档案数字化基本程序与要求培训课件.ppt

1、档案数字化基本程序与要求,档案数字化概述纸质档案的数字化照片档案的数字化录音档案的数字化录像档案的数字化实物数字化档案数字化工作实例,档案档案数字化概述,对于已有的各种载体形式的档案采用数字化处理技术进行加工处理，以实现不同载体形式档案的数字化管理和档案信息资源的数字化共享。档案数字化基本原则档案数字化基本程序档案数字化保障机制,档案数字化基本原则,价值性原则实用性原则开放性原则特色性原则,档案数字化基本程序,前期准备：制定规划、原件准备转换处理：信息采集：针对原件具体情况采取相应的技术手段信息处理：扫描中的纠偏、除噪、消除杂印等数字信息存储：载体转换 脱机保存后期（数据）整理：核查扫描后数据

2、,档案数字化保障机制,质量控制机制（由近及远）安全性保障机制（权限规定 当日事当日毕）可用性保障机制（数据迁移）,纸质档案的数字化,数字化处理方式的选择数字化输入设备的选择扫描技术参数的确定数字化处理基本环节数字化存储设备的选择缩微影像转换技术应用,数字化处理方式的选择,直接扫描图像法（数码相机、文本文件、图形文件）缩微影像转换法（对原有胶片的扫描、扫描同时形成胶片和数字图形）,纸质档案的数字化,数字化处理方式的选择数字化输入设备的选择扫描技术参数的确定数字化处理基本环节数字化存储设备的选择缩微影像转换技术应用,数字化输入设备的选择,扫描仪的种类1.平板扫描仪：（考虑最大幅面）主要处理一些幅面

3、小、要求精度高的彩色图片的输入，例如扫描画册、照片等2.工程扫描仪：主要处理一些大幅面的设计图纸、施工图纸的输入。3.高速扫描仪（近期纸质较好的文件）是快速、高效实现文档电子化的关键输入设备。与传统扫描仪相比，速度快、效率高，扫描精度完全可以满足文档扫描的要求。黑白、彩色4.数码相机：主要用于非纸张实物或其他不能用扫描仪进行输入的载体。,扫描仪性能指标1.速度2.扫描分辨率300-600dpi（dots Perinch）3.色彩分辨率24位以上4.动态密度范围（根据原件确定）5.灰度级10246.扫描仪的接口方式EPP、USB、SCSI,纸质档案的数字化,数字化处理方式的选择数字化输入设备的选

4、择扫描技术参数的确定数字化处理基本环节数字化存储设备的选择缩微影像转换技术应用,扫描技术参数的确定,扫描分辨率200-300dpi扫描亮度值选择50-60之间扫描对比度数值以70-80为最佳扫描模式：黑白，一般文字；灰度，多层次原件压缩存储格式：TIFF、BMF、JPEG、AWD等,纸质档案的数字化,数字化处理方式的选择数字化输入设备的选择扫描技术参数的确定数字化处理基本环节数字化存储设备的选择缩微影像转换技术应用,数字化处理基本环节,档案整理档案扫描图像处理图像存储目录建库数据挂接数据验收数据备份,全过程管理加强纸质档案数字化各环节的安全保密管理机制，确保档案原件和数字化档案信息的安全。纸质

5、档案数字化的各个环节均应进行详细的登记，并及时整理、汇总，装订成册，在数字化工作完成的同时建立起完整、规范的记录。,档案整理,目录数据准备按照档案著录规则（DA/T18）等的要求，规范档案中的目录内容。包括确定档案目录的著录项、字段长度和内容要求。如有错误或不规范的案卷题名、文件名、责任者、起止页号和页数等，应进行修改。拆除装订不去除装订物，影响扫描效果的档案，应拆除装订物。拆除装订物时应注意保护档案不受损害。区分扫描件和非扫描件按要求把同一案卷中的扫描件和非扫描件区分开。普发性文件区分的原则是：无关和重份的文件要剔除，有正式件的文件可以不扫描原稿。页面修整破损严重、无法直接进行扫描的档案，应

6、先进行技术修复，折皱不平影响扫描质量的原件应先进行相应处理（压平或熨平等）后再进行扫描。,档案整理登记制作并填写纸质档案数字化加工过程交接登记表单，详细记录档案整理后每份文件的起始页号和页数。恢复装订扫描工作完成后，拆除过装订物的档案应按档案保管的要求重新装订。恢复装订时，应注意保持档案的排列顺序不变，做到安全、准确、无遗漏。,档案扫描,1、确定扫描方式根据档案幅面的大小（A4、A3、A0等）选择相应规格的扫描仪或专业扫描仪（如工程图纸可采用0号图纸扫描仪）进行扫描。大幅面档案可采用大幅面数码平台，或者缩微拍摄后的胶片数字化转换设备等进行扫描，也可以采用小幅面扫描后的图像拼接方式处理。纸张状况

7、较差，以及过薄、过软或超厚的档案，应采用平板扫描方式；纸张状况好的档案可采用高速扫描方式以提高工作效率。,2、确定扫描色彩模式扫描色彩模式一般有黑白二值、灰度、彩色等。通常采用黑白二值。页面为黑白两色，并且字迹清晰、不带插图的档案，可采用黑白二值模式进行扫描。页面为黑白两色，但字迹清晰度差或带有插图的档案，以及页面为多色文字的档案，可采用灰度模式扫描。页面中有红头、印章或插有黑白照片、彩色照片、彩色插图的档案，可视需要采用彩色模式进行扫描。,3、确定扫描分辨率扫描分辨率参数大小的选择，原则上以扫描后的图像清晰、完整、不影响图像的利用效果为准。采用黑白二值、灰度、彩色几种模式对档案进行扫描时，其

8、分辨率一般均建议选择100dpi。特殊情况下，如文字偏小、密集、清晰度较差等，可适当提高分辨率。需要进行OCR汉字识别的档案，扫描分辨率建议选择200dpi。4、扫描登记认真填写纸质档案数字化转换过程交接登记表单，登记扫描的页数，核对每份文件的实际扫描页数与档案整理时填写的文件页数是否一致，不一致时应注明具体原因和处理方法。,图像处理,图像数据质量检查对图像偏斜度、清晰度、失真度等进行检查。发现不符合图像质量要求时，应重新进行图像的处理。由于操作不当，造成扫描的图像文件不完整或无法清晰识别时，应重新扫描。发现文件漏扫时，应及时补扫并正确插入图像。发现扫描图像的排列顺序与档案原件不一致时，应及时

9、进行调整。认真填写相关表单,记录质检结果和处理意见。,纠偏对出现偏斜的图像应进行纠偏处理，以达到视觉上基本不感觉偏斜为准。对方向不正确的图像应进行旋转还原，以符合阅读习惯。去污对图像页面中出现的影响图像质量的杂质，如黑点、黑线、黑框、黑边等应进行去污处理。处理过程中应遵循在不影响可懂度的前提下展现档案原貌的原则。图像拼接对大幅面档案进行分区扫描形成的多幅图像，应进行拼接处理，合并为一个完整的图像，以保证档案数字化图像的整体性。裁边处理采用彩色模式扫描的图像应进行裁边处理,去除多余的白边,以有效缩小图像文件的容量，节省存储空间。,图像存储,确定存储格式采用黑白二值模式扫描的图像文件，一般采用 T

10、IFF(G4)格式存储。采用灰度模式和彩色模式扫描的文件，一般采用JPEG格式存储。存储时的压缩率的选择，应以保证扫描的图像清晰可读的前提下，尽量减小存储容量为准则。提供网络查询的扫描图像，也可存储为CEB、PDF或其他格式。,命名图像文件纸质档案目录数据库中的每一份文件，都有一个与之相对应的唯一档号，以该档号为这份文件扫描后的图像文件命名。多页文件可采用该档号建立相应文件夹，按页码顺序对图像文件命名。,目录建库,选择数据格式选择目录建库应选择通用的数据格式。所选定的数据格式应能直接或间接通过XML文档进行数据交换。档案著录按照档案著录规则（DA/T18）的要求进行著录，建立档案目录数据库。目

11、录数据质量检查采用人工校对或软件自动校对的方式，对目录数据库的建库质量进行检查。核对著录项目是否完整、著录内容是否规范、准确，发现不合格的数据应要求进行修改或重录。,数据挂接,汇总挂接档案数字化转换过程中形成的目录数据库与图像数据库，通过质检环节确认为“合格”后，通过网络及时加载到数据服务器端汇总。通过编制程序或借助相应软件，可实现目录数据对相关联的数字图像的自动搜索、加入对应的电子地址信息等，实现批量、快速挂接。数据关联以纸质档案目录数据库为依据，将每一份纸质档案文件扫描所得的一个或多个图像存储为一份图像文件。将图像文件存储到相应文件夹时，要认真核查每一份图像文件的名称与档案目录数据库中该份

12、文件的档号是否相同，图像文件的页数与档案目录数据库中该份文件的页数是否一致，图像文件的总数与目录数据库中文件的总数是否相同等。通过每一份图像文件的文件名与档案目录数据库中该份文件的档号的一致性和唯一性，建立起一一对应的关联关系，为实现档案目录数据库与图像文件的批量挂接提供条件。交接登记认真填写纸质档案数字化转换过程交接登记表单，记录数据关联后的页数，核对每一份文件关联后的页数与档案整理、扫描时填写的页数是否一致，不一致时应注明具体原因和处理办法。,数据验收,数据抽检以抽检的方式检查已完成数字化转换的所有数据，包括目录数据库、图像文件及数据挂接的总体质量。一个全宗的档案，数据验收时抽检的比率不得

13、低于5%验收指标目录数据库与图像文件挂接错误，或目录数据库、图像文件之一出现不完整、不清晰、有错误等质量问题时，抽检标记为“不合格”。一个全宗的档案，数字化转换质量抽检的合格率达到95%以上（含95%）时，给予以验收“通过”。合格率=抽检合格的文件数/抽检文件总数100%验收审核验收“通过”的结论，必须经分管领导审核、签字后方有效。验收登记认真填写纸质档案数字化验收登记表单。,数据备份,备份范围经验收合格的完整数据应及时进行备份。备份方式为保证数据安全，备份载体的选择应多样化，可采用在线、离线相结合的方式实现多套备份，并注意异地保存。数据检验备份数据也应进行检验。备份数据的检验的内容主要包括备

14、份数据能否打开、数据信息是否完整、文件数量是否准确等。备份标签数据备份后应在相应的备份介质上做好标签，以便查找和管理。备份登记填写纸质档案数字化备份管理登记表单。,成果管理,应加强对纸质档案数字化成果的管理，确保其安全、完整和长期可用。纸质档案数字化成果提供网上检索利用时，应有制作单位的电子标识，并根据具体情况分别采用可下载或不可下载的数据格式。,纸质档案的数字化,数字化处理方式的选择数字化输入设备的选择扫描技术参数的确定数字化处理基本环节数字化存储设备的选择缩微影像转换技术应用,数字化存储设备的选择,光盘（光盘机、光盘塔、光盘库）只读、一次写入多次读出、重复读写选择注意：1.支持并发访问用户

15、数量2.安全性及安全管理体系要与NTDomain等网络管理界面无缝集成，支持Passthrough功能；有自动日志功能；3.对各种网络操作系统和网络结构的支持4.存储容量,纸质档案的数字化,数字化处理方式的选择数字化输入设备的选择扫描技术参数的确定数字化处理基本环节数字化存储设备的选择缩微影像转换技术应用,缩微影像转换技术应用,缩微胶片扫描设备的选择扫描技术参数的选择（分辨率200dpi、亮度45-60、对比度80-90）校对建立目录体系标识的相互印证,照片档案的数字化,输入设备：照片、图片、底片等的输入设备主要根据照片档案不同的类型，可采用专业平板扫描仪高级底片扫描仪数码照相机,扫描分辨率的

16、确定1.反射稿（照片）扫描分辨率：11”8”300dpi8”5”450dpi5”4”600dpi4”3”800dpi2”1.5”1000dpi1.5”1”1200dpi2.透射稿（底片）扫描分辨率：35mm 2500dpi120mm 1800dpi,位深对数字图像阶调的影响位深（色彩深度值）是数字图像反映颜色深度的指标。即反映扫描图像色彩与实物色彩接近程度的性能指标。它的单位是bit（位）。确切的含义是用多少“位”来表示扫描得到的一个像素。较高的色彩深度位数可以保证扫描仪反映的图像色彩与实物的真实色彩尽可能的一致，而且图像色彩会更加丰富。为保证色彩还原的准确度，扫描仪的色彩位数至少要达到36位才能获得比较好的效果。,灰度级的选择灰度级是表示灰度图像高度层次范围的指标，代表的是扫描仪能够捕捉的色调范围到底有多宽，灰度级越大，扫描层次越丰富，扫描的效果也就越好。色彩位数和灰度级的数值大小与扫描效果成正比。非永久保存的文件不必盲目追求大数量级的色彩位数和灰度级，因为色彩位数和灰度级的提高会增加扫描仪的成本。,动态范围的选择动态范围（也称密度范围）是用来衡量数字化图像中相邻色调之间过渡的平稳性