基础设置试验0312.docx

1、基础设置试验0312第3章 ERP系统基础信息设置及系统管理内容提要 基础数据设置是ERP运行的首要保障，这里的基础数据主要指生产活动开始之前要准备的数据，在技术处理上通常称为静态数据。所谓“静”，是指在系统运行中变动较少，而且由于这些数据是日常业务处理的基础，这些数据的变动会直接影响业务处理的结果，比如BOM表的变动直接影响MRP的计算，所以这些数据的改变比较慎重，在管理上有比较明确的审批、操作流程。 本章主要介绍基础设置，基本信息以及相关系统基础数据期初上线的设置。本章重点 掌握基本信息设置的基本方法 正确的完成本章各数据录入及基础设置 了解易飞ERP 系统的主要功能模块 了解基础设置中参

2、数与企业日常业务的相互关系3.1基础信息设置及系统管理管理维护子系统主要功能是设置和保存一个公司的基本信息，公司的信息系统管理员在ERP 系统投入使用之前要设定所有功能模块的登陆使用人员以及相应管理权限，信息流的管理控制，数据表的设定等，是企业上线最为基础的动作。本次实验主要完成公司数据库创建，本系统使用人员录入及相应使用人员的权限授予。基本信息管理子系统主要针对企业的共用的基本信息和公共信息，企业在上线ERP软件后，应以公司现行管理的特性、组织及存货管理的原则由本系统中进行输入，这些信息包括公司名称，部门信息，用户权限，工作中心信息，工厂信息，仓库信息，币种汇率信息，客户交易分类，银行信息

3、等。3.1.1系统管理【实验要求】系统管理主要完成系统使用前期的登陆控制，程序录入（本例不涉及），数据控制，完成对于系统操作组与实际组织架构权限的控制与设置。在此基础上系统使用人员可以以合适的身份登陆系统，进行相应的操作。【实验资料】2007-01-01光华家具公司上线ERP，在软硬件环境搭建完成后，开始使用系统创建数据库。公司组织结构主要包含采购部，销售部，库存部，财务部，生管部，信息部。从系统角度设置一个操作组“办公椅家具组”，该操作组包含以下使用人员及使用权限： 登录者编号登录者名称可登入公司别模块权限有效码001蔡春cd01销售模组、存货模组Y002李文cd01采购模组、存货模组Y00

4、3刘争cd01存货模组Y004秦国庆cd01销售模组、应收模组Y005李丽cd01采购模组、应付模组Y006杨科丰cd01全模块(超级管理员)Y007焦永涛cd01生产管理(工单、主生产排程、物料需求、产品结构、工单工艺)、存货YDS系统管理者DemoData,Leader,cd01超级管理员Y表3.1：系统使用人员及权限表【实验环境】时点：2007-01-01操作人员：DS（安装系统时默认的系统管理员，相当于企业实施组主要负责人）【实验步骤】第1步：登陆易飞系统在系统主画面中选择管理维护子系统（系统设置），录入多公司信息，完成后保存，新增加公司完成。图3.1录入多公司信息界面提示：其中蓝色为

5、数据库主键，唯一且不可更改。黄色公司名称必添可更改。数据库名称最好选择字母开头。第2步：录入组信息。管理维护子系统按数状结构录入组信息。本实验仅录入办公椅家具组如下。图3.2录入组信息界面说明：组是系统在操作上分别的一种方式，类似于企业内部部门的设置。第3步： 用户录入及登陆公司别。依照表3.1录入。图3.3录入用户信息界面提示：F2开窗可录入登陆公司别，考虑对系统使用人员维护便利，其中DS请选择可登陆全部公司别。说明：用户口令只有系统管理员有权限更改。第4步：权限授予。依照图3.4中方式，对表3.1中的用户一一授予其权限。从管理维护子系统打开”按子系统授予用户权限”作业，如下图，在”输入程序

6、编号”字段中录入子系统的编号，选择相应用户编号，输入组编号为”办公椅家具组”，其他采取默认方式即可。图3.4按子系统生成用户权限界面其中杨科丰权限授予通过录入用户权限操作中的钩选超级管理员权限来完成。首先打开管理维护子系统中的录入用户权限作业，选择”类别”为用户，开窗选择用户杨科丰，选择组编号，然后在超级用户字段处打钩，。如下图。图3.5录入用户权限界面提示： 录入权限时如按子系统录入用户权限请注意选择“从未设权限者”，然后选择系统编号，在选择相应的用户。说明：其他权限设置采取默认。录入用户权限的方法多种多样，本实验给出其中一种比较简便的方法。录入完成可“录入用户权限”作业中查询具体用户权限，

7、【实验解析】 完成系统的管理工作后，下一步将设置公司参数，参数设置对未来的实际业务有重要影响，是业务运行的规则与基础。3.1.2设置公共参数【实验要求】完成公司运行的共用参数设置，完成企业运行参数设定。【实验资料】2007-01-05光华家具公司开始确定公司的参数。采用人民币做本位币，税率17%，采用单一单位制来核算产品，确定现行年用为2007-01，上线完成后于2007-02正式使用本系统。具体参数设置下面将详细介绍。【实验环境】 时点：2007-01-05操作人员：DS（安装系统时默认的系统管理员，相当于企业实施组主要负责人）【实验步骤】第1步：基本参数。登陆易飞系统在系统主画面中选择基本

8、信息子系统，设置功用参数。图3.6基本参数设置界面提示：系统审核日采取单据日为准。说明：由于本实验不涉及条码录入，所以不启用一品号对应多条码。由于产品比较直观故而采用单一单位制。第2步：进销存参数。采取默认设置。本实验不启用库位管理。图3.7进销存参数设置界面提示：库位管理的启用和出货通知管理也在此设置启用与否。说明：商品分类方式是之后以商品编号来识别货品,对于信息查询或统计您需要用到其他的组,您可以使用此分类来定义,通用分类方式在不同产业有不同的需求。在录入“商品分类” 时第一种类别应为存货类别的统计区分,因为存货管理报表中的库存明细表及进销存统计表乃按第一种类别进行汇总。第3步：财务参数。

9、本实验关账年月统一设置为2005-12，现行年月为2007-01，与实验介绍中实施期2007-01，系统使用期为2007-02相对应。人事参数中计薪年月为2007-01。图3.8财务参数设置界面说明：会计期间采用12期。第4步：设置启用系统。如下图设置启用系统。包括存货、销售、采购、应收/应付、产品结构、主生产排程、物料需求计划、批次需求计划、工单/委外、工艺。图3.9启用系统设置界面提示：启用系统设置关系到业务模块的录入控制等，所以需仔细核对启用系统。说明：启用系统用于设置系统运行中应用的模块（有些模块，如总账是系统必带的），由两方面因素决定，其一用户必须购买并安装这些模块；其二，现阶段使用

10、这些模块，模块启用的越多，系统越复杂，特别是各系统之间的数据关系，比如月底结账中，必须在总账结转之前完成相关模块的结转。【实验解析】 完成共用参数设置后，下一步将录入公司基本信息，按照参数的要求，确定企业运行必须具备的基础数据。3.1.3基本信息设置【实验要求】依次录入公司的各种基本信息数据，主要是公用的公司级别的基础数据录入。【实验资料】2007-01-05光华家具公司开始确定公司的参数后。开始录入公司的基本信息，基本信息录入时请按下列步骤程序运行：程序作业名称作业时机步骤1 录入公司信息录入币种信息系统安装阶段步骤2设置共用参数录入用户组(系统维护)录入用户信息(系统维护)录入部门信息录入

11、员工信息录入职务类别组织整体规划阶段步骤3 录入工厂信息录入仓库信息录入工作中心信息录入常用语录入交易对象分类录入金融机构进销存系统上线规划阶段步骤4 录入页脚/签核信息录入程序页脚/签核进销存系统凭证规划阶段注意：需要说明的是，此工作不是必须严格按照此顺序，比如此次实验先行维护系统信息，而后录入其他基本信息。再比如首先录入金融信息，由此在公司录入其他信息时可以直接享用，基本信息录入过程中也不必完全按此顺序。【实验环境】 时点：2007-01-05操作人员：DS（安装系统时默认的系统管理员，相当于企业实施组主要负责人）【实验步骤】第1步：录入公司信息。图3.10录入公司信息界面提示：注意录入公

12、司简称时有字数限制。第2步：录入金融信息。1.首先录入一个金融机构。录入“金融机构编号”为“001”，“金融机构名称”为“中国建设银行北京分行”。2.然后录入如下图的币种汇率。录入币种汇率：录入如下与货币有关的信息。注：“币种”的长度最多2 个汉字（或4个字母，含数字）图3.11录入币种汇率信息界面第3步：录入部门信息。依次录入以下几个部门的信息，有效码统一钩选Y，表示有效。部门编号部门名称001信息部002销售部003库存部004采购部005财务部006生管部图3.12录入部门信息界面第4步：录入员工姓名及职务类别。按照设计的组织结构，录入全体员工的姓名、职务等信息。首先录入的员工（单击，从

13、打开的窗口中查询），因为使用ERP 系统的员工肯定是本公司的员工，除了英文全称外，其他信息都必须录入；其次，录入其他员工（因为公司内有些员工是不需要使用ERP 系统的）。“部门”信息必须从先前已录入的部门中选择。在“录入职务类别”中，系统默认了多种“职务分类”，可以从中选择。“职务类别”比部门的划分更详细，具体到各员工的职能，所以，在录入职务类别的同时，应该录入履行该职务的员工（可以单击“人员编号”进行选择）。职务编号职务分类职务名称人员编号人员名称姓名部门部门名称0013:业务业务专员001蔡春蔡春002销售部0024:采购采购专员002李文李文004采购部0031:物管物管员003刘争刘争

14、003库存部0045:会计财务应收会计004秦国庆、秦国庆005财务部0055:会计财务应付会计005李丽李丽005财务部006B:管理经理006杨科丰杨科丰001信息部0072:生管生产主管007焦永涛焦永涛006生管部008B:管理信息部经理008DS系统默认管理者001信息部表3.2 人员及职务部门表图3.13录入职务类别界面提示：注意录入职务的人员编号将在业务系统中开窗选择业务人员时带出。如需录入多个职务人员在单身新增一行即可。第5步：录入工厂及仓库信息。新增一个办公椅加工工厂。仓库编号仓库名称工厂编号仓库性质纳入可用量计算库存不足准许出库BGYC办公椅仓BGJJGC存货仓不打YCLC

15、原材料仓BGJJGC存货仓不打DBYC大班椅仓BGJJGC存货仓不打表3.3 工厂及仓库表图3.14录入仓库信息界面提示：工厂信息为库存，或商品异动相关报表信息的筛选条件，如计有三个工厂，每一工厂有四个仓库，在生成库存明细表及进耗存统计表等相关报表时，均可用工厂来筛选条件。当然将来在运行LRP (批次需求计划-生产计划子系统) 时工厂亦是一个重要信息区隔或筛选条件。说明：其中：“仓库性质”：存货仓：既记数量又参与运算。非存货仓：只记数量“纳入可用量计算”：本系统在订单子系统的录入客户订单及录入销货单中，均可查询品号的可用库存量，当库存余额显示100PC时，这100PC 到底可不可以销货呢？如果

16、良品当然就应该可以，但是若其中有20PC 不良品，哪就应该只有80PCS 可用，我们称存放20 PC 的存货仓库为不纳入可用量计算。另外如外借时，也不能纳入可用量计算。“库存量不足准许出库”：定义：简单来说是当库存数量为0 时，可不可以运行出库相关的单据核准呢?以存货为零，销货100 PC，如果设为“库存量不足准许出货”，表示允许库存（-100）PC，造成库存余额为（负）值。当然这是一种不合理的现象，但是对一些制造业而言，销货单在商品生产入库前，是必须先行备单核准，如果将单据设为库存量不足准许出货，则表示销货单核准时一定要有存货。一般来说只有制造业的才有设置允许库存数量不足可以出货的考量，通用

17、仓库尤其是买卖行为的行业，他的仓库管理主要是针对存货者，均应设为库存不足不可出货。第6步：录入工作中心。如下图中录入办公椅加工中心，可以按照下图录入相应的数据。图3.15录入工作中心界面说明：ERP 中，工作中心代表基本的生产单位，易飞ERP 系统把基本的生产单位定义为车间级别。第7步：录入税籍信息。图3.16录入税籍信息界面第8步：录入付款条件。“类别”有两类：1：采购/委外2：销售；“预计收（付）款日”和“资金实现日”有两种：加日数和加月数；“取得折扣方式”有两种：提前付款和缩短票期。根据具体的情况来录入付款条件。本实验采用结账后逢15日付款，付款后逢15日资金实现，提前10天付款取得折扣

18、85%，收款条件的日期为逢15日结账，提前10天取得折扣。图3.17录入付款条件界面第9步：录入编码原则。可设置4 类编码，本实验按照图3.17设置。编码界面品号编码客户编码供应商编码图3.18设置编码原则界面组说明：品号编码可录入多层次的编码。在“产品结构子系统”中“录入品号信息”时可以用到。编码原则不是必须录入项，设置的客户编码将在销售子系统客户信息录入时，作为开窗项目。第10步：录入假日表。输入休假日期时候，系统自动生成假期计划，你可以修改。“休假方式”有三种：半天，休息日，和节日。本实验按照系统自动生成的六日休假方式即可。提示：此次实验只需设置行业别为工厂的假日表，银行及刷卡班别均未涉

19、及到；在做生产计划的排产时系统会考虑工厂的假日表。说明：1.行业别(MI001)：* 1.工厂，2.银行3.刷卡班别。* 若行业别为刷卡班别才可输入班别字段，否则班别缺省为*。2.年份(MI002)： * 如果已存在会显示错误讯息。3.班别(MI003)：* 若行业别为“刷卡班别”时，才可输入此字段，字段名称为班别，且不可空白，且只可输入3 码。* 可点选F2班别信息档，输入后自动显示班别名称。* 若班别不等于*时，才须判断班别档中是否存在。第11步：录入交易对象分类。本实验简单的录入按地区分为南方，北方。说明：为了强化客户及供应商的分类及类型管理 ，这些分类将来可做为销售分析或相关统计报表的

20、筛选条件。 第12步：录入凭证附属信息。依次录入页脚/签核，及程序页脚/签核。本案例实验录入如下图中信息即可。说明：系统的凭证打印时可指定此编号,凭证打印时便可带出所指定页脚或签核编号的内容。通过程序页脚/签核设置具体程序采用哪支页脚/签核。图3.19设置页脚/签核界面图3.20设置程序页脚/签核界面【实验解析】 完成基本信息录入后，需要把系统上线前的企业基础数据录入到系统中，下一节将录入开账时的账务基础数据。3.1.4期初开账【实验要求】录入公司的各种会计开账信息及会计基础单据设置，主要是公司级别的公用基础数据录入。【实验资料】2007-01-15光华家具公司开始录入系统上线前的公司基础数据

21、。【实验环境】 时点：2007-01-15操作人员：006 杨科丰（注：DS也可）【实验步骤】第1步：库存期初开账。基础数据设置在“存货管理子系统” 中“设置库存单据性质”中完成。首先录入如下库存单据性质，然后录入库存开账单。单别单据全称单据性质编码方式交易类别品号输入方式库存影响影响成本FKD分库调整单分库调整单17:成本开帐/调整单据1:日编5:调整1:用品号输入增y:成本调整KCKZ库存开账单库存开账单17:成本开帐/调整单据1:日编5:调整1:用品号输入增y:成本调整WCD尾差调整单尾差调整单17:成本开帐/调整单据1:日编5:调整1:用品号输入增y:成本调整表3.3 库存单据性质表单

22、别单号日期KCKZ自动生成2007-01-31品号品名数量单位成本金额BD背垫2009018000ZD座垫1508012000DZ底座501005000ZZ中支120708400LZ轮子500157500LS螺丝零件包5002010000表3.4 库存开账信息表图3.21库存开账单界面说明：（1）凡于库存系统所使用的单据如盘点单，报废单，调拨单，数量调整单等，必须在录入单据性质作业中编设单据代码及相关基础信息，以方便日后交易单据输入。（2）作业一经设置请勿随意更改，必须更改时，请保持在单一用户状况更改，交易类别将影响进销存的统计，第2步：维护会计科目，本例会计科目采取默认设置。图3.22会计科

23、目界面第3步：会计期间。图3.23会计期间界面第4步：会计单据性质。依次录入以下单据：单别单据名称凭证种类编码方式凭证性质会计科目科目名称910转账_日编91:转账凭证1:日编1:一般911转账凭证91:转账凭证1:日编1:一般912转账凭证91:转账凭证2:月编1:一般913现金支出93:现支凭证1:日编1:一般1001现金914年结凭证91:转账凭证1:日编4:结转915结转凭证91:转账凭证1:日编4:结转920现收_月编92:现收凭证2:月编1:一般1001现金923现收凭证92:现收凭证1:日编1:一般1001现金93现支凭证93:现支凭证1:日编1:一般1002银行存款930现支_

24、日编93:现支凭证1:日编1:一般1002银行存款990预提回转91:转账凭证1:日编3:预提回转997损益结转91:转账凭证1:日编4:结转TR转账凭证91:转账凭证1:日编1:一般TR1自动分录91:转账凭证1:日编1:一般TR2预提转账91:转账凭证1:日编2:预提表3.5 会计单据性质表图3.24会计单据性质界面第5步：会计分录。本实验涉及到的如下几种主要分录性质。统一采用的底稿开立方式为：逐张。同单号科目汇总：Y。单别凭证单别借方会计科目(赊销)缺省顺序借方会计科目-现销借方会计科目-赊销贷方会计科目-收入贷方会计科目-税额XH销货单912转账凭证1:客户基本信息档1002银行存款1

25、131应收帐款5101主营业务收入21710105销项税额表3.6 销货单自动分录表单别凭证单别同单号科目汇总存货会计科目对方会计科目-借方KCKZ库存开账单TR转账凭证Y1243库存商品410101基本生产成本表3.7 库存开账单自动分录表单别账款科目缺省顺序借方会计科目-存货借方会计科目-税额贷方会计科目-账款贷方会计科目-费用贷方会计科目-预付款差异会计科目JH进货单1:供应商基本信息1211原材料21710101进项税额2121应付帐款5501营业费用1151预付帐款1232材料成本差异表3.8 进货单自动分录表单别凭证单别借方会计科目-货款借方会计科目-税额借方会计科目-差额贷方会计

26、科目-账款贷方会计科目-差额YF应付凭单911转账凭证1211原材料21710101进项税额1232材料成本差异2121应付帐款1232材料成本差异 表3.9 进货单自动分录表单别单别名称凭证单别单别名称底稿开立方式同单号科目汇总FK付款单TR1自动分录1:逐张Y表3.10付款单自动分录表单别凭证单别借方会计科目-赊销借方会计科目-差额贷方会计科目-收入贷方会计科目-税额贷方会计科目-差额JZ结账单911转账凭证1131应收帐款5405其他业务支出5101主营业务收入21710105销项税额5102其他业务收入表3.11 结账单自动分录表单别凭证单别单别名称同单号科目汇总借方摘要来源贷方摘要来

27、源SK收款单TR1 自动分录Y7681276812表3.12 收款单自动分录表单别凭证单别借方会计科目-在产品_材料借方会计科目-制费贷方会计科目-存货贷方会计科目-存货LL厂内领料单910转账_日编410101基本生产成本4105制造费用1211原材料1221包装物表3.13 厂内领料单自动分录表单别凭证单别借方会计科目-存货贷方会计科目-在制RK生产入库单TR1自动分录1243库存商品410101基本生产成本表3.14 生产入库单自动分录表第6步：会计参数。如下图设置会计参数。图3.25会计参数设置界面第7步：会计开账。直接在录入凭证中将各科目结余以该一虚设的单据输入并审核后作凭证整批过账即可。注意：此一单据仅于此运用一次，以后不必再使用。财务开账：借：1002 银行存款1160001211 原材料609005501 营业费用11005503 财务费用2000贷：3101 实收资本150000说明：这种作业方式的好处是，如果实施时点的科目结余信息无法立刻整理得知，或者将结余信息输入计算机需要很多时间，都将不影响实施时点后例行发生的科目异动信息的输入工作。也就是说，就算实施时点的科目结余信息尚未输入计算机，对于实施时点后发生的会计凭证都可不受影响的按时输入，直到实施时点后的半个