Access操作指南一日通.docx

1、Access操作指南一日通Access2003操作指南一日通1.DB-就是为了实现一定的目的按某种规则组织起来的数据的“集合.2.DBMS-如果把很多数据胡乱地堆放在一起,让人无法查找,这种数据集合也不能称为数据库人们将越来越多的资料存入计算机中,并通过一些编制好的计算机程序对这些资料进行管理,这些程序后来就被称为数据库管理系统,它们可以帮我们管理输入到计算机中的大量数据,就像图书馆的管理员。Access就是一种桌面数据库管理系统。3.ACCESS-除了菜单栏和工具栏,Access的窗口接口中还有“状态区”和“数据库窗口”,状态区可以显示正在进行的操作信息,这可以帮助我们了解所进行操作的状态,

2、而“数据库窗口” 则是Access中非常重要的部分,它帮助我们方便,快捷地对数据库进行各种操作.而它本身又包括“窗口菜单”,“数据库组件选项卡”,“创建方法和已有对象列表”三个部分.看看DB01.jpg4.窗口左侧包含两个方面的内容，上面是“对象”，下面是“组”。“对象”下分类列出了Access数据库中的所有对象，比如说用鼠标点一下这里的“表”，窗口右边就会列出本数据库中已经创建的所有表。而“组”则提供了另一种管理对象的方法：我们可以把那些关系比较紧密的对象分为同一组，不同类别的对象也可以归到同一组中。比如说我们上次做的通讯簿数据库，其中的通讯簿表和通讯簿窗体就可以归为一组。在数据库中的对象很

3、多的时候，用分组的方法可以更方便地管理各种对象。下面我们说一下删除组中的对象时，是不是将这个对象从数据库中删去了？不是的，其实组中的对象只是真实对象的快捷方式。将组中对象删除，只是将对象在组中建立的这个快捷方式删除了，这并不影响这个对象及其里面的内容的完整。它仍然存在于数据库中。5.视图-工具栏-自定义-命令6.只要将鼠标移动到Access数据库窗口的左边-右键-新组/选定某个表后可以右键把它添加到某个特定的组中.7.其实“数据库向导”就是Access为了方便的建立数据库而设计的向导类型的程序，它可以大大提高工作效率。步骤:1.选择所要建立数据库的类型:空数据库-“数据库”选项卡里有很多图标,

4、这些图标代表不同的数据库向导,图标下面都有一行文字,这些文字表明了数据库向导的类型;2.取名.mdb和所在目录-点击创建;3.选择数据库中表和表中的字段;4.屏幕的显示方式和打印报表的样式;5.为数据库指定标题;8.在Access中,所谓的建房材料就是数据库中的主要对象,它包括“表,查询,窗体,报表,页面,宏,和模块”.这些对象在数据库中各自负责一定的功能,并且相互协作,这样才能建设出一个数据库.在数据库中,表用来存储数据;查询用来查找数据;人通过“窗体”、“报表”、“页面”获取数据;而“宏”和“模块”则用来实现数据的自动操作。其实对于数据库来说，最重要的功能就是获取数据库中的数据,所以数据在

5、数据库各个对象间的流动就成为我们最关心的事情.为了以后建立数据库的时候能清楚的安排各种结构,应该先了解一下Access数据库中对象间的作用和联系.一个数据库最基本的就是要有存储了数据的表.比如“通讯录”数据库,首先要建立一个表,然后将某人的联系地址,电话等信息输入到这个数据表中,这样就有了数据库中的数据源.有了这些数据以后,就可以将它们显示在窗体上.这个过程就是将表中的数据和窗体上的控件建立连接,在Access中把这个过程叫做“绑定”.这样就可以通过屏幕上的各种各样的窗体界面来获得真正存储在表中的数据了.而且合理地在窗体上摆放控件和图案可以使我们更容易操作和理解数据库中数据代表的含意.这样就完

6、成数据从表到窗体的流动,实现了数据库中的数据在计算机和人之间进行了一次沟通.比如在“通讯录”数据库中,使用自动窗体将数据库中的一个记录显示在窗体上,控制窗体上的记录操作按钮在表中前后移动,可以看到对应其它记录的信息.现在,数据库中的表和窗体对象之间的关系应该很清晰了,我们可以画出一个表.至于数据库中的其他对象,现在先把它们空出来.在以后学习了其他的几种对象以后,将把这个表示数据库中数据流向的图表补充完整.我们以后可以每学一课,就按照这种方式将各种对象间的数据流向画出来,这对于建立一个完整的数据库很有好处。 用表向导建立表1.表就是数据库中用来存放数据的场所.这些“表”都有一些共同的特性,一是表

7、中可以存储数据,二是这些数据在表中都有很规则的行列位置.其实各种数据在计算机中是按照串的方式存放的.只是现在Access将这些数据读取出来以后,按照通常所接触的纸上表格那种行列方式将它们显示在屏幕上.在Access中不光有表向导，还有查询向导、窗体向导、报表向导和页向导等.2.什么是字段、记录和值?在数据库中对表中的一行叫做一个记录;一列叫做一个字段;每一个记录包含这行中的所有信息,就像在通讯录数据库中某个人全部的信息,但记录在数据库中并没有专门的记录名,常常用它所在的行数表示这是第几个记录.在数据库中存放在表行列交叉处的数据叫做值,它是数据库中最基本的存储单元,它的位置要由这个表中的记录和字

8、段来定义.3.启动表向导:空数据库建好后就开始创建表.表-使用向导创建表-进入表向导对话框.4.什么是主键?在数据库中,常常不只是一个表,这些表之间也不是相互独立的.不同的表之间需要建立一种关系,才能将它们的数据相互沟通.在这个沟通过程中,就需要表中有一个字段作为标志,不同的记录对应的字段取值不能相同,也不能是空白的.通过这个字段中不同的值可以区别各条记录.就像我们区别不同的人,每个人都有名字,但它却不能作为主键,因为人名很容易出现重复,而身份证号是每个人都不同的,所以可以根据它来区别不同的人.数据库的表中作为主键的字段就要像人的身份证号一样,必须是每个记录的值都不同,这样才能根据主键的值来确

9、定不同的记录.一定要注意的是-唯一的才能作为主键.5.只需先将这几个列选中,然后单击格式菜单中的冻结列命令即可.将鼠标移动到需要隐藏列的字段标题处,单击鼠标右键,然后在弹出的菜单上选择“隐藏列”选项,这样选中的列就被隐藏了.要取消对一个列的隐藏,先将鼠标移动到表以外的任何地方,单击鼠标右键,然后在弹出的菜单上单击“撤消隐藏列”命令,弹出“撤消隐藏列.操作“撤消隐藏列”对话框的列表框即可.6:要想在数据表中插入图片、声音和影像，首先要在中把需要输入这些数据的字段的数据类型定义为“OLE对象”，然后在中用鼠标右键单击该字段下的一个记录，在弹出的菜单中选择“插入对象”，这时出现“插入对象”窗口，在窗

10、口中选择要插入的对象的类型或要插入的对象的文件名，要插入图片就保持“新建”选栏被选，并在对象类型这个列表栏中选择一种图片格式；如果要插入声音就在这个列表栏中选择“声音”；如果要插入影像就在这个列表框中选择“影像剪辑”，然后单击确定按钮。如果要在这个值中加入特定的一个图片、声音或影像文件，就需要在“插入对象”窗口中选择“由文件创建”，并通过单击“浏览”按钮，在浏览窗口中找到需要放置的文件，双击将它选定。单击“确定”按钮退出“插入对象”窗口，这时表的相应位置就出现了要插入的文件的文件名，双击文件名，就可以看到或听到相应的文件了。7:在表中想插入超级链接，需要将相应字段的字段类型定义为超级链接，然后

11、在表的数据表视图中单击要建立超级链接的值将它选定，再单击鼠标右键，在弹出的菜单中选择“超级链接”，并在弹出的更下一级菜单中选择单击“编辑超级链接”选项。这时弹出“插入超级链接”的窗口，在“请输入文件名称和WEB页名称”下面的方框中输入想要链接的文件名称和WEB页的名称。单击“确定”按钮就可以在表中建立一个超级链接了。这时用鼠标单击超级链接的名称系统就会调出INTERNET浏览器访问WEB页面了。 8:Access的数据表可以有很多种格式，用鼠标单击“格式”菜单中的“数据表.”命令，弹出“设置数据表格式”对话框，在这个对话框中就可以设置数据表的格式，像“单元格效果”、“网格线显示方法”、“背景颜

12、色”、“网格线颜色”、“边框及线条样式”五个主要选项，通过这些选项所做的修改可以在“示例”栏预览结果。单击“确定”按钮就可以看到Access数据表的格式已经改变了.9:怎样使用表设计器来创建表？用表向导建立表的时候,它自动定义了各种字段的属性,而在表的设计器中则可以自己设计生成各种各样的表,并能对表中任何字段的属性进行设置,比如将表中的某个字段定义为数字类型而不是文本类型,那么这个字段就只能输入数字,而不能输入其他类型的数据.对话框分为两个部分,上半部分是表设计器,下半部分用来定义表中字段的属性.表的设计器其实就是一个数据表,只是在这个数据表中只有“字段名称”,“数据类型”和“说明”三列,当我

13、们要建立一个表的时候,只要在设计器“字段名称”列中输入表中需要字段的名称,并在“数据类型”列中定义那些字段的“数据类型”就可以了.设计器中的“说明”列中可以让表的制作人对那些字段进行说明,以便以后修改表时能知道当时为什么设计这些字段.1.怎样为表中的字段设置数据类型？我们再看看字段的数据类型，在Access中有“文本”、“备注”、“数字”、“日期/时间”、“货币”、“自动编号”、“是/否”、“OLE对象”、“超级链接”、“查阅向导”十种数据类型.在计算机中数据有多种类型,它们有着不同的用处，比如文本类型和备注类型都是用来存储文本，但是“文本”类型存储的字符数最多只能255个，而“备注”类型却可

14、以存储64000个字符，如果把“备注”类型换成“文本”类型，则无法保存下全部的数据信息，把“文本”类型的数据存放在“备注”类型中，又势必造成很大的浪费。在Access中，不同的数据类型分配不同大小的数据空间，而每种数据类型的大小却是固定的。所以当我们在一个字段中输入一个值时，这个字段的大小不会随里面值的内容而变化。如果输入一个字符“A”，使用“文本”类型，这个值空出来的字符空间不会很多，但如果使用“备注”类型，则会空出63999个字符空间，这些空间不能再输入其它值的内容，就白白浪费了.不同类型的数据在使用时也有差别，比如两个值“1234”和“2345”，在“数字”类型中是数字，在“文本”类型中

15、就是文本了。如果将这两个值相加求和，那么用数字类型计算出来的结果是“3579”，而用文本类型相加的结果则是将两个数据联在一起成为“12342345”.2.怎样设置字段的属性（一）？设置完字段的“数据类型”,现在来设置字段的“属性”.设置它们会对表中的数值产生影响。先设置“订货单位”文本字段的各种属性,默认的为50表示这个字段中最多可以输入50个字符.通常只需要十几个文字就足够表达一个“订货单位”的名称了，所以可将字段大小定为“25”.只要选中字段大小文本框，然后修改里面的数值就可以了.在文本框中输入“-”则“订货单位”的名称会向右对齐。如果在“格式”输入“!”符号，名称就会自动向左对齐。属性是

16、个选择性的属性，它共有三个选项“随意”,“输入法开启”,“输入法关闭”，选中“输入法开启”项，当光标移动到这个字段内的时候，屏幕上就会自动弹出首选的中文输入法，而选择“输入法关闭”时，则只能在这个字段内输入英文和数字。不同的字段采用不同的“输入法模式”可以减少启动或关闭中文输入法的次数。而选择“随意”就可以启动和关闭中文输入法。可以控制输入到字段中的值，比如输入值的哪几位才能输入数字,什么地方必须输入大写字母等.如果要把某个字段输入的值作为密码,不让别的人看到时,就要在输入时将数据的每个字符显示成星号.这些都需要由设置字段的“输入掩码”属性来实现.设置字段的输入掩码,只要单击“输入掩码”文本框

17、右面的“生成”按钮,就会出现“输入掩码向导”对话框,对话框上有一个列表框,比如要让这个文本字段的输入值以密码的方式输入,则单击列表框中的“密码”选项,然后单击“完成”按钮.属性一般情况下都不设,让它自动取这个字段的字段名,这样当在窗体上用到这个字段的时候就会把字段名作为它的标题来显示.属性只要在它的文本框中输入某段文字,那么这个字段的值在没有重新输入之前,就会以所输入的文字作为该字段中的值。68: 在表的设计视图中，每一个字段都有设计类型，Access允许九种数据类型：文本、备注、数值、日期/时间、货币、自动编号、是/否、OLE对象、超级链接、查询向导。文本：这种类型允许最大255个字符或数字

18、，Access默认的大小是50个字符，而且系统只保存输入到字段中的字符，而不保存文本字段中未用位置上的空字符。可以设置“字段大小”属性控制可输入的最大字符长度。备注：这种类型用来保存长度较长的文本及数字，它允许字段能够存储长达64000个字符的内容。但Access不能对备注字段进行排序或索引，却可以对文本字段进行排序和索引。在备注字段中虽然可以搜索文本，但却不如在有索引的文本字段中搜索得快。数字：这种字段类型可以用来存储进行算术计算的数字数据，用户还可以设置“字段大小”属性定义一个特定的数字类型，任何指定为数字数据类型的字型可以设置成“字节”、“整数”、“长整数”、“单精度数”、“双精度数”、

19、“同步复制ID”、“小数”五种类型。在Access中通常默认为“双精度数. 日期/时间：这种类型是用来存储日期、时间或日期时间一起的，每个日期/时间字段需要8个字节来存储空间。 货币：这种类型是数字数据类型的特殊类型，等价于具有双精度属性的数字字段类型。向货币字段输入数据时，不必键入人民币符号和千位处的逗号，Access会自动显示人民币符号和逗号，并添加两位小数到货币字段。当小数部分多于两位时，Access会对数据进行四舍五入。精确度为小数点左方15位数及右方4位数。 自动编号：这种类型较为特殊，每次向表格添加新记录时，Access会自动插入唯一顺序或者随机编号，即在自动编号字段中指定某一数值

20、。自动编号一旦被指定，就会永久地与记录连接。如果删除了表格中含有自动编号字段的一个记录后，Access并不会为表格自动编号字段重新编号。当添加某一记录时，Access不再使用已被删除的自动编号字段的数值，而是重新按递增的规律重新赋值。 是/否：这种字段是针对于某一字段中只包含两个不同的可选值而设立的字段，通过是/否数据类型的格式特性，用户可以对是/否字段进行选择。OLE对象：这个字段是指字段允许单独地“链接”或“嵌入”OLE对象。添加数据到OLE对象字段时，可以链接或嵌入Access表中的OLE对象是指在其他使用OLE协议程序创建的对象，例如WORD文档、EXCEL电子表格、图像、声音或其他二

21、进制数据。OLE对象字段最大可为1GB，它主要受磁盘空间限制。 超级链接：这个字段主要是用来保存超级链接的，包含作为超级链接地址的文本或以文本形式存储的字符与数字的组合。当单击一个超级链接时，WEB浏览器或Access将根据超级链接地址到达指定的目标。超级链接最多可包含三部分：一是在字段或控件中显示的文本；二是到文件或页面的路径；三是在文件或页面中的地址。在这个字段或控件中插入超级链接地址最简单的方法就是在“插入”菜单中单击“超级链接”命令。 查阅向导：这个字段类型为用户提供了一个建立字段内容的列表，可以在列表中选择所列内容作为添入字段的内容。 补充二：在表中建立索引 在小的数据库中，检索数据

22、是比较快捷的.但是当数据库表中的数据越来越多后,就需要建立索引来帮助Access更有效地搜索数据.当数据表中的数据越来越多时,就需要索引来帮助Access更有效地搜索数据.如何在一个表中建立索引-首先用设计视图打开一个表,用鼠标选中一个字段,然后将鼠标移动到这个字段的属性框,然后单击“索引”属性框,框的右面就出现向下箭头,单击它并在弹出的下拉框中选择相应的选项,“无”表示此字段建立索引,“有（无重复）”表示字段有索引,但是此索引不能重复，而“有（无重复）”也表示此字段建立索引，但是却有可能重复。这些就是建立单字段索引的过程。如果经常在搜索大型表时提供多重准则，则需要建立几个字段索引，要在表中建

23、立多字段索引，就要将鼠标移动到工具栏上的“索引”按钮上,单击这个按钮,弹出“索引”对话框,在它上面的表格中,最左面的是要建立的索引名,用来输入索引的名称,中间的是字段名,表示将要建立索引的相应字段的字段名，最右面的是排序次序，这里输入字段中各个记录的排序方式。补充三：怎样用大写字母显示英文文本字段 用设计器打开一个表，用鼠标单击选中字段，然后移动鼠标到该字段的属性处，单击“格式”属性右面的文本框，当文本框中出现闪烁的“|”符号时，输入“”符号，再切换回数据表格式，这时就会发现原来大小写混排的字段中所有的字母都变成大写的了。如果在“格式”栏中输入“”符号，则这个字段的所有字母将以小写排列。 表之

24、间的三种关系:一对一,一对多,多对多.在“客户信息表”中的一个“公司名称”就能对应“订单信息表”中的几份“订单”.这样的关系就是“一对多”.现在我们就开始在表之间建立“关系”，首先单击“工具”菜单下的“关系”命令，弹出“关系”对话框，上面还有一个“显示表”对话框如下图，通过“显示表”对话框可以把需要建立关系的“表”或“查询”加到“关系”对话框中去。将两个表“客户信息表”和“订单信息表”都选中，单击“添加”按钮把它们都添加到“关系”对话框上，单击“关闭”按钮把“显示表”对话框关闭。以后再需要打开它时，只要在“关系”对话框上单击鼠标右键，选择“显示表”命令就可以了。在“关系”对话框中只有“客户信息

25、表”和“订单信息表”的字段列表。怎么建立关系呢？其实表都是由字段构成的，表之间的关系也由字段来联系。让不同表中的两个字段建立联系以后，表中的其他字段自然也就可以通过这两个字段之间的关系联系在一起了。也就是说在“客户信息表”中的“公司名称”和“订单信息表”中的“订货单位”两个字段之间建立关系就可以了。先在“客户信息表”字段列表中选中“公司名称”项，然后按住鼠标左键并拖动鼠标到“订单信息表”中的“订货单位”项上，松开鼠标左键，这时在屏幕上出现“编辑关系”对话框。这个对话框可以帮助我们编辑所建立的关系，通过左面的列表框可以改变建立关系的两个字段的来源。可以单击“新建.”按钮创建新的关系，或者单击“联

26、接类型”为联接选择一种联接类型。单击“联接类型”按钮，在弹出的新对话框中选择第三项，然后单击“确定”按钮就可以了。回到“编辑关系”对话框后单击“创建”按钮。现在在两个列表框间就出现了一条“折线”，将“订货公司”和“公司名称”两个选项联接在一起。关闭“关系”对话框，并保存对“关系”布局的修改。在表间建立关系就是这样的。查询与表其实在Access数据库中的表并不是一个百宝箱，不需要将所有的数据都保存在一张表中。不同的数据可以分门别类地保存在不同的表中，就像在“客户信息表”中保存和客户资料有关的信息，而在“订单信息表”中保存和订单内容相关的信息。在使用表存储数据的时候我们都有侧重点，通过它们的名字就

27、可以看出这个表是用来做什么的，这样很容易就可以知道哪些表中存储有什么数据内容。我们在实际工作中使用数据库中的数据时,并不是简单地使用这个表或那个表中的数据,而常常是将有“关系”的很多表中的数据一起调出使用,有时还要把这些数据进行一定的计算以后才能使用.如果再建立一个新表,把要用到的数据拷贝到新表中,并把需要计算的数据都计算好,再填入新表中,就显得太麻烦了,用“查询”对象可以很轻松地解决这个问题,它同样也会生成一个数据表视图,看起来就像新建的“表”对象的数据表视图一样.“查询”的字段来自很多互相之间有“关系”的表,这些字段组合成一个新的数据表视图，但它并不存储任何的数据。当我们改变“表”中的数据时,“查询”中的数据也会发生改变.计算的工作也可以交给它来自动地完成,完全将用户从繁重的体力劳动中解脱出来,充分体现了计算机数据库的优越性.我们常用到的“查询”是“选择查询”很多数据库查询功能都可以用它来实现.“选择查询”就是从一个或多个有关系的表中将满足要求的数据提取出来,并把这些数据显示在新的查询数据表中。而其他的方法,像“交叉查询”、“操作查询”和“参数查询”等,都是“选择查询”的扩展.