1、excel最常用函数个人整合版之呕心沥血之作第一章 成绩查询常用函数1求和函数SUM语法:SUM(number1,number2,)。参数:number1、number2为1到30个数值(包括逻辑值和文本表达式)、区域或引用,各参数之间必须用逗号加以分隔。注:number1可以是b1:h3,这样的形式也可以是整个表格,并且number2也可以和number1一样,他们这间需要用逗号隔开,number2还可以是另一个表格的数据。注意:参数中的数字、逻辑值及数字的文本表达式可以参与计算,其中逻辑值被转换为1,文本则被转换为数字。如果参数为数组或引用,只有其中的数字参与计算,数组或引用中的空白单元格
2、、逻辑值、文本或错误值则被忽略。应用实例一:跨表求和(高)使用SUM函数在同一工作表中求和比较简单,如果需要对不同工作表的多个区域进行求和,可以采用以下方法:选中Excel XP“插入函数”对话框中的函数,“确定”后打开“函数参数”对话框。切换至第一个工作表,鼠标单击“number1”框后选中需要求和的区域。如果同一工作表中的其他区域需要参与计算,可以单击“number2”框,再次选中工作表中要计算的其他区域。上述操作完成后切换至第二个工作表,重复上述操作即可完成输入。“确定”后公式所在单元格将显示计算结果。应用实例二:SUM函数中的加减混合运算财务统计需要进行加减混合运算,例如扣除现金流量表
3、中的若干支出项目。按照规定,工作表中的这些项目没有输入负号。这时可以构造“=SUM(B2:B6,C2:C9,-D2,-E2)”这样的公式。其中B2:B6,C2:C9引用是收入,而D2、E2为支出。由于Excel不允许在单元格引用前面加负号,所以应在表示支出的单元格前加负号,这样即可计算出正确结果。即使支出数据所在的单元格连续,也必须用逗号将它们逐个隔开,写成“=SUM(B2:B6,C2:C9,-D2,-D3,D4)”这样的形式。应用实例三:及格人数统计假如B1:B50区域存放学生性别,C1:C50单元格存放某班学生的考试成绩,要想统计考试成绩及格的女生人数。可以使用公式“=SUM(IF(B1:
4、B50=女,IF(C1:C50=60,1,0)”,由于它是一个数组公式,输入结束后必须按住Ctrl+Shift键回车。公式两边会自动添加上大括号,在编辑栏显示为“=SUM(IF(B1:B50=女,IF(C1:C50=60,1,0)”,这是使用数组公式必不可少的步骤。2条件求和函数SUMIF语法:SUMIF(range,criteria,sum_range)。参数:range是用于条件判断的单元格区域,criteria是由数字、逻辑表达式等组成的判定条件,sum_range为需要求和的单元格、区域或引用。应用实例:及格平均分统计假如A1:A36单元格存放某班学生的考试成绩,若要计算及格学生的平均
5、分,可以使用公式“=SUMIF(A1:A36,=60,A1:A36)/COUNTIF(A1:A36,=60)。公式中的“=SUMIF(A1:A36,=60,A1:A36)”计算及格学生的总分,式中的“A1:A36”为提供逻辑判断依据的单元格引用,“=60”为判断条件,不符合条件的数据不参与求和,A1:A36则是逻辑判断和求和的对象。公式中的COUNTIF(A1:A36,=60)用来统计及格学生的人数。 3.逻辑函数IF语法:IF(logical_test,value_if_true,value_if_false)。参数:logical_test是结果为true(真)或false(假)的数值或表
6、达式;value_if_true是logical_test为true时函数的返回值,如果logical_test为ture并且省略了value_if_true,则返回true。而且value_if_true可以是一个表达式;value_if_false是logical_test为false时函数的返回值。如果logical_test为false并且省略value_if_false,则返回false。Value_if_false也可以是一个表达式。注:红字的内容为,当为真时则将2的值返回,如果为假则将3的值返回。2 ,3可以是表达式或值,还可以是if语句,这就是if嵌套。应用实例一:个人收入调节
7、税计算假设个人收入调节税的稽征办法是:工资在1000元以下的免征调节税,工资1000元以上至1500元的超过部分按5%的税率征收,1500元以上至2000元的超过部分按8%的税率征收,高于2000元的超过部分按30%的税率征收。假如工作表的B列存放职工姓名,C列存放工资,选中D列的空白单元格输入公式“=IF(C2=1000,IF(C2-1000)=1500,(C2-1000)*0.05,IF(C2-1500)2000,(C2-2000)*0.3)”,回车后即可计算出C2工资应缴纳的收入调节税。公式中的IF语句是逐次计算的,如果第一个逻辑判断C2=1000成立,则公式所在单元格被填入空格;如果第
8、一个逻辑判断式不成立,则计算第二个IF语句;直至计算结束。如果税率征收标准发生了变化,只须改变逻辑和计算式中的值,如1000、1500和2000等即可。应用实例二:消除无意义的零用SUM函数计算工资总额等问题时,若引用的全部参数均为空白单元格,公式仍然会计算出一个“0”。这样打印出来的报表不仅很不美观。为此可将计算公式设计为“=IF(SUM(A1:B1,D2:E8)0,SUM(A1:B1,D2:E8),)”,即是当SUM(A1:B1,D2:E8)计算结果不等于零时,公式所在单元格显示SUM(A1:B1,D2:E8)的计算结果,否则显示一个空格。上面这个问题在财务计算中依然存在,如公式“=A1-
9、A6-A9”有可能为零或显示负数。为了避免打印零或负数,可以设计公式“=IF(A2-A6-A9=0,IF(A2-A6-A90,RMB(A2-A6-A9),A2-A6-A9)”。当A2-A6-A9=0时在单元格中填写零,否则进行下一个逻辑判断。如果A2-A6-A90则在结果前添加一个“¥”符号,否则进行正常运算直至结束。应用实例三:多条件求和假设C1:C460区域内存放着职工的职称,D1:D460区域存放着职工的性别。如果要统计具有高级职称的男性职工总数,可以使用公式“=SUM(IF(C1:C460=高级,IF(D1:D460=男,1,0)”。这是一个数组公式,输入结束后按住Ctrl+Shift
10、回车即可计算出结果。 4.平均值函数AVERAGE语法:AVERAGE(number1,number2,)。参数:number1、number2是需要计算平均值的130个参数。注意:参数可以是数字、包含数字的名称、数组或引用。数组或单元格引用中的文字、逻辑值或空白单元格将被忽略,但单元格中的零则参与计算。如果需要将参数中的零排除在外,则要使用特殊设计的公式,下面的介绍。应用实例一:跨表计算平均值标签名为“一班”、“二班”和“三班”的工作表存放各班学生的成绩,则它们的总平均分计算公式为“=AVERAGE(一班!C1:C36,三班!C1:C32,三班!C1:C45)”。式中的引用输入方法与SUM跨
11、表求和时相同。跨表求值:最前面写标签名后面接!再后面接所要求值的区域。应用实例二:忽略零的平均值计算公式假设A1:A200随机存放包括零在内的48个数值,在AVERAGE参数中去掉零引用很麻烦,这种情况可以使用公式“=AVERAGE(IF(A1:A2000, A1:A200,)”。公式输入结束后按住Ctrl+Shift回车,即可对A1:A200中的数值(不包括零)计算平均值。5快捷方式或链接创建函数HYPERLINK语法:HYPERLINK(link_location,friendly_name)。参数:link_location是文件的路径和文件名,它可以指向文档中的某个具体位置。如Exce
12、l工作表中的特定单元格或区域,或某个Word文档中的书签,也可以指向硬盘中的文件或是Internet或Intranet的URL。Friendly_name为单元格中显示的链接文字或数字,它用蓝色显示并带有下划线。如果省略了friendly_name,单元格就将link_location显示为链接。应用实例:管理文档或网站地址如果你拥有大量文档或收集了许多网站地址,管理起来一定有困难。如果能够将其中的文档名、URL等与文档等对象链接起来,不仅管理方便,还可以直接打开文档或访问站点。具体操作方法是:首先根据文档类型建立管理工作表,其中的文件名或网站名必须使用以下方法输入:选中一个空白单元格,单击E
13、xcel XP工具栏中的“粘贴函数”按钮,打开“粘贴函数”对话框,在“函数分类”框下选中“查找与引用”,然后在“函数名”框内找到HYPERLINK函数。单击对话框中的“确定”按钮,弹出“HYPERLINK”函数向导。在“link_location”框中输入文件的完整路径和名称(包括扩展名),如“C:my documentsIT网站集锦.doc”,然后在“friendly_name”框中输入文件名(如“IT网站集锦”)。确认输入无误单击“确定”按钮,所选单元格即出现带下划线的紫色文件名“IT网站集锦”。此后你就可以从工作表中打开文档,方法是:打开工作表,在其中找到需要打开的文件。箭头光标指向文件
14、名会变成手形,若停留片刻则会显示该文件的完整路径和名称,单击则会调用关联程序将文件打开。如果你收集了许多网站的URL,还可以用此法建立一个大型“收藏夹”。既可以用Excel的强大功能进行管理,又可以从工作表中直接访问Web站点。6计数函数COUNT语法:COUNT(value1,value2,)。参数:value1,value2是包含或引用各类数据的130个参数。注意:COUNT函数计数时数字、日期或文本表示的数字会参与计数,错误值或其他无法转换成数字的文字被忽略。如果参数是一个数组或引用,那么只有数组或引用中的数字参与计数;其中的空白单元格、逻辑值、文字或错误值均被忽略。应用实例:及格率统计
15、假如C1:G42存放着42名学生的考试成绩,在一个空白单元格内输入公式“=COUNTIF(C1:C42,=60)/COUNTA(C1:C42)”回车,即可计算出该列成绩的及格率(即分数为60及以上的人数占总人数的百分比)。7条件计数函数COUNTIF语法:COUNTIF(range,criteria)。参数:range为需要统计的符合条件的单元格区域;criteria为参与计算的单元格条件,其形式可以为数字、表达式或文本(如36、160和男等)。条件中的数字可以直接写入,表达式和文本必须加引号。应用实例:男女职工人数统计假设 A1:A58区域内存放着员工的性别,则公式“=COUNTIF(A1:
16、A58,女)”统计其中的女职工数量,“=COUNTIF(A1:A58,男)”统计其中的男职工数量。COUNTIF函数还可以统计优秀或及格成绩的数量,假如C1:G42存放着42名学生的考试成绩,则公式“=COUNTIF(C2:G2,=85)”可以计算出其中高于等于85分的成绩数目。如将公式改为“=COUNTIF(C2:G2,=60)”,则可以计算出及格分数的个数。8最大值函数MAX、最小值函数MIN语法:MAX(number1,number2,),MIN(number1,number2,)。参数:number1,number2是需要找出最大值(最小值)的1至30个数值、数组或引用。注意:函数中的
17、参数可以是数字、空白单元格、逻辑值或数字的文本形式,如果参数是不能转换为数字的内容将导致错误。如果参数为数组或引用,则只有数组或引用中的数字参与计算,空白单元格、逻辑值或文本则被忽略。应用实例:查询最高分(最低分)假如C1:G42存放着42名学生的考试成绩,则选中一个空白单元格,在编辑栏输入公式“=MAX(C1:C42)”,回车后即可计算出其中的最高分是多少。如果将上述公式中的函数名改为MIN,其他不变,就可以计算出C1:G42区域中的最低分。 9排序函数RANK语法:RANK(number,ref,order)。参数:number是需要计算其排位的一个数字;ref是包含一组数字的数组或引用(
18、其中的非数值型参数将被忽略);order是用来说明排序方式的数字(如果order为零或省略,则以降序方式给出结果,反之按升序方式)。应用实例:产值排序假如图1中的E2、E3、E4单元格存放一季度的总产值。(图1)计算各车间产值排名的方法是:在F2单元格内输入公式“=RANK(E2,$E$2:$E$4)”,敲回车即可计算出铸造车间的产值排名是2。再将F2中的公式复制到剪贴板,选中F3、F4单元格按Ctrl+V,就能计算出其余两个车间的产值排名3和1。如果B1单元格中输入的公式为“=RANK(E2,$E$2:$E$4,1)”,则计算出的序数按升序方式排列,即2、1和3。需要注意的是:相同数值用RA
19、NK函数计算得到的序数(名次)相同,但会导致后续数字的序数空缺。假如上例中F2单元格存放的数值与F3相同,则按本法计算出的排名分别是3、3和1(降序时)。即176.7出现两次时,铸造和维修车间的产值排名均为3,后续金工车间的排名就是1(没有2)。 10.测函数ISNUMBER语法:ISNUMBER(value)。参数:如果value为数值时函数返回ture(真),否则返回false(假)。应用实例一:无错误除法公式 如果工作表为C1设计了公式“=A1/B1”,一旦B1单元格没有输入除数,就会在C1中显示错误信息“DIV0!”。这不仅看起来很不美观,一旦作为报表打印还可能引起误会。为避免上面提到
20、的问题出现,可将C1单元格中的公式设计成“=IF(ISNUMBER(B1),A1/B1,)”。式中的ISNUMBER函数对B1单元格进行探测,当B1被填入数值时返回true(真),反之返回false(假)。为真时IF函数执行A1/B1的运算,为假时在C1单元格中填入空格。应用实例二:消除无意义的零 使用SUM函数计算工资总额时,若引用的单元格区域没有数据,Excel仍然会计算出一个结果“0”。这样打印出来的报表不符合财务规定,为此可将公式设计成“=IF(ISNUMBER(A1:B1),SUM(A1:B1),)”。式中ISNUMBER函数测试SUM 函数所引用的单元格区域是否全部为空,当不为空时
21、返回true(真),反之返回fales(假)。为真时IF函数执行SUM(A1:B1),为假时在存放计算结果的F1单元格中填入空格,这样即可避免在F1单元格中出现“0”。11、ISERROR函数 函数名称:ISERROR 主要功能:用于测试函数式返回的数值是否有错。如果有错,该函数返回TRUE,反之返回FALSE。 使用格式:ISERROR(value) 参数说明:Value表示需要测试的值或表达式。 应用举例:输入公式:=ISERROR(A35/B35),确认以后,如果B35单元格为空或“0”,则A35/B35出现错误,此时前述函数返回TRUE结果,反之返回FALSE。 特别提醒:此函数通常与
22、IF函数配套使用,如果将上述公式修改为:=IF(ISERROR(A35/B35),A35/B35),如果B35为空或“0”,则相应的单元格显示为空,反之显示A35/B35的结果。 12、FREQUENCY函数 函数名称:FREQUENCY 主要功能:以一列垂直数组返回某个区域中数据的频率分布。 使用格式:FREQUENCY(data_array,bins_array) 参数说明:Data_array表示用来计算频率的一组数据或单元格区域;Bins_array表示为前面数组进行分隔一列数值。 应用举例:如图2所示,同时选中B32至B36单元格区域,输入公式:=FREQUENCY(B2:B31,D
23、2:D36),输入完成后按下“Ctrl+Shift+Enter”组合键进行确认,即可求出B2至B31区域中,按D2至D36区域进行分隔的各段数值的出现频率数目(相当于统计各分数段人数)。 特别提醒:上述输入的是一个数组公式,输入完成后,需要通过按“Ctrl+Shift+Enter”组合键进行确认,确认后公式两端出现一对大括号(),此大括号不能直接输入。13、INDEX函数 函数名称:INDEX 主要功能:返回列表或数组中的元素值,此元素由行序号和列序号的索引值进行确定。 使用格式:INDEX(array,row_num,column_num) 参数说明:Array代表单元格区域或数组常量;Ro
24、w_num表示指定的行序号(如果省略row_num,则必须有 column_num);Column_num表示指定的列序号(如果省略column_num,则必须有 row_num)。 应用举例:如图3所示,在F8单元格中输入公式:=INDEX(A1:D11,4,3),确认后则显示出A1至D11单元格区域中,第4行和第3列交叉处的单元格(即C4)中的内容。 特别提醒:此处的行序号参数(row_num)和列序号参数(column_num)是相对于所引用的单元格区域而言的,不是Excel工作表中的行或列序号。14、MATCH函数 函数名称:MATCH 主要功能:返回在指定方式下与指定数值匹配的数组中
25、元素的相应位置。 使用格式:MATCH(lookup_value,lookup_array,match_type) 参数说明:Lookup_value代表需要在数据表中查找的数值; Lookup_array表示可能包含所要查找的数值的连续单元格区域; Match_type表示查找方式的值(-1、0或1)。 如果match_type为-1,查找大于或等于 lookup_value的最小数值,Lookup_array 必须按降序排列; 如果match_type为1,查找小于或等于 lookup_value 的最大数值,Lookup_array 必须按升序排列; 如果match_type为0,查找等
26、于lookup_value 的第一个数值,Lookup_array 可以按任何顺序排列;如果省略match_type,则默认为1。 应用举例:如图4所示,在F2单元格中输入公式:=MATCH(E2,B1:B11,0),确认后则返回查找的结果“9”。 特别提醒:Lookup_array只能为一列或一行。15、VLOOKUP函数 函数名称:VLOOKUP 主要功能:在数据表的首列查找指定的数值,并由此返回数据表当前行中指定列处的数值。 使用格式:VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,range_lookup) 参数说明:Lookup_valu
27、e代表需要查找的数值;Table_array代表需要在其中查找数据的单元格区域;Col_index_num为在table_array区域中待返回的匹配值的列序号(当Col_index_num为2时,返回table_array第2列中的数值,为3时,返回第3列的值);Range_lookup为一逻辑值,如果为TRUE或省略,则返回近似匹配值,也就是说,如果找不到精确匹配值,则返回小于lookup_value的最大数值;如果为FALSE,则返回精确匹配值,如果找不到,则返回错误值#N/A。 应用举例:参见图7,我们在D65单元格中输入公式:=VLOOKUP(B65,B2:D63,3,FALSE),
28、确认后,只要在B65单元格中输入一个学生的姓名(如丁48),D65单元格中即刻显示出该学生的语言成绩。 特别提醒:Lookup_value参数必须在Table_array区域的首列中;如果忽略Range_lookup参数,则Table_array的首列必须进行排序;在此函数的向导中,有关Range_lookup参数的用法是错误的。16.RANDBETWEEN用途:产生位于两个指定数值之间的一个随机数,每次重新计算工作表(按F9 键)都将返回新的数值。语法:RANDBETWEEN(bottom,top)参数:Bottom 是RANDBETWEEN 函数可能返回的最小随机数,Top 是RANDBE
29、TWEEN 函数可能返回的最大随机数。注意:该函数只有在加载了“分析工具库”以后才能使用。实例:公式“=RANDBETWEEN(1000,9999)”将返回一个大于等于1000、小于等于9999 的随机数。 第二章:财务函数1.ACCRINT用途:返回定期付息有价证券的应计利息。语法:ACCRINT(issue,first_interest, settlement,rate,par,frequency, basis)参数:Issue 为有价证券的发行日,First_interest 是证券的起息日,Settlement 是证券的成交日(即发行日之后证券卖给购买者的日期),Rate 为有价证券的
30、年息票利率,Par 为有价证券的票面价值(如果省略par,函数 ACCRINT 将par 看作$1000),Frequency 为年付息次数(如果按年支付,frequency = 1;按半年期支付,frequency = 2;按季支付,frequency = 4)。2.ACCRINTM用途:返回到期一次性付息有价证券的应计利息。语法:ACCRINTM(issue,maturity,rate, par,basis)参数:Issue 为有价证券的发行日,Maturity 为有价证券的到期日,Rate 为有价证券的年息票利率,Par 为有价证券的票面价值,Basis 为日计数基准类型(0 或省略时为
31、30/360,1为实际天数/实际天数,2 为实际天数/360,3 为实际天数/365,4 为欧洲30/360)。3.AMORDEGRC用途:返回每个会计期间的折旧值。语法:AMORDEGRC(cost,date_purchased,first_period,salvage,period,rate,basis)参数:Cost 为资产原值,Date_purchased 为购入资产的日期,First_period 为第一个期间结束时的日期,Salvage为资产在使用寿命结束时的残值,Period 是期间,Rate 为折旧率,Basis 是所使用的年基准(0 或省略时为360 天,1 为实际天数,3 为一年365 天,4 为一年 360 天)。4.AMORLINC用途:返回每个会计期间的折旧值,该函数为法国会计系统提供。如果某项资产是在会计期间内购入的,则按线性折旧法计算。语法:AMORLINC(cost,date_purchased,first_period,salvage,period,rate,basis)参数:Date_purchased 为购入资产的日期,First_period为第一个期间结束时的日期,Salvage 为资产在使用寿命结束时的残值,Period 为期间,Ra
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