连锁流程.docx

1、连锁流程编号 1. 新商品引进流程起草人：项目组 起草日期：2004年7月01日审批人：杨沂城 审批日期：2004年7月20日修改版： 1 修改日期：2007年6月12日 发放范围：各采购部；各直营门店；九州商业大厦总经理；连锁超市公司总经理、集团总会计师、集团总经理 生效日期：自2007年06月25日起1.1. 新品引进条件1. 各采购经理负责分管商品种类的销售额、毛利额、库存周转等指标，新品引进应以完成和超额完成以上指标为前提；2. 新品引进以主管商品类别为依据，杜绝“谁开发谁经营”的做法，各采购经理不能引进其他采购经理分管类别的商品；3. 在引进新品时，采购经理对供应商的合法性负全责。1

2、.2. 新品引进的主要范围1. 应季的新商品2. 传媒大力推荐的新商品3. 更新换代的商品4. 突出地方特色的商品5. 节日或重大事件有关的商品6. 顾客提出的有代表性的商品7. 自有品牌开发、设计的商品8. 供应商上门推荐的商品9. 展览、展销会上的新品10. 竞争对手引进的新品1.3. 引进新品应具备的条件1. 正确的进货渠道：采购经理必须选择符合国家法律规定的供应商。采购经理在选择供应商时应遵循减少中间环节的原则，优先选择直接生产厂家或中间环节少的供应商；2. 正确的商品：九州连锁超市公司销售的商品必须符合与该商品有关的国际标准、国家标准、地方标准和九州连锁超市公司的收货标准；3. 正确

3、的时间：在九州连锁超市公司销售的商品按照季节性要求遵循早进早出的原则；4. 正确的数量：在九州连锁超市公司销售的商品应货架陈列丰满，货源储备充足，且又不超过库存规定；5. 正确的价格：九州连锁超市公司的敏感商品应在全市最低价；非敏感商品合理定价，以获取最大限度的毛利；6. 正确的地点：引进的新品，采购部提前向门店下达新品通知单，以保证新品的陈列位置，检验新品的适销性。1.4. 新品的提出1. 供应商携样品、相关证件和相关采购员进行初次洽谈，洽谈结果及时向采购经理汇报; 2. 采购经理根据公司新品引进入场标准确定是否进一步和供应商洽谈，并安排人员进行再次洽谈;3. 由采购经理安排人员进行市调，并

4、形成市调报告，由采购经理初步审查确定;4. 采购经理审查、确定引进新品，并填写新品引进申请单和供应商信息登记表，报新品委员会研究;5. 经理在报批新品时应向新品委员会出示样品和产品相关的合法性文件，所报批样品和需退供应商的相关文件采购经理负责退还供应商，公司不保留样品；6. 新品委员会开会研究采购经理报批的申请单，是否同意合作条款，如确定引进由新品委员会委员签字确认后返回采购部，由采购经理与供应商签定商品购销合同；如不确定返回采购部继续洽谈；反之由采购部通知供应商;7. 采购经理安排有关人员填写合同信息表，报总经理审核签字确认；8. 采购经理负责确定首批订货量和送货日期；9. 采购人员将供应商

5、信息、合同信息、新品引进申请单交录入中心录入;10. 录入中心负责录入合同信息、商品信息;财务中心负责录入供应商信息。11. 采购部在系统中给新品下商品订单前，按照实际的送货方式，在配送中心系统中将商品的属性修改为统购直入或统购统配；12. 一进一出原则：将确定各级商品的数量，新品引进应严格遵循这一原则；13. 新品引进前，采购经理通知门店对淘汰商品的处理意见，并在确保淘汰商品基本处理完毕后引进新品；14. 如淘汰商品导致淘汰供应商，采购经理应提前通知财务部，以便财务部结清账款；15. 在采购部下新品订单时，录入商品订单中的新品订单,并通知相关部门和门店，以便收货部门多加留意，同时销售部门为新

6、品预留出位置；16. 采购经理应密切关注新品是否及时上架销售，销售额、毛利、库存周转情况；17. 采购助理和自营门店根据销售情况及时补货。1.5. 新商品的配送1、采购部根据各门店的情况，打印一式两联的要货单，并在备注栏注明新商品。一联留存，一联送录入中心录入主管；2、直达门店的新商品，采购部直接录入商品订单，订单类型：统购直入的新品订单，根据门店实际情况选择所要引进新品的门店，再通知门店予以接收。编号 2. 商品续订货流程 起草人：项目组 起草日期：2004年7月01日审批人：杨沂城 审批日期：2004年7月20日修改版： 1 修改日期：2007年6月12日发放范围：各直营门店；配送中心；各

7、采购部；财务中心；九州商业大厦总经理；连锁超市公司总经理；集团总会计师；集团总经理 生效日期：自2007年06月25日起2.1. 商品续订1. 公司新商品的引进由采购经理按新品引进流程操作；2. 新品引进后和现有商品的续订货是公司经营的重要环节。续订货不及时将导致商品断货，严重影响销售额。过多的续订货会拉长库存周转天数，占压资金和空间。2.2. 商品续订条件1. 配送中心的续订货由采购助理填写商品订单，交采购经理签字确认后，采购员在电脑系统中下订货单并审核生效；大厦超市、自营门店的补货由大厦超市经理、自营门店店长负责，通过电脑系统向连锁总部上传要货单；2. 采购经理和采购助理需先确定分管各商品

8、类别，单品目前的库存周数，制定类别和各单品的目标库存周数（用数量换算成周数）。低于此周数的补齐，高于此周数的退货或采取其他方式处理；3. 各采购部接到收货部、配送中心的要货单后，马上组织进货。2.3. 商品续订程序1. 采购助理每周至少核对一次自己负责商品的库存周数，低于目标周数时下订货单，在下订货单时要考虑到供应商的送货周期。订货单通过传真发给供应商，通过电脑系统传递到收货部门；2. 大厦超市和自营门店需先确定目前各类商品的库存周数，然后确定各类和各种单品的合理库存周数，而后按合理的库存周数通过电脑系统向配送中心下要货单；3. 采购经理将不继续销售的商品在所有门店清理完毕后，在连锁配送中心模

9、块中将商品“业务停用”、“财务停用”栏打“”，打“”的商品采购助理和门店均不准再订货或补货；4. 负责下永续订单的采购助理，每周五在电脑中下好下一周的永续订单，订货数量为周平均销售额另加10%；5. 采购助理确定续订数量时，要考虑到季节、节假日、促销、特殊事件等因素；6. 订货单上的内容应为目前电脑订单的内容加上送货日期。2.4. 续订权限1. 5万元（含）以下的补货订单，需采购经理批准；2. 5万元以上的补货订单，需总经理批准（电脑审批）；3. 配送中心提出的超过正常库存周数的要货单，需连锁超市公司总经理批准。编号 3. 滞销品淘汰流程起草人：项目组 起草日期：2004年7月01日审批人：杨

10、沂城 审批日期：2004年7月20日修改版：1 修改日期：2007年6月12日 发放范围：连锁超市公司各门店；配送中心；财务中心；各采购部；九州商业大厦总经理；连锁超市公司总经理；集团总会计师；集团总经理 生效日期：自2007年06月25日起1. 滞销商品占压资金和空间，严重影响销售额、毛利和库存周转，严重损害公司利益2. 采购经理至少每周看一次畅滞销商品销售报表，了解滞销商品情况；3. 发现的滞销品要及时提出处理意见，报总经理批准后及时淘汰；4. “一进一出”不等于“一出一进”，淘汰滞销品的同时不一定就要有新商品引进；5. 连锁公司超市总经理至少每周看一次畅滞销商品销售报表，督促采购经理及时

11、淘汰滞销品；6. 淘汰滞销品时如导致淘汰供应商，通知财务部，以便做好账款结算工作；7. 采购部淘汰滞销品时配送的商品由采购部将门店退货申请单引为退货通知单，门店引退货通知单做退货单，直达门店的商品由门店做退货单，并督促供应商尽快将退货提走。如供应商提走退货，相关采购部将淘汰的商品信息封存（在连锁配送中心模块中将商品“业务停用”、“财务停用”栏打“”）。编号 4. 商品定价、改价流程起草人：项目组 起草日期：2004年7月01日审批人：杨沂城 审批日期：2004年7月20日修改版：1 修改日期：2007年6月12日 发放范围：大厦超市、收货部；各自营门店；各采购部；集团信息中心；九州商业大厦总经

12、理；连锁超市公司总经理；集团总会计师；集团总经理 生效日期：自2007年06月25日起4.1. 商品定价1. 采购经理对公司下达的毛利额指标负责；2. 各采购经理应将销售额、毛利率分解到大、中、小类和单品，然后根据商品成本定出销售价格。生鲜采购经理在定价时，应充分考虑到水损、弃货、包材等因素。采购经理定价时采用倒扣法计算商品的售价。计算公式为：售价=商品成本/（1毛利率）；3. 分解后的单品毛利率和销售比例相乘之和产生综合毛利率；4. 综合毛利率不能低于公司下达的毛利率指标；5. 各采购经理应有所负责商品的价格敏感商品清单；6. 敏感商品应根据市调结果保持全市最低价，以保持九州集团的低价形象；

13、7. 非敏感商品和价值高、周转慢的商品宜确定较高毛利率，以为公司赚取最大毛利额；8. 采购经理负责确定所负责商品的销售价格；9. 供应商年终返利计入商品毛利。4.2. 商品改价1. 敏感商品改价由采购经理根据市调情况和卖场申请及时调整；2. 促销商品改价报总经理审批；3. 低于成本进价销售的商品价格由总经理审批；4. 过季处理商品和其他降价处理商品如低于成本价销售，由总经理审批。4.3. 商品改价操作程序1. 非特殊情况的变价：（1）由连锁超市公司采购部在变价生效日期前两天制作手工变价单，经相关领导签字后，传给录入中心。（2）录入中心在变价生效日期前把变价信息录入微机系统。各门店于当日营业结束

14、后自动下载通讯数据；2. 紧急变价由采购部门通知有关部门做好变价准备，在系统中录入变价后立刻通知到门店，门店及时手工下载数据；3. 促销变价按第一条操作。促销结束时，店内换回原价签，原价格生效。编号 5. 配送中心收货流程 起草人：项目组 起草日期：2004年7月01日审批人：杨沂城 审批日期：2004年7月20日修改版：1 修改日期：2007年6月12日 发放范围：配送中心；集团财务中心；连锁超市公司各采购部、连锁超市公司总经理、总会计师；集团总经理 生效日期：自2007年06月25日起5.1. 收货条件1. 九州连锁超市公司的电脑商品订货单是向供应商订货的唯一凭证;2. 采购人员在电脑中下

15、完订单后，以传真形式发给供应商，或将订单打印当面交供应商如预付货款的,采购部在订货单右上角填写“预付款”字样;3. 供应商应严格按照订货单规定的日期送货（特殊情况可提前一天或拖后一天）。除此之外九州集团有拒收货物的权利;4. 九州连锁超市公司的商品验收单与供应商发货单随货同行联(或供应商供货的原始单据)是供应商对帐的原始依据;5. 一张订单上的商品供应商不能分批送货;6. 配送中心不接收供应商的发票;7. 九州连锁超市公司配送中心的收货时间为：8：00至17：00。5.2. 正常收货1. 供应商送货到达配送中心收货部后，送货人将九州集团的已生效订货单交给录入中心;2. 录入员进入南京唐诚MIS

16、系统订单查询界面，键入订货单号，核对电脑中是否已有此订单并且已生效;3. 如有该订单并且已生效,录入员在订单上或订单传真件上签字确认后交收货主管;4. 收货主管接到录入员签字后的订货单，将订货单和供应商发货单交收货员，收货员通知供应商卸货;5. 供应商将货物整齐的码放在收货区，收货员至少清点货物两遍。其中箱装商品的开箱抽查应至少在10%以上，检查商品品种是否同订货单和供应商发货单一致，多出的拒收。并检查商品规格、型号、质量和保质期，食品超过保质期五分之一以上的，不予收货。检查完成后，收货员在订货单实收数量一栏填写实收数量，将货物拉入库房内待处理商品区，然后在订货单上签字、盖章和供应商发货单一起

17、交录入中心;6. 录入员接到手续完备（有实收数量并盖章、签字）的订货单和供应商发货单后，录入员键入订货单号，自动生成验收单。察看实收数量栏，如果实收数量与订货数量、供应商发货单数量相符，打印出一式二联验收单，经收货主管核对签字、盖章后，交录入员审核，将红联交供应商，供应商离去;7. 如果实际收货数量与订货数量不符，收货录入员修改电脑中的验收单数量与供应商发货单数量相符，打印出一式二联验收单，收货主管核对签字、盖章后，交录入员审核，将红联交供应商，供应商离去;8. 如订单上注明“预付款”的，应将验收单黄联由录入员次日上午10：00前交相关采购部;9. 收货员回来后，用POS扫描商品条码。没有问题

18、的商品，将商品整齐码放在指定货位;10. 第二天上午10：00前，收货录入员将前一天的收货汇总单打出，同供应商交来的发货单和带有实收数量的订货单、验收单的白联，按编号顺序整理好后，交录入审核员;11. 如发现录入有错误，录入审核员填写收货错误更正申请单，经配送中心经理签字批准后，冲账更改收货错误，打印出一联（白联）冲账验收单。将订货单、验收单白联和冲账验收单白联捏对。12. 录入审核员将收货录入员交来的单据按验收单白联、带有实收数量的订货单、供应商发货单随货同行联的顺序，同进按日期先后、单号先后的顺序进行整理装订成册，每月可根据单据多少装订一册或多册，每册的第一页为本册的收货汇总单。装订好的单

19、据应保存好，并于年终结帐后10日内送交集团财务中心存档。5.3. 特殊情况的处理5.3.1. POS机无法识别条码的商品处理1. 如遇POS机无法识别的商品，收货员应将此商品放在“待处理商品区”，贴上“待处理商品，勿进入货位”标识。通知配送中心经理，配送中心经理通知录入中心录入审核员解决;2. 如果需贴店内码，收货员填写店内码打印申请单，由配送中心经理签字后打印;3. 贴好店内码后的商品由收货员拉到指定货位，整齐码放;4. 需要供应商贴店内码的商品，按店内码使用管理办法办理，供应商送货时应已贴好店内码，配送中心按正常收货流程收货;5. 如需接收铁路和汽车零担货物，由业务部门办理提货，配送中心按

20、正常收货程序办理。5.3.2. 非正常收货的处理1. 收货员禁止接收超过订单数量和种类以外的商品;2. 实际到货数量如低于订单订货数量的50%，由配送中心经理决定是否收货;3. 无订单商品的收货a) 如供应商送货时无订单，配送中心无权收货，需通知相关采购经理。采购经理如想收货，需经连锁超市公司总经理书面批准。凭书面批准单补下订单，然后将订货单打出交供应商送货驾驶员;b) 配送中心在查询到电脑订单后按正式流程收货;c) 采购经理携现金采购的商品，按无订单商品流程办理;4. 需分量包装和重新包装的商品配送中心在接收商品后，对于需要分量包装和重新包装的商品，必须在配送中心包装成销售单位后，再配送到各

21、门店销售。编号 6. 配送中心配送流程起草人：项目组 起草日期：2004年7月01日审批人：杨沂城 审批日期：2004年7月20日修改版：2 修改日期：2007年6月12日发放范围：大厦超市收货部；各自营门店；配送中心；采购中心；集团财务中心；集团企管中心；集团信息中心；九州商业大厦总经理；连锁超市公司总经理；集团总会计师；集团总经理 生效日期：自2007年06月25日起6.1. 补货申请1. 门店通过销售分析及货架存货量，确定合理的OPL参数及库存天数（一般为3周销售量，重大节日除外），系统自动生成要货单，主管审核后根据实际情况进行调整，然后执行要货单。2. 各门店根据各自的具体情况可以按商

22、品的大类、中类、小类自动生成要货单。6.2. 配送时间1. 大厦超市星期一、三、五；各门店星期二、四、六；总店每天下午2:30;2. 直达门店的日化商品每星期一、五采购下订单（大厦超市星期一、三、五）。6.3. 配送准备1 录入中心每天早上引门店要货单，自动生成配送单。2 录入员打印一式二联的商品配送单，收货主管在二联配送单上签字，一联配送单交收货员备货;3 配送中心设置库存量的上下限，库存不足时系统自动生成商品订货单；4 收货员按配送单将商品备好后，按指定区域码放在集货区，需出库时将货物推到出货门口；5 收货员将二联配送单交出库审核员，出库审核员和送货驾驶员共同逐项商品点数，确认无误后二人共

23、同签字，出库审核员留存配送单白联后放行货物；6.4. 配送流程1. 送货驾驶员携配送单红联到商厦找收货部收货员，到自营门店找收退货联系人，商厦收货部/门店收退货联系人收货并经门店录入员引配送单为验收单后在配送单红联上签收，将配送单红联退送货驾驶员；2. 如有差异，商厦收货部/门店在配送单上更改，签上实收数量。商厦收货部/门店及送货驾驶员共同签字，门店录入员引原配送单为验收单，同时打印两联退总部配送单，数量为未到货数量,商厦收货部/门店及送货驾驶员共同签字，经签字后的退总部配送单及配送单红联交送货驾驶员带回配送中心。3. 送货驾驶员在送货时应同时拉回退货（必须附门店打印的退总部配送单）；4 每天

24、下班前，送货驾驶员将配送单红联、退总部配送单交给储运部主管,由其负责组织人员将配送单白联与配送单红联核实捏对，按日期汇总整理后装订成册，每月可根据单据多少装订一册或多册，每册的第一页为本册的汇总单。装订好的单据应保存好，备查。5、每天下班前，由录入中心协助储运部主管查看门店系统内的“总部配送门店未验收汇总报表”，以确认所有总部配送单均已被门店引为门店验收单。 如发现有未引入的，储运部应在24小时之内及时通知门店引入。6、送货驾驶员拉回的退货由储运部主管组织人员按自营门店向配送中心退货流程执行。编号 7. 配送中心对总店配送流程起草人：项目组 起草日期：2004年7月01日审批人：杨沂城 审批日

25、期：2004年7月20日修改版： 1 修改日期：2007年6月12日 发放范围：总店；配送中心；集团财务中心；各采购部；连锁超市公司总经理；集团总会计师；集团总经理 生效日期：自2007年06月25日起1. 收货录入员每天按总店传来的要货单生成并打印两次配送单（上午10：00前，下午15：00前）；2. 收货主管在二联配送单上签字，将二联配送单交收货员备货；3. 如部分无货收货部主管手工填写缺断货通知单，一式三联，收货部主管留存一联，第二联交相关采购，第三联同配送单一起交门店；4. 收货员按配送单将商品备好后，按指定区域码放在集货区，需出库时将货物推到出货门口；5. 收货员将二联配送单交出库审

26、核员，出库审核员和总店收退货联系人共同逐项商品点数，确认无误后二人共同签字，出库审核员留存配送白红联后放行货物，总店收退货联系人根据配送单红联回店内引总配送单为门店验收单。6、 每天下班前，由录入中心协助储运部主管查看门店系统内的“总部配送门店未验收汇总报表”，以确认所有总部配送单均已被门店引为门店验收单。 如发现有未引入的，储运部应在24小时之内通知门店引入。如经通知门店仍未引入，由此产生的损失由门店收退货联系人承担，店长负失查责任。7、每天下班前，储运部主管负责组织人员将配送单白联，按日期汇总整理后保存，月末装订成册，每月可根据单据多少装订一册或多册，每册的第一页为本册的汇总单。装订好的单

27、据应保存好，备查。编号 8. 配送中心批发流程起草人：项目组 起草日期：2004年7月01日审批人：杨沂城 审批日期：2004年7月20日修改版： 2 修改日期：2007年6月12日 发放范围：配送中心；批发中心；集团财务中心；企管中心；各采购部；连锁超市公司总经理；总会计师；集团总经理 生效日期：自2007年06月25日起1. 批发客户与批发中心相关人员洽谈批发相关事宜，确定批发商品和批发价格；2. 批发中心填写批发客户信息表和售货单，交批发中心主管签字确认；3. 批发中心主管签字确认后，由批发人员将批发客户信息表和售货单交录入员录入系统，录入员打印六联连锁系统批发单交批发人员签字确认后交收

28、银员收款；4. 批发客户现款结算的4.1收银员在批发六联单上盖“现金收讫”章，将批发单提货联、随货同行联、发票冲单联、结算联交顾客；将记帐联交会计；留存存根联。4.2收银主管根据存根联在电脑中作批发结算单；5. 批发客户赊欠货款的5.1由业务经理同客户签定延期付款协议，协议中应明确帐期；5.2收银员根据延期付款协议在六联批发单上盖“转讫”章，存根联、结算联留存，其他联次传递同上；5.3业务人员根据协议中的帐期及时向客户索要欠款，到收款处领取批发单存根联、结算联时，填写批发结算联领取单（汇总填写）后取走单据；5.4业务人员要回货款后将货款、批发单存根联交收银员，并在批发结算联领取单上销帐。5.5

29、收银主管根据批发单存根联在电脑中作批发结算单；5.6业务公司主管每月月末同财务挂帐的应收帐款核对；6. 批发客户凭批发单提货联来配送中心提货，并向收货主管出示批发单提货联；7. 收货主管收回批发单提货联，并审核各种手续齐全无误后，安排收货员备货；8. 收货员备好货后，将货推到出货门口；9. 出库审核员按提货联上各种商品逐一点数，如一张连锁系统批发单上的商品过多，需多次出货，出库审核员需在记录本上记录每次出货数量，最后加总同连锁系统批发单上的数量核对无误后签字确认；10. 出库审核员在商品出库后将批发单提货联在电脑中作“实物审核”，确定商品已出库，否则按外欠处理。编号 9. 批发中心收银流程起草

30、人：项目组 起草日期：2004年7月01日审批人：杨沂城 审批日期：2004年7月20日修改版：1 修改日期：2007年6月13日发放范围：配送中心；批发中心；集团财务中心；连锁超市公司总经理；集团总会计师；集团总经理 生效日期：自2007年06月25日起1下午下班前收银员数好班内收到的钱款后，扣除备用金，即为应交金额。填写银行交款单，同钱款、票据一并装入收银袋，锁进金库；2第二天早晨上班，只取出备用金零钱准备工作；3下午两点银行来取钱时，收银员将钱款交银行人员，收回银行交款单交收银主管同电脑核对，填写销售日报表，每周二、五、月底结帐前由批发中心收银主管同其他票据一并交财务中心；4、如所收款项

31、中有支票、汇票等银行票据的，批发中心收银主管应在收到票据后24小时之内交财务中心，以免票据过期造成损失；5如有差异，收银负责人填写收银员长短款表，一并交集团财务中心；6收银负责人查出哪个收银员长短款，通知收银员长短款数，让其回忆原因；7如短款无法找回，按公司规定处理。编号 10. 配送中心向供应商退货流程起草人：项目组 起草日期：2004年7月01日审批人：杨沂城 审批日期：2004年7月20日修改版：2 修改日期：2007年6月12日发放范围：大厦超市、收货部；各自营门店；配送中心；各采购经理；连锁超市公司总经理；财务中心；信息中心；企管中心；九州商业大厦总经理；总会计师；集团总经理 生效日期：自2007年06月25日起10.1.退货条件1采购部进入唐诚商业MIS连锁总部系统录入退货通知单（并注明退货日期），并通过传真或当面交给供应商；2. 电脑已生效退货单是向供应商退货和与供应商对帐的唯一凭证。10.2.退货程序1.