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1、毕业论文成稿规范格式49稿 学号： 20080101050934 密级：_ 兰州城市学院本科毕业论文现代秘书的知识结构简论学 院 名 称： 文学院 专 业 名 称： 汉语言文学（文秘教育）学 生 姓 名： 张 福 指 导 教 师： 米文佐 教授 二一年四月 BACHELORS DEGREE THESIS OF LANZHOU CITY UNIVERSITYTo explain the modern secretarys instruction of knowledgeCollege ： Department of Chinese Subject ： Secretary Education Na

2、me ： Zhang Fu Directed by ： Mi Wenzuo Professor April 2010郑 重 声 明本人呈交的学位论文，是在导师的指导下，独立进行研究工作所取得的成果，所有数据、资料真实可靠。尽我所知，除文中已经注明引用的内容外，本学位论文的研究成果不包含他人享有著作权的内容。对本论文所涉及的研究工作做出贡献的其他个人和集体，均已在文中以明确的方式标明。本学位论文的知识产权归属于培养单位。本人签名： 日期： 摘 要 新时期随着科技的进步、社会的快速发展，秘书也将面临着新的机遇和挑战。尤其是进入新世纪以来，社会对于那些已熟练掌握传统工作方法的秘书工作者提出了更新的问

3、题和挑战。本文通过对现代秘书具备的知识结构的认真分析与研究，使秘书人员了解知道现代社会需求的是“通才”和“杂家”式的秘书。这就要他们除了要熟练掌握过去的旧知识外，还要掌握新的知识，并使其不断地对知识结构进行自我调整、自我更新与完善，争取做一名合格的适应时代的优秀秘书，为秘书事业的发展贡献更多的力量。关键词：现代秘书；知识；结构；整合；完善ABSTRACT The new period progresses in the wake of the science and technology, and the society rapids growth. Secretary will be fac

4、e with opportunity and challenge, especially enter the new century since, society grasped the secretary the traditional work released proficiently to those and work. This article through analyze conscientiously to structure of knowledge the modern secretary possessed structure of knowledge the moder

5、n. This is about to beg them besides exercise the past old knowledge proficiently need and make it unceasingly make the adjustment to structure of knowledge self renew and complete, compete for and do a qualified the excellent secretary that adjust to era. It is more force for contribution of develo

6、pment of secretarys cause. Key words: modern secretary; knowledge; contracture; conformity; consummate一、引言7二、现代社会对秘书从业人员的需求状况分析7三、新时期社会对秘书人员的知识结构的需求8（一）具备提高自己修养的基础知识8（二）具备提高自己能力的专业知识10（三）具备提高自己技能的相关知识12（四）具备开拓自己视野的社会知识14四、秘书人员对新知识的汲取与整合17（一）秘书人员获取新知识与重新整合知识的意义17（二）获取新知识的方法17（三）优化秘书知识结构的途径18结论19参考文献

7、20致谢 21一、引言秘书已经成为当今社会各种事务工作中不可或缺的组成部分。各种社会关系的多样化、复杂化，导致了秘书工作的不专一性，也使秘书成为了领导的“领导”，辅助领导管理，为领导提供综合服务。在各部门之中秘书是上呈下达的中间环节，是联络内外各方的枢纽机关。从这个意义上讲秘书就是万能的。造就这样的万能秘书往往除了领导的精心栽培外，主要还是靠其自身具有复杂的知识结构。尽管这样，在知识经济背景下的各企事业单位依然对秘书从业人员提出了更高更新的要求。二、现代社会对秘书从业人员的需求状况分析根据近年来对人才市场反馈的供需信息分析，社会对文秘人才的需求大致可分为四类：一类为服务型秘书，如公司办公室、基

8、层行政事业单位办公室的服务人员、生活类秘书等；二类为事务型秘书，如企业、公司、基层行政事业单位的办公室文员、公关人员、档案管理人员等；三类为文字型秘书，如企业、公司、行政事业单位的文书起草人员；四类为管理型秘书，如公司、企业单位的总经理助理、部门经理、办公室主任、基层行政事业单位办公室主任等。依据职责的大小，秘书又可以分为以下三种：一是初级秘书以接打电话、收发传真信件等服务为主。比如企业的初级秘书应该包括公司前台接待、电话接线员、部门事务助理等。他们的职责比较单一，技术含量较低，薪金也相对较低；二是中级秘书能够写一般信函、起草报告和准备会议等，多为大专或本科毕业生。比如企事业单位中的部门经理秘

9、书、经理助理等处于中层管理者身边的秘书，处理各种事件的能力要求较高，薪酬也相对较高；三是高级秘书能起草重要的合同文本、懂法律、税务知识，又有应急处理能力。高级秘书是在市场环境下，组织横向联系的加强以及现代化办公手段对组织的渗透而出现的。现代高级秘书特别强调的素质有公关才能、外语水平和办公行政管理的能力等。比如，企事业单位中的高级秘书包括跨国公司的首脑秘书、董事会秘书、地区总裁秘书以及总经理的高级行政助理等，这类人才目前属于人才市场上的稀有资源。三、新时期社会对秘书人员的知识结构的需求新时期的秘书从业人员要做一个知识的“通才”和“杂家”，秘书的这种知识结构应该呈现为“业”型，才更能突显出秘书从业

10、人员精湛的“专业”知识和较强的“业务”水准。从整体来看，“业”字的一横相当于秘书从业人员基本的基础知识，两竖则代表秘书的专业知识和所在行业的行业专业知识，而左右相称的两点则代表秘书的其他相关知识。只有扎实、稳重的基础知识，才能支撑起整个秘书人员高雅的窗口形象；只有对称、平衡的相关知识，才能点缀出整个秘书人员高超的业务技能；只有相随、平稳发展的专业知识，才能突显出整个秘书人员精专的业务水平。为此，在新时期做一名优秀的秘书，应具备以下几个方面的知识结构：（一）具备提高自己修养的基础知识基础知识是指作为一名秘书所必须具备的最起码的知识面，应包括科学文化知识、马列主义等政治理论知识和政策性法规知识。1

11、.科学文化知识科学文化知识应包括自然科学和社会科学两方面的基础知识。（1）自然科学基础知识。自然科学基础知识指数学、生物、天文和地理等知识。这些常识作为秘书都应得掌握。据有关研究表示，数学学得好的人智商都很高。因此，在对秘书工作的研究和实践当中，人们也开始认识到数学方法的巨大作用，如辅助决策中的对策论和运筹学方法，经济分析中的抽象方法和定量化方法，市场预测中的坐标象限方法及倒数概念的运用，公文研究中的模型方法等等。同数学一样，其他自然科学如生物、天文和地理等，尤其对企业秘书都不能忽视。如企业秘书在领导安排国际旅程时，若无必要的地理知识和天文知识，忽略或错误地计算了时差变化，就会造成很大的麻烦，

12、甚至耽误要事。（2）社会科学基础知识。社会科学知识如历史、政治、社会发展史、哲学理论、法律常识等等，秘书人员都要对此有所掌握。不但要了解自己学科的发展历程，也要懂得中外文明演进的历程，有利于我们借鉴历史经验，能使我们避免重蹈前人覆辙，能使我们肩负各项事业都立足于科学决策的基础之上，能使我们在创造现实的活动中变得更加聪明，更加理智。在历史当中，尤其是我国历史中所弘扬的传统美德，对秘书人员良好美德的形成也有极大的塑造作用。不管是“先天下之忧而忧，后天下之乐而乐”的情怀，还是“天下兴亡，匹夫有责”的气概、“苟利国家生死以，岂因祸福避趋之”的思想，都为秘书人员奠定了人格基础。秘书人员对祖国的社会发展变

13、化历史，对几千年形成的璀璨文化，以及从中形成和发展起来的伟大的思想和社会的重大变革都应有大体的认识，才能在工作上维护祖国的利益，发扬民族传统，继承正确的思想。当然，在我们打开世界之窗放眼世界时，秘书也要对世界几千年的历史文化，特别是对主要往来国家的历史变迁，民族文化的形成要有大致的了解。这样才能准确把握不同国家的特点，对秘书的工作有相当大的补益。2.马列主义等政治理论知识新时期，秘书人员的工作具有很强的政治性，秘书人员有时要代表领导机关或领导者撰文、谈话、处理问题，为组织系统的领导者出谋划策，辅助其有效驾驭全局完成任务，具体贯彻党和国家的方针政策，引导整个系统遵循党和国家的既定政治方向和大致方

14、针，去实现系统的管理目标，因而要求秘书人员必须具有良好的政治理论知识来加强和提高他们的政治思想素养。用马克思主义哲学、政治经济学、党的建设、毛泽东思想、邓小平理论、“三个代表”及科学发展观等理论知识武装起来的头脑，才能更好地适应现阶段秘书的发展。提高秘书人员的政治思想素养，是秘书人员健康成长的保证。作为一名合格的秘书人员要安于本职工作、忠于职守，淡泊名利、不为世俗所惑，要耐得起寂寞安于清苦，一身正气、两袖清风，兢兢业业、任劳任怨。3.政策性法律法规知识秘书作为一个单位的枢纽人员，法律知识是他们必备的基础知识。秘书人员必须做到知法、懂法、守法、护法，才能成为单位领导名副其实的“参谋助手”。具体来

15、说，法律知识包括宪法、民法、刑法、行政法、商法、经济法等等。在一个法治的国度里，强调依法治国、法律至上，法律具有最高的地位。法治社会是我国国家建设的目标，秘书工作的内容和程序都越来越离不开国家的法律制度。尤其在进入新世纪以来，秘书应该尽可能多地了解一些新出台的法律法规，例如，公司法、合同法、反不正当竞争法、劳动法、知识产权法、反垄断法和物权法等等。知法、懂法能帮助秘书更快、更清楚地认识自己的工作性质和内容；守法、护法能帮助秘书更好地规范自身的行为，从而提高其工作效率。（二）具备提高自己能力的专业知识专业知识是秘书工作者知识结构的核心或者是主体，也是区别于其他领域的知识结构的方面。主要包括秘书专

16、业的基础知识和秘书所在行业的行业专业知识。一般机构或公司在雇用秘书时，大都希望秘书能受过专业训练。这种训练可来自机构公司自己办理的及学校或民间秘书专业训练中心提供等。训练课程包括企事业管理、会计学、心理学、国际贸易实务、国际汇兑、人事管理、礼仪、公共关系、秘书实务、电脑、打字、英语会话及商用英文等。这些专业知识的训练很重要，因为现在有许多机构的秘书，并未受过专业的训练，因此担任秘书工作，往往不了解自己该做什么工作，如果主管亦不能发挥指导的责任，则往往要花费许多的时间和精力，自己工作中去摸索这方面的知识。可见，如果秘书人员，在就职前，先接受秘书专业知识课程的训练，必能对其担任的工作有所助益。1.

17、专业基础知识秘书工作专业知识，是秘书工作知识的中心层知识，它直接影响秘书工作的水平。现代秘书专业知识主要包括：信息工作、市场调研与市场预测工作、经营管理策划工作、参谋工作、办公室管理与办公室事务管理工作、各种会议的组织与服务工作、协调工作、接待工作、商务旅行管理工作、沟通公关交际工作、文书拟写处理工作、资料档案工作、办公现代化及电子政务、电子商务工作等有关知识。总的来说，秘书的专业基础知识包括秘书专业的理论知识和业务知识。（1）理论知识，是指秘书学和秘书工作总体的理论知识，是秘书工作者胜任本职工作的重要前提。总的理论知识也就是秘书工作的基本理论知识，秘书的指导思想。分门别类的理论知识包括文书处

18、理、信息处理、信息调研和秘书实务的理论知识。作为秘书首先应该知道的是秘书学的理论知识。秘书学是主要研究秘书工作的特性、一般规律和基本原则的一门学科。内容一般包括：秘书部门的职责范围、任务要求、机构体制；秘书工作的实践经验和工作方法、指导理论；秘书人员的思想修养、知识结构和各种能力的要求；古今中外秘书工作的发展史；秘书学与其它相关学科的关系；秘书工作的改革和未来发展方向等。对于秘书来说，秘书学是专业中的根本，是从事秘书职业的入门学科、基础之基础。因此，秘书必须掌握秘书学的相关知识。其次就是要了解信息学。信息学就是能把信息意识和信息技术授予企业秘书人员的学科。它包括有关信息的搜集、筛选、存储、提取

19、、综合分析处理、利用、反馈以及网络化服务方面的知识。各类秘书人员要在不断地学习信息学的过程中掌握新兴的信息技术。第三就是掌握文书学。文书学是研究文书和文书工作的内容、一般规律和基本原则、方法的一门学科。除此之外的档案学、逻辑学、交际学、秘书实务等等的所有知识都需要用较高的理论水平去填补充实秘书人员的业务技能。（2）业务知识，主要表现在秘书工作中各个环节的操作常识、基本技能、操作规范、公文的起草等。作为一名秘书，经常性的工作就是办文、办会和办事。办文则包括文书撰写与公文处理；办会则包括会议与会务组织管理工作；办事则包括秘书的接待工作、办公室日常事务与管理、信访工作等等。各行各业的秘书，都应通晓其

20、专业业务的知识。比如说，国贸秘书必须要熟悉国际贸易实务与流程；法律秘书必须擅长法律知识；财务秘书必须精通会计、税务、财政及商事法等。由此可知，在每一行业中，都有其专门的业务知识。秘书在决定从事那一行业前，可先修习相关的课程，或阅读相关的书籍以增加专门业务知识，才能符合实务业务的需要。2.行业专业知识秘书专业知识的另一部分，就是秘书所在行业的行业专业知识。这是秘书知识结构中的核心部分。总体来说，行业专业知识是指秘书在企事业单位所从事的某一行业所要求秘书人员必须具备的专门的知识，这对于秘书来说是“第二专业知识”。“三百六十行，行行出状元”之中的行就是指各行各业。俗话说得好“行有行规”，也正是如此，

21、秘书身处一行就要懂得一行的规矩。正所谓行行有秘书，行行秘书都需要有本行业的专业知识。按照业务范围的不同，可将秘书分为通用秘书和行业秘书。（1）通用秘书。通用秘书就是在我们党政机关办公厅（室）担任秘书工作的公职人员。由于受党政机关的性质，地位和职权的决定，通用秘书的任职资格往往高于行业秘书，属于典型的“通才”型秘书。通用秘书，既要具备多学科、多专业的理论知识，又要具备多部门、多行业的业务知识，还要具备多方面的能力和经验。我国的通用秘书，在整个公务秘书队伍中占主导地位，并影响和规范着其他类型的秘书。这是因为，通用秘书工作与党和国家机关关系密切，并且有优良的传统和严格的管理。由于我国公务员制度的实施

22、，通用秘书的前景十分看好。（2）行业秘书。行业秘书就是在不同行业中担任专业秘书工作的人员，如法律秘书、科技秘书、外事秘书、医务秘书、商务秘书和教学秘书等。由于这类秘书处在专业性较强的行业中，他们除了需要掌握一般的秘书专业知识和具备一般的业务能力外，还必须具备本行业的专业知识和业务能力。比如，就对于企业秘书来言，他们所在行业的专业知识就应包括该企业的生产、销售概况，人事变动情况，以及本企业在同行中的地位、作用，最重要的是本企业所从事的行业基本常识。再比如说在从事服装经营的企业中就职，就得掌握服饰学、美学等知识。在秘书学研究中，人们愈来愈重视到第二专业知识的重要性。在国外，对秘书职业早有按第二专业

23、进行分类，如法律秘书、商务秘书、外事秘书、技术秘书、医务秘书等。目前一些国家秘书职业的永业化特点，就是因为秘书的第二专业知识已成为其谋职的重要因素。作为一名秘书，不管是机关团体单位的秘书，还是企事业单位的秘书，其工作都不能“一俊遮百丑”，不能单一化，光会打字不行，光会写作不行，光能言会道也不行，还要熟稔本企业的行业专业知识，具备综合素质。因此，可以说单纯的秘书工作是不存在的。各行各业的秘书，都应通晓其行业的业务知识，才能符合秘书实务业务的需要。服务于不同的行业，对高级秘书的要求也会有所差异，如律师事务所需要懂相关法律知识的秘书，而商务公司中又需要有良好的商务谈判能力和协调能力的秘书，最好还能具

24、备企业管理知识、财务知识等。（三）具备提高自己技能的相关知识这是秘书人员为适应时代需要、做好秘书工作，应加以进修提高的知识，是秘书人员知识结构中的较高层次，有最前沿新学科知识和社会交往知识。1.新的学科知识新世纪以来，社会飞速发展，新生事物也如雨后春笋一般出现在人们眼前。这样也就随之出现了一些新的社会科学和自然科学，成为了与秘书工作相关知识的一个重要部分。其中包括外语、计算机、驾驶、速记、管理学、领导科学、决策学等等各个方面的知识。首先，熟练掌握外语方面，英语将成为未来交际的必备工具。随着世界距离的进一步拉近，国内外的交流日益密切，英语成了世界的共同语。英语对于秘书而言，尤其对于一些国营企业、

25、中外合资企业等当中的秘书尤为重要，这些秘书人员在电话应答、来人来函的接待等方面，都需要使用普遍通行的语言。英语是世界共同语。所以在英语方面，不仅要会简单的对话，还应进一步掌握写作、翻译等技巧，才能适应工作需要。其次，熟悉计算机操作和现代化办公设备的使用。秘书人员要想用最快的速度获取第一手的资料时，首先应快捷地从各个渠道来获取各种信息，这就需要秘书人员在电脑上利用网络操作一切。“网络的速度优势能为调研秘书提供第一手资料。网络的丰富信息是调研秘书的图书馆、资料室”。现代一些新型的办公手段，如企事业、政府部门办公室陆续使用计算机、传真机、复印机、多功能电话及光学符号阅读器、照相机、录相机等等，这些现

26、代办公设备的使用，有效地改变了秘书人员手抄手写的手工劳动方式，极大地提高了办公效益和管理水平。(3)驾驶。新世代的秘书要学会驾驶，随时准备为领导服务。当然一般秘书所从事的企事业单位、政府部门可能有专门的司机，但如果发生突发事件需要紧急处理，而司机刚好有事出去，再加上时间紧迫，这时会开车的秘书，就正好可以派上用场，可以使事件顺利得到解决。会开车对于秘书自己来说本事也是一件好事，外出办事、出门交际等都可以开着车去，这样既节省了跑腿的时间，还可以提高自己的身价地位。（4）速记。顾名思义，速记就是快速记录的意思，是运用简单符号和略写方法快速记录语言和思维的一种高效应用技术，是文字记录的辅助工具。速记是

27、一种有广泛用途的书写工具，如：新闻采访、司法审讯、科研学术报告、文学创作、整理录音、大学生做课堂笔记等都可用到。但就秘书工作者而言，随着社会主义市场经济的发展，我国的各级党政机关、企事业单位、一些外企公司等，对秘书人员的要求越来越高，有的单位领导就提出速记是秘书人员应具备的基本技能之一这样的要求。此外，秘书人员还应掌握一些新生的学科，如系统论、控制论、决策学、领导科学、信息科学、预测科学、行为科学、市场学、物价学、经济管理学、股票、证券、法学、新闻学、情报学、社会学和社会心理学等等，逐渐是自己成为一个真正的“杂家”。2.社会交往知识交往亦称沟通，越来越变成了一门艺术。交往的好坏会决定结果的成败

28、。成功沟通是秘书人员开展工作的基础，是人际环境产生活力的源泉，也是形成本单位凝聚力的根本。这就出现了社会关系学、公共关系学、人际关系学、人际交往学、人脉学等新兴的社会交往学科知识。较好地掌握这些知识，以便秘书工作者在工作中能够提高自身的交际能力、信息沟通能力。新世纪以来，越来越多的秘书可能要经常地同外国异地的宾客打交道，这就必须要了解和熟悉这些宾客国家的政治、经济、地理、历史、习俗、礼仪等知识，这样才能正常地、顺利地交往，才能彼此沟通。比如握手就很有讲究。握手是多数国家的人在相互见面和离别时的必要礼节，但也要根据不同对象采取不同的握手方式。对关系亲近的人可以边握手边问候，甚至可以长时间地握在一

29、起；对一般的客人则只握一下即可，不必用力；年轻人对年长者，身份低的人对身份高的人则应稍稍欠身，双手握住对方的手，以示尊敬，男人与妇女握手时只要握一下女方的手指；日本人见面后是行鞠躬礼；东南亚佛教国家是双手合十致意等等，这些社会社交礼仪都需要现代秘书人员有所一定的了解和掌握。（四）具备开拓自己视野的社会知识社会知识可以分为国际知识和国内知识。1.国际知识国际知识，是指当前国际的基本问题、世界格局、政治、经济、军事、思想、科技、文化等各个方面知识的变化及发展情况。秘书要经常性地了解一些国际新闻、国际热点等知识，要做到尽可能广地掌握世界性的知识，才能进一步体现出秘书的“杂家”风范。2.国内知识国内知

30、识，包括我国的国情、民情和社会常识等。其中社会常识又可以分为生活常识和人情世故两部分。（1）生活常识秘书必备的生活常识至少应包括以下几个方面：A.风土人情。比如说公司来了一对欧洲的客人。他们从遥远的西方来到神秘的东方，心中对北京自然充满了强烈的好奇心；先生与公司谈判，而太太不仅希望能够饱览北京的风光、购买一些珍贵的纪念品，而且还想了解一些有关中国传统京剧、瓷器、武术等方面的知识。这样，秘书实际上就成了翻译兼导游。因此，这就要求秘书是个“百事通”，不仅对传统戏剧、名胜古迹，就是对北京那些较有特色的老字号商店要能做到如数家珍。B.科学素养。现在科技发展日新月异，报纸上电视里，一天到晚都是新名词、新

31、信息。诸如“纳米”、“克隆”、“干细胞”、“”、“转基因”之类的新名词在媒体上层出不穷，这就要求秘书平时注意多学习。这既是工作的需要，也是日常生活的需要。比方说，有外地来的客人问你，北京为什么那么多风沙，或者为什么要保护大熊猫和其他珍稀野生动物，如果没有一定的科学素养，回答就很难到位。作为秘书必须具备一定的科学素养。不过，科学素养并不是会背几个新名词，还包括了用科学思想、科学精神、科学方法去看问题和思考问题，用科学的观念来看待科学进步对我们工作和生活的意义和影响。C.艺术修养。对于工作紧张、心理压力大的秘书来说，通过欣赏艺术作品，无疑是使身心压力得到宣泄的一种最佳方式。艺术就像一座收藏着无数奇珍异宝，又永远敞开大门的宫殿，你可以自由地进入，可以和她沟通，通过和她的对话抒发情怀，达到修养身心的目的。不管是忧伤，还是高兴，起伏的心绪就会渐渐平静。现代人的工作