电子档案管理问题及建议8篇.docx

1、电子档案管理问题及建议8篇 电子档案管理问题及建议8篇 第一篇：OA无纸化办公环境下电子档案管理研究 随着信息技术的飞速发展，纸质载体的信息管理方式慢慢被电子档案的管理模式所替代，随着办公自动化设备不断被购进，无纸化办公的方式逐渐成为人们工作交流的主要方式，信息的整理、使用以及管理变得越来越方便，无纸化的档案管理工作大大节约了时间，提高了效率，而且为用户提供了更方便的服务，这对档案管理人员来说无纸化管理的过程中充满了机遇和挑战。因此，只有认真分析电子档案管理过程中出现的问题，并找出对策改善管理，才能提升电子档案管理的工作质量。 一、纸质档案与电子档案管理工作的差异 （一）档案保管方式之间的差异

2、。电子文件有着操作简便、易于存储、易于保存、信息传递的速度极快、并且所需的存储空间非常小的突出优势，但是电子文件却不如纸质档案的安全性高，并且电子档案保管的时间较短。由于计算机在工作中会出现各种各样的问题，这样就很容易造成数据的丢失以及被恶意篡改，这些问题都给电子档案的管理工作带来了很大的挑战。传统的纸质档案虽然管理过程复杂，但是档案的保存时间较长，在保存的过程中只要对档案进行必要的防霉、防蛀工作，对破损纸张及时地补救。但是电子档案的维护工作就比较繁琐，需要对其进行特殊的保护，防止数据泄露。 （二）档案归档方式的差异。电子档案的归档时间不同于纸质档案，而且电子文件的归档方式也有两种选择，即逻辑

3、归档和物理归档。逻辑归档的优势之处在于不但能够保障电子文件的完整，还有利于查询和利用；物理归档却更有益于电子文件备份脱机保存工作。但是传统档案的归档方式分为文件形成后和项目完成后进行归档，后者主要针对科技类文件。电子档案的归档时间一般是实际归档和定期归档，电子文件归档时需要由文件形成部门转交给档案管理单位，并且还要进行电子数码签名。 二、电子档案的管理过程中出现的较为突出的问题 （一）对电子档案管理工作的重要性认识程度过低。随着科技的发展，档案管理部门也顺应时势购进了大量的自动化办公设备，传统的纸质文件管理工作逐步被淘汰，而电子文件每天都会大量地产生。由于有些档案管理人员还不能紧跟时代的步伐，

4、他们的思想陈旧保守，对电子档案的管理工作没有一个全面的认识，因此，他们也就不重视对电子文件的收集和整理，他们从心理层面拒绝接受信息时代的改变，对电子档案的管理工作采取消极的态度对待。由于工作人员对电子档案的重要性的认识比较薄弱，所以他们在日常的办公中没有对电子文件进行整理和归档，使得很多电子文件处于自生自灭的状态。除此之外，如果对电子文件的管理过程不严谨，其中的数据信息就有被删改的可能性，甚至有可能中病毒，被他人盗取秘密信息。此外，有的档案管理机构的设备存储过低，导致旧的电子文件被新的电子文件覆盖，有的电子文件由于没有和纸质的文件档案之间建立统一的管理方式，使得大多数的电子文件不能被很好的归档

5、和管理，电子文件丢失的事情时有发生，给工作造成了很大的损失。 （二）缺乏复合型档案管理人才。网络科技发展的速度越来越快，若想实现数字化的档案管理体系，就必须提高管理人员的计算机知识，要求他们具备先进的管理技术水平。但是，目前我国很多的档案管理部门的管理人员资历都比较老，他们对传统的纸质档案的管理方法掌握得非常娴熟，但是不能胜任信息化管理工作。因此，许多的管理部门缺乏专业技能和技术技能都比较高的复合型管理人才。如果人员的素质不能得到有效的提高，那么尽管办公设备非常先进，档案的自动化、信息化管理水平依旧会处于较低的水平。 （三）电子档案管理的法律效力不够清晰。传统的纸质档案管理有着明确的法律依据，

6、电子文件的法律效力是得到公众的认可的，并且特别强调了只有纸质原件才具有法律的凭证作用。但是电子文件储存在计算机中，没有固定的载体，因此很难制定出明确的法律来规定电子档案的法律效力，除此之外，没有专门的机构去做电子档案的管理和保存工作，使得电子文件转换成电子档案的之后的原始性以及凭证性很难得到明确的认证。因此，电子档案就缺乏了真正的档案资格，也就无法发挥出档案应有的作用。由于政府没有对电子档案管理制定出明确的法律条文，导致档案的原始性和可信度没有相关的制度进行约束。 三、如何解决电子档案管理工作的问题 （一）建立健全的法律法规规范电子档案管理工作。目前有待解决的最大的问题就是关于电子档案的法律效

7、力问题。由于电子文件产生的速度过快，政府部门可以从以下几个方面制定电子文件转换成档案的过程中的一系列法律问题：1.法律上首先要确定档案馆在电子档案管理过程中的主体地位，要授权给档案馆，使其有权利将电子文件转换成电子档案，然后对电子文件进行归档、保存和管理。2.必须明确电子文件的制作程序以及保存要求，制定明确的档案利用制度，完善用户在使用电子档案时的签名制度。由于电子档案管理的特殊性，法律上一定要对电子文件转化问档案的过程作出明确的规定，对电子档案的保管、档案的真实合法性以及档案的原始可靠性进行保障。3.为了保证档案的真实合理性，就必须明确规定电子档案的法律效力。 （二）档案管理机构加强对管理设

8、备的维护和管理体制的健全。一个健全的内部管理制度是保障电子文件安全性的重要前提，管理机构应明确管理人员的工作内容和职责，保证电子文件的完整性。通过完善的管理制度，各种形式的电子文件才能被有条理地归档和保存。同时可以积极寻找新的电子档案的存储方式，创新管理制度。档案管理机构也要注重对设备的定期维护，管理人员要防范管理软件的安全隐患，并及时修补管理设备的安全漏洞。在硬件维护上要注意设备所处环境的温度和湿度，要确保设备在传递和储存文件的过程中能够稳定运行。 （三）加强对新型管理人才团队的建设。人才决定管理的水平，单位可在提高管理人员的素质能力上做一些投资，提高人员对电子档案管理重要性的认识，转变老员

9、工的传统观念。在进行管理人员人才队伍的建设中，要注重对人员的多学科培养，根据新时代的管理特征，招收复合型管理人才，逐步优化内部管理人才机构，加强管理人员的素质，一定要避免管理过程中有人利用电子档案信息进行违法乱纪行为。只有当管理人员的整体素质提高了，才能有效运用管理设备对电子档案进行高效地管理，才能给用户提供更优质的服务。 四、结语 无纸化电子档案管理模式将成为社会主流的办公方式，虽然较于传统的管理方式数字化的管理程序更加简单，但是每天都会产生大量的电子文件，从而形成数以万计的电子档案，这就对档案管理人员自身的素质能力提出了较高的要求，同时，档案管理机构还要制定合理的电子档案管理制度，加强对管

10、理人员的监督，对档案管理体制进行创新，从而提升我国的电子档案的管理水平，为人们提供更优质的服务。 参考文献: 1陈奇星.传统档案与电子档案的比较研究J.经济师，2006（11）:64. 2侯勇英.浅析无纸化办公对档案工作的影响J.河南机电高等专科学校学报,2012,06(12):86-88. 3张海洋.从档案管理角度看“无纸化办公”J.中国档案报,2006年第3版. 4王玉娇.关于档案信息化的研究J.漳州职业技术学院学报，2005（10）:118-120. 第二篇：不动产电子档案管理研究 一、不动产电子档案的特点 （一）电子档案的公开性和共享性。随着电子存储空间的逐渐缩小，使得携带电子档案也变

11、得简单快捷起来，带来方便的同时，也使得修改这些电子数据也变得容易，这就造成了电子档案的公开性，对比纸质档案，这些电子档案变得更加难以保密，给用户留下了极大的自主空间。电子档案不再局限于档案库房，它不但可以通过计算机网络远距离传输，消除了使用者距离的限制，还让信息的使用和传播变得更加普及和方便，同时，也增加了电子档案利用的效率和人数。 （二）传统档案与电子档案的相辅相成。传统纸质档案的介质是纸张，而电子档案的媒介确是多种多样的。例如：图像、文字、声音、表格、程序以及数据等等，这不仅丰富了我们文件的保存方式，也使得我们利用起来变得更加具有生命力。电子档案的保存必须依赖于各种媒介，计算机、U盘、光盘

12、等等，但是这些媒介对于保存时间、保存质量是有严格要求的，达不到保存的要求，对于电子档案的破坏性是永久性的。而纸质档案可以长久保存的特征弥补了电子档案的局限性，虽然纸质档案在保存的时间里也会有破损，但是还会承载着大部分的信息，它们有机的组合在一起使得档案的管理和利用都具有历史性的意义。 二、电子档案的管理 （一）制定电子档案的管理方法。电子档案的记录和保存方式明显区别于传统的纸质档案。电子档案的收集、整理、扫描、上传有一套严格的执行标准，电子档案形成后必须和纸质档案一同归档，纸质档案的归档包括装订和上架，放在档案对应的位置，而电子档案则是在固定可靠的系统里电子归档，实现电子档案和纸质档案的统一管

13、理。 （二）对相关档案人员进行培训，提高专业素质。如今，虽然计算机网络已经普及到各家各户，但是针对电子信息的管理和应用仍是一门专业性较强的业务。结合不动产电子档案，使得相关专业人员更加少之又少，而电子档案的管理也是新兴专业，没有前辈们留下的经验可以参考和借鉴，都要靠我们这一代人边走边总结，边总结边创新。电子档案形成后是永久性的，这就要求电子档案的形成是准确且完整的，因此，最初形成电子档案的人员更要是一批精良的队伍。对电子档案的收集、整理和扫描要统一标准，对图像的大小、色彩、分辨率、剪裁尺寸以及存储格式也要区别划分。 三、电子档案的利用 （一）建立电子档案数据库。无论是传统的纸质档案还是现代的电

14、子档案，它们的根本目的是利用。首先要建立电子档案数据库，配合不动产登记信息平台，实现电子档案的规范化和标准化。档案数据库不但要便于实际操作，更要符合国家标准。同时，还要注意软件系统的对接，从软件管理、硬件指标到文档的保存格式都要加以统一，这样，即使在软件的更新换代中，也不会对电子档案的读取和保存造成任何的破坏。 （二）保证电子档案数据的准确性。高质量的电子档案数据可以提高档案利用的质量和效率。在实际工作中，应根据本单位的实际情况制定相关规定，定期抽查，制定严格的考核制度，责任落实，保证数据的可靠性。在电子档案形成后，必须全面核对，准确无误后方可归档入库，一旦发现错误，立即整改。 （三）做好电子

15、档案的保密工作。没有规矩不成方圆，针对电子档案的安全管理和保密工作，我们应根据实际情况制定切实有效的电子档案的安全保密制度。首先，要保证所提供的电子档案是有利益关系的权利人或义务人，不能泄露给XX的人；其次，保证电子档案数据不会被篡改；第三，提高技术，对操作系统进行加密。 （四）规范电子档案信息的数据化管理。应用计算机技术对电子档案的管理和查询，建立电子档案的数据库，档案的利用还存在着一些问题。比如：电子档案还是受到空间和时间的制约，这与电子档案对外界实现档案信息资源共享的目标还是有着一定距离的，只有实现了档案信息的数据化管理，才能实现电子档案的实际价值，充分发挥它的作用。电子档案的管理和利用

16、是档案管理工作的一项新课题，在未来的工作学习中，只有不断的探索和大胆的实践，才能使电子档案的管理和利用步入新台阶。 参考文献: 1张兆宇.不动产档案相关概念界定J.档案学研究,2016(20). 2梁淑玉.搭建数字化不动产档案管理利用发展平台探索J.档案管理,2016(8). 3陈永生.不动产档案的形成环境与社会功能J.档案与建设,2013(4). 第三篇：城管单位档案管理电子化探索 摘要：随着经济往来的频繁，档案管理工作对经济建设、政治发展、社会改革的作用日益凸显，城管档案管理作为国家档案管理体系的重要组成部分，对推动城市的发展具有深远的意义。据此，从城管档案管理的定义出发，阐述了城管档案管理现代化和电子化发展的必要性及意义，分析了我国城管档案管理建设存在的问题，并提出城管单位档案管理现代化和电子化发展策略。 关键词：城管单位；管理现代化；电子化发展 城管档案管理的定义 城管档案管理是一项围绕着城市管理活动由单位工作人员通过文字、图片、数据、声像等形式呈现出来的具有保存价值的文件资料。城市管理关系到城市市容市貌的