销售及应收帐款管理制度.docx

1、销售及应收帐款管理制度第五章 应收帐款管理办法为了进一步规范应收帐款的日常管理和健全客户的信用管理体系对应收帐款在销售的事前事中事后进行有效控制特制定本管理办法。第一部分 事前控制一、建立客户档案。所有的赊销客户都必须是合法和正规注册的经营体制。销售部门在签订合同进行赊销放帐前，按下列程序办理和索取客户基本资料：1、业务员填写“客户资信评估报告”(附表1）2、提供合作客户以下正式文件：a）营业执照或注册登记证明（含年审记录)b)国税(地税）税务登记证c）企业法定代表人的有效证明文件d)一般纳税人资格证书e)个体工商户及个人经营者提供经营者本人身份证复印件以上资料经财务部验证后留复印件(盖公司红

2、章)存盘.由于企业营业执照每年（1月1日4月30日）进行工商年审请业务员每年（5月6月)向客户索取最新年审过的营业执照归档。二、进行信用评估和跟踪记录1、完成“客户资信评估报告:业务员在申请客户信用额度和信用期限时应先对客户有一个直观的了解。信用额度和信用期限的授予必须考虑该客户的信用以往付款记录交易发生频率以及财力背景等等，业务员根据了解客户情况出具对该客户的 客户资信评估报告并完成审批程序.2、确定信用额度和信用期限：客户首次获得信用额度和信用期限必须根据审批通过的客户资信评估报告任何客户不可能自动拥有信用额度和信用帐期。信用额度是在信用条件下授予客户的赊销限额。信用额度的确立按客户月销售

3、平均额确定。每逢销售旺季可以申请临时额度作为临时应急处理。信用额度反映其资金能力和对客户所承担的机会成本及坏帐风险的承受能力。因此财务部及销售部门要及时做好客户信用额度的核算和控制当应收帐款超过客户的信用额度时业务员须填写超信用额度/信用期限审批单（格式见附件2）经审批同意后财务人员才能通知仓库发货否则停止发货。信用期限是为客户规定的最长的付款时间界限。信用期限一定要在客户合同或定单上明确记录。3、为确保应收帐款的收回可使用一定的债权保障手段对拥有信用额度的客户建议提供担保和抵押等手续.三、签订客户销售合约业务部对赊销业务应签定相关销售必须签定销售合同。合同样本按公司标准合同执行签约时要对销售

4、合同的各项条款进行逐一审查核对合同的每一项内容都有可能成为日后产生信用问题的凭证。合同是解决应收帐款追收的根本依据.在销售合同中应明确的主要内容包括：明确交易条件如：品名、规格、数量、交货期限、价格、付款方式、付款日期、运输情况、验收标准等；明确双方的权利义务和违约责任；确定合同期限；签订时间和经办人签名加盖合同专用章或公司印章（避免个人行为的私章、单一签字或其它代用章）;签定合同的其它注意事项:1、销售合同的签订必须经过销售经理审核确认才可以盖章销售合同一经盖章确立不能再修改 如果合同条款发生变更必须签定条款的补充合同；如果合同价格发生变动必须重新签定新合同。所有合同的变更要由销售部经理签字

5、.2、销售价格必须跟报价单一致所有报价必须经成本会计审核并经财务总监签字同意。3、销售合同一式三份.总办、财务部、客户各持一份，只有双方签字盖章的合同才具有法律效率。双方签字盖章的合同原件由业务员交总办和财务部一份存盘.4、属于以下情况的必须得到批准方能执行.5、外来合同即公司以外的购货方合同“版本”。销售部门业务员必须事先将购货方合同版本交公司财务总监审核批准才能双方签字盖章。为避免不必要的麻烦一单买卖必须只能在一份合同上签名/盖章也就是说应该在我公司标准合同或对方标准合同的任一合同上签字/盖章(如有出入或疑问应协商修改来满足我方要求）而不是在双份合同上签字/盖章。6、客户订货单可以代替合同

6、必须包括上述合同条款内容.第二部分 事中控制一、发货查询货款跟踪.1、每次发货前销售部必须将送货清单与销售合同核对一致;2、跟单组填制发货清单必须做到销售订单与发货清单一致，发出货物与销售定单内容相符;如一张定单分几次出货要确保累计出货数量与订单相一致.3、财务在确认发货时要查看客户是否超过信用额度和信用期限;4、凡货物送达客户时要确保客户必须在送货单上签收；此款应分以下几种情况处理（1）直接送货司机将送货单交客户签收带回（2）快递空运发大巴业务员带货自送由业务员跟踪收回（3）客户自提应由客户指定提货人员签收仓库每周一上午9:30前将已发货未签回送货单部分统计填制已发货未收回送货单清单交业务部

7、跟单组部及财务部销售会计组各一份由跟单组跟踪收回销售会计应跟进回收情况对于逾期两周尚未收回的送货单跟单组应应了解清楚原因并向销售经理汇报销售经理应安排采取必要措施确保收回同时应将此情况告知销售会计。（4) 退货作为应收帐款的一个组成部分应按正常出入库手续办理并及时将出入库单交财务入帐冲减应收帐款。5、公司在销售货物后就应该启动监控程序根据不同的信用等级实施不同的收账策略在货款到期的早期进行适度催收同时由销售人员和跟单组进行全程跟踪注意维持跟客户良好的合作关系.二、回款记录帐龄分析。1.形成定期的对帐制度：财务与业务员要分工协调好每隔一个信用期或一个月必须同顾客核对一次帐目不能使管理脱节以免造成

8、帐目混乱互相推诿、责任不清2.对帐之后要形成具有法律效应的文书3.财务要详细记录每笔货款的回收情况4.每周一财务打印客户欠款情况清单给各相关部门经常进行帐龄分析；三、财务记帐原则应收账款应以风险和报酬完全转移为确认原则因此财务应按合同约定的条款确认销售收入和应收帐款以货物发出客户签收后（仅由于单据在途而无其它问题之交易也应算客户已签收)作为确认应收帐款日。第三部分 事后控制一、欠款到追收。1、落实催款责任：对拖欠帐款的追收要采用多种方法清讨催收帐款责任到位。原则上采取销售经理负责制再由销售经理落实到具体的业务员身上。对已发生的应收帐款可按其帐龄和收取难易程度逐一分类排序找出拖欠原因明确落实催讨

9、责任。2、落实还款计划：对于确实由于资金周转困难的企业应采取订立还款计划限期清欠采取债务重整策略做到每次催款必须有一定成果。3、应收帐款的最后期限不能超过收帐期限收帐期=信用期+结算期（包括对帐期、付款期和资金在途期）；如超过即马上采取行动追讨.二、总量控制,分级管理。1、财务部负责应收帐款的额度控制和考核.2、销售人员是应收帐款的直接责任人将货款的回收与业务员的工资奖金挂钩如：1）只有当货款收到时才能计算月度奖金；2）若货款逾期一个月并在三个月内收回该部分奖金扣20%发放;3）若货款逾期三个月收回该部分奖金扣50%发放;4）公司对销售部门考核的最终焦点是回款率回款率应直接与业务员收入挂钩。月

10、回款率=(实际收回的以前月份到期本月应收回帐款+实际收回的本月到期本月应收回帐款）/(以前月份到期本月应收回帐款+本月到期本月应收回帐款）3、收款期限前一周业务员应电话通知或拜访负责人预知其结款日期并在结款日按时前往拜访.4、应收帐款对帐单的确认： 应收帐款的对帐单必须发给所有的债务人原则上每月确认一次对确有困难的客户至少每半年须确认一次请确保所有对帐单必须由双方签字盖财务章或公章，同时原件必须收回存盘.对帐单未能签回可能导致贸易中断或法律诉讼信用额度将撤回相关业务人员有责任确保对帐单的确认和签回。5、应收帐款的调节： 所有客户确认的应收帐款必须与公司记录完全相符如有出入要求写明不符事项由业务

11、员进行调查将结论反馈并通知财务部并做出调节改正.6、日常追款三步骤：1） 电话联系:电话联系沟通进行债务分析分析拖款征兆销售人员及销售会计要适时与客户保持电话联系随时了解客户的经营状况、财务状况、个人背景等信息并分析客户拖款征兆。2)信函：实地考察、保持压力、确定追付方式销售人员要对客户进行全程跟进与客户接触率与成功回收率是成正比的越早与客户接触与客户开诚布公的沟通被拖欠的机会就会越低。并且给予客户一个正确的观念我们对所有欠款都是非常严肃的是不能够容忍被拖欠的。3）走访:进行资信调查、寻找合适的催讨方式销售人员要定期探访客户客户到期付款应按时上门收款或电话催收。即使是过期一天也应马上追收不应有

12、等待的心理。遇到客户风险时采取风险预警和时时、层层上报制在某个责任人充分了解、调查、详细记录客户信用的情况下由主管、经理等参与分析及时对下属申报的问题给予指导和协助。7、逾期帐款管理程序如下：1)对于超过收帐期5天的客户相关业务员写货款逾期报告（格式见附件3)交部门经理部门经理在每周工作例会上说明原因并落实追款日程；2)客户超过合同收帐期10天销售部门经理向财务总监附货款逾期报告说明原因（格式见附件2）；财务发出“对帐单”（格式见附件4）提醒客户货款超期同时必须取得欠款人对所欠款的书面确认.3)客户超过收帐期15天且经通知超期及日常沟通无明显效果财务发出限期“催款单（格式见附件5）同时开出收款

13、通知（格式见附件6）停止发货。业务员持“催款单和“收款通知”拜访客户催款同时带回有客户确认的“催款回执”（格式见附件7)交财务部。(a) 催款书上“限期时间”根据部门经理书面意见商讨协议。（b) 如销售部门有特殊要求或客户反馈的情况可作调整。 4)客户在“限期时间”未办理付款财务部发出警告通知同时应编制风险应收帐款报告表格式见附件（8）整理相关原始凭证以备进一步解决债务纠纷使用还应与销售部门共同商议将采取的进一步工作（如上门催讨等措施）此项工作应在确定日程内进行.5)任何应收款应在自到期之日起逾期一个月一律报告公司总经理并研究通过法律等其它手段启动催讨程序。1天 10天 15天 限期 （1）

14、（2） （3) （4） （5） (到期货款 (通知超期 （限期通知 (警告通知部门讨(总经理决定通知到期）书面确认）书面催收）论采取进一步工作）较激烈手段） 正常业务段 (停止发货） 非正常业务段8、对已拖欠款项的处理事项：1、文件:检查被拖欠款项的销售文件是否齐备；2、收集资料:要求客户提供拖欠款项的事由并收集资料以证明其正确性；3、追讨文件：建立帐款催收预案根据情况不同建立三种不同程度的追讨文件预告、警告、律师函视情况及时发出；4、最后期限：要求客户了解最后的期限以及其后果让客户明确最后期限的含义；5、要求协助：使用法律手段维护自己的利益进行仲裁或诉讼。第四部分 预警管理:一、定期审查信用

15、额度: 每年6月1日和12月1日必须定期对每一个有信用额度的客户进行检查。对于需要调整信用额度的客户，必须由总经理同意.审查要求：销售部根据财务部提供的每一个有信用额度的客户近半年的销售业绩并作一个资料上的分析报表供作参考。请销售部按财务提供的资料及要求进行分析填列并作出解释如：月均销售额小于月均额度及额度占用时间较长的客户作出详细分析。二、预警 ：业务人员及财务人员需及时留意客户的异常情况和危险信号比如付款比以前慢合同约定的付款没有实现经常换银行账户或开户行突然大额订货突然改变付款方式等等。三、预警处理：客户发生异常情况和危险信号时业务员和财务人员必须及时报告并调整其帐期和信用额度。第五部分

16、 附则一、本制度的解释权在公司财务部二、本制度从公布之日起执行。附件；1、客户资信评估报告2、超信用额度/信用期限审批单3、货款逾期报告4、对帐单5、限期“催款单”6、收款通知7、催款回执7、风险应收帐款报告表深圳市伟志电子有限公司客户资信评估报告客户名称： 成立时间:地 址： 电 话：员工人数： 传 真：法人代表： 主要开户银行:业务代表： 银行帐号：业务范围： 注册资金：一般纳税人税务登记号：1、客户的概况项目评分784-62301合计公司稳定性成立年限：8年以上38年1-3年1年以内近期有无重大负面突发事件无不清楚有公司信誉最近半年付款按约付款延期付款不清楚无故拖欠领导人诚信品德素质好一

17、般不清楚较差企业知名度全国知名当地知名不清楚不知名公司实力资产(或与同行业相比）多一般不清楚少公司经营状况盈利能力（或与同行业相比)强一般不清楚弱销售势头（或与同行业相比）强持平不清楚弱管理内部管理完善一般不清楚混乱办公室/厂房管理整洁/有序一般不清楚乱外部因素国家政策对企业影响无影响一般不清楚大公司所在行业发展前景广阔持平不清楚萎缩合计注此表最高评分为100分可据经验加某重要项目评分调低某项评分信用等级： A：86-100 可给予信用额度和不超过2个月的帐期B：6185 可给予信用额度和不超过1个月的帐期C:4160 可凭支票、进帐单票头、电汇回单发货D：40以下 不放帐，款到发货2、与我公司的业务往来1近半年销量表月份平均销量金额2回款情况(回款天数/及时情况）:3预计未来销量:3、保证金/担保/抵押情况:4、信用额度、信用期评定：审批人信用额度（万元）赊销信用期(天）业务员初步评价:部门经理：财务部意见:总经理：