xx集团制度汇编.docx

1、xx集团制度汇编目 录一、 工作指南篇1. 资源配置32. 工作环境3二、 规章制度篇（一）行政制度 61. 职业礼仪规范62. 公司着装规定73. 关于对现行的“公司着装规定”进行调整的通知 74. 公司人员互相称呼名字的倡议85. 电话、传真使用规范和管理制度86. 关于手机、寻呼机使用的有关规定97. 关于规范使用公司视觉（VI）系统的通知98. 固定资产及物品管理制度 109. 库房管理制度 1110. 演示室使用管理规定 1211. 公司印章管理办法 1312. 公司档案管理办法 1413. 向公司法律顾问进行咨询的规定 1514. 合同签定及管理条例 1815. 办事处管理条例 1

2、916. 关于各地办事处租用住房的管理办法 1917. 驾驶员和车辆管理规定 2018. 关于修改、补充公司驾驶员和车辆管理规定有关细则的通知2119. 安全保卫工作规定 22（二） 人力资源制度 231. 招聘流程 232. 培训流程 303. 任务考评办法 344. 考核流程 365. 考勤制度 386. 薪资福利制度 407. 关于调整薪资福利制度中有关“补助”部分的通知448. 业务销售奖励办法 449. 关于实行员工私人购房资助办法的通知 4510. 关于员工私人购房资助办法的补充细则 4511. 关于员工私人购房资助办法的补充说明 4612. 员工推荐奖励制度 46（三） 财务制度

3、 481. 日常财务制度 482. 出差管理办法 513. 出差管理办法的补充说明 51（四） 产品及质量管理制度 531. 质量管理制度与流程 532. 采购管理制度与流程 553. 生产管理制度与流程 574. 产品管理制度 585. 产品借用管理办法 64（五）其他 661 公司网页管理暂行办法662 关于员工浏览INTERNET网页的管理规定 673 关于使用正版软件的规定67工作指南篇资源配置当您加入亚讯集团，准备开始新的工作时，公司将为您备好如下配置：1、 计算机一套，具体配置由行政事务部为您列出。2、 电话机一部，分机号由行政事务部确定后通知您。3、 办公文具：包括三件套文件框笔

4、记本，签字笔。4、 电话联系表一份（您也可以自行打印，参阅wanglinli电话联系表电话联系表.xls）。5、 语音信箱使用方法一份，请您参考它录制自己的留言。6、 更衣柜钥匙一把，由行政事务部配给。7、 推柜钥匙一把，由行政事务部配给。8、 考虑到您工作需要，我们已事先为您印制名片一盒，您的个人通讯方式也已编入集团电话联系表，如有变动请及时告知行政事务部前台文秘（电话分机2205），以便我们及时编制电话联系表9、 行政事务部将有专人（或您的上级主管）为您介绍公司的办公环境及各部门位置。10、 如您还有其他问题，亦可向行政事务部咨询（电话分机2200）。工作环境一、 工作时间 上班打卡 工作

5、 午餐 工作 打卡下班 8:30 8:30-11:50 11:50-13:00 13:00-17:00 17:00 二、 办公环境1、 日常办公用品的领用:请于每周三上午到行政事务部库房管理员处统一领取。2、 打印机、传真机、复印机的使用:打印机：分区共享，请就近选择使用打印机。复印机：在商务工作室统一使用，须使用本部门密码进行开机复印，复印时切记取下钉书订或曲别针。传真机：如果部门内部没有专门配置传真机，可到商务工作室使用，并自觉登记。如果拨国内长途传真，须请前台文秘解锁后使用，拔国际长途传真，须提前由部门主管确认，并请协助办理登记事项。3、 长话申请:因工作需要并经部门主管确认，可向行政事

6、务部申请分机电话的国内长途电话功能。4、 电话调配及操作:电话分机号的调配由行政事务部办理，如需座位调整或号码变更，请先由部门主管确认后到行政事务部办理。5、 洽谈室、会议室使用:一般地，洽谈室用于公司内部人员讨论工作，会议室用于对外接待客户使用。如有重要客户来访，或使用投影设备等会议室设施时，请提前联系前台文秘。6、 名片印制:名片印制由前台文秘负责，请提前填写名片印制申请单，印制周期一般为四个工作日。7、 报刊资料的共享:请查询报刊资料共享目录，借阅您需要的资料。请参阅wanglinli报刊。8、 借款与报销:报销时，应填妥相关单据，经部门主管签字于每周三中午前交财务部，财务部汇总审批后将

7、报销款项直接计入员工的工资卡中。借款及其它急需用款可以在工作时间内及时处理。9、 办公室印章的使用:集团刻有各公司、办公室印章，请填写印章使用申请后，到行政事务部办理。10、前台文秘可帮助您预订火车票、飞机票、住宿酒店等事宜，填妥出差申请报告及相关的预订表单后，可直接与前台文秘联系。11、 前台文秘还可以帮助您处理邮件和特快专递的收发，填妥相关单据后方可办理。三、办公维修1、 局域网及客户端故障:局域网及客户端统一由行政事务部网络系统管理工程师管理维护，员工加入亚讯集团之后，均会配置一台电脑并分配电子信箱，以方便员工工作和交流，具体使用方法将由行政事务部网络管理工程师与您联系（电话分机2211

8、）。2、 公共设施及办公家具的维修:可直接与行政事务部总务管理联系（电话分机2202）。因自身原因如钥匙丢失等造成的维修，请您负责支付相关费用。3、 维修电路故障:请通知行政事务部总务管理（电话分机2209），切勿自己动手，以免发生事故。四、公文及单据的使用1、 签报:是公司内部广泛应用的一种综合性公文形式，在需要请示、报告或建议时，需要上级主管审批或其它部门签阅时，请使用签报。2、常用单据一览:1 借款单2 日常费用报销单3 业务费用报销单4 支出证明单5 交通费用报销单6 宴请单7 采购通知单8 印章使用申请单9 资产变更申请单10 用车单五、其他需要您关注的内容1、 公司的红头文件:部门

9、经理会将公司印发的红头文件及各种公文及时传阅给部门每位员工。2、 电子邮箱:公司为每一位员工设置了公司电子邮箱，并通过此电子邮箱发送和交流各种信息，请随时注意查收。3、 每周信息:每周更新一次的每周信息，作为公司的每周信息以电子邮件的形式由行政事务部发至每位员工的信箱之中。4、亚讯人内刊:由工会主办的员工内部交流刊物，是您与大家建立沟通的桥梁。六、服务电话 1、 订车电话：22032、 保安值班：22103、 行政事务咨询：22004、 订票、酒店预订：22055、 领用办公用品、礼品：22026、 信息系统维修（电脑、电话）：22117、 办公设施维修：2202/22078、 任何建议、意见

10、：2201/22129、 会议设施使用预订：2205规章制度篇-行政制度职业礼仪规范一、着装：员工服装须整洁、大方、端庄大方。工作时间，男员工须着浅色衬衫、藏蓝色西服、领带、皮鞋，（夏季可不着西服上衣）；女员工须着大方得体的职业装和皮鞋。穿裙子须着长袜。二、仪表：1、 员工不可留长指甲。2、 员工头发不可染怪异颜色。男员工应注意日常的须发清洁，头发不可过长或剃光头；女员工发型应干净、简洁、自然。3、 女员工上班应化淡妆。上班时间内不可在办公或公众场合补妆。不可佩戴过多、过大首饰。4、 员工在工作时间应精神饱满，注意个人姿态，不得勾肩搭背，不得倚靠墙、门斜立，不得坐桌踏椅。三、举止：1、 员工应

11、仪态端正，待人和蔼，文明礼让。2、 举止得体，不做不洁、不雅之动作。3、 公共场合或与人交谈时，不抠耳、不挖鼻子、不剔牙、不挠痒。4、 公众场合应坐姿文雅，入座时要轻盈、和缓、从容自如：落座后保持上身正直，头平稳，两腿微曲并拢，两脚并起或稍前后分开，不东摇西晃；不可歪斜肩膀、含胸驼背、半躺并坐或四肢乱伸。5、 注意正确的走姿。步履应自然、轻盈、敏捷、矫健。走路时应挺起胸部，全身伸直，成一直线前进，不左右摇摆，姿态自然、协调。6、 公众场合应注意正确的站姿：全身应笔直、廷身收腹，两眼平视，两肩平齐，双臂自然下垂。与人交谈时不可两手叉腰，或将双臂交叉胸前。7、 握手分几种情况：主客之间应由客人主动

12、伸手；上级、长辈、异性之间，应等上级、长辈、女性主动伸手；朋友、平辈，应主动握手、握手一般用右手。握手时不可无限度地用劲和延长，不可左右用力摇晃对方手臂。与女性握手，只可轻握其四指。握手时不可戴手套。8、 为客人指示方向应用右手。为客人奉茶、接客人名片等情况，均应使用双手或右手；向客人递送自己名片应使用双手或左手。陪同客人应走在客人左边。四、语言：1、 员工应使用文明语言，杜绝粗话、脏话。2、 交谈时应吐字清晰，条理清楚，措辞精当。五、办公室礼仪：1、 保持办公场所整洁有序。不得在桌面摆放食品或与工作无关的个人物品。下班离开前应整理好办公桌上的物品。2、 保持办公环境的安静。在办公室打电话、商

13、量事情都应放低声音，不影响他人办公，不在办公楼里高声呼叫或喧哗打闹。3、 上班时间不准吃零食。4、 吸烟区以外的地方严禁吸烟。5、 上下班时，同事间应互相致意。6、 工作中上下级之间应礼貌相待，同事间应相互尊重协助。7、 工作态度须严谨、认真。8、 参加会议时应认真听讲，必要时做好记录，不可互相交头接耳。9、 上班前不吃刺激性食品，如大蒜、生葱等。六、接待礼仪：1、 门卫、前台应以微笑面客，用流利的语言，热忱的态度欢迎每一个客人，不歧视、冷淡任何一位。2、 宾客来访时，前台应有礼貌地请其填写来客登记单，并认真地通过电话联系被访者。如被访者暂时不在或太忙脱不开身，前台应隔一段时间再次联络被访者或

14、征求来访者本人意见后作出决定。宾客有询问，应礼貌负责地回答。宾客的留言或留条要及时通传。3、 公司员工对外来宾客须以礼相待，微笑致意，不在宾客面前说长道短或窃窃私语。对客人的迎送应热情谦虚，不得做傲慢无礼或冷漠疏忽。4、 接待来宾应在会议室或洽谈室。与客人交谈时，语言和语气应亲切、柔和，不可生硬、呆板。回答问题应面带微笑，语句要求清楚、简洁、客气，并注意保守公司商业机密。客人言语过分、过火时，仍应和颜悦色地相待。七、餐桌礼仪：1、 员工中午在公司就餐时，不可在餐厅高声谈论。就完餐后，应将自己的餐盒放进指定的垃圾桶。2、 陪同客人外出就餐，应注意餐桌礼仪和基本规程。如发现客人出错，不可失声发笑，

15、应在适当时候礼貌地予以帮助。3、 应邀进餐须准时到，不应让邀请者和别的客人久候。4、 赴正式的宴会前应事先了解该宴会礼仪。公司着装规定为使员工在工作时间内保持良好的精神面貌，更好地体现公司整体形象，特对员工的着装作如下规定：1、 员工在工作时间着装应整洁、大方、端庄，不穿奇异服装。2、 凡周一至周四，在工作时间内（无论在司内办公或外出办事），必须按以下规范着装：（1） 男员工春、秋、冬三季（每年十月至次年五月）须着藏蓝色西服套装、有领衬衣（说明：后有通知调整）和领带、皮鞋。夏季（每年六月至九月）可不着西服上装。（2） 女员工须着职业西服套装、皮鞋。不得穿无领或无袖的上衣。3、 除公司有重要事件

16、（包括会见客户）外，凡周五工作时间（包括周六、周日加班），员工可着便装（但非休闲装、运动装）。员工不得穿无领衫、背心及短裤上班。4、 本规定由人力资源部检查执行。关于对现行的“公司着装规定”进行调整的通知为更好地体现员工的职业形象，经总裁办公会研究决定，对现行的“公司着装规定”进行调整，现说明如下：1、 将原规定中男员工所着西服套装的颜色由藏蓝色扩展为蓝色、灰色、黑色系列；2、 原规定中其它部分继续执行。公司人员互相称呼名字的倡议为进一步推行民主化的管理风格，营造和谐的现代企业工作氛围，规范互相的称呼，经总裁办公会讨论决定，自发文之日起，公司所有人员在行文中的相互称呼一律使用名字，不得称呼职务

17、。同时倡导互相见面也按此直呼其名。举例如下：1、 三个字的姓名只称呼名，不称呼姓。如：蔡国安称国安；李亦奇称亦奇；丛志刚称志刚。2、 两个字的姓名直呼姓名。如：黄烈称黄烈。3、 有英文名的可称呼英文名。如：黄烈可称Daniel。电话、传真使用规范和管理制度一、 受理电话规范1、 电话铃声一响，应迅速接听。 2、总机接到电话应通报：“您好，亚讯集团” ；部门、子公司接到转入电话应通报姓名：“您好，” ，接到电话（包括手机）应视情通报：“您好，亚讯集团，部。”3、在受理电话时，要认真听取对方的谈话，必要时应做好详细记录。电话记录包括来电人单位、姓名、职务、电话号码、通话内容、接电时间、接电人。4、

18、 在结束通话前，道“再见” 。5、 员工应在自己的电话分机上录制对外问候语，具体办法参阅语音信箱使用方法。二、 发送电话规范1、 在发送电话时，首先自己打好腹稿，重要电话，应起草电话稿。2、 电话接通后，应通报自己单位、姓名，如：“您好，我是亚讯集团部。”请求对方找受话人。3、 需要对方记录时，在叙述事由前应提醒对方做好记录准备。4、 对于重要电话，通话结束后，应在电话稿上标明对方接电话人的姓名及通话时间。三、 通电话的基本要求1、 语气要和蔼，语言要文明。通电话时，要提醒自已“我在代表公司讲话”，“这是公司形象的一部分” 。所以用电话时，一定注意使用语言要文明礼貌，例如：您好、请、麻烦您了、

19、谢谢、对不起、请原谅、再见等。讲话时，声调要热情、愉快、友好、和蔼。如询问对方职务、姓名时，口气尽量婉转：“您贵姓？” “应当怎样称呼您？” 2、发音要清楚，语言要准确。通话必须使用普通话，切忌夹杂方言土话、文言古语、避免使用生僻术语。 3、内容要扼要，重点要突出。打电话要注意节约时间和费用。对重要的或复杂的内容，通话前要拟定一个提纲，突出重点，言简意明，使对方能抓住中心。 4、按权限处理问题。通话中涉及的问题如超出自已的权限，不可怕“麻烦”就随口答应，应向对方说明情况，待向领导请示后再答复对方。接打电话时，要出言谨慎，识别诈骗电话，防止上当受骗，泄露机密。5、 不得在电话里与对方争吵，不得生

20、硬顶撞，不得人在拒听。四、 电话、传真的管理制度1、 总机在工作时间须有人值班。除前台文秘外，其他人不得用总机接打电话。2、 不准过多、过长时间打私人电话，对屡教不改者，给予批评以至处分。3、 不得用公司电话拨打私人长途电话。因公打长途电话必须登记。4、 接发传真，由行政管理部专人负责，并进行登记。5、 电话设备由行政管理部统一管理维护。未经批准，不得安装、移动电话设备。语音信箱使用方法一、 录制对内问候语：作用：内部分机拨打时，如遇电话占线或无人应答振铃4声后，启动“对内问候语”。录制内容：举例：（中文）“您好，我是xxxxxx ，请您听到嘀声后留言，我会尽快与您联系，谢谢。”（英文）“He

21、llo, This is xxxxxx, Please leave a message and Ill call back later on. Thank you! ”录制方法：1、摘机按7000； 2、按自己的分机号+#； 3、按4位数的密码（原设计为本机分机号）+#； 4、按8+*； 5、按2； 6、按2； 7、按5（按2可重听留言录制情况）； 8、录音； 9、按#结束（按2可重听留言录制情况）。二、 录制对外问候语：作用：外线拨打时，如遇电话占线或无人应答振铃4声后，启动“对外问候语”。录制内容：举例：“您好，我是xxxxxx，请您听到嘀声后留言，或留下您的联络方式，我会尽快与您联系，谢

22、谢。”（英文）“Hello, This is xxxxxx, Please leave a message or your number Ill call back later on. Thank you! ”录制方法：1、摘机按7000； 2、按自己的分机号+#； 3、按4位数的密码（原设计为本机分机号）+#； 4、按8+*； 5、按2； 6、按1； 7、按5（按2可重听留言录制情况）； 8、录音； 9、按#结束（按2可重听留言录制情况）。三、 更改语音信箱（密码的方法）1、 摘机按7000；2、 按自己的分机号+#；3、 按原密码；4、 按8+*；5、 按4；6、 输入新密码+#2遍；7、

23、 按原密码+#，确认；四、 收听及清除语音信箱留言的方法：1、 摘机按7000；2、 按自己的分机号+#；3、 按密码+#；4、 收听；5、 收听每条留言后+76，能实现清除该条留言的功能。关于手机、寻呼机使用的有关规定根据公司业务发展的需要，为及时、有效地进行内部信息沟通及对外为客户提供信息和服务，公司要求凡在公司报销移动电话通讯费、寻呼机服务费的人员须遵守如下规定：一、 手机1、 开机时间：部门经理级（含副经理）以上人员 8：0022：00（工作日）10：0020：00（节假日）业务人员（报销金额300元/月标准者） 8：0022：00（工作日） 10：0020：00（节假日）非业务人员（

24、报销金额150元/月标准者） 8：0020：00（工作日） 10：00-17：00（节假日）2、 会议期间（包括同客户会谈），手机须开在振动或静音状态，以保证会议的正常进行。二、 寻呼机：1、 须保持24小时开机状态。2、 收到寻呼后，应尽快回复。如无特殊情况，回复时间不得超过10分钟。3、 通常情况下，有三次（含）以上未能及时回复者，当年寻呼机服务费减半报销，已报销者在工资中扣除。三、 特殊岗位（如总裁助理、总裁秘书、网络管理人员、司机班人员等）或值班人员须在工作要求的时间内保持手机、寻呼机或其他通讯方式的畅通。四、 因违犯上述规定造成严重延误工作的，将视其情节给予相应的处罚。自发文之日起请

25、依此执行。其解释权属行政事务部。关于规范使用公司视觉识别（VI）系统的通知在亚讯集团概念推出及组建构架重新调整之际，为维系公司品牌管理，树立统一的形象规范，特对集团及各公司VI系统应用作如下规定： 1. 名片管理：1.1. 所有“亚讯数码”职务人员印制“亚讯数码”名片；所有“亚讯银达”职务人员印制“亚讯银达”名片；所有“亚讯兴业”职务人员印制“亚讯兴业”名片；1.2. 所有职能部门人员印制“亚讯集团”名片；1.3. 集团领导印制“亚讯集团”、“亚讯数码”、“亚讯银达”及“亚讯兴业”名片。2. 信封、信纸及便笺管理：2.1. 所有“亚讯数码”单一职务人员使用“亚讯数码”信封、信纸及便笺；2.2.

26、 所有职能部门人员暂时使用“亚讯数码”信封、信纸及便笺；2.3. 所有非“亚讯数码”职务人员暂时使用“美禾集团”信封、信纸及便笺，“亚讯银达”、“亚讯兴业”名称及标志组合确定后使用各所属分公司信封、信纸及便笺；2.4. 集团领导使用“亚讯数码”、“亚讯银达”及“亚讯兴业”信封、信纸及便笺。3. 签报、单据管理：集团内部统一使用“亚讯集团”签报、单据。4. 网站管理分别建设“亚讯数码”、“亚讯银达”及“亚讯兴业”三个公司网站，并独立使用。5. 人员招聘管理5.1. 凡涉及集团总部人员，以“亚讯集团”名义进行招聘；5.2. 凡涉及“亚讯数码”人员，以“亚讯数码”名义进行招聘；5.3. 凡涉及职能部

27、门和非“亚讯数码”职务人员以“亚讯集团”名义进行招聘；职能划分和“亚讯银达”、“亚讯兴业”名称及标志组合确定后以各公司名义进行招聘。6. 公司形象管理6.1. 公司前台、总机、内部装饰（包括车辆）及一切针对公司内部活动，以“亚讯集团”名义进行；6.2. 一切针对公司外部活动，根据其性质，分别以“亚讯数码”、“亚讯银达”和“亚讯兴业”名义进行。固定资产及物品管理制度为了更好地管理、使用公司资产物品，免除重复购置或闲置情况，加强对资产物品的日常维护，增长其使用寿命，合理降低物耗，特制定本制度。一、固定资产及物品的分类：1、 固定资产：A、 使用年限在一年以上，单位价值2000元以上，并在使用过程中保持原来物质形态的资产称固定资产。主要包括：房屋、建筑物、机器设备、车辆、工器具、仪器仪表等。B、 单位价值在2000元以下，但耐用的资产也属固定资产，如办公家具、工具等。2、 低值易耗品：单位价值在2000元以下，如办公消耗物品