两个及两个以上的组织进行同一管理体系认证的处理方法1.docx

1、两个及两个以上的组织进行同一管理体系认证的处理方法一、母子公司（母子关系组织）1.1定义子公司是与母公司相对应的法律概念。母公司，是指拥有另一公司一定比例以上的股份或通过协议方式能够对另 一公司实行实际控制的公司。子公司，是指一定比例以上的股份被另一公司所拥有或通过协议方式受到 另一公司实际控制的公司；母公司参与子公司的经营决策管理活动；主管机关以批文形式建立的母子关系组织；子公司的特点：1 .子公司是独立的法人；2 .子公司有自己的独立财产；3 .子公司独立承担民事责任；4 .子公司是公司，它的设立必须依照公司设立程序；5 .子公司有自己的章程，有董事会等形式的公司经营决策和业务执行机 关。

2、6 .子公司的名称可以和母公司没有任何关系。仅以法人代表具有父子关系或组织间虽具有投资关系，但出资方不参与另 一方公司的具体经营决策管理活动（出资方多为投资公司）的多个不同名称组 织，通常不被认定为母子关系组织。1. 2母子关系组织应满足以下要求：1）子公司申请的认证范围应包含在其营业执照范围内；2）对于存在资质（或其他许可）要求的，子公司应分别提供，不得借用 母公司和其它子公司的资质；3）管理体系应由母公司策划、建立和控制，统一组织内审和管理评审。 在组织文件中要明确母子公司的组织结构、职责权限和管理方式。1. 3认证相关的处理方法1）认证受理认证申请应由母公司提出，受理时应按前款要求进行初

3、步界定，在与母公 司签署的认证合同中应明确须展示在认证证书上的子公司的相关信息。2）审核对于母子关系数量多、认证范围差异大的项目建议编制审核方案。当认证范围相同时，对于风险等级为特、一级的项目，初审/再认证时不 得进行抽样审核，应全覆盖全部子公司。其它风险等级的子公司项目可进行抽 样审核，抽样数量不应少于1/3, 一个认证周期必须覆盖所有子公司。监督审核时被确定抽样的子公司，其审核内容应满足D03多场所企业 认证抽样的要求。对于认证范围不同的子公司，不能实施对公司的抽样审核，应当覆盖所有 子公司。3）现场审核现场审核时需对母子公司的法律关系进行确认，对法律证明文件原件（如 企业集团登记证、投资

4、关系证明等）进行复核。在审核记录中应体现在同一个管理体系下运行的证据。审核报告中应对母、子公司的管理运作情况做出详细说明和评价，如子公 司认证范围不同时宜分别描述各自运作情况。审核报告中应分别表述母子公司 的认证范围等信息。对于认证范围差异较大的项目，建议编制子报告，就各自审核情况分别进 行阐述。4）证书要求1）子证书不是表达单独注册资格，须与母证书同时使用。子证书的编号在母证书注册编号后加注“-1、-2有效期同母证书。2）母证书的认证范围表述可以是：第一种方式一一对下属单位（列举具体活动）的管理。第二种方式将子公司的名称和认证范围在母公司的认证范围中予以 罗列。3）子公司认证范围表述：按照其

5、具体业务各自进行表述；示例：某集团公司下属A厂（从事塑料件的生产）、B公司（从事保安服务）、C 公司（从事办公用品销售）。母证书认证范围部分的表述可以是：第一种方式一一对下属单位（塑料件的生产、保安服务和办公用品销售） 的管理。第二种方式-一A厂：塑料件的生产；B公司：保安服务；C公司：机械加工。子证书认证范围表述：A厂子证书范围塑料件的生产；B公司子证书范围保安服务；C公司子证书范围办公用品销售。1.4证书的暂停、撤销管理当母证书因故暂停或撤销时，关联的子证书也将一并暂停或撤销。当某一子证书暂停时，母证书应根据具体原因确定是否办理相应的暂停手 续。当某一子证书撤销时，母证书应根据具体原因确定

6、办理暂停、缩小认证范 围或撤销证书。1. 5申请增加组织名称认证后申请增加新的子证书时，应满足上述要求，母公司及新增子公司的 审核实施应按1.3的要求执行，新增子证书有效期同原证书。其它子证书组织 可按原有进度安排审核。二、关联企业（多名称组织）2.1定义关联企业，是指与企业有以下关系之一的公司、企业和其他经济组织： 在资金、经营、购销等方面，存在直接或者间接的拥有或者控制关系； 直接或者间接地同为第三者所拥有或者控制；其他在利益上相关联的关系。是指一个实体组织注册了多个不同名称的营业执照（即通常所说的一个企 业多块牌子），或主管机关以批文形式建立的多名称关系组织。2. 2认证原则一张认证证书

7、的对象，是一个管理体系，无论其涉及多少个组织或组织名。 特别是涉及多个组织时，应体现这一管理体系是集中控制的，集中控制的职能 至少应包括方针目标的管理，资源调配的权责，内审和管理评审，改进措施的 管理和必要变更实施的职责权限。其他可体现集中管理的职能还包括合同评 审，合规性评价及措施的实施，文件控制，设计开发等。认证机构实施认证时， 必须确保承担集中控制职能的组织纳入认证审核范围并在证书中体现。下列情况需慎重评估和处理，不予按关联企业受理：1）当多组织声称申请同一认证范围时，且经营地址不在一起；2）当多组织声称申请同一认证范围时，且经营地址在一起，认为其认证 动机不明确、不合法或不正当（如为了

8、围标、避税、相互担保等）时，也就是 无正当充分理由；3）当多组织声称申请不同认证范围，完成一个过程，且经营地不在一起 时，需要确认过程的紧密性；如果各企业脱离其他“关联”企业可以独立生存 的，也不能按关联企业受理。2. 3认证相关的处理方法1）申请：必须在认证合同中明确认证责任的承担方式，因此类认证业务是一份认证 合同涉及数个法人，认证机构应在认证合同拟定时明确申请人在违反认证要求 及认证合同时分担或连带承担责任的方式。企业应提交以下资料：a）关联企业的声明（盖有各个法人单位的公章）；b）股东出资情况；c）各个法人代表投保证明；d）各个法人代表工资发放证明；（主要明确是否是一个财务出资）；e）

9、其他2）评审：在处理此类申请时，应要求申请人说明其组织架构关系及相应权责。应详 细了解各组织注册地址与运营地址的工作开展情况。收集能够证明这多个组织 之间有关联关系的充分证据，以构成对该类组织审核方案制定的重要输入。必 要时应进一步了解其理由，若已知其理由出于不合法目的，应不予受理3）方案策划：应按照该类组织的组织架构及相应权责，在审核计划中体现不同地址、不 同组织所承担的体系运行的分工。4）审核：审核时应现场确认所申请的多个组织的关系、权责以及实际在体系运行中 所处的地位，并搜集相应符合性的证据，以支持推荐结论；否则不予认可和推 荐为有关联关系的多名称组织。现场审核时应收集如多个组织名称的质

10、量手册、体现多个组织名称的组织 架构等证据，并确认哪些过程的管理共同运行及其证据，同时又各自承担什么 职责及其分别的证据。如整个体系相关组织的资源、人员的管理由A公司负责， 同时A公司负责销售，B公司负责生产。现场审核时应核实各名称组织的营业执照和资质许可，以证实符合前文的 规定。如果实际运营地址与注册地址不一致时，核查记录中应体现实际运营地址 和注册地址的审核取证情况，并在审核报告中说明两个地址的运作情况（对 于注册地址未开展业务的也应在审核报告中说明）。5）注册决定：根据档案中所记录的充分证据，给予注册决定。同一体系下运行的各个组 织的认证范围应与其实际在体系运行中所承担的权责一致。6）证

11、书要求：关联企业不属于公司法规定的法定公司关系，应慎重处理，在没有充 分证据证明这几个公司在同一管理体系下运行的情况下，不得按同一管理体系 发证。如果有充分证据证明这几个公司处在同一管理体系下运行，可发证，必须 在同一张证书上体现多个组织名称，证书不得分拆。在同一张证书上体现多个 组织名称、各公司的实际运营地址，并将实际的经营活动范围对应至各个组织 名称。2 . 4证书的暂停、撤销管理当证书中任一名称组织因故暂停或撤销时，整个证书都将给予暂停或撤 销。3 . 5申请增加组织名称认证后申请增加新的组织名称时，应参考证书变更实施现场审核，现场审 核侧重关注新名称的运作证据，验证是否满足上述全部要求

12、。原证书作废颁发 新的多名称证书。3其它对于不满足上述条件的特殊认证申请要求，应从减少认证风险、明确产品 （过程、活动）责任两度进行受理、审核并确定认证范围，尽可能满足客户的需求。3.1 一般情况下，一个公司从事产品生产、另一公司从事产品的销售，在 认证证书上将二家企业的名称并列，认证范围合并表述为产品的生产和销售是 不可接受的。如：A公司从事电气设备的设计，B公司从事电气设备的生产，C公司从事 电气设备的销售，三家公司没有清晰的依据可界定母子公司关系，但强调存在 一定的关联关系，要求体现在同一张证书。受理时，应按设计、生产和销售分别判定专业代码，审核时应配备相应的 专业人员，设计、生产和销售

13、三个范围均应按“产品的生产和服务提供”的控 制要求（7. 5 ）进行取证。且要证明这三家之间的关联关系。此时可以发证； 证书的认证范围部分A、B、C公司应分别表述，不能合并罗列。认证范围表述为：A公司：电气设备的设计；B公司：电气设备的生产；C公司：电气设备的销售。3.2 关于总分公司分公司是与总公司或本公司相对应的一个概念。总公司管理分公司，对所属分公司在生产经营、资金调度、人事管理等方 面行使指挥、管理、监督的权利，具有法人资格，可以独立承担民事责任。分公司是指在业务、资金、人事等方面受总公司管理，不具有法人资格的 分支机构，在法律、经济上没有独立性，属于总公司的附属机构。分公司的特点：1.分公司不是独立的法人。2,分公司没有自己的独立财产，其实际占有、使用的财产是总公司财产的一部 分，列入总公司的资产负债表中。3 .分公司不独立承担民事责任。4 .分公司不是公司，它的设立不须依照公司设立程序，只要在履行简单地登记 和营业手续后即可成立。5,分公司没有自己的章程，没有董事会等形式的公司经营决策和业务执行机 关。6.分公司名称，要在总公司名称后加上分公司字样方可。因此，不可以分公司自己的名称单独颁发认证证书（包括分证书），其和 总公司的关系也不是“两个或两个以上的组织”的关系。