《文秘管理与应用写作》.docx

1、文秘管理与应用写作文秘管理与应用写作绪 论一、应用写作的涵义及实用型文章的特征涵义：人们通常把实用型文章的写作称为应用写作，而实用型文章是同欣赏型文章相对而言的，是指为解决实际问题而撰写的各类文章，是在社会生活中有着特定的用途的文章实用型文章的特征：（一）主旨单一、集中、明确（二）材料多样、真实、有力 从材料本身形态看有两大类：（1）理论材料（2）事实材料从材料的来源看分为： 一手材料 二手材料（三）结构合理、谨严、固定（四）语言准确、简明、平易、庄重二、提高实用型文章写作水平的主要途径：（一）要研究问题，把握情况（二）要领会政策，熟悉规定（三）要锤炼思维能力，加强语言修养（四）掌握规律，了解

2、规定（程式化）（五）要善于借鉴，勤于实践。第一章 行政机关公文一、概 述（一）公文的概念及特点“公文”也即公务文书。广义理解分两大: 一类为法定公文（通用公文）：国家有关部门正式规定的公文 文种。(狭义公文-教材的主讲内容) 一类为事务文书（常用文书）：即国家机关、单位、团体为处理 工作而普遍使用的法定公文之外的文书， 国务院2000年8月24日发布的国家行政机关公文处理办法列出的十三类公文：命令、（令）、决定、公告、通告、通知、通报、方案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。公文从内容到形式应当具备的两大特征：一是从内容上看：公文的内容是公务活 动的反映。二是从形式上看：公文有着固定的格式

3、公文具有以下特点：1、法定性2、政策性3、实用性 4、时效性5、规范性（二）公文的基本功用1、颁发法规，传达指示2、反映情况，请示工作3、联系工作，商洽公务4、宣传教育5、依据凭证（三）公文的分类1、按照行文关系和行文方向分类 上行文：指下机关向所属上级机关的公文，主要有报告、请示等。 平行文：指向同级机关或不相隶属的机关交的公文，主要有函等。 下行文：指上级机关向下级机关，发送的公文，主要有命令（令）、决定、通报、通知、批复、意见等。2、按照紧急程度分类 3、按照有无保密要求及机密等级分类普通文件秘密文件（二）保密文件 绝密文件 机密文件 4、按照具体职能分类（1）法规性公文（2）指挥性公文

4、（3）报请性公文（4）知照性公文（5）联系性公文（6）实录性公文二、公文的体式 公文的体式：指公文的 格式 构成要素 印装规格（一）公文的构成要素和格式国家行政机关公文格式将组成公文的各要素划分为 眉首 主体 版记 1、眉首部分（1）公文份数序号（2）秘密等级和保密期限（3）紧急程度（4）发文机关标识（5）发文字号（6）签发人2、主体部分 (1)公文标题的三要素 发文事由 公文种类 发文机关名称（2）主送机关上行文：一般只有一个主送机关下行文：专发性的公文（只一个主送机关）普发性的公文（3）正文 1、开头 目的式 根据式 缘由式2、主体（公文的核心部分、写法多种多样）3、结尾 申明式 祈请式

5、期望式 归结式 说明式）（4）附件：附在主件之后，对文件内容起说明和补充作用的文字材料。（5）成文时间（举例说明）1、以机关负责人签发的日期为准。2、联合发文，以最后签发机关负责人签发日期为准。3、电报、传真、电子邮件以发出日期为准。（6）公文生效标识1、加盖红色印章2、单一发文、联合发文加盖印章的区别3、务必使印章和正文同处一面（7）附注 指在公文其他部分不便说明的各种事项（如：传达范围、使用方法的规定、名词术语的解释、可否张贴或登报、公文发至哪一级等）3、版记部分（文尾部分）（1）主题词 标示公文的内容特征和归属类别的关键词要求： A、要有层次（由小到大、由大到小、由内容 到形式） B、一

6、份公文的主题词一般不能超过7个。 C、主题词的字号、位置（举例）（2）抄送机关 指主送机关之外需要执行或了解公文内容的其他机关。 抄送机关位置及字号（举例）：（3）印发机关和印发的时间 指公文开印的具体时间（注：与发文时间不同）。 （4）反线 版记中各要素之下均应加上一条反线，宽度同版心。（二）公文的印装规格 1、公文用纸的规格：A4型纸。 2、公文版式的规格和要求：正文3号仿宋体字，一般每面22行，每行排28个字等。 3、印刷要求：公文应双面印，页码要套正，误差不得超过2。、装订要求：公文应左侧装订，不掉页。三、公文写作的基本要求 （一）要熟悉党和国家的方针政策及有关法规、规定 （二）要了解

7、实际情况（三）要遵循各项行文规则1、文种的选用要正确2、行文关系的确定要妥当3、制发程序的安排要合理（1）拟稿（公文文稿的草拟）（2）审核（办公厅（室）审核）（3）签发（发文机关领导）（4）复核（文秘部门复核心）（5）缮印（文件的印制和校对）（6）用印（加盖公章，公文生效）（7）登记、分发（文档管理部门） 四、公文写法示例（一）命令（令） 用途：适用于依照有关法律发布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；奖有关单位及人员。 特点：下行文 权威性 强制性 分类 （1 ）发布令：用以发布各种法规和规章的命令。 （2）行政令：国务院、各部门和县以上人民政府宣布施行重大强制性行政措施时使用。 （

8、3）嘉奖令：宣布奖励事宜时使用的公文。3、写作命令（令）的注意事项一、内容要符合有关法律和政策。 二、态度要鲜明。 三、文字要简练，结构要严谨。 四、发文机关要合乎要求。（二）决定1、决定的用途：适用于对重要事项或者重大行动 出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。2、决定的分类： （1）对重要事项作出安排的决定（2）对重大行动作出安排的决定3、决定的写法：标题、发文机关、时间、文号（或会议时间和通过情况）、落款、文件生效时间等例文：P33-34（教材） P7-11（参考书）3、写公告、通告的注意事项 第一，要写得通俗 第二，要写得具体 第三，要写得清楚（五）通知1、

9、通知的用途： 适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。2、通知的分类：（1）批示性通知 “颁发”型通知 “转发”型通知 “批转”型通知 （2）指示性通知 （3）告知性通知（4）任免性通知（六）通报（知照类公文）1、通报的用途：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。2、通报的分类 （1）表彰性通报（2）批评性通报（3）情况性通报 3、通报的特点 （1）严肃性（2）教育性 （3）典型性（4）时间性（七）议案 1、议案的用途：适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代 大会或人民代表大会常务委员会提请审议事

10、项。 写议案的注意事项：一、要依照国家法律规定的职权范围行文。二、要言之有理。（八）报告1、报告的用途：适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。2、报告的种类：A按性质分 （1）综合报告 2）专题报告 B按行文的直接目的 （1）呈报性报告 （2）呈转性报告（九）请示1、请示的用途： 适用于向上级机关请求指示、批准。2、请示的分类 （1）请示指示的请求（2）请示批准的请求4、请示的注意事项 （1）要正确选用文种（2）要做到一文一事 （3）要避免多头请示（4）要避免越级请示（十）批复1、批复的用途：适用于答复下级机关的请示事项。3、批复同复函的区别 （1）行文方向有所不同。（2）重

11、要程度有所不同4、写批复的注意事项 （1）要态度鲜明（2）要全面周详（3）要迅速及时 （十二）函1、函的用途： 适用于不相隶属机关之间商洽公作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。2、函的分类：A按行文方向划分 （1）去函（2）复函 B按内容不同划分（1）知照函（2）催办函（3）邀请函 3、写函的注意事项：（1）文种选用要正确 （2）内容要简洁 （3）措辞要得体 （十三）会议纪要1、会议纪要的用途：适用于记载和传达会议情况和议定事项。2、会议纪要的分类： A按内容和功能划分（1）指示性会议纪要（2）通报性会议纪要（3）消息性会议纪要 B按照会议性质划分（1）日常行政工作会议纪要（2）大型专

12、题工作会议纪要3、会议纪要的特点 （1）纪实性（2）提要性4、写作会议纪要注意的事项 （1）作好会议记录（2）要突出会议要点（3）要善于整理会议意见 第二章事务文书一、概述（一）事务文书的特点 广义的事务文书 指党政机关、企事业单位以及社会团体或个人，在日常工作或生活中经常使用的各类文书； 狭义的事务文书（又称常用文书）指法定公文和专用文书之外的公务文书，是公务文书的一大类别。（教材的主讲内容）常用的事务文书特点的体现1、对象具体比较 2、格式比较固定3、写法比较实际 4、时限比较紧迫（二）事务文书的作用1、贯彻政策，指导工作2、沟通情况，联系工作3、积累和提供资料4、宣传教育、检查督促二、几

13、类常用事务文书的写法（一）简报1、简报的内涵和作用 顾名思义，简报即情况的简要报道，是国家机关、社会团体及企业事业单位内部用来通报情况、交流信息的一种简短的文字材料。（如简讯、内部参考、情况反映、情况交流等）2、简报的种类 从内容上划分 工作简报 会议简报 动态简报 4、编简报的要求（1）教材要精当（1）教材要精当（2）事实要准确（3）编写要迅速（4）内容要简明扼要（二）调查报告1、调查报告的涵义和用途 调查报告，是对某一个事件或者某一个问题，进行深入细致的调查研究之后写出的真实地反映情况的书面报告。反映情况、揭露问题、总结经验、揭示规律，是调查报告的主要功用。2、调查报告的特点 （1）真实性

14、（2）针对性（3）典型性3、调查报告的种类 （1）反映情况的调查报告（2）总结经验的调查报告（3）揭露问题的调查报告4、调查报告的写作要求 （1）认真进行调查研究，充分占有材料（2）以正确立场和方法，认真分析合理组织材料（3）要讲究结构形式和语言特色（三）计划1、计划的涵义和作用 涵义：计划是指某一个单位、部门或个人，对预计在一定时期内所要做的工作或所要完成的其他任务加以书面化、条理化和具体化的一种文书。 作用：一是有预见性 二是有指导性 三是有约束性2、计划的种类（1）按内容划分阶：有生产计划、工作计划、 建设计划、 科研计划、教学计划、学习计划（2）按范围划分：全国计划、地区计划、部门计划

15、、单位计划、班组计划、个人计划（3）按时间分：长期计划、中期计划、短期计划（4）按性质划分：综合计划、专题计划（5）按形式划分： 条文式计划、表格式计划、条文和表格配合 计划 （6）按作用划分：指令性计划指导性计划 4、制订计划的要求（1）要符合政策（2）要从实际出发（3）要具体明确（4）要留有余地（四）总结1、总结的涵议和作用 主要指工作总结，是事后对某一阶段的工作或某项工作的完情况，包括取得的成绩、存在的问题用得到的经验和教训加以回顾和分析，以为今后的工作提供帮助和借鉴的一种书面材料。2、总结的种类 综合性总结 专项性总结3、写总结的要求 一要充分占有资料，并实事求是地反映情况。 二要善于

16、分析材料，并找出规律性的东西。三要合理地取舍内容，以突出重点。四要深入研究问题，（五）讲话稿1、讲话稿的涵义和作用 主要指导领导同志在各种会议上或利用广播电视等宣传工具发表讲话所用的书面材料。这种用于公务活动的讲话不同于一般的演讲稿，也不同于会议报告。2、撰写讲话稿的要求 第一，针对性要强。第二，主题要集中鲜明。第三，内容要吸引人。第四，语言要通俗生动。（六）规章制度1、规章制度的涵义和作用 主要是国家机关、业务主管理部门、社会团体或其他组织机构所制定的，在一定的范围内要求有关人员共同遵守的实用文书。2、规章制度的种类：公约、章程、条例、规定、办法、规则、 细则、准则、守则、标准、须知等。（七

17、）述职报告1、述职报告的涵义和作用 指对国家工作人员（目前主要为领导干部）就一个阶段的任职情况，向有关部门及领导、群众作出全面说明的一种文书。2、述职报告的内容和结构（1）标题 （事由+文种）（2）署名（3）正文 开头主体 结尾（4）成文时间 第二编 财经文体第一章经济新闻着重掌握：经济新闻的涵义；经济消息的结构和内容；经济消息的写作要求。一、概述 （一）经济新闻的涵义 经济新闻就是新近发生的具有新新闻价值的经济活动或经济工作事实的报道。 广义的经济新闻 （1）经济消息（2）经济通讯（3）经济调查报告（4）经济时事评论案 狭义的经济新闻 经济消息 （二）经济消息的特点1、真 “真”是消息的生命

18、。2、新 时间上的“新” ，时效性。 内容上的“新”，价值性3、短 篇幅大多简短。4、快 5、活 （三）经济消息的作用1、舆论宣传2、信息传播1、舆论宣传3、经济流通（四）经济消息的种类1、经济动态消息2、经济综合消息3、经济典型消息4、经济述评消息（五）经济消息的写作要求1、事实要准确2、报道要及时3、表述要通俗、简练第二章产品说明书一、概述（一）产品说明书的涵义和作用 涵义：产品说明书是一种全面、明确地介绍产品的用途、性能、构造、使用方法等事项的文字材料，是一种比较常见的说明文。 作用：（1）传播知识（2）指导消费（3）宣传企业（二）产品说明的特点和种类 1、产品说明书的特点（1）内容的科

19、学性（2）表述的通俗性（3）层次的条理性 2、产品说明书的分类 （1）根据说明对象的生产不同 工业产品说明书 农产品说明书 科技产品说明书 商业服务说明书 金融保险服务说明书游览观光说明书 影视剧说明书（2）根据表达形式可分为 条款说明书 图表式说明书（3）根据使用语种可分为 为详细说明书 简要说明书（4）根据使用语种可分为 中文说明书 外文说明书 中外文对照说明书（三）产品说明书与广告的区别产品说明书：1、介绍商品知识“就是论事”； 2、内容全面具体，深入细致，科学性、实用性；3、叙述客观冷静不夸张渲染；4、发送灵活，企业独立撰写，随商品赠送，商品或服务项目的附件。 广告：1、促进商品销售，

20、推广经营理念“就事论理”； 2、内容简明扼要，不拘一格，艺术性，感染力；3、表现手法丰富多彩，创意求新，显示主观色彩4、付费，媒介形式介绍，按广告法订立合同，规范动作。 第三章 广告 一、概述（一）广告的涵义和作用 “广告”一词，在西方于源拉丁语，英文写为“ADVERTERE”，原意是吸引人注意，广而告之。 广义： 泛指有目的的公众性传播活动，如公益广告 狭义：专指商业广告，即“是指商品经营者或者服务提供者承担费用，通过一定媒介和形式直接或者间接地介绍自己所推销的商品或者所提供的服务的商业广告。 作用：1、传递信息 2、传播知识3、开拓市场4、指导消费（二）广告的主要类型 广告的分类有许多，常

21、见的按传播媒体分类： 1、报纸广告 2、杂志广告3、广播广告4、电视广告5、路牌广告6、网络广告（三）广告的写作要求1、内容合法，情况准确2、主题鲜明，定位合理3、创意独特，形式新颖4、情趣高雅，意境优美5、结构简洁，语言精妙 第四章 经济活动分析报告一、概述 （一）经济活动分析报告的涵义和作用 1、经济活动分析报告的涵义经济活动分析报告，是经济管理部门和企业常用的一种专业文书，简称“经济活动分析”，又称“经济活动总评”、“状况分析”、“情况说明”等。 2、经济活动分析报告的作用（1）总结经验，提高管理水平（2）了解情况，加强法制，更好地发挥政府职能部门的作用（3）掌握规律，预测未来，有助于正

22、确决策 （二）经济活动分析报告的特点和种类 1、经济活动分析报告的特点（1）科学性： 重点“分析”（科学分析政策；占有大量资料）（2）及时性：“晴雨表”，定期或不定期，及时分析（3）指导性：找出成绩和问题，总结经验和教训，提高经济效益 2、经济活动分析报告的种类（按分析的目的和涉及范围分类）（1）全面分析报告（2）专题分析报告（3）简要分析报告（4）财务分析报告 (三)经济活动分析报告与其他相似文体的异同调查报告相同处：1、以国家有关方针 政策为指导。2、占有大量的资料。3、进行科学分析，揭示本质，找出规律，提出结论。4、给决策部门提供参 考。不同处：1、时间性强，具有报导性， 及时发现新事、

23、新经验、 新矛盾。2、内容广泛。3、形式更多灵活、多样， 用事实说话，并阐明， 一定的道理和观点。 经济活动分析报告相同处：1、以国家有关方针 政策为指导。2、占有大量的资料。3、进行科学分析， 揭示本质，找出规律，提出结论。4、给决策部门提供参考不同处：1、时间性强，带有定期性。2、分析企业生产和流通过 程中各项指标的执行情况，要提出解决问题 的“对策”。 3、一般与表格数据有关较多的运用经济术语、专业术语。经济活动分析报告相同处：1、都以调查分析 为基础；2、都要占有大量的数据资料。不同处：分析报告侧重在过去、当前，针对结果提出改进 建议。另： 有是两种文体也合二为一，称作“经济活动分体质

24、与预测报告”。先分析，后 预测。市场预测报告相同处：1、都以调查 分析为基础；2、都要占有大量 的数据资料。不同处： 预测侧重于未来，对 过去、当前的经济活动进行分析、综合和比较，是为预测未来经济的趋势和前景。（二）经济活动分析报告的写作要求1、要充分占有“活”的本材料2、分析要有全局观念3、提出的建议和改进措施要具体可行4、要及时完成报告三、常用的分析方法 1、比计划 2、比历史 3、比先进（一）比较分析法(对比分析法、指标分析法 连锁替代法) （二）因素分析法 1、抓主导因素，作重点分析2、抓倾向性因素，作预测性分析 3、抓主观因素，也抓客观因素（三）预测分析法 1、统计分析2、经验预测法

25、3、是计划预测法（四）综合分析法（综合评价法 ） 综合对比、计算和评价（五）调查分析法 收集可靠实际情况，对指标验证补充。第五章 市场预测报告 一、概述（一）市场预测报告的涵义和作用 1、市场预测报告的涵义市场预测报告是在市场调查的基础上，运用科学的方法对未来一段时间和一定范围内的市场供状况和经济发展趋势作出预测的一种应用文体。 2、市场预测报告的作用（1）有利于作出正确的经营管理决策（2）有利于搞省活市场，满足需求（3）有利于制订合理的生产经营计划（4）有利于改善经营，提高经济效益（二）市场预测报告的种类和特点1、市场预测报告的种类 按预测的范围划分 （1）宏观经济领域市场报告（2）微观经济

26、领域市场报告 按预测的对象划分 （1）需求预测报告（2）市场占有率预测报告（3）产品发展预测报告（4）资源预测报告 按产品层次划分 （1）全国性市场预测报告（2）地区性市场预测报告（3）当地市场预测报告 按时间层次划分 （1）短期预测报告（2）中期预测报告（3）长期预测报告 按预测方法划分 （1）调查预测报告（2）数学分析预测报告（三）市场预测报告与市场调查报告的异同市场预测报告相同点1、都要以事实为基础。2、都要以科学的分析 为手段 3、都地以得出正确的结论为目的。不同点1、目的：预测报告是通过分析历史或现实情况预测未来的变化和发展。侧重于预测的发展趋势。2、要求：预测报告应在调查的基础上提

27、出意见或建议。 市场调查报告相同点1、都要以事实为基础。2、都要以科学的分析 为手段3、都地以得出正确的结论为目的。不同点1、目的：市场调查报告是通过调查分析，掌握市场历史或现实的状况。侧重于市场的实情况。2、要求：市场调查报告重在“调查”。二、常用的预测方法和程序（一）常用的预测方法1、定性的预测法（又称判断预测法、直接经验预测法）2、定量分析法（又称客观分析法、统计分析法、数学分析法）（二）市场预测的一般程序1、确定预测目标2、收集整理资料3、选择预测方法4、进行预测分析 第六章 可行性研究报告一、概述 （一）可行性研究报告的涵义和作用 涵义：可行性研究报告，是指在确定某一经济建设项目或科

28、研项目之前，对其政策或规模、技术力量和水平、实施方案或措施及其投入与产出等，进行全面的技术论证和经济分析，从而确定该项目实施的可行性和有效性的书面报告。 作用：（1 ）为领导者提供项目决策的重要依据（2 ）为保证资金来源提供条件 （二）可行性研究报告的特点1、高度的科学性2、严密的论证性3、学科的多样性 （三）可行性研究报告的主要研究方法1、系统研究法规2、比较研究法（四）可行性研究报告的写作要求1、要实事求是，做好调查研究2、要虚心学习，掌握有关专业知识3、要认真研究，进行科学的分析 第七章 招标、投标文书（一）招标、投标文书的涵义和作用 1、招标文书的涵义 招标是指由买方或项目建设单位发出

29、公告，明确提出拟构商品或拟构项目的有关条件和要求，征召卖方或承包商等合作对象在指定的时间、地点、按照一定程序前来投标的一种经济行为。 招标文书是买方或项目建设单位为邀请有关单位投标所编写的文字材料。 2、投标文书 的涵义 投标是指卖方或承包商等在指定的时间和地点，按招标方在标书中所提的条件和要求，以填具招标单的形式向招标人发盘，争取中标的经济行为。 投标文书是卖方或承包商等按招标书的条件和要求，向招标方开列清单，拟出方案估算价格，表明应标能力，以求中标的文字材料。 3、中标的涵义 中标是指在公证、监理机关的监督下，由招标方当场开标，确定实力最强、质量最好、价格最低、条件最优惠的投标方为中标者的

30、活动。中标后即由中标方与投标方签订合同。 4、招标、投标文书的作用第一，鼓励公平竞争、提高经济效益的有效手段。第二，是消除不正之风、减少违法乱纪现象的有力措施。（二）招标、投标文书的特点和种类1、招标、投标文书的特点（1）竞争性 （2）公开性 （3）简明性2、招标、投标文书的种类招标文书按时间划分：1、长期招标文书 2、短期招标文书按范围划分：1、公开招标文书 2、邀请招标文书 3、协商招标文书投标文书按人员组成情况分：1、个人投标书 2、合伙投标书 3、集体投标书 4、全员投示书 5、企业投标书按性质和内容分：1、工程项目投标书 2、大宗商品交易投标书 3、选聘人员投标书 4、企业承包或租赁

31、投标书 5、劳务投标书 6、科研课题投标书 7、技术项目引进或转让投标书按作用分：1、投标申请书 2、投标书 3、履约保证书第八章 合 同一、概 述（一）合同的涵义和作用 涵义：中华人民共和国合同法第二条明文规定：“合同是平等主体的自然人、法人、其他组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议”。作用 ： 1、合同是发展专业化协作的纽带2、合同是促进企业经济核算的有效手段3、合同是国家对企业实施监督的重要凭借 4、合同是维护当事人的合法权益的有力保障（二）合同的特点和种类 1、 特点 （1）合法性（2）合意性（3）平等性（4）诚信性（5）规范性 2、合同的种类1、买卖合同 2、共用电、水、气、热力合同3、赠与合同4、借款合同5、租赁合同 6、融资合同7、承揽合