精品建立下订单之客户主档资料SoldToParty.docx

1、精品建立下订单之客户主档资料SoldToParty建立下订单之客户主档资料SoldToPartySAP SD MODULE使用手冊建立下訂單之客戶主檔資料(Sold To Party)總編輯 ： 編輯委員：1.作業名稱: 建立下訂單之客戶主檔資料(Sold To Party)二. 作業目的及關連性說明: 2.1目的:建立客戶資料,以便在後續作業如單價維護,報價作業,訂單出貨等相關作業使用. 2.2關連性說明: 2.2.1:SAP系統之客戶資料稱為Business Partner,可分為下列4個主要類別- *Sold to party:下訂單之客戶,其特性含下訂單,收貨,收發票及付款人四個功能.

2、 因此若四個功能皆為同一個客戶,只需建立Sold to party客戶資 料即可,但此客戶若有多個收貨據點時,必需在Ship to party建立 其各收貨點之客戶主檔資料後,再利用Sold to party之Partner function將已建立之ship to party指定給此下訂單之客戶.後續之 下訂單作業時,系統會顯示多個ship to party,由使用者勾選一個 出貨點客戶. *Ship to party:收貨之客戶.此客戶資料建完後,要用Partner function指定給Sold to party. *Bill to party:僅收發票之客戶,不做付款之動作,要用Par

3、tner Function指定給Sold to party. *Payer:付款人.只做付貨款動作,但不收發票,要用Partner function指定給Sold to party. 2.2.2: 若是國內客戶,必需要利用other customer路徑去建立GUI address customer.此 客戶主檔資料是用來記錄客戶統一編號及發票地址.以便GUI-統一發票之列印. 2.2.3: 在建立下訂單客戶主檔同時,業務必需將自己的工號作為業務員代碼,利用Salesemployee之功能路徑建立起來,再利用Sold to party之partner function將此業務員代碼打入,以便後

4、續下訂單時,將此業績歸屬於某一業務員,若有多個業務員時選擇其一作為業務員績效統計之依據.2.2.4: 乾坤之客戶主檔資料是集中由業務行政人員編碼管理客戶之基本資料.2.2.5: 下訂單之客戶其他地址不同就要編定不同的客戶代碼.2.2.6: Payment term 是由Sold to Party 中的Payment Term 決定的。三. 執行單位: 業務行政人員四. 路徑: LogisticsSales/distributionMaster dataBusiness partnersSold to partyCreate五. 畫面欄位說明:5.1: 進入路徑:Sold to partyCre

5、ate5.2: 離開路徑:按 “V -Enter(輸入)”按鈕,系統開始檢查資料是否有錯誤.若沒有即可進入下一畫面5.3: (1)Customer:客戶代碼,10位字元,這是一個key值不可修改,此客戶代碼基本資料只有 一筆,但可搭配Company Code,Sales organization,Distribution channel,Division而建立 多筆Sales area的資料.(2)Sales organization:銷售業務組織,乾坤將此定義為事業部(BU)的組織,維護此客戶 與那一事業部發生銷售行為,以便作為銷售統計之一項依據, 編定三個事業部組織如下: *P000:PA

6、SSIVE *S000:SENSOR *M000:POWER(目前無此Org)(3)Distribution channel:銷售通路,貨出給客人時是透過那一種銷售通路出貨,這也是作為銷售統計之一依據,有下列3種的銷售通路如下-*01-Direct Sale:貨直接出給客戶,發票開給客戶.*02-Agent:客戶直接下訂單給乾坤各工廠,貨也直接出給客戶,但需要支付傭金給Broker*99-Non-Sales:此類銷售通路是用來統計非正常成品,材料銷售的一通路,例如 出售設備,治具皆歸屬此通路.(4) Division:產品類別,定義此客戶買那一BU之產品類別,例如: 11: Passive 0

7、.5% 21: Sensor SA(5) Account group:客戶類別群組,此欄位由系統自動帶出來,這欄位用來設定客戶主檔之畫面欄位,不同Account group而有不同畫面欄位,客戶代碼是人工輸入或系統自動給號等相關設定,不同客戶類別而有不同的Account Group: Sold to party - 0001 Ship to party - 0002 Payer - 0003 Bill to party - 0004 One time customer - CPD Customer GUI Address - Z001 HUB Customer - DEBI其中One time

8、 customer 因需採用外部編號方式人工給定其代碼為one-time 故其Account group 應選取CPDA. (6)Sales areas:銷售網,銷售業務組織+銷售通路+產品類別構成一銷售網,一個事業部有多個Sales areas.但一個Sales area只可歸屬一個事業部,當有新的Sales organization,Distribution channel,Division產生時必需告知MIS設定這些相關資料後,才可開始建立相關資料.按畫面之左上角”Sales areas”,可顯示全部可用之Sales areas資料.(7)Company code:公司代碼,乾坤科技目前

9、祇有一公司,維護此客戶與乾坤那 一子公司發生銷售行為. CY01 為乾坤科技.(8)Sales areas/customer:按畫面之右上角”Sales areas/customer”可出現Sales areasBy customer 畫面,此欄位顯示此客戶已建立之Sales areas的資料,由此可查詢客戶已與那些事業部有生意往來.1: 畫面進入路徑:在Customer:Initial screen輸入”V-Enter”即可進入此畫面.2: 畫面離開路徑:按 “V-Enter”或左上角, 即可離開,進入下一畫面3: (1)Title:客戶之公司簡稱,許多報表之客戶名稱皆用此簡稱欄位代替,以英

10、文輸入.(2)Name:用第一,二行輸入客戶公司全名,以英文輸入.亦可輸入中文(3)Search term: 客戶查詢之一key值,當查詢某一客戶時可用此欄位之值 來當作查詢之一條件.(4)Street:從Name第三行開始輸入客戶所在之地址.(5)City: 客戶所在的城市名稱.(6)District:客戶所在之城市區.例如:台北市松山區,信義區.(7)Country:客戶所在之國別.(8)Language:與客戶往來文件,溝通所用之語言. 乾坤科技一律使用E英文，但仍可輸入 中文(9) Telephone1, Telephone2:客戶之連絡電話 (10) Fax number:客戶之傳真

11、機號碼.1: 畫面進入路徑:在Customer address畫面按V或按鈕即可進入此畫面.2: 畫面離開路徑:按V或, 即可離開,進入下一畫面3: (1) Vendor:客戶亦為廠商時,其應收及應付帳款可對沖,因此要輸入這客戶的廠商代碼.(2) Transport zone:出貨分送天數,依國別來訂定,每一國家設有一分送所需天數.1: 畫面進入路徑:在Customer control data畫面,按V或即可進入此畫面. 2: 畫面離開路徑:按V或, 即可離開,進入下一畫面3: (1)Ctry:Country.維護此客戶在那一國家.(2)Bank key:銀行別代碼,例如:華南銀行008.(

12、3)Bank Account:銀行帳號.1: 畫面進入路徑:在Customer Payment transactions畫面,按V或即可進入此畫面. 2: 畫面離開路徑:按V或, 即可離開,進入下一畫面3: (1)Name:客戶之連絡人的姓,此欄位記錄此客戶的連絡人姓,可當查詢連絡人的 一個key值,搭配first name 連絡人的名來使用.(2)Telephone1:連絡人的電話號碼.(3)Department:連絡人的所屬部門.(4)First name:連絡人的名,此欄位亦為一查詢此連絡人的key值.(5)Form of address:連絡人的稱謂,例如:Mr. 先生, MS. 小姐

13、.(6)Function:連絡人的職稱.1: 畫面進入路徑:在Customer:Contact person之畫面下,按”partner details”即可進入此畫面. 2: 畫面離開路徑:按V, 即可離開此畫面.3: (1)Contact persons:連絡人的代碼,當進入此畫面時,系統都視為對此客戶建立連 絡人之相關明細資料,因此給予新的代碼.因建立當時尚未存檔,所以連絡人代碼 都以”NEW 001”為代碼,待存檔後系統才自動給正式的代碼,且此代碼都是 By customer code來建立的,而非每一客戶共用.(2)Language:與此連絡人溝通或文件往來時所用的語言代碼:乾坤一律

14、使用E-英文，但仍可輸入中文。(3)Sex:連絡人的性別.(4)Marital status:連絡人的婚姻狀況.(5)Date of birth:連絡人的出生年月.(6)Customer dept.:連絡人在客戶公司裡所屬部門.(7)Call frequency:與連絡人連絡之頻率,例如每日或每週(8)Notes:備註欄位.1: 畫面進入路徑:在Customer之Contact person畫面按V或即可進入此畫面. 2: 畫面離開路徑:按V或,即可離開此畫面.3: (1)Reconcil.acct:此欄位決定應收帳款成立時的借方科目1: 畫面進入路徑:在Customer:payment tr

15、ansactions畫面按V或即可進入此畫面. 2: 畫面離開路徑:按V或,即可離開此畫面.3: (1)Sales district:銷售地區,記錄客戶所在之銷售地區,可依此欄位做銷售地區之 統計分析,當有新的銷售地區產生時請MIS 設定後才可使用.此銷售地區 每一BU共用的,當下S/O時此欄位會由系統自動帶入,但可人工修改.(2)Sales office:此客戶由那一Sales office來提供服務的,且此Sales office必需是已經在系統上設定allow給此BU時才可在此選用.因此Sales office是依BU來設定的.當有新的Sales office產生時必需請MIS在系統設定

16、好相關資料才可使用,此欄位亦為銷售業績統計之一選擇條件,在下S/O時此欄位會由系統自動帶入,但可人工修改. (3)Sales Group:此客戶由那一Sales group來提供服務,此欄位必須與Sales office搭配使用,挑選Sales group時系統會檢查此Sales group是否已經指定到之前已選定之Sales office,若沒有或有新的Sales office必須請MIS在系統上 設定好相關資料才可使用,此欄位亦為一銷售業績統計之一選擇條件,在下 S/O時此欄位會由系統自動帶入,但可人工修改. (4)Customer Group:目前乾坤此欄位define 為broker(

17、定義為須抽佣金之agent)作統計分析用.(5) Currency:與客戶往來幣別,Default由Company Code之幣別帶出來,可人工修改, 此幣別在下S/O時會自動帶入當S/O之幣別,但人工可在S/O上修改此幣別. 常用幣別之代碼如下: TWD - 台幣 SGD - 新加坡幣 USD - 美金 DEH - 德國馬克 GBP - 英鎊 HKD - 港幣 ITL - 義大利里拉 JPY - 日幣 KRW - 韓幣(6) Exch. Rate Type:使用此匯率類別來轉換外幣金額,台灣地區必需使用”ARTW”三旬匯率.(7) Customer pric.proc.:用來定義客戶使用那一

18、定義單價之處理程序,目前設定 “1”標準處理流程,不須人工維護此欄位.(8) Price List Type:客戶所適用的售價表之類別,在Pricing master之Price List Price裏要維護 同此Price List Type之單價,在下Sales Order時才可帶出對應之Pricing.(9) Customer stats.grp:此欄位用來定義這客戶之相關transaction資料是否要 Update SIS(Sales information system),以便作銷售資料之統計分析,此欄位需輸入 “1”-Update SIS.1: 畫面進入路徑:在Customer

19、sales畫面,按V或即可進入此畫面. 2: 畫面離開路徑:按V或, 即可離開,進入下一畫面3: (1)Delivery priority:出貨之優先順序. (2)Shp.Cond.(Shipping condition):出貨條件,選擇01 Cyntec Shipn Condi. (3)Delivery plant:出貨工廠,在此維護客戶之主要出貨工廠,此出貨工廠在下S/O時,系統會自動帶入S/O,但人工可修改,若此欄位不輸入則下S/O時,系統無法default帶出.這工廠是必須在系統上先設定將Plant allow給此Sales organization(事業部),才可在此選用，此欄位一定

20、要輸入。(4)Complete delivery:客戶所定之貨,全部生產完了,才一起出貨,不可分批交貨,若在此欄位空白,表示可分批交貨.(5)Part.dlv./item(partial delivery item):空白,表示可分批交貨.(6)Max.part.deliveries(maximum partial deliveries):當此欄位設定值為9時，代表不限次數的分批出貨。1: 畫面進入路徑:在Customer-shipping畫面,按V或即可進入此畫面. 2: 畫面離開路徑:按V或, 即可離開,進入下一畫面3: (1)Incoterms:國際貿易交運條件.例如FOB,CIF等,有

21、些Inco-term 必須維護港口名稱，例如FOB後面需接港口名稱。(2) Payment terms:付款條件.1: 畫面進入路徑:在Customer-Billing畫面,按V或即可進入此畫面. 2: 畫面離開路徑:按V或, 即可離開.3: (1)Country:Tax稅則之維護,系統自動依照此Sales organization所指定之所有出貨工廠之所在國家顯示出來,由使用者來維護其國家出口到客戶所在國之稅則代碼,此欄位由系統自動帶出來不可修改.(2)Tax category:稅則,YWST銷項稅則,ZWST銷貨退回稅則,此欄位由系統自動顯示,不可修改資料. (3)Tax:稅碼, 0出售國

22、外客戶.(指由乾坤出口的國外客戶) 1出售個人. 2出售給保稅廠(倉),科學園區,加工區. 3出售給課稅區或貿易商. 4出售給免稅客戶. N出售國外客戶(指合作外銷模式出口的國外客戶)註:此處的Tax classification 是由Ship-to party 的目的國家決定。1: 畫面進入路徑:在Customer-Taxes畫面,按V或即可進入此畫面. 2: 畫面離開路徑: (1)畫面按 ” - Back” 回第一畫面.(2)按 ”Save” 存檔離開.3: *Partner function所建立之Partner會帶入Sales order,但在Sales order仍可Change.*

23、在Sold to party之必要partner function如下:(若未輸入完整則無法存檔)(1)SP:Sold to party,下訂單之客戶代碼(2)BP:Bill to party,收發票(invoice)的客戶代碼(3)SH:Ship to party,收貨之客戶.代碼(4)PY:payer,付貨款之人客戶代碼(5)PE:此客戶之業績歸屬業務員,此業務員之代碼必須先在Sales employee master中 建立,才可在此畫面指定給此客戶,若未指定則下Order時無法正確歸屬業績.(6)ER:Approve此客戶之Sales Document之人員代碼,此代碼必須在Sales

24、 employee master中先建立好,再指定給此客戶.在下S/O時若此客戶之price有變更時,系統 會依據此approve人員所設定之mail address送一E-mail給此人員通知相關訊息. 以上6個主要partner依已輸入之客戶代碼自動帶出第一筆資料,當下訂單客戶 有多個收貨點,收invoice點及付款人時需將這些相關的partner在各類別之客戶 主檔建立客戶代碼後,再利用此partner function指定給此下訂單客戶. 其他Partner function如下:CP: 下訂單客戶之連絡人,查詢Contact persons之代碼操作方式:(1)選取其他已存在之連絡人

25、: 在Number按下拉鈕按MC-selection按鈕下拉按鈕輸入相關選擇條件 或不輸入按V系統即開始尋找當選取某一連絡人之代碼後會有一 information(訊息),但沒有關係仍可按”V”繼續,則此連絡人即被指定.(2)輸入在contact person畫面已輸入之連絡人: 在contact person畫面按partner details進入contact person detail查詢”contact persons”之代碼”NEW 001”,將此代碼輸入即可.KB: Credit Representative代碼,當Credit Limit Over時之審核人員,此代碼需在Huma

26、n Resources主檔先維護好. YA:收貨點之連絡人YB:付款人之連絡人Z1:開立統一發票地址客戶,所有國內客戶之付款人必須在GUI address customer建立代碼 後指定給payer,以便抓取統一編號及中文地址列印統一發票. 例如:凱博與藍天的關係,需在凱博增加Z1 Partner(藍天) ZA,ZB,ZC:regional agent ,此partner只適用於distribution channel-03,透過代理商或海外Sales Office接單不需付佣金給代理商或海外Sales Office,一張Order最多可建三個Agent,可人 工修改,在Item Partn

27、er有不同的Regional Agent時,必需先將此Header Partner ZA,ZB,ZC 刪除後才可在Item Partner維護不同的Agent Code.六. 相關作業路徑:Sold to party Change Display Block Mark for deletion Display changes Master data comparison七. 相關報表作業路徑: Customer Ranking (BY BU or plant ) (t-code:YSA1) Customer Ranking Analysis Report (T-code:YSA2) 八. 例外

28、訊息說明: 客戶主檔: Message(1)W:No sales area data has been maintained for customer “PHILIPS”.(2)E:Sales areas/customer without account number cannot be displayed.(3)E:Cust. HP-Taiwan has already been created for comp. Code delt sales area PSTW 01 PS.(4)E:You have not entered a postal code or postal code fo

29、r the post box.(5)E:Postal code must have length 5 or 10.(6)E:postal code may only contain digits from position 1 to 5.(7)E:In field postal code,position 6, the special character “-“ is expected.(8)Account DPC has been creates for comp. Code DELT.(9)E:Cust.HP-Taiwan has already been created for comp. Code DELT sales area PSTW 01 PS.What to do:可用Menu path “Extras”Sales areas”All sales areas”, or “Customer sales areas”. (10) E:Account HP-Taiwan is currently blocked by another.