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1、MicrosoftProject基础教程Microsoft_Project_2010基础教程MS Project 2010基础教程 了解 Project 2010 Microsoft Project 2010 推出的新功能能够显著地改善您管理、计划和查看项目的方式。 如果您已经熟悉早期版本的 Microsoft Project，则单击此文档中的链接可获得 Project 2010 中新功能和不同之处的相关信息。 了解 Project 2010 新增功能 概括了解 Project 2010 中的新功能，包括用户控制的计划、日程表视图、工作组计划程序以及功能区。 用户控制的计如手动计划任务、非活动

2、任务、自顶向下计划一类的新功能使划(即将推出) 您更能随心撑控。 了解功能区 使用功能区可快速查找命令;查看针对项目管理使用此功能的方式。 键盘快捷方式 随着 Project 2010 中增加了功能区，一些您最喜爱的键盘快捷方式可能已发生变化。 项目规范(即将弄清您可在项目计划中包括多少任务、资源、基线和其他元素。 推出) Microsoft Project 2010 的新增功能 改进的界面 Project 2010 引入了多个能够显著改善查看和使用项目的功能。 功能区简介 当您首次启动 Project 2010 时，您可能会对看到的内容感到惊讶。“功能区”取代了菜单和工具栏，它可帮助您快速找

3、到完成任务所需的命令。这些命令按逻辑分组，并集中在各个选项卡下面。 对于 Project 2010，功能区上的所有选项卡和组都是可完全自定义的。如果您的组织具有一些业务上特有的功能，则可以将这些功能组织到独自的功能区选项卡上。 欢迎使用 Backstage 单击“文件”选项卡 您将会转到 Backstage，这是一个用于管理您的项目文件的一站式图形目的地。Backstage 包含可用来打开、保存和打印项目文件的基本命令，这些命令与 Microsoft Project 早期版本中的“文件”菜单上提供的命令相同。Project Professional 2010 用户还可以使用 Backstage

4、 来管理其 Project Server 连接以及签出和发布项目。 “工具”菜单上的“选项”命令现在已移到 Backstage 中。此命令可打开“项目选项”对话框，您可以在其中输入、检查或更改用于控制 Microsoft Project 的工作方式和外观的首选项。 快速查找命令 现在，只需单击一下鼠标(确切地说是单击一下鼠标右键)即可找到最常用的命令。当您右键单击视图中的任何项(例如，条形图、表单元格或图表)时，将显示一个包含常用命令列表的微型工具栏。如果您时间紧张，这是一种可帮您在使用项目时节省时间的方法。 新的查看选项 此外，还新增了一些查看功能，以帮助您更加清楚地了解工作组的工作情况和过

5、度分配人员的所在。Project 还可以帮助您及组织中的其他人使用日程表视图来查看项目全貌(以及可能的主要资源问题)。 工作组计划程序 Project Professional 2010 用户现在可以使用工作组计划程序，这是一种资源日程排定视图。您可以通过此视图以一种以前在早期版本的 Project 中不可能实现的方式与日程进行交互。通过使用工作组计划程序视图，您看一眼就能了解到工作组成员当前从事的工作，并且可以将任务从一个人转移到另一个人。您还可以查看和分配未分配的工作、查看过度分配以及查看任务名和资源名。所有这些工作都可以在一个高效率的视图中完成。管理任务和资源从未如此简单。例如，如果某个

6、资源过度分配，您需要做的只是将任务从一个资源拖到另一个资源，这样过度分配情况就解决了。 图 1 落后于日程的任务。可以将此任务分配给没有任何工作可做的王俊元或谢丽秋。 图 2 按时进行的任务。 图 3 当前未分配的任务。可以将这些任务分配给没有任何工作可做的王俊元或谢丽秋。 日程表 Project 2010 包括一个自动显示在其他视图之上的“日程表”视图，其中会显示整个日程的简明概览。您不仅可以将任务添加到日程表中，甚至还可以为整个项目的摘要报告打印日程表以吸引人的注意力。或者，您可以将日程表粘贴到电子邮件中，轻松地生成一份即时报告。 更简单的视图自定义 一直以来，在 Project 中处理视

7、图通常极富挑战性。现在，情况不再是这样了。下面了解一下您可以用来安排如何显示和控制项目的新方式。 快速添加新列 向 Project 中添加新列的操作已经大大简化。现在，只需单击工作表视图右端的“添加新列”标题，然后键入或选择列名称。也可以通过单击现有列的标题并键入不同的列名称来快速重命名现有列。自定义列从未如此简单。 缩放滑块 使用 Project 2010 的状态栏中的缩放滑块可以快速缩放视图的时间分段部分。简单地将滑块移到右侧可放大(显示较短的时间间隔，如天或小时)您的日程，移到左侧可缩小(显示较长的时间间隔，如周或月)日程。缩放滑块可用于甘特图、网络图、日历视图以及所有的图形视图。 用户

8、控制的日程排定 Project 2010 提供了一些项日程排定增强功能，以改进您对日程的控制。您也可以在 Microsoft Excel 或 Word 中创建初始任务列表，然后将其粘贴到 Project 中，而不必重新设置这些列表的格式。 手动排定日程 Project 2010 在项目的日程排定方式上引入了一个重要改变。如果任务是手动排定日程的，则在更改任务相关性和项目日历等因素时，将不再自动调整任务日期。 您可以将手动排定的任务放置在日程中的任何位置，Project 将不会移动它。 习惯于使用以前版本的 Project 自动排定日程的项目经理可以为特定任务或整个项目关闭新的手动排定日程功能。

9、某些项目(特别是一些复杂的项目)可能需要功能强大的 Project 日程排定引擎来为您妥善排定日程。 非活动任务 您可以使任务处于非活动状态，同时仍将这些活动保留在项目中。非活动任务通常具有对于存档目的很有价值的关键信息(如实际值和成本信息)。 自上而下的摘要任务 项目经理不再限于创建子任务，然后将这些子任务上卷显示于摘要任务中。对于 Project 2010，您可以首先创建摘要任务，并且摘要任务的日期可以不必准确匹配子任务的上卷日期。 在计划的开始阶段，项目经理可能只清楚有关其项目的关键可交付结果和主要里程碑的某些高级别信息。通过使用 Project，您可以根据整个日程表和预算将项目分成若干

10、个高级阶段。这意味着，各个工作项的日期没有必要与用于高级阶段的日期保持完全一致。 项目版本比较 Project 2010 中的比较版本功能目前包括甘特条形图和图形图像，以帮助您更加清晰地了解项目的各版本之间的差别。 更轻松的协作 将项目与组织中的其他人隔离开并不是很好的项目存在方式。Project 改进了可用来共享项目信息的方式。 通过 SharePoint 列表同步改进协作 Project Professional 2010 用户可以将项目文件导出到 SharePoint 列表中，从而向项目经理提供一种共享状态或创建报表(整个组织都可查看)的既简单又快速的方法。您不需要 Project We

11、b App 即可与 SharePoint 列表同步。 增强的复制和粘贴功能 您不会想到通过如复制和粘贴 Project 信息这样既简单又古老的操作也能增强协作吧。使用此新功能，您现在可以在 Office 程序和 Project 2010 之间复制和粘贴内容，同时保留内容的格式、大纲级别和列标题。 只需单击两次鼠标，您就可以生成一份即时报告，并将其复制到大多数的 Office 程序中。 向后兼容性 Project 2010 与以前的 Microsoft Project 版本兼容。 您可以在 Project 2007 或更早版本中创建文件，然后在 Project 2010 的缩减功能模式下打开和编

12、辑这些文件。此外，您也可以在 Project 2010 中创建文件，然后将其转换为 Project 2007、Project 2000-2003 和 Project 98 文件格式。这两种方法都不需要转换器 注释 使用 Project 早期版本查看 Project 2010 特有的一些功能(例如，手动排定日程的任务和自上而下的摘要任务)时，这些功能可能不会按预期显示。 项目管理简史 人们非常想把项目管理看作一门现代学科，但项目管理中的主要概念却起源于 19 世纪晚期。阅读本文，了解一个多世纪以来科学方法、社会方法以及商业方法是如何影响现代管理理论的。 概述 初期:19 世纪晚期 20 世纪早期

13、 20 世纪中期 当今 概述 现代项目管理的确立仅仅始于几十年前。从 20 世纪 60 年代开始，企业和其他组织开始看到围绕项目组织工作的好处。随着组织开始了解到员工在跨多个部门和职业(在某些情况下跨整个行业)整合工作时要进行交流与协作这一迫切需要，以项目为核心的组织观点进一步得到发展。 如今，项目管理的基本规则是由项目三角形来表示的，Harold Kerzner 在其经典作品项目管理:计划、进度和控制的系统方法中使这一信号得以放大。 初期:19 世纪晚期 我们可以进一步追溯到 19 世纪末叶来了解一下项目管理如何从基本管理原理发展而来。当时企业界变得日益复杂，大规模的政府项目是进行重要决策的

14、推动力，并成为项目管理方法的基础。例如，在美国，第一个真正的大型政府项目是始建于 19 世纪 60 年代的洲际铁路。突然间，企业首脑发现自己面临着让人生畏的任务，他们要组织数千工人的体力劳动，并且要处理和组装数量空前的原材料。 20 世纪早期 Frederick Taylor (18561915) 于世纪之交开始他对工作的细致研究。他通过揭示专注于劳动的基础部分便可以分析并改善劳动，将科学推论方法应用于工作。他将自己的想法实施到钢厂的任务中，如铲砂子以及举起并移动零件。此前，提高生产力的唯一方法要求工人更加努力地工作并且工作时间更长。Taylor 引入了更加高效工作的概念，而不是工作更加卖力和

15、工作时间更长。位于费城的 Taylor 墓碑上的铭文“科学管理之父”证明了 Taylor 在管理史中拥有的地位。 Taylor 的同事 Henry Gantt (18611919) 对工作中的操作顺序进行了细致入微地研究。他对管理的研究集中于第一次世界大战期间的海军舰艇建造。他的甘特图中包括任务条形图和里程碑标记，概括了流程中所有任务的次序和持续时间。作为供管理人员使用的分析工具，甘特图被证明是如此的强大，以致于近百年来它基本上没有任何变化。直到 20 世纪 90 年代初，Microsoft Office Project 首次向任务条形图中增加了链接线，更加准确地说明任务之间的相关性。 数年以

16、来，Microsoft Office Project 向线条中添加了更多信息，例如，相对于比较基准的进度线、差异以及说明某个特定时间点的状态进度的线条。 目前，美国机械工程师学会颁发以 Henry Gantt 命名的奖章，以此来纪念他的贡献。 Taylor、Gantt 以及一些其他人使项目管理成为一种需要研究和专门知识的独特商业活动。在第二次世界大战前的几十年中，营销方法、工业心理学以及人事关系开始成为项目管理中不可分割的一部分。 20 世纪中期 二战期间，繁琐的政府和军事项目以及缩减的战时劳动力供给需要新型的组织结构。复杂的网络图(称为 PERT 图表)和关键路径方法应运而生，让管理人员可以

17、更好地控制工程量巨大并且异常复杂的项目(例如，在多个时间点都有种类繁多的任务及大量交互的军用武器系统)。 随着企业首脑搜寻新的管理策略和工具以便在瞬息万变、充满竞争的世界中谋求发展，这些技术很快便传播到所有行业。在 20 世纪 60 年代初，企业开始在业务往来中应用一般系统理论。在其著作系统理论和管理中，Richard Johnson、Fremont Kast 和 James Rosenzweig 描述了现代企业(具有骨骼系统、肌肉系统、循环系统、神经系统等等)与人类机体如何相像。 当今将企业视为人类机体暗示着一个企业要想生存和兴隆，其所有职能部门都必须朝着特定的目标或项目协调一致地努力。在

18、20 世纪 60 年代后的数十年中，这种项目管理方法开始确立起其现代形式。虽然在此期间各种商业模式都在发展，但它们都有一个共同的基础结构:项目经理管理项目，组成团队并确保工作流在不同部门之间进行横向的交互和交流。 近 10 年来项目管理一直都在发展。有两个重要的趋势正在出现: 由下而上规划 这种趋势强调更简单的项目设计、更短的项目周期、团队成员间高效的协作、团队成员更大程度地参与并进行决策。此趋势被广泛地称为敏捷项目管理，并且包括多种相关方法，例如 Scrum、Crystal、Extreme Programming(极限编程)、Unified Process(统一过程)和许多其他方法。 由上而

19、下的规划和审核 这种趋势的特征是组织应具有的关于项目组合的企业范围的决策以及利用数据挖掘技术使项目组合更加透明。 每个项目计划都是一个三角形 无论您在哪个行业、您的经历如何、您的项目有何“不同”，或者您的组织使用哪种项目管理方法，每个项目的核心都是时间、费用和范围三要素。这就是您为了确保 Project 计划正常进行而每天都要处理的问题。 本文内容 什么是项目三角形, 三角形的哪条边“不变”, 如何优化以满足日程要求, 如何优化以满足预算要求, 如何优化以满足范围要求, 质量与项目三角形的关系是怎样的, 什么是项目三角形, 如果对时间、费用或项目完成的范围没有限制，则不必进行项目管理。但是，大

20、多数项目都有具体的时间限制、预算和范围。 这就是时间、费用和范围三要素的组合，我们称之为项目三角形。(这些相互竞争的要素也称为项目的三个限制。)了解项目三角形之后，您就会在必须作出权衡时作出更好的选择。 对三角形任何一边进行调整，都将影响其他两边。 例如，如果决定将项目计划调整为: 按计划的完成日期完成，最终结果可能是增加了成本和缩小了范围。 满足项目预算要求，结果可能是延长了日程和缩小了范围。 扩大范围，您的项目可能以资源(如工作人员)的形式花费更多的时间和资金。 根据具体环境和项目的性质，对项目的更改将以各种方式影响该三角形。例如，缩短日程有时可能会增加成本。而有时则会降低成本。 按照项目

21、三角形，资源被看作成本项。因此，当您为完成更多或更少的工时或者根据资源可用性情况而调整资源时，成本将基于资源的支付费率相应地提高或降低。 您可能还注意到，调整资源时日程将发生变化。例如，如果有若干资源过度分配并对项目进行调配，那么日程现在可能包括延长完成日期的拆分任务和延迟。 三角形的哪条边“不变”, 在大多数项目中，三角形至少有一条边不变，这意味着您不能更改这条边。在某些项目中，这条边是预算。无论怎样，您都不会获得更多项目资金。对于其他项目，这条边是日程;日期不能更改。或者是范围;可交付结果不会更改。 一个窍门是，找到项目三角形中“不变”的边或固定的边。出现问题时，您就知道可以更改哪些内容以

22、及可以对哪些地方进行调整。用语言来表达问题可以帮助您阐明三角形的哪条边出了问题。 知道三角形的哪条边不能更改将有助于您了解可以对哪些地方进行调整。因此，在开始优化时，请考虑以下决策顺序。 首先，确定三个要素中的固定要素。该要素通常是对项目成功(包括按时、按预算或以商定的范围完成)至关重要的因素。 然后，确定当前问题出现在哪条边上。找到之后，您将明确应对哪个要素进行处理，以使项目回到正轨。 如果出现问题的边是固定边，那么您需要对三角形的其他两边作出调整。例如，项目必须按时完成，而出现的问题是项目花费时间太长。您可以调整资源或调整范围，使项目回到正轨。 如果出现问题的边不是固定边，那么您需要通过调

23、整其他边来进行优化。例如，如果项目必须按时完成但将扩大项目的范围，那么您只需对成本边进行调整，例如增加资源。 请注意，对三角形中的一边做出调整时，另两边也很可能被影响。这种影响可能是正面的也可能是负面的，这取决于项目的性质。 注释 调整项目计划后，请再次检查其他两个要素，以确保不会出现不切实际的情况。例如，如果您调整了计划成本，最好检查一下完成日期是否仍然可接受。 如何优化以满足日程要求, 在分析了日程之后，也许您会发现日程不能满足项目期限。有多种方法可以调整日程的长度。具体选择哪种方法则取决于对项目整体所施加的限制，例如预算、资源可用性、范围和任务的灵活性。 缩短日程最有效的方法是更改关键路

24、径上的任务。关键路径是一系列相关任务，最后一个任务的完成日期就是项目的完成日期。如果此系列中的任意一个任务发生变化，那么项目的完成日期也将发生变化。调整非关键路径上的任务可能不会对日程产生影响。您可以: 缩短任务的工期(通常是缩小范围或增加资源的结果)。 重叠多个任务，使其同步进行。 删除任务，以满足完成日期的要求(通常是缩小范围的结果)。 分配更多的资源。 减少分配的工时数(通常是缩小范围或提高资源效率的结果)。 当调整日程时，成本可能会增加，资源可能会被过度分配，而且范围也可能发生变化。例如，如果缩短关键路径上任务的工期，项目可能会提前完成。但是这些任务甚至整个项目的范围可能会缩小。或者，

25、如果将额外的资源分配给关键路径上的任务，以使其能够更快地完成，您可能会发现这些资源现在被过度分配，而且必须支付加班费，从而增加了成本。 如何优化以满足预算要求, 您也许会发现，制定的 Project 计划超出了预算。项目成本主要受分配给项目中的任务的资源的影响:人员、设备和材料的基于费率的成本及固定成本。因此，为了降低成本，您可以缩小项目范围，以便减少需要资源的任务或缩短这些任务的工期。 如果不想缩小范围，可以调整资源并确保费率、费用和加班工时的设置都是正确的。您可以验证，所分配的资源都是最适合该工作的。也许还能够用比较便宜的资源替代昂贵的资源，同时在成本效率最高的地方使用昂贵资源。 通过调整

26、计划来满足预算时，完成日期可能会拖延或者范围会缩小。例如，如果取消过度分配资源的任务的加班工时，您也许会发现日程的完成日期被延后了一个月;或者，当您为使项目保持在预算之内而缩小范围时，也许会发现完成日期会提前。 如何优化以满足范围要求, 关于范围，需要考虑两个方面，即产品范围和项目范围。 产品范围描述项目的最终可交付结果，通常描述得非常详细。产品范围的示例包括产品规范或蓝图。作为项目经理，您可能对产品范围没有太多的控制权。 项目范围包括生成可交付结果(由产品范围描述)所需的全部项目工作。作为项目经理，您通常至少对项目范围有一定的控制权。例如，您可能可以跳过对某些可交付结果的代码检查。 通常，当

27、您发现按照完成日期完成项目或将其控制在预算之内有问题时，可以调整范围。可以通过缩小范围来使项目按照完成日期完成或降低成本。如果发现还有额外的时间或增加的预算，还可以扩大范围。 更改范围通常包括更改任务的数量或工期。范围和质量密切相关。在扩大范围的同时，可能会带来质量的提高。在缩小范围的同时，可能需要降低可接受的质量标准。 如果缩小范围，可能会降低成本和将完成日期提前。如果扩大范围，可能会增加成本和将完成日期延后。例如，如果删除一系列被认为是可选的任务，需要的资源可能会减少，这样可以降低成本。或者，如果通过向一系列任务增加更多时间来扩大范围，您可能会发现对范围的更改影响了关键路径任务的日程安排，

28、而且完成日期现在延后了两个星期。 质量与项目三角形有什么关系, 质量处于项目三角形的中心。质量会影响三角形的每条边，对三条边中的任何一条所做的更改都会影响质量。质量不是三角形的要素;它是时间、费用和范围协调的结果。 例如，如果发现日程有额外时间，可以通过增加任务和工期来扩大范围。有了这些额外的时间和范围，就可以提高项目及其可交付结果的质量。 或者，如果必须降低成本才能满足预算要求，就可能需要通过减少任务或缩短任务工期来缩小范围。随着范围的缩小，可能很难达到一定的质量等级。因此，削减成本会导致质量下降。 概述:设置项目 在完成初始计划之后，甚至在尚未开始之前，即可使用 Microsoft Pro

29、ject 2010 创建和设置项目计划。然后可以使用 Project 的强大功能更有效地管理项目。 本概述将向您概括介绍如何设置项目。请单击每个步骤中的链接来了解有关每个流程的详细信息。 您要做什么, 步骤 1:创建项目 步骤 2:向项目中添加任务 步骤 3:制定项目大纲 步骤 4:创建日历 步骤 5:保存和发布 步骤 1:创建项目 开始使用 Project 2010 的通常方式是新建一个空白项目计划。也可以使新文件基于包含与您所需的任务或资源类似的任务或资源的现有项目或模板。 创建新项目 首先创建一个空白项目，然后可以用任务、资源以及其他日程信息对它进行填充。 打开项目 使用现有的项目或模板

30、作为项目的基础，从而充分利用您在以前的项目中形成的想法。 打开来自早期Project 2010 可以打开使用 Project 早期版本创建的项目，但这种版本的文件 转换可能会影响某些功能。 步骤 2:向项目中添加任务 大多数项目在开始时都有一个任务列表，该列表将变得日益复杂，直至成为一个完备的项目计划和日程表。创建或导入任务列表之后，即可定义这些项目之间的关系。 添加任务 创建常规任务和周期性任务，并将它们添加到项目计划中。 导入任务将来自其他程序的任务和域数据添加到项目计划中。 和其他数据 创建里程里程碑是用作项目中的重大标志性事件的参考点的任务。 碑 设置任务确定完成某个任务将需要多长时间

31、，并将该信息添加到计划中。 工期 链接任务 创建任务列表中的任务之间的链接(相关性)。如果某个任务运行延迟，则会影响下一个任务。 停用任务 取消任务，但在项目计划中保留其记录。在测试更改对项目的影响时，这是一个很有用的工具。 步骤 3:制定项目大纲 只需使项目任务降级和升级来创建摘要任务和子任务的大纲，便可使任务列表更有条理，更具可读性。与以前的版本不同，Project 2010 允许在开始阶段使用摘要任务列表，然后为它们创建子任务，而不是反过来进行。 制定任务大纲 创建任务和子任务，将结构添加到任务列表中。 使用自上而下的规首先设置主要阶段，然后将它们细分为各个任务。 划方法 步骤 4:创建日历 在更加充分地了解了必须完成哪些工作以及项目中所有部分的相互关系之后，即可开始调整日程。可以针对整个项目、特定任务以及项目所用的资源来设置日历。 为项目设置工作时间、更改所有工作日、每周特定日(每个星期二)或特定日休假和假日 期(假日)的时间。 为任务创建日历 确定特定任务的工作时间和非工作时间。 Project 中日程安排的了解 Project 如何计算日程以及您如何手动安排任务。 工作原理 步骤 5:保存和发布 您需要时常保存项目以保存所做的更改、创建备份副本，或创建可用于其他项目的模板，甚至将项目发布到 Proje