会所收费管理方案.docx

1、会所收费管理方案轩宇园员管理系统介绍轩宇园管理系统是一套功能强大的会员管理软件（会员卡管理系统，客户管理系统），软件将会员消费，会员基本信息，以及各种查询统计等紧密结合起来，操作简单方便，界面美观大方，能满足如销售、汽修、餐饮、美容、旅游服务等行业进行会员制管理、会员卡管理、会员积分管理、会员消费管理的需求，科学的管理方法会给您带来无限的效益，轩宇园管理软件(会员卡管理软件)是您明智的选择。一、 系统简界1.1、 功能特点会员消费: 对会员消费情况进行录入，包括会员的消费和商品的消费;自动完成累计积分,升级,消费打折。并可实现对会员基本信息的导出,条件查询等,也可以根据积分实现会员兑换商品的录

2、入。会员管理:管理会员的基本信息如：会员卡的发放,续费，换卡,挂失,解挂,退卡,关联,转帐等功能。并可根据会员卡上的基本信息实现过滤查询,及对所查询出来的结果进行报表打印;事件提醒: 提供多种提醒功能，如每周提醒，每月提醒、一次性提醒、每年提醒等,并且提供提醒内容的过滤查询,及其删除修改;统计报表: 强大的统计查询功能，包括会员基本情况统计,会员消费情况统计,会员卡充值统计,会员消费商品统计,会员兑换商品统计,商品库存信息统计,会员卡消费跟踪,商品消费统计等.并支持导出到EXCEL,打印等功能。会员卡设置:支持会员折扣卡和储值卡，包括会员等级的设置,会员优惠方式的设置.可以根据自己的需要设置不

3、同的优惠方式，灵活简单。商品管理: 一个通用的商品设置模块，可以用于不同行业的用户。包括商品信息的添加,删除,修改;商品类别的添加,删除,修改,能兑换商品的添加,删除,修改等;系统设置:系统的核心模块.包括:系统数据的初始化,备份/恢复设置(备份路径,添加备份,恢复备份等);管理员的设置(添加,删除,修改操作员的密码,权限.等);使用单位设置(记录使用单位的基本信息);其它设置:对管理员设置不同的权限，小票打印机设置1.2 硬件要求:计算机硬件在586等级以上. 2、 软件要求操作系统为中文WIN2000,WINXP3、 装有microsoft数据库驱动程序 4、 屏幕分辨率800X600以上

4、.1.3 硬件支持:打印机支持POS58，POS76等热敏小票打印机器，支持各型号针打和票据打印机2、钱箱 支持通过RJ45口连接小票打印机的钱箱3、刷卡设备支持无须驱动支持所有磁卡，条码卡，ID卡的刷卡设备。注:在第一次使用此软件前,请先初始化数据库;方法:系统维护-数据初始化;(如下图);二、 软件功能说明:1. 软件登录登录系统时,要求输入用户名和密码,当用户输入密码三次不正确后.系统自动离开.(初始用户名:admin,初始密码:admin),建议用户在登录系统后先进行修改密码操作.登录界面如下:图12系统主界面：用户成功登录后,进入系统主界面. 如下所示:图22.0系统维护:2.0.1

5、:点击”系统维护”下的”数据初始化”,打开清理数据对话框;A:初始化数据库页面:图3图4B:数据清理页面:选择中想要清理的数据表,点击”清理数据”,则系统将清理用户所选的数据表.2.0.2:点击”系统维护”下的”卡号导入”,打开卡号导入对话框(如图5所示);图5选择供应商提供的会员卡号文件(.txt格式);点击确定即可实现卡号导入操作;2.0.3:点击”系统维护”下的”卡号导出”,打开卡号导出对话框(如图6所示);选择将要导出的文件路径(.txt格式);点击确定即可实现卡号导出操作;图6 2.1、系统设置： 在系统设置中可分为管理员设置、会员卡设置、备份设置、商品设置、使用单位设置,通讯设置六

6、部分内容2.1.1、管理员设置可通过点击系统设置-管理员设置打开管理员设置对话框.打开后默认为添加用户操作;A、修改用户密码操作员在成功登录后，可通过此项功能实现修改自已登陆密码。此时的用户姓名和权限授予都为灰色不可用.在修改密码时必须输入原来的密码。输入新密码时需输入两遍，以防止输入有误。修改完成后点击确认提交即可。界面如下:图7B、添加用户:通过此按钮可以增加合法使用本系统的操作员。当前系统用户区域里列出当前已成为本系统合法使用者的用户资料.可在添加用户区内输入用户的姓名,密码,确认密码.及该用户的权限,若两次输入密码不一致,则不能提交确认.，输入完毕后可通过单击“确认”按钮提交。界面如下

7、：图8C、删除用户:具有管理员设置权限的操作员可以通过删除用户此按钮来删除选择的操作员,注:用户名:admin为系统默认用户,不能删除;2.1.2、会员卡设置可通过点击系统设置-会员卡设置打开会员卡设置对话框;界面如下:图9A. 会员等级设置:主要是设置会员级别，打折率和该级别积分的区间(图6)。当操作员在添加会员时,选择此卡根据积分自动升级复选框时,那么会员持卡消费时,系统会根据会员的消费金额自动为该会员积分，达到一定的积分会自动升级会员级别,不同级别的会员卡所对应的折扣也不同. 折扣率和积分区间输入不正确时,不能确定修改.卡等级添加:图10卡等级修改:图7卡等级删除:若在系统中没有数据使用

8、该等级的话,则可删除.注:积分上限与下限添写规则:积分上限是在上一卡等级的积分下限基础之上加上1.以此类推.(例如图9所示);B 优惠方式设置: 点击优惠方式设置区域里的添加打开优惠方式添加对话框.如下所示:图11注:此功能只针对储值卡时才有效;卡的优惠方式可以分为存款优惠和消费金额转现金(如图11)。a. 存款优惠:实际存款等于:所付的金额乘以优惠率。例如：卡号为10000000的会员是储值卡，优惠方式是存款优惠，优惠率是1.2，该会员充值时交了100元，那么该卡内的金额为100X1.2=120元。b. 消费金额转现金可以根据自己的实际情况设置一次性消费多少元，转换多少金额给会员。会员在消费

9、时系统会根据会员的消费金额的多少来自动转换相对应的现金.如:卡10000000的会员是储值卡,优惠方式是消费金额转现金,优惠额是:消费金额50元转换现金5元.则当该会员一次性消费够50元时,则系统自动转换现金5元到会员的储值卡里. 优惠方式删除:此功能将删除列表内所选的数据.若所选择的优惠方式在系统中还被使用,则不可删除,不优惠为默认优惠,不可以删除;2.1.3、备份设置可通过点击系统设置-备份设置打开备份设置对话框;界面如下：图12A备份设置: 若用户直接点击开始备份按钮.则系统进行备份,备份路径为:安装系统目录下的backup目录下.默认文件名:系统的当前日期:(*年*月*日 *时*分*秒

10、); 若用户点击备份路径框后的省略号按钮时,则打开对话框.让用户选择要备份的路径.并点击开始备份.即可进行备份操作; 若用户点击自动备份复选框,并选择备份的间隔后,系统会定时的备份系统到安装目录下的backup目录里,文件名的格式:(*年*月*日 *时*分*秒);B恢复设置: 用户选择要恢复的文件,扩展名:.bak,点击开始恢复按钮,则系统开始恢复数据库,成功后出现提示信息:恢复成功,(注:此操作将删除自备份数据库以后的所有数据,应慎重使用)2.1.4、商品设置 商品设置的主界面:图13商品类别设置：根据商品的属性分为不同的类别。点击“添加类别”按钮可以添加所需类别，点击“修改类别”按钮修改相

11、应类别。商品设置：商品添加:主要添加商品所属的类别、商品编号、商品名称、预设单价、进货单价、商品数量、打折比率等.商品修改:主要修改商品的类别、商品编号、商品名称、预设单价、进货单价、商品数量、打折比率等.删除商品:删除某一商品;兑换商品设置：操作员可以通过此项来设置哪此商品可以兑换,或不兑换,及兑换的积分.设置成功后,当会员卡内的累计积分到达某一值后,会员就可以根据卡内的积分来兑换商品，兑换完商品后系统将自动减去兑换商品所需的积分;2.1.5、使用单位设置主要设置使用单位的单位名称,单位地址,联系电话,邮编等基本信息;图142.1.5、通信参数设置2.2、会员消费点击软件操作主菜单下的会员消

12、费或点击工具栏里的会员消费,则可打开会员消费界面.如下图所示:图152.2.1 会员查询: 点击界面左边的会员查询按钮.出现以下界面: 图16a:基本查询: 在”会员卡号”文本框里,输入会员的卡号,选择会员的类型,可以实现查询; 若会员持有卡,可以刷卡查询; 方法:1:将光标定位到会员卡号文本框里,击一下空格键 2:刷卡即可;b:过滤查询: 点击过滤按钮:将打下如下对话框:图17操作员选择相应的条件.条件包括:卡号,姓名,性别,卡类型,卡等级,卡状态,入会时间;按确定即可实现过滤查询; 默认为:全部会员;点击“导出”按钮，可以把数据表中的数据导出到指定的文件夹下.点击“打印预览”按钮，则可以把

13、通过动态查询得到的数据打印到已联接好的打印机上。注:若打印时列宽缩放适应页面输出宽度复选框已选中,则在打印是将自动缩放各列以保证每一列的数据都打印出来.若打印时列宽缩放适应页面输出宽度复选框未选中,则在打印时自动截取超出该页面的部分.并打印出来在本页面内的数据;2.2.2 会员消费模块: 点击界面左边的会员消费将出现会员消费界面如(上图15)会员查询：在“输入会员卡号”文本框中,击空格键后刷卡,调出该会员卡的基本信息,包括会员的消费信息(在会员消费详细列表中显示),若会员消费是商品,点击该消费记录,在会员消费商品详细列表里会显示该商品的消费信息.兑换商品:点击”兑换商品”按钮打开兑换商品窗体(

14、图18)为该会员增加兑换记录或修改删除兑换记录等。该窗体中显示出某会员的所有历史兑换记录(若管理员不执行:数据库清空操作),和所有可以兑换的商品信息等.图18添加兑换:(1):双击想兑换的商品,或点击想兑换的商品后再选择数量后再点击增加可将想兑换的商品保存到已选商品区域;(2):可通过右单击在已选商品区域内的商品进行删除或全部删除;在确认无误后点击保存即可实现添加兑换;修改兑换:若该会员以前有兑换记录,则可通过点击修改兑换 按钮或右单击想修改的商品,在弹出的下拉菜单中选择修改兑换来修改兑换商品的数量.删除兑换:若该会员以前有兑换记录,则可通过此按钮来进行删除兑换操作;增加消费:点击会员消费-界

15、面里的增加消费按钮,则打开增加会员消费对话框如下图所示:图19添加消费步骤:(1) 在会员卡号框中击空格键后刷卡,调出该会员卡的基本信息;(2)在消费金额框中输入会员的消费金额.根据消费金额和折扣在实付金额框里自动计算出该会员此次消费所需的金额.(注:该折扣为此会员等级所对应的折扣);(3)若有需要,也可自行输入折扣和实付金额;(4)点击确定按钮或按回车键实现保存;添加消费商品步骤:(1) 在会员卡号框中输入某会员的卡号按回车或点击查询按钮,列出该会员卡的基本信息;(2) 点击会员消费商品按钮.打开会员消费商品添加对话框.如下图所示:图20注:会员基本信息区域里列出当前会员的一些基本信息;商品

16、基本信息区域里列出当前数据库中的所有商品记录;已选商品信息区域里列出此次用户想消费的所有商品信息.及应付总金额,和实付总金额;(3) 在商品基本信息区域内.双击想消费的商品记录,或单击后选择数量点击增加按钮,可实现将商品信息暂存到已选商品信息区域内.(4) 重复(3)步.(5) 点击确定按钮.即可保存,并返回到增加会员消费窗体;注:对已经增加到已选商品信息区域里的商品可通过三种方法删除:A:右单击该商品,在弹出的菜单中选择-删除.即可.B:左单击该商品,然后点击删除按钮,即可.C:全部删除:可将已选商品列表区域里的所有商品信息删除;如下图所示:(图21) 修改消费:步骤:(1) 在(图21)的

17、会员卡号框中输入会员的卡号后按回车或点击查询;若该卡号存在且有会员消费记录的话,在右边的区域内会列出该会员卡的所有消费记录;(2) 选择想要修改的消费记录.A:右单击-修改商品消费.B:双击消费记录;两种方法打开修改会员消费信息对话框.如下图所示:注:若会员修改的是商品消费信息则直接跳转(4);图(22)(3) 在弹出的修改会员消费信息对话框中(图22),重新添写应付金额(实付金额根据卡折扣自动生成),若有需要,也可修改实付金额; 跳转(5)(4) 在弹出的修改会员消费信息对话框中(图23),重新添写消费数量,(应付金额,实付金额根据商品单价和卡折扣自动生成);若有需要也可修改应付金额,甚至是

18、实付金额;(图23)(5)确定无误后点击确定修改即可;2.3、会员管理单击软件操作主菜单下的会员管理或单击工具栏里的会员管理,则可打开会员管理界面.如下图所示:图(24)发放新卡:单击图(24)中的发放新卡按钮,或单击主菜单-卡片操作-会员发卡打开会员发卡对话框.如下图所示:图(25)击空格后刷卡得到会员卡号; (按ESC键可取消刷卡);会员姓名,证件类型和证件号码不能为空.卡的类型,优惠方式, 卡的级别,当前状态,开户金额,会员积分,此卡根据积分自动升级等可根据实际情况进行添写,(如上图(25)所示.其他信息可选添;取消:放弃保存并退出;清屏:将操作员添入的但还没有保存的会员信息全部清除恢复

19、到默认值(图25),以备操作员重新添写或取消;修改会员:在图(26)中;选择想要修改的会员,后单击修改会员按钮,或直接双击想要修改的会员记录,则可打开修改会员卡信息对话框;储值卡修改信息的时候需要输入储值卡密码。如下图所示:图(26)如图(23)所示:会员卡号,卡类型,卡内余额不能修改; 修改完成后,单击修改按钮则可保存此次修改后退出;点击关闭按钮则不保存直接退出;注:若用户修改优惠方式,卡的级别,此卡根据积分自动升级关键项以前,必须先清空该会员的所有消费记录; 会员过滤查询:在图(24)中,单击会员过滤查询打开选择条件对话框, 如下图所示: 图(27) 当会员非常多时,此功能可以根据会员的相

20、关信息来进行查询过滤,快速定位会员并进行相应的操作;如充值,换卡,修改等;会员卡转帐(储值卡):图(24)中,选择想转帐的会员卡(只能是储值卡) ,单击会员卡转帐按钮,可打开会员卡转帐对话框;(要求输入储值卡的密码)如下图所示:图(28)在输入会员卡号框中,击空格键后刷卡可调出会员的基本信息.或输入会员的卡号,后单击查询或直接单击查询-双击下拉框中的会员卡号;也可调出输入卡的相关信息.点击确定即可;注(此操作只限储值卡到储值卡);会员换卡:在图(24)中,选择想要换卡的会员,单击会员换卡按钮或单击主菜单下的卡片操作-会员换卡即可打开会员换卡对话框,如下图所示:图(29)在图(29)中,击空格后

21、刷卡得到新的卡号(按ESC取消刷卡操作);若会员卡为储值卡,(输入会员新的卡号,旧卡密码,新卡密码和确认密码),若会员卡为折扣卡(只需刷卡得到新的卡号)后单击确定即可实现换卡操作;按ESC取消刷卡操作;会员卡充值:在图(24)中,选择想要充值的会员,单击会员卡充值按钮或单击主菜单下的卡片操作-卡片充值即可打开会员充值对话框,如下图所示:图(30)会员退卡: 在图(24)中单击会员退卡按钮或单击主菜单下的卡片操作-会员退卡即可打开会员退卡对话框,如下图所示:图(31)在”卡号”文本框中输入会员的卡号,或击空格后刷卡得到会员的卡号.点击确定即可实现”退卡”操作;会员卡关联: 在图(24)中单击会员

22、卡关联按钮或单击主菜单下的卡片操作-会员卡关联即可打开会员卡关联对话框,如下图所示:图(32)在”卡号”文本框中输入会员的卡号,若卡号存在,会调出卡号的相关信息;(注意:此时的读卡器绿灯亮).点击确定后直接刷卡.听到两声嘀响声后(黄灯亮)请一定要再次刷卡,刷卡后(绿灯亮).即可实现会员卡关联操作;若用户在点击确定后不想进行会员卡关联操作,请按ESC键退出;若用户在点击确定,听到两声嘀响声后(黄灯亮)后不想再进行会员卡关联操作.请按ESC键退出;此时若黄灯亮,请拿一张废卡刷卡以确保再会员卡关联对话框退出时绿色指示灯有效(绿灯亮);注:会员卡关联操作请严格按照操作步骤进行操作.2.4、事件提醒单击

23、软件操作主菜单下的事件提醒或单击工具栏里的事件提醒,则可打开事件提醒管理界面.如下图所示:图(33)提醒添加：点击“添加提醒内容”按钮打开添加提醒内容窗口(图34)。图(34)添加提醒:在“请输入会员卡号”后的文本框中输入会员的卡号可以查询到相应的会员(击空格后刷卡也可)。在“提醒内容”后输入相应的提醒内容。提醒方式中可分为：一次性、每周、每月、每年。然后输入对应的提醒时间。点击”保存”即可;修改提醒:点击“修改提醒内容”按钮或双击提醒的记录打开修改提醒窗口(图28)。在修改提醒窗口中提醒状态分为未联系和已联系，提醒内容是在“添加提醒内容”中输入的提醒内容，如果提醒状态是已联系，就在联系结果后

24、输入与会员联系的结果。(图35)删除提醒:点击“删除提醒内容”可以删除不再需要提醒的会员;2.5、统计报表2.5.1、会员情况统计图36 进入会员情况统计中系统默认的是所有会员情况，可以通过会员卡类型、会员卡名称查询不同会员卡的情况，也可以选择“过滤”来查询不同情况的会员。 点击“全部”按钮将显示出所有会员情况。 点击“导出”按钮并选择文件路径，可以把数据表中的数据导出到EXCEL。 点击“打印”按钮可以将数据表中的数据打印打已联接正常的打印机上。2.5.2、会员消费报表图37 进入会员消费报表系统将所有消费信息显示在数据表中。可以在“会员卡号或姓名”后输入会员卡号、姓名、姓名简码、联系电话、

25、联系地址都可以查询到相应的会员消费情况。也可以通过“过滤”来查询满足条件的会员消费。 点击“全部”按钮会显示出所有会员的消费信息。 点击“导出”按钮并选择文件路径，可以把数据表中的数据导出到EXCEL。 点击“打印”按钮可以把数据表中的数据打印到已联接好的打印机上。2.5.3、会员充值统计图38 在“会员卡号或姓名”后的文本框中输入会员卡号、姓名、姓名简码、联系电话、联系地址任意一种就会查询到满足条件的会员充值记录。点击“过滤”按钮来查询指定条件的会员充值记录。 点击“全部”按钮将是列出所有会员充值情况。 点击“导出”按钮并选择文件路径，可以把数据表中的数据导出到EXCEL点击“打印”按钮可以

26、把数据表中的数据打印到已联接好的打印机上。2.5.4、会员明细报表图39 进入会员明细报表统计日期默认是当日，操作员是当前操作员。 点击“查询”按钮并选择会员消费统计或会员充值统计。数据表将显示出所有满足条件的记录。 点击“导出”按钮并选择文件路径，可以把数据表中的数据导出到EXCEL。 点击“打印”按钮可以把数据表中的数据打印到已联接好的打印机上。2.5.5、会员商品报表图40 进入会员商品报表统计日期默认是当日，操作员是当前操作员。 可以根据会员卡号和商品名称及统计日期来查询会员消费商品的基本信息. 点击“全部”按钮将是列出所有会员消费商品的情况。 点击“导出” 按钮,选择路径，可以把数据

27、表中的数据导出。 点击“打印”按钮可以把数据表中的数据打印到已联接好的打印机上。2.5.6、兑换商品统计图41 进入兑换商品统计页面系统默认日期是当日，操作员是当前操作员。 点击“查询”按钮将是列出满足条件的兑换商品统计记录,不添时默认为全部。 点击“全部”按钮将是列出所有兑换商品统计情况。 点击“导出”按钮并选择文件路径，可以把数据表中的数据导出到EXCEL。 点击“打印”按钮可以把数据表中的数据打印到已联接好的打印机上。2.5.8、商品库存统计图42 进入商品库存统计页面系统默认日期是当日，操作员是当前操作员。 在文本框里输入相对应的查询条件,点击”查询”即可实现对应条件下的商品库存统计记

28、录。 点击“全部”按钮将是列出所有商品库存统计记录。 点击“导出” 按钮并选择文件格式，可以把数据表中的数据生成相应的格式文件。 点击“打印”按钮可以把数据表中的数据打印到已联接好的打印机上。2.5.7、会员消费跟踪图43 进入会员消费跟踪页面时,系统默认日期为当前日,操作员为当前操作员。 系统可实现根据消费日期,会员卡号,会员卡类型,卡名称,会员等级,消费次数等关键信息实现会员消费信息的动态查询。 点击“全部”按钮会显示出所有会员的消费信息。 点击“导出”按钮并选择文件路径，可以把数据表中的数据导出到EXCEL。 点击“打印”按钮可以把数据表中的数据打印到已联接好的打印机上2.5.7、商品消费统计图44名称型号价格备注消费机XYYIC-G带电池转换器发卡器XYYIC-FK软件