办公室内部培训内容整理.docx

1、办公室内部培训内容整理20122013年度校学生会办公室内部培训内容整 济南大学学生会 办公室二0一二年三月2.礼仪培训1.公文写作定义：现代公文，主要指党政机关在实施领导和行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是进行领导管理和公务活动的重要工具。也泛指各级各类机关、社会团体、企事业单位制订、使用的公务文书。关键词：计划书，通知，会议记录，工作总结，活动策划，新闻稿，纪实常用公文写作的页面设置1.1计划书的具体写作一、计划书的概念什么是计划书呢？各位同事，你们觉得什么是计划书呢？简单来讲计划书就是对即将展开的工作的设想和安排，如提出任务、指标、完成时间和步骤和方法等。二、计划书的重

2、要性那么我们为什么要写计划书呢？为了通俗易懂，给大家举个例子，譬如：我们要出外旅游，难道我们什么都不做就直接出发吗？如果是这样，到时候我想我们会手忙脚乱，一塌糊涂，原本应该开心的旅程变得烦恼不堪。所以我们要想拥有开心愉快的旅程，必需提前有个计划，譬如：我们该准备什么东西，我们到目的地入住哪个酒店，这次旅行多长时间，先去哪里，再去哪里等等。这样有条不紊，旅程才能开心愉悦。三、计划书的类型至于计划的类型，按不同的分类标准可以分为多种类型，国家有经济计划，企业有生产计划，我们有学习计划，活动计划等等，时间原因我们不展开介绍。四、计划书的具体内容与格式下面让我们来重点介绍计划书的具体内容与格式。从外观

3、上，计划书主要由封皮和正文两大部分组成，就像我们人有皮和肉一样。封皮由封面和封底两部分组成。有时封底可以不加，但是封面是必不可少的。为什么要这样呢，一是为防止公文被破损，污染起保护作用，二是根据封面我们可以知道这份计划书的大致内容，以后查找时方便快捷。封面的具体内容和格式是怎样的呢？封面的内容主要由四部分组成，简单的来讲就是四W：when,who,what和by who即计划执行的时间、计划对象的单位、计划的种类、计划撰写单位或个人。在封面上首先写明计划执行时间,由第一行顶头开始输入，可以分几行输入。在其后要输入计划对象的单位。计划单位要紧跟计划执行时间另起一行输入，具体格式与计划执行时间相同

4、。接着要输入计划的种类，具体种类以具体情况为准。正文是一份计划书最重要的部分，就像一个人的心脏一样。对于正文，我们需要注意以下几点：要有预见性，在科学的基础上提出行动前的预想。要有针对性，全面具体的方案。要有可行性，从实际出发提出切实可行的方案。要有约束力，保证行动按计划行进。要有余地，防止突发事件的发生。正文主要由三部分组成：标题、内容、落款。1、标题计划正文部分的标题大致分为三类，第一类常见格式为：单位名称+期限+计划种类，或单位名称+内容范围+计划种类。前者如大学2009年工作计划，后者如中共大学委员会关于开展学习活动计划，这类标题可以明确表明什么单位在什么时限内制定的什么内容计划。第二

5、类常用标题的格式是：期限+内容范围+计划种类,如国民经济和社会发展第九个五年计划时期国家环境保护计划。第三类常用标题的格式是：单位名称+期限+内容范围+计划种类，如省2000-2005年教育发展规划，这类标题不仅表明了是何单位在何期限内的何种计划，并且具体写了是关于何种工作或活动的计划。正文标题又分为正文开头的大标题与正文内容之中的各级小标题，前者以二号黑体输入，设置为居中排列，字体加粗。正文开头的大标题一般与正文第一段保持一到两行的距离，以突出主题。 正文内容之中的各级小标题一般以以下格式排列：一级小标题以汉字 数字序号标明，例如：一、二、三，数字序号与标题之间用顿号隔开；二级小标题以带括号

6、的汉字数字序号标明，例如：（一）（二）（三），数字序号与标题之间不需要特别的符号隔开；三级小标题一般以阿拉伯数字序号标明，例如1.2.3.，数字序号与标题之间以“点”隔开。这样做的目的是可以使正文内容显得条理清晰、段落规整；加强文章的整体性，使文章不显得太散；便于阅读着迅速抓住文章的大体脉络，便于读者阅读。另外，根据计划书的具体内容还有可能出现其它内容的小标题，例如计划书之中出现以月份为小标题情况的话，这些标题一般没有具体的格式限制但这些标题不应该影响文章的整体完整性与美观。这些小标题格式的设定可以根据其在文章之中的具体重要性与地位来设定。2、内容前言前言是计划的开头部分，简明扼要表达出制定计

7、划的背景、根据、目的、要求、意义、指导思想等 ，一般一两个自然段即可。这中间要简单介绍背景，指出指导思想，点明计划的依据和上级的要求，而目的与要求要着重点出，因为目的要求是工作或活动中要达到的标准，它既是产生计划的起点，又是实施计划的重点，因此计划书要分条分项写明目标、任务、及其完成期限等。并且一定要写的具体明确。主体主体部分要一一列出准备开展的工作(学习)、任务，并提出方法、步骤、措施、要求。这是计划最重要的内容，也是篇幅最大的一部分。通常主体部分由于内容繁多，需要分层、分 条撰写。常见的结构形式为：用“一、二、三”的序码分层次，用“(一)、(二)、 (三)”加“123”的序码分条款。具体如

8、何分层递进，依内容的多少及其 内在的逻辑性而定。其中方法是为实现计划目标而采取的具体做法，包括采取什么方式，动员哪些人力，调动那些物力与财力，如何安排，创造什么有利条件，克服哪些困难，如何分工协作等，必要时还应标明奖惩的具体规定；步骤使之达到目标、完成任务需要分几步走，先做什么，后做什么，如何过渡，何时完成等，这是实现目标的程序安排。注：主体中的要求是具体操作中的要求，区别于前言中的要求。结尾结尾可以用来提出希望、发出号召、展望前景、明确执行要求等，也可以在条款之后就结束 全文，不写专门的结尾部分。正文内容部分主要以具体内容为主，对格式的要求并不是很多。但需注意的是正文内容部分需要使用仿宋GB

9、2312字体，四号字。这样做的目的是为了总体文章整齐规范，便于阅读。落款落款通常包括制定计划的单位名称（个人名称）和制定计划的具体日期两项内容，如果计划的标题中有单位名称，就可以省略。如果以文件的形式发下，还要加盖公章。落款的字体大小一般与正文相同，且应标语距正文结尾三行左右的右下角处，与正文形成右对齐，且落款几行内容相互之间的相应位置应设为居中对齐。落款中的日期需用汉字大写的年月日注明。 1.2通知的写作方法通知的格式，包括标题、称呼、正文、落款。标题：写在第一行正中。可只写“通知”二字，如果事情重要或紧急，也可写“重要通知 ”或“紧急通知”，以引起注意。有的在“通知”前面写上发通知的单位名

10、称，还有的写上 通知的主要内容。 称呼：写被通知者的姓名或职称或单位名称。在第二行顶格写。(有时，因通知事项简短 ，内容单一，书写时略去称呼，直起正文。) 正文：另起一行，空两格写正文。正文因内容而异。开会的通知要写清开会的时间、地点 、参加会议的对象以及开什么会，还要写清要求。布置工作的通知，要写清所通知事件的目 的、意义以及具体要求和作法。 落款：分两行写在正文右下方，一行署名，一行写日期。 写通知一般采用条款式行文，可以简明扼要，使被通知者能一目了然，便于遵照执行。通知分类根据适用范围的不同，可以分为六大类：1.发布性通知：用于发布行政规章制度及党内规章制度。2.批转性通知：用于上级机关

11、批转下级机关的公文，给所属人员，让他们周知或执行。3.转发性通知：用于转发上级机关和不相隶属的机关的公文给所属人员，让他们周知或执行。4.指示性通知：用于上级机关指示下级机关如何开展工作。5.任免性通知：用于任免和聘用干部。6.事务性通知：用于处理日常工作中带事务性的事情，常把有关信息或要求用通知的形式传达给有关机构或群众 通知格式由于通知的功能多，种类多，写法彼此有较大的区别，我们在分类时已经有意识地对各种不同通知的写法作了一些介绍，这里只能概括介绍一些通知写作的基本方法。 (一)通知标题和主送机关 1通知的标题 2通知的主送机关 (二)通知的正文 1通知缘由 发布指示、安排工作的通知，这部

12、分的写法跟决定、指示很接近，主要用来表述有关背景、根据、目的、意义等。 2通知事项 这是通知的主体部分，所发布的指示、安排的工作、提出的方法、措施和步骤等，都在这一部分中有条理地组织表达。内容复杂的需要分条列款。 3执行要求 发布指示、安排工作的通知，可以在结尾处提出贯彻执行的有关要求。如无必要，可以没有这一部分。 另：短信通知与口头通知的几点要求：开头需注明发送通知的单位、部门。要有称呼，注意礼貌用语。交代事情简明扼要，清楚不繁琐。通知时，日期与地点要具体清楚，忌用今天、明天等字眼短信通知在最后要写“收到请回复”等字样。另附：会议及短信通知范例济南大学学生会关于召开新干事培训会议的通知所属各

13、部：为了使各位新干事尽快熟悉各部门的具体工作，了解学生会内部的规章制度，经研究决定召开学生会新干事培训会议，现将有关事宜通知如下：一、会议内容： 对新干事的内部培训；二、参加人员： 济南大学学生会所有成员；三、会议时间、地点：年月日（星期），教室望各部及时传达，准时参加。 单位名称 日期 1.3会议记录的要求一、会议记录的性质和作用会议记录是在比较重要的会议上，由专人当场把会议的基本情况记录下来的第一手书面材料。会议记录是会议文件和其他公文形成的基础。会议记录的作用主要有三：其一，可以根据记录的内容，起草、修改有关文件，上传下达会议精神，或撰写会议简报和会议新闻；其二，领导据此督促会议各项决议

14、事项的执行情况；其三，立卷归档，以供参考、研究或编写材料。二、会议记录的特点真实性，会议记录一定要按照会议的真实情况如实地记录下来，决不能随意增减或改变。完整性，记录要求按格式填写清楚，会议内容要尽可能完整地记录下来，特别是会议内容的要点不能漏记或少记。快速性，无论是摘要记录或详细记录，都要求记得快，这样可以有效地保持会议记录的真实性和完整性。三、如何做会议记录第一部分是记录会议的组织情况，应写明：会议的名称； 开会的时间；开会的地点；出缺席和列席人员；主持人的姓名；记录人的姓名；备注：有些会议还要写清楚会议的起止时间（年、月、日）。第二部分是记录会议的内容，这是会议记录的重要组成部分。要写明

15、发言人的姓名、发言的内容，包括讨论的内容、提出的建议等。记录还要记下会议的有关动态。如发言中的插话、笑声、掌声，临时中断以及会场重要情况等等。会议结束，记录完了，就要另起一行写“会议结束”四个字。重要的会议记录，要有主持人和记录人在正文结尾右下方签字。记录会议的结果，如会议的决定、决议或表决等情况。会议的记录在方法上有详细记录和摘要记录两种。这两种记录，采用哪一种，要根据会议的性质和内容来定。会议记录的写作要求会议记录的基本要求是迅速、准确。四、会议记录的写作技巧一般说来，有四条：一快、二要、三省、四代。一快，即记得快。字要写得小一些、轻一点，多写连笔字。要顺着肘、手的自然去势，斜一点写。二要

16、，即择要而记。就记录一次会议来说，要围绕会议议题、会议主持人和主要领导同志发言的中心思想，与会者的不同意见或有争议的问题、结论性意见、决定或决议等作记录，就记录一个人的发言来说，要记其发言要点、主要论据和结论，论证过程可以不记。就记一句话来说，要记这句话的中心词，修饰语一般可以不记。要注意上下句子的连贯性、可讯性，一篇好的记录应当独立成篇。三省，即在记录中正确使用省略法。如使用简称、简化词语和统称。省略词语和句子中的附加成分，比如但是只记但，省略较长的成语、俗语、熟悉的词组，句子的后半部分，画一曲线代替，省略引文，记下起止句或起止词即可，会后查补。四代，即用较为简便的写法代替复杂的写法。一可用

17、姓代替全名，二可用笔画少易写的同音字代替笔画多难写的字；三可用一些数字和国际上通用的符号代替文字；四可用汉语拼音代替生词难字；五可用外语符号代替某些词汇等等。但在整理和印发会议记录时，均应按规范要要求办理。五、注意事项注意衣着，带领带袖，干净整洁，精神状态良好，懂礼貌，大方得体。会议之前把会议时间地点部门准确把握，与与会人员保持密切联系，要有时间观念，做好会前的个人准备工作。会议记录上的签名必修由本人填写，不可代签。会议记录期间，记录人不能发表任何个人意见，更不能打断会议的进行，要如实客观的反映会议内容。会议完毕后，将会议记录交与会议负责人审核，看是否进行修改与添加。会议记录内容可与开会时的氛

18、围作相应调整。会议录记要求忠于事实，不能夹杂记录者的任何个人情感，更不允许有意增删发言内容。会议记录一般不宜公开发表，如需发表，应征得发言者的审阅同意。 会议记录表会议名称*部例会时 间2011年*月*日地 点在哪开写哪出席人员第一行为部长副部，第二行为干事会 议 内 容由*主持会议讲话相关内容会议到此结束。迟到人员旷会人员1.4工作总结具体写作 一、工作总结的作用总结，就是把某一时期已经做过的工作，进行一次全面系统的总检查、总评价，进行一次具体的总分析、总研究；也就是看看取得了哪些成绩，存在哪些缺点和不足，有什么经验、提高。写好工作总结是非常重要的，但也要非常困难。难度主要表现在两方面：一是

19、总(过去的工作),二是结(工作的经验,教训,规律)。要正确处理好两者关系:总是结的依据，结是总的概括。 二、总结的内容与格式总结一般是由标题,正文,署名和日期几个部分构成的。（一）标题 标题,即总结的名称。标明总结的单位,期限和性质。（二）正文 正文一般又分为三个部分:开头,主体和结尾。 1.开头总结的开头主(zongjiedekaitouzhu)要用来概述基本情况。包括单位名称、工作性质、主要任务、时代背景、指导思想，以及总结目的、主要内容提示等。作为开头部分，要注重简明扼要，文字不可过多。2主体这是总结的主要部分，内容包括成绩和做法、经验和教训、今后打算等方面。这部分篇幅大、内容多，要特殊

20、注重层次分明、条理清晰。（1）. 成绩和缺点。这是总结的中心。总结的目的就是要肯定成绩，找出缺点。成绩有哪些，有多大，表现在哪些方面，是怎样取得的；缺点有多少，表现在哪些方面，是什么性质的，怎样产生的，都应讲清楚 （2）. 经验和教训。做过一件事，总会有经验和教训。为便于今后的工作，须对以往工作的经验和教训进行分析、研究、概括、集中，。定要写得丰富、充实，并选用具体事例适当地展开议论。使总结出来的经验和教训，有论点，有论据，有血有肉，鲜明生动，确实能给人以启发和教益 （3）今后的打算、根据今后的工作任务和要求，吸取前一时期工作的经验和教训，明确努力方向，提出改进措施等 . 3结尾结尾是正文的收

21、束，应在总结经验教训的基础上，提出今后的方向、任务和措施，表明决心、展望前景。这段内容要与开头相照应，篇幅不应过长。有些总结在主体部分已将这些内容表达过了，就不必再写结尾。（三）署名和日期 如果总结的标题中没有写明总结者或总结单位，就要在正文右下方写明总结者，最后还要在署名的下面写明日期。三、写作过程中注意问题（一） 一定要实事求是，成绩不夸大，缺点不缩小，更不能弄虚作假。这是分析、得出教训的基础。工作总结中，常常出现两种倾向：一种是好大喜功，搞浮夸，只讲成绩，不谈问题；另一种是将总结写成了“检讨书”，把工作说成一无是处。这两种都不是实事求是的态度。总结要在如实地、一分为二地分析、评价自己的工

22、作上，对成绩，不要夸大；对问题，不要轻描淡写。 （二）条理要清楚。总结是写给人看的，条理不清，人们就看不下去，即使看了也不知其所以然，这样就达不到总结的目的。工作成绩的大小以及工作的先进，落后，叙述一般要用比较法，通过纵横比较，使得背景鲜明突出 （三）要剪裁得体，详略适宜。材料有本质的，有现象的；有重要的，有次要的，写作时要去芜存精。总结中的问题要有主次、详略之分，该详的要详，该略的要略。 （四）总结要用第一人称。即要从本单位、本部门的角度来撰写。表达方式以叙述、议论为主，说明为辅，可以夹叙夹议。总结最重要的就是把问题突出出来。既要对上个学期工作进行总结，也要对工作中的问题进行反思和总结。1.

23、5活动策划的写作一、策划书包括（一）策划书名称 （二）活动背景 （三）活动目的及意义 （四）活动名称、时间地点及活动负责人及主要参与者（五）活动流程 （六）经费预算 （七）应急措施二、注意问题（一）尽可能具体的写出策划名称，如“年月日信息系活动策划书”，置于页面中央（二）备注 1、附件（表格、人员分工、工作制度、其他策划） 2、调查（数据、价格），更精确 3、最重要三部分（可行性分析、活动流程 和经费预算） 4、突发事件，解决方案，应急措施1.6纪实的写作要求纪实就是用“文学”去“记实”，用假去说真。它是一种迅速反映客观真实的现实生活的新兴文学样式，亦称“报告小说”，是报告文学化的小说，也是小

24、说化的报告文学。它以真人真事为基础，可以有一定的虚构性。 纪实文学重在纪实,用事实说话,然后用文学的语言来描写，实家可以对特稿人物的对话做艺术加工。写作的一般介绍：一、题目多采用文学形式命名，亦可用“xxx事件纪实”、“xxx事件追踪”等直接形式。二、引言 开门见山的引出事情的概况或直设开头留下悬念。引言也可以并入章节中，成为第一章。三、内容1多采用分章节描述，分部分时可按时间顺序、地域、人物来划分，其中时间顺序最为常用。章节题目可为人物语言、情节概括、事件发展进程（如：“未雨绸缪xxxxx”；“渐进高潮xxxxx”；“尘埃落定xxxxx”）等，而这也决定了文章正文的排布，是按时间顺序还是空间

25、顺序，纪实一般用时间顺序。题目中一般不出现“第一部分”、“第一章”等字眼，而是直接命题。2多引用当事人语言，采用“事件事实”+“事件结果”+“影响”+“作者个人评价”格式描述每一部分事件。3语言多采用文学化的形式，经作者加工润色，以显示事件本质性质为目的，在保证真实性前提下，对故事情节、事件经过、人物对话适度夸张。4叙述时事件的具体时间、人物、地点要详尽、真实，人物语言是必不可少的组成部分。5纪实没有僵硬的格式，一定用生动的语言叙事，文章要有文学性，而不是简单的流水帐，要有繁有简，当作叙事文章写。四、结尾：纪实的结尾一般只有简单的评述或个人意见，通常不会有长篇的论述，如：“抢险工作正在紧张进行

26、，被困矿工依然生死不明。井下的水总有一天会抽干，而随着调查的不断深入，关于瞒报的细节也将被一一查清，相信过不了多久，其背后可能存在的深层次问题就将水落石出。”1.7常用公文写作的页面设置1用纸：A4 2装订线：左侧 (使用三颗钉书针)3页码位置：下居中 4页边距：上2.5厘米、下2厘米、左2.5厘米、右2厘米 5字体、字号：文章标题：二号黑体加粗，居中（正文开头的大标题一般与正文 第一段保持一行的距离，以突出主题。）正文：4号仿宋GB2312字体 6 . 标题一级标题：一、二、三、小3号仿宋GB2312加粗 段前段后各空半行二级标题：（一） （二） （三） 4号仿宋GB2312字体 段前空半行

27、三级标题：1 2 3 4号仿宋GB2312字体 不空行这里要特别注意的是，只有一级小标题使用小三号字体并进行字体加粗设定，其余的两级小标题使用四号字体并且不需要加粗设定。一级小标题顶头输入，二级小标题相对于一级小标题要进行一个格的缩进，三级小标题相对于一级小标题要进行四个格的缩进。正文内容之中的各级小标题一般以以下格式排列：一级小标题以汉字 数字序号标明，例如：一、二、三，数字序号与标题之间用顿号隔开；二级小标题以带括号的汉字数字序号标明，例如：（一）（二）（三），数字序号与标题之间不需要特别的符号隔开；三级小标题一般以阿拉伯数字序号标明，例如。这里要特别注意的是，只有一级小标题使用小三号字体

28、并进行字体加粗设定，其余的两级小标题使用四号字体并且不需要加粗设定。一级小标题顶头输入，二级小标题相对于一级小标题要进行一个格的缩进，三级小标题相对于一级小标题要进行四个格的缩进。假如文章各部分最多只需分两层，则一般只需用一级标题和三级标题即可7.落款：落款的字体大小一般与正文相同，且应标语距正文结尾三行左右的右下角处，与正文形成右对齐，且落款几行内容相互之间的相应位置应设为居中对齐。落款中的日期需用汉字大写的年月日注明。8.封面：正文大字用宋体初号，横排段间1、5倍行距 竖排段间2倍行距落款宋体二号，段间距固定值24磅。落款需注明组织名称与部门，年月（精确到月）需大写。 2.1日常礼仪2.1

29、.1日常生活礼仪一、仪态举止的礼仪 （一）使用好体态语言：微笑、鞠躬、握手、招手、鼓掌、右行礼让、回答问题起立。1微笑：是对他人表示友好的表情，不露牙齿、嘴角微上翘。2鞠躬：是下级对上级、晚辈对长辈、个人对群体的礼节。行鞠躬礼时，脱帽、立正、双目注视对方，面带微笑，然后身体上部向前倾斜自然弯下1530度左右，低头眼向下看。3握手：握手礼是目前世界上大多数国家通行的礼节，是所有现在礼节中使用最多的一种。握手礼是流行于许多国家的一种见面、离别、祝贺或致谢的礼节。（1）现在的握手礼双方往往先打招呼，然后相握致意。（2）关系密切的人，可各伸出双手久握力握；关系一般者，各伸出一手轻握即止（3）晚辈对长辈

30、相握，晚辈宜稍躬身迎握；如果是上级领导或尊者已伸出手来，另一方应马上伸手接握。（4）男女相握时，男子宜轻握女子手指部位，女子可不摘手套。（5）多人相握时，且忌交叉相握。（6）军人戴军帽时，必须先行军礼，然后再行握手礼。（7）男子相握时，要先脱帽，并示以微笑，忌戴手套相握。（8）握手一般用右手，不可掌心向下握住对方的手，不可坐着握手。 4招手：公共场合远距离遇到相识的人或送别离去的客人，举手打招呼并点头致意。招手时手臂微曲，手掌伸开摆动。5鼓掌：表示喜悦、欢迎、感激的礼节。双手掌有节奏的相击，鼓掌要适时适度。 （二）要有正确的站坐姿势和雅致的步态1站姿：“站如松“就是要站得像松树一样挺拔。站立时，身体应与地面垂直，重心放在两个前脚掌上，挺胸、收腹、抬头、双肩放松。双臂自然下垂或在身体前交叉，眼睛平视，面带笑容。不良姿势的纠正：交际场合双手不可插在腰间，也不可抱在胸前；不可驼着背，弓着腰，不可眼睛不断左右斜视；不可一肩高一肩底，不可双臂胡乱摆动，不可双腿不停地抖动。在站立时不宜将手插在裤袋里，也不要随意摆动打火机、香烟盒、玩弄皮带、发瓣等。这样不但显得拘谨、有失庄重，还会给人以缺乏自信和没有经验额感觉。2坐姿：端庄优美的坐，会给人以文雅、稳重、自然大方的美感。正确的坐姿应该是：腰背挺直，肩放松。女性应两膝并拢，男性膝部可分开一些，但不宜过大，一般不超过肩宽。双手自