会议流程加全套表格.docx

1、会议流程加全套表格一、会议流程加全套表格 第一节 会议前的准备工作 一、安排会议议题 会议议题就是会议要解决的问题。会议议题一定要由领导确定。秘书应做的工作是，根据领导的指示，收集议题，并根据轻重缓急排出顺序，向领导提出建议，供领导决断。收集会议议题要注意提交会议讨论的问题是否集中，是否有必要提交会议。有些会议，如代表会议和代表大会的议题，要通过法定的程序来确定。 二、确定会议步骤 安排议题后，还要确定议程、程序、日程，也即会议步骤。 1.议程 议程是对已确定的议题列出的先后顺序，是程序的基础。 2.程序 程序是对会议各项活动(如各种仪式、报告、发言、有特色的活动等)按先后次序作出的安排。隆重

2、的会议，对程序的设计十分讲究，要求甚严，并由领导审定。 3.日程 日程是对会议活动逐日作出的安排，是程序的具体化。 议程、程序和日程，是会议进程的蓝图，是会议有条不紊地进行的保证，一旦确定，就不能随意更动。 三、拟定与会人员范围或名单 哪些人参加会议，须根据领导意图和会议的性质、任务、内容拟定。拟定办法大致有以下,种: 1.有固定成员的例会 正副县长会、正副厂长会等，由于与会人员是固定的，只须根据议题的需要，另拟列席人员。 2.担任一定职务的人参加的会议 如省政府召开的厅局长会议、高校召开的系主任会议、公司召开的各部门经理会议等，其会议名称已确定了与会对象，只要按单位、按名单发通知就行。 3.

3、与会代表须通过选举或推举产生的会议 如教书育人先进教师代表会议、员工代表大会等，秘书人员要提出一个关于代表产生的范围、代表的名额分配、代表的条件的建议。 4.由单位指派出席人的会议 如一些巡回报告会，要按会议的规模制发听讲证，根据需要给有关单位分发听讲证，有时还要提出听讲者的条件。 5.对与会者有要求的会议 各种协商会、座谈会、茶话会、宴会等，对与会者包括特邀代表有一定的要求。多少人出席，请谁参加，要全面考虑，因有时牵涉到政策性的问题。 与会人员名单须报领导审定，人数从严控制，做到该参加者不漏，不该参加者不来。 四、办理会议报批手续 有些会议须经上级或有关主管部门批准才能召开。凡需报批的会议，

4、要在请示中将开会的理由、会议的议题、会期、地点、参加人数和人员职别、会议经费和准备情况等写清楚。未批准前不得先发会议通知，更不得先开会后报批。 五、签发会议通知 签发会议通知可用书面或电话、电报两种形式。通知的内容包括会议名称、会议目的和主要内容、会期、地点、与会人员、报到日期和地点、携带的材料和个人支付的费用、主办单位、联系人姓名和电话等。重要的、大型的会议通知要编文号，一般的会议通知不编文号。 发会议通知一要及时，使与会人员能按时参加;二要准确，防止重发、错发、漏发。用于涉外业务会议的通知，宜用印制精美、设计独特的请柬。这样，既可表示对受邀者的尊重，又可引起他们的注意并对会议产生兴趣。 六

5、、准备会议文件和材料 会议文件、材料指领导人的讲话稿或工作报告、典型经验、会议须知、日程表、编组名单等。讲话稿或工作报告有时由秘书人员起草。当秘书人员将其交给领导时，应提醒哪些问题是重点，哪些地方与会者可能提出质疑。文件和材料在认真核对后即打印好。印刷份数要留有余地，不能有多少代表就打印多少份，因个别代表可能丢了材料需要第二份，也可能临时增加了几位列席代表。另外，文件和材料分发时应注意:文件和材料不要堆在服务台由与会者自由取阅，那样会令人觉得欠缺诚意，而应装在资料袋里，在与会人员报到时分发;不要在会场上散发文件和材料，干扰会议;有保密性的文件、材料，要登记签收。 七、选择和布置会场 开会要借助

6、于一定的场所。会场诸方面条件的好坏、舒适程度的高低，对与会人员的心理起着不可忽视的作用。而与会者的心理状态，直接影响到会议效果，因此，要重视会场的选择和布置。 1.选择会场 选择会场，要结合开会人数和会议内容来综合考虑，须: (1)大小适中棗 太大显得松散，太小又显得小气。 (2)地点适中 尽量离与会者的住所近一点，免受奔波之苦。 (3)附属设施齐全棗 准备好照明、通风、卫生、服务、电话、扩音、录音等设备设施。 2.布置会场 会场选定后，接着是布置。不同的会议，要求有不同的会场气氛，如人民代表大会会场需隆重庄严，庆祝大会会场要喜庆热烈，纪念性会议会场要肃穆典雅，座谈会会场要和谐亲切。 布置会场

7、涉及主席台、会场形式(包括座位)、附属性设施(如上述)、装饰性设施(包括会标、标语口号、会徽、旗帜、花卉、字画等)等。 大型会议的会场，大多设主席台，和与会人员成面对面形式。由于多在礼堂、会堂召开，主席台一般设在舞台上。中型会议的主席台，设在舞台上下均可。如设在台下，要离与会者近一点，稍微垫高一点。小型会议不用设主席台。 会场形式依会场大小、形状、会议的需要、与会人数的多少而定，还要符合美学原理和与会者的审美观，通常呈长方形、圆形、方形等。 会场和桌椅的布置一般有如下四种类型: (1)圆桌式 在圆桌或者方桌的周围安放椅子，可以互相看得见，领导人和会议成员可以无拘束地自由交谈，适合于召开15,2

8、0人左右的小型会议。 (2)“口”字型 如果出席会议的人较多，可把桌子摆成口字型，内侧也可以安排座位。 (3)匚字型、,字型 摆成匚字型、,字型时，要注意主席位置，要有黑板或银幕，就像研讨会使用黑板或幻灯那样，让与会者不必挪动席位就可以看到。 (4)教室型 召开发布会或以说明情况、传达情报为目的的会议，或者是群众大会，因为人数众多，桌子都朝前方，就可布置成教室的样子。 八、排列座次 1.主席台座次 主席台座次，以主席台人员的职务(或社会地位、声望)高低排列，最高的排在主席台第一排的正中间，其余按高低顺序，以正中间座位为点，面向会场，依左为上、右为下的原则排列。若有几排座位，其他各排的排位可灵活

9、掌握。座位上要摆置名片。座次须报领导审定。 2.其他与会者座次 其他与会者面对主席台，座次排列既要服从会议目的，又要体现平等精神。大抵有以下几种办法: (1)按汉字笔划排列 如召开全国性会议，可按各省(自治区、直辖市)名称的笔划多少排列座次区域，但不要把一个省的座位排得过宽，而要沿着一条适当的直线由前向后排列。 (2)按地理位置排列 如召开全省性会议，可按统一的市、县排列顺序安排各市、县与会人员的座次。 (3)按行业系统排列 如召开全市性的会议，可把同一个系统的单位，集中排列在一起。 以上座次排列方案也要报领导审定。 九、妥善安排后勤服务事宜 后勤服务包括会议的物资、资金，与会人员的住宿、膳食

10、以及交通、医疗等工作。如要制定住房分配方案，对不同级别的与会人员，要分配不同的住房;对年老和体弱的，要适当给予照顾。饭菜要可口、实惠，让与会者吃得满意。 十、做好新闻发布工作 有些重要的、大型的会议，要做新闻发布工作。这项工作大多由公共关系部门负责，秘书人员只须把预先收到的发言者的情况(履历或自传的概要等)及其他有关材料转交给该部门就行。若没有这样的机构，秘书人员就要起草新闻发布稿，在会前或会后的适当时间发布。 十一、进行全面的会前检查 会前检查是落实各项会议准备工作、保证开好会议的重要一步。重要会议在会前要反复检查。会前检查分为领导人听取大会筹备处各组汇报和现场检查两种方式，以后者为主，秘书

11、人员要密切配合领导人的检查工作。检查的重点是会议文件材料的准备、会场布置和安全保卫工作等。大中型重要会议的会前检查还包括警卫部署，票证检验人员的定岗定位，交通指挥及主席台服务人员的就位等。 会前检查要求每个细节都不放过。就拿会议设备来说，“要保证做到随时提供放影机灯泡和电线的备用品。保证在任何意外发生的关头，机器可以更换或修理”;“主持会议者应熟悉所有电源插座和灯光开关位置，秘书可以把这些情况告诉有关人员”;“如果有一点没安排好，赶紧打电话通知有关人员来解决这些可能带来麻烦的小问题”。 第二节 会议期间的工作 会议期间，是秘书工作最活跃的阶段，秘书的工作能力受到最严格的考验。这时秘书工作的中心

12、任务是:掌握会议动态;协助领导指挥与控制;通过精心的组织和良好的服务，使会议沿着既定的目标进行。 一、搞好签到工作 为准确了解与会人员的出席情况，会议开始时要做好入场签到工作。这项工作一般由会议登记处办理，有时也由秘书人员承担或负责监督。当与会者全部进入会场后，要迅速统计出席、列席和缺席人数，报告大会主持人。 二、热情接待会议成员 大中型会议，一般设专门接待员。他们要预先记熟与会者的名字、职务、单位以及住房号码，以便快捷地把他们带进会场，会后及时向他们指示住房去处。小型会议大多由秘书人员担任接待，接待人员的态度如何，关系到会议给人的印象。如果会议由某单位召开，秘书应是热情主人的代表，自始至终彬

13、彬有礼，服务周到，让与会者有宾至如归的感觉。 三、传接电话 开会的时候，不是特别紧急的电话，一般都不传呼。一般的电话，可记录下内容，待会议中间休息或散会后交给当事人。只有内容十分紧急的电话才用纸条通知当事人接听。 四、控制会议进程 秘书人员对会议中的动态，对与会者的建议和反映，对出现的苗头和倾向，都要心中有数，并及时向会议领导报告。 若会议依据某种错误的或片面的情况作出不正确的决定时，在征得会议主持人同意后，应向与会者如实反映真实情况;当会议作出的决定与有关的政策或规定相抵触时，应主动介绍有关政策或规定，提请与会者注意。这样做的目的，是使会议不离题，不脱轨，顺利地进行。 五、会议记录与会议简报

14、的编写 会议记录是会议内容和过程的真实凭证，在各种会议上做记录是秘书最重要的工作之一。记录的措词要符合实际、简明扼要，不能有记录人的见解和评论。必要时可使用录音机先录下，以免做记录时有所遗漏。 会议简报是会议期间编印的关于会议进行情况的简要报道，内容包括代表们在讨论中提出的意见、建议和会议决定的事项等。人数多、会期长的大中型会议都要编写会议简报，无须分组讨论;会期只有三四天的会议，不用出简报。 会议开始后，秘书有时还须宣读他(她)在上次会议做的记录，因为这次会议将做的决定，要依据上次会议所做的决定，与会人员需要回想一下上次会议的情形。秘书宣读时，须咬字清晰，音量足以使每个人听到，速度不要太快。

15、 六、调派车辆 会议即将结束时，要赶紧调派车辆。会议代表一共需要多少车辆，哪些代表坐哪辆车，秘书人员都要了解清楚。这时，最忌讳只顾安排自己领导的车辆，忽略了来宾和其他代表的乘车。最好是让与会者在会议结束后，一踏出大门就能看到自己坐的车。 七、会议保密 内部会议，一般都要做好保密工作，会议越重要，保密工作也越重要。会议保密工作主要是为了保障会议顺利进行，防止为以后的工作带来麻烦。会议保密工作涉及范围很广。一般来说，内部会议的内容不能泄露、外传，涉及到经济、军事方面的数字和人事问题，更应如此。特别重要的会议，其召开的时间、地点、出席的人员等，都要严格保密。做好会议保密工作，应严格执行保密法规，严格

16、执行保密纪律，制定一整套的保密措施。会议的文件要准确地划分保密等级，必要时可规定只能在会场内阅看，离开会场时收回;还应注意检查会场上扩录音设备及通讯线路，防止泄密;对与会人员，特别是现场服务人员应严格限制，加强保密纪律和保密观念教育;复印机、印刷机等印废的会议文件及底稿，应指定地点存放，妥善保管，在会后或在一定时间内指定专人销毁。 八、通讯保障 与会人员之间、会务各个部门之间、会议与外界通讯的畅通、保密、方便，是开好会议的基本条件。选择开会地点时，通讯条件如何是必须考虑的。特别重要的、绝密级的会议，可规定与会人员在一定时间内不与外界联系，但必须保证会议内部各部门、各单位、与会人员之间的通讯畅通

17、。因此，会议使用的电话、电教、电传、数据通信、电子邮路等的安全保密、畅通无阻，是会议通讯保障的基本要求。做好会议通讯保障工作，一般利用会场、驻地现有的通讯设施，必要时应架设专线，配备无线通讯设备或租用卫星线路。 九、居住服务 搞好居住服务是会议住所的主要工作，其任务是从各方面照顾好与会人员的饮食起居，方便与会人员生活，节省与会人员时间，使会议顺利进行。居住服务包括许多方面的工作:合理分配会议用房，尽可能了解并根据与会人员生活习惯安排住房;根据标准和与会人员饮食习惯办好食堂，尽可能节省与会人员用餐时间;设立医疗点或联系合同医院，使与会人员有及时的医疗条件;备好车辆，保证与会人员准时到达会场或活动

18、地点;送阅必要的报刊;还应考虑方便与会人员购买日常生活用品。 十、会场服务 会场是会议最主要的活动场所。会场服务包括布置会场和会议的现场服务两部分工作。这里的会场服务指开会的现场服务。 会议现场服务非常重要，其质量好坏，直接影响会场秩序和会议效果。会场服务工作主要有以下四个方面内容。 1.会前检查会场及准备工作 会议秘书人员应在开会人员到达会场之前的一段时间内先行到达会场，检查会场是否按预先确定的方案布置，照明线路、音像设备是否完好，席次排列是否有误，会场上需分发的文件是否准备好、摆放好;对重要的要收退的文件，还应当写上使用文件人的姓名，编号登记;还须检查中型会议和大型会议主席台的座签是否摆好

19、，防止意外事故的通道及灭火设施是否齐全等等。如发现问题应立即采取措施补救，查出隐患应马上设法排除。在会前实在排除不了时，应准备好预案。 2.做好验证、签到及引导座位工作 对一些保密性强的会议，要认真检验与会人员的证件，阻止与会议无关的人员进入会场。及时注意到会的出席人员是否签到，掌握到会人数。大中型会议的会场，应设立指座标;采取对号入座方式的会议，会议工作人员应引导与会者入座，特别应注意引导主席台就座人员入座。 3.注意整个会场情况 注意整个会场情况，做好内外联系、传递信息工作、完成会议主持人及主要与会人员交办的查找资料文件、临时找人、增加会议人员任务、尽可能注意与会人员、特别是主席台就座人员

20、的情绪、态度，从他们的手势、眼神中尽快领会其意图、协助有关人员做好会场的通风、送暖、文具及茶水供应工作，满足其要求。 4.会议结束的工作 会议结束后检查会场，特别注意有无文件遗忘，注意有无与会人员遗忘的笔记本、眼镜、公文包、手表等物品，若有，应及时查找、送还失主。 十一、议案处理 提交会议讨论处理的建议统称议案，一般指国家行政机关、一定组织的执行机关提请相应的立法机关、权力机关开会讨论的建议。议案的提出和确定一般都有法定的或规定的程序。一般由法律、章程规定的机构提出，个人也可以提出，经立法机关、权力机关、领导机构，或经立法机关、权力机关委托的专门审查机构审议，然后提交会议讨论。 十二、会议的新

21、闻报道 会议或因参加人员多，或因社会影响大，或因研究、讨论的问题很重要，常常为新闻界所关注。除机密性较强的会议外，一般会议都要做新闻报道，以扩大影响，使会议上的重要信息为公众所知。 重要会议的新闻报道可视情况采取请记者参加会议，召开新闻发布会，发表新闻公报等方式方法进行报道。会议的报道程度，取决于会议的重要性及开放程度。会议秘书人员应根据会议的纪律、规定和会议主持人的指示，帮助记者搞好新闻报道，不能越俎代庖，要尊重新闻规律，尊重记者的劳动。 十三、会议宣传 会议宣传是公开传达贯彻会议精神的一种方法。它同会议的新闻报道紧密相连，但又不局限于会议的新闻报道。会议宣传的主体是会议的组织者、主持者及与

22、会人员，它通过报纸、电台、广播、文娱节目、宣传画、标语口号等，主动说明讲解会议的意义、会议决定的重大事项、会议取得的成果，使广大公众了解、理解、支持会议和会议所作出的各项决定、决议。会议宣传可视需要在会前做、会中做，或在会后做。 十四、会议参观 会议参观有两种情况，一种是把会议参观作为会议的主要内容，以增加与会人员的感性认识。这种参观多在现场会一类的会议上出现，要占会议相当一部分时间。这种参观是会议所必需的。另一种是会余之暇组织的参观，这种参观多在会期较长的会议上安排，是调节与会人员紧张生活的一种方式。无论哪一种参观，都应认真组织，选好参观地点和参观内容，调度好必要的车辆，参观人数较多时，还应

23、做好分组编队工作;有些会议参观，还应配备好的翻译讲解人员。前一种参观，因是会议的一个重要组成部分，更须精心组织。 十五、会议文体活动 会议文体活动的目的是调节与会人员生活，使与会人员有张有弛，有劳有逸，精神愉快，开好会议。会期越长，文体活动越应丰富，以活跃会议气氛。应就近安排观看一些电影、戏剧、曲艺等，有条件的会议，可以组织专场演出或放映专场电影，还可举办舞会等，以增进与会人员之间的感情。安排文体活动，尽量同会议的主题结合起来。 第三节 会议的善后工作 一、会议文件的收退 会议文件的收退也称会议文件的清退。通常指重要会议的与会人员，在会议结束时，根据规定将会议上发的文件清理并退回会议秘书处。此

24、项工作主要在机密程度较高的会议结束时或会议结束后做。重要会议文件清退原因是:第一，文件内容是高度机密的，长久存放在个人手中，可能会遗失和泄密。第二，会议文件、特别是领导在会议上的即席讲话、与会人员的即席发言不宜扩散。第三，有些文件属草稿或参考性的，甚至某些与会议的精神、决议不完全相符，泄露出去影响会议精神的传达贯彻。 会议文件收退工作的程序大致是: 1.向会议主席团或主持人汇报发文情况，提出收退文件建议。 2.待主席团或会议主持人批准建议后，下发收退文件目录，并做必要的解释工作。 3.会议结束后进行清退，清退要逐份清点、登记，发现丢失的应查清原因，及时向领导报告。 二、会议文件的立卷归档 会议

25、文件的立卷归档，是指会议结束后依据会议文件的内在联系加以整理，归入档案。会议文件的立卷归档是会议结束后的一项重要工作。 会议文件立卷归档的原则是一会一卷，其目的是便于日后查找利用。 会议立卷工作的难易，取决于会议材料的收集程度。对会议所有材料的形成、使用过程，都要加以注意，包括领导决定开会的批示，会议通知，会议名单，会议主要文件的历次修改稿，会议的议题，日程和程序安排，会议的各种文件，各种发言材料，各种记录，简报，快报，会议纪要，会议总结等。凡是印刷下发的要留有一定的份数，对会议主要文件的历次修改稿、会议纪要的修改稿应注意跟踪，会议一结束，马上按立卷要求收回。 会议文件的立卷方法，应根据会议类

26、型和材料的多少而确定。 会议文件较多的大中型会议文件的立卷方法是，先区分文件类别，然后按问题、时间立卷。同一文件的不同修改稿按修改的时间顺序排列，但要把定稿放在前面。 工作会议立卷方法，通常是按工作顺序排列:领导关于开会的批示，会议通知，会议议题、议程，会议记事表，会议决定事项，会议决定事项所涉及的文件。有些决定事项没有会议文件，应在卷内注明。一次会议决定几个事项，立卷应按决定事项的重要程度排列。 无论哪类会议，立卷后卷内文件都要有编目，每份文件上要盖编目章，填写卷内目录。 立卷工作完成后，即可归档。 三、会议文件汇编 有些会议结束后，需要将会议文件汇集编辑。会议文件的编辑整理一般有两种情况。

27、一种是将传达、贯彻会议精神用的、会议正式的主要文件汇编，起宣传作用。这种汇编工作可由办公部门做，也可由出版部门做。另一种是将会议所有的文件，包括会议作息时间表，分组名单、会议须知、会议的各种文件、各种材料收集起来，分门别类或按时间顺序装订成册。这种会议文件汇编起存查的作用，只能由秘书来编。 四、送别与会人员 会务人员要预先登记与会者返回日期和乘坐的交通工具，代购飞机票或车船票，使他们在会议结束后及时踏上归程，个别需暂留的，要安排好食宿。 五、处理遗忘物品 对与会者遗忘的物品，要尽快与失主取得联系，及早送还。若距离遥远，可利用邮包寄送。 六、完善会务工作 取走会议场所剩余的物品、视听设备，向单位

28、接待员或合适的大会当事人申报全部用品得失情况;还要做会议财务决算。 七、寄感谢信 对给予会议帮助的有关人士，要及时寄感谢信表示谢意，措词要热情诚恳。 八、打印会议记录 要趁着会议在头脑中仍然清晰的时候打印会议记录。打印前要送会议主持人审查，审查通过后要精心编排，打印时必须准确。 有时还要草拟会议纪要，整理决议案，写汇报材料。 九、开总结会 肯定成绩，找出存在的问题。布置会议精神贯彻执行情况的检查、反馈工作。 十、印发纪要和决办通知 为了完整准确地传达贯彻会议精神，使会议决定的事项得到认真落实，日常工作会议之后，一般都应印发会议纪要和会议决定办理事项通知。会议纪要的印发范围，应根据纪要内容确定。

29、绝密级的会议纪要只印发与会领导。一般会议纪要可印发参加会议人员，并视情况加发会议内容、决定涉及的部门。有些保密性强，不须部门知道纪要的全部内容，只须他们知道有关会议决定事项的，印发会议决定办理事项通知，即决办通知。会议纪要、决办通知都要标明密级，进行编号。 十一、协助审理议案 议案是有关机关或法规限额内的会议代表，向会议提出书面意见，经一定程序审定，列入议程的文字。协助审理议案是会议秘书的一项重要工作，具体说来，有以下几项内容: 1.登记。按议案的性质分类。 2.报批。即提出办理意见，送有关领导审定。 3.交办与催办。处理意见经领导批准后，交有关部门办理，并根据情况催办。 4.结案。议案的办理

30、结果经审查后，书面答复提出议案的机关或人员。 5.立卷归档。 管 理 工 具 1 会前准备工作规范 为了使会议能够在最短的时间里达到最佳的效果，就应该在会前做好足够的准备，以“假想”的方法，在脑海中一遍遍地反复对会议全程进行演练，模拟现场情况，考虑到每一个细节以及可能出现的问题，并一一准备就绪，防患于未然。只有这样，才能保证在会议过程中少出问题，不出问题。千万不能由于主观认为某个问题不太可能出现，就不准备应对措施。 一、工作交接 当你在接到一个外部会务任务的同时，你的第一反应就是立即填写“会务申请表”(见表20-1)，经主管领导批准后，做好会务期间的工作交接。外部会议一般比内部会议时间长，为了

31、能全心都投入到会务工作中来，故一定要做好工作交接，使部门的工作不受影响，又能安心会务工作，公司本部必然有许多的事情要做，故工作的交接是一个不可忽视的重要环节。 工作交接情况需要仔细填好“工作委托书”和“工作委托”(见表20-2，20-3)，做好部门工作交接，不要让会务工作影响部门的正常运作。 表20-1 会务申请表表20-2 工作委托书 表20-3 工作委托 二、明确会议的类型 会议的类型不同，其复杂程度也不同，会务有两种类型，一是秘书所在部门日常例行会议的会务，这类会务通常是由各部门秘书单独完成的，操作相对简单，也容易规范;二是跨部门的或公司级的大型会务，如展览会、鉴定会、研讨会等，涉及的部

32、门广，需调用较多的人力、物力和公司内、外部资源。这类会务又可根据是否利用公司已有的会务场所，往下细分为内部会务和外部会务。 表20-4 议题收集反馈表 在组织部门的例会前，请利用表20-5来准备会务: 表20-5 内部会务工作准备清单 会议名称: 会议起止时间: (如该项已准备，可在备注上划“?”) 三、通知与会人员参加会议 明确会务的类型后，便需通知各与会人员会议的举行日期、地点、会议的简要内容，以便他们可及早做准备，如果是比较大型的会议，参加人员来自世界各地，会议前约一个半月便需发会议通知，以便各位与会人员有足够的时间进行工作安排，如签证、边境证的办理等事宜。根据会议通知的回执，再次确认与会人信息(会议通知如下): 会议通知