如何查阅干部人事档案.docx

1、如何查阅干部人事档案如何查阅干部人事档案干部人事档案是记载干部历史情况和现实表现的基本凭证，是评价和使用干部的重要依据，具有现实性、动态性、真实性、完整性和保密性的特点。借助干部档案，可以全面了解干部的成长经历，把档案记载与现实考察进行综合分析，对干部作出比较全面准确的评价，可见，干部档案在干部工作中发挥了很大的作用。干部人事档案是按照干部人事档案管理工件细则进行管理的，细则经过了多次修改完善，目前，在职的干部档案是按照黑组通字199844号文件进行分类、整理、装订的。下面就按现行的管理办法，结合工作实际，讲一下干部人事档案材料的归类、排序和查阅三个方面内容。一、干部人事档案材料的归类干部人事

2、档案工作条例和干部人事档案管理工作细则对干部人事档案正本的全部内容划分为十大类，材料的具体归类是：第一类：履历材料。主要以反映干部本人自然状况、经历、家庭和社会关系等基本情况为主要内容的材料。如：干部、工人、教师、军人、医务人员等各类人员的履历表、登记表、简历表，学生登记表（没有学习成绩）；更改姓名的材料。通过履历表中的学习经历和工作经历，可以推算出干部的出生日期、参加工作时间、学历学位等信息是否合理。第二类：自传材料。由本人撰写的叙述自已经历、思想变化过程、家庭和社会关系等情况的材料。自传的特点是由干部本人撰写的。第三类：考察、考核、鉴定材料。由干部本人或组织撰写的主要鉴定材料和组织上作出的

3、反映干部德、能、勤、绩、廉情况的正式考核、考察材料，各年度的年度考核登记表、干部任免、调动形成的考察材料。第四类：学历学位材料；职业（任职）资格和评（聘）专业技术职务（职称）材料；反映科研学术水平的材料；培训材料。包括记载和反映干部学习、技能、科研水平的各种材料等。干部任免审批表中涉及的学历学位、专业技术职务、学习经历、培训等信息都可以在这一类里找到。 第五类：政审材料；更改或认定干部民族、籍贯、国籍、出生日期、入党入团时间、参加工作时间等材料。包括对本人历史问题的审查材料及各种原因对干部经历、出身、成分、社会关系审查的材料。第六类：党、团组织建设工作中形成的材料。包括干部参加党、团组织及加入

4、或退出民主党派的材料。第七类：表彰奖励材料。第八类：违法违纪材料。包括处分决定、免予处分的意见，上级批复，核实（调查、复查）报告及主要依据与证明材料，本人对处分决定的意见、检查、交待及情况说明材料；解除（变更、撤销）处分的材料。第九类：招录、聘用材料；任免、调动、授衔、军人转业（复员）安置、退（离）休材料；辞职、辞退、罢免材料；工资、待遇材料；出国（境）材料；党代会、人代会、政协会议，任命团体和群众团体代表会议，民主党派代表会议形成的材料。第九类材料按照材料的性质进行了二级分类，具体分为4个小类：第1小类：工资、待遇材料。包括各类工资表、离（退）休审批表、享受政府特殊津贴等材料。第2小类：任免

5、材料（包括进入和离开干部队伍的材料）。例如：干部任免呈报（审批）表，“以工代干”人员转干审批表；选拔吸收、录用干部（公务员）审批表；选聘到村任职高校毕业生登记表等。第3小类：出国（境）材料。第4小类：其他材料。包括干部（工人）调动审批表、党代会、人代会、人民团体和群众团体代表会议、民主党派代表会议形成的材料；过渡为国家公务员审批表、公务员登记表 、参照公务员法管理机关（单位）工作人员登记表；知青上山下乡审批表；招工、入伍（兵役登记表）审批表；子女就业审批表、临时工转为固定工审批表、军队转业干部审批表、授予（晋升）军（警）衔、海关关衔、法官和检察官等级审批表。第十类：其他可供组织参考的材料。凡是

6、上述九类不包括的，有较大参考价值的材料归入此类。目前比较集中的就是工人参加工作的通知书、大中专院校毕业生报到证（派遣证）、独生子女审批、工伤审批表等。二、干部档案材料的排序在查阅干部档案时，可按照档案目录登记的排序查阅。每大类材料之间用彩色隔页纸区分，隔页纸上注明了本类所包含的材料。1、基本排列方式：按照材料形成时间的先后顺序进行排序。应用类别：第一类、第二类、第三类、第四类、第七类、第十类。按照材料内容的主次关系及材料之间的联系进行排序。应用类别：第五类、第六类、第八类。第九类材料采用按时间顺序排列或按材料性质相对集中排序。2、具体材料的排列方法：档案目录排列在全部档案材料之前。干部职务变动

7、登记表排列在档案目录之后。第五类、第八类材料排序为：上级批复、结论或处分决定、本人对结论或处分决定的意见、调查报告、证明材料（可按调查报告中引证的顺序排列）、本人检查交待及申诉材料；证言材料根据每份材料所证明的主要问题集中排列。第六类材料排序为：加入共青团材料、加入共产党材料、加入民主党派材料其中：入团志愿书排在入团的其它材料之前、排序为：入团志愿书、入团申请书、团员登记表、离退团材料；入党志愿书排在入党的其它材料之前，排序为：入党志愿书、入党申请书、预备党员转正申请书、延长预备期材料、党员登记表和民主评议党员材料、退党材料。第九类材料按材料性质相对集中排序，分为4小类：第1小类：工资情况的材

8、料；第2小类：任免材料；第3小类：出国（境）材料；第4小类：其它材料。除工资级别登记表排在本类（九类1小类）材料之首外，各小类材料均以材料形成时间顺序排列。3、材料的编码每卷干部档案都有详细的档案材料目录，目录的主要内容有“类号、材料名称、制成时间、份数、页数、备注”栏目，档案中材料的右上角为类号和材料顺序号，右下角为材料的页数，如：第一类的第一份材料编为11；第三类第二份材料编为32；有二级分类第九类材料中：第1小类的第三份材料编为913，第2小类的第四份材料编为924等等，以此类推。三、干部档案的查阅查阅干部档案，主要以查阅干部的“三龄两历一身份”信息为主要内容。在查阅时需要注意以下几个问

9、题。1、三龄，即：年龄、工龄、党龄。首先是年龄的查阅。需要注意以下几个问题：（1）查阅档案中记载的出生日期前后是否一致。如果一致，那出生日期就是档案记载的日期。（2）如果档案记载不一致，这时就需要查第五类是不是有关于出生时间的认定或者批复材料。如果有而且是2006年10月以前的，出生日期就是组织认定的日期。（3）如果档案记载不一致并且没有认定材料，要按照中组部、人事部、公安部关于认真做好干部出生日期管理工作的通知（组通字200641号）文件执行，文件规定：“从2006年10月起，不再办理干部本人要求确定或更改出生日期的事项，对个别干部的出生日期，档案记载与户籍登记不一致的，应当以干部档案和户籍

10、档案中最先记载的出生日期为依据。”中组部2007年1月印发了关于做好公务员登记中干部档案相关工作的通知（组通字20074号），文件规定：“对个别干部的出生日期、参加工作时间等信息，档案记载前后不一致的，应当以干部档案中最先记载的内容为依据。”干部档案中，最先记载干部出生日期的材料一般为：入团志愿书，或者高中毕业生登记表、入伍登记表、招工登记表等。其次是工龄的查阅。即参加工作时间的确定，需要注意以下几个问题：（1）查阅第五类有没有确定或更改参加工作时间审批表、或工龄认定表，如果有，参加工作时间即为组织认定的时间。（2）如果第五类里没有确定参加工作时间审批表，要按照中组部关于做好公务员登记中干部档

11、案相关工作的通知（组通字20074号）文件规定执行。干部档案中，记载干部参加工作时间的早期材料一般为：录（聘）用审批（备案）表、应征入伍登记表、招工审批表、职工登记表、毕业生转正定级审批表，以及招生（入伍、招工）政审材料、知青上山下乡登记表等。最后是入党时间查阅。档案中加入党团组织及各民主党派的材料归在第六类。入党时间从入党志愿书上可以直接查到，但是这里需要注意几个时间段：根据我党历年来党龄计算的起始时间的规定，在我党的不同历史时期，党员入党时间的计算方法各有不同，其中：1956年9月15日1969年3月31日，入党时间为党员大会接收为预备党员之日（须经上级党委批准）；1969年4月1日197

12、7年8月11日，入党时间为上级党委批准之日；1977年8月12日1982年9月5日，入党时间为上级党委批准为预备党员之日；1982年9月6日至今，入党时间为支部大会接收为预备党员之日（须经上级党委批准）。民主党派的党员身份及入党时间的确定，要按照该党派相应的章程来确定。在干部档案中有加入民主党派的通知书或登记表。2、学历学位反映学习经历的学历学位材料、培训材料等在档案中归入第四类。需要说明的一点是：毕业算学历、结业不算学历。（1）全日制教育和在职教育：全日制教育是参加全国统一的升学考试、学习期间采取全脱产方式取得的学历，而且未享受单位工资及福利待遇、毕业以后重新分配（“文革”期间通过选拔学生形

13、式入学的除外）；在职教育是各类成人高等教育，如电大、函大、夜大、职大、业大、管理干部学院、党校等，或通过高等教育自学考试形式取得的学历，（2）材料方面：全日制学历学位：1977年以前入学的，须有高校毕业生登记表或高校选拔学生登记表；1977年以后入学的，须有高校报名登记表、学生登记表、学习成绩表、高校毕业生登记表，派遣证（或报到证）、本科毕业的还应有授予学士学位的材料。在职党校学历须有学员档案表、成绩表、学历证明，在职党校毕业的只有学历，没有学位。其他各类成人高等教育、自学考试的应有毕业生登记表、成绩表等。硕士、博士研究生学历、学位：须有报考攻读硕士、博士学位研究生登记表、学习成绩单、毕业研究

14、生登记表、授予学位的材料。参加硕士研究生单独考试的，还须有专家推荐表。同等学力申请硕士、博士学位：须有学位课程进修成绩表和授予硕士、博士学位的材料。1996年后授予学位的，还须有参加国家组织的英语水平考试成绩合格证书复印件；1998后授予学位的，还须有参加国家组织的英语和专业综合水平考试成绩合格证书复印件。国（境）外学历、学位：须有国（境）外学校出具的学历、学位证书。2000年以后获得的国（境）外学历学位，还须有教育部留学服务中心出具的认证材料。3、工作经历干部档案中反映干部学习、工作经历等简历信息的材料比较多，主要包括第一类中的各种履历表、登记表，第四类中的学历、学位材料，第九类中的干部任免

15、审批表、工资材料等。在查阅干部简历时，首先从干部履历表和干部任免审批表中确定其简历，再反查各类材料一一印证干部的每段经历。可以从以下几个方面查阅：（1）干部任职前查阅各种履历表、登记表，第四类中的学历、学位材料，任职后查阅干部任免审批表。（2）查阅干部任免审批表时，一定要严格按照档案中任免表的职务接续进行填写，不要随意增加或者合并职务。（3）任职时间，科级及以下职务任职时间按照本单位党委（党组）决定之日算起，副处级及以上职务任职时间从市委常委会研究决定之日算起（干部任免审批表审批机关处加盖市委组织部印章）。4、一身份，即：干部身份干部身份的确定主要有以下几种材料：一是中专、大专、大学毕业派遣证

16、（或报到证）；二是“以工代干”人员转干审批表；三是吸收录用干部审批表；四是民办教师转公办教师审批表等，有上述材料之一的就可以认定为干部身份。以上是按照现行的干部人事档案管理工作细则查阅档案。中组部将要制定下发新的干部人事档案管理工作细则，市委组织部也将制定下发我市新任市管干部档案接收标准，新标准将从2012年11月起执行。新任市管干部档案接收标准中，档案材料分类的有以下变化：1、第一类材料：没有成绩的学生登记表由第一类转到第四类1小类；更改姓名的材料由第一类转到第五类。2、第三类材料：干部任职前考察（考核）材料由第三类转到第九类2小类，附在干部任免审批表后；学生学习（实习）鉴定表由第三类转到第

17、四类1小类，各种培训考核材料（如：党校学员考核表）由第三类转到第四类4小类。3、第四类材料：重新划分为4个小类，称为二级分类：第1小类：学历学位材料。包括高中毕业生登记表、中专毕业生登记表；普通高等教育、成人高等教育、自学考试、党校、军校报考登记表，入学考试各科成绩表，研究生推荐生登记表、专家推荐表；学生（学员、学籍）登记表，学习成绩表、毕业生登记表，授予学位的材料，毕业证书、学位证书复制件，党校学历证明；选拔留学生审查登记表等参加出国（境）学习和中外合作办学学习的有关材料，国务院学位委员会、教育部授权单位出具的国外学历学位材料等。第2小类：职称材料。专业技术职务（考试）任职资格评审（呈报）表

18、、审批表；聘任、晋升、解聘专业职务（职称）的审批表、登记表等。第3小类：反映个人科研学术水平的材料。当选为中国科学院院士、中国工程院院士的通知；遴选博士生导师简况表、博士后工作期满登记表；被县处级以上党政机关、人民团体等评选为专业技术拔尖人才的材料；科研工作及个人表现评定材料；业务考绩材料；创造发明、科研成果鉴定材料，著作、译著和有重大影响的论文目录；干部本人撰写的业务自传；反映干部业务能力方面的其他材料；教师资格过渡申请表；计算机、外语考试材料。第4小类：培训材料。为期2个月以上的学员培训（学习、进修）登记表、考核登记表、结业登记（鉴定）等材料。4、第九类材料：享受政府特殊津贴材料由第九类1小类转到第七类。公务员登记表、参照公务员法管理机关（单位）工作人员登记表、过渡为国家机关工作人员登记表、党群机关工作人员登记表由第九类4小类转到第九类2小类。除上述变化外，其他的材料分类没有变化，在查阅干部档案时，首先查阅干部任职时间，如果是2012年11月以后任职的，再查阅第四类材料，如果有二级分类（档案材料的右上角编号为411、421441），就是按照新标准分类装订的，在查阅时可按照上述情况进行查阅。