合同评审和合同管理规定.docx

1、合同评审和合同管理规定1.目的规范公司各类合同和协议、责任书的管理，加强和完善合同立项、评 审、签订、实施、保管的程序，防范合同风险，确保公司各项经营工作正常有序地 进行，特制定本制度。2.适用范围适用于公司所有的合同、协议、各种责任书的签订、评审和管理。3.定义3.1合同、协议：合同又称为契约、协议，是两个或是两个以上平等的 当事人之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。公司合同大致为以下几 种：A、 采购合同：己方采购方作为甲方，销售方作为乙方全部统称为采 购合同。具有法律效力。（包含原材料采购、辅料采购、备品备 件采购、办公用品采购、劳保用品采购、设备采购、外协采购、技改合同、基建合

2、同等）B、 销售合同：己方销售方作为甲方，采购方作为乙方全部统称为采 购合同。具备法律效力。C、 技术合同：无论己方是合同的甲方或是乙方，技术买卖之间的合 同统称为技术合同，具备法律效力。D、 框架协议：框架协议没有合同的具体内容，只是一种签订具体合 同或其他合作的意向，不具有合同的效力，违反框架协议只负缔 约过失责任。E、 协议：公司和个人签订的某方面的协议，一般公司作为甲方。具备法律效力。比如：外协培训协议书、保密协议等3.2责任书：是公司或是上级和公司之下属责任人、团体签署的一种具 有法律责任的责任状。如：安全生产责任书、设备管理责任书、绩效考 核责任书等。4.职责4.1合同评审小组：A

3、、 组长：董事长或总经理；B、 组员：分管副总、总工（总监）、财务总监、法务负责人、采 购部负责人、质管部负责人、市场部负责人、项目工程部负责人及承 办部门（当事部门）负责人C、 全面评审合同所有项目和细节，确保所签订的合同对公司不存 在法律风险。4.2采购部：负责主料、辅料、备品备件、办公用品采购合同的立项、 起草、询价，召集相关部门评审、签订、实施之具体的操作。4.3市场部：负责销售合同、销售协议、代理商协议、售后服务协议 的立项、起草，召集相关部门评审、签订、实施之具体的操作。4.4设备管理部：负责设备买卖合同方面的立项、起草，召集相关部 门评审、签订、实施之具体的操作。4.5综合部：A

4、、 公司作为甲方和下属公司成员签订具备法律效力的劳动合同、 责任书和协议方面的立项、起草，召集相关部门评审、签订、实施之具 体的操作。B、 网络管理员：对各部门电脑、打印机等办公设备立项、起草， 召集相关部门评审、签订、实施之具体的操作。1/1文档可目由编辑4. 6财务部：A、 财务合作方面具备法律效力的合同和协议方面的立项、起草、 召集相关部门评审、签订、实施之具体的操作。B、 参与公司所有合同的评审，并负责合同的正本文件的存档和 档案管理。C、 评审付款、收款与结算方式的合理性和可行性，以及确认成 本及利润指标等。4.7法务负责人：负责公司所有合同的评审、签订及履行过程中所签 订的一切书面

5、文件的合法合规性审查，并对可能产生的法律风 险提出防范意见，规避合同的法律风险。4.8总工办：负责技术买卖合同、技改合同方面的立项、起草，召集 相关部门评审、签订、实施之具体的操作。4.9质管部：A、 负责检测、化验、测量仪器设备方面的釆购立项申请B、 负责参与评审合同有关质量方面事宜的评审。4. 10其他部门：作为合同主体的责任部门参加合同的立项、起草， 召集相关部门评审、签订、实施之具体的操作。5.合同的编号5.1合同编号的责任部门A、 采购部：负责原材料采购、辅料采购、备品备件釆购、办公用品 采购、劳保用品采购、设备采购、外协采购、运输外包合同等方面 合同的编号B、 市场部：负责销售合同

6、、销售协议、代理商协议、售后服务协议 方面的编号C、 总工办：负责技术买卖合同、技改合同、基建合同方面的编号D、 综合部：负责具备法律效力的劳动合同、管理责任书和协议方面的编号E、财务部：负责具备法律效力的财务融资、贷款等方面的合同和协 议书编号5.2合同编码规则为：公司（字母）-一部门分类（字母）-一年月+顺序号（见下图）YN XX 二XXXXXXXX 年月+编号：如:201601001 部：P0D；市场部：MSD；总工办：GEO；综合部：HDR；财务部：FD 永宁公司名称拼音缩写如:YN-P0D-201601001,表示采购部2016年1月001号采购合同5.3责任书、公司上级和下级部门签

7、署的协议可以不必要编号。比如： 安全生产责任书、劳动合同、公司单独和个别员工签署的薪资福利合同等。6合同的保存和保管6.1综合部负责保存和保管：劳动合同、安全责任书、设备管理责任书、 绩效考核责任书、公司和个人签署的避险协议以及与此性质相关的一些协议。6.2文控中心（档案室）负责保存和保管：技术合作方面的合同和协议。6.3财务部：负责保管A、 采购合同：包含原材料釆购、辅料采购、备品备件釆购、办公用 品采购、劳保用品采购、设备釆购、外协采购等相关类型的采购。B、 销售合同：产品的销售合同、销售提成协议、代理商协议、特殊 的销售提成协议等相关类型的合同。C、 技术合同：发生费用的技术买卖合同、技

8、改合同、基建合同相关 类型的合同。D、 机密级别的合同：薪资合同、融资合同、贷款合同等。6.4合同的存档方式：A、合同的保管由专门的文件夹存放，一个文件夹存放一个部门的合1/1文档可目由编辑同文件。B、 合同文件夹必须要有目录表、文件去向登记表等，文件的存档方 式按照文件管理程序、文件管理规范中的相关条款执行。C、 文件夹中的合同文件，整理时间每个季度，整理一次，将已经执 行完毕、没有后遗症的合同文件，另外标示封存，封存的格式，按照未封存 之前的格式一样叠放，文件夹中仅仅存放目前正在执行的，尚未结算完成的 文件。7.各种采购性质合同的形成方式：7. 1各种生产性主/辅料、耗材、备品备件、低值易

9、耗品；办公用品方面 的采购合同7. 1. 1各部门依据生产计划和适时需求，填写材料计划表，经部门 部长审核，分管副总的审批，总经理和董事长批准之后，将审批完毕的材 料计划表转移到采购部。7.1.2釆购部接到经过审批之后的材料计划表：A、 先在公司供应商优选库中寻找合格的、已经供过货的供应商， 进行谈判。B、 如果优选库中无供应商，则重新寻找供应商，至少3家，实施 报价、对比价格具体采购控制程序、采购管理固定执行。7.1.3采购在边寻找供应商的同时，边起草相关的采购合同，以便确定 好价格之后，可以签署釆购合同和协议7. 1.4待采购责任人确定好各种因素和条件，认为条件成熟之后，则将 采购合同递交

10、到采购委员会进行合同评审。7. 2项目制合同7.2. 1技改合同、基建合同等属于项目制釆购合同。7.2.2项目制的采购合同，必须由总工办先立项，并做详细的技术分析,具体参照设计控制程序相关条款进行7.2.3立项的项目书必须事先经过公司董事会或是公司企业管理委员 会几天讨论通过之后，进入项目技术标书的设计阶段7.2.4发布技术标书，进行招标、评标；选定中标供应商，进入合同的 起草阶段。7.2.5合同起草之后，将进行合同评审阶段。8.其它方面合同形成方式所有合同先由合同主体的责任部门立项、起草，起草完毕之后，依 据实际情况和相关要求决定是否开始实施合同评审。9合同评审内容9.1建设工程（土建）合同

11、A、 审核施工单位的资质、业绩及信誉度；B、 审核费用是否合理。主要测算直接材料费用、直接人工费用、其他 费用、间接费用及取费标准、定额选用、交（竣）工日期等；C、 审核质量与技术条款；D、 审核服务与承诺条款；E、 审核合同价款、付款方式、开票方式是否明确且符合公司规定；F、 审核违约责任、质量索赔条款；G、 审核质量保证及质量保障体系是否满足要求9.2买卖合同（包含采购合同和销售合同）9.3加工承揽（技改、维修）合同A、 审核承揽方的资质、业绩及信誉度B、 审核比价核价（性价比）及加工费用标准是否合理；C、 审核质量与技术条款；D、 审核交付周期、质保期、售后服务与承诺条款；E、 审核合同

12、价款、结算方式是否明确且符合公司规定；F、 审核违约责任、质量索赔条款；G、 质量保证及质量保障体系是否满足要求。9.4运输合同A、 审核运输单位的资质、业绩及信誉度B、 评审运输费用标准（性价比）是否合理；C、 审核合同价款、结算方式是否明确且符合公司规定；D、 评审服务与承诺条款；E、 评审运输过程中货物毁损、灭失应承担损害赔偿责任条款；F、 审查有无违约责任的条款，是否符合合同法的有关规定。9.5商务合同 （包含财务和技术合作、设备采购等）商务合同是指：公司与有关合作伙伴商定并准备签订的设备技术引进 合同、国际贸易代理合同、谈判备忘录、补偿贸易合同、专项协议书、销售确认 书等。A、 审核

13、合作伙伴单位的资质、业绩及信誉度；B、 审核费用、责任是否合理。主要测算取费标准、间接费用，审核双 方的责任、权利、利益的对等关系的条款等；C、 审核质量与技术条款；D、 审核服务质量与承诺条款；E、 审核合同价款、付款方式是否明确且符合公司规定；F、 审核违约责任、质量索赔条款；G、 审核质量保证及质量保障体系是否满足要求。9.6其它一般责任书、协议则不必专门组织合同评审小组评审，一边评 审一边审批，直至走到审批结束10.评审程序10.1合同评审釆取召开专题会议的形式。专题会议由合同承办部门负 责召集。10.2合同评审工作开始前，先由合同承办部门和其他有关部门起草合 同文件，合同文件应优先采

14、用示范合同文本；如无合同示范文本，则可结合实际 情况起草或与合同对方共同起草合同文本。10.3合同评审组织部门（合同承办部门）原则上应至少提前1个工作 日将须评审的合同文件及供应商的选择、核价比价、服务与承诺等相关资料送交 各评审参加部门O10. 4合同评审专题会议应做好以下工作：A、 认真听取合同承办部门关于询价比价、平等协商、厂家选择等情 况的介绍；B、 审查要约（询价函）、承诺（报价函）的内容；C、 评审合同的条款。重点评审合同价款、质量、交货期、服务与承 诺、违约责任、损失赔偿等条款；D、 对被评审的合同提出结论性意见。参会人员均应在合同评审记录 上签字。10. 5合同评审的人员范围：

15、A、 合同金额在5万元内（含5万），由各部门部长评审后，分管 副总审批，总经理批准；B、 合同金额在5万以上，由分管副总召集各部门评审后，总经理 审批，董事长批准；10.6合同评审通过后，合同承办部门将合同文件和汇总后的评审意见 送交财务部审核，后分别报分管副总和财务总监审查，最终报请公司总经理 和董事长审批。10.6如果合同文件未得到审核人或审批人同意，则合同承办部门应根 据审批（核）意见继续完善合同内容，并与合同对方进一步协商后形成修订后的合同文件，再次报请审（核）批人审（核）批。10.7审批人批准签订合同文件后，合同承办部门负责依照经批准的合 同文件与合同对方办理协商签约事宜。10.8合

16、同文件的审核、审查、审批10. 9评审记录的保存请见本合同6. 010. 10合同文件变更、解除的评审。发生合同条款变更（如价格条款、支付条款、质量条款、工期条款、 违约条款变更等）或解除时，应采用书面形式，如补充协议、备忘录、会议 纪要等文件形式。合同条款变更或解除的评审程序参照合同评审程序执行门.合同审批：A、 项目的承办部门，根据公司项目的需求（此需求的技术要素输出由 总工办负责、用量需求由生产部及其其它需求部门出）B、 注意需求部门和承办部门的区别：有些项目是需求部门和承办部门 是一个部门；有些需求部门不一定有权限去具体承办，比如有些物品的采购。无 论需求部门是否是成本部门，需求部门有

17、责任协助承办部门完成此项目！C、 承办部门根据需求和要求，寻找合同标的物的合作者（销售寻找的 是客户；采购寻找的是供应商；工程项目寻找的是工程商；技改项目寻找的是 方案设计商和工程集成商、运输项目寻找的承运公司；等等）D、 寻找的标的物合作者，要求是5家，不能少于3家；E、 有些重大的项目，必须调查寻找的标的合作者的资信，以免发生：（1） 打款之后发不了货物，开不了票据。（2） 出了重大问题之后，无法承担赔偿责任。（3） 资信内容大致包含：企业法人、联系电话、企业注册资金、企业 的税务状况、治理结构是否健全、有效，企业的合同履约情况、企业有无违 法违规记录、有否特殊背景等等项目的调查。F、合同

18、双方谈判，协商条款，拟定合同。原则上用公司的模板合同。 如果对方不同意，则承办部门必须提出申请，经过分管副总同意和总经理同 意。可以双方重新拟定新的合同样本，在拟定合同阶段，法务专员必须全程 参与进去，避免风险。G、 拟定完合同后，部门同时填写合同会签审批表，附上合同和 所有的调查资信文件资料(必须有2-3家的资信对比)，由部门部长做合同 的初审，签名确认！上交到分管副总进行审核。如果部门部长和分管副总觉 的不合格，则退回承办人员，修改合同，修改完再重新走流程。H、 由分管副总判定该合同是否需要评审小组的集体评审？(1)如果是小合同，且事情非常明朗，明了，则可以决定跨过评 审小组的集体评审，直

19、接递交到总经理。(2)如果感觉必须和必要，则由分管副总负责召集合同评审小组 全体成员，对本合同做合同评审，并准备齐套所有的调查资信资料等。I、 合同评审小组：(1)小组成员：请见本合同的4.1条款(2)评审的内容：请见本合同条款的9. 0(3)评审会议由法务专员主持和做笔记；如果缺少法务专员，则 由承办部门部长主持和记录。(4)评审结果：(a)、合格，如果董事长和总经理都一起参加的合同评审， 则可在会议上一起走完流程，签名审批完毕。（b）、如果不合格，则退回成本部门，根据评审小组的意见, 进行合同修改，具体由法务专员主抓。如果缺少法务专员，则 由承办部门部长主抓。（C）、重新修改的合同，重新走

20、审批流程。J、总经理在接到合同会签审批表的第一时间：（1） 需要判定分管副总递交的不需要合同评审小组集体评审的合 同，是否需要合同评审小组的集体评审，如果觉得没必要，则可以仔细 审核资料，做审批.（2） 如果是觉得有必要进行合同评审小组的集体评审，则退给签 名的分管副总，由分管副总重新召集合同评审小组进行合同评审。（3） 如果是经过合同评审小组评审通过的，则可以直接签名确 认（一般评审会即可会签）。（4） 总经理需要判定：哪些合同必须上报董事长做终审批准， 哪些可以在自己的职权范围内终审。这点我还没想好（方处州备注）K、董事长在接到合同会签审批表时候：（1） 判定总经理递交的合同评审资料是否合

21、格，如果不合格，则退 回总经理（2） 如果判定合格，则终审批准。12合同的实施、变更或是解除：合同批准之后，依据合同进行合同的实施，如果在实施途中发现该合 同有重大缺陷存在，不利于公司的经济利益或是存在重大的风险时候A、合同的实施部门应该立即通知法务专员和部门部长（如果缺少法务 专员，则由承办部门部长负责），由法务专员和部门部长；依据具体情况，做 先遣分析，并将分析结果上报分管副总。B、 分管副总决定向合同评审小组递交合同变更或是解除申请表C、 合同评审小组对合同就行重新评估，决定是修改还是解除。D、 合同的变更和解除必须经过总经理审核、董事长的终审。E、 修改和解除指令发出之后，由成本部门和

22、法务专员负责和供应商或 是客户沟通实施。13合同在实施过程中付款风险的把控：A、 款项和发票风险的把控：-责任部门：成本部门、财务部（1） 在付款申请的时候，成本部门必须要个按照费用报销管理制度 条款的要求，严格填写所有内容，并附上项目合同的副本、已付发票的影 印件做依据。财务部门要严格按照合同付款方式和开票方式做详细的审核，防 止发生无发票的现象。（2） 销售合同，承办部门和财务部要严格按照合同，进行收款和开票 工作，防止发生开票之后，款未到账，导致死账发生。B、 质量把控（1） 质管部和化验室必须严格把控原材料质量的关口，发生异常必须 立即上报分管副总、财务总监、总经理；超过3万元的异常的

23、事项，必须报 告给董事长知晓。（2） 成本部门或是发现异常部门，填写XX异常通知书，召集相关 部门分析原因，制定对策：是退货？降级降价使用？等等措施；确定责任 人具体负责，实施到位，财务部和法务专员负责最终验证。14合同异常问题的责任追究1/1文档可目由堀辑合同在执行过程中发生重大的失误、失责，造成公司的一定影响和损 失时候A、 由合同评审小组来分析，仔细分析，判断过失责任人。提出处理意 见。B、 由综合部具体负责处罚实施。严格按奖惩管理规定实施。15合同的查阅、借阅A、 合同文件一般均属于秘密级别的文件，不经过许可不得查阅。B、 查询人员必须填写秘密文件查阅、借阅申请表，经过分管副总 批准之后才能查阅。C、 机密级别的合同：薪资合同、融资合同、贷款合同等，除总经理和 董事长外，一般不准查阅。16.合同范本：公司将起草下列合同的范本文件，供各部门签署合同使用A、 原料部采购合同B、 一般材料的采购合同C、 销售合同D、 安全生产责任书（总经理级别、主任一副总级别）E、 劳动合同17.支持文件A、 釆购控制程序B、 釆购管理规定C、 不合格异常管理规定D、 奖惩管理规定18.质量记录18.1祕密文件查阅、借阅申请表18.2合同评审表18,3合同审批表18.4合同变更或是解除申请表18.5XX异常通知书19.流程图文档可目由堀辑