账务系统初始化及日常处理.docx

1、账务系统初始化及日常处理第5章 账务系统初始化及日常处理学习目标 了解账务系统的特点，熟悉账务系统的业务流程和数据流程。掌握账务系统的初始化中会计科目设置、录入期初余额及设置各种分类、档案资料的方法;掌握账务系统日常业务处理中凭证处理和记账的方法;熟悉出纳管理的内容和处理方法;掌握账务系统的期末业务的内容和处理方法。5.1 账务系统概述 账务系统是会计电算化信息系统的一个子系统，在整个会计电算化信息系统中既是中枢，又是基本的系统，它综合、全面、概括地反映企业各个方面的会计工作内容，其他各子系统的数据必须传输到账务系统，同时还要把账务系统中的某些数据传输给其他子系统以供利用。许多单位的会计电算化

2、工作往往都是从账务处理系统开始的。 对于实际业务比较简单、数据量较少的小型企业，只使用账务系统，按照制单、审核、记账、查询、结账的业务流程进行即可。如果企业业务比较复杂，建议使用账务系统提供的各种辅助功能进行管理，如项目、部门、个人往来、客户与供应商往来管理等。 账务处理是指会计凭证和账簿的组织、记账方法、记账程序的相互结合方式。凭证、账簿组织是指会计凭证和账簿的种类、格式以及凭证、账簿与各种账簿之间的关系。记账方法是指在会计账簿中登记经济业务的方法。记账程序是指从填制凭证，登记账簿到编制报表的整个过程的程序。5.1.1 账务处理系统的业务流程 由于各单位的情况不同，所采用的会计凭证和账簿种类

3、、格式、记账方法、记账程序也有所不同，从而形成了不同的账务处理形式，主要包括:记账凭证核算形式、汇总记账凭证核算形式、科目汇总表核算形式、日记总账核算形式、多栏式日记账核算形式等。不同的账务处理形式有不同的处理流程，其差别主要在于登记总账的方法和依据不同。目前，我国会计实务中采用最多的是科目汇总表核算形式。科目汇总表核算形式的处理过程主要有以下几个步骤:（1）根据原始凭证或原始凭证汇总表编制记账凭证。会计人员在收集、整理、汇总原始凭证的基础上，根据原始凭证汇总表编制有关的记账凭证。（2）登记日记账。出纳根据收款凭证和付款凭证，登记现金日记账和银行存款日记账。（3）登记各种明细账。会计人员依据原

4、始凭证或原始凭证汇总表和记账凭证登记各种明细分类账。（4）根据记账凭证编制科目汇总表并登记总分类账。会计人员依据记账凭证定期编制科目汇总表，依据科目汇总表登记分类账。（5）编制会计报表。月末会计人员依据日记账、明细账、总分类账的有关数据编制会计报表。科目汇总表核算形式的会计业务处理流程如图5-1所示。 图5-1 会计业务处理流程图 5.1.2 账务处理系统特点（1）时序性强。账务处理系统有严格的业务处理顺序。从填制记账凭证、审核记账凭证，登记日记账、明细账，登记总账到编制会计报表要严格按顺序执行。（2）数据量大。账务处理系统涉及大量的会计科目、会计凭证及一系列会计账表，它相对其他管理系统而言处

5、理的数据量较大。（3）数据接口多。账务处理系统是整个会计电算化信息系统数据交换的核心，它与会计电算化信息系统其他子系统之间存在数据接口。一方面账务处理系统从其他管理子系统取得大量数据，如固定资产管理系统为账务处理系统提供大量原始凭证及记账凭证;另一方面其他子系统也从账务处理系统取得数据，如工资管理系统从账务处理系统取得账户设置等信息，账务处理系统与其他管理系统的有机结合形成了完整的会计电算化信息系统。（4）通用性强。账务处理系统比较容易实现通用化。这主要是由于账务处理系统在数据处理过程中，一方面必须遵守一系列法律、法规和准则，如会计法、会计准则、会计制度、会计基础工作规范等;另一方面必须遵循一

6、定的会计原理和规则，如复式记账方法、总账发生额及余额必须等于下属明细账发生额及余额之和等等。正是由于账务处理系统这一特点，目前市场上可以看到大量的通用账务处理核算软件。5.1.3 账务处理系统的目标 一般来说，账务处理系统的目标应包括以下内容:（1）及时、准确地采集和输入各种凭证，保证进入电算化系统的会计数据及时、准确和全面。（2）高效、正确地完成记账过程。（3）随时输出各个会计期间的各种账表，及时提供会计信息。（4）建立账务处理系统与其他管理系统的数据接口，实现会计数据的及时传递和数据共享。 此外，为了充分发挥计算机处理的优势，增强账务处理系统的核算和辅助管理功能，账务处理系统往往还增加了往

7、来核算管理、部门核算管理、自动转账管理等功能。5.1.4 账务处理系统数据流程 账务处理系统的数据流程可描述如下:（1）会计人员通过键盘录入记账凭证、原始凭证或系统自动获取机制凭证，然后将有关凭证写入临时凭证文件。（2）会计人员对临时凭证文件进行审核。（3）根据临时凭证文件中的已审核的凭证进行记账，并将临时凭证文件中已记账的凭证删除。（4）根据企业银行对账文件和对账单文件进行对账。（5）根据汇总文件和历史凭证文件输出日记账和明细账以及会计报表，根据汇总文件输出总账。 账务处理系统数据流程图，如图5-2所示。图5-2 账务处理系统数据流程图 5.1.5 账务处理系统的功能 一般来说，账务处理系统

8、的基本功能应包括系统设置（初始化）、凭证管理、记账结账、查询、打印输出、系统维护等。其基本功能模块结构如图5-3所示。 图5-3 账务处理系统基本功能模块结构图 5.2 账务系统的初始化5.2.1 总账系统的启动 总账系统初始设置就是结合本企业的实际情况，将一个通用的账务核算系统改造为适合本企业核算要求的“专用账务核算系统”。在使用总账系统之前，需要先启动注册系统。总账系统的启动建立在整个软件系统的基础设置之上，具体操作步骤如下:（1）进入操作系统之后，单击“开始”“程序”“用友U8管理软件”“财务系统”“总账”;（2）如图5-4，选择账套“888沈阳市华旭集团有限公司”，选择会计年度“200

9、5”，输入操作日期“2005-06-26”，用户名“李乐”及相应的密码，然后单击“确定”。 图5-4注册总账5.2.2 设置业务处理控制参数1.设置选项凭证 具体操作步骤如下：如图5-5所示，在“设置”菜单中单击“选项”。 图5-5 选项凭证如图5-5所示，单击“凭证”选项卡，在“制单控制”中，选中“制单序时控制”、“支票控制”、“资金及往来赤字控制”及“允许修改、作废他人填制的凭证”复选框。在“凭证控制”中，选择“打印凭证页脚姓名”、“凭证审核控制到用户”、“出纳凭证必须经由出纳签字”复选框。1 在“外币核算”中，选择“固定汇率”单选按钮。选中“预算控制”方式，单击“确定”。 “制单序时控制

10、”是指系统默认凭证保存时不按凭证号顺序排列而按日期顺序排列，如不按序时制单将出现凭证假丢失现象。如有特殊需要，可将其改为不按序时制单，则在制单时凭证号必须按日期顺序排列。 选择了“资金及往来赤字控制”，则在制单时，当现金、银行科目的最新余额出现负数时，系统将予以提示。 若某科目为其他系统的受控科目，一般来说，为了防止重复制单，应只允许其受控系统来使用该科目进行制单，总账系统是不能使用此科目进行制单的，所以在这里不选“可以使用其他系统受控科目”。但如果希望在总账系统中也能使用这些科目填制凭证，则应选择此项。 选择“支票控制”，在制单时录入了未在支票登记簿中登记的支票号，系统将提供登记支票的功能。

11、 “出纳凭证必须经由出纳签字”是指出纳人员可通过出纳签字功能对制单员填制的带有现金银行科目的凭证进行检查核对，主要核对出纳凭证的出纳科目的金额是否正确，审查认为错误或有异议的凭证，应交与填制人员修改后再核对一次。 选择“制单权限控制到科目”，还应通过“明细权限”去设置相应制单科目权限。选择“凭证审核控制到用户”，还应通过“明细权限”去设置用户审核权限。选择“明细账查询权限控制到科目”，还应通过“明细权限”去设置明细账科目查询权限（见“账薄”选项）。 “固定汇率”即在制单时，一个月只按一个固定汇率折算本位币金额。“浮动汇率”即在制单时，按当日汇率折算本位币金额。在此设置只决定制单时使用何种汇率，

12、具体汇率应在外币设置时输入。2.建账选项账簿 具体操作步骤如下: 如图5-6所示，单击“账簿”选项卡。明细账打印方式选择“按年排页”。 图5-6 选项账薄 按月排页:即打印时从所选月份范围的起始月份起将明细账按顺序排页，再从第一页开始将其打印输出，打印起始页号为“1页”。这样若选择月份范围不是第一个月，则打印结果的页号必然从“1页”开始。 按年排页:即打印时从本会计年度的第一个会计月份开始将明细账按顺序排页，再将打印月份范围所在的页打印输出，打印起始页号为所打印月份在全年总排序页中的页号。这样，若所选择月份范围不是第一个月，则打印结果的页号有可能不是从“1页”开始。3.建账选项会计日历 具体操

13、作步骤如下:如图5-7所示，单击“会计日历”选项卡。确定会计日历，确定会计年度为2005年，启用日期为2005年6月1日。 图5-7 选项会计日历 启用日期不能在账套启用日期之前。录入汇率后不能修改启用日期。已录入期初余额（包括辅助期初余额）后，不能修改启用日期。已制单的月份不能修改启用日期，其他系统中已制单的月份不能修改启用日期。新年度进入系统后，不能修改启用日期。4.建账选项其他 具体操作步骤如下:如图5-8所示，单击“其他”选项卡。小数位均输入“2”。在“部门排序方式”、“个人排序方式”和“项目排序方式”中，均选择“按编码排序”单选按钮，单击“确定”。 图5-8 建账选项其他 账套名称、

14、单位名称、账套路径、行业性质等账套信息只在这里显示，若要修改，可到“系统管理”中去修改。 5.2.3 设置会计科目1.增加会计科目 具体操作步骤如下:在“总账系统”窗口中，“设置”菜单下，单击“会计科目”，打开“会计科目”对话框，如图5-9所示。 图5-9“会计科目”对话框 单击“增加”按钮，进入“会计科目新增”对话框。如图5-9所示，输入科目编码“130101”，输入科目名称“报刊费”，选择账页格式为“金额式”，如果有辅助核算的科目可以选择辅助核算选项，单击“确定”。 如果所用的会计科目与所在行业会计制度规定的一级会计科目基本上一致，则可以在建立账套时选择预置标准会计科目。这样在会计科目初始

15、设置时只需对部分不同的会计科目进行修改，对缺少的会计科目进行增加处理即可。如果所使用的会计科目与会计制度规定的会计科目相差较多，则可在系统初始化设置时选择不预留行业会计科目，这样可以根据自身的需要自行设置全部的会计科目。增加的会计科目编码长度及每段位数要符合编码规则，编码不能重复，不能越级;科目一经使用，即已输入余额或凭证，不允许作科目升级处理，即只能增加同级科目，而不能再增设下级科目。2.复制会计科目 为了加快建立会计科目的速度和准确性，我们可以对下级科目或者同级性质相近的科目进行复制，这样只需稍作改动即可完成增加工作。具体操作步骤如下: 如图5-10所示，在会计科目中，选择“100201工

16、行存款”后，在“编辑”菜单中单击“复制”，进入“会计科目_新增”对话框。 图5-10 复制会计科目如图5-11所示，如果企业新增会计科目为“100202中行存款”，将科目编码和名称分别改为“100202”和“中行存款”，单击“确定”即可。 图5-11复制会计科目3.成批复制科目 如果某一科目的下级与另一个或者几个科目的下级内容相同，我们还可以将某一科目的下级成批复制到另一个科目作为下级。具体操作步骤如下:在会计科目中选择“编辑”菜单后，单击“成批复制”，弹出对话框如图5-12所示。图5-12成批复制在“成批复制”对话框中，输入被复制的科目编码“5101”，在要复制的科目编码中输入“5401”，

17、在“数量核算”复选框前打上“”后单击“确认”。4.修改会计科目 如果要对已设置完成的会计科目的名称、编码及辅助项目等内容进行修改，应在会计科目未使用之前在会计科目的修改功能中完成。但需要注意的是，已经使用的末级会计科目不能修改科目编码，非末级会计科目的编码不能修改或删除，已有数据的会计科目，应先将该科目及下级科目余额清零后再修改，被封存的科目在制单时不可以使用，只有处于修改状态才能设置汇总打印和封存。成批修改会计科目时，可使用“”、“”按钮，直接查找科目进行修改。修改会计科目具体操作步骤如下:在会计科目中单击“修改”按钮，进入“会计科目修改”对话框。选择要修改的内容进行修改后，单击“确定”即可

18、。 5.汇总打印 当在同一张凭证中，某一方向的末级科目有多笔同向的分录，而又需要将它们按科目汇总成一笔进行打印时，则可以将该科目设置汇总打印。具体操作步骤如下: 在会计科目中，选择科目“550301”后双击，进入“会计科目修改”对话框。 如图5-13所示，单击“汇总打印”，在“汇总到”下拉列表框中选择“550301”后，单击“确定”即可。 图5-13汇总打印6.删除会计科目如果科目已制单或已录入期初余额，则不能删除。被指定为现金银行科目的会计科 目不能被删除，如果想删除必须先取消指定。“删除将不能恢复”是指不能自动恢复，以后如需恢复该科目可通过“增加”功能来完成。具体操作步骤如下:1 会计科目

19、中，选择要删除的科目后，单击“删除”按钮。2 在弹出的对话框中，单击“确定”即可。7.设置辅助核算标记 辅助账类必须设在末级科目上，但为了查询或出账方便，可在其上级和末级科目上同时设置辅助账类。具体操作步骤如下： “会计科目”窗口中，选择“113101”，单击“修改”按钮。如图5-14所示，选中“辅助核算”中的“客户往来”复选框后，单击“确定”即可。 图5-14辅助核算8.指定会计科目 指定会计科目是指定出纳的专管科目。指定科目后，才能执行出纳签字，从而实现现金、银行管理的保密性，才能查看现金、银行存款日记账。一般情况下，现金科目要设为日记账;银行存款科目要设为银行账和日记账。具体操作步骤如下

20、：1 如图5-15所示的在“会计科目”窗口中，选择“编辑”菜单，单击“指定科目”。选择“银行总账科目”后，在左框中选中“1002银行存款”，单击“”，将其添加到右侧“已选科目”文本框中，单击“确认”即可。 图5-15 指定会计科目 5.2.4外币种类 单位如果有外币核算业务，则需要进行外币设置。具体操作步骤如下:（1）在“设置”中选择“外币及汇率”。（2）如图5-16所示，单击“增加”，输入币符、币名，输入汇率小数位，确定固定汇率，输入记账汇率“8.18”，单击“确认”。 图5-16外币设置 5.2.5 设置操作权限用友ERPU8应用系统采用了集中权限管理方式，可分“在系统管理中设置功能权限”

21、和“在总账系统中进行数据权限分配”两部分。在总账管理中，加强了对操作员的权限控制功能。在原有制单权限、科目权限、审核权限的基础上，增加部门等辅助核算的制单、查询权限；增加凭证类别制单、查询权限。填制凭证时，增加是否可查询他人凭证控制，如不可查询他人凭证，则在填制凭证时，应过滤掉其他人填制的凭证。1 设置功能操作权限在使用总账系统前要先在系统管理中设置相应的操作员，并赋予总账系统全部功能或部分功能的操作权限。2分配数据操作权限新建账套时选择“是否需要数据权限控制”的选项，并且必须在系统管理中定义角色或用户，并分配完功能级权限后才能在这里进行“数据权限分配”。具体操作步骤如下：选择“设置”，单击“

22、数据权限分配”。如图5-17所示，在“权限浏览”窗口，选择数据权限类型：“记录”级权限或“字段”级权限。选择相应的业务对象，如科目。在用户中选择“张悦”。2 执行“授权”后，单击“保存”。3 图5-18为设置金额权限。 图5-17 设置操作权限 图5-18金额权限设置5.2.6总账套打工具总账套打工具用于设置打印凭证、账簿时的套打格式。套打纸是指用友公司为账务专门印制的各种凭证、账簿的标准表格线，选择套打打印时，系统只将凭证、账簿的数据内容打印到相应的套打纸上，而不打印各种表格线。用套打纸打印凭证速度快，且美观。套打调整最小单位为0.1毫米。具体操作步骤如下图5-19所示。 图5-19 套打工

23、具5.2.7设置凭证类别 实行会计电算化以后，根据单位核算和管理的要求，需要对记账凭证进行分类。设置凭证类别后利于凭证的管理、记账和汇总。但是，无论如何分类都不会影响记账结果。具体操作步骤如下:在总账菜单中，选择“设置”，单击“凭证类别”。如图5-20所示，选中“收款凭证、付款凭证、转账凭证”后，单击“确定”。图5-20 凭证类别如图5-21所示，双击“收款凭证”后的“限制类型”栏，选择“借方必有”，在“限制科目”栏中输入限制科目。图5-21设置凭证类别 如图5-22所示，在科目参照中选择“1001现金”和“1002银行存款”后，单击“确定”。其他两种“凭证类别”操作同“收款凭证”。 图5-2

24、2 科目参照 5.2.8设置项目目录一个单位项目核算的种类可能多种多样，如在建工程、对外投资、技术开发、融资成本、在产品成本、课题、合同订单为了满足企业的实际需要，可定义多类项目核算，将具有相同特性的一类项目定义成一个项目大类，一个项目大类可以核算多个项目。为了便于管理，企业还可以对这些项目进行分类管理，如将存货、成本对象、现金流量、项目成本等作为核算的项目目录。系统要求在建立会计科目时先设置相关的项目核算科目，然后再定义项目目录。“项目目录”功能用于项目大类的设置及项目目录及分类的维护。企业可以在此增加或修改项目大类、项目核算科目、项目分类、项目栏目结构，以及项目目录。预制现金流量项目，现金

25、流量项目增加指定现金流入、现金流出方向，提供统计表、明细表的查询功能。1 定义项目大类定义项目大类的内容包括：（1）项目大类名称：项目大类名称是该类项目的总称，而不是会计科目名称。（2）定义项目级次：项目级次即项目编码规划，项目分类最多分8级，总级长度不超过22位，单级长度不能超过9位。（3）定义项目栏目：编辑项目栏目的名称和各栏目的属性。系统默认的栏目有“项目编号”、“项目名称”、“是否结算”及“所属分类码”，用户可根据需要，编辑栏目内容。 项目大类就是项目核算的分类类别。如产品销售收入按产品项目核算，其项目大类定义为产品核算。必须将需进行项目核算的科目设置为项目大类后，才能定义项目和目录。

26、具体操作步骤如下:在总账主菜单中选择“设置”中的“编码档案”后，单击“项目档案”。如图5-23所示，单击“增加”，进入“项目大类定义增加”对话框。图5-23项目档案如图5-24所示，输入新项目大类名称“生产成本”，单击“下一步”。图5-24定义项目大类如图5-25所示，选择“定义项目级次”后，单击“下一步”。图5-25定义项目级次如图5-26所示，选择“定义项目栏目”后，单击“完成”。 图5-26 定义项目栏目项目大类的名称是该类项目的总称，而不是会计科目名称。如在建工程按具体工程项目核算，其项目大类名称为工程项目而不是在建工程。用于定义项目栏目所输入内容的数据类型，可为字符型、整数型、实数型

27、、日期型。字符型是表示该数据为汉字、英文字母或数字，整数型表示该数据只能是整数，实数型表示该数据可以输入小数，日期型表示该数据为日期。已输入数据的栏目最好不要删除，否则这些栏目的数据将无法再查到。 2.指定核算科目 指定核算科目就是具体指定涉及到项目大类的科目。指定核算科目之前，必须在总账系统的会计科目设置中，将需要进行项目核算的科目的辅助核算属性设置为项目核算。一个项目大类可指定多个科目，一个科目只能指定一个项目大类。具体操作步骤如下: 如图5-27所示，单击“核算科目”，选择要核算的项目后，按“确定”即可。 图5-27指定核算科目 3.定义项目分类 为了便于统计，可以对同一项目大类下的项目

28、进行进一步划分，这就需要进行项目分类的定义。不能隔级录入分类编码。若某项目分类下已定义项目，则不能删除，也不能定义下级分类，必须先删除项目，再删除该项目分类或定义下级分类。非末级项目分类不能删除。具体操作步骤如下: 如图5-28所示，选中“项目分类定义”单选按钮，单击右下角的“增加”按钮。输入分类编码“1”，分类名称“自行开发”，单击“确定”即可。 图5-28 定义项目分类 4.定义项目目录 在定义项目目录中，“维护”功能用于录入各个项目的名称及定义的其他数据，因此平时项目目录变动应及时在本功能中进行调整。在每年年初应将已结算或不用的项目删除。标识结算后的项目将不能再使用。具体操作步骤如下:

29、如图5-29所示，选中“项目目录”单选按钮，进入“项目目录”对话框，单击“维护”。 图5-29 定义项目目录 如图5-30所示，在“项目目录维护”对话框中，单击“增加”，增加一条新的目录。 输入项目编号“101”，项目名称“A1软件产品”，“是否结算”栏为空，所属分类码选择“1自行开发”，然后再单击“确定”，然后单击“退出”后返回。图5-30 “项目目录维护”对话框 5.2.9 录入期初余额 如果是第一次使用账务处理系统，必须使用“录入期初余额”功能，将经过整理的手工账科目的期初余额录入计算机。如果系统中已有上年的数据，在使用“结转上年余额”功能后，上年各账户余额将自动结转到本年。 1.录入基

30、本科目余额 如果某科目为数量、外币核算，应录入期初数量、外币余额，而且必须先录入本币余额，再录入数量和外币余额。非末级会计科目的余额不用录入，系统将根据其下级明细科目自动汇总计算填入。其数据栏为黄色。出现红字余额用负号输入。修改余额时，直接输入正确数据，然后单击“刷新”即可。通常，初始余额确定后不能再修改，即凭证记账后，期初余额变为浏览只读状态，不能再进行修改。具体操作步骤如下: 在“总账系统”菜单中，选择“设置”，单击“期初余额”，进入“期初余额录入”窗口，如图5-31所示，将光标定在“现金”（1001）科目的期初余额栏，输入期初余额“100000.00”。图5-31 “期初余额录入”窗口2

31、.录入个人往来科目余额只要求录入最末级科目的余额和累计发生数，上级科目的余额和累计发生数由系统自动计算。借贷方累计发生额直接录入，期初余额在辅助项中录入。具体操作步骤如下:在图5-31“期初余额录入”窗口中，双击“1191其他应收款”科目的期初余额栏。如图5-32，5-33所示，在“个人往来期初”窗口，单击“增加”按钮，输入日期“2005-5-31”，凭证号“付-78”，部门“市场部”，个人“李宁”，摘要“出差借款”及金额“600”，单击“退出”即可。图5-32 “个人往来期初”窗口 图5-33“个人往来期初”3.录入客户往来科目余额 如果某科目涉及客户供应商辅助核算，则必须按辅助项录入期初余额。录入余额时应分别按不同情况处理。如在总账系统中进行客户、供应商往来核算，则其操作规程与录入个人往来余额相似。如使用应收应付系统，那么应该到应收应付系统中录入客户、供应商账类的科目的明细期初余额。在总账系统中，只能录入这些科目的总余额。使用应收应付系统，若往来科目还有其他