如何提高财务人员工作效率.docx

1、如何提高财务人员工作效率如何提高财务人员工作效率如何提高财务人员工作效率没完没了的加班是财务人员习以为常的事情其实就是一个恶梦.提高效率是财务人员面临的迫切问题暂就此问题发表个人看法抛砖引玉期望各位积极回馈探讨.操作方法来自日常总结本人和同事实践也有视野论坛各位同行的新知.行文为日常白话避免专业术语力求生动.一、优化流程1.先记帐、后付款(先单后款)所谓先单后款是学习银行手工账时代的结果即在款项支付之前必须先填制好记账凭证;而不是按传统方法付款后再做凭证.其好处有:a)账务与业务同步.打破传统会计处理今天吃饭明天刷碗的状况;且下游等待上游督促上时间的规定.如果业务较少就应每周集中一天报销减少日

2、常现金存量避免安全问题.如果业务较多就应每日定时报销.b)大变小.把原来一月处理一次事宜改成每周处理一次.比如出库单生成记账凭证如果每周处理月末只剩一周业务业务量自然就小即使出错也容易查找原因.这样的改变总体业务量可能增加但可取之于减少月末工作量.4.倒推、挤压以出报表的时间减去经压缩的财务处理时间(通过提高效率)倒推并规定业务部门提供财务核算基础资料的时间.此处强调一点规定数据报送时间的文件一定得由公司第一把手签发否则没有效力.应向其他部门普及财务工作是经营业务的归纳这个观点否则一半以上的非财务人员会认为:财务只是算工资或发工资的.普及后就可以要求业务部门配合按时、准确的提供原始数据.5.合

3、理规划合理规划财务部整体与个人工作区分出不同的紧急、重要级别自行安排.此处涉及时间四象限法的运用.补充如下:时间四象限法是美国的管理学家科维提出的一个时间管理的理论把工作按照重要和紧急两个不同的程度进行了划分基本上可以分为四个象限:1)既紧急又重要(如客户投诉、即将到期的任务、财务危机等)2)重要但不紧急(如建立人际关系、人员培训、制订防范措施等)3)紧急但不重要(如电话铃声、不速之客、部门会议等)4)既不紧急也不重要(如上网、闲谈、邮件、写博客等)处理顺序为:先是既紧急又重要的接着是重要但不紧急的再到紧急但不重要的最后才是既不紧急也不重要的.四象限法的关键在于第二和第三类的顺序问题必须非常小

4、心区分.另外也要注意划分好第一和第三类事都是紧急的分别就在于前者能带来价值实现某种重要目标而后者不能.上述是传统的四象限法解法下述是经修正及个人理解:1)四个象限是会转换的不紧急不重要会变成紧急而重要也就是千里长堤溃于蚁穴的道理.就像到了飞机场发现没带身份证一样.及时、妥善处理小事情会避免因小失大.2)对于领导人员应将所有工作按上述标准划分为四象限通过授权和提前规划这两个工具将第一、第二、第三象限事项下分自己只处理不紧急不重要的业务.二、工作量整合1.消除浪费.浪费包括方方面面成本费用增加是浪费效率低下也是流费只不过浪费的是时间.1)准确率与复核之间的辩证关系.复核不产生任何价值如果前一环节就

5、保证准确根本不需复核.2)全局观.自己出错会造成自己或下游环节使用几倍的时间来更正错误甚至根本没有反悔的机会.自己的少量付出可以节约下游大块的时间那么就该多做一些.如果自己的大量付出可以节约下游更大的节约那么想考虑增加本岗业务撤销或合并下一岗位.2.消除无关劳动.多数财务人员总做非财务业务如果只是低级重复性工作那么拒绝好了.理由很简单财务是专业工作应想办法研究如何更专业从财务角度创造更大效益.而不是将人人都能完成的工作拿在手里影响财务进步落后于经营发展.这是中国目前企业的通病老板以实际行动来鄙视财务.3.主管以上岗位应消除低价值工作培养下属完成.如果一个人从事出纳业务10年财务经理应该心理不安

6、因为这会导致其学不会其他技能几乎断绝其职业后路.也说明培养下属不到位.其实培养是针对下级对同级甚至上级就叫传播取星星之火可以燎原之意不保守.这样就可以把自己熟练掌握(可以相对称为低价值)的工作交予他人保持自己领先.如果所有人都这样想人人都是多能的业务水平会整体提高.4.简化工作.定期梳理工作去掉不必要的环节.三、精益求精1.合理化建议.不论大小只要有改就是进步.不积小流无以成江河.采纳应奖鼓励创新.2.自我完善多学习、多请教.从事财务这一行注定学习伴终身.要多学多用读书、请教、探讨都是途径.经营业务多是滚滚向前的车轮如何保证财务与经营业务配套甚至枕戈以待是每个财务人员必须要未雨绸缪的.3.利用

7、外力.不在于我们自我掌握多少而是在于我们能利用他人实现多少.自己难以完成或难以独立完成的业务列出请他人协助或请专家.建立良好的人际关系在此就有体现如果没有他人愿意帮忙那么我们会很辛苦.四、职业素养1.格式保证文档的格式美观、重点突出一是自我素养的体现也是提高他人查阅效率的利器.2.勾稽关系(内外、公式、全局)勾稽关系体现数据的准确性表现在:1)报表内数据之间与报表外经营数据的对应.2)报表公式准确尤其使用Excel时很多错误都是因为未检查公式导致.3)全局考虑是一种数字的敏感性比如生产单耗年总产量、年销售总额等指标本身就是一种客观限制.如果数据超过这种客观局限财务人员公信力会大大降低.五、集体

8、与个体1.人性的弱点多数人常常为自己的付出与收获不对等而感叹社会不公这是可以的.但社会不会因为弱势群体的反映就会改变多少因为社会就是阶级构成的在一个家庭就争纷不止何况庞大的国家.对于财务人员往往干得最多、工资居中又掌握一手工资数据更容易心中不平.而财务部内控升迁调资更是带来大家的不满.对于心中的不平变或实际的不平冷静应对是每个财务人员必须的心态.因为事情往往不因我们的喜好而改变就像这句台词:你见或者不见我我就在那里不悲不喜;你念或者不念我情就在那里不来不去;你爱或者不爱我爱就在那里不增不减;你跟或者不跟我我的手就在你手里不舍不弃;.其实每个人都有自己的优势体现在方方面面.比如口才好计算机水平高

9、、自己的亲戚是大官很有钱.这都是资源如何利用是否能够利用才是我们应该考虑的.发挥自己的特长就会体现尺有所长、寸有所短的优势何必自我卑贱.每个财务人员如果都能平静分析自己的短长摩擦就会减少关系就会融洽把有限的时间不用在窝里斗效率就会提高.2.集体的力量俗话说:男女搭配干活不累.一男一女就是最基本的集体体现的就是恰当的组合.如何把优势不同的人员组合分配是集体产生1+12力量的前提.3.个人组成向上的集体实现集体的积极向上基础在于个人积极向上.如果个人抵制不断只好将他赶下车.如果集体谋求大发展末位淘汰也需要.4.明确的奖罚措施现代财务不需要大锅饭所有人应该明白成绩代表过去老板只关注现在和未来.今天出错不能用昨日的成绩来抵顶.5.发挥个人的积极能动性这个一是体现在良好的流程能促进个人必须积极主动无法消极.二是个人必须有上进心期望更好的未来不要得过且过.五、提高效率的归宿1.当我们提高效率的时候我们是否想过提高效率的目的是什么?答案必定五花八门.我的看法是提高效率是为了得到对应的收益.收益内容太广比如为了不加班为了有更多的空余时间学习为了提升自己甚至是别人的认可.2.财务效率应与生产经营发展配套或者超过.3.财务效率应得到老板的认同及奖励而不是被资本家当做逆来顺受的潜力无限的老黄牛.这既是对财务经理的提醒也是对老板的提醒.如果被老黄牛请选择用脚投票.