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1、采购管理及其付款循环doc 24页采购管理及其付款循环（doc 24页）內部控制制度採購及付款循環文件管制等級：極機密機密 普通目 錄 頁次壹、流程圖1貳、作業程序8CP-201請購作業8CP-202供應商管理作業9CP-203採購作業10CP-204進口作業12CP-205驗收作業13CP-206付款作業15CP-207進貨退回及折讓作業17CP-208特採管制作業19叁、表單21CP-100採購及付款循環主流程圖CP-101請購作業流程圖CP-102採購作業流程圖CP-103進口作業流程圖CP-104驗收作業流程圖CP-105付款作業流程圖CP-106進貨退回及折讓作業流程圖一、作業程序：

2、1.一般原物料及商品請購：資材部或需求單位依客戶訂單、庫存狀況、交貨進度或研發等政策性需求填寫請購單，經權責主管審核後，作為採購原物料或商品之依據。2.緊急請購時，請購單位應先行口頭報請權責主管核准，並請採購單位先行詢、比、議價後，由請購單位填寫請購單，並加註”急件”字樣，經權責主管核准後，按採購程序優先辦理。緊急請購完成後，仍應補齊未完成之書面文件資料或流程。3.庶務用品請購：由需求單位填寫請購單，經權責主管簽核後，送請採購單位進行採購作業。4.固定資產之請購，依CF固定資產循環之規定辦理。5.各單位提出請購需求時，必須考慮採購之前置時間，以免無法及時採購影響正常作業。6.國外請購應考慮國外

3、供應商提供貨品之前置時間，以免延誤生產作業及交貨期限。 7.各項請購作業應依核決權限表之規定進行。二、控制重點：1.各項請購資料是否確實審查。2.各項請購是否經權責主管核准。3.資材部或需求單位是否依訂單、庫存狀況或研發進度開立請購單。5.緊急請購原因之說明是否合理，其次數是否頻繁。三、作業依據： 1.核決權限表四、使用表單：1.請購單一、作業程序：CP-202供應商管理作業1.擬新增之供應商應由採購人員填寫廠商資料卡，並通知評鑑小組拜訪廠商，由評鑑小組建立供應商評鑑表，經遴選合格者才能成為合格供應商。2.原有之供應商須定期進行評鑑，採購單位應填具供應商評鑑表，並由評鑑小組依規定執行評鑑作業；

4、評鑑方式、內容與時間應依資材核決權限補充細則之規定辦理。二、控制重點：1.採購單位是否對新增供應商，建立供應商基本資料，並依規定進行評鑑作業。2.是否定期檢視供應商交貨品質與交貨日期。評鑑不佳之廠商是否有後續處理措施。三、作業依據： 1.資材核決權限補充細則四、使用表單：1.廠商資料卡2.供應商評鑑表一、作業程序：CP-203採購作業1.一般原物料及商品採購作業：(1)採購單位為穩定購料品質並確保貨源，應依供應商管理程序對供應商進行評鑑。(2) 採購單位應將供應商分為四級：A級為BOM內所有的材料供應商；B級為非BOM內輔助生產用料供應商；C級為固定資產類、維修類、工程類供應商；D級為大賣場、

5、藥店、五金行等。(3)採購單位接獲核准之請購單後，依（2）之分類選擇適合之供應商，如需詢、比、議價，應將結果記錄於採購單，呈權責主管核准後，向供應商發出訂單。(4)對於獨家製造、代理或因品質要求必須指定某廠商時，採購單位應注意訂購時點，並嚴加控管交期，以免延誤生產。(5)供應商收到採購單後，採購單位應等供應商簽回採購單或以傳真、E-mail等方式確認收到訂單後，方能確定完成訂購。(6)若訂單有更改或取消時，應於採購作業處理期限內提前通知。並須詳述更改或取消原因，經權責主管核准後始得辦理。(7)請購作業之撤銷或變更，由請購單位填寫請購變更單通知採購單位，並將其撤銷或變更之原因、事項記錄於請購變更

6、單，經權責主管核准後始得辦理變更事宜。如採購單已發出，則由採購單位與廠商進行溝通協調。(8)採購單位應每月覆核所有請購單是否均被執行。2.庶務用品採購：(1)庶務用品因單價低、種類繁雜，且多為固定之配合廠商。仍須不定期進行詢、比、議價，並將結果填寫於採購單上，經權責主管核准後始得進行採購作業。(2)若訂單有更改或取消時，應於採購作業處理期限內提前通知。並須詳述更改或取消原因，經權責主管核准後始得辦理。(3)請購作業之撤銷或變更，同一般原物料及商品採購作業。CP-203採購作業二、控制重點：1.採購單位是否依已核准之採購單進行採購。2.採購單是否請供應商簽回，以確定完成訂購。3.供應商記錄是否有

7、隨時更新。4.是否適當執行詢、比、議價。5.報價差異過大時是否徵詢請購單位之意見。6.相關單據是否連續編號，並經權責主管確實簽核。7.採購單位是否依採購單之交貨進度控制追蹤，如有到期未交，是否及時向廠商催交。8.採購單位是否每月覆核請購單之執行狀況。三、使用表單：1.請購單2.採購單3.請購變更單4.採購變更單 一、作業程序：CP-204進口作業1.採購單位下採購訂單予供應商，船務人員安排貨物進口相關事宜：(1)採購條件為FOB應辦理投保事宜。(2)貨物裝船後，供應商會通知採購人員起岸日期及預計到達日期，由採購單位通知船務人員安排進口相關事宜。2.報關作業：(1)船務人員備妥以下報關文件進行報

8、關作業：A.InvoicePacking ListB.提單3.提貨作業：(1)報關行應告知貨運公司提貨時間及預估到廠時間。(2)船務人員應隨時掌握進度，並將到貨之相關訊息通知採購人員及倉管單位，據以辦理點收貨物相關事宜。二、控制重點：1.採購單位是否跟催供應商交貨日期，並通知船務人員安排辦理進口相關事宜。2.船務單位是否及時辦理報關作業。3.船務單位是否隨時跟催物料進度，並及時通知相關部門。三、使用表單：1.INVOICEPACKING LIST2.提單一、作業程序：(一)一般原物料與商品之驗收：(1)採購單位依採購單之交貨時間跟催供應商交貨時程。(2)倉管單位於到貨時依據採購單核對廠商送貨單

9、上之品名及數量，並填寫進貨單 。(3)倉管人員於到貨後，連同進貨單轉至品保部進行檢驗。(4)品保部應依檢驗規範辦理進料檢驗作業，填寫進料檢驗單，再交由倉管單位，依據品保部判定允收之數量辦理入庫。(5)多角貿易之商品驗收參照銷售及收款循環CS-205交貨作業。(二)一般庶務用品之驗收：1.由倉管單位進行驗收，檢驗不合格時應將物品退回，並請廠商重新送交所訂購物品，直至驗收完成。 2.倉管單位應核對採購單及廠商送貨單、發票是否相符。二、控制重點：1.供應商是否於預定日期交貨，有無延誤供貨之情況。2.進料檢驗單內容與採購單及發票內容是否相符。3.進料檢驗單是否連續編號並經相關單位人員簽核。4.各項檢驗

10、程序，是否於期限內完成。5.品保部是否依檢驗規範辦理進料檢驗。6.屬國外採購之材料，若數量不符或有損壞等情事，採購人員是否及時通知國外供應商查明原因。責任歸屬為供應商時，是否要求供應商補足損壞或不足之數量，或由財務部辦理扣款。三、使用表單：1.採購單2.進貨單3.進料檢驗單CP-206付款作業一、作業程序：(一)國內採購付款：1.採購單位於貨品驗收後，應彙整有關之採購單、發票、進料檢驗單、進貨單等單據，並填具應付憑單轉送財務部核對無誤後編製傳票，經權責主管核准後始得由出納辦理付款作業。2.財務部應核對採購單位之應付憑單、進貨單、採購單、發票、進料檢驗單上之品名、數量、單價是否相符，並覆核所有單

11、據是否經權責主管簽核。3.貨款之支付，除定額零用金或經權責主管核准得以現金支出者外，一律以匯款或支票方式支付，其付款日或票期依約定之交易條件辦理。4.應付票據之開立應書明抬頭、劃線及禁止背書轉讓，由供應商前來公司領取或以回郵掛號方式郵寄給供應商，並要求對方於收到票據後將支票收訖回執聯蓋章傳真或寄回。5.空白支票應由財務部指派專人保管，並由主管不定期進行抽查或盤點6.財務部應每月核對總帳與明細帳是否相符。7.金額人民幣貳仟元以下之零星採購，考量請款作業之方便，可以零用金方式支付，其相關作業應依零用金作業程序之規定進行。(二)國外採購付款：1.船務人員接獲採購單、Proforma Invoice（

12、或輸入許可證）後，應通知採購單位填寫應付憑單，以進行貨款某個百分比結滙請款，並附上相關單據呈請權責主管核准後，轉送財務部。2.財務部接獲請款資料審核無誤後，應即編製傳票，並呈請權責主管核准後，始得由出納人員開立票據或至銀行進行電匯、開狀等業務。3.出納人員依程序完成開立票據或開狀作業後，應將相關單據歸檔備查4.銀行通知贖單時，船務人員應持銀行寄來之到單通知，進行貨款某個百分比之贖單作業或融資作業，並填寫印鑑使用申請單呈請權責主管核准，交由財務部編製傳票後，始得由出納人員辦理開立票據或至銀行還款、改貸。5.各項報關費用（關稅、運費、裝卸費等），由船務人員檢附各項資料，並填寫零用金申請單辦理請款。

13、CP-206付款作業二、控制重點：1.採購單位是否於辦妥驗收作業後，即備齊各項單據申請付款。2.請款時，各項單據是否檢具齊全，並經權責主管核准。3.是否除定額零用金或經權責主管核准得以現金支出者外，一律以匯款或支票方式支付。4.出納人員是否追蹤支票收訖回執聯之收回。5.財務部是否定期覆核應付帳款明細之沖銷。6.國外採購之付款，是否適時提出申請。三、作業依據： 1.零用金作業程序四、使用表單：1.零用金申請單2.採購單3.進料檢驗單4.進貨單6.應付憑單7.印鑑使用申請單一、作業程序：CP-207進貨退回及折讓作業作業1.品保部進行進料檢驗發現有品質不合格時，應於進料檢驗單載明，且填寫允收數量與

14、不合格數量，再交予倉管單位點收數量，並開立品質異常處理單會簽相關單位。2.採購單位被告知原物料經檢驗不合格時，應填寫退貨單，並及時通知供應商請其運回。不合格品數量請供應商儘速補貨或即時辦理扣款相關事宜。3.交貨發生短缺時，由採購單位以傳真或E-mail，通知供應商儘快補足；超交部份應拒收並退回。4.廠商發票如已開立，須辦理退貨或金額折讓時，採購單位應請財務部填寫營業人銷貨退回、進貨退出或折讓證明單或Debit Note，經權責主管核准後始得辦理。5.廠商逾期未交貨應儘速連絡催交，採購時訂有合約者，則依採購合約規定辦理。6.對於廠商不履行合約之採購案件，採購單位應會同財務部核算廠商不履行合約對公

15、司造成之損失，向廠商求償，並追究相關人員責任。7.採購人員應將供應廠商履行合約情形，載入供應商基本資料檔，並做成備忘記錄，俾作為下次採購之參考。二、控制重點：1.所交貨品如因檢驗不合格退回更換者，其交貨日期是否以替換補送到達日期為準。 2.各項違約是否依約定（合約）之規定處理。3.預定交貨日期前，採購人員是否與供應商區確認能否如期交貨。4.經決定退回之原物料或貨品，採購人員是否通知財務部辦理扣款或進行換貨。5.所交貨品如因檢驗不合格退回更換者，是否於約定之期限內補足。CP-207進貨退回及折讓作業作業三、使用表單：1.進料檢驗單2.品質異常處理單3.退貨單4.進貨退出貨折讓證明單一、作業程序：

16、CP-208特採管制作業1.特採申請：(1)由使用單位或檢驗單位提出申請，並填寫品質異常處理單載明建議特採理由。(2)申請特採須填入下列資料：申請日期、品名、編號、料號/規格、數量、瑕疵狀況、申請理由等。(3)特採申請時機：A.進料被品保部判退，但生產單位急需材料或在停線中。B.製程中發生重大品質異常，但產品可轉賣時。C.成品被判退，但顧客急需產品或顧客所能接受亦或可轉賣，且不足以危害公司信譽時。D.顧客抱怨退貨，產品可轉賣或可重工時。(4)特採之限制：A.對於安全及重要功能有影響者。B.有售後顧客抱怨之疑慮者。C.同一狀況發生多次者。2.特採審核及裁示：(1)特採申請提出後，應由製造部、品保

17、部、業務部、生管單位共同於品質異常處理單註明相關意見並簽名。(2)特採完成審核後，正本由品保部留存，並依需要轉送分發至有關單位參考。3.准予特採之處理：(1)選別或整修後，必須由品保部加以檢查，並作成書面記錄。(2)選別之不合格品或檢驗不合格時依”進料管制程序”辦理。二、控制重點：1.特採之發生，是否確實為因應特殊需求，不得不採行之方法。2.特採核准程序是否依規定辦理。3.凡屬特採之物品，有無確實註記，並依規定建檔、保存與管理。CP-208特採管制作業三、使用表單：1.品質異常處理單CP-300表單CP-301 請購單CP-302 廠商資料卡CP-303 供應商評鑑表CP-304 採購單CP-305 請購變更單CP-306 採購變更單CP-307 進貨單CP-308 進料檢驗單CP-309 應付憑單CP-310 印鑑使用申請單CP-311 零用金申請單CP-312 品質異常處理單CP-313 退貨單CP-314 進貨退出及折讓證明單