20XX行政管理作业指导书.docx

1、20XX行政管理作业指导书 印章使用管理 1.作业目的 为加强公司印章的保管、使用及管理，维护公司权威和利益，规范印章使用行为。 2.主管岗位 办公室主任：负责印章的保管和使用监督。 主办岗位 行政主管： 配合和支持用印申请的执行过程。 3.作业描述 3.1：日常印章使用申请程序 3.1.1 用印人根据用印名称选择填写公司印鉴及证件使用申请单，要求各项内容填写清楚，申请单可在办公室行政主管处领取。 3.1.2 按照审批程序找相关负责人（部门经理或主管领导、办公室主任）审核签字。 3.1.3 审核通过后再上报总经理审批签字。 3.1.4 审批过程全部完成后，用印人持公司印鉴及证件使用申请单、需用

2、印材料到办公室主任处申请盖章，盖章时还需在办公室按序号填写印鉴使用登记簿，同时申请单交由办公室留存。 3.1.5 办公室主任负责文件用印使用时的把关工作。用印完成后，如需留存办公室处的文件原件要及时交接到行政主管处。 3.1.6 如用印过程中遇领导外出，需由办公室经办人、用印申请人共同电话请示总经理同意后，才能执行盖章工作。 3.1.7 总经理回公司后需及时补齐签批手续，申请单及时交回办公室主任处留存。 3.2：印章外带使用申请程序 3.2.1 用印人根据用印名称填写公司印鉴及证件使用申请单，要求各项填写清楚。 3.2.2 按照审批程序相关负责人（部门经理或主管领导、办公室主任）审核签字。 3

3、.2.3 审核通过后再上报总经理审批签字。 3.2.4 签字审批完成后，用印人持公司印鉴及证件使用申请单、需用印材料到办公室，按规定印章带出工作，办公室必须安排一人员陪同前往，确保印章外出使用的安全。 3.2.5印章使用完毕后，用印申请人应及时将印章交回办公室主任，当天使用必须当天交回。 3.2.6如遇紧急情况领导外出，需由办公室经办人、用印申请人共同电话请示总经理同意后，才能执行印章带出作业。 3.2.7 当领导回公司后申请人需尽快补齐签批手续，申请单及时交到办公室主任处留存。 附：各名称印鉴及证件使用申请单 城乡建设集团房地产开发事业部印鉴使用申请单 使用人 使用日期 是否带出 否 是 陪

4、同人 印鉴及证件名称 用途说明 数 次 部门经理 办公室主任 主管副总 总经理审批 注备 城乡建设集团房地产开发事业部印鉴使用申请单 使用人 使用日期 是否带出 是 否 陪同人 印鉴及证件名称 用途说明 次 数 部门经理 办公室主任 主管副总 总经理审批 注 备 青岛恒安投资有限公司印鉴及证件使用申请单 使用人 使用日期 是否带出 否 是 陪同人 印鉴及证件名称 用途说明 数 次 办公室主任部门经理 主管副总 总经理审批 注备 青岛恒安投资有限公司印鉴及证件使用申请单 使用人 使用日期 是否带出 否 是 陪同人 印鉴及证件名称 用途说明 次 数 部门经理 办公室主任 主管副总 总经理审批 备

5、注 北京鼎昌源房地产开发有限公司印鉴及证件使用申请单 使用人 使用日期 是否带出 否 是 陪同人 印鉴及证件名称 用途说明 数 次 办公室主任部门经理 主管副总 总经理审批 备 注 北京鼎昌源房地产开发有限公司印鉴及证件使用申请单 使用人 使用日期 是否带出 是 否 陪同人 印鉴及证件名称 用途说明 次 数 部门经理 办公室主任 主管副总 总经理审批 备 注 会议 / 活动组织管理 1.作业目的 为建立良好的沟通议事机制，规范公司会议和活动组织流程，提高工作效率，增强组织凝聚力。 2.主管岗位 办公室主任：负责该项工作的监督和管理。 主办岗位 行政主管： 执行具体细节工作，及时向主管岗位汇报工

6、作完成情况。 3.作业描述 3.1：会议/活动组织管理程序 3.1.1 根据公司整体安排，办公室负责提交活动策划方案（关于组织XX会议/活动的申请）。 包括1、活动类别；2、初步预算；3、组织方式 ； 3.1.2 活动方案待办公室主任初步审阅后，上报总经理审定。 3.1.3 总经理审定后，办公室根据活动方案确定具体活动安排计划。 3.1.4 如果不需要选定活动组织单位，办公室负责直接编写活动计划，列出活动费用预算说明。 3.1.5 如果需要选定活动组织单位（如旅行社等），要选择不少于三家的旅行单位，综合比较后确定质优价廉的一家单位负责组织该次活动，具体过程要求二人参与洽谈。 3.1.5 将完整

7、的活动计划书上报总经理审批。 3.1.6 审批完成后，办公室通过邮件和张贴公布的形式发布活动详细通知。 3.1.7 由办公室负责整体活动的组织安排工作，确保会议、活动的顺利开展。 行政类采购管理 1.作业目的 规范采购流程，对采购进行中的各环节做好监督把关和费用控制。 2.主管岗位 办公室主任：负责该项工作的审核。 主办岗位 行政主管： 执行具体细节工作，及时向主管岗位汇报工作进度。 3.作业描述 3.1： 采购管理程序 3.1.1 根据采购需求，对需选购的商品进行询价，同时填报采购比价表。 3.1.2 选择出三家质优价廉的供货单位。三家供货单位进行比较（包括价格、质量、供应商实力等）比价须由

8、2人以上进行。 3.1.3 通过比价工作，选择出性价比较好的商家做为备选。 3.1.4 上报办公室主任审定，确定采购供货单位。 3.1.5 办公室经办人员填写固定资产申购单，注明申请采购理由，对采购物品的配置要求填写清楚。 3.1.5 上报办公室主任审核签字。 3.1.6 财务部复核签字。 3.1.7 总经理审批。 3.1.8 总经理审批通过后，根据所购商品执行相应管理流程（办公用品管理流程、固定资产管理流程或其他类）。 附：采购比价表、固定资产申购单 采 购 比 价 表 年 月 日 序号 拟购置物品名称 供应商名称 规格型号 报价 联系电话 联系人 办公室意见： 经办人： 办公室主任意见：

9、注：提供对外合作方营业执照复印件 固定资产申购单 年 月 日 采购物品名称 预计金额 申请采购理由： 配置要求 申请人：部门负责人 办公室主任 总会计师 总经理 固定资产管理 1.作业目的发挥固定资产的更大效完整、 为规范公司固定资产管理，保证资产安全、 益，做好固定资产的登记、领用、盘点工作。 负责固定资产的监管工作。行政主管： 2.主管岗位 执行固定资产的日常登记、配合财务部做好定期盘点行政专员： 主办岗位 作业，确保固定资产库存的准确。 3.作业描述 固定资产管理程序3.1： 由申请部门填写固定资产申购单3.1.1 。 （如申请未通过的退回申请部门） 3.1.2部门负责人、办公室主任审核

10、。 （如总经理审批未通过的即退回申请部门）呈报总经理审批。3.1.3 3.1.4 办公室收到固定资产申购单后根据需要与申请部门经办人共同询价，确定供货商家。 3.1.5 由办公室负责填写支票领用申请单，领导审批后办理支付手续；到货后，办公室与申请部门共同验货，填写固定资产购建单办理入库手续。（与固定资产相关的说明书、保修卡、随机光盘等材料做为附件材料列清明细，并于一周内移交办公室行政专员登记保管。 3.1.6 在固定资产使用过程中，涉及领用、调拨、退还、维修程序的，按照相应工作标准执行。 3.1.7 日常领用：在办公室固定资产管理员处完成登记。 3.1.8 资产调拨：在办公室固定资产管理员处填

11、写固定资产调拨单，注明调拨原因，调出部门、调入部门、办公室主任三方签字确认后，办公室负责协调调拨工作，并及时更改固定资产台账。 3.1.9 资产维修：固定资产不能正常使用需要维修时，要及时与办公室行政人员联系，说明故障情况，办公室负责安排维修设备。 3.1.10 离职退还： 当员工调离本单位时，在离职申请单上要详细标注固定资产退还情况，确定资产已归还公司。 固定资产调拨单固定资产购建单、附：固定资产购建单 单位 年 月 日 第 号 固资编号 财务部固定资产编号 固资名称 固资类别 规格型号 建造单位 联系人及电话 固资原值 预计净残值 折旧年限 购建凭证号 附属设备名称 规格型号计量单位 数量

12、 金额 使用单位验收人： 经办人： 办公室主任： 财务部： 固定资产调拨单 资产编号 固资名称 资产类别 规格型号 /调出公司部门 部门调入公司/ 调拨原因 调出单位意见 调入单位签收 办公室意见 、此单由办公室填写，一式三份，调出单位、调入单位和办公室各一份。注：1 档案管理 作业目的1.为加强和完善档案管理工作，保障档案的完整、准确、系统、安全，充分 发挥档案在日常工作中的重要作用，做好档案管理工作。负责监督档案资料提取使用的审核，监督档案管理办公室主任： 主管岗位2. 工作。 执行日常档案借阅、保管、查阅工作的具体流程。 主办岗位行政主管： 3.作业描述 3.1： 档案管理的具体要求 3

13、.1.1 各部门将需要保存的档案资料移交办公室进行存档登记。 3.1.2 日常移交时及时填写收文本；年度移交时填写档案资料移交登记表。 3.1.3 办公室对接收文档资料进行登记、整理、归档工作。 3.1.4 日常复印件资料借阅，如需加盖公章，还需执行印鉴管理规定中的相关要求。但复印件使用不需归还。 3.1.5 原件资料借阅时，需填写档案资料借阅登记表，经领导审核同意后方可办理借阅，并且使用完毕后及时归还行政主管处登记。 3.1.5 档案资料借阅完毕归还时，应及时注明归还时间。 附：档案资料借阅登记表 档案资料借阅登记表 序号 档案资料名称编号 借阅目的 借阅经办人 借阅日期批准人 是否归 还归

14、还日期 备注 办公用品管理 1.作业目的 为规范公司办公用品的采购、领用及库存用品的统计管理，在保证办公用品及时供应的同时实现控制成本、高效利用，统一管理的原则。 2.主管岗位 行政主管： 监督办公用品的进货、领取及消耗情况。 主办岗位 前台人员： 负责日常办公用品的库存登记、领用签字及保管工作。 3.作业描述 3.1： 办公用品管理工作 3.1.1 每月5日前前台人员向办公室主任提交本月办公用品申购计划，填写办公用品申购计划表。 3.1.2 办公室主任审核办公用品申购计划表。 3.1.3 审核通过后，前台人员根据实际库存数，统一申报办公用品采购计划。 3.1.4 办公室主任审核月度采购计划单。 3.1.5 审核通过，经办人员与经销商联系集中采购事宜；如审核未通过，退回重新申报。 3.1.5 前台人员负责办公用品的请款工作； 3.1.6 办公用品到货后，前台人员与行政专员共同验货，办理入库登记手续。 3.1.7 做好日常办公用品领用的登记检查工作； 3.1.8 每月底根据本月消耗用量，核实金额，做好费用申请结算工作。 3.1.9 年终时根据办公用品使用需求，可进行次年采购比价工作， 附：办公用品申购计划表 办公用品申购计划表 部门： 月份： 序号 物品名称 规格型号 数量、单位 库存数 上月领用数 单 价 价 总本月购买数 备注 办公室主任：日期： 申请人签字：