企业人事档案管理系统设计与实现论文.docx

1、企业人事档案管理系统设计与实现论文内容摘要21世纪最激烈的竞争当属人才的竞争，一个具有多学科知识的复合性人才或许是一个企业发展壮大所不可或缺的重要因素。因此人力资源已逐步成为企业最重要的资源，人力资源管理（Human Resource Management，HRM）也成为现代企业管理工作中的重要内容之一。而在人力资源管理中的基础工作就是人事档案管理。对于企业来讲，员工的人事档案不但可以使企业的管理者在一定程度上掌握所聘用人员的基本人事信息，而且可以为企业的人力资源管理工作提供相关的人事信息数据支持。譬如：企业制定员工招聘计划、培训计划、合理的使用人员等等。因此，企业人事档案管理工作的好坏不但可

2、以直接影响到企业的人力资源管理，而且会间接的影响到企业整体管理。随着社会的发展，科技的进步，计算机的应用在社会各领域中都得到了普及，越来越多的人都感受到利用计算机进行各类管理的科学和便捷；认识到管理信息系统对于管理工作的重要性。管理信息系统，MIS（Management Information System），是一个将企业生产和经营中的各种内、外部信息进行收集、加工、整理、传递，并有序地存储，以用于管理和决策，是企业增效的信息系统。它能够使企业更加及时、准确、全面、详实的了解所需的信息数据。同时管理信息系统对各种信息数据的进一步加工，能使企业领导层的生产、经营、管理决策依据更加充分，更具有合理

3、性、科学性；从而为社会创造出更多的价值，为企业的发展创造出更多的机会。另外，管理信息系统可以使企业的管理更加科学化、合理化、制度化、规范化；为企业的管理水平跨上新台阶；为企业持续、健康、稳定的发展奠定坚实基础。人事档案管理系统就是典型管理信息系统，通过人事档案管理系统对人事档案进行管理具有人工管理所无法比拟的优点例如：检索迅速、查找方便、可靠性高、存储量大、保密性好、寿命长、成本低等。一个设计完善，运行稳定的人事档案管理系统可以使人们从繁重的传统手工管理中解脱出来，从而提高企业人事档案管理的工作效率，协助企业更好的完成人事档案管理工作；而且，企业整体管理的信息化建设是企业的科学化、正规化管理与

4、世界接轨的重要条件，企业人事档案管理的信息化又是企业整体管理信息化建设的重要组成部分。因此，利用计算机对企业人事档案进行管理是必然趋势，人事档案管理系统是企业管理工作中不可缺少的。所以在毕业设计中，我选择开发人事档案管理系统。在前面曾提到人事档案管理系统是典型的管理信息系统。这就要求它应该能够为用户提供有好美观的窗口界面、充足可靠的信息数据、简单方便的维护手段和灵活多变的查询方式以及快捷而准确的查询结果。所以，对于人事档案管理系统的设计主要包括后台数据库的建立、维护以及前端应用程序的开发两个方面。对于前者而言要求建立起数据一致性及完整性强、数据安全性好的数据库。对于后者而言则要求具备应用程序功

5、能全,易使用等，运行稳定等特点。因此，我选用的开发软件是Microsoft 公司出品的Visual Fox Pro6.0。关键字：人事档案、人事档案管理、人事档案管理系统、管理信息系统、数据库目 录前 言（3）第一章：企业人事档案管理工作的重要意义（4）一、企业人事档案管理工作的内容（4）二、企业人事档案管理工作的重要意义（4）第二章：人事档案管理系统在企业管理工作中的重要性（5）一、人事档案管理系统与管理信息系统的关系（5）1什么是管理信息系统（5）2管理信息系统的基本功能（5）3管理信息系统的基本结构（5）4管理信息系统在企业管理工作中的重要性（6）二、人事档案管理系统在企业管理工作中的重

6、要性（6）第三章：人事档案管理系统的开发（7）一、开发人事档案管理系统所必需的重要基础知识（7）1数据库（7）2面向对象的程序设计（8）二、开发人事档案管理系统的准备工作（8）1人事档案管理系统的总体规划（8）2人事档案管理系统的开发方法选择（9）第四章：本人开发人事档案管理系统的详细说明（10）一、系统设计目标（10）二、总体结构和主要功能（10）1.人事档案管理系统的功能分析（10）2.本人开发的企业人事档案管理系统的功能概述（10）三、系统开发方法和开发环境的选择（10）四、数据库设计（11）1数据库概念结构设计（11）2数据库逻辑结构设计（11）五、各个功能模块的创建及程序设计（12）

7、1功能模块的创建（12）2功能模块的程序设计（12）结束语（17）参考文献（18）前 言本论文将分四个章节对如下问题做逐一浅析和论述：一、企业人事档案管理工作重要意义；二、人事档案管理系统在企业管理工作中的重要性；三、人事档案管理系统的开发；四、本人开发人事档案管理系统的详细说明。我所设计开发的这款人事档案管理系统，它的开发平台是Microsoft公司出品的 Visual Fox Pro 6.0软件，是典型的管理信息系统软件MIS（Management Information System）。其功能包括：系统管理、档案管理、档案查询、档案统计、档案输出、花名册；为了使程序显得更具有专业风格，我

8、还在其中加入了一个关于系统的功能表单，以介绍此系统的相关信息，如系统版本、开发日期等。我在撰写本片论文和开发这款人事档案管理软件的过程中，为了使所写的论文更具有说服力；所开发软件的功能尽可能完善且更加接近于一个真正的人事档案管理系统，使其可以充分体现出人事档案管理工作的各个方面。我参考了年月日第八届全国人民代表大会常务委员会第二十次会议通过的中华人民共和国档案法修正案、劳动部和国家档案局的企业职工档案管理工作规定、干部档案管理工作制度、人事档案管理工作制度、某国有大中型企业人事档案借阅查询的规定、数据库技术及开发教程（修订版）、管理信息系统概论、SQL Server 2000教程 、Visua

9、l Fox Pro中文版数据库编程实战训练、计算机软件技术基础、电脑报2003年合订本、电脑报2004年合订本、电脑报2004年合订本等一系列相关的书籍和文献资料。但是由于我的知识水平有限，论文的写作和系统的设计肯定还存在着许多的缺点和不足。还希望老师给与批评指点。第一章：企业人事档案管理工作的重要意义一、企业人事档案管理工作的内容中华人民共和国第六后全国人民代表大会常务委员会第二十二次会议于1987年9月5日通过的中华人民共和国档案法第二条规定：档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声

10、像等不同形式的历史记录。人事档案作为档案的一种，是人事(劳动)管理部门，根据人事工作需要，以个人姓名为特征集中保存起来的反映员工个人经历、德才情况、工作实绩等方面内容的文件材料。人事档案的种类主要有干部档案和工人档案。它具有以下主要特点：(1)全面性。人事档案收存员工的履历、自传、鉴定(考核)、政治历史、入党入团、奖励、处分、任免、工资等方面的有关文件材料。因此，它能记录员工个人成长，思想发展的历史；能展现员工家庭情况、专业情况、个人自然情况等各个方面的内容；是员工个人信息的储存库。它概括地反映员工个人全貌。(2)可利用性。由于员工仍在工作，其人事档案则成为人事(劳动)部门正确使用人才，合理解

11、决工资等问题的一个重要依据。直接为现实工作服务是人事档案区别于其他档案的重要标志。(3)真实性。这是人事档案可利用性的基础和前提。人事档案必须做到整体内容完整齐全，个体材料客观真实，才能为用人部门提供优质服务。(4)动态性。人事档案建立后，其内容不是一成不变的，随着当事人人生道路的延伸将不断形成一些反映新信息的文件材料。因此，人事档案必须注意做好新材料的收集补充力求缩短档案与员工实际情况的时间差。(5)流动性。人事档案的管理与员工的人事管理相统一，才便于发挥人事档案的作用，如果保管人事档案，而不知当事人已调往何处，即有档无人，造成人档脱节。这样的无头档案，保管得再好也无意义。因此，在人事档案管

12、理工作中必须坚持档随人走。在员工调走后的一周以内，必须将其人事档案转往新的管理部门。(6)机密性。人事档案的内容涉及个人功、过等请多方面情况，有的从侧面反映了一些重大历史事件，有的是个人向组织汇报并不能向他人(包括家庭成员)言及的内心隐密等等，因此，人事档案属于党和国家的机密，任何人不得泄露和私自保存人事档案材抖，不能向社会无条件地提供服务。人事档案的这些特点决定了人事档案管理工作的特殊性。对于企业人事档案管理工作会因企业的不同而有相应的差异。但是，总体说来大致有以下这些方面：（一）、妥善保管员工档案；（二）、及时索要、收集、鉴别和整理员工档案材料并立档；（三）、办理员工档案的查阅、借阅、和转

13、递手续；（四）、登记员工工作、工资、奖惩情况；（五）、为领导和有关部门提供员工的情况；（六）、做好员工档案的安全、保密、保护工作；（七）、定期向档案室等部门移交档案；二、企业人事档案管理工作的重要意义21世纪最激烈的竞争当属人才的竞争，一个具有多学科知识的复合性人才或许是一个企业发展壮大所不可或缺的重要因素。因此人力资源已逐步成为企业最重要的资源，人力资源管理（Human Resource Management，HRM）也成为现代企业管理工作中的重要内容之一。而在人力资源管理中的基础工作就是人事档案管理。对于企业来讲，员工的人事档案不但可以使企业的管理者在一定程度上掌握所聘用人员的基本人事信息

14、，而且可以为企业的人力资源管理工作提供相关的人事信息数据支持。譬如：企业制定员工招聘计划、培训计划、合理的使用人员等等。因此，企业人事档案管理工作的好坏不但可以直接影响到企业的人力资源管理，而且会间接的影响到企业整体管理。第二章：人事档案管理系统在企业管理工作中的重要性一、人事档案管理系统与管理信息系统的关系1什么是管理信息系统人事档案管理系统是典型的管理信息系统。管理信息系统，MIS（Management Information System），是一个将企业生产和经营中的各种内、外部信息进行收集、加工、整理、传递，并有序地存储，以用于管理和决策，是企业增效的信息系统。2管理信息系统的基本功能

15、管理信息系统的基本功能是：对信息进行采集、处理、存储、管理、检索和传输等、并达到为人们共享的目的。2.1信息的采集管理信息系统首先应具备信息采集功能，把系统外的和分布在系统各组织内部的各种有关信息收集起来，并转换成系统所需的形式。信息的采集是管理信息系统的基础，是系统的重要输入部分，是系统能否工作的前提。2.2信息处理进入管理信息系统的信息存储在计算机中，成为数据。要对这些原始数据进行分类整理、有序存储、加工处理，即是经过分类、排序、查询、统计、计算、模拟、预测、判断等多种处理方式，最后提供有价值的决策信息，供高级管理人员作决策时参考。2.3信息存储在信息化社会中，任何一个企业和单位都是一个大

16、的信息处理系统，存储的信息量是相当巨大的，必须依靠先进的存储技术。信息的有序存储要涉及两个方面的技术，一个是硬件的存储介质技术，另一个则是软件方面的数据存储的逻辑组织技术，这就是要求降低数据重复存储的冗余度，保持数据的一致性、完整性、安全性和保密性。而在硬件条件相同的条件下，数据的组织和存储所要求的软件技术就成为管理信息系统功能发挥的重要因素。它关系着管理信息处理信息的效率。2.4信息的管理在存储和组织数据量相当大的管理信息系统时，数据的管理就显得特别重要，数据格式、编码、组织方式、逻辑结构、访问权限和数据定义等，对数据的有效管理和系统的都有重要的影响，这就是管理信息系统要解决的信息管理问题。

17、2.5信息的检索按一定方式进行组织的数据构成的集合，就是数据库。管理信息系统要求建立相当庞大的数据库，从数据库找出所需的有用信息，这就是数据的检索。查询效率取决于数据库的组织形式和检索计算方法，这种技术和方法称为数据库的挖掘技术。这些技术决定了检索信息的速度，也影响了管理信息系统处理信息的效率和质量。2.6信息的传输信息传输的目的是为了使信息作为一种资源、产品或商品，能为其他人所共享，也使加工和处理信息的行业成为真正意义上的产业，这目前已被人们所共识。信息借助于计算机与通信技术进行传输，而不在像以前那样只能靠某些存储介质来作为传输的媒介。Internet的出现，使信息传输与网络技术紧密联系起来

18、，网上的信息传输技术和其他与通信技术结合的信息传输技术，将对管理信息系统的发展起到极大的促进作用。3管理信息系统的基本结构一个最简单的管理信息系统基本上由以下几个部分组成：信息源、信息处理器、信息管理者、信息使用者。信息源是数据的输入源，是信息的产生地，它来源于系统外和系统内两方面的信息。信息处理器由数据采集装置、数据变换装置、数据传输装置、数据存储和运行装置几个部分组成。信息管理者主要负责管理信息系统的设计、运行、维护和协调配合工作。管理信息信息系统的总体结构如下图所示：管理信息系统结构图4管理信息系统在企业管理工作中的重要性管理信息系统的使用能够使企业更加及时、准确、全面、详实的了解所需的

19、信息数据。同时管理信息系统对各种信息数据的进一步加工，能使企业领导层的生产、经营、管理决策依据更加充分，更具有合理性、科学性；从而为社会创造出更多的价值，为企业的发展创造出更多的机会。另外，管理信息系统可以进一步使企业的管理科学化、合理化、制度化、规范化，为企业的管理水平跨上新台阶，为企业持续、健康、稳定的发展奠定坚实基础。二、人事档案管理系统在企业管理工作中的重要性 人事档案管理是现代企业管理工作不可缺少的一部分，是人力资源管理的基础工作，人事档案管理工作的好坏对于企业的决策者和管理者来说都至关重要。但一直以来人们使用传统的人工方式管理人事档案，这种管理方式存在着许多缺点，如效率低下、保密性

20、差等。另外时间一长，将产生大量的文件和数据，这对于档案的查找、更新和维护来说都带来了不少的困难譬如：用人工的方式对人事档案进行统计的话，工作量将很大，若公司人员有几万甚至几十万，人工统计将变得不可想象。如今，随着计算机技术的飞速发展，计算机的应用在社会各领域中都得到了普及。作为计算机应用的一部分，使用计算机对人事档案进行管理具有手工管理所无法比拟的优点。例如：检索迅速、查找方便、可靠性高、存储量大、保密性好、寿命长、成本低等。因为人事档案管理系统是典型的管理信息系统，所以它应该能够为用户提供有好美观的窗口界面、充足可靠的信息数据、简单方便的维护手段和灵活多变的查询方式以及快捷而准确的查询结果。

21、一个设计完善，运行稳定的人事档案管理系统可以使人们从繁重的传统手工管理中解脱出来，从而提高企业人事档案管理的工作效率，协助企业更好地完成人事档案管理工作。但是，因为利用计算机对人事档案进行管理必须以电力支持为前提，所以，这种先进的管理方式也有它的技术局限性。一旦没有电力支持，整套系统将无法运行，导致人事档案管理工作的瘫痪，因此，信息化管理还不能完全取代传统管理方式。第三章：人事档案管理系统的开发一、开发人事档案管理系统所必需的重要基础知识人事档案管理系统的设计主要包括后台数据库的建立、维护以及前端应用程序的开发两个方面。因此，开发人事档案管理系统必须具备数据库和面向对象的程序设计知识。1数据库

22、数据库技术是数据管理技术，近年来发展迅速。目前，各种领域对数据管理的需求越来越多，各行各业的信息系统都离不开数据库的支持。可以说，数据库已成为信息社会的重要基础设施，数据库技术成为实现和优化信息系统的基本技术。有关数据库的几个基本概念：1.1数据库（Data Base，简称DB）是按一定的组织形式存储在一起的相互关联的数据集合。实际上，数据库就是一个存放大量业务数据的场所，其中的数据具有特定的组织结构。所谓“组织结构”，是指数据库中的数据不是分散的、孤立的，而是按照某种数据模型组织起来的，不仅数据记录内的数据之间是彼此相关的，数据记录之间在结构上也是有机地联系在一起的。数据库具有数据的结构化、

23、独立性、共享性、冗余量小、安全性、完整性和并发控制性等基本特点。1.2数据库管理系统数据库管理系统（Data Base Management Systems，简称DBMS）是数据库系统的核心部分，它是在特定操作系统支持下帮助用户建立、使用和管理数据库的一种计算机软件。DBMS提供了许多命令、函数和语句让用户对数据库中的数据资源进行管理操作（如数据库文件的建立、数据的输入输出、增加、删除、浏览、查询、修改、统计、分类、连接等）。总之，数据库的一切操作都是通过数据库管理系统来实现的。1.3数据库系统数据库系统（Data Base System，简称为DBS）是计算机系统引入数据库后的系统构成，是一

24、个具有管理数据功能的计算机软硬件综合系统。具体地说，它主要包括计算机硬件、操作系统、数据库、数据库管理系统和建立数据库之上的相关软件、数据库管理员和用户等组成部分。数据库系统具有数据的结构化、共享性、独立性、可控冗余度以及数据的安全性、完整性和并发控制等特点。1.4数据库系统的体系结构从数据库管理系统的角度看，数据库系统是一个三级模式结构；从最终用户角度看，数据库系统分为当用户结构、主从式结构、分布式结构和客户/服务器结构。1.4.1单用户结构的数据库系统单用户数据库系统是一种早期的最简单的数据库系统。在单用户系统中，整个数据库系统，包括应用程序、数据库管理系统、数据，都装在一台计算机上，有一

25、个用户独占，不同机器之间不能共享数据。1.4.2主从式数据库系统主从式结构是指一个主机带有多个终端的多用户结构。在这种结构中，数据库系统，包括应用程序、数据库管理系统、数据等都集中存放在主机上，所有处理任务都由主机来完成。各个用户通过主机的终端并发地存取数据，共享数据库中的数据资源。1.4.3分布式数据库系统分布式结构是指数据库中的数据在逻辑上是一个整体，但物理地分布在计算机网络的不不同结点上。网络中的每个结点都可以独立处理本地数据库中的数据，执行局部应用；同时也可以存取和处理多个异地数据库，执行全局应用。1.4.4客户/服务器结构的数据库系统在客户/服务器结构中，把DBMS功能与应用分开，网

26、络某个节点上的计算机专门用于执行DBMS功能，成为数据库服务器，简称服务器，而其他节点上的计算机则安装DBMS的外围应用开发工具，支持用户的应用，成为客户机。2面向对象的程序设计面向对象的程序设计的基本思想是，从客观存在的事物（即对象）出发，来构造软件系统，并在系统构造中尽可能运用人类的自然思维方式。这可以使系统直接地映射问题域，保持问题域中的事物及其相互关系的本来面貌。面向对象方法是以对象为中心的开发方法。它强调直接以问题域（客观世界）中的事物为中心来思考问题，认识问题，并根据这些事物的本质特征，把他们抽象的表式为系统的对象，作为系统的基本单位。面向对象方法更强调运用人类在日常的逻辑思维中采

27、用的思想方法和原则，例如抽象、分类、继承、聚合和封装等，这使得软件开发者能更有效地思考问题，并以其他人也能看得懂的方式把自己的认识表达出来。面向对象程序设计的主要特点可概括如下：2.1从问题域中客观存在的事物出发来构造软件系统，用对象作为对这些事物的抽象表示，并把对象作为系统的基本构成单位。2.2一个对象包括两个特征：静态特征用对象的属性来表示；动态特征即对象的行为。2.3对象是数据和有关操作的封装体，它突破了传统的数据与操作分离的模式，较好的实现了数据的抽象。2.4对事物分类，把具有相同属性和服务的对象归为一类，类是这些对象的抽象描述。2.5运用抽象的原则，从而得到一般类和特殊类。特殊类继承

28、一般类的属性和服务。面向对象方法的继承性体现了概念分离抽象，便于软件演化后的扩充。2.6复杂的对象可以用简单的对象作为其构成部分（称为聚合）。2.7对象通过其对外提供的服务来完成自己的任务。在OO方法中，把向对象发出的服务请求成为消息。当有其他对象请求该对象执行某一服务时，即响应这一请求，从而完成指定的服务。面向对象方法用消息将对象动态链接在一起，以便在概念上体现并行性和分布式结构。二、开发人事档案管理系统的准备工作1人事档案管理系统的总体规划管理信息系统软件的开发都是一项耗资巨大、复杂程度高、周期长的系统工程。因此，做好系统总体规划才能使开发的系统具有良好的整体性质，也使各阶段的开发工作具有

29、一定的连贯性，从而使最后开发出的系统整体功能达到预期目标。人事档案管理系统也不例外，良好的总体规划，可以使系统有明确的战略目标和科学的开发计划，使系统有较强的适应性及较高的可靠性，此外，还可以降低开发成本，减少开发时间。1.1总体规划的任务：（1）确定系统的总体结构；（2）提出资源分配计划；（3）拟定分步实施步骤、指导系统实施；（4）进行可行性分析。1.2总体规划应该遵循的原则：（1）系统必须支持企业的总体目标实现；（2）系统必须适应企业各管理层次的需求；（3）系统在方法实现上必须尽量脱离对原有不合理组织机构的依从性；（4）系统结构必须呈现出良好的整体功能；（5）系统的开发必须贯彻便于实施的原则。1.3总体规划的步骤：（1）确定管理目标；（2）定义管理功能；（3）定义数据分类；（4）定义信息结构；（5）确定计算机逻辑配置方案。2人事档案管理系统的开发方法选择系统开发方法，应根据技术力量、资源情况、外部环境等因素来进行选择2.1结构化系统开发方法结构化系统开发方法的基本思想是用系统工程的思想和工程化的方法，按用户