查，如发现问题限期整改，整改后仍未符合条件的单位，将被取消其管理职工档案的资格。十、企业资产重组、撤销、兼并、破产时，应严格按照有关规定妥善处置职工档案，并向同级档案行政管理部门与劳动和社会保障部门报告职工档案的归属与流向，档案行政管理部门、劳动和社会保障部门将及时撤销其管理职工档案的资格。凡经过资产重组、撤销、兼并、破产等改制企业，未向同级档案行政管理部门与劳动和社会保障部门报告职工档案的

6、归属与流向情况的，劳动和社会保障部门将不予审核重组、撤销、兼并、破产等改制企业的职工安置方案。 十一、职工档案管理机构要严格执行企业职工档案管理暂行规定，如违反规定，档案行政管理部门、劳动和社会保障部门将按照有关规定追究其经济责任和法律责任，并予以处罚。十二、本办法由省档案局、省劳动和社会保障厅负责解释。十三、本办法自2008年1月1日起执行。附件一：企业职工档案管理机构资格检查标准附件二：企业职工档案管理机构资格检查表附件三：企业职工档案管理机构资格备案登记表附件四：企业职工档案管理机构资格备案情况年报表附件一：企业职工档案管理机构资格检查标准1 管理体制1.1职工档案管理机构必须是依法成立

7、，并具有独立法人资格或委托法人资格的单位。 1.2建立了档案管理机构，职工档案实行集中统一管理。1.3明确分管职工档案管理工作的领导及其职责，对职工档案管理工作中出现的困难和问题及时给予解决，提供经费上的保障。1.4设立专人负责职工档案管理工作。职工档案管理人员须经职工档案管理业务培训，持证上岗。做到政治可靠，忠于职守，严格遵守保密、利用档案等工作纪律。1.5建立、健全职工档案的收集、整理、保管、利用、转递、保密等管理制度及必要的控制措施，保证档案工作各项制度落实。 2立卷与归档2. 1职工档案的内容要齐全完整，归档率、完整率、准确率达到100%，劳动合同签定率为100%。2.2档案管理机构对

8、职工应归档的材料能及时收集、整理立卷，其内容和分类符合职工档案分类标准与归档范围的要求。2.3归档的材料经过认真鉴别，材料真实、字迹清晰、手续完备，用纸规范，书写材料符合要求。案卷编目科学，字迹工整，装订整齐。2.4使用符合标准的职工档案卷皮（盒、袋）、目录、密封条、转递单等用品。 3档案管理3.1建立职工档案专用库房或在综合档案室保管，配备铁质档案柜或密集架，库房面积及装具能够满足档案管理的需要。3.2库房要具备防火、防潮、防蛀、防尘、防盗、防光、防高温、防有害气体等条件；库房温度应控制在1424，相对湿度控制在45%60%。3.3库房、办公室、阅览室应分设。3.4有条件的要应用档案管理系统

9、软件，实现档案存贮、检索现代化。3.5按规定移交、接收职工档案，档案移交、转递手续完备，双方签字盖章，编制移交清册，档案转递及时。4档案利用4.1建立阅览室，编制必要的检索工具。4.2档案利用手续完备，有利用登记及效果反馈。4.3提供利用档案采取有效措施，防止擅自涂改、抽取、销毁或伪造职工档案行为的发生。4.4职工档案管理机构在补办职工档案时，必须严格执行企业职工档案管理暂行办法补充意见（辽档发20059号）的规定。附件二：企业职工档案管理机构资格检查表考核项目检查 内 容标准分数自检分数检查分数减分原因备注管理体制15分1、职工档案管理机构具有独立法人资格或委托法人资格32、建立档案管理机构

10、统一管理职工档案43、明确分管档案的领导提供经费保障44、职工档案管理人员经过培训持证上岗25、建立制度及保证落实2立卷归档30分1.归档率、完整率、准确率、劳动合同签定率为100%102、分类规范案卷质量符合要求103、归档材料真实准确、手续完备54、档案用品采用统一标准5档案管理30分1、库房面积档案装具满足档案管理的需要102、库房条件达到“八防”要求53、库房、办公室、阅览室三分开54、采用档案管理系统软件55、档案移交转递及时，手续完备5档案利用25分1、建立阅览室检索工具52、有利用登记及效果反馈53、无涂改、抽取、销毁、伪造档案行为104、补办职工档案严格执行有关规定5合计100

11、注：带号项为必备项目。附件三：企业职工档案管理机构资格备案登记表单位名称 单位性质 单位法定代表人 单位规模 单位地址 联系电话 邮政编码 保管档案机构名称 传真 E-mail 档案部门 负 责 人 档案员数量 人 专职 人 取得岗位 培训证书 人兼职 人 员工总人数 人 职工档 案卷数 卷 在职职工档案数 卷 离退休职工档案数 卷 库房面积 m2 办公、阅览室面积 m2 建立规章制度 项 编制检索工具 种 复印机（台） 密集架（列）档案柜（节）去湿机（台） 空调（台）其它现代化管理情况 单位自检情况盖 章 年 月 日检查结论 盖 章年 月 日 附件四：企业职工档案管理机构资格备案情况年报表填报单位： 填报时间： 年 月 日序号单位名称备案时间单位性质单位规模单位法定代表人备注