技术文件及资料管理办法.docx

1、技术文件及资料管理办法技术文件及资料管理规定编制/时间审核/时间批准/时间1范围本文件规定了技术文件资料的定义、分类、发放、借阅、更改、回收和归档 管理，适用于公司所有产品的技术文件/资料（包括纸质和电子文档）管理。2规范性引用文件下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款，凡是注日期的 引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本标 准。然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。 凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。技术文件审签程序技术资料更改细则技术资料的鉴定与销毁技术资料安全保密制度电子图档资料控制程序关于技术文件用章

2、的规定技术通知书编写规定3定义3.1技术文件资料：指产品在设计开发过程、生产制造过程的技术管理中形 成的纸质/电子文档的图样和文字资料。3.2技术档案资料：经评审鉴定的产品设计开发和生产制造过程形成的纸质 /电子文档技术文件资料。3.3技术图样资料：指产品在设计开发、试生产和生产过程中绘制的（包括 产品总成、零部件及工艺工装设施等）用于产品制造、检验所必需的结构尺寸、 数据和技术要求图样文件。包括：产品图样、过程控制图样资料等。3.4产品图样：陈述产品结构、使用功能、技术参数、质量标准等要求的图 样文件。包括：总成装配图、零部件总成图、零件图等。3.5过程控制图样：民品过程控制图样指产品及其零

3、部件生产制造过程的过 程流程控制图样文件。包括：产品毛坯图、控制计划、作业指导书、作业 要领书、标准作业书和工装图样等；产品过程控制图样指产品其零部件生产 制造过程的工艺资料和工装图样等。3.6技术文字资料：指产品在设计开发、生产制造过程中形成的文字分析、 数据表格资料。包括：产品设计开发过程、生产制造过程管理中形成的所有文字 资料。4职责4.1技术中心负责产品的技术（图样）资料、标准、技术文字资料（包括纸 质和电子文档）的制作、发放、更改、回收和归档的管理。4.1.1技术中心设计（技术）人员负责技术文件资料的编制、移交归档；负责 所归档技术资料符合标准的规定。4.1.2技术中心工程所技术人员

4、负责分管机加过程技术文件资料的编制、移 交归档；负责机加过程作业指导书的编制和管理。4.1. 3技术中心研发所技术人员负责分管过程装配技术文件资料的编制、移 交归档；负责装配过程作业指导书的编制和管理。4.1.4技术中心基础技术所负责标准的编制和发布。4.1. 5技术中心基础技术所负责归档技术图样资料和企业技术标准资料的 复印；负责技术文件资料的发放、回收、执行更改和存档保管及管理；负责接收 归档资料符合规定标准和完整性检查（如：资料图面大小、图号、页码、册号、 工序号等）。4.2承制单位（分厂技术质量处）负责作业要领书的编制、印制、发放、 更改和修订；负责工装（刀具、量具、夹具、辅具）的改进

5、设计；负责本单位技 术文件资料的管理。4.3 B公司负责产品技术资料的管理。4.4档案管理处负责技术档案资料的管理。5技术文件资料的分类5.1技术图样类5.1. 1产品图样：样机试制图样（S版产品图）、试生产图样（A版产品图）、 量产定型图样（B版产品图）、产品装置图和产品状态图及客户会签产品图等。5.1.2过程控制图样：坯件图、控制计划、作业指导书、作业要领书、 标准作业书和工装图样（刀具、量具、夹具、模具、辅具图）一一包括自制件工 装图、外购件工装图、供应商工装会签图等。5.2技术文字资料类5.2.1技术文字资料按过程分为三个阶段的文字资料，即产品设计和开发 阶段（策划与定义，概念设计、细

6、节设计、工程公差设计，产品验证、产品开发）、 试生产阶段和量产阶段。5.2.2产品设计开发阶段的文字资料。5.2. 2. 1需发放的文字资料：APQP计划、产品技术协议、零件（材料）清 单、产品特殊特性明细表、外购外协（配套件）件明细、采购件的同步开发试制 协议、试验报告、产品说明书等相关资料。5.2. 2. 2只需归档管理的文字资料：开发合同、产品策划方案、项目建议 书、项目评审报告、设计验算资料、DFMEA分析记录、试验/检验记录、试验大 纲、项目评审报告等相关资料。5.2.3 试生产阶段的文字资料。5. 2. 3. 1需发放的文字资料：过程设计开发策划方案、过程流程图、过程 特殊特性明细

7、表、工装明细等资料。5. 2. 3. 2只需归档管理的文字资料：PFMEA分析、过程设计开发评审资料、 评审报告、生产件批准资料和顾客/供应商技术交流记录等相关资料。5. 2. 4量产过程归档的文件资料。量产过程技术管理的文件资料：市场（用户）质量信息（打印邮件、传真）、 改进设计方案、改进分析（DFMEA/PFMEA分析和更新记录）、评审报告、改进试 验验证材料等相关资料，需发放相关单位执行的按技术资料发放要求移交归档 后，由基础技术所发放。6技术文件资料的移交归档和管理6.1归档技术文件资料的要求和归档规定6.1.1归档技术资料的要求6.1.1移交归档的技术文件资料必须符合各种图样文件、文

8、字资料的编制规 定和标准要求：字迹工整、图样清晰、审签手续符合Q/JZAG1503规定。6.1.2所移交归档的技术图样、文字资料的制作和书写应利于长期保存， 符合标准规定要求。6.1.3移交归档的电子文档技术图样应图像清晰、借助辅助设备易阅读并有简要文字说明。6.1.2技术文件资料的归档规定6.1. 2. 1技术图样类资料和需及时发放执行的技术文字资料，按 Q/JZAG1503规定审签齐全后及时向基础技术所办理移交归档。6.1.2.2只需归档管理的技术文字资料，由项目组按Q/JZAG1503规定审签 后自行保存，经项目阶段评审后及时向基础技术所办理移交归档。6.2技术文件资料的移交归档管理6.

9、2.1纸质产品图样的移交归档管理6. 2. 1. 1样机试制图样（S版产品图）的移交归档，由设计人员填写底 （白）图送交单（见附表二），注明制作份数和发放单位，交基础技术所管理人 员签收、登记、建帐、归档管理。6. 2.1.2试生产图样（A版产品图）是设计定型后的产品图样，按已形成 的整套底图移交归档，移交技术人员应填写底（白）图送交单，注明晒印份 数和发放单位，交基础技术所管理人员签收、登记、建帐、归档管理。6. 2.1.3量产定型图样（B版产品图）是生产定型后的图样，按试生产图 样（A版产品图）的移交归档要求执行。6.2.2纸质过程控制图样资料的移交归档管理6. 2. 2. 1形成底图的零

10、部件控制计划、总成装配控制计划、热表处 理控制计划等资料的移交归档，由移交技术人员填写底（白）图送交单, 注明晒印份数和发放单位，交基础技术所管理人员签收、登记、建帐、归档管理。6. 2. 2. 2产品设计开发阶段的试制工装图样的移交归档，由归档人填写底 （白）图送交单，注明份数及发放单位，交基础技术所管理人员签收、登记、 建帐、归档管理。6. 2. 2. 3设计定型和试生产后的工装图样资料（成套底图）的移交归档， 按试生产图样（A版产品图）文件资料的移交和归档要求执行。6. 2.3纸质产品更改许可书、技术管理通知书及附图的移交归档管理由设 计人员按Q/JZAG0347执行。6.2.4纸质技术

11、文字资料的移交归档管理6. 2. 4. 1产品设计开发阶段文字资料移交归档，经项目设计开发的阶段评 审后，由项目组负责人对设计开发阶段的文字资料整理后，填写移交资料清单（见 附录三），交基础技术所签收登记建帐，按产品/项目分类分阶段归档管理。6. 2. 4. 2试生产阶段文字资料的移交归档，经项目试生产确认评审后，由 项目组负责人对试生产阶段的文字资料整理后，按上述产品设计开发阶段文字资 料移交归档的要求执行。6. 2. 4. 3量产过程技术文件资料的移交归档，由主管技术人员按相关管理 程序处置确认后，按上述产品设计开发阶段文字资料移交归档要求交基础技术所 签收、登记、建帐，分产品类别归档管理

12、。6. 2. 4. 4作业要领书和标准作业书、工装图的更改、分析更新的记 录资料移交归档，由分厂技术质量处技术人员按上述要求分别向分厂资料室和技 术中心资料室移交签收、登记、建帐，分产品类别归档管理。6.2.5电子图档技术文件资料的移交归档管理电子图档技术文件资料的归档按Q/JZ G0363的归档要求执行。6.2.6技术标准文件资料的移交归档管理技术标准文件资料的归档由标准化员办理归档手续，交资料管理员签收、登 记建帐后归档管理。6. 2.7会签图样的移交归档管理会签图样由主管技术人员会签后交资料管理员签收、登记建帐后归档管 理。6.3归档技术文件资料的管理和档案移交6. 3. 1归档技术文件

13、资料的管理6. 3. 1. 1归档技术文件资料的管理，由基础技术所将接收的技术文件资料 按本标准第6.3.2条要求分类建帐，进柜存放管理。6. 3.1.2归档技术管理通知书及附图的管理，分别由基础技术所资料员和 分厂技术质量处资料员按产品和通知类别建帐、归档管理；设计人员也应分类建 帐保存。6. 3. 1. 3外来技术图样及文字资料的归档管理，根据外来文件管理办法 的规定按产品分类建帐、进柜存放管理。6. 3.2技术档案资料的形成和移交6. 3. 2. 1基础技术所归档的技术文件资料（包括图样资料和文字资料），经 项目阶段性评审后即自然形成技术档案资料。6. 3. 2. 2分厂技术质量处编制的

14、作业要领书经换版、分析记录经更新 和测绘的设备设施备件图、改进工装图等归档后也自然形成技术档案资料。6. 3. 2. 3经项目阶段性评审后，由项目组负责人保存的技术文字资料也自 然形成技术档案资料。自然形成的技术档案资料，由各项目负责人和各分厂技术 质量处整理后及时填写资料移交清单，分别交技术中心基础技术所签收登记 建帐，按产品/项目分类执行档案资料的管理。6. 3. 2. 4形成的技术档案资料在移交档案管理处前，由基础技术所、各分 厂技术质量处按档案资料相关管理制度进行档案资料整理、分类实施管理。6. 3. 2. 5产品开发项目资料经评审鉴定和各分厂技术质量处分类实施管理 的档案资料保存一年

15、后的技术档案资料应及时填写技术档案资料移交清单，将技 术档案资料交档案管理处管理。6. 3. 2. 6技术档案资料的管理，由档案管理处按相关档案资料管理制度执 行。6.4技术文件资料的复印6. 4.1技术文字资料的复印。需发放的技术文字资料由技术人员明确发放 单位和份数，由资料复印/打印人员复印后交资料管理员签收、登记、建帐发放。6.4.2技术图样资料的复印6. 4. 2. 1产品设计开发过程的试制图样及工装图样、试制过程控制计划等 资料，由基础技术所根据移交清单确定的发放份数复印，并做有效资料的确认标 识后登记建帐。6. 4. 2. 2归档的成套产品图样、工装图样、自制件制造过程控制计划、采

16、 购件控制计划（或作业指导书）资料的复印份数，由底图管理人员根据底图送 交单所填的份数和发放单位，填写晒图申请单（晒图申请单须经部门主 管领导批准），交晒图人员复印足够份数后交资料发放人员登记建帐。6. 4. 2. 3自制件作业指导书由工程所编制，填写底（白）图送交单 将电子版转发中心集中打印室打印/复印（打印一份、复印二份）。使用单位需增 加作业指导书发放份数，由使用单位申请，中心主管领导审批，做有效资料 的确认标识后登记建帐，申请书提交基础技术所存档。6. 4. 2. 4自制件作业要领书由各分厂技术质量处编制，编制人员填写底（白）图送交单后交各分厂资料管理人员打印/复印（彩色打印一份、复

17、印一份）后登记建帐。6.5技术文件资料的发放管理6. 5. 1产品图的发放。6. 5. 1. 1统一管理的整套产品图的正常发放范围：技术中心二份，装配承 制单位一份，采购配套部一份，品质管理部二份（其中成册一份，散装采购零件 验收用图一份）。6. 5.1.2统一发放，使用单位执行更改管理的整套产品图发放范围：经公 司总部批准发放的柳州变速器公司和成都A实业公司等（同时A独/合资公司生 产产品图的正常发放，有借用件的要按产品明细表成册发放）。6. 5. 1. 3采购零部件供应商用产品图的发放：a） 新开发产品采购零部件供应商用图的发放：由技术中心主管技术员按配 套件开发计划表或试制零部件开发协议

18、书要求，填写采购件技术资料发 放明细表作底（白图）送交单附件，基础技术所资料管理员按附件明细表 发采购配套部转发。b） 新增供应商的采购零部件图纸的发放：由技术中心主管技术人员根据采 购配套部新增供应商配套件开发计划表填写采购件技术资料发放明细表 后，交基础技术所资料管理员复印后发采购配套部转发。c） 供应商用产品图的换版：由采购配套部根据产品图换版技术管理通知 提出新版产品图的供应商明细并填写采购件技术资料发放明细表，经单位领 导审核、技术中心领导审定后，交技术中心基础技术所复印后发釆购配套部转发。 换版的旧产品图由采购配套部负责回收（15个工作日内）交技术中心基础技术 所资料室。6. 5.

19、1.4同一产品（零件）分别由两个单位承制时产品图的发放：由技术 中心产品主管技术人员根据生产计划通知出具技术管理通知书，明确产品名 称、件号，交基础技术所复印后发放。6.5.2样机试制图样的发放6. 5. 2. 1样机试制图样的发放：由技术中心基础技术所按样机试制图样送 交单的发放单位，加盖红色“试制”确认标识印章后，发技术中心试制试验所 （或试制承制单位）一份、采购配套部一份、品质管理部两份（其中成册一份， 散装釆购零件验收用图一份），基础技术所归档二份。6. 5. 2. 2供应商所需采购零部件试制图样的发放按6.5. 1.3条的规定执 行。6. 5.3工装（刀、夹、量、模、辅具等）图、坯件

20、图的发放。6. 5. 3. 1自制件自制工装图发放：自制工装使用单位一份、机具公司二份 （成册一份、散图一份）、品质管理部一份（其中量具图二份），基础技术所归档 一份。6. 5. 3. 2自制件自制工装经承制单位改进设计，各单位技术质量处发电子 档到技术中心进行底图打印。改进设计单位技术员完成底图审签并填写底（白） 图送交单后，交技术中心资料管理人员复印、登记、建帐后发：使用单位一份、 机具公司二份（成册一份、散图一份）、品质管理部一份（其中量具图二份），技 术中心基础技术所存档一份。6. 5. 3.3自制件采购工装图的管理和发放：自制件采购工装图由供应商设 计，经采购配套部转交技术中心。技术

21、中心统一建帐后发：技术中心资料室一份, 采购配套部二份，品质管理部一份。6. 5. 3. 4供应商提供的采购件量具图和坯件图（一式三份）的发放：由技 术中心主管技术人员审核会签（如多个供应商供同一产品，只能使用一个主管人 员确认设计最合理的供应商所提供的图样），基础技术所归档建帐后发品质管理 部、釆购配套部各一份，基础技术所存档一份。6. 5. 3. 5自制件坯件图按送交清单的发放单位：发品质管理部一份，采购 配套部（或制造部）和承制单位各一份，基础技术所归档两份。6. 5. 3. 6专用和通用工装目录发机具公司一份、承制单位一份，技术中心 基础技术所归档一份。6. 5. 3. 7热处理工装目

22、录发釆配部一份、承制单位一份，技术中心基础技 术所归档一份。6.5.4控制计划的发放6. 5. 4. 1装配控制计划的发放：装配控制计划发生产承制单位一份、 基础技术所两份。6. 5. 4. 2自制件机械加工、热表处理过程控制计划的发放：控制计划 发生产承制单位一份、基础技术所两份。6. 5. 4. 3采购件验收控制计划或作业指导书的发放：采购件验收 控制计划或作业指导书发品质管理部一份，技术中心基础技术所存档一 份。6.5.5作业指导书、作业要领书、标准作业书的发放6. 5. 5. 1作业指导书发放，由技术中心资料室根据技术员填写的底（白） 图送交单发放单位并加盖有效资料确认标识章后登记建帐

23、发放。承制单位两份（散装一份，成册一份）。6. 5. 5. 2热表处理作业指导书发承制单位二份。6. 5. 5. 3作业要领书、标准作业书的发放，由分厂资料管理员根据 技术员填写的发放要求（底（白）图送交单），加盖有效资料确认标识章后登 记建帐发放；分厂资料管理室成册一份，现场一份（散装彩色打印一份）。6. 5.6更改许可书、技术管理通知书及附图的发放6. 5. 6. 1产品更改许可书、技术管理通知书及附图的发放相关规定执行。6. 5. 6. 2作业要领书的更改许可书由分厂技术质量处（室）相关规定 程序执行，更改执行由分厂技术质量处（室）技术员执行。6. 5. 6. 3量产工装的更改由分厂技术

24、质量处（室）编制更改许可书，按技 术文件审签程序完成审签后交技术中心资料更改员执行更改。6. 5.7技术文字资料的发放管理6. 5. 7. 1 APQP计划等文字资料的发放，由基础技术所根据归档时的“资料 发放清单”明确的发放单位，执行签收确认发放。6. 5. 7. 2产品技术协议和采购件技术协议等文字资料的发放，由技术中心 基础技术所根据归档时的“资料发放清单”明确的发放单位，执行签收确认发放。6. 5. 7. 3技术会议纪要、产品（过程）特殊特性明细等文字资料，由技术 中心基础技术所按资料归档所列发放单位，执行签收确认发放。6.6技术文件资料的借阅管理。6. 6.1本公司人员因工作需要借阅

25、技术文件资料的，需办理资料借阅手续。 公司以外人员借阅需持单位介绍信经公司总部技术副总批准后，按批准范围查 阅。查阅资料不得将资料带出技术中心资料管理室。6.6.2借阅技术资料的人员应对所借资料负保管责任，不得损坏，不得随 意转借他人。6. 6.3技术资料不得带出公司以外区域，因公需要带出公司外的，需经总 部技术副总批准，携带人员应严格按照公司相关保密制度执行。6. 6.4技术资料借阅使用后应及时归还，连续借阅时间不得超过一个月。 对于超过一个月仍需继续使用的，借阅人员必须持借阅资料到中心基础技术所办 理续借手续。资料管理人员负责督促。6.6.5公司人员因工作调动、休假半月以上，必须将所借的全

26、部技术文件 资料归还技术资料室保管。6.7技术文件资料的回收管理6. 7. 1作废技术文件资料的回收管理6. 7. 1. 1新产品试制进入新阶段后，应立即将前阶段的试制技术资料回收, 并将前阶段的试制技术资料整理一份存档备查。同一产品（零件）的现场技术文 件资料必须是唯一有效版本。6. 7.1.2更换的技术图样、文字资料，按更改通知书的要求将其需更换的 资料全数收回，并在技术资料变更帐上记录“旧图已收回换下的技术资料底 图应加盖“作废”确认标识章，按技术档案资料要求归档保管，无底图的技术图 纸资料加盖“作废确认标识章后存档一份。6.7.2停止生产的技术文件资料的回收管理。公司决定不再生产的产品

27、的 技术文件资料，根据生产计划通知要求，将不再生产的技术文件资料从各单位全 部收回，资料管理员注销发放台帐，整理一份完整的技术文件资料，填写档案移 交清单交档案管理处归档。6. 7.3零件生产承制单位变动的技术文件资料回收管理。6. 7. 3. 1原承制单位不再生产的产品（零件）调至其他单位生产的，将原 承制单位的技术文件资料收回，注销发放帐，重新建帐后发新承制单位。6. 7. 3. 2同一产品（零件）分别由两个单位承制时，停止生产后技术人员 根据生产计划出具回收技术资料的技术管理通知书，基础技术所及时（10个 工作日内）收回注销。6.8技术文件资料的交、接记录6.&1归档技术文件资料的交、接

28、记录规定6. 8.1.1所有技术文件资料的归档，必须有交接清单，并当面清点文件资 料数量后，完善签收手续。6. 8. 1.2资料管理人员负责归档交、接文件资料审签手续和审查文件资料 的完整性并监督责任。6.8.2领用技术文件资料的交、接记录规定6. 8. 2. 1技术文件资料发放时必须做发放台帐，接收单位领用人员签收确 认。6. 8. 2. 2技术文件资料收回时，必须注销发放台帐，收件人员签收确认。 6.9废旧技术文件资料的销毁管理6. 9.1需销毁的技术文件资料必须经过评审鉴定后销毁，技术文件资料的 鉴定与销毁按相关文件执行。6.9.2废旧技术文件资料的销毁，必须填写科技文件材料销毁清单，经

29、 主管领导批准后销毁。6.10技术文件资料的安全保密技术文件资料的安全保密要求按相关文件执行。6.11技术文件资料的归档保管和使用过程管理6.11.1技术文件资料的归档保管6.11.1.1归档的技术文件资料，资料保管员登记、建帐、发放，按档案管 理要求整理和管理，确保归档技术文件资料的完整性和账物的一致性。6.11.1.2技术文件资料的保管应按产品分类进柜存放，做到存放有序、存 放地整洁安全。6.11.1.3归档保管的技术文件资料，资料管理员按做好“防潮、防火、防 尘、防鼠、防损、防髙温”的“六防工作，时时保持库房的干净、整洁、通风。6.11.1.4需向外提供归档的技术文件资料，必须有上级主管

30、部门的调拨 单，并经主管领导批准后方可提供；技术人员外出工作需要带走的技术文件资料, 必须有主管领导批准的申请报告方可提供。6.11. 1.5归档保管的技术文件资料，管理人员不得擅自将资料带出基础技 术所外和外借。6.11.2技术文件资料的使用过程管理6. 11.2. 1技术文件资料的使用单位和个人，应确保文件资料的完整和清 洁；整套成册的技术文件资料未经批准，使用单位和个人不得擅自拆分。6.11.2.2技术文件资料的使用单位和个人，对使用过程的技术文件资料应 妥善保管，不得损坏和涂改。6.11.2.3使用过程的技术文件资料不得转借和遗失，发现技术文件资料的 遗失应立即报告，由责任单位写出遗失原因报告，经公司保密委员会审批，有关 人员审查核实后处理。6.12借阅技术文件资料的保管要求6. 12. 1借阅的技术文件资料，借阅人应妥善保管，确保资料完好，不得随 意拆散、涂改和转借他人。6. 12. 2资料管理人员对发放和借出的技术文件资料应随时进行监督检查。6.13技术文件资料的有效确认标识管理6. 13. 1未盖“作废标识章的蓝图技术文件资料为有效技术文件资料。6. 13.2样件试制产品图和试制控制计划等技术文件资料的确认标识是 加盖红色“试制”确认印章为有效。6. 13.3技术管理通知书确认标识是加盖红色“行政印章，作业指导书 和作业要领书的确认标识是加盖红色有效资料”印章。